Sự hiểu lầm về phạm vi công việc là một trong những nguyên nhân chính khiến dự án đi xuống. Có thể khách hàng mong đợi ba lần sửa đổi, nhưng nhóm của bạn chỉ dự trù cho một lần. Cuộc sống của các nhà quản lý dự án, vì vậy, có thể trông như thế này:
Mẫu phạm vi công việc giúp giải quyết các vấn đề trước khi chúng phát sinh. Nó hoạt động như một tài liệu linh hoạt, dễ dàng chỉnh sửa, chia sẻ và điều chỉnh cho bất kỳ dự án nào.
Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ khám phá một số mẫu phạm vi công việc miễn phí trong Tài liệu Google mà bạn có thể bắt đầu sử dụng ngay lập tức. Nếu bạn đang tìm kiếm một tùy chọn kết nối và tùy chỉnh hơn, hãy xem xét các mẫu ClickUp có thể được tích hợp trực tiếp vào các dự án của bạn.
Những yếu tố nào tạo nên một mẫu phạm vi công việc tốt trong Tài liệu Google?
Dưới đây là một số điểm cần lưu ý trong mẫu phạm vi công việc (SOW) của Tài liệu Google:
- Xác định mục tiêu và sản phẩm đầu ra của dự án: Nêu rõ chính xác những gì dự án sẽ đạt được và những sản phẩm đầu ra được mong đợi
- Cài đặt dòng thời gian dự án: Thêm các cột mốc và ngày đáo hạn để đang theo dõi tiến độ
- Phân công vai trò và trách nhiệm: Xác định rõ quyền sở hữu và vai trò trong dự án cho từng công việc hoặc sản phẩm đầu ra
- Chi tiết ngân sách: Phân bổ chi phí và nguồn lực dự kiến để đảm bảo tính minh bạch
- Danh sách công việc chấp nhận: Xác định cách thành công sẽ được đo lường và phê duyệt
- *cấu trúc nội dung theo các phần: Sử dụng tiêu đề lớn, bảng hoặc danh sách để tăng tính rõ ràng và thuận tiện cho việc điều hướng
- Đang theo dõi lịch sử phiên bản: Theo dõi các thay đổi trong tài liệu và duy trì trách nhiệm
📚 Xem thêm: Meme và video hài hước về quản lý dự án
Tổng quan về các mẫu phạm vi công việc
Dưới đây là bảng tóm tắt cho tất cả các mẫu phạm vi công việc được liệt kê trong bài viết:
| Tên mẫu | Liên kết mẫu | Phù hợp cho | Tính năng nổi bật | Định dạng trực quan |
| Mẫu Phạm vi công việc của HubSpot | Tải xuống mẫu này | Nhóm tiếp thị, các cơ quan dịch vụ khách hàng | Phần loại trừ, cột mốc, phân tích chi phí, định dạng linh hoạt | Tài liệu Google, Word, PDF |
| Mẫu Phạm Vi Công Việc Dự Án của Template.Net | Tải xuống mẫu này | Doanh nghiệp nhỏ, cơ quan | Đối tượng, sản phẩm đầu ra, dòng thời gian, có thể in, có thương hiệu | Tài liệu Google, Word, PDF |
| Mẫu Phạm vi công việc IT của Template.Net | Tải xuống mẫu này | Phòng IT, nhà thầu | Định nghĩa các thuật ngữ, các trường thỏa thuận chính thức và bố cục linh hoạt | Tài liệu Google, Word, Apple Trang |
| Mẫu Bản mô tả công việc chuyên nghiệp của GooDocs | Tải xuống mẫu này | Quản lý nhân sự, nhà tuyển dụng | Lịch công việc, chế độ đãi ngộ, nghỉ phép, hợp đồng | Tài liệu Google |
| Mẫu Tuyên bố Phạm vi Dự án của ManyRequests | Tải xuống mẫu này | Nhóm dịch vụ, freelancer | Phạm vi công việc, sản phẩm đầu ra, điều khoản thanh toán, xác nhận kỹ thuật số | Tài liệu Google, Word, PDF |
| Mẫu phạm vi công việc cho nhà thầu của WordLayouts | Tải xuống mẫu này | Các công ty xây dựng, nhà thầu | Địa điểm dự án, tuân thủ, phụ lục, kiểm soát chất lượng | Tài liệu Google, Word |
| Mẫu Phạm vi công việc cho sự kiện của WordLayouts | Tải xuống mẫu này | Nhà tổ chức sự kiện, điều phối viên | Đối tượng, tiếp thị, rủi ro, đánh giá, phụ lục | Tài liệu Google, Word |
| Mẫu Phạm vi Dự án của Scribd | Tải xuống mẫu này | Quản lý dự án | Mục tiêu có thể đo lường, giao tiếp và tiêu chí chấp nhận | Tài liệu Google, DOCX, PDF, TXT |
| Mẫu Phạm vi công việc ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Quản lý dự án, các nhóm làm việc trực tiếp với khách hàng | Trường Tùy chỉnh, nhiều chế độ xem, cập nhật thời gian thực | ClickUp tài liệu, Gantt, Danh sách công việc, Lịch |
| Mẫu Kế hoạch Quản lý Phạm vi Công việc ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Quản lý chương trình, PMO | Đang theo dõi thay đổi, cảnh báo phụ thuộc, thẻ | ClickUp tài liệu, Danh sách công việc |
| Mẫu Phạm Vi Công Việc ClickUp Whiteboard | Tải mẫu miễn phí | Nhóm sáng tạo, tư vấn viên | Bản đồ trực quan, hợp tác trực tiếp và chuyển đổi ghi chú thành công việc | ClickUp Bảng trắng |
| Mẫu phạm vi công việc trên trang web ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Các công ty thiết kế web, freelancer | Trạng thái tùy chỉnh, lưu trữ tài sản, tự động hóa | ClickUp Tài liệu, Danh sách công việc |
