Thay đổi trong môi trường làm việc có thể là con dao hai lưỡi. Mặt tích cực là sự hào hứng với sự đổi mới; mặt tiêu cực là sự không chắc chắn.
Khi tổ chức của bạn khởi động một sáng kiến mới, cho dù là để đáp ứng nhu cầu mới của thị trường hay để tăng năng suất và hợp tác, ban lãnh đạo thường cảm thấy lạc quan trong khi nhân viên lo lắng về những thay đổi sắp tới. Tại sao một điều đầy hứa hẹn lại gây ra lo lắng?
Nghiên cứu cho thấy 41% nhân viên chống lại sự thay đổi do thiếu niềm tin vào lãnh đạo. Các phương pháp truyền thống thường bỏ qua vai trò của nhân viên, dẫn đến sự chống đối và giảm năng suất.
Thay đổi thành công đòi hỏi sự tham gia của tất cả mọi người. Mô hình ADKAR — Nhận thức, Mong muốn, Kiến thức, Khả năng và Củng cố — giúp các nhà lãnh đạo và nhân viên điều hướng thay đổi một cách hiệu quả và thúc đẩy quyền sở hữu.
Bài viết này sẽ khám phá cách các công cụ quản lý thay đổi như mô hình ADKAR có thể giúp giảm bớt quá trình chuyển đổi và trang bị cho nhân viên của bạn, biến thách thức thành cơ hội phát triển và nâng cao kỹ năng.
Hiểu về mô hình ADKAR
Mô hình quản lý thay đổi ADKAR là một phương pháp tiếp cận hướng đến kết quả. Mô hình này nhằm giúp các tổ chức chuyển đổi sang thay đổi mong muốn bằng cách giảm thiểu sự kháng cự. Mô hình ADKAR bao gồm năm giai đoạn và yếu tố riêng biệt mà các tổ chức phải lập kế hoạch và thực hiện để quản lý thay đổi hiệu quả.
Việc áp dụng mô hình ADKAR mang lại nhiều lợi ích cho cả cá nhân và tổ chức:
- Sự hài lòng của nhân viên: Đảm bảo rằng tất cả nhân viên và nhân viên hỗ trợ của tổ chức được thông tin đầy đủ và có động lực để thực hiện thay đổi, từ đó nâng cao sự hài lòng của họ
- Cải thiện hiệu suất tổ chức: Tăng hiệu suất của tổ chức với quản lý thay đổi thành công
- Thay đổi bền vững: Nhấn mạnh tầm quan trọng của việc củng cố trong quá trình thay đổi, từ đó khuyến khích các phương pháp thay đổi bền vững
- Giảm kháng cự: Chủ động giải quyết các điểm nghẽn và rào cản trong quá trình thay đổi, giảm kháng cự, thường là đáng kể
Ngoài ADKAR, một số mô hình quản lý thay đổi khác, chẳng hạn như mô hình 8 bước của Kotter và Phân tích Lực trường, cũng giúp ích cho quá trình chuyển đổi nhóm hoặc tổ chức. Dưới đây là bảng so sánh tổng quan về từng mô hình:
| Mô hình | Tập trung | Các thành phần chính |
|---|---|---|
| Mô hình quản lý thay đổi ADKAR | Thay đổi cá nhân | Nhận thức, Mong muốn, Kiến thức, Khả năng, Củng cố |
| Mô hình 8 bước của Kotter | Thay đổi tổ chức | Tạo sự cấp bách, hình thành liên minh mạnh mẽ, tạo ra tầm nhìn, truyền đạt tầm nhìn, trao quyền hành động, tạo ra những thành công ngắn hạn, củng cố những thành quả đạt được và gắn kết những thay đổi vào văn hóa |
| Mô hình thay đổi của Lewin | Gỡ bỏ rào cản - Thay đổi - Củng cố | Giải phóng trạng thái hiện tại, triển khai thay đổi trạng thái tương lai và cố định trạng thái mới |
| Khung 7-S của McKinsey | Sự đồng bộ hóa tổ chức | Chiến lược, Cấu trúc, Hệ thống, Phong cách, Nhân viên, Kỹ năng, Giá trị chung |
| Phân tích lực trường | Các yếu tố thúc đẩy và cản trở | Xác định các lực hỗ trợ/phản đối quản lý thay đổi và phát triển các chiến lược để tăng lực thúc đẩy và giảm lực cản trở |
5 yếu tố của mô hình ADKAR
ADKAR là viết tắt của:
Nhận thức:Nền tảng của ADKAR là truyền đạt nhu cầu thay đổi. Nếu không hiểu tại sao thay đổi là cần thiết, các bên liên quan có thể phản đối hoặc không tham gia.
