Phạm vi dự án bị mở rộng. Hai từ này có thể biến một dự án được lên kế hoạch tốt thành một mớ hỗn độn. Những kết quả dự án ban đầu rõ ràng thường phát triển thành một danh sách thay đổi dài vô tận. Bạn bỏ lỡ thời hạn và nhóm của bạn cảm thấy quá tải.
Với các nhóm hỗn hợp và kỳ vọng cao của các bên liên quan, việc duy trì tiến độ là điều rất quan trọng. Tuy nhiên, nếu không có các công cụ phù hợp, các yêu cầu sẽ bị bỏ sót và các nhóm của bạn sẽ phải làm thêm giờ để bắt kịp tiến độ.
Để giúp bạn luôn kiểm soát tình hình, chúng tôi đã tổng hợp danh sách các công cụ quản lý phạm vi hàng đầu. Các công cụ này giúp các nhóm tạo bản tuyên bố phạm vi dự án tập trung, ngăn chặn sự mở rộng phạm vi và duy trì tiến độ từ đầu đến cuối. 🚀
Scope creep là gì?
Phạm vi dự án mở rộng là sự mở rộng dần dần, không kiểm soát được các mục tiêu, công việc hoặc kết quả đầu ra của dự án mà không có sự điều chỉnh tương ứng về thời gian, ngân sách hoặc nguồn lực. Điều này thường xảy ra khi các tính năng hoặc yêu cầu mới được thêm vào mà không thông qua quy trình phê duyệt chính thức. Quản lý phạm vi dự án một cách hiệu quả và chủ động sẽ giúp tránh được tình trạng phạm vi dự án mở rộng.
Các công cụ quản lý phạm vi hàng đầu trong nháy mắt
Dưới đây là so sánh nhanh các tính năng chính và cấu trúc giá của các công cụ hàng đầu.
| Tên công cụ | Tính năng chính | Phù hợp nhất cho | Giá cả* |
| ClickUp | ClickUp Brain, AI Agents, cộng tác nhóm, mẫu, hơn 15 chế độ xem tùy chỉnh, bảng điều khiển thời gian thực, tự động hóa quy trình làm việc | Các công ty khởi nghiệp đến các doanh nghiệp lớn đang tìm kiếm một nền tảng dự án và năng suất tất cả trong một | Có gói miễn phí; Có thể tùy chỉnh cho doanh nghiệp |
| Jira | Chế độ xem lịch trình, bảng phạm vi, bộ lọc, truy vấn tùy chỉnh, chế độ xem công việc, Atlassian AI | Các nhóm kỹ thuật, nhà phát triển và các công ty phần mềm vừa và lớn cần quản lý dự án Agile và theo dõi vấn đề | Có kế hoạch miễn phí; Kế hoạch trả phí bắt đầu từ 8,60 USD/người dùng/tháng |
| Asana | Nhiều chế độ xem, Asana AI, nhãn và trường tùy chỉnh, tự động hóa công việc, báo cáo | Các doanh nghiệp vừa và nhỏ và các nhóm đa chức năng đang tìm kiếm công cụ quản lý công việc và điều phối công việc | Có kế hoạch miễn phí; Kế hoạch trả phí bắt đầu từ 13,49 USD/người dùng/tháng |
| Smartsheet | WBS, báo cáo tổng hợp, phân tích đường dẫn quan trọng, hỗ trợ AI, mẫu | Các doanh nghiệp vừa và lớn với các quy trình có cấu trúc, dữ liệu nặng cho quản lý dự án và tài nguyên theo kiểu bảng tính | Không có kế hoạch miễn phí; Kế hoạch trả phí bắt đầu từ 12 USD/người dùng/tháng |
| Wrike | Cảnh báo tự động, quy trình phê duyệt, biểu đồ Gantt, bảng Kanban | Các nhóm quy mô vừa đang tìm kiếm phần mềm quản lý dự án và công việc với tính năng báo cáo nâng cao | Có kế hoạch miễn phí; Kế hoạch trả phí bắt đầu từ 10 USD/người dùng/tháng |
| Monday. com | Bảng mã màu, biểu đồ Gantt, hỗ trợ AI, tự động hóa, quy trình làm việc linh hoạt | Các doanh nghiệp vừa và nhỏ đến các doanh nghiệp lớn đang tìm kiếm một nền tảng quản lý dự án và quy trình công việc trực quan | Có kế hoạch miễn phí; Kế hoạch trả phí bắt đầu từ 12 USD/người dùng/tháng |
| Microsoft Project | Lịch sử công việc, chế độ xem, lưới, bảng Kanban, theo dõi tình trạng dự án, Copilot, hệ sinh thái Microsoft | Các doanh nghiệp và PMO có quản lý dự án được chứng nhận đang tìm kiếm công cụ lập kế hoạch và lên lịch dự án nâng cao | Có kế hoạch miễn phí; Kế hoạch trả phí bắt đầu từ 10 USD/người dùng/tháng |
| Hợp tác nhóm | Biểu mẫu có thể tùy chỉnh, cài đặt bảo mật, quy trình phê duyệt, theo dõi thời gian, hỗ trợ AI | Các cơ quan và nhóm dịch vụ khách hàng cần một nền tảng quản lý dự án tập trung vào khách hàng và dịch vụ | Có kế hoạch miễn phí; Kế hoạch trả phí bắt đầu từ 13,99 USD/người dùng/tháng |
| Basecamp | Biểu đồ Hill, kiểm soát nhiệm vụ, công cụ giao tiếp nhóm, danh sách công việc cần làm được nhóm lại | Các nhóm nhỏ, công ty khởi nghiệp và nhóm không có chuyên môn về công nghệ đang tìm kiếm một công cụ hợp tác dự án đơn giản | Có kế hoạch miễn phí; Kế hoạch trả phí bắt đầu từ 15 USD/người dùng/tháng |
| OpenProject | Chế độ xem dạng danh sách, phân tích EVA, bảng cha-con, hỗ trợ AI | Các cơ quan chính phủ, tổ chức phi lợi nhuận và các nhóm am hiểu công nghệ đang tìm kiếm phần mềm quản lý dự án mã nguồn mở | Có kế hoạch miễn phí; Kế hoạch trả phí bắt đầu từ 7,25 USD/người dùng/tháng |
Cách chọn công cụ quản lý phạm vi phù hợp
Công cụ quản lý phạm vi dự án tốt nhất phải phù hợp với mức độ phức tạp của dự án và quy trình làm việc của tổ chức, đồng thời cho phép quản lý phạm vi hiệu quả.
