Các tổ chức ngày nay liên tục phải đối mặt với những thách thức chuyển đổi — triển khai công nghệ mới, tái cấu trúc nhóm hoặc thích ứng với những thay đổi của thị trường. Hầu hết những thách thức này đều thất bại do việc đo lường và theo dõi kém.
Nếu không có các chỉ số rõ ràng, các nhà lãnh đạo sẽ phải điều hướng những thay đổi tổ chức phức tạp trong tình trạng mù mờ. Thay đổi là khó, nhưng nếu không có các chỉ số phù hợp, ngay cả những ý định tốt nhất cũng có thể thất bại. Theo dõi các KPI phù hợp là yếu tố giúp thay đổi thành công.
Trong bài đăng trên blog này, chúng ta sẽ khám phá 15 chỉ số hiệu suất chính (KPI) mạnh mẽ giúp biến chuyển đổi tổ chức thành lợi thế chiến lược. 🎯
⚡️ Ngoài ra, chúng tôi còn giới thiệu cách bạn có thể thiết lập và theo dõi các chỉ số KPI quản lý thay đổi bằng ClickUp và sử dụng các mẫu miễn phí sẵn sàng để đảm bảo mọi sáng kiến quản lý thay đổi đều thành công
15 chỉ số KPI quản lý thay đổi quan trọng cần theo dõi
Việc theo dõi các chỉ số quản lý thay đổi phù hợp giúp bạn vượt qua các trở ngại tiềm ẩn và đưa ra quyết định sáng suốt ở mọi giai đoạn của quy trình kiểm soát thay đổi.
Tuy nhiên, việc này có thể gặp khó khăn khi các chỉ số quản lý thay đổi của bạn được phân tán trên nhiều công cụ và ứng dụng khác nhau.
📮ClickUp Insight: Việc chuyển đổi bối cảnh đang âm thầm làm giảm năng suất của nhóm bạn. Nghiên cứu của chúng tôi cho thấy 42% sự gián đoạn trong công việc đến từ việc phải chuyển đổi giữa các nền tảng, quản lý email và chuyển từ cuộc họp này sang cuộc họp khác. Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có thể loại bỏ những gián đoạn tốn kém này? ClickUp hợp nhất các quy trình làm việc (và trò chuyện) của bạn trong một nền tảng duy nhất, được tối ưu hóa. Khởi chạy và quản lý các nhiệm vụ của bạn từ trò chuyện, tài liệu, bảng trắng và hơn thế nữa — trong khi các tính năng hỗ trợ AI giữ cho bối cảnh được kết nối, có thể tìm kiếm và quản lý!
Dưới đây là 15 chỉ số KPI quản lý thay đổi quan trọng giúp bạn đánh giá tiến độ, giải quyết thách thức và đạt được kết quả ý nghĩa. 📊
1. Tỷ lệ áp dụng
Tỷ lệ áp dụng cho biết tỷ lệ phần trăm nhân viên đã bắt đầu sử dụng quy trình, hệ thống hoặc công cụ mới. Tỷ lệ áp dụng cao cho thấy việc truyền thông và đào tạo thành công, trong khi tỷ lệ thấp có thể cho thấy sự kháng cự hoặc khoảng cách trong hiểu biết.
Sử dụng thông tin đăng nhập hệ thống, phân tích sử dụng tính năng và phản hồi khảo sát để đo lường mức độ áp dụng và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
📌 Ví dụ: Một công ty giới thiệu phần mềm quản lý dự án mới, nhưng chỉ 40% nhân viên sử dụng tích cực sau ba tháng. Ban lãnh đạo có thể cần cải thiện đào tạo hoặc giải quyết các lo ngại về việc áp dụng chậm.
2. Tỷ lệ từ chối
Không phải ai cũng chấp nhận thay đổi ngay lập tức. Tỷ lệ từ chối theo dõi tỷ lệ phần trăm nhân viên chống lại hoặc tránh sử dụng hệ thống mới. Tỷ lệ từ chối tăng cho thấy các vấn đề sâu sắc hơn, chẳng hạn như giao tiếp kém hoặc thiếu sự tham gia vào quá trình ra quyết định.
Phân tích phản hồi từ khảo sát, phiếu hỗ trợ và cuộc hội thoại trực tiếp để hiểu các phản đối và tinh chỉnh phương pháp thay đổi.
📌 Ví dụ: Một chính sách mới của công ty vấp phải sự phản đối của 30% nhân viên. Do đó, công ty thu thập phản hồi để xác định các mối quan ngại và hướng dẫn các điều chỉnh cần thiết.
3. Thời gian để áp dụng
Thời gian áp dụng đo lường thời gian cần thiết để nhân viên tích hợp hoàn toàn thay đổi vào quy trình làm việc của họ. Áp dụng nhanh hơn cho thấy sự hỗ trợ hiệu quả, trong khi sự chậm trễ cho thấy những thách thức trong đào tạo, khả năng sử dụng hệ thống hoặc sự thống nhất trong lãnh đạo.
Theo dõi việc hoàn thành quá trình giới thiệu, tần suất sử dụng và tích hợp quy trình làm việc để đánh giá tốc độ thay đổi có hiệu lực.