Mong muốn:Ngoài việc tạo ra nhận thức, nhân viên cần cảm thấy được động viên. Việc nhấn mạnh lợi ích cá nhân và tổ chức của sự thay đổi có thể thúc đẩy động lực này.
Kiến thức:Đào tạo phù hợp và các nguồn lực chia sẻ kiến thức và kỹ năng là rất quan trọng. Điều này giúp nhân viên tự tin đối mặt với những thay đổi và đóng góp vào thành công của quá trình thay đổi.
Khả năng: Xây dựng kỹ năng cho nhân viên là chìa khóa để thay đổi hiệu quả. Các tổ chức phải cung cấp các công cụ, đào tạo và hệ thống hỗ trợ để đảm bảo nhân viên có thể áp dụng kiến thức của mình.
Củng cố:Duy trì sự thay đổi là một quá trình liên tục. Củng cố các hành vi tích cực và ăn mừng các cột mốc để duy trì sự nhiệt tình và ngăn ngừa sự thụt lùi.
Đọc thêm: Tìm hiểu về tầm quan trọng của quản lý thay đổi
Ứng dụng mô hình ADKAR trong thực tế
Khi thực hiện thay đổi, bạn phải áp dụng một phương pháp có cấu trúc và minh bạch. Mô hình ADKAR cung cấp một quy trình rõ ràng để đạt được quản lý thay đổi thành công.
Hướng dẫn từng bước để triển khai mô hình ADKAR
Có năm bước để triển khai mô hình quản lý thay đổi ADKAR:
1. Nhận thức
- Giao tiếp: Tạo tài liệu giải thích lý do cần thay đổi và những rủi ro tiềm ẩn nếu không thực hiện
- Sự tham gia: Tích cực tham gia các bên liên quan quan trọng vào các cuộc thảo luận và tác động của chúng
- Narrration: Xây dựng một câu chuyện thuyết phục để minh họa lợi ích của sự thay đổi một cách thuyết phục
Nâng cao nhận thức về sự thay đổi để thu hút sự chú ý và chuẩn bị cho nhân viên tham gia. Thực hiện giai đoạn này theo ba bước như đã đề cập ở trên
Ví dụ: Giả sử bạn triển khai một hệ thống CRM mới để thay thế hệ thống hiện có bằng một hệ thống hiện đại hơn.
Bạn truyền đạt sự cần thiết của CRM mới đến các nhóm tập trung vào khách hàng, nhấn mạnh lợi ích của nó đối với quản lý dữ liệu khách hàng. Bằng cách melibatkan staf CRM trong quá trình này, bạn nhấn mạnh cách hệ thống mới sẽ cải thiện hiệu quả bán hàng và khả năng báo cáo, giúp nhân viên bán hàng đạt được mục tiêu của họ.
2. Mong muốn
Giao tiếp không có nghĩa là chấp nhận. Nhân viên của bạn cần thấy giá trị của sự thay đổi để họ có thể tích cực đón nhận và tham gia vào nó. Các điểm khóa sau đây nêu bật cách bạn có thể nuôi dưỡng mong muốn tham gia:
- Lợi ích: Nhấn mạnh kết quả tích cực của việc thực hiện thay đổi ở cả hai cấp độ — cá nhân và tổ chức
- Mối quan tâm: Tích cực làm việc để xác định các mối quan tâm (chẳng hạn như thay đổi sẽ ảnh hưởng đến giờ làm việc của nhân viên như thế nào) để giảm sự kháng cự
- Khẩn cấp: Tạo nhận thức và ý thức khẩn cấp bằng cách trình bày quan điểm rõ ràng về sự thay đổi thông qua các phân tích nội bộ (ví dụ: tỷ lệ chi phí-lợi ích và tác động kinh tế của sự thay đổi)
Ví dụ: Sử dụng ví dụ triển khai CRM tương tự, bạn có thể nhấn mạnh cách hệ thống mới giúp tăng năng suất của nhóm, nâng cao sự hài lòng của khách hàng và giảm khối lượng công việc của nhân viên. Bao gồm lời chứng thực từ những người dùng đầu tiên đã trải nghiệm những lợi ích này.
