Khóa học cấp tốc về cơ sở dự án: Cơ sở dự án là gì và cách thiết lập cơ sở dự án

Cho dù là cải tạo phòng tắm hay bắt đầu một chuyến du lịch vòng quanh thế giới, bạn đều cần một lộ trình chi tiết về kế hoạch của mình. Lộ trình này sẽ hướng dẫn bạn đến mục tiêu và tính đến mọi vấn đề tiềm ẩn mà bạn có thể gặp phải. Nó cũng đóng vai trò như một điểm tham chiếu — bạn có thể tham khảo nó thỉnh thoảng để xem mình đã tiến được bao xa. 🗺️

Trong quản lý dự án, lộ trình này được gọi là đường cơ sở dự án. Đây là cơ sở để đưa ra quyết định sáng suốt, quản lý kỳ vọng và đánh giá thành công của dự án so với mục tiêu và mục tiêu ban đầu.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích điểm chuẩn dự án là gì và tại sao nó lại quan trọng đối với việc quản lý dự án thành công. Chúng tôi cũng sẽ cung cấp hướng dẫn từng bước để tạo điểm chuẩn đo lường hiệu suất nhằm thiết lập toàn bộ dự án của bạn để đạt được thành công.

Điểm chuẩn dự án là gì?

Điểm chuẩn dự án là điểm tham chiếu mà bạn sử dụng để đo lường mức độ thành công của dự án. Bạn thường thiết lập điểm chuẩn ngay từ giai đoạn lập kế hoạch dự án và tập trung vào ba yếu tố khóa:

Đường cơ sở dự án thường bị nhầm lẫn với mục tiêu dự án. Mặc dù hai thuật ngữ này có nhiều điểm tương đồng, nhưng điểm khác biệt quan trọng là đường cơ sở tập trung vào phân tích hiệu suất của dự án tại một thời điểm cụ thể, trong khi mục tiêu tập trung vào kết quả. Có thể nói rằng đường cơ sở dự án chứa thông tin giúp bạn đạt được mục tiêu dự án.

Lợi ích của việc có đường cơ sở dự án

Cài đặt đường cơ sở dự án mang lại nhiều lợi ích, chẳng hạn như:

Bạn có thể thay đổi đường cơ sở dự án không?

Vì việc cài đặt đường cơ sở dự án diễn ra sớm trong giai đoạn lập kế hoạch dự án, bạn có thể tự hỏi liệu có thể cập nhật đường cơ sở sau này để phản ánh những thay đổi cụ thể hay không. Về mặt kỹ thuật, bạn có thể làm điều đó, nhưng hãy nhớ rằng việc thay đổi đường cơ sở dự án có thể dẫn đến mất phương hướng, khiến bạn không có điểm tham chiếu rõ ràng để đo lường hiệu suất. 🧭

Thực tiễn tiêu chuẩn là chỉ cập nhật đường cơ sở dự án khi có thay đổi quan trọng. Ví dụ: nếu có bổ sung vào phạm vi dự án, có thể cần cập nhật lịch trình và chi phí.

Nếu bạn quyết định thay đổi đường cơ sở dự án đã được phê duyệt, hãy lưu phiên bản cũ. Bằng cách đó, bạn có thể so sánh các đường cơ sở và xác định chính xác hiệu suất của dự án.

Cách thiết lập đường cơ sở dự án và xác định lộ trình dự án trong 4 bước

Việc cài đặt đường cơ sở ban đầu nghe có vẻ dễ dàng — bạn ước tính phạm vi, chi phí và lịch trình của dự án, sau đó hy vọng rằng dự đoán của mình đủ chính xác để đạt được mục đích. Thực tế lại khác — bạn phải xem xét nhiều yếu tố và sử dụng các công cụ khác nhau để cài đặt đường cơ sở dự án thực tế và hữu ích.

Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn qua quá trình này và cho bạn thấy ClickUp, một nền tảng quản lý dự án và năng suất tất cả trong một, có thể giúp bạn thiết lập các dự án cơ sở thực tế như thế nào. 💪

Bước 1: Xác định phạm vi dự án của bạn

Hành trình tạo ra đường cơ sở dự án của bạn bắt đầu bằng việc xác định phạm vi dự án. Điều này có nghĩa là xác định mọi thứ liên quan đến dự án của bạn, bao gồm công việc, công việc con, kết quả đầu ra, rủi ro tiềm ẩn và hạn chế. Trong một số trường hợp, bạn cũng có thể đề cập đến những điều không bao gồm, tức là chỉ định những gì dự án của bạn không bao gồm.

Bằng cách phác thảo phạm vi dự án, bạn sẽ thiết lập ranh giới rõ ràng, giữ dự án đi đúng hướng, phát hiện sớm các rủi ro tiềm ẩn và quản lý kỳ vọng của các bên liên quan như một chuyên gia. 🤓

Cách tốt nhất để xác định phạm vi dự án của bạn là viết bản tuyên bố phạm vi. Tài liệu quý giá này sẽ là cơ sở cho kế hoạch dự án của bạn. Tài liệu này phải toàn diện và súc tích, không để lại chỗ cho những hiểu lầm và giả định.

Về định dạng, nhiều nhà quản lý dự án chọn trình bày bản tuyên bố phạm vi dự án dưới dạng danh sách để dễ đọc và dễ tìm kiếm, nhưng bạn và nhóm của bạn có thể thích bố cục khác phù hợp hơn với phong cách làm việc và nhu cầu của mình.

Khám phá phạm vi dự án với ClickUp

Để toàn bộ quá trình xác định phạm vi trở nên dễ quản lý hơn, bạn có thể sử dụng một số công cụ tuyệt vời của ClickUp để điều chỉnh các tuyên bố phạm vi hàng đầu.

Việc tạo bản tuyên bố phạm vi là nỗ lực của cả nhóm, vì vậy bạn cần các tùy chọn cộng tác hàng đầu. May mắn thay, ClickUp có hơn một vài tùy chọn trong kho của mình. Ví dụ, bạn có thể sử dụng Bảng trắng ClickUp, các khung vẽ kỹ thuật số được thiết kế để đưa cộng tác thời gian thực lên một tầm cao mới.

Bảng trắng là công cụ hoàn hảo để brainstorming và thổi hồn vào ý tưởng của bạn. Nhờ tính năng chỉnh sửa trực tiếp, mọi người đều có thể theo dõi cùng một trang và tham gia tích cực vào quá trình xác định phạm vi dự án. Mời các thành viên nhóm có liên quan tham gia Bảng trắng ClickUp và thảo luận về phạm vi dự án sau khi xem xét các yếu tố liên quan.

Giữ các tài liệu dự án cốt lõi của bạn được sắp xếp hợp lý trong ClickUp Docs

Đã hoàn thành việc động não? Đã đến lúc ghi lại các quyết định của bạn bằng ClickUp Docs, trình chỉnh sửa văn bản và nền tảng quản lý tài liệu độc đáo của nền tảng này. Sử dụng nó để tạo, chia sẻ, chỉnh sửa và lưu trữ các tài liệu quan trọng.

Tài liệu ClickUp là nơi lý tưởng để lưu trữ phạm vi dự án của bạn. Thêm nhóm của bạn vào Tài liệu và bắt đầu điều chỉnh tuyên bố phạm vi của bạn. Mỗi người được thêm vào Tài liệu sẽ có một con trỏ với tên của họ, do đó, việc theo dõi ai đang làm việc gì trở nên dễ dàng. Sử dụng các tùy chọn định dạng và kiểu dáng để tùy chỉnh tuyên bố phạm vi của bạn và thêm vào đó nét cá nhân.

Nếu bạn muốn tăng tốc quá trình viết và giảm thiểu rủi ro sai sót, hãy tận dụng ClickUp AI, trợ lý viết dựa trên AI có sẵn trên nền tảng này, giúp nâng cao các chức năng của ClickUp Docs. Nó có thể giúp bạn động não và tạo ra ý tưởng, viết bản tuyên bố phạm vi và chỉnh sửa cho hoàn hảo, đồng thời đảm bảo định dạng nhất quán. ✨

Nếu bạn muốn tránh viết tuyên bố phạm vi từ đầu, hãy sử dụng các mẫu phạm vi dự án của ClickUp để tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính nhất quán và đưa dự án của bạn đi đúng hướng.