Dưới đây là những việc mà nó có thể làm cho bạn:
- Cấu trúc phân chia công việc: Giúp tạo cấu trúc phân chia công việc (WBS) để chia dự án thành các thành phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn, giúp dễ dàng phân công và theo dõi các kết quả cần đạt được
- Quản lý thay đổi và rủi ro: Hỗ trợ quy trình công việc tích hợp sẵn cho các yêu cầu thay đổi và đánh giá rủi ro trước khi chúng ảnh hưởng đến kế hoạch của bạn
- Cộng tác thời gian thực: Cung cấp các tính năng như bình luận, thông báo và chia sẻ tài liệu để giữ cho nhóm dự án của bạn luôn đồng bộ
- Quy trình công việc có thể tùy chỉnh: Cho phép bạn định hình quy trình phù hợp với nhu cầu cụ thể của dự án, thay vì áp dụng một phương pháp cứng nhắc, chung chung cho tất cả các trường hợp
- Báo cáo và bảng điều khiển: Cung cấp báo cáo và bảng điều khiển nâng cao để bạn có thể theo dõi trạng thái phạm vi và xác định sớm các điểm nghẽn
- Quản lý quyền truy cập và vai trò: Cho phép kiểm soát ai có thể truy cập hoặc sửa đổi các yếu tố phạm vi
📖 Đọc thêm: Tìm hiểu cách tạo và quản lý cơ sở phạm vi trong quản lý dự án để giữ cho dự án của bạn đi đúng hướng.
Các công cụ tốt nhất để quản lý phạm vi dự án
Dưới đây, chúng tôi đã tổng hợp danh sách các công cụ quản lý phạm vi tốt nhất mà bạn có thể sử dụng:
Cách chúng tôi đánh giá phần mềm tại ClickUp
Nhóm biên tập của chúng tôi tuân theo quy trình minh bạch, dựa trên nghiên cứu và trung lập với nhà cung cấp, vì vậy bạn có thể tin tưởng rằng các đề xuất của chúng tôi dựa trên giá trị thực của sản phẩm.
Dưới đây là bản tóm tắt chi tiết về cách chúng tôi đánh giá phần mềm tại ClickUp.
1. ClickUp (Tốt nhất cho quản lý phạm vi dự án dựa trên AI với hỗ trợ nhanh chóng)
ClickUp là một nền tảng giàu tính năng giúp các nhóm lập kế hoạch và thực hiện dự án một cách dễ dàng và hiển thị đầy đủ.
Với tính năng quản lý công việc dựa trên AI và tự động hóa tích hợp, bạn có thể quản lý phạm vi hiệu quả, đặt ra kỳ vọng rõ ràng với các bên liên quan đến dự án, phác thảo cách xử lý các thay đổi và đảm bảo mọi điều chỉnh đều được xem xét kỹ lưỡng.
Với Phần mềm quản lý dự án của ClickUp, các nhóm có thể chia dự án thành các giai đoạn, công việc, công việc con và sprint dễ quản lý để lập kế hoạch và thực hiện có cấu trúc.
Để kiểm soát phạm vi dự án một cách hiệu quả, bạn có thể thêm chi tiết vào từng công việc bằng cách sử dụng Trường Tùy chỉnh phù hợp với quy trình làm việc của bạn và phân loại các kết quả dự án theo mức độ ưu tiên hoặc bộ phận.
Tận dụng AI để theo dõi và kiểm soát chính xác
Trợ lý AI tích hợp, ClickUp Brain, kết nối các công việc, tài liệu, con người và kiến thức của bạn ở một nơi. Nó đơn giản hóa việc quản lý phạm vi dự án cho các nhà quản lý dự án bằng:
- Câu trả lời tức thì cho các câu hỏi liên quan đến phạm vi bằng tìm kiếm dựa trên AI và Trợ lý AI trong không gian làm việc của bạn
- Phát hiện thay đổi phạm vi bằng cách đánh dấu các công việc hoặc yêu cầu mới có thể ảnh hưởng đến phạm vi ban đầu
- Cập nhật tự động về tiến độ dự án và thay đổi phạm vi cho các bên liên quan
- Phân tích tác động để nhanh chóng đánh giá các thay đổi đề xuất ảnh hưởng đến dòng thời gian, nguồn lực và kết quả đầu ra như thế nào
Đơn giản hóa và chuẩn hóa với các mẫu có thể tùy chỉnh
Các mẫu phạm vi dự án chuyên dụng của ClickUp cung cấp một khung rõ ràng để xác định ranh giới dự án, kết quả mong đợi, dòng thời gian và trách nhiệm ngay từ đầu. Điều này giúp thiết lập kỳ vọng, giữ mọi người đồng nhất và hỗ trợ sự hợp tác.
Ví dụ: Mẫu Phạm vi công việc của ClickUp phác thảo kế hoạch truyền thông, quy trình quản lý thay đổi, chi tiết ngân sách và các bước phê duyệt cần thiết để đảm bảo dự án thành công.
- Xác định rõ các công việc cụ thể, kết quả cần đạt được cùng với người chịu trách nhiệm và kết quả mong đợi từ dự án để tránh mọi sự sai lệch về phạm vi
- Đặt ra dòng thời gian và các cột mốc quan trọng, cung cấp lộ trình rõ ràng và ngăn chặn việc thêm các công việc mới sau này
- Chỉ ra bất kỳ giới hạn nào liên quan đến tài nguyên, ngân sách, v.v. và những gì không được bao gồm trong phạm vi
- Tùy chỉnh bằng Trường Tùy chỉnh và trạng thái tùy chỉnh để bạn có thể theo dõi dự án theo cách của mình
Tương tự, Mẫu kế hoạch quản lý phạm vi ClickUp xác định mục tiêu dự án trong giai đoạn lập kế hoạch và phác thảo các biện pháp kiểm soát được sử dụng để quản lý các thay đổi trong suốt vòng đời của dự án.