📌 Ví dụ: Một nhóm mất sáu tháng thay vì ba tháng như dự kiến để chuyển đổi sang hệ thống quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM) mới. Ví dụ KPI này khuyến khích bạn xem xét các quy trình giới thiệu để giúp đẩy nhanh quá trình chuyển đổi.
4. Tỷ lệ thay đổi bị hủy bỏ
Đôi khi, những thay đổi bị đảo ngược do các vấn đề không lường trước hoặc phản hồi tiêu cực. Tỷ lệ thay đổi bị hủy bỏ theo dõi tần suất xảy ra và lý do. Tỷ lệ cao cho thấy việc kiểm tra không kỹ lưỡng, đào tạo không đầy đủ hoặc không phù hợp với nhu cầu của nhân viên.
Tính tỷ lệ phần trăm thay đổi đã thực hiện bị đảo ngược do vấn đề, sự kháng cự hoặc áp dụng kém. Phân tích nguyên nhân gốc rễ, chẳng hạn như đào tạo không đầy đủ hoặc vấn đề kỹ thuật, giúp tinh chỉnh các chiến lược thay đổi trong tương lai.
📌 Ví dụ: Một tổ chức triển khai quy trình phê duyệt mới và quay trở lại quy trình cũ trong vòng vài tuần. Sự thay đổi này xảy ra sau khi phân tích phản hồi của người dùng, nêu rõ các điểm yếu và thông báo về các cải tiến.
🧠 Thông tin thú vị: Ý tưởng rằng "Thay đổi là điều duy nhất không thay đổi" được cho là của nhà triết học Hy Lạp Heraclitus. Ông tin rằng thay đổi là một khía cạnh cơ bản của thực tại và mọi thứ đều liên tục biến đổi.
5. Mức độ cam kết của nhân viên
Nhân viên tham gia tích cực sẽ có nhiều khả năng hỗ trợ và duy trì sự thay đổi. Chỉ số này đánh giá sự tham gia vào các phiên đào tạo, thảo luận và vòng phản hồi. Các chỉ số như hoạt động mạng nội bộ, cuộc họp nhóm và phân tích cảm xúc có thể cho thấy sự nhiệt tình và sự đồng tình.
Sự sụt giảm trong mức độ tham gia cho thấy có thể có sự kháng cự hoặc thông tin không rõ ràng.
📌 Ví dụ: Nếu khách hàng không tích cực sử dụng cổng thông tin mặc dù đã có những nỗ lực giới thiệu, phân tích phản hồi, đơn giản hóa điều hướng và cung cấp các hướng dẫn cá nhân hóa, thì việc áp dụng có thể được cải thiện.
6. Tác động đến năng suất
Việc theo dõi tác động của thay đổi đối với năng suất giúp xác định liệu nhân viên có thích nghi suôn sẻ hay gặp phải sự gián đoạn. Sự sụt giảm tạm thời là bình thường, nhưng sự kém hiệu quả kéo dài cho thấy cần phải cải thiện đào tạo hoặc quy trình.
So sánh các chỉ số hiệu suất chính như sản lượng, hoàn thành công việc và tỷ lệ lỗi trước và sau khi triển khai. Sử dụng các công cụ theo dõi thời gian, báo cáo quản lý dự án và phản hồi của nhân viên để xác định liệu thay đổi có cải thiện hay cản trở năng suất.
📌 Ví dụ: Nếu một công cụ báo cáo mới làm tăng thời gian dành cho các công việc thường ngày, việc tinh chỉnh quy trình làm việc hoặc tự động hóa các bước cụ thể có thể giúp quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ hơn.
7. Tỷ lệ tuân thủ
Chỉ số này đo lường mức độ tuân thủ các chính sách, quy trình hoặc quy định mới của sáng kiến thay đổi. Tỷ lệ tuân thủ thấp thường cho thấy nhân viên hoặc không hiểu rõ về thay đổi, hoặc gặp khó khăn trong việc tuân thủ.
Theo dõi việc tuân thủ các chính sách, quy trình hoặc hệ thống mới thông qua báo cáo kiểm toán, nhật ký hệ thống và tự đánh giá của nhân viên. Xác định sớm các lỗ hổng và tăng cường đào tạo hoặc hỗ trợ để cải thiện mức độ tuân thủ.
📌 Ví dụ: Nếu chỉ có 60% nhân viên tuân thủ quy trình bảo mật mới, thì việc đào tạo bổ sung và truyền thông rõ ràng hơn có thể giúp cải thiện mức độ tuân thủ.
🔍 Bạn có biết? Theo một nghiên cứu của Gartner, khoảng 50% sáng kiến thay đổi thất bại và chỉ 34% đạt được thành công rõ ràng, có thể đo lường được.
8. Mức độ hài lòng của khách hàng
Thay đổi không chỉ ảnh hưởng đến các nhóm nội bộ. Theo dõi phản hồi của khách hàng trước và sau khi triển khai giúp đánh giá liệu sự thay đổi có cải thiện chất lượng dịch vụ hay gây ra gián đoạn.