| Mẫu phạm vi công việc của ứng dụng ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Quản lý sản phẩm, nhóm phát triển | Danh sách tính năng, thông số kỹ thuật và nhúng tệp | ClickUp Tài liệu, Danh sách công việc |
| Mẫu Mô tả Công việc ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Các cơ quan, tư vấn viên, nhóm pháp lý | Theo dõi trạng thái, điều khoản hợp đồng, thẻ | ClickUp tài liệu |
| Mẫu đề xuất thay đổi ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Quản lý vận hành, Trưởng dự án | Dòng thời gian, tài nguyên, trang chữ ký và hợp tác | ClickUp tài liệu |
| Mẫu bảng trắng đề xuất dự án ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Nhóm phát triển kinh doanh, tư vấn viên | Đề xuất trực quan, trường ngân sách/ROI, nhãn ưu tiên | ClickUp Bảng trắng |
| Mẫu Thỏa thuận Dịch vụ Phạm vi Công việc ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Nhà cung cấp dịch vụ, các cơ quan | Phần thanh toán, nhãn trạng thái, bình luận | ClickUp tài liệu |
| Mẫu Kết quả Dự án ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Các nhóm làm việc đa hàm, người phụ trách | Cột mốc, phụ thuộc, chế độ xem Gantt | ClickUp tài liệu, Gantt, Danh sách công việc |
| Mẫu kế hoạch công việc ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Trưởng nhóm, Quản lý dự án (PM) | Trạng thái tùy chỉnh, theo dõi tiến độ và đang theo dõi nỗ lực | ClickUp Tài liệu, Danh sách công việc |
Mẫu phạm vi công việc trong Tài liệu Google
Dưới đây là một số mẫu SOW có thể chỉnh sửa tốt nhất để phù hợp với yêu cầu dự án của bạn. 🚀
1. Mẫu Phạm vi công việc của HubSpot
Đây là mẫu tài liệu sẵn sàng sử dụng, ghi lại mọi chi tiết quan trọng của dự án trước khi bắt đầu. Mẫu này bao quát các thông tin cơ bản của dự án và mô tả chi tiết những gì sẽ được giao.
Bạn bắt đầu bằng cách thêm các thông tin cơ bản của dự án, chẳng hạn như tiêu đề, địa điểm, phương thức triển khai và các bên chịu trách nhiệm. Sau đó, mô tả phạm vi công việc bằng ngôn ngữ đơn giản, tiếp theo là phân tích chi tiết các sản phẩm đầu ra.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Gồm một không gian riêng dành cho các trường hợp ngoại lệ, giúp ngăn chặn việc mở rộng phạm vi công việc
- Quản lý các cột mốc cùng với ngày giao hàng
- Cung cấp phần chi phí chi tiết cho lao động, vật liệu hoặc các chi phí khác của dự án
- Sử dụng truy cập trong Microsoft Word, PDF và Tài liệu Google để linh hoạt trong việc chỉnh sửa và chia sẻ
📌 Phù hợp cho: Nhóm tiếp thị và các agency dịch vụ khách hàng cần ghi nhận các sản phẩm đầu ra, các trường hợp ngoại lệ và chi phí ngay từ đầu để tránh sự không đồng nhất trong kỳ vọng.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Trước khi bắt đầu thực hiện, điều quan trọng là phải thống nhất với nhóm và khách hàng bằng cách bảo mật sự phê duyệt chính thức cho bản mô tả công việc cơ sở của bạn.
Bộ tài liệu cơ sở này bao gồm ba thành phần: tuyên bố phạm vi công việc, Cấu trúc Phân chia Công việc ( WBS) và Từ điển WBS. Cùng nhau, các thành phần này xác định đối tượng dự án, sản phẩm đầu ra, các hạng mục loại trừ, nguồn lực, dòng thời gian và nhiều yếu tố khác.
2. Mẫu Phạm Vi Công Việc Dự Án của Template. Net
Mẫu này được thiết kế để tùy chỉnh nhanh chóng đồng thời giữ nguyên tất cả thông tin khóa của dự án trong một định dạng sạch sẽ, có thể in được. Mẫu mở đầu với không gian dành cho logo công ty và tiêu đề dự án, giúp bạn đồng bộ phong cách thương hiệu ngay từ đầu.
Ngoài ra, thiết kế thân thiện với người dùng của mẫu phạm vi dự án cho phép các nhóm nhanh chóng tùy chỉnh các phần như mục tiêu, phạm vi và sản phẩm đầu ra — giúp đảm bảo sự rõ ràng và thống nhất từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Xác định mục tiêu dự án, sản phẩm đầu ra và dòng thời gian ngay từ đầu
- Giảm thiểu sự mở rộng phạm vi bằng cách cài đặt ranh giới và kỳ vọng ngay từ đầu
- Nâng cao trách nhiệm với các vai trò và trách nhiệm được xác định rõ ràng
- In mẫu để tham khảo tại chỗ hoặc cho quá trình onboarding khách hàng
📌 Phù hợp cho: Các doanh nghiệp nhỏ và cơ quan đang tìm kiếm một tài liệu phạm vi công việc có thương hiệu, có thể in được để xem xét và phê duyệt nhanh chóng từ phía khách hàng.
3. Mẫu Phạm vi công việc IT của Template. Net
Mẫu SOW này từ Template.net được thiết kế để ghi lại các chi tiết kỹ thuật và hành chính của một dự án CNTT trong một tài liệu có cấu trúc. Nó bắt đầu với phần Định nghĩa Thuật ngữ để làm rõ ngôn ngữ kỹ thuật ngay từ đầu, đảm bảo mọi người đều thống nhất về thuật ngữ.
