Trong một thế giới lý tưởng, tất cả các dự án của bạn sẽ diễn ra chính xác theo kế hoạch, nhưng trên thực tế, ngay cả những dự án được lên kế hoạch tốt nhất đôi khi cũng cần thay đổi. Là người quản lý dự án, công việc của bạn là quản lý mọi yêu cầu thay đổi để nhóm của bạn có thể tiếp tục công việc một cách trơn tru nhằm đạt được các mục tiêu của dự án. 🎯
Với ý nghĩ đó, hãy cùng tìm hiểu lý do tại sao việc nắm vững quy trình quản lý thay đổi lại quan trọng đến vậy. Chúng ta cũng sẽ học cách tạo và quản lý các biểu mẫu yêu cầu thay đổi để đảm bảo dự án của bạn thành công, đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách.
Yêu cầu thay đổi là gì?
Yêu cầu thay đổi là đề xuất sửa đổi hệ thống, sản phẩm hoặc — như chúng ta sẽ tập trung vào hôm nay — kế hoạch dự án đã được triển khai. Yêu cầu này thường được khởi xướng bởi các bên liên quan đến dự án, ví dụ như khách hàng hoặc thành viên nhóm.
Thay đổi có thể liên quan đến bất kỳ khía cạnh nào của dự án, từ những thay đổi lớn như thay đổi kết quả đầu ra đã thỏa thuận hoặc các quy trình kinh doanh liên quan đến những điều chỉnh nhỏ hơn như lịch trình dự án.
Yêu cầu thay đổi thường cần thiết khi nhu cầu của khách hàng thay đổi do những thay đổi nội bộ hoặc bên ngoài ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của họ, tài nguyên không còn sẵn có hoặc các giai đoạn của dự án mất nhiều thời gian hơn dự kiến. 🐌
Tầm quan trọng của Yêu cầu thay đổi trong Quản lý dự án
Mặc dù những thay đổi nhỏ thường có thể được thực hiện khá dễ dàng, nhưng những thay đổi lớn ảnh hưởng đến phạm vi dự án lại là một vấn đề khác. Nếu không được quản lý cẩn thận, và đôi khi ngay cả khi đã được quản lý cẩn thận, yêu cầu thay đổi dự án có thể gây ra sự gián đoạn lớn. 🚧
Tùy thuộc vào phạm vi thay đổi, các yêu cầu này có thể:
- Yêu cầu thêm nguồn lực dưới dạng nhân sự hoặc thiết bị, điều này có thể ảnh hưởng đến tính sẵn có của các nguồn lực đó cho các dự án khác
- Bổ sung đáng kể vào ngân sách đã lập kế hoạch, mà bạn sẽ cần phải giải trình với khách hàng hoặc ban giám đốc cấp cao
- Đẩy dòng thời gian ra xa hơn ngày đáo hạn ban đầu, điều này có thể ảnh hưởng đến việc khởi động dự án hoặc các dự án khác mà các nguồn lực đã được commit
- Bắt đầu một xu hướng mở rộng phạm vi liên tục, điều này có thể nhanh chóng trở nên mất kiểm soát
- Tác động đến quy trình làm việc và tinh thần của nhóm dự án, đặc biệt là khi thay đổi không được truyền đạt rõ ràng
Đây chỉ là một số lý do tại sao việc có một quy trình chính thức để quản lý và theo dõi các yêu cầu thay đổi lại quan trọng đến vậy.
Lợi ích của quy trình yêu cầu thay đổi chính thức
Quy trình yêu cầu thay đổi ghi lại chính thức các yêu cầu thay đổi và đảm bảo thủ tục chính xác được tuân thủ mọi lúc. Quy trình này giúp đánh giá dễ dàng hơn tác động tiềm ẩn của thay đổi đối với các kết quả dự án cũng như nguồn lực, ngân sách và dòng thời gian của bạn.
Sau đó, bạn có thể quyết định có chấp thuận yêu cầu thay đổi hay không. Hoặc nếu người khác chịu trách nhiệm phê duyệt, quy trình này sẽ cung cấp cho họ thông tin cần thiết và giúp bạn theo dõi quy trình phê duyệt. ✅
Nhưng điều đó không dừng lại ở đó. Khi đến thời điểm thực hiện thay đổi đã được phê duyệt, biểu mẫu yêu cầu thay đổi sẽ cung cấp thông tin bạn cần để điều chỉnh kế hoạch quản lý dự án.
