Drei Monate nach Beginn eines wichtigen Preis- und Verpackungsprojekts versank ich in Google Docs, E-Mail-Threads und Slack-Unterhaltungen, die über verschiedene Kanäle verstreut waren. Kommt Ihnen das bekannt vor?
Als Programmmanager habe ich das Chaos traditioneller Projektmanagement-Tools erlebt, die die Projektdurchführung verlangsamen und die Dynamik des Teams beeinträchtigen – wo „Projektaktualisierungen” bedeuteten, E-Mail-Posteingänge zu durchforsten, Stakeholder über Zeitzonen hinweg zu jagen und mehr Zeit mit der Verwaltung des Prozesses zu verbringen als mit der tatsächlichen Erzielung von Ergebnissen.
Heute möchte ich Ihnen zeigen, wie KI nicht nur meine Projektmanagement grundlegend verändert hat, sondern auch, wie schnell wir strategische Initiativen umsetzen können, die sich direkt auf unser Geschäft auswirken.
Die Realität des modernen Projektmanagements
In meiner Rolle im Büro des COO bin ich für die Durchführung funktionsübergreifender Projekte verantwortlich, die buchstäblich jedes Team bei ClickUp umfassen – Produkt, Marketing, Lebenszyklus, Systeme, IT, Enablement, kundenorientierte Teams und manchmal sogar Sicherheit und Recht, wenn es um KI-Features geht.
Dabei handelt es sich nicht um einfache Initiativen einzelner Teams. Sie erfordern eine straffe Ressourcenzuweisung, funktionsübergreifende Kommunikation und präzise Projekt-Zeitleisten, um erfolgreich zu sein. Wenn wir neue Preise und Pakete für Features oder Add-Ons einführen, hängt der Erfolg von einer nahtlosen Koordination zwischen Abteilungen, verschiedenen Zeitzonen und konkurrierenden Prioritäten ab.
Es steht viel auf dem Spiel: Ich bin verantwortlich für Metriken rund um das Wachstum des Nettoumsatzes, die Akzeptanz von Features, das Engagement und die Konversionsraten. Wenn Projekte ins Stocken geraten oder scheitern, geht es nicht nur um verpasste Termine, sondern um entgangene Umsatzchancen und die Positionierung auf dem Markt.
Die versteckten Kosten des traditionellen Projektmanagements
Vor der Einführung der KI-gestützten Projektdurchführung sah mein Workflow für die meisten Projektmanager nur allzu vertraut aus:
Die Dokumentationsspirale: Erstellen Sie einen Projektplan in Google Docs, senden Sie ihn per E-Mail an die Beteiligten, warten Sie auf Feedback, das mit fehlenden Informationen aus Meetings zurückkommt, an denen Sie nicht teilgenommen haben, und versuchen Sie dann, aus den Unterhaltungen zusammenzusetzen, was tatsächlich passiert ist.
Das Chase-Spiel: Ganze Tage mit Nachfragen verbringen: „Wie weit bist du mit dem Ergebnis?“ „Hast du meine E-Mail von letzter Woche gesehen?“ „Kannst du mich über den Status auf dem Laufenden halten?“ Anstatt die Dynamik voranzutreiben, war ich ständig damit beschäftigt, aufzuholen.
Der Albtraum der Zeitzonen: In einem globalen Unternehmen bedeutete das Warten auf E-Mail-Antworten auf einfache Statusfragen, dass Projekte nur schleppend vorankamen. Bis ich Antworten vom US-Team erhielt, war das europäische Team bereits offline.
Die mentale Belastung: Sich merken, wer was bis wann benötigt, verstreute Informationen aufspüren und ständig zwischen verschiedenen Tools wechseln. Der administrative Aufwand – wie manuelle Aktualisierungen und doppelte Kommunikation – geht zu Lasten der Zeit, die für die strategische Planung und den Erfolg des Projekts hätte genutzt werden können.
Wie KI die Projektdurchführung verändert
Bei der Umstellung auf KI-gestütztes Projektmanagement geht es nicht nur um Effizienz, sondern um eine grundlegende Veränderung dessen, was möglich ist, wenn Teams sich auf Ergebnisse statt auf Prozesse konzentrieren können.
Automatisierte Intelligenz, nicht nur Automatisierung
So sieht mein aktueller Workflow aus:
Projektbeschreibungen in Sekundenschnelle: Nach einem Discovery-Meeting verwende ich die KI von ClickUp, um Projektbeschreibungen automatisch aus den Notizen des Meetings zu erstellen. Was früher 30 bis 45 Minuten Kopieren, Einfügen und Formatieren erforderte, ist jetzt in Sekundenschnelle erledigt. Ich überprüfe zwar immer noch alles, aber die mühsame Arbeit ist erledigt.
Echtzeit-Statusinformationen: Anstatt nach Updates zu suchen, verwende ich benutzerdefinierte KI-Felder, die mir automatisch den Status jeder Aufgabe innerhalb eines Projekts anzeigen und so Trends, Risiken und Verzögerungen sofort sichtbar machen. Die KI weist auf Risiken hin, hebt Aufgaben hervor, die nicht bearbeitet wurden, und identifiziert Engpässe – alles, ohne dass ich auf einzelne Aufgaben klicken muss.