Bạn có thể chỉnh sửa bằng Microsoft Word, Tài liệu Google hoặc Apple Pages, và tùy chỉnh với dữ liệu quản lý dự án của riêng bạn trước khi chia sẻ hoặc in.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Sắp xếp chi tiết với các khu vực có cấu trúc cho tên dự án, tổng quan, phạm vi, lịch trình và quản lý dự án
- Ghi chép tên nhà thầu và người làm chứng vào các trường thông tin chuyên dụng cho các thỏa thuận chính thức
- Tùy chỉnh bố cục để phù hợp với bất kỳ dự án CNTT nào, từ nâng cấp hạ tầng đến triển khai phần mềm
- In và chia sẻ mẫu một cách dễ dàng, đảm bảo nó phù hợp với cả quy trình làm việc trực tuyến và trực tiếp
📌 Phù hợp cho: Các bộ phận CNTT và nhà thầu thực hiện các dự án kỹ thuật yêu cầu sự rõ ràng về định nghĩa, tuân thủ và thỏa thuận chính thức.
📚 Xem thêm: Cách tạo danh sách kiểm tra đánh giá rủi ro
4. Mẫu Bản mô tả công việc chuyên nghiệp của GooDocs
Thay vì phải tự xây dựng các thỏa thuận từ đầu, mẫu này cho phép bạn tổ chức mọi chi tiết công việc trong một tài liệu duy nhất. Bạn có thể cài đặt lịch trình làm việc rõ ràng bằng cách sử dụng lịch tuần tích hợp sẵn. Sau đó, mô tả chi tiết về chế độ đãi ngộ trong các phần riêng biệt dành cho lương, tần suất thanh toán, chi phí, chính sách nghỉ phép và tiền làm thêm giờ.
🌟 Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Liệt kê chi tiết về phạm vi chi phí, quyền lợi nghỉ phép và tỷ lệ làm thêm giờ trong các phần riêng biệt
- Tùy chỉnh từng phần để phù hợp với dự án cụ thể hoặc điều khoản hợp đồng của bạn
- Sử dụng nó như một hợp đồng công việc và tài liệu tham khảo để đảm bảo sự rõ ràng liên tục
📌 Phù hợp cho: Quản lý nhân sự và nhà tuyển dụng cần tài liệu hợp đồng có lịch công việc, cấu trúc thanh toán và chi tiết chính sách.
🧠 Thông tin thú vị: Thuật ngữ ‘Work Breakdown Structure’ thường được phát âm là ‘webs’, khiến nó nghe có vẻ liên kết chặt chẽ như chính các dự án mà nó tổ chức.
5. Mẫu Bản mô tả phạm vi dự án của ManyRequests
Mẫu này của ManyRequests đảm bảo rằng tất cả mọi người, từ khách hàng đến thành viên nhóm, đều biết chính xác những gì được bao gồm trong phạm vi công việc của bạn (và những gì không).
Nó hoạt động như một công cụ để đồng bộ hóa, phê duyệt và ngăn chặn hiểu lầm. Với mẫu bản mô tả phạm vi dự án này, bạn sẽ tiết kiệm thời gian, duy trì dự án đang theo dõi và xây dựng niềm tin mạnh mẽ hơn với khách hàng.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Điền vào phạm vi công việc, sản phẩm đầu ra và dòng thời gian với các phần đã được chuẩn bị sẵn
- Chỉnh sửa điều khoản thanh toán và chi tiết hóa đơn để có thỏa thuận phí rõ ràng
- Xác định tần suất giao tiếp và các kênh phản hồi
- Tối ưu hóa quy trình phê duyệt bằng cách cho phép chia sẻ kỹ thuật số, xác nhận của khách hàng và đang theo dõi các phiên bản sửa đổi
📌 Phù hợp cho: Các nhóm cung cấp dịch vụ và freelancer muốn tổng hợp phạm vi công việc, cột mốc và điều khoản thanh toán vào một tài liệu dành cho khách hàng.
6. Mẫu phạm vi công việc cho nhà thầu của WordLayouts
Mẫu này hướng dẫn nhà thầu qua từng chi tiết cần thiết để xác định và truyền đạt phạm vi dự án một cách rõ ràng. Nó bao gồm tất cả các thông tin từ bối cảnh và đối tượng của dự án, địa điểm công trình, các nội dung chi tiết được bao gồm và loại trừ, dòng thời gian các cột mốc, đến tiêu chí chấp nhận.
Bạn cũng có các phần chi tiết về địa điểm dự án (chính và phụ), điều khoản thanh toán, quy trình tuân thủ, phụ lục và nhiều nội dung khác.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Làm bản đồ các địa điểm chính và phụ để giải quyết các vấn đề về logistics và nguồn lực
- Ghi chép các biện pháp an toàn và bảo vệ môi trường để đáp ứng các tiêu chuẩn tuân thủ
- Xác định các quy trình kiểm soát chất lượng để duy trì tiêu chuẩn chất lượng công việc
- Thêm phụ lục hoặc tài liệu hỗ trợ trực tiếp vào mẫu để có bối cảnh đầy đủ
📌 Phù hợp cho: Các công ty xây dựng, nhà thầu và nhóm trường cần chi tiết hóa các địa điểm dự án, biện pháp tuân thủ, dòng thời gian và tiêu chí chấp nhận trong suốt vòng đời dự án.
7. Mẫu Phạm vi công việc cho sự kiện của WordLayouts
Mẫu này của WordLayouts cung cấp cho nhà quản lý sự kiện một tài liệu có cấu trúc để xác định chi tiết sự kiện trước khi thực hiện. Nó có tính năng các phần được định nghĩa rõ ràng như mục tiêu, chi tiết sự kiện, nhân sự và trách nhiệm, thiết bị và vật liệu, và nhiều hơn nữa. Nó giúp nhà tổ chức sự kiện phác thảo toàn diện phạm vi sự kiện và đảm bảo sự rõ ràng chung với khách hàng.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Xác định mục tiêu sự kiện với không gian để danh sách công việc các kết quả có thể đo lường được như mục tiêu tham dự hoặc cam kết tài trợ
- Lập kế hoạch chiến lược tiếp thị và quảng bá với các kênh cụ thể, đối tượng mục tiêu và các hoạt động đã được lên kế hoạch
- Thêm các phương pháp đánh giá, quy trình thu thập phản hồi và các chỉ số để đo lường thành công của sự kiện
- Ghi chép các rủi ro tiềm ẩn kèm theo kế hoạch dự phòng cho từng tình huống, từ sự cố thời tiết đến vấn đề với nhà cung cấp
📌 Phù hợp cho: Những người tổ chức sự kiện và điều phối viên quản lý các dự án có nhiều công việc hậu cần, nơi mục tiêu, chiến dịch quảng bá và rủi ro cần được ghi chép rõ ràng.
