Serbest çalışan bir dijital pazarlama uzmanıysanız, her şeyin akışı sizin elinizden geçer.
Özetler yazarsınız. Müşteri aramalarını yanıtlarsınız. Geri bildirimlere yanıt verir ve son teslim tarihlerini aklınızda tutarsınız.
Ancak bu sistem, büyümeye çalıştığınız anda çöküyor.
Daha fazla müşteri aldığınızda veya ilk tam zamanlı yazarınızı veya hesap yöneticinizi işe aldığınızda, eksiklikler ortaya çıkmaya başlar. Son teslim tarihleri, işlerin koordinasyonu, işe alımlar, müşteri kabul süreçlerinin kurulması ve daha yüzlerce şey arasında gidip geliyorsunuz.
Şöyle düşünmeye başlarsınız: Avantajınızı kaybetmeden pazarlama ajansınızı nasıl büyütebilirsiniz?
Büyüyen bir dijital ajansın kurucusu olarak, rolünüz yapılacaklardan tasarlamaka doğru kaymaktadır.
Aniden, tekrarlanabilir süreçlere ihtiyacınız oluyor. Müşteri onboarding şablonlarına, paylaşılan brifinglere ve iç incelemelere ihtiyacınız var. Siz her odada olmadan hizmet sunabilen bir iş kuruyorsunuz.
Bu kılavuzun konusu da budur: Mevcut sistem ve araçlarla dijital pazarlama ajansınızı nasıl büyütebilirsiniz?
Pazarlama Ajansını Büyütmek İçin Doğru Zaman Ne Zaman?
Dijital pazarlama ajansı yönetmenin en zorlu kısımlarından biri, ne zaman büyüme zamanının geldiğini bilmektir. Çok hızlı hareket ederseniz, takımınızı aşırı zorlayabilir, nakit harcamalarınızı artırabilir veya kaliteden ödün verebilirsiniz. Çok uzun süre beklerseniz, kendinizi sürekli tepki modunda, bunalmış, kaynak yetersizliği ve büyüme imkânsızlığı içinde bulabilirsiniz.
Peki, zamanın geldiğini nasıl anlarsınız?
Dijital pazarlama işinizin mevcut yapısını aştığının birkaç işareti şunlardır:
1. Talep olmasına rağmen yeni müşterileri geri çeviriyorsunuz
Gelen iş akışınız sağlıklı olmasına rağmen yeni müşterilere hala hayır diyorsanız, bu, teslimat sistemlerinizin henüz ölçeklenemediğinin bir işaretidir.
Pazarlama kampanyaları başlatmada çok başarılı olabilirsiniz. Ancak doğru altyapı olmadan, her yeni müşteri bir fırsat değil, bir risk gibi hissedilir.
📚 Daha Fazla Bilgi: Şablonlarla Müşteri Kazanım Süreci
2. Her karar ve teslimatın önündeki engel sizsiniz
Proje yönetimi araçları ve pazarlama ajansı yazılımlarının seçiminden kreatiflerin ve kampanyaların onaylanmasına kadar, hiçbir şey siz olmadan ilerlemez. Büyüyen bir dijital ajansda bu durum sürdürülemez hale gelir.
Pazarlama hizmetlerinizi genişletirken kaliteyi korumak için ölçeklenebilir ş akışlarına, tanımlanmış rollere ve tekrarlanabilir süreçlere ihtiyacınız vardır.
3. Müşteriler, tek başına sunamayacağınız 360 derece çözümler istiyor
Belki SEO konusunda çok iyisinizdir. Ya da ücretli medya konusunda.
Ancak, mevcut müşterileriniz e-posta otomasyonu, içerik yazma hizmetleri veya influencer erişimi talep ediyor. İşe alım veya ortaklık yoluyla dijital pazarlama hizmetlerinizi ölçeklendirerek, sürekli yeni müşteriler peşinde koşmadan hesap boyutunuzu artırabilirsiniz.