Dưới đây là một số khía cạnh cần theo dõi:
- Điểm hài lòng của khách hàng (CSAT)
- Chỉ số Khuyến nghị Nets (NPS)
- Điểm nỗ lực của khách hàng (CES)
- Đánh giá và xếp hạng của khách hàng trực tuyến, lắng nghe mạng xã hội
- Hỗ trợ phân tích phiếu yêu cầu
📌 Ví dụ: Nếu số lượng khiếu nại tăng lên sau khi thay đổi quy trình dịch vụ khách hàng, việc xem xét lại các quy trình và giải quyết các vấn đề có thể ngăn ngừa sự không hài lòng trong dài hạn.
9. Tỷ lệ hoàn thành khóa đào tạo
Đào tạo đóng vai trò quan trọng trong thành công của quản lý thay đổi. Theo dõi tỷ lệ phần trăm nhân viên hoàn thành các phiên đào tạo bắt buộc giúp cung cấp thông tin chi tiết về mức độ chuẩn bị chung.
Theo dõi nhật ký tham dự, báo cáo hệ thống quản lý học tập (LMS) và dữ liệu hoàn thành bài kiểm tra để đánh giá mức độ tham gia. Sử dụng nhắc nhở tự động, bảng điều khiển tiến độ và khảo sát sau đào tạo để xác định các điểm bỏ cuộc và cải thiện mức độ tham gia.
📌 Ví dụ: Nếu chỉ một nửa lực lượng lao động hoàn thành khóa đào tạo về một công cụ mới, việc cải thiện khả năng tiếp cận hoặc chia các phiên thành các mô-đun nhỏ hơn có thể tăng tỷ lệ tham gia.
10. Hiệu suất hệ thống
Khi triển khai phần mềm hoặc công cụ kỹ thuật số mới, bạn phải giám sát hiệu suất hệ thống. Sự cố thường xuyên, thời gian phản hồi chậm hoặc các vấn đề tích hợp có thể khiến nhân viên nản lòng và làm chậm quá trình áp dụng.
Giám sát thời gian hoạt động, thời gian phản hồi, tỷ lệ lỗi và nhật ký hệ thống để đánh giá tính ổn định và hiệu quả của phần mềm hoặc quy trình mới. Sử dụng bảng điều khiển hiệu suất và phiếu hỗ trợ CNTT để theo dõi các vấn đề kỹ thuật và cải tiến.
📌 Ví dụ: Nếu hệ thống nhân sự mới thường xuyên gặp sự cố, nhóm IT có thể cần giải quyết các vấn đề kỹ thuật trước khi mong đợi việc áp dụng rộng rãi.
11. Hiệu quả giao tiếp
Giao tiếp hiệu quả đảm bảo rằng nhân viên hiểu được sự thay đổi, mục đích của nó và vai trò của họ trong quá trình chuyển đổi.
Đánh giá mức độ rõ ràng và phạm vi tiếp cận của thông điệp thông qua khảo sát nhân viên, sự tham gia trên mạng nội bộ và sự tham gia vào các cuộc họp. Theo dõi tỷ lệ phản hồi, vòng phản hồi và sự thống nhất giữa thông điệp của lãnh đạo và sự hiểu biết của nhân viên.
📌 Ví dụ: Nếu nhân viên thường xuyên hỏi cùng một câu hỏi về một thay đổi, có thể cần điều chỉnh thông điệp để rõ ràng hơn.
12. Hỗ trợ từ lãnh đạo
Sự lãnh đạo mạnh mẽ trong quản lý thay đổi ( ) thúc đẩy sự thay đổi thành công. Chỉ số này đánh giá mức độ tích cực của các nhà lãnh đạo trong việc thúc đẩy và củng cố sáng kiến. Sự hỗ trợ rõ ràng từ lãnh đạo giúp tăng cường niềm tin và giảm sự kháng cự.
Đo lường sự tham gia của giám đốc điều hành và quản lý thông qua việc tham gia vào các sáng kiến thay đổi, hiển thị trong các cuộc họp và ủng hộ các thông điệp quan trọng. Khảo sát cảm nhận của nhân viên và các chỉ số về sự tham gia do lãnh đạo thúc đẩy có thể cho thấy hiệu quả.
📌 Ví dụ: Nếu các nhà quản lý hiếm khi đề cập đến sự thay đổi trong các cuộc họp nhóm, có thể cần phải tăng cường sự tham gia của lãnh đạo để thúc đẩy sự thống nhất.
13. Phân tích chi phí so với lợi ích
Đo lường tác động tài chính của một thay đổi giúp xác định liệu lợi ích có vượt trội hơn chi phí hay không. Điều này bao gồm theo dõi chi phí đào tạo, phần mềm và năng suất bị mất trong quá trình chuyển đổi.
So sánh chi phí triển khai (đào tạo, công cụ, tài nguyên) với các lợi ích có thể đo lường được như tăng năng suất, tăng trưởng doanh thu hoặc tiết kiệm chi phí. Theo dõi báo cáo tài chính, chỉ số hoạt động và đánh giá ROI theo thời gian.
