họ nói: "Chỉ là một chỉnh sửa nhỏ thôi". Nhưng những chỉnh sửa nhỏ thường có xu hướng phát triển thành sự chậm trễ, vượt ngân sách và sự nhầm lẫn trong toàn nhóm.
Nghe quen thuộc? Đó là sự hỗn loạn khi thực hiện một dự án mà không có kế hoạch vững chắc.
Điểm chuẩn phạm vi là lưới an toàn của bạn. Nó phân định ranh giới giữa những gì thuộc phạm vi và những gì không thuộc phạm vi. Vì vậy, khi những yêu cầu vào phút chót hoặc cắt giảm ngân sách bất ngờ xuất hiện, bạn có thể duy trì tiến độ và đưa ra quyết định thông minh hơn.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách tạo và quản lý cơ sở tham chiếu phạm vi để giữ cho dự án của bạn ổn định, bất kể có bất kỳ trở ngại nào xảy ra.
⏰ Tóm tắt 60 giây
- Điểm chuẩn phạm vi xác định rõ ràng các mục tiêu, kết quả mong đợi, ranh giới, hạn chế và các loại trừ của dự án, đảm bảo sự phù hợp với kỳ vọng của các bên liên quan
- Nó bao gồm tuyên bố phạm vi dự án, Cấu trúc phân chia công việc (WBS) và từ điển WBS, trong đó nêu chi tiết các công việc và trách nhiệm. Cùng nhau, chúng tạo thành nền tảng của đường cơ sở và đơn giản hóa việc lập kế hoạch dự án
- ClickUp giúp quản lý cơ sở phạm vi thông qua các tính năng quản lý công việc nâng cao và cộng tác thời gian thực
Khung cơ sở phạm vi là gì?
Điểm chuẩn phạm vi là một thỏa thuận chính thức giúp các bên liên quan thống nhất về phạm vi, mục tiêu, kết quả mong đợi và các hạn chế của dự án. Điểm chuẩn phạm vi thường bao gồm các yếu tố sau:
- Tài nguyên dự án: Chi tiết về nhân lực, công cụ và vật liệu cần thiết để thực hiện
- Dòng thời gian dự án: Chỉ định thời hạn và cột mốc để theo dõi tiến độ
- Kết quả dự án: Phác thảo kết quả hoặc sản phẩm dự kiến của dự án
- Ranh giới dự án: Làm rõ những gì được bao gồm và loại trừ các mục ngoài phạm vi
- Các bên liên quan chính: Danh sách các cá nhân hoặc nhóm có lợi ích trong dự án
- Hạn chế về nguồn lực: Nêu rõ các giới hạn như ngân sách, nguồn lực sẵn có hoặc thời gian
Tài liệu cơ sở dự án này là điểm tham chiếu quan trọng trong suốt vòng đời dự án. Các nhóm có thể theo dõi tiến độ và so sánh kết quả thực tế với phạm vi kế hoạch.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Để tránh những bất ngờ giữa dự án, hãy xem lại cơ sở tham chiếu phạm vi với tất cả các bên liên quan trước khi bắt đầu.
Tại sao cơ sở tham chiếu phạm vi lại quan trọng trong quản lý dự án?
Bạn đã bao giờ có khách hàng yêu cầu một "thay đổi nhỏ" mà cuối cùng lại khiến công việc kéo dài thêm ba tuần? Đúng vậy, đó là lý do tại sao chúng ta cần cơ sở tham chiếu phạm vi — để ngăn chặn những bất ngờ khó lường.