🔍 Bạn có biết? Trước khi WBS trở nên phổ biến, người ta cho rằng hầu hết các dự án thất bại xảy ra vào giai đoạn cuối. Tuy nhiên, nghiên cứu vào những năm 1990 đã chỉ ra rằng các dự án thường thất bại ngay từ đầu do kế hoạch kém và phạm vi không rõ ràng.
8. Mẫu Phạm Vi Dự Án của Scribd
Mẫu Scribd này cung cấp một bố cục gọn gàng, rõ ràng xác định những gì cần làm. Mẫu bắt đầu với không gian dành cho các hướng dẫn chính và ghi chú cuộc họp khởi động dự án, sau đó chuyển sang một bảng cấu trúc ghi lại các chi tiết quan trọng nhất của dự án.
Các mẫu này có sẵn ở các định dạng có thể chỉnh sửa như DOCX, PDF hoặc TXT, đủ linh hoạt để phù hợp với quy trình làm việc hiện tại của bạn. Bạn thậm chí có thể nhập chúng vào Tài liệu Google hoặc chia sẻ với đồng nghiệp qua Scribd.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Điền vào kết quả mong muốn với các mục tiêu có thể đo lường để hướng dẫn kỳ vọng về sản phẩm đầu ra
- Xác định nhu cầu giao tiếp, bao gồm các kênh, tần suất và các bên chịu trách nhiệm
- Danh sách công việc chấp nhận với các chỉ số hoặc điều kiện cụ thể để phê duyệt dự án
- Mở rộng các phần hoặc chèn hàng để điều chỉnh mẫu cho phù hợp với kích thước hoặc độ phức tạp của dự án
📌 Phù hợp cho: Quản lý dự án ưa chuộng cấu trúc linh hoạt để ghi chép phạm vi, dòng thời gian và kỳ vọng giao tiếp giữa các nhóm.
Giới hạn khi sử dụng các mẫu phạm vi công việc trong Tài liệu Google
Các mẫu phạm vi công việc của Tài liệu Google mang lại sự tiện lợi và dễ tiếp cận. Tuy nhiên, chúng cũng đi kèm với những giới hạn đáng chú ý có thể gây ra thách thức trong quản lý dự án:
- Giới hạn về định dạng: Nó thiếu các công cụ bố cục nâng cao so với các trình xử lý văn bản trên máy tính để bàn, khiến việc tạo các thiết kế tài liệu phức tạp trở nên khó khăn
- Nguy cơ vi phạm bảo mật: Giao diện chia sẻ có thể dẫn đến việc vô tình tiết lộ quá mức các tài liệu nhạy cảm, đe dọa đến tính bảo mật của phạm vi dự án
- Thiếu tính nhất quán trong việc áp dụng mẫu: Khác với các công cụ chuyên dụng, Tài liệu Google không áp dụng các tiêu chuẩn mẫu (ví dụ: các trường bắt buộc), khiến việc duy trì tính nhất quán giữa các tài liệu phạm vi trở nên khó khăn
- Sự nhầm lẫn về phiên bản tài liệu: Mặc dù có lịch sử phiên bản, việc so sánh các phiên bản, đang theo dõi chính xác các thay đổi hoặc quay lại một bản nháp đã được phê duyệt cụ thể có thể gây phiền phức
- Vấn đề định dạng đa nền tảng: Nhập hoặc xuất sang các định dạng như MS Word có thể làm biến dạng bố cục, gây ra lỗi định dạng và xóa cấu trúc
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng quy tắc WBS 8-80. Quy tắc này cho rằng các gói công việc nên mất ít nhất 8 giờ và không quá 80 giờ để hoàn thành. Điều này giúp các công việc dự án dễ quản lý mà không quá áp đảo hoặc mơ hồ.
Các lựa chọn thay thế cho mẫu phạm vi công việc trong Tài liệu Google
Khi bạn cần các quy trình làm việc thời gian thực, tùy chỉnh sâu rộng và hợp tác mượt mà trên một nền tảng AI công việc duy nhất, ClickUp không chỉ là phần mềm quản lý công việc thông thường.
đây là ứng dụng toàn diện cho công việc, kết hợp quản lý dự án, quản lý kiến thức và trò chuyện — tất cả đều được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) giúp bạn làm việc nhanh hơn và thông minh hơn. *
Ngoài ra, nền tảng này cung cấp một hệ sinh thái mẫu mạnh mẽ (hơn 1.000 mẫu) kết nối trực tiếp mọi yếu tố trong chu kỳ đời sống của dự án.
Dưới đây là một số mẫu phạm vi công việc ClickUp được khuyến nghị nhiều nhất của chúng tôi.
1. Mẫu Phạm vi công việc ClickUp
Mẫu Phạm vi công việc ClickUp giúp bạn xác định mục tiêu, phạm vi và sản phẩm đầu ra của dự án trong một tài liệu duy nhất, được tổ chức khoa học. Mẫu này được tích hợp trực tiếp vào ClickUp Docs, cho phép bạn cập nhật thông tin theo thời gian thực, liên kết trực tiếp với các công việc và đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều nhìn thấy cùng một kế hoạch.