Executive Summaries auf Abruf: Für wöchentliche Updates an die Geschäftsleitung bitte ich KI einfach, die gesamte Projektliste zu überprüfen und eine Zusammenfassung der Projektergebnisse und -fortschritte zu erstellen. Anstatt eine Stunde damit zu verbringen, den Fortschritt mehrerer Aufgaben in Tabellen zusammenzufassen, erhalte ich innerhalb von Sekunden eine umfassende Zusammenfassung.
Die Vorteile einer zentralisierten Zusammenarbeit
Die größte Veränderung war die Eliminierung des Tool-Wechsels und die Zentralisierung der Teamzusammenarbeit in einem einheitlichen Workspace:
Kontextbezogene Kommunikation: Durch die Verwendung der Chat-Funktion von ClickUp direkt innerhalb von Projekten kann ich, wenn jemand fragt: „Können Sie das zum Umfang hinzufügen?“, mit einem Klick eine Aufgabe mit vollständigem Kontext erstellen. Ich muss nicht mehr zwischen Slack und Projekt-Tools hin- und herspringen und verliere keine Threads und den Kontext der Unterhaltung.
Funktionsübergreifende Sichtbarkeit: Ich habe Vorlagen erstellt, mit denen Stakeholder aus verschiedenen Teams in ihren bevorzugten Ansichten arbeiten können, während ich alles in meinem Projektmanagement-Format nachverfolge. Das Entwicklerteam muss seine Arbeitsweise nicht ändern, aber ich kann dennoch den Fortschritt in Echtzeit sehen.
Automatisierte Verantwortlichkeit: KI-Agenten können automatisch nachfassen, wenn Fälligkeitsdaten ohne Ergebnisse verstreichen, kontextbezogene Erinnerungen senden und nur dann an mich eskalieren, wenn tatsächlich menschliches Eingreifen erforderlich ist.
Die praktischen Auswirkungen: Drei Features, die alles verändert haben
Nach der Implementierung der KI-gestützten Projektdurchführung haben drei spezifische Features den größten Einfluss auf meine tägliche Arbeit gehabt:
1. Integrierter Chat mit KI-gestützte Erstellung von Aufgaben
Früher: Unterhaltungen über Projektänderungen fanden in Slack statt, dann habe ich manuell Aufgaben in unserem Projekt-Tool erstellt und bin zur Bestätigung wieder zurück zu Slack gegangen. Mehrere Tools, verlorener Kontext, verschwendete Zeit.
Jetzt: Unterhaltungen finden direkt im Projektkontext statt. KI kann aus Chat-Nachrichten automatisch Aufgaben mit vollständigem Kontext erstellen, oder ich kann dies mit einem Klick erledigen. Wenn wir mit mehreren Zeitzonen arbeiten, ist diese nahtlose Übergabe von entscheidender Bedeutung.
2. Aufgaben in mehreren Listen
Dies ist möglicherweise das am meisten unterschätzte Feature im Projektmanagement. Verschiedene Teams müssen unterschiedlich arbeiten – das Marketing hat seine Workflows, die Entwicklung hat ihre, die Bereitstellung hat ihre. Aber ich muss alles in einer einheitlichen Projektansicht nachverfolgen können.
Da Aufgaben in mehreren Listen angezeigt werden, kann jedes Team seinen bevorzugten Workflow beibehalten, während ich vollständige Sichtbarkeit über das Projekt erhalte. Niemand muss seine Arbeitsweise ändern, aber ich kann weiterhin Abhängigkeiten und Zeitleisten über alle Teams hinweg verwalten.
3. KI-StandUp-Berichte
Ich verwende dies für meine wöchentlichen Updates an das Büro des COO. Was mich früher 30 Minuten gekostet hat, um Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenzutragen, dauert jetzt nur noch 5 Minuten. KI generiert meinen Standup aus meiner tatsächlichen Arbeit, ich überprüfe ihn und füge ihn in meine wöchentliche Zusammenfassung ein. So einfach ist das.
Dynamik aufbauen statt Chaos bewältigen
Die wichtigste Veränderung ist nicht nur die Effizienzsteigerung, sondern der Wechsel von reaktivem Management zu proaktiver Umsetzung.
Vor KI: Ich verbrachte die meiste Zeit damit, Informationen zu suchen, Prozessaufwände zu verwalten und die Sichtbarkeit über verstreute Systeme hinweg aufrechtzuerhalten.
Mit KI: Ich kann mich darauf konzentrieren, Teams zu entlasten, Risiken zu erkennen, bevor sie zu Problemen werden, und sicherzustellen, dass wir strategische Ergebnisse erzielen, anstatt nur Aufgaben abzuschließen.