Cơ sở phạm vi là xương sống của bất kỳ dự án nào, giúp điều chỉnh mục tiêu, quản lý kỳ vọng và giữ mọi thứ đi đúng hướng. Cài đặt ranh giới rõ ràng và ngăn chặn những bất ngờ là điều quan trọng để điều hướng sự phức tạp và đảm bảo thành công. Dưới đây là cách thực hiện:
- Xác định rõ kỳ vọng: Thiết lập sự hiểu biết chung về mục tiêu, kết quả mong đợi và ranh giới của dự án cho tất cả các bên liên quan
- Hỗ trợ theo dõi tiến độ: Hoạt động như một điểm chuẩn để so sánh các hoạt động đã kế hoạch với hiệu suất thực tế
- Giảm thiểu sự mở rộng phạm vi: Giúp phát hiện và kiểm soát các thay đổi hoặc mở rộng phạm vi không được phép
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân bổ nguồn lực: Đảm bảo thời gian, ngân sách và nhân lực được sử dụng hiệu quả trong các giới hạn đã định
- Cải thiện giao tiếp giữa các bên liên quan: Cung cấp thỏa thuận được ghi lại bằng văn bản, giảm thiểu hiểu lầm và thúc đẩy sự hợp tác
- Hỗ trợ quản lý rủi ro: Xác định rõ ràng các ràng buộc và giới hạn, giúp xác định sớm các rủi ro tiềm ẩn
Ví dụ: Đối với dự án thiết kế lại trang web công ty, các thành phần cơ sở phạm vi bao gồm:
- Kết quả đầu ra: Một trang web đáp ứng với mười trang, tối ưu hóa SEO và tích hợp CRM
- Dòng thời gian: 3 tháng với các đánh giá cột mốc 4 tuần một lần
- Giới hạn: Các tính năng thương mại điện tử hoặc tạo/lập nội dung bổ sung không được bao gồm
- Hạn chế: Ngân sách 50.000 đô la và nhóm gồm 5 người
Vào giữa dự án, nhóm tiếp thị yêu cầu thêm một phần blog. Người quản lý dự án tham khảo cơ sở tham chiếu phạm vi, xác nhận rằng yêu cầu này nằm ngoài phạm vi và hoãn lại đến giai đoạn sau để dự án tiếp tục diễn ra theo kế hoạch và trong phạm vi ngân sách.
Cơ sở phạm vi so với sự mở rộng phạm vi
Điểm chuẩn phạm vi và phạm vi mở rộng có liên quan chặt chẽ với nhau nhưng phục vụ các mục đích khác nhau.
Trong khi cơ sở tham chiếu phạm vi xác định và khóa các ranh giới của dự án, phạm vi dự án bị mở rộng xảy ra khi các ranh giới đó bị kéo dài hoặc bỏ qua.
| Aspect | Cơ sở phạm vi | Mở rộng phạm vi |
| Mục đích | Đảm bảo sự thống nhất giữa các bên liên quan và cung cấp tài liệu tham khảo để theo dõi tiến độ dự án | Thường là vô ý, nhưng điều này làm gián đoạn trọng tâm của dự án và có thể dẫn đến chậm trễ hoặc vượt ngân sách |
| Kiểm soát | Được xác định rõ ràng, ghi chép đầy đủ và được tất cả các bên liên quan phê duyệt ngay từ đầu dự án | Thường xảy ra do thiếu kiểm soát phạm vi hoặc giao tiếp không đủ giữa các bên liên quan |
| Tác động | Giúp duy trì ngân sách, trọng tâm và dòng thời gian của dự án | Có thể làm chậm trễ dòng thời gian, tăng chi phí và giảm sự hài lòng của các bên liên quan |
| Ví dụ | Các kết quả chính của một chiến dịch tiếp thị bao gồm tạo ba quảng cáo trên mạng xã hội và một trang đích | Các bên liên quan yêu cầu thêm quảng cáo video mà không sửa đổi lịch trình hoặc ngân sách dự án |
🚀 Xác định phạm vi như một chuyên gia!
Bạn muốn có cách nhanh hơn để tạo phạm vi dự án?
Hãy thử Mẫu Bảng trắng Phạm vi Dự án ClickUp!
Lập bản đồ phạm vi của bạn một cách trực quan, cộng tác với nhóm của bạn trong thời gian thực và luôn đi trước phạm vi mở rộng — tất cả chỉ trong một nơi!
Các thành phần của cơ sở phạm vi
Điểm chuẩn phạm vi có ba thành phần chính, mỗi thành phần có một hàm cụ thể:
1. Tuyên bố phạm vi dự án: Xác định mục tiêu, kết quả mong đợi, ranh giới và hạn chế của dự án.
2. Cấu trúc phân chia công việc (WBS): Phân chia dự án thành các công việc nhỏ hơn, giúp dễ dàng quản lý và theo dõi tiến độ hơn.
3. Từ điển WBS: Cung cấp thông tin chi tiết cho từng công việc trong WBS, bao gồm mô tả, tài nguyên, chi phí, dòng thời gian và trách nhiệm.
Các thành phần này kết hợp với nhau cung cấp một bản tóm tắt rõ ràng, ngắn gọn về phạm vi dự án, để mọi người đều biết chính xác những gì được yêu cầu và mong đợi.