- Phác thảo vấn đề mà dự án nhằm giải quyết, cơ hội mà dự án mang lại và mục tiêu mà dự án muốn đạt được
- Xác định phạm vi dự án và những gì không thuộc phạm vi dự án để đảm bảo tất cả mọi người tham gia hiểu rõ ranh giới của dự án
- Chia sẻ với các bên liên quan quan trọng để xem xét và phê duyệt bằng liên kết an toàn
Tài liệu này là thỏa thuận chung để giữ cho dự án tập trung, đi đúng hướng và không có bất ngờ.
Các tính năng tốt nhất của ClickUp
- Nhiều chế độ xem: Trực quan hóa công việc theo cách của bạn với hơn 15 chế độ xem tùy chỉnh như Danh sách, Bảng, Gantt và Lịch cho mọi quy trình làm việc
- Cộng tác thời gian thực: Làm việc cùng với các nhóm và các bên liên quan để lập kế hoạch và giám sát các dự án một cách tập thể bằng các công cụ cộng tác thời gian thực như ClickUp Docs và bảng trắng
- Trò chuyện theo ngữ cảnh: Giữ mọi người luôn cập nhật các cuộc hội thoại diễn ra ngay tại nơi làm việc với ClickUp Chat
- Theo dõi mục tiêu: Đặt mục tiêu dự án rõ ràng trong ClickUp Goals, chia nhỏ thành các mục tiêu có thể đo lường được và theo dõi tiến độ trong thời gian thực
- Báo cáo: Tạo báo cáo tùy chỉnh hiển thị mọi thứ từ hiệu suất chiến dịch đến số giờ có thể thanh toán với Bảng điều khiển ClickUp
Bạn muốn loại bỏ sự nhầm lẫn về ưu tiên, tiến độ hoặc ai là người chịu trách nhiệm? Xem video này để tìm hiểu cách tạo bảng điều khiển có thể chia sẻ, giúp nhóm và khách hàng có cái nhìn tổng quan về trạng thái mà không cần gửi báo cáo cập nhật dài dòng.
Giới hạn của ClickUp
- Các tính năng nâng cao hoặc quy trình làm việc phức tạp hơn đi kèm với quá trình học tập
Giá ClickUp
Xếp hạng và đánh giá ClickUp
- G2: 4.7/5 (10.400+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (4.400+ đánh giá)
Người dùng thực tế nói gì về ClickUp?
Mọi chiến dịch, sự leo thang, cải tiến quy trình và nhiệm vụ đều được tập trung tại một nơi — được kết nối thông qua chế độ xem tùy chỉnh, tự động hóa, tài liệu và bảng điều khiển. Nó thay thế các bảng tính rải rác, các chủ đề Slack dài vô tận và các công cụ bị cô lập. Tôi có thể dễ dàng theo dõi quyền sở hữu nhiệm vụ, hiệu suất SLA và quy trình công việc liên chức năng mà không cần rời khỏi nền tảng. Nói một cách đơn giản, ClickUp cung cấp cho tôi khả năng hiển thị và kiểm soát hoàn toàn trên nhiều nhóm và hàm.
Mọi chiến dịch, sự leo thang, cải tiến quy trình và nhiệm vụ đều được tập trung tại một nơi — được kết nối thông qua các chế độ xem tùy chỉnh, tự động hóa, tài liệu và bảng điều khiển. Nó thay thế các bảng tính phân tán, các chủ đề Slack dài vô tận và các công cụ bị cô lập. Tôi có thể dễ dàng theo dõi quyền sở hữu nhiệm vụ, hiệu suất SLA và quy trình công việc liên chức năng mà không cần rời khỏi nền tảng. Nói một cách đơn giản, ClickUp cung cấp cho tôi khả năng hiển thị và kiểm soát toàn diện trên nhiều nhóm và hàm.
📚 Cũng nên đọc: Cách phát triển danh sách kiểm tra phạm vi dự án
2. Jira (Tốt nhất cho quản lý dự án phần mềm Agile)
Jira là công cụ quản lý phạm vi giúp các nhóm lập kế hoạch, theo dõi và quản lý danh sách công việc đơn giản đến các dự án phát triển phần mềm Agile phức tạp.
Chế độ xem phạm vi cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về công việc trong kế hoạch của bạn. Ví dụ: Chế độ xem Lịch trình hiển thị bản đồ lộ trình trực quan của tất cả các công việc, trong khi Chế độ xem Bảng phạm vi hoạt động như danh sách việc cần làm của bạn. Bạn có thể xem tất cả thông tin thông qua các epic, story và sub-task, giúp dễ dàng xác định những việc cần làm và những việc có thể chờ.
Bộ lọc và truy vấn tùy chỉnh giúp điều chỉnh phạm vi dự án và theo dõi những gì nằm trong hoặc ngoài phạm vi bất cứ lúc nào.
Các tính năng tốt nhất của Jira
- Ưu tiên và quản lý các công việc tồn đọng của dự án để đảm bảo nhóm đang làm việc trên các mục quan trọng nhất
- Tự động hóa các quy trình công việc phổ biến với Atlassian AI
- Theo dõi tiến độ bằng các phương pháp như Scrum, Kanban hoặc mô hình kết hợp phù hợp với quy trình làm việc của nhóm bạn
- Quản lý các công việc phụ thuộc bằng cách hiểu đơn đặt hàng công việc, xác định các điểm nghẽn và ngăn chặn sự chậm trễ
- Tùy chỉnh chế độ xem công việc để theo dõi công việc và tối ưu hóa quy trình làm việc với tần suất triển khai và thời gian chu kỳ
- Tạo báo cáo và bảng điều khiển chi tiết để duy trì hiển thị trạng thái dự án
Giới hạn của Jira
- Có thể phức tạp trong việc thiết lập và cấu hình, đặc biệt là đối với các nhóm không có kiến thức kỹ thuật
- Việc lọc có thể phức tạp, khiến việc tìm chính xác những gì bạn cần trở nên khó khăn
Giá Jira
- Miễn phí
- Tiêu chuẩn: 8,60 USD/người dùng/tháng
- Premium: 17 USD/người dùng/tháng
- Enterprise: Giá tùy chỉnh
Xếp hạng và đánh giá Jira
- G2: 4.3/5 (6.600+ đánh giá)
- Capterra: 4.4/5 (15.200+ đánh giá)
Người dùng thực tế nói gì về JIRA?