3. Kiến thức
Kiến thức là nền tảng của việc triển khai mô hình ADKAR, vì nó giúp nhân viên hiểu về tác động của thay đổi đối với tổ chức. Triển khai giai đoạn kiến thức thông qua các bước sau:
- Đào tạo: Cung cấp các chương trình đào tạo toàn diện được thiết kế để trang bị cho nhân viên của bạn những kỹ năng mới cần thiết để thích ứng hiệu quả với sự thay đổi
- Hỗ trợ: Cung cấp hỗ trợ liên tục để giúp nhân viên của bạn vượt qua các thách thức
- Tài nguyên: Cung cấp tài nguyên học tập như hướng dẫn thực hành và tài liệu kỹ thuật về thay đổi cho các nhà lãnh đạo và người tham gia.
Ví dụ: Tổ chức các phiên đào tạo cho nhân viên để khám phá các tính năng và chức năng mới của CRM. Tạo trung tâm tài nguyên với video và tài liệu để hỗ trợ việc áp dụng công cụ. Sử dụng các nghiên cứu điển hình để chia sẻ kiến thức và minh họa các phương pháp hay nhất để tận dụng hệ thống mới một cách hiệu quả.
4. Khả năng
Đảm bảo nhóm của bạn có sự tự tin và khả năng để thực hiện các thay đổi. Như với tất cả các kỹ năng khác, điều này phụ thuộc vào kế hoạch, thực hành và tư duy. Thúc đẩy khả năng của những người thực hiện thay đổi bằng các cách sau:
- Rào cản: Xác định sớm các vấn đề gây ra rào cản, chẳng hạn như thiếu công nghệ hoặc công cụ, quy trình không hiệu quả, rào cản văn hóa hoặc cấu trúc tổ chức
- Công cụ: Sử dụng các công cụ được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) như hệ thống đề xuất để hỗ trợ những người sẽ triển khai thay đổi
- Trao quyền: Khuyến khích quyền sở hữu và trách nhiệm giải trình để dần dần xây dựng văn hóa tích cực cho sự thay đổi
Ví dụ: Khi triển khai CRM mới, đảm bảo rằng tất cả các tài nguyên cần thiết — video đào tạo, hướng dẫn sử dụng phần mềm, hội thảo — đều sẵn sàng cho người dùng. Trao quyền cho nhân viên cung cấp phản hồi và chia sẻ kinh nghiệm của họ để thúc đẩy văn hóa quyền sở hữu.
⚡️Lưu trữ mẫu: 10 mẫu quản lý thay đổi miễn phí kèm theo kế hoạch ví dụ
5. Củng cố
Theo dõi và củng cố các hành vi và quy trình mới của nhân viên sau khi áp dụng các thay đổi. Sử dụng các phương pháp sau:
- Khen thưởng: Công nhận và thưởng cho những cá nhân có đóng góp vào quá trình thay đổi
- Hỗ trợ: Cung cấp hỗ trợ và hướng dẫn để củng cố các quy trình và hành vi đã thay đổi
- Điều chỉnh: Tiếp tục theo dõi tiến độ triển khai và thực hiện các điều chỉnh cần thiết
Ví dụ: Sau khi triển khai CRM thành công, tổ chức một sự kiện tri ân để tôn vinh nỗ lực của nhóm. Thu thập phản hồi qua các cuộc khảo sát để xác định những thách thức và lĩnh vực cần cải thiện, củng cố cam kết đối với văn hóa phát triển và thích ứng liên tục.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Biểu mẫu ClickUp để thu thập phản hồi từ nhân viên để hiểu mối quan tâm của họ, kế hoạch cải tiến tiềm năng và đề xuất để tiếp tục áp dụng thay đổi.
Khám phá giao tiếp và trao quyền cho nhóm
Trao quyền và khám phá cho nhóm là yếu tố quan trọng để quản lý thay đổi hiệu quả.