Cách tạo cơ sở tham chiếu phạm vi?
Xây dựng cơ sở tham chiếu phạm vi là một quy trình có cấu trúc, tạo tiền đề cho việc thực hiện dự án suôn sẻ. Dưới đây là cách tạo cơ sở tham chiếu phạm vi hiệu quả:
Bước 1: Phát triển một tuyên bố phạm vi rõ ràng và chi tiết
Một tuyên bố phạm vi được viết tốt sẽ đặt nền tảng cho dự án của bạn, đảm bảo tất cả các bên liên quan đều thống nhất về các mục tiêu và mục đích. Các thành phần chính của nó bao gồm:
- Mục tiêu dự án: Mục đích hoặc mục tiêu của dự án
- Kết quả dự án: Kết quả hoặc sản phẩm cụ thể mà dự án sẽ mang lại
- Nội dung bao gồm và không bao gồm: Những gì là một phần của sản phẩm đầu ra và những gì không
- Hạn chế: Ngân sách, dòng thời gian, tài nguyên hoặc bất kỳ yếu tố giới hạn nào
- Giả định: Các điều kiện hoặc tình huống có thể ảnh hưởng đến việc thực hiện dự án
- Tiêu chí chấp nhận: Các tiêu chuẩn xác định liệu một sản phẩm có đáp ứng được kỳ vọng hay không
Sau khi soạn thảo, hãy xem xét lại với tất cả các bên liên quan quan trọng, bao gồm các nhóm nội bộ, cộng tác viên bên ngoài và những người ra quyết định. Thu thập phản hồi của họ để đảm bảo sự thống nhất, củng cố kỳ vọng và giảm thiểu khả năng xảy ra tranh chấp hoặc hiểu lầm trong tương lai.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng ClickUp Docs để tập trung tuyên bố phạm vi của bạn, cho phép chỉnh sửa và cộng tác theo thời gian thực.
Ví dụ: Đối với dự án chiến dịch tiếp thị, tuyên bố phạm vi bao gồm các mục tiêu như khởi chạy chiến dịch quảng cáo trên mạng xã hội trên ba nền tảng và tạo một trang đích. Các loại trừ bao gồm các phương tiện bổ sung như quảng cáo video hoặc hợp tác với người có ảnh hưởng ngoài ngân sách hiện tại và các hạn chế về dòng thời gian.
Bước 2: Phân chia dự án thành các công việc bằng cách sử dụng WBS
Bước tiếp theo là cấu trúc dự án thành các công việc nhỏ hơn, dễ quản lý hơn bằng cách sử dụng Cấu trúc phân chia công việc (WBS). Khung hình ảnh này ghi lại mọi công việc trong dự án và trở thành nền tảng cho việc lập lịch, lập ngân sách và phân bổ nguồn lực.
- Công việc cấp cao nhất (gói dự án): Các sản phẩm lớn hơn hoặc các thành phần chính của dự án
- Công việc cấp thấp hơn (gói công việc): Các mục có thể thực hiện trong mỗi gói dự án, chia nhỏ các kết quả đầu ra thành các công việc có thể quản lý được
Đối với các dự án phức tạp hơn, các gói dự án có thể được chia thành các gói phụ hoặc nhiều gói công việc.
Dưới đây là một ví dụ tuyệt vời về WBS cho một dự án nghiên cứu thị trường:
Để đơn giản hóa việc tạo WBS của riêng bạn, Mẫu cấu trúc phân chia công việc ClickUp cung cấp một khung hình ảnh và có hệ thống để chia nhỏ các dự án thành các mục tiêu nhỏ hơn, có thể thực hiện được.