📌 Ví dụ: Nếu một quy trình làm việc mới giúp tiết kiệm hai giờ cho mỗi nhân viên mỗi tuần nhưng yêu cầu đào tạo lại nhiều, việc so sánh các yếu tố này sẽ giúp đánh giá giá trị lâu dài.
14. Phản hồi của nhân viên
Thu thập thông tin chi tiết thông qua các cuộc khảo sát nhanh, hộp đề xuất, nhóm tập trung và đánh giá hiệu suất. Phân tích xu hướng cảm tính, mối quan tâm chung và đề xuất giúp tinh chỉnh các chiến lược thay đổi.
📌 Ví dụ: Nếu nhân viên bày tỏ sự bối rối về những kỳ vọng mới, việc cải tiến tài liệu đào tạo hoặc cung cấp hỗ trợ bổ sung có thể giải quyết những lo ngại này.
🔍 Bạn có biết? Khoảng 27% nhân viên cho biết rằng công ty của họ hiếm khi hoặc không bao giờ hỏi ý kiến của họ về những thay đổi được thực hiện trong thời kỳ đại dịch.
15. Độ bền vững của thay đổi
Việc theo dõi liệu thay đổi có duy trì hiệu quả theo thời gian hay không sẽ đảm bảo thành công lâu dài. Điều này bao gồm đo lường tỷ lệ áp dụng vài tháng sau khi triển khai và xác định các dấu hiệu quay trở lại thói quen cũ.
Đánh giá mức độ áp dụng lâu dài bằng cách theo dõi tỷ lệ sử dụng liên tục, mức độ tuân thủ của nhân viên và sự tích hợp quy trình theo thời gian. Kiểm tra, đánh giá và đào tạo theo dõi thường xuyên có thể đảm bảo thành công lâu dài.
📌 Ví dụ: Nếu nhân viên ngừng sử dụng một công cụ mới sau khi ban đầu rất hào hứng với nó, việc củng cố lợi ích của công cụ và cung cấp hỗ trợ liên tục có thể duy trì đà phát triển.
🔍 Bạn có biết? Sự mất lòng tin trong tổ chức là trở ngại lớn nhất đối với sự thay đổi, với 41% nhân viên phản đối sự thay đổi. Các lo ngại phổ biến khác bao gồm không hiểu lý do tại sao sự thay đổi xảy ra (39%), không chắc chắn về tương lai (38%), thay đổi vai trò công việc (27%) và cảm thấy bị loại khỏi quá trình ra quyết định (23%).
Phát triển các chỉ số KPI quản lý thay đổi hiệu quả
Việc theo dõi các KPI phù hợp đảm bảo rằng các sáng kiến thay đổi luôn đi đúng hướng và mang lại kết quả có ý nghĩa. Tuy nhiên, KPI hiệu quả không xảy ra ngẫu nhiên — chúng đòi hỏi kế hoạch chiến lược, mục tiêu rõ ràng và phương pháp có cấu trúc để đo lường hiệu suất tổ chức.
ClickUp, ứng dụng tất cả trong một cho công việc, đơn giản hóa việc phát triển và theo dõi KPI với các tính năng thiết lập mục tiêu, báo cáo và bảng điều khiển mạnh mẽ. Ứng dụng này cung cấp một nền tảng tập trung, nơi các nhóm có thể xác định các chỉ số chính, theo dõi tiến độ thời gian thực và điều chỉnh chiến lược dựa trên những thông tin chi tiết có thể hành động.
Dưới đây là cách phát triển các KPI quản lý thay đổi bằng ClickUp. ⚒️
Đặt điểm chuẩn và xác định mục tiêu với ClickUp Goals
Trước khi theo dõi tiến độ, các nhóm cần có điểm khởi đầu và đích đến rõ ràng.
Đánh giá so sánh giúp so sánh hiệu suất hiện tại với các tiêu chuẩn ngành hoặc các tiêu chuẩn nội bộ, trong khi cài đặt mục tiêu cung cấp lộ trình để đạt được thành công.
ClickUp Goals cho phép bạn xác định các mục tiêu có thể đo lường được và theo dõi tiến độ tại một nơi. Bạn có thể chia nhỏ Mục tiêu thành các Mục tiêu cụ thể, là những cột mốc cụ thể giúp đo lường tiến độ theo thời gian.
Các nhóm có thể đặt mục tiêu bằng số, tiền hoặc đúng/sai, giúp dễ dàng theo dõi mọi thứ, từ tỷ lệ áp dụng đến tỷ lệ hoàn thành đào tạo.
Ví dụ: một công ty triển khai công cụ truyền thông nội bộ mới có thể tạo Mục tiêu có tiêu đề "Tăng mức độ áp dụng nền tảng nhắn tin mới". Các mục tiêu có thể bao gồm "75% nhân viên tích cực sử dụng công cụ trong vòng ba tháng" và "Tỷ lệ hoàn thành các phiên đào tạo đạt 90%"
Phân loại KPI theo tác động bằng cách sử dụng Trường Tùy chỉnh và Thẻ
Không phải tất cả các KPI đều có cùng mức độ quan trọng.