4. Büyüme, müşteri deneyiminin pahasına gelir
Sonuçlar tutarsız hale gelmeye başladığında veya işe alım süreci aceleye geldiğinde, operasyonlarınızı ve süreçlerinizi yeniden değerlendirmenin zamanının geldiğini bilirsiniz.
Büyüyen bir ajansın, tutarlı bir şekilde mükemmel pazarlama çabaları sunmak için pazarlama KPI'larına, SOP'lara ve sistemlere ihtiyacı vardır.
5. Odak noktanız, üretimden büyümeye kaydı
"Bu projeyi nasıl daha hızlı bitirebilirim?" sorusundan, şu tür sorulara doğru bir evrim geçirdiniz:
- Bu büyümeyi desteklemek için ne tür bir takıma ihtiyacım var?
- Mesajlarımız hedef pazarın ihtiyaçlarıyla uyumlu mu?
- Hizmet tekliflerimizi genişletmeden önce pazar araştırması yapmalı mıyız?
- Mevcut dijital pazarlama stratejimiz tekrarlanabilir ve ölçeklenebilir mi?
🧠 İlginç Bilgi: DDB Worldwide Communications Group, 1959'dan beri ABD'de Volkswagen ile iş yapmaktadır. Yarım asırdan fazla süren bir müşteri ilişki!
Pazarlama Ajansınızı Nasıl Büyütürsünüz (Adım Adım)
Ölçeklendirme, serbest çalışan zihniyetinden çıkıp, siz olmadan da kendi kendine çalışan bir şey inşa etmek anlamına gelir. İşte bunu adım adım nasıl yapacağınız.
1. Hizmetlerinizi ürünleştirin
İlk aşamalarda, her özel talebe evet demek cazip gelebilir. "Web sitenizi oluşturacağız, reklamlarınızı yayınlayacağız, blogunuzu yazacağız, sosyal medya hesaplarınızı yöneteceğiz... Neye ihtiyacınız varsa yapacağız."
Elbette, bunun için ödeme almaya devam edersiniz, ancak dijital pazarlama ajansınızı büyütmeyi düşündüğünüzde bir engelle karşılaşırsınız.
Ürünleştirilmiş hizmetler sayesinde, her yeni müşteri için tekerleği yeniden icat etmenize gerek kalmaz. Siz şunları tanımlarsınız:
- Ne yapılacak?
- İçindekiler
- Ne kadar sürer?
- Maliyeti
📌 Ürünleştirilmiş hizmet tekliflerine örnekler:
- SEO denetimi + 5 sayfa içi optimizasyon + anahtar kelime stratejisi belge: Organik aramada uzmanlaşmış bir dijital pazarlama ajansı için
- Google Ads kurulumu + 30 günlük optimizasyon + gösterge paneli: Performans pazarlama ajansı için
- Marka kimliği paketi: Logo, renk paleti, 3 sosyal şablon: Yaratıcı bir dijital ajans için
Bu stratejinin sizin için işlediği neden, öngörülebilir marjlara sahip olmanızdır. Her paketin ne kadar süreceğini bildiğiniz için, kâr elde edecek şekilde fiyat belirleyebilirsiniz.
Ayrıca, ajansınızın proje yönetimine ilişkin kapsam genişlemesi daha az olur. Teklifinizi gösterip "Bu dahil değil, ancak bunun için bir fiyat teklifi var" diyebilirsiniz.
ClickUp'ın yerleşik AI asistanı ClickUp Brain, hizmetlerinizi öne çıkaran özel müşteri teklifleri yazmanıza yardımcı olur. Daha da iyisi, e-posta ve konuşma özetleri oluşturmanıza, aramalarınızı yazıya dökmenize ve sonraki adımları doğru takım üyelerine atayabileceğiniz eyleme geçirilebilir görevlere dönüştürmenize de yardımcı olabilir.