Hướng dẫn này phù hợp với nhiều ngành và loại dự án khác nhau, giúp các nhóm:
- Giữ thứ tự công việc: Cho dù bạn đang sắp xếp các ưu tiên hay phân loại công việc theo mức độ phức tạp, Trường Tùy chỉnh của mẫu giúp ban chỉ đạo dự án dễ dàng sắp xếp mọi thứ ở một nơi
- Hiển thị tiến độ trong nháy mắt: Với các trạng thái công việc như 'Chưa bắt đầu', 'Đang tiến hành' và 'Hoàn thành', bạn có thể dễ dàng xem tình hình công việc mà không cần phải tìm kiếm trong vô số bản cập nhật
- Thích ứng với nhu cầu kinh doanh: Cần một cái nhìn tổng quan? Chế độ xem Biểu đồ Gantt vạch ra dòng thời gian và các mối phụ thuộc. Thích chi tiết hơn? Chế độ xem Danh sách công việc phân tích tất cả chi tiết
- Tập hợp các nhóm lại với nhau: Quên đi những chuỗi email lộn xộn — cập nhật thời gian thực giúp mọi người cùng đồng bộ và hợp tác dễ dàng hơn
Cho dù bạn đang quản lý việc ra mắt sản phẩm hay lên kế hoạch cho một sự kiện, mẫu này sẽ giúp bạn nắm rõ mọi chi tiết mà không cảm thấy quá tải. Một khi đã thử, bạn sẽ tự hỏi làm thế nào mình có thể quản lý dự án mà không có nó. 😎
Bước 3: Ghi chép từ điển WBS để làm rõ từng công việc
Từ điển WBS là tài liệu tham khảo chi tiết giải thích từng công việc trong Cấu trúc phân chia công việc (WBS) để mọi người đều biết công việc cần làm. Từ điển này giúp xóa bỏ mọi sự không chắc chắn về việc cần làm và cách thực hiện.
Dưới đây là những nội dung chính thường bao gồm:
- Tiêu đề của dự án hoặc gói công việc
- Mô tả về giới hạn phạm vi, sản phẩm đầu ra và các nội dung không bao gồm
- Tên và thông tin liên hệ của các nhóm, cá nhân hoặc tổ chức được chỉ định
- Tiêu chí chấp nhận đối với các sản phẩm, bao gồm kỳ vọng về chất lượng, yêu cầu về vật lý và chức năng, và người phê duyệt được chỉ định
- Ngày bắt đầu/kết thúc dự án, cột mốc và các yếu tố phụ thuộc
- Các mối đe dọa tiềm ẩn và chiến lược để đối phó với chúng
Tuy nhiên, tạo cơ sở tham chiếu phạm vi chỉ là điểm khởi đầu. Để quản lý và tinh chỉnh hiệu quả khi dự án tiến độ, bạn cần một nền tảng để theo dõi các thay đổi, điều phối các nhóm và đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch.
Ví dụ: Trong Từ điển WBS, bao gồm các chi tiết như:
- Tên công việc: Thiết kế lại trang chủ
- Nhóm được chỉ định: Nhóm thiết kế
- Dòng thời gian: 2 tuần
- Sản phẩm đầu ra: Mô hình sơ đồ và bản thiết kế demo
Quản lý cơ sở phạm vi của bạn một cách dễ dàng với ClickUp
Quản lý cơ sở phạm vi không phải là việc phức tạp, đặc biệt là khi bạn có ClickUp trong tầm tay.
Nền tảng quản lý dự án này không chỉ theo dõi các công việc mà còn cung cấp cho bạn các công cụ để giám sát các yếu tố cốt lõi của dự án trong thời gian thực, đảm bảo bạn luôn đi đúng hướng và phù hợp với mục tiêu ban đầu.
Với ClickUp, bạn có thể ghi lại cơ sở phạm vi của mình, từ kết quả đầu ra đến thời hạn, tất cả ở một nơi. Nhưng điều khiến nó trở nên khác biệt là cách nó giúp bạn dễ dàng duy trì tiến độ. Với các bản cập nhật thời gian thực và chế độ xem có thể tùy chỉnh, bạn có thể theo dõi mọi thay đổi, lớn hay nhỏ, ngay khi chúng xảy ra.
Điều đó có nghĩa là không còn những bất ngờ vào phút chót hay dự án bị lệch hướng — chỉ còn tiến độ suôn sẻ, minh bạch để đạt được mục tiêu cuối cùng.
Hãy cùng tìm hiểu cách thực hiện.
Soạn thảo và lưu trữ cơ sở phạm vi trong ClickUp Docs
Sử dụng ClickUp Docs để dễ dàng tạo và lưu trữ tuyên bố phạm vi, kết quả đầu ra, loại trừ và hạn chế trong một tài liệu tập trung. Nó cũng cho phép cộng tác, để các thành viên trong nhóm có thể cung cấp ý kiến hoặc đề xuất chỉnh sửa trong thời gian thực.
Ngoài khả năng cộng tác, các tính năng bảo mật và kiểm soát chỉnh sửa của ClickUp mang đến sự an tâm cho người dùng. Chia sẻ phạm vi cơ bản của bạn với các bên liên quan bằng các liên kết an toàn và kiểm soát quyền truy cập để đảm bảo chỉ các thành viên được ủy quyền trong nhóm mới có thể xem hoặc chỉnh sửa.