Sau khi xác định phạm vi công việc, bạn có thể kết nối ngay lập tức với dòng thời gian, danh sách công việc và cập nhật tự động hóa. Nhờ đó, tiến độ dự án được đẩy nhanh mà không cần kiểm tra thường xuyên.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Thêm các Trường Tùy Chỉnh ClickUp cho ngân sách, điểm kiểm tra phê duyệt hoặc phân bổ tài nguyên để cung cấp hiển thị toàn diện cho người ra quyết định
- Chuyển đổi giữa các chế độ xem ClickUp khác nhau như Gantt, Khối lượng công việc, Calendar hoặc Danh sách công việc để theo dõi tiến độ từ nhiều góc độ khác nhau
- Ghi lại và chia sẻ cập nhật một cách trực quan với các công cụ ghi màn hình tích hợp và chỉnh sửa cộng tác
📌 Phù hợp cho: Quản lý dự án và các nhóm làm việc trực tiếp với khách hàng cần một bản mô tả rõ ràng về trách nhiệm, sản phẩm đầu ra và dòng thời gian.
🚀 Lợi thế của ClickUp: Các mẫu này là tốt nhất vì chúng là công việc với trợ lý AI tích hợp sẵn của nền tảng, ClickUp Brain.
Với AI Writer for Work của ClickUp Brain, bạn có thể tạo ra các SOW hoàn thành bao gồm đối tượng, sản phẩm đầu ra và dòng thời gian chỉ trong vài giây.
Dưới đây là một số gợi ý bạn có thể thử:
- Soạn thảo phạm vi công việc cho dự án thiết kế lại trang web mới, bao gồm mục tiêu, sản phẩm đầu ra và các cột mốc
- Tạo phạm vi công việc cho việc thiết lập hạ tầng công nghệ thông tin bao gồm phần cứng, phần mềm và các quy trình bảo mật
- Tạo phạm vi công việc cho một chiến dịch tiếp thị bao gồm dòng thời gian, chỉ số thành công và trách nhiệm khóa
2. Mẫu Kế hoạch Quản lý Phạm vi Công việc ClickUp
Mẫu Kế hoạch Quản lý Phạm vi Dự án ClickUp cung cấp cho bạn một cách thức có cấu trúc để xác định chính xác những gì nằm trong (và ngoài) dự án của bạn, giúp đảm bảo kỳ vọng của mọi người luôn đồng nhất.
Nó được thiết kế để đang theo dõi phạm vi công việc một cách chủ động. Khi các sản phẩm đầu ra của dự án thay đổi, bạn có thể đang theo dõi tiến độ so với yêu cầu ban đầu, đánh dấu các thay đổi để phê duyệt và ngay lập tức xem các điều chỉnh ảnh hưởng đến dòng thời gian hoặc ngân sách như thế nào.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Sử dụng Trường Tùy chỉnh để ghi lại các chi tiết liên quan đến phạm vi công việc như nguồn gốc thay đổi, ảnh hưởng đến thời hạn và hậu quả về chi phí
- Cài đặt cảnh báo phụ thuộc để các thay đổi trong phạm vi công việc không làm gián đoạn đường dẫn quan trọng mà không có thông báo trước
- Tổ chức và tìm kiếm thông tin liên quan đến phạm vi công việc nhanh hơn với tính năng thẻ cho các sản phẩm đầu ra
📌 Phù hợp cho: Quản lý chương trình và PMO quản lý các dự án phức tạp nơi phạm vi công việc thay đổi thường xuyên và yêu cầu tài liệu cấu trúc và phê duyệt.
3. Mẫu Phạm vi công việc ClickUp Whiteboard
Làm bản đồ phạm vi dự án một cách trực quan với mẫu bảng trắng phạm vi dự án ClickUp. Với mẫu này, nhóm của bạn có thể thực hiện công việc cùng nhau theo thời gian thực trên một bảng kỹ thuật số chia sẻ, thêm ý tưởng, tổ chức chi tiết và chia nhỏ các mục tiêu lớn thành các bước thực hiện cụ thể.
Mẫu phạm vi công việc này đã được xây dựng sẵn với các phần riêng biệt dành cho giả định, lý do, đối tượng và sản phẩm đầu ra, giúp bạn có thể bắt đầu kế hoạch ngay lập tức mà không cần bắt đầu từ một trang trống.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Chuyển đổi ghi chú trên bảng trắng trực tiếp thành các công việc có thể theo dõi với người được giao nhiệm vụ và hạn chót
- Phân loại chi tiết phạm vi công việc bằng cách sử dụng Trường Tùy chỉnh cho ngân sách, các yếu tố phụ thuộc hoặc yêu cầu phê duyệt
- Giữ đà tiến triển với tính năng phản hồi bình luận, cho phép các thành viên trong nhóm nhanh chóng thể hiện sự đồng ý hoặc nêu ra lo ngại
- Phân chia các sản phẩm đầu ra phức tạp thành các việc con lồng nhau và giao cho nhiều chủ sở hữu để thực hiện dự án một cách hợp tác
📌 Phù hợp cho: Các nhóm sáng tạo và tư vấn viên ưa thích việc vẽ bản đồ phạm vi công việc một cách trực quan trong các buổi workshop hoặc phiên khởi động dự án trước khi cố định chi tiết vào công việc.
📮 ClickUp Insight: 16% quản lý gặp khó khăn trong việc tích hợp các cập nhật từ nhiều công cụ vào một chế độ xem tổng thể. Khi các cập nhật bị phân tán, bạn sẽ mất nhiều thời gian để ghép nối thông tin và ít thời gian hơn để lãnh đạo.
Kết quả? Những gánh nặng hành chính không cần thiết, những thông tin quan trọng bị bỏ lỡ và sự không đồng bộ. Với không gian làm việc tất cả trong một của ClickUp, các nhà quản lý có thể tập trung các công việc, tài liệu và cập nhật, giảm bớt công việc lặt vặt và đưa ra những thông tin quan trọng nhất, đúng lúc khi cần thiết.