2. Ölçeklenebilir teslimat akışları oluşturun
Pazarlama ajansınızı büyütürken, tekrarlanabilir ş akışları oluşturmak, her pazarlama kampanyasının kim tarafından yönetildiğine bakılmaksızın tutarlı bir yol izlemesini sağlar.
Müşteri kazanımından hesap yönetimine, teslimata, geri bildirime, raporlamaya ve müşteri ayrılmalarına kadar, ajansınızda işlerin nasıl yürüdüğüne dair sistemler oluşturmanız gerekir.
Bunu nasıl yaparsınız?
- Süreçlerinizi şablonlaştırın: Danışmanlık teklif şablonları, dijital pazarlama raporlama şablonları vb. gibi yeniden kullanılabilir şablonlarla otomatik olarak çalışabilen süreçler sayesinde zamandan tasarruf edin.
- Bağımlılıkları ve zaman çizelgelerini haritalayın: Hangi görevlerin diğerlerine bağlı olduğunu anlayın, böylece gecikmeler sizi hazırlıksız yakalamasın. Görsel proje zaman çizelgelerini kullanarak darboğazları erken tespit edin.
- Merkezi bir onay süreci oluşturun: İletişim hatalarını önlemek için, işin yapıldığı yerde, doğrudan proje yönetimi aracı içinde geri bildirim toplayın.
- Müşteriler ve iç takımlar için görünürlük oluşturun: Sürekli durum güncelleme e-postalarına olan ihtiyacı azaltmak için gösterge panelleri veya özet görünümler oluşturun.
- Tek bir doğru kaynak oluşturun: SOP'larınızı, dosya adlandırma kurallarınızı, geri bildirim döngülerinizi ve teslimat zaman çizelgelerinizi belgelendirin.
Her biri kendi teslim tarihleri, varlıkları ve onayları olan birden fazla müşteri kampanyasını yönettiğinizi hayal edin. ClickUp, dünyanın ilk Converged AI Çalışma Alanı olarak, elektronik tablolara ve dağınık e-postalara güvenmek yerine, proje yönetimini büyük ölçekte sistematik hale getirmenize yardımcı olur.
Proje Yönetimi için ClickUp, tüm belgelerinizi, projelerinizi ve konuşmalarınızı tek bir yerde tutar. Bu, size yardımcı olacak temeli oluşturur:
Teslimat akışlarınızı standartlaştırın
Dağınık e-postalardan kurtulun. Blog gönderileri, reklam kampanyaları veya tasarım projeleri gibi yaygın çıktıları için ClickUp Görev Şablonları ile görev şablonları oluşturun. Bu şekilde, ClickUp içinde oluşturduğunuz her yeni görev ön tanımlı olarak aynı alt görevleri, zaman çizelgelerini ve atanan kişileri içerir. Görevleri daha da basitleştirmek için ClickUp'a Özel Alanlar ve Bağımlılıklar bile ekleyebilirsiniz.
Canlı müşteri gösterge panelleri oluşturun
ClickUp Dashboards ile, sürekli güncellemeler veya aramalar yapmanıza gerek kalmadan proje ilerlemesinin görünürlüğünü gerçek zamanlı olarak görebilirsiniz. Müşteri gösterge panelleri oluşturarak dönüm noktalarını ve teslimat zaman çizelgelerini gösterebilir, hatta sadece görünüm amaçlı gösterge panelleri oluşturabilir veya raporlama için özetleri dışa aktarabilirsiniz.
İşte bir tane oluşturmanın yolu:
Varlık incelemelerini ve onaylarını merkezileştirin
👀 Biliyor muydunuz? Profesyonellerin %22,34'ü, ihtiyaç duydukları bilgileri aramak için her hafta yaklaşık yarım iş günü harcadıklarını bildirdi. %10,47'si ise haftada tam bir buçuk iş günü sadece bilgi aramaya harcıyor.