Ngoài ra, với lịch sử phiên bản đầy đủ, bạn có thể theo dõi các thay đổi theo thời gian, đảm bảo mọi chi tiết được bảo toàn khi dự án phát triển. Cho dù bạn đang trong giai đoạn lập kế hoạch hay cần xem lại các quyết định trong quá khứ, ClickUp Docs sẽ giữ cho cơ sở tham chiếu phạm vi của bạn an toàn, minh bạch và cập nhật.
Tổ chức quy trình của bạn với Nhiệm vụ ClickUp
Với Nhiệm vụ ClickUp, bạn có thể chia nhỏ các dự án phức tạp thành các đơn vị nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Mỗi nhiệm vụ có thể được gán một phạm vi, mục tiêu và dòng thời gian cụ thể.
Ví dụ: trong một dự án thiết kế lại trang web, bạn có thể tạo các công việc như:
- Thiết kế lại trang chủ
- Cập nhật trang sản phẩm
- Tích hợp Giỏ hàng
Mỗi công việc đại diện cho một kết quả quan trọng và giúp xác định phạm vi cốt lõi của dự án.
Khi dự án tiến độ, bạn có thể chia nhỏ công việc hơn nữa bằng cách tạo các công việc con để nắm bắt thêm chi tiết hoặc các dự án con:
- Cập nhật thư viện hình ảnh sản phẩm
- Kiểm tra khả năng tương thích trên thiết bị di động
Cấu trúc này đảm bảo mọi khía cạnh của dự án đều được theo dõi, giữ mọi thứ phù hợp với mục tiêu ban đầu và ngăn chặn sự mở rộng phạm vi.
Đặt mục tiêu với ClickUp Goals
Với ClickUp Goals, bạn có thể:
- Xác định mục tiêu: Đặt mục tiêu dự án cấp cao để cung cấp cho nhóm của bạn một mục tiêu cụ thể để tập trung vào và đảm bảo mọi người đều biết họ đang làm việc để đạt được điều gì
- Theo dõi tiến độ: Liên kết các công việc và cột mốc của bạn trực tiếp với mục tiêu để bạn có thể thấy mọi thứ liên quan đến bức tranh tổng thể như thế nào
- Giám sát các thay đổi về phạm vi: Nếu phạm vi thay đổi trong quá trình thực hiện, ClickUp Goals cho phép bạn phát hiện các thay đổi ngay khi chúng xảy ra. Không cần phải chờ vấn đề trở nên nghiêm trọng, bạn có thể điều chỉnh ngay lập tức
- Luôn cập nhật thông báo: Thiết lập cảnh báo tùy chỉnh để luôn cập nhật tiến độ mục tiêu và cột mốc. Cho dù đó là nhiệm vụ sắp hoàn thành hay cập nhật mục tiêu, ClickUp Goals luôn giúp bạn cập nhật thông tin
Tăng giá trị với ClickUp TargetsĐưa việc theo dõi mục tiêu lên một tầm cao mới bằng cách cài đặt các mục tiêu có thể đo lường được:
🔢 Mục tiêu số: Đặt các kết quả cụ thể như "Hoàn thành mười mô hình thiết kế" hoặc "Phát triển năm nhân vật người dùng" để đảm bảo các cột mốc quan trọng của dự án được đạt được
✅ Mục tiêu Đúng/Sai: Theo dõi các cột mốc như 'Đã nhận được sự chấp thuận của khách hàng' hoặc 'Đã hoàn thành thử nghiệm cuối cùng' và đánh dấu khi chúng đã hoàn thành
Hợp lý hóa sự hợp tác giữa các bên liên quan với ClickUp Chat
ClickUp Chat không chỉ là một ứng dụng nhắn tin — nó là một không gian cộng tác thời gian thực, nơi các nhóm và các bên liên quan có thể tập hợp lại để quản lý các cập nhật cơ sở phạm vi một cách chính xác và nhanh chóng.
Dưới đây là cách thực hiện:
💡 Ghi lại các thay đổi phạm vi ngay lập tức: Khi thảo luận về việc điều chỉnh phạm vi trong Trò chuyện, hãy chuyển cuộc hội thoại thành công việc ngay lập tức. Ví dụ: nếu các bên liên quan quyết định thêm một sản phẩm mới hoặc điều chỉnh dòng thời gian, bạn có thể tạo công việc trong thời gian thực để cập nhật các đường cơ sở phạm vi dự án mà không bỏ sót bất kỳ thông tin nào.