Và cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, một quy trình yêu cầu thay đổi tốt sẽ giữ cho tất cả các bên liên quan được cập nhật, để mọi người hiểu rõ về thay đổi, lý do tại sao nó xảy ra và cách nó sẽ ảnh hưởng đến họ.
Ví dụ về Yêu cầu thay đổi
các nhà quản lý dự án cần xử lý nhiều loại yêu cầu thay đổi khác nhau. Các thay đổi được đề xuất có thể bao gồm:
- Sửa đổi các kết quả ban đầu hoặc phạm vi của dự án để theo kịp những thay đổi của thị trường, tính sẵn có của sản phẩm hoặc yêu cầu thêm nguồn lực
- Các cải tiến hoặc nâng cấp để cải thiện trải nghiệm người dùng khi công nghệ mới ra đời
- Các hệ thống hoặc yếu tố thiết kế được sửa đổi khi thương hiệu hoặc sản phẩm của doanh nghiệp phát triển
- Các cải tiến giúp tối ưu hóa quy trình nội bộ và tiết kiệm thời gian hoặc chi phí
- Sửa chữa các lỗi hoặc sự cố hệ thống đã được phát hiện
- Các biện pháp phòng ngừa để giảm thiểu tác động của các rủi ro được phát hiện muộn trong quá trình
- Thực hiện các điều chỉnh hệ thống để tuân thủ các nguyên tắc tốt nhất của Thư viện Cơ sở Hạ tầng Công nghệ Thông tin (ITIL) mới nhất
Cách tạo yêu cầu thay đổi
Khi tạo yêu cầu thay đổi, có hai bước chính: động não và gửi yêu cầu thay đổi. Hãy xem xét từng bước một.
1. Brainstorm phạm vi của thay đổi
Bắt đầu bằng cách động não tất cả những gì bạn cần xem xét về tính năng mới và phạm vi thay đổi. Khi bạn động não trước, bạn sẽ có tất cả các chi tiết cần thiết để gửi yêu cầu thay đổi hoàn chỉnh. 🤔
Sử dụng thời gian chuẩn bị này để đảm bảo bạn hiểu rõ về tính năng mới và cách thức hoạt động của nó. Sau đó, đi vào chi tiết về giá trị mà tính năng này sẽ mang lại và tầm quan trọng của nó.
Để tối đa hóa cơ hội được chấp thuận yêu cầu thay đổi, bạn nên đặt mình vào vị trí của người phê duyệt thay đổi trong bước này. Hãy nghĩ về điều gì sẽ thúc đẩy họ đồng ý với đề xuất của bạn. Ví dụ: thay đổi này có cải thiện chức năng, thu hút khách hàng mới, hợp lý hóa quy trình nội bộ hoặc tiết kiệm hoặc tạo ra tiền không?
Tạo một bản tóm tắt về quy trình triển khai và thời gian thực hiện thay đổi, cũng như các nguồn lực bổ sung cần thiết và chi phí dự kiến cho thay đổi này. Đồng thời, xem xét tác động của thay đổi đối với các thành phần khác của trang web.
Bạn có thể cần tham khảo ý kiến của các đồng nghiệp có chuyên môn cụ thể, ví dụ như bộ phận CNTT, để có thêm thông tin chi tiết.
Các công cụ hữu ích cho bước động não
Bạn có thể thực hiện việc động não theo cách cũ với một tờ giấy và bút hoặc làm việc điện tử trên tài liệu Word. Hoặc bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian và nỗ lực bằng cách sử dụng ClickUp.