Điểm hữu ích nhất của Jira là khả năng thích ứng với các nhu cầu quản lý dự án khác nhau. Công cụ này hỗ trợ báo cáo chi tiết và tích hợp với nhiều công cụ của bên thứ ba, đồng thời giúp đảm bảo trách nhiệm thông qua việc phân công công việc và theo dõi rõ ràng.
Điểm hữu ích nhất của Jira là khả năng thích ứng với các nhu cầu quản lý dự án khác nhau. Công cụ này hỗ trợ báo cáo chi tiết và tích hợp với nhiều công cụ của bên thứ ba, đồng thời giúp đảm bảo trách nhiệm thông qua việc phân công và theo dõi công việc rõ ràng.
3. Asana (Tốt nhất để quản lý quy trình làm việc và theo dõi công việc)
Asana là phần mềm quản lý dự án cung cấp các công cụ lập lịch nâng cao giúp bạn phân bổ nguồn lực, kiểm tra các mục hành động, theo dõi tiến độ và quản lý dự án.
Với các mẫu dự án và trường có thể tùy chỉnh, bạn có thể phân tích tất cả các chi tiết để mọi người biết những gì nằm trong và ngoài phạm vi. Khi cần thực hiện thay đổi, bạn có thể sử dụng các phụ thuộc công việc và quy trình phê duyệt tích hợp để xem xét và kiểm soát chúng.
Theo dõi từng yêu cầu thay đổi, xin phê duyệt và kiểm tra hiệu quả như một phần của việc quản lý phạm vi dự án.
Các tính năng tốt nhất của Asana
- Chia công việc thành các nhiệm vụ có thể quản lý được với thông tin về người phụ trách, ngày đáo hạn và mức độ ưu tiên
- Hình dung công việc dưới nhiều định dạng, chẳng hạn như danh sách, lịch, biểu đồ Gantt hoặc bảng Kanban
- Giao tiếp và cộng tác với các thành viên trong nhóm trực tiếp trong các công việc
- Thêm nhãn và trường tùy chỉnh để sắp xếp, lọc và tạo báo cáo tự động
- Tự động hóa các công việc và quy trình công việc thường ngày để tiết kiệm thời gian và giảm lỗi
- Tận dụng AI của Asana để tạo cập nhật trạng thái và xác định rủi ro dự án
Giới hạn của Asana
- Khả năng tìm kiếm trong các trường cụ thể, như nhận xét hoặc mô tả, bị giới hạn
Giá Asana
- Cá nhân: $0
- Bắt đầu: 13,49 USD/người dùng/tháng
- Nâng cao: 30,49 USD/người dùng/tháng
- Enterprise: Giá tùy chỉnh
- Enterprise+: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Asana
- G2: 4.4/5 (12.200+ đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (13.500+ đánh giá)
Người dùng thực tế nói gì về Asana?
Tôi rất thích sử dụng ứng dụng Asanas. Quá trình thiết lập dự án khá đơn giản; các mẫu rất hữu ích. Các mẫu công việc đã giúp cuộc sống trở nên dễ dàng hơn. Tôi thích các quy tắc và quy trình công việc mà tôi có thể thiết lập, giúp tự động hóa một số công việc trở nên thật dễ dàng.
Tôi rất thích sử dụng ứng dụng Asanas. Quá trình thiết lập dự án khá đơn giản; các mẫu rất hữu ích. Các mẫu công việc đã giúp cuộc sống trở nên dễ dàng hơn. Tôi thích các quy tắc và quy trình công việc mà tôi có thể thiết lập, giúp tự động hóa một số công việc trở nên thật dễ dàng.
📮 ClickUp Insight: Bạn nghĩ danh sách việc cần làm của mình hiệu quả? Hãy suy nghĩ lại. Khảo sát của chúng tôi cho thấy 76% chuyên gia sử dụng hệ thống sắp xếp thứ tự ưu tiên của riêng họ để quản lý công việc. Tuy nhiên, nghiên cứu gần đây xác nhận rằng 65% nhân viên có xu hướng tập trung vào những công việc dễ dàng hơn là những công việc có giá trị cao mà không sắp xếp thứ tự ưu tiên hiệu quả.
Tính năng Ưu tiên nhiệm vụ của ClickUp thay đổi cách bạn hình dung và giải quyết các dự án phức tạp, dễ dàng nêu bật các công việc quan trọng. Với quy trình làm việc được hỗ trợ bởi AI và các cờ ưu tiên tùy chỉnh của ClickUp, bạn sẽ luôn biết phải giải quyết việc gì trước tiên.
4. Smartsheet (Tốt nhất cho công việc quản lý theo kiểu bảng tính)
Smartsheet cho phép các nhóm xác định rõ phạm vi dự án bằng cách tạo kế hoạch dự án chi tiết với các công việc, công việc con, phụ thuộc và thời hạn được trình bày trong chế độ xem dạng lưới.
Thư viện mẫu phạm vi dự án sẵn sàng sử dụng giúp các nhóm ghi lại phạm vi dự án, kết quả đầu ra, dòng thời gian và các loại trừ theo định dạng có cấu trúc. Báo cáo tổng hợp cung cấp chế độ xem tổng hợp về trạng thái phạm vi, tiến độ kết quả đầu ra và các chỉ số chính trên nhiều dự án.