🔄 Tập trung các cuộc thảo luận: Giữ tất cả các cuộc hội thoại về thay đổi phạm vi ở một nơi. Sử dụng các chủ đề để theo dõi các cập nhật về công việc hoặc cột mốc cụ thể liên quan đến cơ sở phạm vi để mọi quyết định và cuộc thảo luận đều dễ dàng truy cập và được ghi lại.
✅ Giải quyết vấn đề một cách chủ động: Các nhóm có thể đánh dấu các rủi ro hoặc xung đột về phạm vi tiềm ẩn trong Trò chuyện và cùng nhau đưa ra các giải pháp. Ví dụ: nếu một phụ thuộc đe dọa đến dòng thời gian của sản phẩm, nó có thể được xác định và giải quyết ngay lập tức.
Với ClickUp Chat, tất cả các cuộc thảo luận về phạm vi được tập trung và có thể thực hiện được, liên kết trực tiếp với các nhiệm vụ và mục tiêu. Điều này đảm bảo rằng các thay đổi được ghi lại và các thành viên trong nhóm luôn chịu trách nhiệm trong suốt dự án.
Bắt đầu nhanh chóng với các mẫu có sẵn của ClickUp
Bạn cũng có thể bắt đầu với các mẫu phạm vi dự án sẵn có để tiết kiệm thời gian và tránh phải bắt đầu từ đầu.
Mẫu Kế hoạch Quản lý Phạm vi của ClickUp cung cấp một khung cấu trúc để quản lý các thay đổi phạm vi, theo dõi tài nguyên và xác định các rủi ro tiềm ẩn ảnh hưởng đến kết quả dự án.
Dưới đây là cách nó có thể giúp bạn:
- Theo dõi thời gian: Theo dõi thời gian dành cho các công việc như 'Phát triển nguyên mẫu ứng dụng'. So sánh thời gian thực tế với ước lượng để đảm bảo dự án đi đúng hướng
- Phụ thuộc: Đặt mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc, chẳng hạn như công việc "Hoàn thiện thiết kế" phụ thuộc vào "Xem xét thiết kế ban đầu" để duy trì quy trình làm việc không bị tắc nghẽn
- Thông báo công việc: Nhận thông báo tự động về sự chậm trễ hoặc thay đổi phạm vi, chẳng hạn như khi một nhiệm vụ như 'Phê duyệt logo cuối cùng' bị chậm tiến độ; Tự động hóa ClickUp đảm bảo rằng nhóm có thể hành động nhanh chóng
Quản lý thay đổi đối với phạm vi cơ sở
Yêu cầu thay đổi bất ngờ là điều không thể tránh khỏi trong một dự án. Cho dù đó là khách hàng yêu cầu thêm tính năng vào phút chót, các bên liên quan thay đổi ưu tiên hay những trở ngại không lường trước được, việc quản lý những thay đổi này một cách hiệu quả là rất quan trọng cho sự thành công của dự án.
Đó chính là lúc một phương pháp tiếp cận có cấu trúc rõ ràng giúp quản lý các thay đổi phạm vi một cách hiệu quả, đồng thời giảm thiểu sự hỗn loạn, sai sót trong giao tiếp và việc vi phạm thời hạn.
Quy trình kiểm soát thay đổi
Khung hệ thống này xác định, đánh giá và quản lý các thay đổi đối với phạm vi, dòng thời gian, ngân sách hoặc kết quả dự án. Nó thường bao gồm các bước khóa sau:
1. Gửi yêu cầu thay đổi: Ghi lại thay đổi được đề xuất, bao gồm lý do, lợi ích tiềm năng và tác động dự kiến đối với các chỉ số dự án.
2. Đánh giá thay đổi: Phân tích tác động của thay đổi đối với chi phí, thời gian, nguồn lực và mục tiêu tổng thể của dự án.
3. Phê duyệt hoặc từ chối: Người quản lý dự án hoặc cơ quan có thẩm quyền được chỉ định sẽ xem xét đánh giá và quyết định có tiếp tục thực hiện thay đổi hay không.
4. Thực hiện thay đổi: Để thực hiện, hãy cập nhật cơ sở dự án, thông báo thay đổi cho các bên liên quan, kết hợp thay đổi vào kế hoạch dự án và xin phê duyệt cơ sở phạm vi đã sửa đổi.