Bước 2: Lập bản đồ lịch trình dự án

Trong bước trước, bạn đã phác thảo tất cả công việc cần hoàn thành để hoàn thành dự án. Đã đến lúc hình dung công việc này trên trục thời gian và xác định ngày bắt đầu và ngày đáo hạn, thời hạn cuối cùng và các cột mốc quan trọng (coi chúng như các điểm dừng để đo lường hiệu suất).

Khi nói đến việc lập bản đồ lịch trình dự án, ClickUp có một vài át chủ bài trong tay. 🃏

Chúng ta sẽ xem xét ba chế độ xem (hoặc bố cục) sau đây trong nền tảng có thể giúp lập lịch dễ dàng hơn:

Xem dạng danh sách

Đối với loại lập lịch mà chúng ta đang đề cập, trước tiên bạn phải xác định các giai đoạn của dự án và đặt thời lượng cũng như thời hạn cho chúng. Thực hiện việc này trong Xem dạng danh sách của ClickUp — nó cung cấp nhiều tùy chọn sắp xếp và lọc để giúp bạn xác định và điều hướng thông tin. Sử dụng Trường Tùy chỉnh của ClickUp để cung cấp chi tiết theo ngữ cảnh về mọi nhiệm vụ và công việc con. Đặt thời hạn và mức độ ưu tiên, theo dõi tiến độ, thêm nhãn và tạo lịch trình dự án của bạn một cách dễ dàng.

Chế độ xem Biểu đồ Gantt

Chế độ xem Danh sách rất tuyệt vời, nhưng đó không phải là chế độ duy nhất. Nhiều nhà quản lý dự án đồng ý rằng chế độ xem Biểu đồ Gantt là công cụ tối ưu để trực quan hóa lịch trình dự án đã lên kế hoạch. Chế độ xem này cho phép bạn tạo dòng thời gian động, đặt và quản lý thời hạn, xác định chính xác các điểm nghẽn, xử lý các phụ thuộc giữa các công việc và lên lịch công việc chỉ với vài cú nhấp chuột.

Với các tùy chọn màu sắc phong phú, bạn có thể phân biệt rõ ràng các công việc khác nhau và theo dõi mọi thứ diễn ra một cách chi tiết.

Chế độ xem Gantt của ClickUp cũng cho phép bạn chọn tiêu chí sắp xếp để điều hướng dễ dàng hơn. Ví dụ: nếu bạn muốn biết công việc quan trọng tiếp theo là gì, hãy sử dụng ngày đáo hạn làm tiêu chí sắp xếp.

Với thiết kế kéo và thả của chế độ xem, bạn có thể nhanh chóng cập nhật lịch trình dự án của mình. Tất cả các thay đổi diễn ra trong thời gian thực, vì vậy mọi thành viên trong nhóm đều được cập nhật ngay lập tức.

Biểu đồ Gantt của ClickUp là một cách tuyệt vời để đi sâu vào chi tiết của dự án và có được bản phân tích chi tiết về các công việc, phụ thuộc, ưu tiên, cột mốc và tiến độ. Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ cung cấp cái nhìn tổng quan hơn về các công việc và thời hạn của mình, hãy sử dụng chế độ xem Dòng thời gian của ClickUp. Bản phác thảo tuyến tính đơn giản này hiển thị các công việc theo thứ tự thời gian và cho phép bạn theo dõi ngày đáo hạn mà không cần đi sâu vào chi tiết.

Chế độ xem lịch

Một chế độ xem khác mà các nhà quản lý dự án yêu thích là chế độ xem Lịch ClickUp. Chế độ này hiển thị các nhiệm vụ trong một lịch, giúp bạn tối ưu hóa khối lượng công việc và lập kế hoạch trước. Chế độ xem này cũng có tính năng thiết kế kéo và thả, nên rất dễ thiết lập và cập nhật. Bạn chọn nội dung muốn hiển thị trong chế độ xem — sắp xếp các mục nhập theo mức độ ưu tiên hoặc dự án và hiển thị các chi tiết nhiệm vụ khác nhau (như người được giao hoặc thời gian theo dõi).