Công cụ này cũng giúp các nhóm hình dung các mối phụ thuộc và đo lường tiến độ so với cơ sở dự án bằng cách sử dụng biểu đồ Gantt và phân tích đường dẫn quan trọng. Điều này giúp dễ dàng hơn trong việc xem các thay đổi phạm vi ảnh hưởng đến dòng thời gian hoặc phân bổ tài nguyên như thế nào.
Các tính năng tốt nhất của Smartsheet
- Tập trung các tệp và cuộc hội thoại liên quan đến dự án bằng cách đính kèm chúng trực tiếp vào công việc
- Kiểm soát phiên bản và bình luận ở cấp hàng cho tài liệu dự án, bình luận và phê duyệt
- Tự động hóa các quy trình và công việc để luôn cập nhật các thay đổi và yêu cầu phê duyệt
- Sử dụng chế độ xem động để lọc dữ liệu cụ thể để người khác xem và chỉnh sửa
- Theo dõi tiến độ và các chỉ số chính theo thời gian thực với bảng điều khiển và báo cáo có thể tùy chỉnh
- Trích xuất thông tin khóa, tạo công thức và tự động hóa việc tạo/lập nội dung với sự hỗ trợ của AI
Giới hạn của Smartsheet
- Thiếu công cụ giao tiếp tích hợp và ứng dụng di động có chức năng giới hạn
- Giao diện giống bảng tính, mặc dù quen thuộc, nhưng có thể trở nên rườm rà khi quản lý các dự án rất lớn và phức tạp
Giá cả của Smartsheet
- Pro: 12 USD/người dùng/tháng
- Kinh doanh: 24 USD/người dùng/tháng
- Enterprise: Giá tùy chỉnh
- Quản lý công việc nâng cao: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Smartsheet
- G2: 4.4/5 (19.000+ đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (3.400+ đánh giá)
Người dùng thực tế nói gì về Smartsheet?
Công ty tôi sử dụng Smartsheet để lưu trữ thông tin hữu ích, từ giá nhiên liệu đến yêu cầu CNTT, đến theo dõi tiến độ chuyển đổi cửa hàng tiện lợi. Thực sự không có giới hạn về số cách Smartsheet có thể giúp đỡ. Bạn có thể tạo quy trình làm việc và tự động hóa để tiết kiệm thời gian cho việc theo dõi email. Nó lưu trữ tất cả thông tin ở một nơi để toàn bộ công ty có thể truy cập và bạn nhận được cập nhật thời gian thực trên tất cả các bộ phận.
Công ty tôi sử dụng Smartsheet để lưu trữ thông tin hữu ích, từ giá nhiên liệu đến yêu cầu CNTT, đến theo dõi tiến độ chuyển đổi cửa hàng tiện lợi. Thực sự không có giới hạn về số cách Smartsheet có thể giúp đỡ. Bạn có thể tạo quy trình làm việc và tự động hóa để tiết kiệm thời gian cho việc theo dõi email. Nó lưu trữ tất cả thông tin ở một nơi để toàn bộ công ty có thể truy cập và bạn nhận được cập nhật thời gian thực trên tất cả các bộ phận.
5. Wrike (Tốt nhất để chuẩn hóa công việc)
Wrike sử dụng AI để cải thiện kế hoạch quản lý phạm vi của bạn bằng cách xác định rủi ro tiềm ẩn, nêu bật các lĩnh vực cần cải thiện và đề xuất các quy tắc tự động hóa để đảm bảo các dự án vẫn trong phạm vi.
Các công cụ theo dõi mạnh mẽ như biểu đồ Gantt và bảng Kanban giúp các nhóm hình dung tiến độ so với mục tiêu ban đầu, giúp dễ dàng phát hiện bất kỳ thay đổi hoặc sự chậm trễ bất ngờ nào trước khi chúng vượt khỏi tầm kiểm soát.
Các biểu mẫu yêu cầu tùy chỉnh của Wrike rất hữu ích cho việc chuẩn hóa việc tiếp nhận công việc mới. Điều này giúp kiểm soát phạm vi bằng cách đảm bảo tất cả các yêu cầu mới đều trải qua quá trình xem xét và phê duyệt chính thức trước khi được thêm vào dự án.
Các tính năng tốt nhất của Wrike
- Đánh dấu chéo các nhóm để giúp họ xem các công việc cho dự án của mình
- Cộng tác với các thành viên trong nhóm thông qua các bình luận cụ thể cho từng công việc và chỉnh sửa trực tiếp
- Hình dung lịch trình và sự phụ thuộc của dự án bằng biểu đồ Gantt tương tác
- Ghi lại các thay đổi và tạo bản ghi có thể kiểm tra để đảm bảo tính minh bạch
- Sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để phát hiện rủi ro liên quan đến phạm vi, chẳng hạn như trễ tiến độ và quá tải tài nguyên
Giới hạn của Wrike
- Phiên bản di động thiếu một số chức năng so với ứng dụng máy tính
- Có thể đắt hơn các lựa chọn thay thế Wrike khác đối với các nhóm lớn
Giá của Wrike
- Miễn phí: 0 đô la
- Nhóm: 10 đô la Mỹ/người dùng/tháng
- Kinh doanh: 25 USD/người dùng/tháng
- Enterprise: Giá tùy chỉnh
- Pinnacle: Giá tùy chỉnh
Xếp hạng và đánh giá Wrike
- G2: 4.2/5 (4.000+ đánh giá)
- Capterra: 4.4/5 (2.000+ đánh giá)
Người dùng thực tế nói gì về Wrike?
Tôi thực sự thích cách Wrike giúp nhóm của chúng tôi phối hợp nhịp nhàng giữa nhiều dự án và thời hạn. Bảng điều khiển và chế độ xem công việc có thể tùy chỉnh giúp dễ dàng xem ai đang làm việc gì, còn các công cụ cộng tác tích hợp (như bình luận và chia sẻ tệp) giúp giảm thiểu các chủ đề email dài dằng dặc.
Tôi thực sự thích cách Wrike giúp nhóm của chúng tôi phối hợp nhịp nhàng giữa nhiều dự án và thời hạn. Bảng điều khiển và chế độ xem công việc có thể tùy chỉnh giúp dễ dàng xem ai đang làm việc gì, còn các công cụ cộng tác tích hợp (như bình luận và chia sẻ tệp) giúp giảm thiểu các chuỗi email dài dằng dặc.