Nền tảng quản lý dự án và năng suất trực tuyến này cung cấp một số công cụ hữu ích cho bước này:
- Tài liệu: ClickUp Docs cung cấp một không gian để thu thập ý tưởng của bạn và sắp xếp chúng thành một cấu trúc hợp lý
- Bảng trắng: Nếu bạn nghĩ tốt hơn với các công cụ trực quan, hãy thử Bảng trắng ClickUp để tạo ra các ý tưởng và kết nối chúng lại với nhau để bạn có thể nhìn thấy bức tranh toàn cảnh
- Cộng tác: ClickUp giúp bạn dễ dàng cộng tác với đồng nghiệp. Bạn có thể cùng nhau làm việc trên các tài liệu trong thời gian thực, ngay cả khi bạn không ở cùng phòng (hoặc cùng quốc gia). Đánh dấu đồng nghiệp của bạn để họ có thể thêm ý kiến của mình khi đăng nhập sau đó
- Nhiệm vụ: Để tiết kiệm thời gian hơn nữa, ClickUp cho phép bạn lấy văn bản từ bất kỳ công cụ nào trong số này, chuyển trực tiếp thành Nhiệm vụ ClickUp có thể theo dõi và giao cho một thành viên trong nhóm
- Kết nối: Tất cả Tài liệu, Bảng trắng và Công việc của bạn đều được liên kết với dự án, vì vậy bạn luôn có thể tìm thấy chúng
2. Tạo và gửi biểu mẫu yêu cầu thay đổi
Bây giờ bạn đã sẵn sàng để tạo yêu cầu thay đổi thực tế. 📝
Sử dụng tất cả thông tin bạn đã thu thập để điền vào biểu mẫu yêu cầu thay đổi chính thức. Bạn có thể sẽ cần cung cấp các thông tin như sau:
- Tên dự án
- Địa điểm dự án
- Tên các thành viên trong nhóm (bao gồm vai trò như quản lý dự án, nhà thầu hoặc kỹ sư)
- Mô tả chi tiết về thay đổi được yêu cầu (bao gồm tất cả các tính năng và chức năng liên quan)
- Lý do thay đổi phạm vi, cung cấp chi tiết đủ để khuyến khích người phê duyệt yêu cầu ký xác nhận
- Mức độ ưu tiên của thay đổi (mức độ khẩn cấp và quan trọng của thay đổi theo quan điểm của bạn — hoặc liệu thay đổi đó chỉ là mong muốn hay không)
- Tác động đến phạm vi công việc và ảnh hưởng của nó đến toàn bộ dự án
- Chi phí thay đổi và tác động của nó đối với ngân sách dự án
- Tác động đến dòng thời gian của dự án, chẳng hạn như liệu nó có ảnh hưởng đến bất kỳ sự phụ thuộc nào và/hoặc ngày hoàn thành dự án hay không
- Tác động đến các nguồn lực của dự án, chẳng hạn như liệu có cần thêm nguồn lực hay không và chi tiết cụ thể về những gì sẽ cần thiết
- Tác động đến các thành viên nhóm là các bên liên quan trong dự án
- Bất kỳ tác động nào khác hoặc thông tin quan trọng
Khi đã sẵn sàng, hãy gửi yêu cầu thay đổi của bạn.
Các công cụ hữu ích để tạo và nộp yêu cầu thay đổi
Một lần nữa, ClickUp có thể giúp bạn với hai cách để tạo yêu cầu thay đổi:
- Trình tạo yêu cầu thay đổi: Trình tạo yêu cầu thay đổi dự án ClickUp sử dụng chức năng AI tiên tiến để giúp bạn tạo và quản lý các yêu cầu thay đổi. Các mẫu được tạo sẵn và các trường có thể tùy chỉnh đảm bảo bạn thu thập được tất cả thông tin cần thiết
- Mẫu yêu cầu thay đổi: Ngoài ra, bạn có thể truy cập trực tiếp vào Mẫu Yêu cầu Thay đổi ClickUp và thêm nó vào không gian làm việc của mình. Biểu mẫu yêu cầu thay đổi sẵn sàng này miễn phí và dễ sử dụng. Chỉ cần điền vào và gửi đi là xong
Khi yêu cầu thay đổi được gửi trên nền tảng ClickUp bằng một trong hai phương pháp này, yêu cầu sẽ được thêm vào không gian làm việc của bạn và được lưu trữ theo dự án bạn đã chỉ định. Mỗi phần của biểu mẫu yêu cầu thay đổi sẽ tạo một trường tùy chỉnh chứa thông tin liên quan, để bạn luôn có thể xem chi tiết yêu cầu. 🔎
3 Mẹo để tạo yêu cầu thay đổi
Bây giờ khi bạn đã nắm vững những kiến thức cơ bản, hãy cùng tìm hiểu một số cách để nâng cao quy trình yêu cầu thay đổi của bạn lên một tầm cao mới.