Hãy tưởng tượng một phòng đầy các bên liên quan đang cùng nhau thảo luận về một thay đổi sắp diễn ra trong tổ chức. Cuộc thảo luận sẽ không chỉ xoay quanh các vấn đề hậu cần, mà còn về việc tạo ra một môi trường hợp tác để thay đổi thành công vì mọi người đều đồng lòng. Để điều này xảy ra, mọi ý kiến đều cần được lắng nghe. Bạn sẽ cần xem xét quan điểm của tất cả các cá nhân liên quan vì cuối cùng họ sẽ chịu trách nhiệm cho sự thành công của thay đổi.
Xem xét nhiều quan điểm cũng có thể khơi dậy những ý tưởng sáng tạo giúp thúc đẩy tổ chức của bạn phát triển. Bằng cách khuyến khích đối thoại cởi mở, bạn mời nhóm của mình tham gia vào hành trình này.
Lợi ích của việc trao quyền cho nhóm:
Quyền sở hữu: Một nhóm được trao quyền chủ động khám phá sự thay đổi và tác động của nó, cảm thấy tự tin hơn trong việc đóng góp kiến thức và kỹ năng của mình.
Ví dụ: một nhóm được khuyến khích đề xuất các công cụ giao tiếp và nền tảng cộng tác ưa thích của họ trong một sáng kiến toàn công ty nhằm áp dụng công việc từ xa. Bằng cách melibatkan karyawan dalam proses pengambilan keputusan, organisasi meningkatkan dukungan dan mengidentifikasi alat yang paling sesuai dengan gaya kerja mereka, sehingga transisi menjadi lebih lancar dan produktivitas meningkat.
Đổi mới: Các hoạt động khám phá, chẳng hạn như các phiên động não, dẫn đến những ý tưởng đổi mới độc đáo giúp cải thiện hiệu quả và hiệu suất của việc triển khai thay đổi.
Ví dụ: hãy xem xét một nhóm phát triển phần mềm có nhiệm vụ chuyển đổi sang quy trình làm việc linh hoạt. Bằng cách tổ chức các "ngày đổi mới" thường xuyên, nhóm đề xuất và thử nghiệm các phương pháp mới để quản lý dự án, từ đó nâng cao tốc độ giao hàng và chất lượng sản phẩm.
Tinh thần: Các nhóm được trao quyền sẽ có tinh thần và khả năng thích ứng cao hơn khi đối mặt với thách thức.
Ví dụ: trong một tổ chức bán lẻ đang trải qua quá trình nâng cấp hệ thống lớn, các nhà quản lý tổ chức các phiên phản hồi thường xuyên để nhân viên có thể bày tỏ mối quan ngại và đề xuất của mình. Cuộc đối thoại cởi mở này giúp nâng cao tinh thần của nhóm và cho phép quản lý thay đổi giải quyết các vấn đề tiềm ẩn một cách chủ động, dẫn đến quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ hơn.
Thách thức được xác định: Các hoạt động thăm dò giúp xác định các thách thức tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến hoạt động và chuẩn bị sẵn sàng cho chúng từ trước.
Ví dụ: các nhóm đa chức năng được thành lập trong quá trình sáp nhập để thảo luận về những thách thức trong quá trình tích hợp. Những cuộc thảo luận này cho thấy rủi ro về sự khác biệt văn hóa và những trở ngại trong hoạt động. Biết trước điều này sẽ giúp tổ chức phát triển các chiến lược mục tiêu để giải quyết những vấn đề này trước khi chúng trở nên nghiêm trọng.
Hợp tác: Khám phá khuyến khích sự hợp tác và làm việc nhóm, nâng cao giao tiếp và hiểu biết về sự thay đổi.
Ví dụ: một tổ chức chăm sóc sức khỏe đang triển khai hệ thống hồ sơ y tế điện tử (EHR) mới tổ chức các hội thảo liên ngành để nhân viên chia sẻ hiểu biết và xây dựng kiến thức. Điều này thúc đẩy sự hợp tác và tạo ra ý thức cộng đồng, khiến sự thay đổi trở thành nỗ lực tập thể.
Đọc thêm: Khám phá 10 phần mềm quản lý thay đổi tốt nhất năm 2024
Triển khai ADKAR với ClickUp
Việc lập kế hoạch chuyển đổi ADKAR có thể rất khó khăn.
May mắn thay, quá trình này có thể trở nên trơn tru và dễ quản lý hơn nhiều với các công cụ phù hợp.