Một số chỉ số ảnh hưởng trực tiếp đến thành công của sáng kiến thay đổi, trong khi những chỉ số khác cung cấp thông tin chi tiết hỗ trợ. Xác định các lĩnh vực khóa bị ảnh hưởng bởi thay đổi, chẳng hạn như mức độ chấp nhận của nhân viên, năng suất hoặc sự hài lòng của khách hàng, giúp ưu tiên các KPI phù hợp nhất.
Cấu trúc không gian làm việc linh hoạt của ClickUp với các nhiệm vụ ClickUp ( ) cho phép các nhóm phân loại KPI dựa trên tác động của chúng. Nhiệm vụ là nền tảng để tổ chức và quản lý công việc, cho phép các nhóm chia nhỏ dự án thành các bước có thể thực hiện được. Bạn cũng có thể thêm mô tả chi tiết, người được giao, mức độ ưu tiên, ngày đáo hạn và các yếu tố phụ thuộc.
Thêm Trường Tùy chỉnh ClickUp và Thẻ Nhiệm vụ ClickUp vào các nhiệm vụ để dễ dàng lọc và phân tích dữ liệu cụ thể về mức độ áp dụng, mức độ tham gia hoặc cải thiện hiệu suất.
Ví dụ: nếu một công ty giới thiệu một phương pháp quản lý dự án mới, họ có thể sắp xếp các KPI theo các danh mục như 'Tỷ lệ hoàn thành công việc', 'Hiệu quả cuộc họp' và 'Thời gian dành cho việc làm lại'. Trường Tùy chỉnh có thể thu thập giá trị số, phản hồi định tính hoặc dữ liệu lịch sử nội bộ liên quan đến các lĩnh vực này.
Làm cho KPI có thể đo lường và thực hiện được với các mục tiêu thông minh
Các KPI mơ hồ dẫn đến sự nhầm lẫn và theo dõi không hiệu quả. Mỗi chỉ số phải có định nghĩa rõ ràng, thước đo định lượng và kết nối trực tiếp với quá trình ra quyết định.
📌 Ví dụ: Thay vì một KPI rộng như "Cải thiện sự tham gia của nhân viên", một chỉ số hiệu quả hơn sẽ là "Tăng tỷ lệ tham gia khảo sát nhân viên từ 60% lên 80% trong vòng sáu tháng". Điều này làm rõ thành công là như thế nào và cung cấp khung thời gian để đánh giá.
Việc cài đặt ngưỡng cho KPI giúp tăng cường hiệu quả quản lý thay đổi. Các chỉ số nên bao gồm giá trị mục tiêu, phạm vi hiệu suất chấp nhận được và điểm chuẩn để so sánh.
📌 Ví dụ: Nếu một sáng kiến thay đổi nhằm mục đích giảm thời gian giải quyết vấn đề hỗ trợ khách hàng, một KPI mạnh mẽ có thể chỉ định 'Giảm thời gian giải quyết trung bình từ 48 giờ xuống 24 giờ trong khi duy trì điểm hài lòng của khách hàng trên 85%. ' Điều này đảm bảo rằng việc cải thiện tốc độ không ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Nhận thức rằng sự thay đổi thành công bắt đầu từ mỗi cá nhân. Sử dụng các mô hình như ADKAR của Prosci để trang bị cho các nhà quản lý thay đổi các công cụ và chiến lược thực tế để thu hút các thành viên trong nhóm.
Theo dõi tiến độ thời gian thực bằng Bảng điều khiển ClickUp
Việc theo dõi KPI đòi hỏi một phương pháp có cấu trúc để thu thập và báo cáo dữ liệu. Nếu không có hệ thống tập trung, những thông tin quý giá có thể bị mất trong các bảng tính phân tán hoặc các báo cáo không liên quan đến nhau.
Bảng điều khiển ClickUp là trung tâm báo cáo tập trung, có thể tùy chỉnh, nơi các nhóm có thể theo dõi hiệu suất KPI theo thời gian thực. Sử dụng các thẻ được tạo sẵn, bạn có thể tạo báo cáo, tự động cập nhật dữ liệu và chia sẻ thông tin chi tiết giữa các nhóm.
Nền tảng này cũng đồng bộ với các công cụ của bên thứ ba thông qua Tích hợp ClickUp, đảm bảo hợp nhất dữ liệu liền mạch từ nhiều nguồn.
Ví dụ: một công ty đo lường tác động của quy trình đào tạo nhân viên mới có thể thiết lập bảng điều khiển KPI hiển thị tỷ lệ hoàn thành khóa đào tạo, điểm phản hồi của nhân viên và thời gian trung bình để đạt được năng suất tối đa. Điều này cho phép các nhóm nhân sự xác định lỗ hổng và cải thiện trải nghiệm đào tạo nhân viên mới một cách nhanh chóng.
Đánh giá và hoàn thiện các chỉ số KPI theo thời gian
KPI không nên giữ nguyên. Việc đánh giá thường xuyên giúp tinh chỉnh các chỉ số, loại bỏ việc theo dõi không cần thiết và điều chỉnh mục tiêu dựa trên những hiểu biết mới. Khi các ưu tiên kinh doanh thay đổi và những thách thức mới xuất hiện, một số KPI có thể trở nên ít phù hợp hơn, trong khi những KPI khác cần được giới thiệu.