Dijital pazarlama ajansınızdaki tüm varlıklar, incelemeler ve onaylar için tek bir depo olduğunda, bu ayrıntıları aramak için daha az zaman harcayacak ve kampanyalar üzerinde iş yapmak için daha fazla zaman ayıracaksınız.
Örneğin, tüm içerik taslaklarınız ClickUp Belge'de saklanabilir. ClickUp'taki Proofing özelliğini kullanarak, ClickUp'tan ayrılmadan reklam kreatiflerini, PDF'leri, karuselleri ve diğer pazarlama varlıklarını inceleyebilirsiniz.
Kampanya zaman çizelgelerini görselleştirin ve yönetin
Kaçırılan teslim tarihlerini azaltmanın en hızlı yollarından biri, projenizin tüm bölümlerini görselleştirmektir. ClickUp, sosyal medya gönderilerinizi, bloglarınızı vb. planlamak ve programlamak için Takvim Görünümü sunar.
ClickUp Gantt Görünümü ile daha büyük kampanyalar, pazarlama stratejileri veya ürün lansmanları için kaynakları ve zaman çizelgelerini planlayabilirsiniz. Ayrıca, ClickUp Dönüm Noktaları ile devirler, lansman tarihleri ve daha fazlası gibi önemli etkinlikleri işaretleyebilirsiniz.
3. Stratejik olarak işe alın veya dış kaynak kullanın
Çoğu pazarlama ajansı, yanlış yönde büyüdükleri için ölçeklenemez.
Yapı eklemeden önce hacim ekliyorlar. Daha fazla müşteri. Daha fazla teslimat. Daha fazla "Sonra hallederiz. "
İşleri dış kaynaklara yaptırmaya başlamanız gerektiğini gösteren işaretler:
- Aslında teslim etmek için zamanınız olmayan işleri üstleniyorsunuz.
- En iyi yaratıcılarınızı, sunumları biçimlendirmek veya gönderileri planlamak gibi düşük verimli görevlerde kullanıyorsunuz.
- İnovasyon durma noktasına geldi (yeni AI pazarlama araçlarını veya stratejilerini test edecek zaman yok)
- Önemli bir takım üyesi izinli olduğunda veya hastalandığında projeler yavaşlar.
- Müşteri raporlaması veya kampanya belgeleri sürekli olarak öncelik sıralamasında geri plana itiliyor
- İç kapasiteyi oluşturmadan önce yeni hizmetler sunmaya başlıyorsunuz
Bir kurucu olarak, rastgele serbest çalışanlar, aceleyle işe alınanlar veya aşırı pahalı danışmanlar ekleyerek yanıt vermek istemezsiniz. Gerçek şu ki, daha fazla insana ihtiyacınız yok. Doğru insan ve sistem kombinasyonlarına ihtiyacınız var.
Bu, başka bir tasarımcı işe almadan önce proje yönetimi için bir kişi işe almak anlamına gelebilir. Ya da genel yetenekli takımınızın vasat bir sonuç için saatlerce YouTube eğitim videoları izlememesi için ücretli reklamları bir uzmana yaptırmak anlamına gelebilir.
Stratejik işe alım veya dış kaynak kullanımı ile ajansınızın temelini, yani takımınızın iş kalitesini ve verimliliğini koruyabilirsiniz.
ClickUp'ın İş Yükü Görünümü'nü kullanarak takımınızın kapasitesini görselleştirebilirsiniz. Hatta her takım üyesinin Çalışma Alanı çalışma programına göre kapasiteyi ayarlayabilirsiniz.
4. Müşteri kazanımından çok müşteri sadakatine odaklanın
Sektörünüze bağlı olarak, yeni bir müşteri kazanmak, mevcut bir müşteriyi elde tutmaktan 5 ila 25 kat daha pahalıdır. Bunun nedeni, yeni müşteriler bulmak için zaman ve kaynak harcamak zorunda olmamanızdır. Mevcut müşterilerinizi memnun tutun, müşteri elde tutma oranlarında %5'lik bir artış bile kârınızı %25-95 oranında artıracaktır.