Hãy sử dụng ClickUp : một nền tảng đa năng được thiết kế để nâng cao năng suất và sự hợp tác. Với ClickUp, bạn có thể đơn giản hóa từng bước trong chiến lược quản lý thay đổi ADKAR, đảm bảo mọi người đều thống nhất và tham gia. Hãy cùng khám phá cách bạn có thể tận dụng ClickUp một cách hiệu quả trong toàn bộ khung ADKAR.
Quản lý công việc
Nhiệm vụ ClickUp là một công cụ đa năng để quản lý công việc của bạn, cá nhân hoặc trong nhóm. Nó cho phép bạn làm việc với các trường tùy chỉnh, phụ thuộc, ngày đáo hạn, ước lượng thời gian, v.v. Với công cụ này, bạn có thể:
- Xác định và phân loại các công việc ADKAR của bạn
- Đặt mức độ ưu tiên
- Liên kết các công việc ADKAR có liên quan với nhau và chỉ định các thành viên trong nhóm để thực hiện thay đổi
Ví dụ: Hãy tưởng tượng bạn được giao nhiệm vụ phát triển một kế hoạch truyền thông để thông báo cho các bên liên quan về những thay đổi sắp xảy ra. Thiết lập một nhiệm vụ trong ClickUp nêu chi tiết những gì cần truyền đạt, ai là người chịu trách nhiệm và khi nào cần hoàn thành. Sử dụng Trường Tùy chỉnh để chỉ định mức độ ưu tiên và ngày đáo hạn để mọi việc diễn ra theo đúng kế hoạch.
Phân công các thành viên trong nhóm thực hiện các công việc cụ thể và thiết lập thời hạn để đảm bảo thực hiện đúng tiến độ. Điều này giúp mọi người có trách nhiệm và tập trung vào các vai trò quan trọng như nhau trong việc nâng cao nhận thức.
Thông tin liên lạc tập trung
Cộng tác với các thành viên trong nhóm theo thời gian thực với ClickUp Chat. Tính năng này cho phép bạn:
- Chia sẻ các cập nhật ADKAR với các thành viên trong nhóm
- Liên kết các tài nguyên ADKAR trong cửa sổ trò chuyện
- Cộng tác liền mạch ở mọi nơi trong Không gian Làm việc của bạn
Ví dụ: Bạn có thể chia sẻ thông tin cập nhật, trả lời câu hỏi và thu thập phản hồi về các mối quan tâm của nhân viên. Sử dụng không gian này để thảo luận về lợi ích của sự thay đổi và tác động của nó đối với vai trò của từng cá nhân, từ đó tạo ra ý thức về tính cấp thiết và tầm quan trọng của sự thay đổi.
ClickUp cung cấp một nền tảng tập trung để lưu trữ tất cả tài liệu ADKAR (Nhận thức, Mong muốn, Kiến thức, Khả năng, Củng cố) của bạn — với ClickUp Docs. Điều này có thể hợp lý hóa đáng kể các quy trình quản lý thay đổi và cải thiện hiệu quả dự án tổng thể.
Sử dụng tính năng này để:
- Tạo tài liệu ADKAR, chẳng hạn như sơ đồ quy trình mô tả tiến độ ADKAR hoặc tài liệu về thay đổi mới mà bạn đang triển khai
- Cộng tác với nhóm để tìm kiếm ý tưởng trong quá trình khám phá nhóm nhằm khám phá những quan điểm độc đáo
- Kết nối các tài liệu của bạn với quy trình công việc ADKAR để tất cả các bên liên quan có thể dễ dàng truy cập chúng
Hiển thị và minh bạch
Bảng điều khiển ClickUp giúp tăng cường hiển thị hiệu suất thay đổi ADKAR. Bằng cách sử dụng hiệu quả các Bảng điều khiển này, bạn có thể xác định các lĩnh vực cần cải thiện và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu để đảm bảo triển khai thành công.
Sử dụng tính năng này để:
- Tạo bảng điều khiển để theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPI) liên quan đến sáng kiến thay đổi
- Tùy chỉnh dữ liệu ADKAR được hiển thị trên bảng điều khiển
- Tập trung các chỉ số theo dõi thời gian để giám sát tiến độ của ADKAR
- Hình dung khối lượng công việc của người thực hiện thay đổi ADKAR tại một địa điểm trung tâm
👀 Càng biết nhiều, càng làm tốt: Sử dụng Phương pháp Quản lý Thay đổi Prosci, tập trung vào việc xây dựng Nhận thức, Mong muốn, Kiến thức, Khả năng và Củng cố, để tương tác hiệu quả với nhân viên và thúc đẩy sự hiểu biết sâu sắc hơn về thay đổi tổ chức.