1. Viết như một chuyên gia
Trợ lý viết AI ClickUp giúp bạn viết rõ ràng và súc tích hơn, vì vậy hãy sử dụng nó để tinh chỉnh nội dung bài nộp/gửi của bạn.
2. Tùy chỉnh và chia sẻ biểu mẫu yêu cầu thay đổi
Mẫu Yêu cầu Thay đổi của ClickUp có thể tùy chỉnh hoàn toàn. 🪄
Bạn có thể chỉnh sửa các trường, xóa chúng khỏi biểu mẫu nếu không cần hoặc thêm các trường bổ sung mà bạn muốn xem. Ví dụ: bạn có thể muốn thêm các trường cho bộ phận, vai trò hoặc số điện thoại của người yêu cầu.
Khi bạn hài lòng với biểu mẫu, bạn có thể chia sẻ biểu mẫu đó với nhóm của mình hoặc tải lên trang web để mọi người có thể truy cập.
3. Liên tục tối ưu hóa quy trình của bạn
Mỗi khi hoàn thành yêu cầu thay đổi, hãy tìm cách cải thiện quy trình hơn nữa. Mục tiêu của bạn là tạo ra một định dạng và quy trình tiêu chuẩn mà bạn và nhóm của bạn có thể tuân theo mỗi khi xem xét thực hiện thay đổi.
Cách quản lý yêu cầu thay đổi
Việc theo dõi các biểu mẫu yêu cầu thay đổi đòi hỏi một số nỗ lực và nếu bạn phải xử lý nhiều yêu cầu thay đổi cùng lúc, công việc này có thể trở nên quá tải. 👀
Bạn có thể thử quản lý chúng bằng tài liệu Word hoặc Excel. Tuy nhiên, nếu dự án của bạn hoặc thay đổi được đề xuất là quan trọng, các phương pháp thủ công sẽ nhanh chóng trở nên không khả thi.
May mắn thay, phần mềm quản lý dự án và các công cụ tự động hóa quy trình giúp hợp lý hóa mọi khía cạnh của quy trình yêu cầu thay đổi, bất kể dự án của bạn lớn hay nhỏ.
Một lần nữa, ClickUp lại phát huy tác dụng, cung cấp cho bạn chế độ xem rõ ràng về tất cả các yêu cầu thay đổi. Nó cũng giúp bạn theo dõi vị trí của từng yêu cầu trong quy trình và thông báo cho nhóm của bạn.
Các định dạng chế độ xem
Với ClickUp, bạn có thể xem và quản lý tất cả các yêu cầu thay đổi mà bạn hoặc nhóm của bạn đã gửi. Bạn thậm chí còn có thể chọn định dạng hiển thị.
Ví dụ:
- Chế độ xem Biểu mẫu yêu cầu thay đổi cho phép bạn gửi yêu cầu mới
- Chế độ xem Danh sách yêu cầu hiển thị tất cả các yêu cầu thay đổi đang được xử lý, được sắp xếp theo dự án
- Chế độ xem Bảng trạng thái cung cấp cho bạn tiến độ thời gian thực của từng yêu cầu, được sắp xếp theo trạng thái
- Chế độ xem Bảng yêu cầu hiển thị tất cả các yêu cầu thay đổi của bạn theo mức độ ưu tiên và cho phép bạn truy cập thông tin chi tiết về yêu cầu
- Chế độ xem Địa điểm dự án cho biết địa điểm dự án của từng yêu cầu 🌎
Trạng thái để theo dõi tiến độ
Sau khi yêu cầu thay đổi được gửi đi, điều quan trọng là phải theo dõi tiến độ của yêu cầu đó khi nó đi qua các giai đoạn của quy trình phê duyệt. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách cập nhật trạng thái của yêu cầu trong định dạng chế độ xem mà bạn chọn.