Việc xem xét các KPI theo định kỳ đảm bảo rằng chúng tiếp tục phù hợp với các mục tiêu của tổ chức. Các nhóm nên đánh giá xem mỗi chỉ số có còn cung cấp thông tin chi tiết có ý nghĩa hay cần phải điều chỉnh.
Ví dụ: một công ty ban đầu đang theo dõi tỷ lệ áp dụng phần mềm có thể chuyển trọng tâm sang trình độ và hiệu quả của người dùng sau khi công cụ được áp dụng rộng rãi.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Xu hướng hiệu suất theo thời gian cũng có thể nêu bật nhu cầu cải tiến. Nếu một KPI liên tục vượt quá mục tiêu, điều đó có thể cho thấy mục tiêu quá thấp và cần được điều chỉnh để thúc đẩy cải tiến hơn nữa. Mặt khác, nếu một chỉ số thường xuyên không đạt được, các nhóm có thể cần đánh giá lại chiến lược, quản lý thêm nguồn lực hoặc xác định lại tiêu chí thành công.
Tận dụng công nghệ trong quản lý thay đổi: Triển khai, theo dõi và phân tích
Công nghệ là chìa khóa để hợp lý hóa các quy trình quản lý thay đổi, đảm bảo các nhóm luôn tổ chức tốt, theo dõi tiến độ và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Hãy cùng xem một số tính năng mà ClickUp cung cấp để quản lý các sáng kiến thay đổi một cách hiệu quả. 📝
Tự động hóa quy trình quản lý thay đổi
Tự động hóa ClickUp đơn giản hóa các công việc lặp đi lặp lại, đảm bảo quá trình chuyển đổi suôn sẻ trong các sáng kiến thay đổi. Bạn có thể tự động hóa các hành động như phân công nhiệm vụ, cập nhật trạng thái và gửi thông báo dựa trên các kích hoạt tùy chỉnh. Điều này giúp giảm nỗ lực thủ công và giữ cho mọi người đồng bộ trong các bước tiếp theo.
Ví dụ: khi yêu cầu thay đổi được phê duyệt, tự động hóa tùy chỉnh sẽ tạo các công việc phiên đào tạo và thông báo cho các thành viên nhóm có liên quan.
🤝 Nhắc nhở thân thiện: Tổ chức không thay đổi — con người mới thay đổi. Điều chỉnh chiến lược quản lý thay đổi để giải quyết các mối quan tâm và nhu cầu cá nhân, đảm bảo mọi người hiểu vai trò của mình trong quá trình chuyển đổi.
Hình dung dữ liệu với Bảng điều khiển
Việc theo dõi KPI và chỉ số hiệu suất trở nên dễ dàng hơn với Bảng điều khiển ClickUp.
Các nhóm có thể tùy chỉnh bảng điều khiển bằng biểu đồ và báo cáo để theo dõi tỷ lệ áp dụng, tỷ lệ hoàn thành và các chỉ số khóa khác.
Ví dụ: nếu một công ty đang triển khai một hệ thống phần mềm mới, bảng điều khiển tùy chỉnh có thể hiển thị dữ liệu thời gian thực về mức độ chấp nhận của người dùng, các trở ngại phổ biến và yêu cầu hỗ trợ. Điều này cho phép các nhà quản lý xác định xu hướng và thực hiện hành động trước khi vấn đề trở nên nghiêm trọng.
Theo dõi hiệu suất với mục tiêu và cột mốc
ClickUp Goals giúp các nhóm đặt mục tiêu có thể đo lường được và theo dõi tiến độ trong thời gian thực. Mỗi mục tiêu có thể bao gồm kết quả chính, ngày đáo hạn và người phụ trách được chỉ định, đảm bảo trách nhiệm trong toàn bộ quá trình thay đổi.
Các cột mốc của ClickUp cung cấp một cách có cấu trúc để đánh dấu những thành tựu quan trọng. Các nhóm có thể tạo các điểm chuẩn để theo dõi các giai đoạn chính của quá trình chuyển đổi, chẳng hạn như cập nhật chính sách, hoàn thành đào tạo hoặc áp dụng đầy đủ quy trình mới.
Ví dụ: một công ty triển khai chính sách làm việc từ xa mới có thể sử dụng ClickUp Milestones để theo dõi các giai đoạn chuyển đổi quan trọng. Họ đặt các cột mốc để hoàn thiện hướng dẫn chính sách, hoàn thành đào tạo nhân viên và đạt được mức độ áp dụng từ xa hoàn toàn.
⚙️ Phần thưởng: Hãy thử các mẫu cài đặt mục tiêu để đảm bảo mọi mục tiêu đều phù hợp với các sáng kiến quản lý thay đổi rộng hơn.
Sử dụng Mẫu ClickUp để có cách tiếp cận có cấu trúc
ClickUp cung cấp hơn 1.000 mẫu sẵn có cho các trường hợp sử dụng khác nhau. Hãy xem một số mẫu quản lý thay đổi mà bạn có thể sử dụng để thực hiện các sáng kiến một cách dễ dàng.