💫 Kết quả thực tế: Tập hợp 200 chuyên gia vào một Không gian Làm việc ClickUp, sử dụng các mẫu có thể tùy chỉnh và theo dõi thời gian để giảm chi phí và cải thiện thời gian giao hàng tại nhiều địa điểm.
4. Mẫu phạm vi công việc trên trang web ClickUp
Mẫu phạm vi công việc cho dự án website của ClickUp cung cấp cho các nhóm một lộ trình rõ ràng cho các dự án website. Nó đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan, bao gồm nhà thiết kế, nhà phát triển và khách hàng, đều thống nhất về mục tiêu, sản phẩm đầu ra, dòng thời gian và các công việc.
Nó cũng đi kèm với hướng dẫn tích hợp cho các phần phức tạp, chẳng hạn như xây dựng mục đích và tuyên bố vấn đề hoặc cài đặt các ngoại lệ rõ ràng.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Đang theo dõi từng giai đoạn phát triển web với các trạng thái tùy chỉnh của ClickUp như Bản thiết kế sơ bộ, Kiểm tra của khách hàng, Phát triển, Kiểm thử chất lượng (QA), và Phát hành
- Ghi chú các chi tiết cụ thể của dự án như giá cả, các điều khoản loại trừ và ngày triển khai bằng cách sử dụng Trường Tùy chỉnh để đảm bảo tính minh bạch cho khách hàng
- Lưu trữ tất cả tài sản sáng tạo, bản vẽ sơ đồ và hợp đồng tại một nơi duy nhất với các tệp đính kèm dựa trên tài liệu
- Tự động hóa cập nhật trạng thái, nhắc nhở ngày đáo hạn hoặc thông báo cho khách hàng với ClickUp Automation
📌 Phù hợp cho: Các công ty thiết kế web, freelancer và nhóm tiếp thị kỹ thuật số cần thiết lập kỳ vọng rõ ràng với khách hàng về các giai đoạn dự án, dòng thời gian và các điều khoản loại trừ.
🎥 Xem video: Tìm hiểu thêm về cách tự động hóa không gian làm việc ClickUp của bạn với ClickUp Agents:
5. Mẫu phạm vi công việc của ứng dụng ClickUp
Phác thảo tầm nhìn, chức năng và kế hoạch phát triển ứng dụng của bạn với mẫu phác thảo phạm vi ứng dụng ClickUp. Từ chức năng cốt lõi đến các trường hợp đặc biệt, mẫu này được thiết kế để nắm bắt cả bức tranh tổng thể và các chi tiết nhỏ mà kỹ sư, nhà thiết kế và khách hàng cần để duy trì sự đồng bộ.
Nó cung cấp các phần đã được xây dựng sẵn cho mục tiêu, danh sách tính năng, câu chuyện người dùng và yêu cầu tài nguyên. Hướng dẫn từng bước này sẽ hướng dẫn bạn ghi chép mọi thứ từ thông số kỹ thuật đến dòng thời gian triển khai.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Theo dõi từng giai đoạn phát triển ứng dụng với các trạng thái tùy chỉnh như Thiết kế sơ đồ, Mẫu thử nghiệm, Kiểm thử beta và Triển khai
- Ghi chép các yêu cầu kỹ thuật, tương thích hệ điều hành và tích hợp API bằng các Trường Tùy chỉnh được thiết kế để tăng cường khả năng hiển thị của đội ngũ kỹ thuật
- Ưu tiên các tính năng và sprint bằng cách sắp xếp công việc bằng cách kéo và thả trong tài liệu phạm vi công việc của bạn
- Tệp đính kèm các bản thiết kế giao diện người dùng (UI mockups), sơ đồ kiến trúc và đoạn mã trực tiếp trong tài liệu bằng tính năng nhúng tệp
📌 Phù hợp cho: Quản lý sản phẩm, nhà phát triển phần mềm và các nhóm khởi nghiệp đang phát triển ứng dụng yêu cầu các tính năng được định nghĩa rõ ràng, yêu cầu nền tảng và các giai đoạn kiểm thử.
6. Mẫu Mô tả Công việc ClickUp
Sử dụng mẫu Mô tả công việc (SOW) của ClickUp để tạo ra một thỏa thuận pháp lý vững chắc giữa bạn và khách hàng hoặc nhà thầu. Mẫu này bao gồm các mô tả ngắn gọn về lịch thanh toán, điều khoản ủy quyền, điều kiện pháp lý và các yêu cầu hợp đồng khác nhằm bảo vệ quyền lợi của cả hai bên.
Mẫu này thân thiện với người mới bắt đầu, đảm bảo cả khách hàng và nhóm đều có sự hiểu biết chia sẻ ngay từ đầu
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Theo dõi các giai đoạn tạo/lập và phê duyệt SOW bằng các trạng thái tùy chỉnh như Bản nháp, Kiểm tra nội bộ, Kiểm tra của khách hàng và Đã ký
- Sử dụng Trường Tùy chỉnh để ghi lại số tham chiếu hợp đồng, số tiền thanh toán và ngày phê duyệt để đang theo dõi dễ dàng
- Thêm các điều khoản tùy chọn về bảo mật dữ liệu, quyền sở hữu trí tuệ, tuân thủ quy định và điều khoản chấm dứt hợp đồng
- Áp dụng thẻ cho loại hợp đồng, tên khách hàng hoặc danh mục dự án để nhanh chóng tìm kiếm các thỏa thuận liên quan
📌 Phù hợp cho: Các công ty quảng cáo, tư vấn và nhóm pháp lý cần một thỏa thuận hợp đồng hướng đến khách hàng, bao gồm các sản phẩm đầu ra, điều khoản thanh toán và quy trình phê duyệt.