Các tùy chọn trạng thái trong ClickUp bao gồm:
- Yêu cầu mới
- Người đánh giá được chỉ định
- Kiểm tra định kỳ
- Bị từ chối
- Đối với triển khai
- Đã triển khai
Bạn cũng có thể tạo các trạng thái tùy chỉnh để phù hợp với quy trình của mình.
Khi yêu cầu thay đổi cuối cùng được phê duyệt, chỉ cần sử dụng thông tin đã có trong hệ thống để tạo Nhiệm vụ ClickUp để triển khai. Sau đó, theo dõi tiến độ của chúng cho đến khi hoàn thành.
Giao tiếp rõ ràng
ClickUp đơn giản hóa việc liên lạc trong dự án, loại bỏ email và các tài liệu dễ bị mất khác để nhóm của bạn có thể luôn đồng bộ.
Các tùy chọn chế độ xem và trạng thái mà chúng tôi đã thảo luận ở trên có thể giúp nhóm của bạn và các bên liên quan khác cập nhật nhanh chóng các yêu cầu thay đổi. Bạn cũng có thể thiết lập thông báo tự động kích hoạt khi trạng thái thay đổi.
Và với Vai trò và Quyền truy cập của người dùng, bạn có thể chọn ai được xem gì. Ví dụ: bạn có thể cấp cho các thành viên trong nhóm quyền truy cập vào tất cả các yêu cầu thay đổi mà bạn đang thực hiện, trong khi khách hàng chỉ có quyền truy cập vào các dự án mà họ tham gia.
ClickUp còn có thể làm gì khác?
Khả năng của ClickUp không chỉ có vậy. Là một công cụ quản lý dự án và năng suất hàng đầu, nó hợp lý hóa mọi khía cạnh của hoạt động kinh doanh, giúp bạn tiết kiệm năng lượng, thời gian và tiền bạc. 💸
Ví dụ:
- Đặt mục tiêu ClickUp và sử dụng chúng để phát triển chiến lược và kế hoạch dự án, sau đó theo dõi tiến độ thực hiện so với mục tiêu
- Tận dụng thư viện mẫu phong phú để viết phạm vi dự án, lập kế hoạch truyền thông hoặc ngân sách, hoặc cập nhật tiến độ dự án cho các bên liên quan
- Sử dụng trợ lý viết AI của ClickUp để soạn thảo và quản lý các đề xuất của bạn hoặc tạo nội dung mạng xã hội có mục tiêu
- Tự động hóa tất cả các dự án của bạn với các mẫu quản lý dự án giúp bạn lập kế hoạch, sắp xếp thứ tự ưu tiên, triển khai và theo dõi tiến độ
- Trò chuyện với nhóm của bạn trong thời gian thực hoặc không đồng bộ, bất kể họ đang ở đâu
- Luôn nắm rõ tất cả các dự án và công việc của bạn với Bảng điều khiển ClickUp có thể tùy chỉnh
- Kết nối ClickUp với các yếu tố khác trong hệ thống công nghệ của bạn bằng một loạt các tích hợp, bao gồm Asana, Google Drive, Slack, Teams, HubSpot hoặc Microsoft Outlook
Tối ưu hóa Yêu cầu thay đổi với các công cụ phù hợp
Yêu cầu thay đổi là đề xuất sửa đổi kế hoạch dự án, sản phẩm hoặc hệ thống. Chúng gần như không thể tránh khỏi trong bất kỳ dự án hoặc hoạt động kinh doanh nào và có thể ảnh hưởng đến phạm vi, ngân sách và thời gian thực hiện dự án.
Để đảm bảo những tác động đó là tích cực chứ không gây gián đoạn, bạn cần một hệ thống yêu cầu thay đổi được quản lý tốt. Một hệ thống giúp dễ dàng gửi yêu cầu, theo dõi tiến độ và duy trì trách nhiệm giải trình rõ ràng và minh bạch trong suốt quá trình.
ClickUp làm tất cả những việc này và hơn thế nữa. Từ biểu mẫu yêu cầu thay đổi có thể tùy chỉnh cho đến phê duyệt và triển khai, ClickUp hợp lý hóa quy trình quản lý thay đổi, giúp bạn tiết kiệm thời gian, tiền bạc và rắc rối. 🤩