Mẫu sẵn sàng sử dụng
ClickUp cung cấp các mẫu sẵn có mà bạn có thể sử dụng để triển khai mô hình quản lý thay đổi ADKAR một cách dễ dàng:
1. Kế hoạch quản lý thay đổi ClickUp
Tận dụng Kế hoạch quản lý thay đổi của ClickUp để hợp lý hóa những thay đổi quan trọng trong tổ chức của bạn. Nó cho phép bạn thực hiện bước đầu tiên trong quá trình quản lý thay đổi bằng cách cung cấp các yếu tố quan trọng để xây dựng kế hoạch hành động. Sử dụng mẫu này để:
- Phát triển kế hoạch hành động chi tiết cho từng giai đoạn ADKAR
- Thực hiện các giao thức và theo dõi tiến độ để hướng dẫn quá trình ADKAR
- Có được khả năng hiển thị cao về các quy trình ADKAR bằng cách phân tách các công việc đang tiến hành và các công việc đã được sắp xếp
Đọc thêm: Học cách kiểm soát quản lý thay đổi một cách hiệu quả
2. Danh sách kiểm tra quản lý thay đổi ClickUp
Sử dụng Danh sách kiểm tra quản lý thay đổi của ClickUp để áp dụng quản lý thay đổi tích cực và giám sát quy trình ADKAR của bạn. Nó giúp bạn đánh giá liệu chiến lược quản lý thay đổi của bạn có sẵn sàng để thành công hay không. Mẫu này giúp bạn:
- Xác định mục tiêu của sự thay đổi
- Xác định các quy trình và quy định phù hợp với quá trình thay đổi
- Chuẩn bị cho các nhóm của bạn sẵn sàng cho quá trình chuyển đổi
- Theo dõi tiến độ liên tục khi ADKAR tiến triển
Bạn cũng có thể sử dụng các mẫu như Tài liệu Kế hoạch Quản lý Thay đổi ClickUp. Chúng giúp bạn phác thảo các chiến lược cho quy trình ADKAR và nhanh chóng giới thiệu các thay đổi mà không làm gián đoạn quy trình làm việc.
Mẫu Đề xuất thay đổi của ClickUp cho phép bạn tạo bản nháp ban đầu để giải thích chi tiết quá trình thay đổi của mình.
Đọc thêm: Hướng dẫn cách nộp yêu cầu thay đổi đúng cách
Thách thức và Giải pháp trong việc áp dụng mô hình ADKAR
1. Sự kháng cự đối với thay đổi
Nhiều cá nhân kháng cự lại sự thay đổi vì họ đã quen thuộc và cảm thấy thoải mái với các quy trình hiện tại. Sự kháng cự thụ động này có thể xuất phát từ nỗi sợ hãi trước điều chưa biết hoặc sự hoài nghi về lợi ích của sự thay đổi.
Việc cần làm:
Giao tiếp mở: Tạo các diễn đàn thảo luận nơi nhân viên có thể bày tỏ lo ngại và đặt câu hỏi. Sự cởi mở này giúp xây dựng niềm tin và giảm bớt lo lắng.
Ví dụ: Một tổ chức chăm sóc sức khỏe gặp phải sự kháng cự khi giới thiệu hệ thống hồ sơ y tế điện tử (EHR) mới. Ban quản lý đã tổ chức các cuộc họp toàn thể để nhân viên có thể bày tỏ lo lắng và nhận phản hồi ngay lập tức. Cách tiếp cận này đã giúp giải quyết lo lắng về quá trình chuyển đổi và nhấn mạnh những lợi ích, chẳng hạn như cải thiện chất lượng chăm sóc bệnh nhân.
Thu hút sự tham gia của các bên liên quan: Tích cực thu hút nhân viên tham gia vào quá trình thay đổi để họ có ý thức về quyền sở hữu. Ngoài ra, việc chỉ định các nhà lãnh đạo thay đổi là rất quan trọng trong quá trình quản lý thay đổi, vì những người này sẽ giúp xác định vấn đề sớm và tạo điều kiện cho quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ hơn.