Bạn có thể đơn giản hóa hơn nữa việc lập bản đồ lịch trình dự án bằng cách sử dụng bộ sưu tập hơn 1.000 mẫu ấn tượng của ClickUp. Chỉ cần chọn một mẫu lịch trình dự án phù hợp với nhu cầu của dự án và tùy chỉnh theo sở thích của bạn.

Bước 3: Xác định chi phí

Trong giai đoạn này, bạn xác định chi phí và lập kế hoạch ngân sách dự án để theo dõi chi tiêu. 💸

Đây là nơi bạn sẽ bao gồm tất cả các chi phí ước tính liên quan đến dự án, bao gồm nhân công, vật liệu, thiết bị, tiện ích và tiền thuê. Tùy thuộc vào bản chất của dự án, bạn có thể cần tạo các danh mục để thể hiện chi phí chung chi tiết hơn. Ví dụ: nếu bạn đang cài đặt đường cơ sở cho một dự án xây dựng, bạn có thể sẽ có nhiều danh mục phụ dưới vật liệu và nhân công.

Chế độ xem Danh sách của ClickUp có thể giúp bạn tạo tổng quan chi tiết về chi phí dự kiến. Tạo một nhiệm vụ mới cho mỗi loại chi phí và ước tính ngân sách bằng Trường Tùy chỉnh Tiền. Các Trường Tùy chỉnh khác như Số và Tệp có thể hữu ích để cung cấp thêm thông tin về từng loại chi phí.

Sau đó, bạn có thể tạo các công việc con để hiển thị cách phân phối ngân sách dự án của mình.

Nếu bạn muốn có một cách nhanh chóng để xác định chi phí dự án, hãy sử dụng một trong các mẫu ngân sách dự án chất lượng cao của ClickUp. Chúng sẽ giúp bạn trình bày thông tin liên quan một cách có tổ chức, từ đó cải thiện các quyết định quản lý tài nguyên của toàn nhóm.

Xác định chi phí thường là nỗ lực của cả nhóm — chúng tôi khuyên bạn nên tham khảo ý kiến từ nhóm tài chính hoặc kế toán để đưa ra ước tính chính xác hơn. May mắn thay, ClickUp giúp việc hợp tác và giao tiếp giữa các nhóm trở nên dễ dàng. Sử dụng Bảng trắng ClickUp hoặc chế độ xem Trò chuyện để thảo luận về ngân sách và tình hình tài chính của dự án với các chuyên gia nội bộ.

Bước 4: Trình bày đường cơ sở dự án cho các bên liên quan quan trọng

Dự án cơ sở của bạn đã hoàn thành, nhưng trước khi chính thức áp dụng, bạn cần trình cho các bên liên quan và đảm bảo họ đồng ý.

Xem xét chi tiết, thảo luận mọi khía cạnh của đường cơ sở, bao gồm thiết kế và nội dung, đồng thời sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc và lo ngại để đảm bảo mọi người đều hiểu rõ.

ClickUp giúp bạn hợp lý hóa giao tiếp với các bên liên quan bên ngoài bằng cách cho phép bạn thêm người dùng bên thứ ba vào Không gian Làm việc của bạn. Chọn các mục bạn muốn chia sẻ với họ và tùy chỉnh các điều khiển và quyền truy cập. ClickUp tự động đặt một hình vuông nhỏ màu cam ở góc dưới bên trái của tất cả các hình đại diện khách, để đồng nghiệp của bạn có thể dễ dàng phân biệt họ. 🟧

Nhờ cài đặt có thể tùy chỉnh, bạn có thể cập nhật vai trò và trạng thái truy cập của khách bất cứ lúc nào để họ có thể tích cực đóng góp vào việc cập nhật đường cơ sở.

Tạo đường cơ sở dự án với ClickUp: Ví dụ

Giả sử bạn là quản lý dự án tiếp thị và phải thiết lập đường cơ sở dự án cho một chiến dịch truyền thông xã hội mới. Theo các bước chúng tôi đã nêu trước đó, quy trình sẽ như sau:

1. Xác định phạm vi dự án của bạn

Việc đầu tiên trong chương trình làm việc của bạn là xác định phạm vi dự án. Thêm nhóm của bạn vào Bảng trắng ClickUp và bắt đầu động não!