🚀 Lợi thế của ClickUp: ClickUp Brain MAX là ứng dụng AI siêu tiện ích trên desktop hiểu rõ công việc của bạn. Nó tích hợp các công việc, tài liệu, cuộc họp và các ứng dụng tích hợp như Google Drive, GitHub và SharePoint vào một nơi duy nhất. Điều này có nghĩa là bạn không bao giờ phải giải thích bối cảnh cho AI nữa; nó xem công việc của bạn như một phần của cuộc hội thoại.
⭐️ Ưu đãi đặc biệt: Sử dụng các mô hình AI cao cấp như ChatGPT, Claude và Gemini trực tiếp từ Brain MAX để tạo SOW với 100% bối cảnh công việc của bạn.
⭐️ ⭐️ Ưu đãi kép: Sử dụng giọng nói của bạn để thông báo cho Brain MAX về các điều khoản khóa hoặc ngoại lệ mà bạn muốn tích hợp vào SOW của mình thông qua tính năng Talk to Text. Bạn không cần phải gõ bất kỳ thứ gì!
7. Mẫu đề xuất thay đổi ClickUp
Khi bạn cần đề xuất thay đổi trong hoạt động kinh doanh, mẫu đề xuất thay đổi ClickUp cung cấp một khung sườn sẵn có để trình bày một cách rõ ràng và chuyên nghiệp.
Mẫu này cung cấp các phần chuyên biệt như trang Change Case để giải thích lý do, cùng với các không gian có cấu trúc cho dòng thời gian, ngân sách và người ký. Với mẫu này, bạn có thể đảm bảo đề xuất của mình vừa thuyết phục vừa có tính khả thi.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Thêm phần dòng thời gian với cột mốc để xác định lịch trình triển khai thay đổi
- Chi tiết các yêu cầu trong phần tài nguyên để xác định nhân sự, công cụ hoặc kinh phí cần thiết
- Thu thập sự đồng ý chính thức của các bên liên quan thông qua trang chữ ký để phê duyệt
- Sử dụng phản hồi bình luận và đề cập để hợp tác chỉnh sửa bản thảo đề xuất theo thời gian thực
📌 Phù hợp cho: Quản lý vận hành và trưởng dự án cần đề xuất điều chỉnh về nguồn lực, dòng thời gian hoặc phạm vi dự án trong một định dạng có cấu trúc, sẵn sàng để phê duyệt.
📚 Xem thêm: Các công cụ quản lý phạm vi hàng đầu cho nhóm
8. Mẫu bảng trắng đề xuất dự án ClickUp
Lập kế hoạch, cấu trúc và trình bày bản đề xuất dự án tiếp theo của bạn với mẫu bảng trắng đề xuất dự án ClickUp. Mẫu này được xây dựng trong ClickUp Whiteboards dành cho giai đoạn đề xuất, không phải cho giai đoạn lập kế hoạch dự án sau khi được phê duyệt.
Nó giúp bạn biến ý tưởng thô thành một bản trình bày có tổ chức về mặt hình ảnh, dễ dàng cho người ra quyết định hiểu và phê duyệt. Với các chế độ xem đề xuất đã được cấu hình sẵn, bạn có thể thu thập ý kiến từ nhóm, hoàn thiện bản trình bày và hoàn thiện một đề xuất rõ ràng, hấp dẫn, sẵn sàng để trình bày.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Thêm các chi tiết cụ thể của đề xuất như ước tính ngân sách, tỷ lệ hoàn vốn dự kiến và thời hạn quyết định bằng các trường tùy chỉnh
- Chuyển đổi giữa các chế độ xem có sẵn như Bảng Đề Xuất Dự Án để thiết lập và điều hướng nhanh chóng
- Hiển thị các thành phần của đề xuất một cách trực quan đồng thời giữ các ghi chú, biểu đồ và liên kết liên quan được gắn kèm với từng thành phần
- Sử dụng nhãn ưu tiên để đánh dấu các phần của đề xuất cần được hoàn thiện trước khi nộp
📌 Phù hợp cho: Đội ngũ phát triển kinh doanh, tư vấn viên và freelancer đang trình bày các dự án mới và cần trình bày ROI, dòng thời gian và ngân sách trong một định dạng chuyên nghiệp.
🚀 Lợi thế của ClickUp: ClickUp Brain biến ý tưởng của bạn thành hình ảnh bằng cách tạo ra hình ảnh trực tiếp trong Bảng trắng thông qua các lệnh đơn giản. Nếu bạn cần các bản phác thảo nhanh, sơ đồ quy trình hoặc tài sản sáng tạo, hãy biến chúng thành hiện thực mà không cần chuyển đổi công cụ.
Bạn có thể đơn giản yêu cầu nó tạo ra 'Một sơ đồ quy trình làm việc trực quan đơn giản dựa trên các giai đoạn dự án (khám phá, kế hoạch, thiết kế, phát triển, kiểm thử và triển khai). Cách này, bảng trắng của bạn sẽ ngay lập tức có một sơ đồ trực quan rõ ràng, phù hợp với phạm vi công việc bạn đang soạn thảo.
9. Mẫu Thỏa thuận Dịch vụ Phạm vi Công việc ClickUp
Với mẫu thỏa thuận dịch vụ phạm vi công việc ClickUp, bạn có thể nhanh chóng tạo ra một tài liệu chuyên nghiệp, có giá trị pháp lý, nêu rõ chính xác các dịch vụ bạn sẽ cung cấp và cách thức thanh toán sẽ được xử lý.
Mẫu tài liệu này cung cấp các phần cấu trúc cho phạm vi công việc, sản phẩm đầu ra, dòng thời gian và điều khoản thanh toán, giúp dễ dàng formalize các thỏa thuận.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Điền vào phần Yêu cầu thanh toán chuyên dụng để ghi chép các khoản phí, lịch trình và phương thức thanh toán được chấp nhận
- Gán nhãn cho các thỏa thuận là Bản nháp, Đang xem xét, Đã hoàn tất hoặc Đã ký để ngay lập tức xem trạng thái của từng thỏa thuận
- Sử dụng bình luận, phản hồi và thông báo trong tài liệu để thống nhất nội bộ về chi tiết hợp đồng trước khi gửi cho khách hàng
📌 Phù hợp cho: Nhà cung cấp dịch vụ và các cơ quan muốn tiêu chuẩn hóa hợp đồng với khách hàng, đảm bảo sự rõ ràng về sản phẩm đầu ra, lịch thanh toán và các điều khoản.