1. Mẫu danh sách kiểm tra quản lý thay đổi ClickUp
Mẫu danh sách kiểm tra quản lý thay đổi của ClickUp hướng dẫn bạn xác định mục tiêu thay đổi, phác thảo các quy trình và giao thức liên quan, đồng thời đặt mục tiêu rõ ràng. Mẫu này giúp bạn chuẩn bị cho các nhóm chuyển đổi và cho phép bạn theo dõi tiến độ qua từng bước của quy trình để thực hiện thay đổi kịp thời.
Mẫu này cũng phác thảo các quy trình khóa phù hợp với thay đổi của bạn — chính sách mới, thay đổi thủ tục hoặc thay đổi tổ chức quan trọng. Tùy chỉnh này đảm bảo rằng phương pháp của bạn phù hợp với nhu cầu chính xác của quá trình chuyển đổi.
🤝 Nhắc nhở thân thiện: Chuẩn bị và hỗ trợ các nhà quản lý và giám sát viên phải đối mặt với thay đổi tổ chức. Sự tham gia tích cực của họ có thể ảnh hưởng đáng kể đến thành công của sáng kiến thay đổi.
2. Mẫu KPI ClickUp
Mẫu KPI ClickUp sắp xếp dữ liệu để giúp bạn nhanh chóng xem nhóm của mình đang tiến độ như thế nào so với các mục tiêu cụ thể. Đảm bảo mọi người đều thống nhất về các mục tiêu và theo dõi hiệu suất theo thời gian bằng hình ảnh trực quan hấp dẫn.
Giống như các mẫu ClickUp khác, mẫu này cung cấp nhiều chế độ xem để phù hợp với các nhu cầu khác nhau. Chế độ xem Tóm tắt cung cấp tổng quan về tất cả các KPI, trong khi chế độ xem OKR theo bộ phận tập trung vào các mục tiêu và kết quả cụ thể của từng nhóm. Tính linh hoạt này đảm bảo các bên liên quan chính nhận được thông tin họ cần.
📌 Bạn cũng có thể sử dụng Mẫu kế hoạch quản lý thay đổi đơn giản của ClickUp để lập kế hoạch quản lý thay đổi đơn giản hơn.
Nâng cao sự tham gia và hài lòng của nhân viên
Nhân viên gắn bó sẽ đóng góp nhiều hơn, làm việc lâu hơn và nuôi dưỡng văn hóa làm việc tích cực. ClickUp cung cấp các công cụ quản lý thay đổi có cấu trúc để hỗ trợ sự gắn bó từ ngày đầu tiên và trong suốt quá trình làm việc của nhân viên.
Dưới đây là một số chiến lược nâng cao sự tham gia và hài lòng của nhân viên:
Tạo tiền đề cho thành công trong quá trình nhập môn
Một quy trình onboarding có cấu trúc giúp nhân viên mới hòa nhập một cách suôn sẻ vào công ty. Nếu không có hệ thống minh bạch, nhân viên có thể cảm thấy quá tải, dẫn đến sự thiếu cam kết hoặc nghỉ việc sớm.
Quá trình nhập môn thành công bao gồm:
- Danh sách kiểm tra từng bước bao gồm các công việc thiết yếu như thiết lập CNTT, xem xét chính sách và giới thiệu nhóm
- Một người cố vấn hoặc bạn đồng hành tận tâm để trả lời câu hỏi và cung cấp hướng dẫn
- Các phiên đào tạo có cấu trúc giới thiệu văn hóa công ty, kỳ vọng và trách nhiệm cụ thể của từng vai trò
Ví dụ: một công ty tiếp thị có thể triển khai chương trình đào tạo nhân viên mới với lịch trình giới thiệu các hướng dẫn về thương hiệu, chiến lược nội dung và các công cụ hợp tác. Một quy trình được tổ chức tốt sẽ giúp nhân viên cảm thấy tự tin và làm việc hiệu quả ngay từ ngày đầu tiên.
Danh sách kiểm tra nhiệm vụ ClickUp đảm bảo mọi nhân viên mới được tuyển dụng đều tuân theo quy trình nhập môn có cấu trúc. Các nhóm nhân sự có thể tạo danh sách kiểm tra bao gồm thiết lập CNTT, thủ tục nhân sự và đào tạo theo vai trò cụ thể. Mỗi nhiệm vụ có thể có ngày đáo hạn, tệp đính kèm và người được giao, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ nào.
Ví dụ: một công ty tiếp thị sử dụng Danh sách kiểm tra nhiệm vụ ClickUp để đào tạo các nhà văn nội dung mới. Danh sách kiểm tra bao gồm cài đặt tài khoản email, truy cập hướng dẫn nội dung, hoàn thành khóa đào tạo SEO và gửi bản nháp đầu tiên.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Áp dụng các chu kỳ đổi mới nhanh chóng, siêu tốc để luôn dẫn đầu trong thị trường năng động. Cách tiếp cận này có thể dẫn đến việc tạo ra ý tưởng tốt hơn và nhanh hơn, giúp tổ chức của bạn duy trì khả năng cạnh tranh.