Müşterileri elde tutmak, büyümeyi istikrarlı hale getirir. Bunu tutarlı bir şekilde başarmak için, yaşam boyu değerini (LTV) ölçmek, yeni müşteri kazanım sürecini kolaylaştırmak ve iletişimi geliştirmek çok önemlidir.
- LTV, sadece harcama açısından değil, karlılık, uzun vadeli iş ilişkileri ve stratejik değer açısından da en iyi müşterilerinizin kimler olduğunu gösterir.
- Güçlü bir oryantasyon süreci, işin gidişatını belirler. Müşteriler, ilk 2-4 hafta içinde takımınıza güvenip güvenmeyeceklerine karar verir.
- Sürekli iletişim, dijital pazarlama alanında müşteri kaybı riskini azaltır. Çoğu müşteri, kötü performans nedeniyle değil, kendilerini ihmal edilmiş, kafası karışık veya kopuk hissettikleri için ayrılır.
Bunun için, tüm bu ayrıntıları belgelemek üzere ClickUp'ın Yaratıcı Ajans Proje Yönetimi Platformunu kullanmayı düşünün. Bu platform, birçok yararlı özelliğe sahiptir:
Otomasyonlu onboarding şablonları
Müşterileri her adımda yönlendiren otomatikleştirilmiş onboarding şablonları oluşturun. Bu, başlangıç toplantıları, varlık gönderi şablonları, zaman takibi şablonları ve her seferinde sıfırdan başlamak zorunda kalmadan kampanya hedefleri belirlemeyi içerir.
Örneğin, ClickUp Müşteri Onboarding Şablonu, her seferinde sorunsuz ve tutarlı bir müşteri onboarding deneyimi sunmanızı sağlar.
Şunları yapabilirsiniz:
- Müşteri Kabul Formu Görünümü'nü kullanarak önceden gerekli bilgileri (iş modeli, hedefler veya erişim kimlik bilgileri gibi) toplayın.
- "Onboarding Call" (İşe Başlama Görüşmesi) veya "Team Assignment" (Takım Görevi) gibi özel durumları kullanarak, başlangıç görüşmeleri, içerik alımı veya dijital pazarlama stratejisi incelemeleri gibi görevleri atayın ve ilerlemeyi izleyin.
- Otomasyonlar kurarak hatırlatıcı e-postalar gönderin veya bir adım tamamlandığında görev sahiplerini bilgilendirin, böylece ekstra takip yapmanıza gerek kalmadan herkesin aynı sayfada olmasını sağlayın.
- Gösterge panellerini kullanarak yeni işlerin ilerleyişini ve memnuniyeti izleyin, böylece müşteri kaybı risklerini erken tespit edebilir ve zaman içinde deneyimi iyileştirebilirsiniz.
📌 Örnek: Yeni bir SEO müşterisi kaydolduğunda, ClickUp onboarding şablonunuz otomatik olarak "Hoş geldiniz e-posta gönder", "Strateji görüşmesi planla", "Sektör trendlerini öğren" ve "Analitik erişimi talep et" gibi görevleri atar.
Merkezi belgeler
Müşteriye yönelik SOP'leri ve kılavuzları, takımınızın istediği zaman başvurabileceği ClickUp belgelerinde saklayın. Zengin biçimlendirme, kontrol listeleri ve hatta süreçleri açık bir şekilde açıklamak için video'lar veya Loom bağlantıları ekleyin.
Gerçek zamanlı işbirliği sayesinde, takımınız ilişkiler geliştikçe SOP'leri güncelleyebilir ve izin kontrolü ile müşterilerin görünüm, yorum yapma veya müdahale etmeme seçeneklerinden birini belirleyebilirsiniz.
Ayrıca, görev açıklamalarının veya hesap yöneticileri ve kreatifler için gösterge panellerinin içine doğrudan Belgeler'i ekleyerek marka yönergelerine, inceleme tercihlerine ve ses tonu referanslarına her zaman kolayca erişilebilmesini sağlayabilirsiniz.