6. Monday. com (Tốt nhất để hợp lý hóa quy trình làm việc và hiển thị)
Monday.com giúp các nhóm xác định, ghi chép và quản lý phạm vi dự án một cách rõ ràng bằng cách phác thảo các mục tiêu, kết quả mong đợi, các loại trừ, hạn chế, giả định, phân tích các bên liên quan và dòng thời gian của dự án.
Bạn có thể chuyển đổi các yếu tố phạm vi thành bảng tùy chỉnh, cho phép các nhóm chỉ định chủ sở hữu, đặt ngày đáo hạn, theo dõi trạng thái và trực quan hóa tiến độ bằng nhiều chế độ xem, bao gồm Kanban, Gantt và Dòng thời gian.
Bảng điều khiển có thể tùy chỉnh lấy thông tin từ nhiều bảng dự án vào một chế độ xem cấp cao duy nhất, cho phép các nhà quản lý theo dõi tiến độ, theo dõi KPI và phát hiện sự thay đổi phạm vi tiềm ẩn và vượt ngân sách trước khi chúng trở thành vấn đề.
Nó giúp ngăn chặn việc làm quá mức bằng cách đảm bảo tất cả công việc tuân thủ nghiêm ngặt phạm vi dự án đã được ghi lại và cần có sự phê duyệt chính thức cho bất kỳ thay đổi hoặc bổ sung nào.
Monday. com các tính năng tốt nhất
- Hình dung lịch trình và xác định các cột mốc quan trọng bằng biểu đồ Gantt
- Xác định vấn đề, đặt mục tiêu và hình dung chúng bằng cách sử dụng các mẫu kế hoạch dự án
- Dễ dàng tùy chỉnh mọi thứ, từ bảng mã màu đến quy trình làm việc linh hoạt
- Tự động hóa các công việc và thông báo thường ngày để hợp lý hóa quy trình làm việc và giao tiếp
- Cộng tác bằng cách thêm nhận xét, tệp và cập nhật trực tiếp trong bối cảnh của từng công việc
- Tự động hóa công việc và tạo công việc và quy trình làm việc bằng trợ giúp AI
Giới hạn của Monday.com
- Một số tính năng cần thiết lập nâng cao để hoạt động hiệu quả, điều này có thể làm chậm quá trình kết nối các cộng tác viên mới
Giá của Monday.com
- Miễn phí (tối đa 2 người dùng)
- Cơ bản: 12 USD/người dùng/tháng
- Tiêu chuẩn: 14 USD/người dùng/tháng
- Pro: 24 USD/người dùng/tháng
- Enterprise: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Monday.com
- G2: 4.7/5 (13.000+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (5.000+ đánh giá)
Người dùng thực tế nói gì về Monday.com?
Tôi thích tính tùy biến của bảng và tự động hóa, giúp dễ dàng điều chỉnh hệ thống cho phù hợp với quy trình làm việc của chúng tôi. Tích hợp với các công cụ như Slack và Google Drive rất mượt mà.
Tôi thích tính tùy biến của bảng và tự động hóa, giúp dễ dàng điều chỉnh hệ thống cho phù hợp với quy trình làm việc của chúng tôi. Tích hợp với các công cụ như Slack và Google Drive rất mượt mà.
7. Microsoft Project (Tốt nhất cho lập kế hoạch dự án cấp doanh nghiệp)
Microsoft Project là phần mềm lập kế hoạch cung cấp không gian làm việc tập trung để quản lý dự án, công việc và danh sách việc cần làm trên các ứng dụng Microsoft 365. Phần mềm này cung cấp các tính năng như lập kế hoạch sprint nhanh, trường tùy chỉnh và lịch sử công việc.
Thế mạnh cốt lõi của Microsoft Project trong quản lý phạm vi nằm ở khả năng lập kế hoạch và theo dõi nghiêm ngặt. Sau khi kế hoạch ban đầu (cơ sở phạm vi) được thiết lập, bất kỳ sai lệch nào cũng có thể dễ dàng được xác định bằng cách so sánh tiến độ hiện tại với kế hoạch ban đầu.
Hơn nữa, AI của Copilot có thể giúp tạo kế hoạch dự án, xác định chi phí vượt dự toán và rủi ro, soạn thảo báo cáo trạng thái và đề xuất mục tiêu dựa trên phạm vi của dự án.
Công cụ này có bố cục trực quan với các chế độ xem như Ngày của tôi, Công việc của tôi và Kế hoạch của tôi, để bạn luôn biết mình cần tập trung vào việc gì tiếp theo. Bạn có thể lập bản đồ dự án với các chế độ xem như biểu đồ Gantt, lưới và bảng Kanban.
Các tính năng tốt nhất của Microsoft Project
- Phát triển Cấu trúc phân chia công việc (WBS) chi tiết để xác định phạm vi một cách tỉ mỉ
- Quản lý các công việc phức tạp phụ thuộc lẫn nhau và xác định đường dẫn quan trọng cho dự án
- Sử dụng các mẫu để tạo kế hoạch và chọn chế độ xem như danh sách, bảng và dòng thời gian
- Xem tiến độ, ngân sách dự án và phân bổ nguồn lực với bảng điều khiển và báo cáo thời gian thực
- Tạo các nhóm và công việc dựa trên mục tiêu kế hoạch của bạn
- Tạo báo cáo chi tiết, có thể tùy chỉnh để phân tích hiệu suất và tình trạng dự án
- Tích hợp sẵn với các ứng dụng Microsoft khác như Teams và Power BI để tăng cường khả năng cộng tác và báo cáo
Giới hạn của Microsoft Project
- Tùy chỉnh hạn chế, thiếu tính linh hoạt và khó tích hợp với các hệ thống khác
- Phần mềm này đắt tiền, có thể là rào cản đối với các tổ chức hoặc nhóm nhỏ hơn
Giá Microsoft Project
- Microsoft Planner: Miễn phí
- Kế hoạch 1: 10 USD/người dùng/tháng
- Planner và Project Plan 3: 30 USD/người dùng/tháng
- Planner và Project Plan 5: 55 USD/người dùng/tháng
Xếp hạng và đánh giá Microsoft Project
- G2: 4.0/5 (1.000+ đánh giá)
- Capterra: 4.4/5 (2.000+ đánh giá)
Người dùng thực tế nói gì về Microsoft Project?