Beispiel aus der Praxis: Preisgestaltung und Verpackungsprojekte
Ich habe in ClickUp eine Vorlage erstellt, die Projekte von der Entdeckung über die Ausführung bis zum Abschluss begleitet. So verbessert KI jede Phase:
Entdeckung: Meeting-Notizen füllen Projektbriefs automatisch mit Anforderungen von Stakeholdern, Zeitleisten und Metriken für den Erfolg.
Ressourcenallokation: Vordefinierte Stakeholder-Listen mit Rollendefinitionen, aber KI hilft bei der Optimierung von Zeitleisten auf der Grundlage der Kapazitäten und Abhängigkeiten des Teams.
Ausführung: Echtzeit-Sichtbarkeit der Fortschritte aller Teams, wobei KI Risiken und Engpässe automatisch meldet.
Berichterstellung: Automatisierte Zusammenfassungen, die Führungskräften genau das liefern, was sie brauchen, ohne dass ich stundenlang Informationen zusammenstellen muss.
Abschluss: KI hilft dabei, retrospektive Erkenntnisse und Leistungsdaten für die zukünftige Projektoptimierung zusammenzustellen.
Der Wettbewerbsvorteil einer KI-gestützten Ausführung
Die Realität sieht so aus: Während Wettbewerber Projekte noch mit Tabellenkalkulationen und E-Mail-Ketten verwalten, arbeiten wir schneller, passen uns schneller an und lernen in Echtzeit aus unseren Mustern.
Geschwindigkeit: Projekte, deren Koordination früher Wochen dauerte, laufen jetzt dank vorausschauender Erkenntnisse, automatisierter Nachverfolgung und optimiertem Risikomanagement reibungsloser ab
Qualität: Da KI Routineaufgaben übernimmt und intelligente Erkenntnisse liefert, kann ich mich auf strategische Herausforderungen konzentrieren, die tatsächlich menschliches Urteilsvermögen erfordern
Skalierbarkeit: Mit dem Wachstum unseres Unternehmens können wir dank KI die Ausführungsqualität aufrechterhalten, ohne den Verwaltungsaufwand proportional zu erhöhen.
Was bedeutet das für Projektmanager?
Wenn Sie Projekte noch immer mit isolierten Tools, manueller Berichterstellung und ständigen Nachfassaktionen verwalten, sind Sie nicht nur ineffizient, sondern konkurrieren in einer Computerwelt mit Schreibmaschinen.
Die Projektmanager, die in den nächsten zehn Jahren erfolgreich sein werden, sind diejenigen, die KI nutzen können, um:
- Automatisieren Sie den Verwaltungsaufwand
- Gewinnen Sie intelligente Erkenntnisse aus Projektdaten
- Konzentrieren Sie sich auf die strategische Umsetzung statt auf das Prozessmanagement
- Skalieren Sie ihre Wirkung, ohne Ihre Teams zu überlasten
KI-gestützte Projektdurchführung in Aktion
Wenn dies Ihrer Erfahrung als Projektmanager entspricht, empfehle ich Ihnen die Teilnahme an unserem bevorstehenden virtuellen Ereignis: Projektdurchführung im Zeitalter der KI am 23. Juli um 12:00 Uhr PST.
Sie werden genau sehen, wie wir KI einsetzen, um die Projektdurchführung bei komplexen, funktionsübergreifenden Initiativen zu zentralisieren, zu automatisieren und zu beschleunigen. Ich werde die tatsächlichen Vorlagen und Workflows demonstrieren, die wir bei ClickUp verwenden, darunter:
- KI-gestützte Erstellung von Projektbeschreibungen
- Automatisierte Status-Nachverfolgung und Risikoidentifizierung
- Funktionsübergreifende Zusammenarbeit ohne Tool-Wechsel
- Berichterstellung für Führungskräfte in wenigen Minuten statt in Stunden
Was Sie erhalten:
- Live-Demonstrationen realer Workflows im Projektmanagement
- Vorlagen und Prozesse, die Sie sofort implementieren können
- Strategien zur Skalierung der Projektdurchführung mit KI
- Kostenlose Beratung zur Optimierung Ihrer aktuellen Prozesse
Der Unterschied zwischen guten und großartigen Projektmanagern liegt nicht nur in der Organisation, sondern auch in der Fähigkeit, Ergebnisse voranzutreiben und gleichzeitig den Prozess für alle Beteiligten mühelos zu gestalten.
Nehmen Sie teil und erfahren Sie, wie KI Ihre Projektdurchführung transformieren kann →
Verbringen Sie nicht noch ein weiteres Quartal damit, mit Ihren Tools zu kämpfen, anstatt Ergebnisse zu erzielen. Die Zukunft des Projektmanagements ist da, und sie basiert auf intelligenter Automatisierung, die menschliche Fähigkeiten erweitert, anstatt sie zu ersetzen.
Jacqui Tripoli ist Programmmanagerin im Büro des COO bei ClickUp, wo sie die funktionsübergreifende Umsetzung von Preisgestaltung, Verpackung und strategischen Initiativen leitet. Sie ist spezialisiert auf die Entwicklung skalierbarer Prozesse, die KI nutzen, um Geschäftsergebnisse in globalen Teams zu erzielen.