Merkezi geri bildirim döngüleri oluşturun
ClickUp Formları ile geri bildirimleri beş farklı araç yerine tek bir sistemde merkezileştirebilirsiniz. Koşullu mantık ile müşterilerden bağlama özgü yanıtlar bile isteyebilirsiniz. Bir adım daha ileri giderek otomasyonlar kurabilir ve tüm geri bildirimleri görselleştirebilirsiniz.
Geri bildirim döngüleri, üç aylık incelemeler için tekrarlayan hatırlatıcılar, aylık memnuniyet kontrolleri veya proje sonu anketleri ayarlayabilirsiniz.
Bu tür bir pazarlama ajansı yapısı, müşterilerinize iyi ellerde olduklarını hissettirir. Kendilerini görülmüş, dinlenmiş ve desteklenmiş hissettiklerinde, daha uzun süre sizinle kalırlar ve yeni müşteri kazanma çabası olmadan size daha fazla gelir sağlarlar.
ClickUp'ı denedim ve ona aşık oldum. Bu platform, iş günümün favori parçası haline geldi. Ben, ClickUp'ı herkese anlatan, pişmanlık duymayan bir evangelistim.
ClickUp'ı denedim ve ona aşık oldum. Bu platform, iş günümün favori parçası haline geldi. Ben, ClickUp'ı herkese anlatan, pişmanlık duymayan bir evangelistim.
5. Yönetici ve tekrarlayan görevleri otomasyonla otomatikleştirin
Yönetici işleri, fatura oluşturmak, takip mesajları göndermek ve toplantılar planlamak gibi görevlerle takımınızın haftada saatlerce zamanını alabilir. Bunların hiçbiri ajansınızı doğrudan büyütmez, ancak hepsinin tamamlanması gerekir.
Yönetici işlerini otomasyonla otomatikleştirmek için ipuçları:
- Benzer görevleri gruplandırın ve toplu işler halinde gerçekleştirin, böylece dijital pazarlama ajansınızdaki herkesin bağlam değiştirme sıklığını azaltın.
- Müşteri onboarding e-postaları, proje başlangıç kontrol listeleri veya içerik takvimi şablonları gibi tekrarlayan işler için şablonları kullanın.
- Durum güncellemeleri, hatırlatıcılar ve veri girişi gibi düşük değerli görevleri otomasyonla otomatikleştirin.
- Önceden hazırlanmış yanıtlar oluşturarak veya kontrol işlemlerini önceden planlayarak tekrarlayan iletişimleri standartlaştırın.
Görev atamaktan durum güncellemeye ve rapor oluşturmaya kadar, ClickUp Otomasyonları yoğun işleri otomatikleştirerek her hafta saatlerce zaman kazanmanızı sağlar.
Önceden oluşturulmuş otomasyonları kullanabilir veya ajansınızın süreçlerine göre özel ş Akışları oluşturabilirsiniz.
📌 Örnek: Her cuma günü anında bir pazarlama kampanyası raporlama görevi oluşturan, bunu doğru takım üyesine atayan ve tamamlandığında müşteriye bir güncelleme gönderen bir otomasyon ayarlayabilirsiniz. Veya bir proje "Tamamlandı" durumuna ulaştığında otomatik olarak bir fatura oluşturabilirsiniz.