Tính năng lập kế hoạch sức chứa gọn gàng của chúng giúp đơn giản hóa công việc phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả. Ngoài ra, các công cụ lập lịch và lập kế hoạch cũng rất xuất sắc – dòng thời gian trực quan (biểu đồ Gantt) và theo dõi phụ thuộc, giúp chúng tôi theo dõi tiến độ dự án.
Tính năng lập kế hoạch sức chứa gọn gàng của chúng giúp đơn giản hóa công việc phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả. Ngoài ra, các công cụ lập lịch và lập kế hoạch cũng rất xuất sắc – dòng thời gian trực quan (biểu đồ Gantt) và theo dõi phụ thuộc, giúp chúng tôi theo dõi tiến độ dự án.
8. Teamwork (Tốt nhất để quản lý dự án và báo cáo)
Teamwork là một nền tảng quản lý dự án toàn diện được xây dựng để xử lý công việc của khách hàng, rất phù hợp để quản lý phạm vi dự án.
Nó đơn giản hóa quá trình quản lý phạm vi bằng cách cho phép bạn xác định mục tiêu và điểm kiểm tra. Bạn cũng có thể đặt cột mốc, theo dõi tiến độ dự án và cung cấp cho khách hàng hiển thị thời gian thực ở mọi giai đoạn của dự án.
Bằng cách sử dụng biểu mẫu có thể tùy chỉnh, bạn có thể thu thập yêu cầu và phản hồi, sau đó tự động chuyển đổi thành các công việc có thể thực hiện được. Với quyền truy cập và cài đặt bảo mật linh hoạt, các nhóm có thể cho phép khách hàng cộng tác trực tiếp trong khi bạn vẫn kiểm soát những gì họ xem.
Teamwork AI giúp các nhóm tổng hợp thông tin, nhanh chóng nắm bắt sức chứa và tự động điền nhật ký chi phí.
Các tính năng tốt nhất của Teamwork
- Xem tất cả các công việc để có cái nhìn tổng quan về khối lượng công việc của nhóm
- Theo dõi thời gian chính xác ở cấp độ công việc để giám sát nỗ lực và ngân sách
- Chuẩn hóa thiết lập dự án với các mẫu danh sách công việc và dự án có thể tái sử dụng
- Sử dụng các phần có thể thu gọn để phóng to hoặc thu nhỏ từ các dự án cấp cao đến các công việc con chi tiết
- Hợp lý hóa quá trình xem xét và phê duyệt của khách hàng bằng cách quản lý mọi thứ từ bản nháp ban đầu và bản sửa đổi đến bản ký kết cuối cùng tại một nơi duy nhất
Giới hạn của Teamwork
- Một số tính năng không khả dụng hoặc khó điều hướng trong ứng dụng di động so với phiên bản máy tính để bàn
- Hiệu suất đôi khi có thể chậm lại khi quản lý một số lượng lớn các dự án đồng thời
Giá cả cho Teamwork
- Miễn phí
- Giao hàng: 13,99 USD/người dùng/tháng
- Grow: 25,99 USD/người dùng/tháng
- Quy mô: 69,99 USD/người dùng/tháng
- Enterprise+: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về hợp tác nhóm
- G2: 4.4/5 (1.000+ đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (900+ đánh giá)
Người dùng thực tế nói gì về Teamwork?
Teamwork có giao diện siêu trực quan; tôi không phải mất thời gian tìm kiếm trong một biển cài đặt để bắt đầu. Tôi có thể tạo dự án, phân công công việc và đặt thời hạn mà không cảm thấy như đang giải mã bí mật. Một điều thực sự tạo nên sự khác biệt là cách nó cho phép bạn tổ chức công việc với các phụ thuộc và công việc con.
Teamwork có giao diện siêu trực quan; tôi không phải mất thời gian tìm kiếm trong một rừng cài đặt để bắt đầu. Tôi có thể tạo dự án, phân công công việc và đặt thời hạn mà không cảm thấy như đang giải mã bí mật. Một điều thực sự tạo nên sự khác biệt là cách nó cho phép bạn tổ chức công việc với các phụ thuộc và công việc con.
9. Basecamp (Tốt nhất để quản lý dự án và cộng tác)
Basecamp là một công cụ quản lý dự án và giao tiếp nhóm được biết đến với sự đơn giản. Nó chia phạm vi dự án thành danh sách công việc cần làm để mọi người biết những công việc cần hoàn thành và những phần nào thuộc dự án.
Bố cục rõ ràng, theo trình tự thời gian và các công cụ giao tiếp của nền tảng này là những tài sản quý giá cho việc quản lý phạm vi. Bảng tin tập trung các thông báo và thảo luận về phạm vi trong toàn bộ dự án, trong khi Danh sách việc cần làm cho phép phân công và theo dõi rõ ràng các kết quả cụ thể. Lịch trình giúp mọi người có thể xem tất cả các ngày và thời hạn quan trọng.
Các tính năng tốt nhất của Basecamp
- Có cái nhìn tổng quan về tất cả các việc cần làm ở một nơi để có bức tranh toàn cảnh về dự án của bạn
- Lên lịch các ngày quan trọng, cột mốc và thời hạn để toàn bộ nhóm có thể hiển thị đầy đủ
- Tự động hóa các câu hỏi kiểm tra định kỳ để giữ cho nhóm luôn đồng bộ về tiến độ
- Sử dụng Hill Charts, Lineup và Mission Control để theo dõi tiến độ một cách trực quan
- Sử dụng danh sách việc cần làm được nhóm lại để phóng to các công việc cụ thể hoặc thu nhỏ để xem toàn bộ
Giới hạn của Basecamp
- Sẽ rất khó để theo dõi mọi thứ khi bạn phải xoay xở giữa các thẻ và dự án khác nhau
- Thiếu các tính năng quản lý dự án nâng cao như biểu đồ Gantt, theo dõi thời gian và báo cáo chi tiết, những tính năng có thể rất quan trọng đối với các dự án phức tạp
Giá Basecamp
- Cá nhân: Miễn phí
- Cộng thêm: 15 USD/người dùng/tháng
- Pro Unlimited: 299 USD/tháng (thanh toán hàng năm)
Xếp hạng và đánh giá Basecamp
- G2: 4.1/5 (5.000+ đánh giá)
- Capterra: 4.3/5 (14.000+ đánh giá)
Người dùng thực tế nói gì về Basecamp?