5. Theo dõi tác động: Theo dõi thay đổi đã thực hiện để đảm bảo rằng nó phù hợp với mong đợi và không gây ra rủi ro không lường trước được.
Với quy trình kiểm soát dự án chính thức, các nhóm có thể giảm thiểu sự gián đoạn, kiểm soát rủi ro và duy trì sự phù hợp với các mục tiêu của dự án.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Áp dụng 'đóng băng thay đổi' tại các cột mốc quan trọng của dự án. Ví dụ: thời gian không thay đổi trong giai đoạn cuối của thiết kế hoặc phát triển chỉ cho phép những thay đổi cần thiết để các nhóm có thể tập trung vào các kết quả quan trọng và giảm thiểu sự thay đổi phạm vi.
Tác động đến các chỉ số dự án
Hãy tưởng tượng một dự án trong đó việc thêm các tính năng thiết kế bổ sung làm tăng khối lượng công việc cho nhóm phát triển. Điều này có thể dẫn đến:
- Chi phí cao hơn: Các tính năng bổ sung yêu cầu thêm tài nguyên, dẫn đến tăng chi phí
- Dòng thời gian dài hơn: Các tính năng bổ sung kéo dài các giai đoạn thiết kế, phát triển và thử nghiệm, gây ra sự chậm trễ
- Tác động đến chất lượng: Công việc gấp rút do sự phức tạp gia tăng có thể dẫn đến bỏ sót các vấn đề, gây ra lỗi trong sản phẩm cuối cùng
Dưới đây là cách để tránh điều này:
- Sử dụng thời gian dự phòng: Tạo "bảo hiểm thời gian" bằng cách phân bổ thêm giờ cho những thay đổi không lường trước để tránh gián đoạn dòng thời gian dự án của bạn
- Tận dụng nguồn lực chung: Khai thác thế mạnh của nhóm hoặc phân phối lại khối lượng công việc để giảm chi phí và giữ ngân sách trong phạm vi cho phép mà không ảnh hưởng đến chất lượng
- Áp dụng phương pháp kiểm tra 'an toàn': Thực hiện quy trình kiểm tra theo từng cấp, trong đó mỗi phạm vi mới được thêm vào sẽ trải qua một cuộc kiểm tra nhanh, cấp cao trước khi được đánh giá chất lượng chi tiết. Điều này giúp phát hiện sớm các vấn đề lớn và duy trì chất lượng mà không gây ra sự chậm trễ
Lợi ích của một phạm vi cơ sở được định nghĩa rõ ràng
Một cơ sở tham chiếu phạm vi rõ ràng giúp dự án của bạn đi đúng hướng. Hãy xem cách thực hiện:
- Kiểm soát dự án được cải thiện: Với các kết quả và dòng thời gian rõ ràng, các nhà quản lý dự án có thể theo dõi tiến độ và thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết
- Nâng cao sự hài lòng của các bên liên quan: Kỳ vọng rõ ràng sẽ giúp các bên liên quan hài lòng hơn khi dự án đáp ứng hoặc vượt quá kỳ vọng của họ
- Ra quyết định nhanh hơn: Hướng dẫn phạm vi rõ ràng cho phép các nhóm đưa ra quyết định nhanh chóng, sáng suốt
- Nỗ lực của nhóm được thống nhất: Phạm vi được xác định rõ ràng giúp mọi người cùng hiểu nhau, thúc đẩy sự hợp tác và đẩy nhanh tiến độ thực hiện
- Dự toán chính xác: Giúp duy trì các ước tính tài chính thực tế và ngăn chặn chi phí phát sinh không mong muốn
Vượt qua các thách thức tiềm ẩn trong việc tạo và quản lý cơ sở phạm vi
Khi phát triển cơ sở tham chiếu phạm vi, thách thức là điều không thể tránh khỏi, nhưng với phương pháp phù hợp, bạn có thể giải quyết chúng và duy trì tiến độ. Dưới đây là cách thực hiện:
1. Mục tiêu dự án không rõ ràng
Nếu mục tiêu của dự án không được xác định rõ ràng, sẽ rất khó để tạo ra phạm vi rõ ràng và có thể đo lường được. Điều này có thể dẫn đến phạm vi dự án bị mở rộng và các ưu tiên không phù hợp.