Bạn sẽ bắt đầu bằng việc thiết lập mục tiêu. Giả sử mục tiêu của bạn là tăng nhận thức về thương hiệu và đạt 200 đơn hàng trực tiếp.

Vì đây là chiến dịch truyền thông xã hội, bạn cần xác định các nền tảng truyền thông xã hội của mình. Ví dụ, đó có thể là Facebook, Instagram và TikTok.

Sau đó, bạn sẽ phác thảo loại nội dung bạn sẽ sử dụng — trong trường hợp này là video, reel và bài đăng.

Tốt nhất là bạn cũng nên xác định đối tượng mục tiêu của mình. Ví dụ, đó có thể là những người xem từ 18 đến 30 tuổi.

Cuối cùng, bạn sẽ phác thảo thời lượng của dự án, đó là 10 tuần.

Sử dụng ClickUp Docs để viết tuyên bố phạm vi và bao gồm các khía cạnh này. Thêm các thành viên nhóm có liên quan vào tài liệu để họ luôn được cập nhật thông tin.

Sau đó, sử dụng chế độ xem Danh sách của ClickUp để liệt kê tất cả các công việc và công việc con cần thiết để đạt được mục tiêu của bạn.

2. Phác thảo lịch trình dự án

Xác định cách thức và thời gian bạn sẽ đạt được mục tiêu bằng cách vạch ra lịch trình trong chế độ xem Danh sách và Biểu đồ Gantt của ClickUp. Bạn có thể tạo lịch trình hàng tuần cho chiến dịch của mình. Ví dụ:

Đây chỉ là bản phác thảo sơ bộ của lịch trình. Bạn sẽ cung cấp thêm chi tiết cho từng phần bằng cách tạo các công việc con. Ngoài ra, bạn sẽ đặt ngày bắt đầu và ngày đáo hạn chính xác cho từng công việc và công việc con, đồng thời tạo các Cột mốc để giúp bạn theo dõi tiến độ dự án và đảm bảo bạn đang đi đúng hướng. 🛣️

Chuyển đổi giữa các chế độ xem ClickUp khác nhau để xem lịch trình của bạn từ nhiều góc độ và, nếu cần, thêm chi tiết để làm cho nó càng minh bạch càng tốt. Vì ClickUp cung cấp hơn 15 chế độ xem, bạn có thể xem tổng quan và phóng to chi tiết.

3. Xác định chi phí

Quay lại chế độ xem Danh sách ClickUp, nơi bạn đã cung cấp chi tiết về phạm vi và lịch trình dự án, rồi thêm Trường Tùy chỉnh Tiền để xác định ngân sách cho từng nhiệm vụ.

Trong ví dụ này, bạn có thể có chi phí PPC (trả tiền cho mỗi lần nhấp chuột), phí đăng ký cho các công cụ nghiên cứu từ khóa và chi phí tạo/lập nội dung.

4. Tham khảo ý kiến các bên liên quan

Thêm các bên liên quan vào Không gian Làm việc ClickUp của bạn để cho họ xem cơ sở dự án của bạn. Sử dụng chế độ xem Trò chuyện ClickUp để giao tiếp, trả lời câu hỏi và giải quyết các vấn đề chưa rõ ràng.

Vì ClickUp tích hợp với các nền tảng như Zoom, bạn có thể tổ chức các cuộc họp trực tuyến để trình bày dự án cơ sở đã hoàn thiện và hợp lý hóa quá trình giao tiếp.

ClickUp: Công cụ cơ sở dự án hữu ích của bạn

ClickUp cung cấp giải pháp toàn diện để thiết lập cơ sở dự án. Từ hơn 15 chế độ xem đến Bảng trắng, Trường Tùy chỉnh, mẫu và tích hợp tùy chỉnh, nền tảng này cung cấp cho bạn tất cả các công cụ cần thiết để tạo công việc và tài liệu, giao tiếp, cộng tác và theo dõi tiến độ. 🥰

Đăng ký ClickUp và nâng tầm quản lý dự án của bạn!