Ví dụ: Một công ty sản xuất đã thành lập các nhóm tập trung gồm các công nhân nhà máy và công nhân trực tiếp để thu thập ý kiến về các quy trình mới. Bằng cách tích hợp phản hồi của nhân viên vào chiến lược thay đổi, tổ chức đã giảm được sự kháng cự và tăng sự ủng hộ.
2. Thiếu sự ủng hộ của các bên liên quan
Các bên liên quan có thể không hiểu hoặc hỗ trợ đầy đủ sáng kiến thay đổi, dẫn đến giảm động lực và cam kết.
Việc cần làm:
Tham gia sớm: Tham gia các bên liên quan ngay từ đầu quá trình thay đổi để thúc đẩy sự hiểu biết và xây dựng cam kết.
Ví dụ: Một tổ chức tài chính đã giới thiệu một chương trình tuân thủ mới bằng cách ban đầu thu hút các bên liên quan quan trọng, bao gồm các lãnh đạo cấp cao và nhân viên tuân thủ, tham gia vào giai đoạn lập kế hoạch. Sự tham gia này đảm bảo rằng những hiểu biết của họ đã định hình sáng kiến, dẫn đến sự hỗ trợ mạnh mẽ hơn giữa các bộ phận.
Giao tiếp phù hợp: Tùy chỉnh giao tiếp dựa trên đối tượng để đảm bảo tính rõ ràng và phù hợp.
Ví dụ: Trong quá trình triển khai hệ thống quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM) mới, một công ty bán lẻ đã điều chỉnh các bản trình bày cho các bên liên quan khác nhau, bao gồm các nhóm bán hàng, tiếp thị và hỗ trợ. Bằng cách giải thích cụ thể CRM sẽ mang lại lợi ích gì cho từng nhóm, tổ chức đã tăng cường sự ủng hộ và nhiệt tình của các bên liên quan để tạo điều kiện thuận lợi cho sự thay đổi.
3. Mục tiêu không rõ ràng
Thách thức: Mục tiêu không rõ ràng hoặc mơ hồ có thể cản trở sự chấp nhận và gây nhầm lẫn cho nhân viên về hướng đi của sáng kiến thay đổi.
Những việc bạn cần làm:
Thiết lập mục tiêu rõ ràng: Đặt ra các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường, có thể đạt được, phù hợp và có thời hạn (SMART) để hướng dẫn quá trình thay đổi.
Ví dụ: Khi một công ty khởi nghiệp công nghệ đặt mục tiêu chuyển đổi sang quản lý dự án linh hoạt, họ đã thiết lập các mục tiêu rõ ràng, chẳng hạn như giảm 20% thời gian thực hiện dự án trong vòng sáu tháng. Sự rõ ràng này đã thúc đẩy các nhóm và cung cấp mục tiêu cụ thể để hướng tới.
Chia sẻ thông tin cập nhật tiến độ thường xuyên: Cung cấp thông tin cập nhật liên tục để thông báo cho nhân viên về tiến độ và điều chỉnh mục tiêu.
Ví dụ: Một cơ sở giáo dục triển khai chương trình giảng dạy mới đã cung cấp bản tin thường xuyên và cập nhật các cuộc họp để chia sẻ tiến độ thực hiện mục tiêu. Sự minh bạch này đã giúp duy trì đà phát triển và giữ cho mọi người đồng lòng với sáng kiến thay đổi.
Thúc đẩy chuyển đổi thành công với ClickUp
Thay đổi là một phần tự nhiên của sự phát triển tổ chức, và quản lý thay đổi hiệu quả là yếu tố quan trọng để thành công. Cách đúng đắn để giới thiệu thay đổi là chấp nhận rằng các quy trình và công việc hiện tại sẽ phát triển. Bước ra khỏi vùng an toàn là cách các tổ chức phát triển, và thay đổi dẫn đường.
ClickUp hợp lý hóa quá trình chuyển đổi này với nhiều công cụ, mẫu và tính năng giúp tăng cường hiệu quả công việc và sự hợp tác của bạn. Sử dụng ClickUp để hướng dẫn quá trình ADKAR, giám sát và giữ cho nhóm của bạn luôn đồng bộ trong từng bước. Đăng ký miễn phí ngay hôm nay!