Để khắc phục vấn đề này:
✅ Đảm bảo tất cả các bên liên quan đồng ý về các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được
✅ Ghi lại các mục tiêu trong bản điều lệ dự án đề cập đến các mục tiêu, hạn chế và giả định
✅ Đánh giá lại các mục tiêu ở các giai đoạn quan trọng của dự án để đảm bảo sự phù hợp và điều chỉnh nếu cần thiết
2. Sự thiếu nhất quán giữa các bên liên quan
Các bên liên quan khác nhau có thể có quan điểm trái chiều về các ưu tiên và kết quả dự án, khiến việc phát triển một cơ sở tham chiếu phạm vi thống nhất trở nên khó khăn. Điều này có thể dẫn đến sự không hài lòng và thay đổi trong quá trình thực hiện dự án.
Để tránh điều này:
✅ Tổ chức các cuộc thảo luận sớm để đồng bộ hóa kỳ vọng của tất cả các bên và thu thập ý kiến đóng góp
✅ Tập trung thông tin liên lạc và tài liệu dự án để đảm bảo tính minh bạch
✅ Giữ cho tất cả các bên liên quan được thông báo về tiến độ dự án để có thể giải quyết sớm mọi sự không phù hợp
3. Thu thập yêu cầu không đầy đủ
Việc không thu thập đầy đủ các yêu cầu có thể dẫn đến phạm vi không đầy đủ, gây ra sự mở rộng phạm vi hoặc chậm trễ dự án. Các yêu cầu bị thiếu thường chỉ trở nên rõ ràng sau khi dự án đã được triển khai.
Để thực hiện điều này:
✅ Tiến hành các cuộc phỏng vấn và hội thảo kỹ lưỡng với các bên liên quan và thành viên nhóm để thu thập tất cả các yêu cầu có liên quan
✅ Đảm bảo các yêu cầu đã thu thập phù hợp với nhu cầu của các bên liên quan trước khi tiếp tục
✅ Xác định cách xử lý các yêu cầu mới hoặc bị bỏ sót sau khi dự án đã bắt đầu
4. Quản lý nhiều thay đổi cùng lúc
Khi nhiều thay đổi về phạm vi xảy ra cùng một lúc, việc quản lý chúng một cách hiệu quả có thể trở nên rất khó khăn. Điều này có thể dẫn đến sự chậm trễ trong việc đánh giá và phê duyệt các thay đổi, khiến dự án bị chậm tiến độ.
Để xử lý điều này:
✅ Đánh giá và xử lý các thay đổi dựa trên mức độ cấp bách và tác động để tránh trì hoãn
✅ Triển khai hệ thống yêu cầu thay đổi để đơn giản hóa quy trình phê duyệt với các tiêu chí rõ ràng
✅ Chỉ định một nhóm hoặc cá nhân để quản lý và theo dõi nhiều thay đổi một cách hiệu quả
Cài đặt cơ sở phạm vi vững chắc để dự án thành công với ClickUp
Chúng ta đều biết rằng trong các dự án phức tạp, mọi thứ rất dễ mất kiểm soát. Một thay đổi nhỏ ở đây, một sự thay đổi ưu tiên ở kia, và đột nhiên, dự án của bạn dường như đang trôi xa khỏi tầm nhìn ban đầu.
ClickUp giúp việc xác định, quản lý và tuân thủ cơ sở phạm vi của bạn trở nên dễ dàng hơn nhiều. Với ClickUp Docs, bạn có thể lập bản đồ mọi thứ — mục tiêu, kết quả mong đợi và thời hạn — ở một nơi — không còn nhầm lẫn hay phải tìm kiếm chi tiết.
Mục tiêu ClickUp đảm bảo rằng mọi công việc, dù nhỏ đến đâu, cũng phù hợp với mục tiêu lớn hơn của bạn. Khi có thay đổi (vì thay đổi luôn xảy ra), Trò chuyện ClickUp cho phép bạn cộng tác với các bên liên quan trong thời gian thực, tự động tạo công việc để luôn nắm bắt các điều chỉnh phạm vi.
Ngoài ra, với các mẫu có sẵn của ClickUp, bạn sẽ có được một khung cấu trúc để bắt đầu cơ sở tham chiếu phạm vi và giữ cho dự án của bạn tiến triển suôn sẻ.
Sẵn sàng để đi trước sự mở rộng phạm vi và đảm bảo dự án của bạn đi đúng hướng? Đăng ký ClickUp ngay hôm nay.