10. Mẫu Kết quả Dự án ClickUp
Sử dụng mẫu sản phẩm đầu ra dự án ClickUp để xác định các sản phẩm đầu ra cụ thể trong dự án của bạn, như các báo cáo thực tế, thiết kế, chiến dịch hoặc mẫu thử nghiệm mà nhóm của bạn cần hoàn thành.
Nó chia nhỏ các sản phẩm đầu ra thành các giai đoạn, kết nối chúng với dòng thời gian và ngân sách, và tạo ra trách nhiệm rõ ràng trong toàn nhóm. Bạn có thể đính kèm yêu cầu, liên kết các tài liệu hỗ trợ và thậm chí đang theo dõi sự chấp thuận của khách hàng ngay trong mẫu.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Kết nối các sản phẩm đầu ra với các giai đoạn dự án thông qua các cột mốc quan trọng và liên kết các kết quả đầu ra với các điểm kiểm tra khóa để tiến độ phù hợp với chiến lược
- Xác định quyền sở hữu tài liệu với nhiều người được giao nhiệm vụ và phân công các sản phẩm đầu ra chia sẻ giữa các bộ phận
- Cài đặt phụ thuộc nhiệm vụ ClickUp để xác định các sản phẩm đầu ra nào không thể tiến hành cho đến khi các nhiệm vụ khác hoàn thành
- Sử dụng chế độ xem Gantt của ClickUp để so sánh kết quả với nhau và điều chỉnh dòng thời gian một cách dễ dàng
phù hợp cho: *Các nhóm làm việc đa hàm và trưởng bộ phận đang theo dõi quyền sở hữu đối với các kết quả khóa và đồng bộ hóa các sản phẩm đầu ra với các cột mốc tổng thể của dự án.
11. Mẫu Kế hoạch Công việc ClickUp
Lập kế hoạch lịch trình công việc đòi hỏi phải hiểu cách các công việc diễn ra, mức độ nỗ lực cần thiết và tác động của sự chậm trễ đối với bức tranh tổng thể. Mẫu Kế Hoạch Công Việc ClickUp cung cấp sự rõ ràng đó. Bạn có thể vẽ ra toàn bộ vòng đời dự án, từ khởi đầu đến kết thúc, đồng thời theo dõi tình trạng lịch trình, nỗ lực và thời gian ở mỗi giai đoạn.
Điều làm cho nó đặc biệt hữu ích là mức độ chi tiết được tích hợp sẵn. Ngoài ngày bắt đầu và ngày đáo hạn, bạn có thể xem mức độ nỗ lực cần thiết cho từng công việc, theo dõi phạm vi dự án và xem liệu các cột mốc có được duy trì ổn định hay đang bị chậm trễ.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Sử dụng các giai đoạn như Hủy, Hoàn thành, Đang tiến độ, Đang tạm dừng và Việc cần làm để có cái nhìn rõ ràng về tình trạng của từng công việc
- Ghi lại các thuộc tính với các trạng thái tùy chỉnh như Lịch trình, Nỗ lực, Ngày bắt đầu thực tế, Số ngày thực tế và Số ngày dự kiến để phân tích tiến độ thực tế so với kế hoạch
- Theo dõi tình trạng dự án với trường Lịch trình và xem chế độ xem màu sắc (xanh lục, cam, đỏ) để nhanh chóng xác định xem các công việc có đang tiến triển theo mục tiêu, chậm trễ nhẹ hay lệch hẳn so với kế hoạch
- Đánh giá mức độ nỗ lực của từng công việc từ 1 đến 5 để phân bổ công việc đều cho nhóm và tránh tình trạng tắc nghẽn
📌 Phù hợp cho: Các nhà lãnh đạo nhóm và quản lý dự án muốn theo dõi lịch trình, phát hiện sớm các trễ hẹn và phân tích khối lượng công việc để lập kế hoạch tốt hơn cho tương lai.
Nghe chia sẻ từ một người dùng ClickUp:
Khả năng tùy chỉnh quy trình làm việc cá nhân của ClickUp mang lại cho nhóm của chúng tôi sự linh hoạt cần thiết để xác định phạm vi công việc một cách hiệu quả, đồng thời cung cấp chế độ xem về tiến độ dự án cho ban lãnh đạo và các bộ phận khác.
Khả năng tùy chỉnh quy trình làm việc cá nhân của ClickUp mang lại cho nhóm của chúng tôi sự linh hoạt cần thiết để xác định phạm vi công việc một cách hiệu quả, đồng thời cung cấp chế độ xem về tiến độ dự án cho ban lãnh đạo và các bộ phận khác.
Biến Phạm vi Dự án của bạn thành Kế hoạch Hành động với ClickUp
Mẫu Tài liệu Google là một điểm khởi đầu tiện lợi, nhưng chúng chỉ có thể giúp bạn đến một mức độ nhất định.
Với ClickUp, phạm vi công việc đơn giản của bạn trở thành một phần của quy trình làm việc. Bạn có thể giao nhiệm vụ trực tiếp từ phạm vi công việc, đặt ngày đáo hạn tự động cập nhật trên các chế độ xem và sử dụng Trường Tùy chỉnh để ghi lại mọi chi tiết.
Ngoài ra, các mẫu này được thiết kế cho các nhóm trong nhiều ngành nghề khác nhau, vì vậy bạn sẽ không bao giờ phải bắt đầu từ đầu nữa.
Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay! ✅