Giữ nhân viên được thông tin và tham gia tích cực
Nhân viên cảm thấy gắn kết khi được tham gia vào các cuộc thảo luận, mục tiêu và cập nhật của công ty. Nếu không có các kênh truyền thông rõ ràng, các nhóm sẽ gặp khó khăn do thông tin bị bỏ sót và sự thiếu thống nhất.
Các cách để cải thiện giao tiếp bao gồm:
- Tổ chức các cuộc kiểm tra thường xuyên và các cuộc họp toàn công ty hoặc các cuộc họp toàn thể nhân viên
- Giữ một trung tâm tập trung cho các thông báo và cập nhật quan trọng
- Khuyến khích giao tiếp hai chiều để nhận phản hồi chân thành từ nhân viên
Ví dụ, một nhóm phát triển phần mềm từ xa sẽ được hưởng lợi từ nền tảng giao tiếp tập trung, nơi các cuộc thảo luận, tệp tin và cập nhật được hợp nhất. Điều này giúp ngăn ngừa mất mát thông tin và đảm bảo mọi người luôn đồng bộ.
Trò chuyện ClickUp tích hợp các cuộc thảo luận thời gian thực trực tiếp vào không gian làm việc. Không giống như các ứng dụng cộng tác bên ngoài, Trò chuyện liên kết các cuộc hội thoại, nhiệm vụ và dự án, giảm thiểu nhu cầu chuyển đổi giữa các nền tảng.
Dưới đây là một số tính năng khác mà bạn có thể sử dụng:
- AI CatchUp: Tóm tắt các thông tin quan trọng đã bỏ lỡ để nhân viên có thể nhanh chóng cập nhật
- FollowUps™: Đảm bảo các mục hành động từ các cuộc hội thoại không bị mất
- Công việc được kết nối: Liên kết các cuộc thảo luận với các công việc có liên quan để không bỏ sót bất kỳ công việc nào
- SyncUps: Kích hoạt cuộc gọi âm thanh và video để hợp tác tức thì
Tăng cường sự tham gia thông qua lãnh đạo rõ ràng
Sự lãnh đạo rõ ràng và vai trò được xác định rõ ràng giúp giảm sự mơ hồ và thúc đẩy sự tham gia. Nhân viên làm việc hiệu quả hơn khi họ biết những gì được mong đợi từ họ và họ phù hợp với bức tranh tổng thể như thế nào.
Ví dụ: một nhóm phát triển sản phẩm đang làm việc trên bản cập nhật tính năng có thể cải thiện hiệu quả bằng cách phân công quyền sở hữu công việc rõ ràng và cài đặt thời hạn cho từng giai đoạn.
ClickUp Assign Comments cho phép các nhà quản lý cung cấp phản hồi trực tiếp trong các nhiệm vụ. Thay vì gửi email hoặc tin nhắn trò chuyện có thể bị bỏ lỡ, các nhà lãnh đạo thay đổi có thể gán một nhận xét cho một người cụ thể, đảm bảo trách nhiệm giải trình.
Với công cụ giao tiếp async" ", bạn có thể:
- Loại bỏ sự nhầm lẫn bằng cách liên kết phản hồi trực tiếp với công việc
- Đảm bảo các mục hành động được xử lý mà không cần theo dõi thêm
- Giữ cho các cuộc thảo luận được tổ chức gọn gàng và phù hợp với ngữ cảnh
Ví dụ: nếu một nhà thiết kế gửi bản nháp, người quản lý có thể để lại nhận xét yêu cầu sửa đổi và giao nhiệm vụ cho nhà thiết kế. Nhà thiết kế sẽ nhận được thông báo và có thể trả lời trong Công việc.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Khuyến khích nhân viên thử nghiệm và đề xuất ý tưởng mới mà không sợ thất bại. Sự cởi mở này có thể dẫn đến các giải pháp sáng tạo trong quá trình chuyển đổi.
KPI-n It Real With ClickUp
Quản lý thay đổi không phức tạp. Với các KPI và công cụ phù hợp, bạn có thể biến những thay đổi trong tổ chức thành cơ hội để phát triển và đổi mới. Theo dõi các chỉ số như tỷ lệ áp dụng, mức độ tham gia của nhân viên và tác động đến năng suất sẽ đảm bảo bạn thực hiện những thay đổi thành công.
Nhưng hãy thành thật: quản lý tất cả các chỉ số này có thể rất khó khăn nếu không có sự hỗ trợ thích hợp.
Đó là nơi ClickUp phát huy tác dụng. Từ Bảng điều khiển ClickUp có thể tùy chỉnh đến quy trình làm việc tự động hóa với ClickUp Automations, ClickUp trở thành giải pháp tất cả trong một cho quản lý thay đổi liền mạch.
Cho dù bạn đang triển khai phần mềm mới, tái cấu trúc nhóm hay thích ứng với xu hướng thị trường, ClickUp sẽ giúp nhóm của bạn luôn thống nhất, cập nhật thông tin và đi đúng hướng.
Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay! ✅