Tôi cảm thấy rất nhẹ nhõm khi Basecamp xuất hiện trong cuộc sống công việc của mình; giao diện trực quan đảm bảo rằng ngay cả những người không có kiến thức cũng có thể hiểu được. Việc lập danh sách công việc cần làm cho phép tôi sắp xếp công việc trong ngày, phân công công việc cho nhóm của mình và kiểm tra các mục khi chúng đã hoàn thành. Đánh dấu các mục đã hoàn thành trong danh sách là một cảm giác tuyệt vời!
Tôi cảm thấy rất nhẹ nhõm khi Basecamp xuất hiện trong cuộc sống công việc của mình; giao diện trực quan đảm bảo rằng ngay cả những người không có kiến thức cũng có thể hiểu được. Việc lập danh sách công việc cần làm cho phép tôi sắp xếp ngày của mình, phân công công việc cho nhóm và kiểm tra các mục khi chúng đã hoàn thành. Đánh dấu các mục đó trong danh sách là một cảm giác tuyệt vời!
📚 Đọc thêm: Các lựa chọn thay thế Basecamp hàng đầu
10. OpenProject (Tốt nhất để quản lý các dự án phức tạp)
OpenProject là phần mềm quản lý dự án mã nguồn mở giúp các nhóm duy trì sự tổ chức và kiểm soát trong suốt vòng đời dự án. Bạn có thể dễ dàng thu thập ý tưởng và xác định phạm vi dự án cũng như các kết quả cần đạt được. Hơn nữa, bạn có thể chia nhỏ chúng thành các gói công việc có cấu trúc bằng chế độ xem danh sách.
Các nhóm có thể theo dõi thời gian và chi phí dành cho từng gói công việc, so sánh với ngân sách ban đầu để ngăn chặn sự mở rộng phạm vi và đảm bảo kiểm soát tài chính. Bất kỳ thay đổi nào đối với phạm vi đều có thể được quản lý chính thức thông qua quy trình công việc và cập nhật trạng thái.
Ngoài ra, EVA (Phân tích giá trị thu được) cho phép bạn theo dõi tiến độ so với thời gian và chi phí thực tế.
Các tính năng tốt nhất của OpenProject
- Theo dõi công việc chi tiết với mô tả, ưu tiên, trạng thái và người được giao
- Sử dụng bảng cha-con để xây dựng và trực quan hóa cấu trúc WBS cho các dự án của bạn
- Lập kế hoạch và trực quan hóa dòng thời gian, các phụ thuộc và các đường dẫn quan trọng với biểu đồ Gantt
- Chia sẻ lộ trình dự án với các bên liên quan, tìm kiếm phản hồi và tạo kế hoạch hành động
- Tạo chương trình họp và tóm tắt với trợ lý AI để ghi lại các quyết định quan trọng
Giới hạn của OpenProject
- Là một công cụ mã nguồn mở, phiên bản tự lưu trữ yêu cầu kiến thức kỹ thuật chuyên sâu để cài đặt, cấu hình và bảo trì
- Giao diện người dùng tuy mạnh mẽ nhưng không hiện đại và trực quan như một số đối thủ thương mại khác
Giá cả của OpenProject
- Cộng đồng: Miễn phí
- Cloud Basic: 7,25 USD/người dùng/tháng (thanh toán hàng năm)
- Đám mây Chuyên nghiệp: 13,50 USD/người dùng/tháng (thanh toán hàng năm)
- Đám mây Premium: 19,50 USD/người dùng/tháng (thanh toán hàng năm)
- Đám mây Doanh nghiệp: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về OpenProject
- G2: 3.8/5 (20+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (180+ đánh giá)
Người dùng thực tế nói gì về OpenProject?
OpenProject là một công cụ tất cả trong một với khả năng quản lý dự án rộng rãi. Công cụ này thậm chí còn cho phép người dùng quản lý dòng thời gian công việc và theo dõi các vấn đề. Ngoài ra, các thành viên trong nhóm có thể tùy chỉnh quy trình làm việc và thiết lập lộ trình dự án chi tiết bằng giao diện trực quan.
OpenProject là một công cụ tất cả trong một với khả năng quản lý dự án rộng rãi. Công cụ này thậm chí còn cho phép người dùng quản lý dòng thời gian công việc và theo dõi các vấn đề. Ngoài ra, các thành viên trong nhóm có thể tùy chỉnh quy trình làm việc và thiết lập lộ trình dự án chi tiết bằng giao diện trực quan.
Kiểm soát phạm vi dự án với ClickUp
Kiểm soát phạm vi rõ ràng sẽ định hình hành trình của dự án. Bằng cách quản lý phạm vi dự án cẩn thận, bạn không chỉ ngăn chặn sự hỗn loạn mà còn tạo ra không gian để cung cấp chính xác những gì cần thiết, đúng tiến độ.
Với ClickUp, bạn có thể phát hiện sớm các vấn đề về phạm vi, điều chỉnh và giữ cho dự án của bạn tiến triển suôn sẻ. Nền tảng được hỗ trợ bởi AI tích hợp tất cả các nhiệm vụ, tài liệu, cuộc hội thoại và báo cáo của dự án vào một không gian làm việc chung, giúp quản lý phạm vi dự án trở nên dễ dàng cho các nhóm.
Sẵn sàng chuyển đổi phạm vi dự án thành phạm vi kiểm soát? Đăng ký ClickUp miễn phí.