📚 Daha Fazla Bilgi: Pazarlama Otomasyonu için Yapay Zeka Nasıl Kullanılır (Kullanım Örnekleri ve Araçlar)
📮 ClickUp Insight: Çalışanların %24'ü tekrarlayan görevlerin daha anlamlı işler yapmalarını engellediğini, %24'ü ise becerilerinin yeterince değerlendirilmediğini düşünüyor. Bu, işgücünün neredeyse yarısının yaratıcılıklarının engellendiğini ve değerlerinin yeterince takdir edilmediğini hissettiği anlamına geliyor. 💔
ClickUp, kurulumu kolay AI ajanları ile odağı yüksek etkili işlere geri çevirmeye yardımcı olur ve tetikleyicilere dayalı olarak yineleyen görevleri otomatikleştirir. Örneğin, bir görev tamamlandı olarak işaretlendiğinde, ClickUp'ın AI Ajanları otomatik olarak bir sonraki adımı atayabilir, hatırlatıcılar gönderebilir veya proje durumlarını güncelleyebilir, böylece sizi manuel takip işlemlerinden kurtarır.
💫 Gerçek Sonuçlar: STANLEY Güvenlik, ClickUp'ın özelleştirilebilir raporlama araçlarıyla rapor oluşturmak için harcadığı zamanı %50 veya daha fazla azalttı ve böylece takımlarının biçimlendirmeye daha az, tahminlere daha fazla odaklanmasını sağladı.
6. Merkezi bir bilgi merkezi oluşturun
Dijital pazarlama ajansınız büyüdükçe, kaos da artar, özellikle de takımınız sürekli olarak birinin gelen kutusunda veya rastgele bir Google Drive klasöründe gömülü olan en son SOP, müşteri brifingi veya raporlama şablonunu arıyorsa.
Bu nedenle merkezi bir bilgi merkezi oluşturmak tartışılmaz bir gerekliliktir. Bu merkez, ajansınızın beyni gibidir ve tüm SOP'larınızı, şablonlarınızı, müşteri özetlerinizi ve belgelerinizi tek bir yapılandırılmış, erişilebilir alanda barındırır.
İşte burada ClickUp belgeleri ve Wikis devreye giriyor.
ClickUp Docs'u şu amaçlarla kullanın:
- "Facebook reklam kampanyası nasıl başlatılır" veya "Aylık müşteri raporlama süreci" gibi iç SOP'lar oluşturun ve sürdürün. Dijital pazarlama ajansınızdaki herkes aynı oyun kitabını takip eder.
- Yeniden kullanılabilir içerik yazma şablonları, pazarlama yol haritası şablonları, kampanya planları veya işe alım süreçleri oluşturun.
- Projeye özgü belgeleri doğrudan görev listeleri veya klasörler içinde saklayın, böylece takımınız bağlamı anlamak için farklı araçlar arasında geçiş yapmak zorunda kalmaz.
Ayrıca, aşağıdakiler için kullanılabilecek Wiki'ler oluşturabilirsiniz:
- Kontrol listeleri, araçlar ve SSS'ler ile takım bazında (Tasarım, İçerik, Strateji) düzenlemek için dahili bir Wiki kurun. Örneğin, tasarım takımınız marka varlık kılavuzlarına erişebilirken, içerik takımınız editoryal kontrol listelerini bulabilir.
- Canlı Central Wiki'de teslim edilebilir zaman çizelgeleri, toplantı notları, marka varlıkları, hedef kitle profili, iletişim protokolleri, SSS'ler ve iletişim normlarını paylaşın.
👀 Biliyor muydunuz? Ortalama bir bilgi çalışanı günde 9,4 uygulama arasında geçiş yapar: Proje yönetimi, CRM, e-posta ve analiz araçları arasında gidip gelir. Bu iş dağınıklığı, verimliliği sessizce öldüren bir faktördür ve küresel olarak 2,5 trilyon dolarlık verimlilik kaybına neden olmaktadır. Bu nedenle birçok ajans, takımlarının akıl sağlığını korumak için ClickUp gibi hepsi bir arada platformlara yönelmektedir.
7. Satış ve potansiyel müşteri oluşturma sistemlerini iyileştirin
Başladığınızda, potansiyel müşteriler ağınızdan, birkaç tavsiye ve belki bir veya iki soğuk DM'den gelir. Ancak ajansınız büyüdükçe, "rastgele ulaşmalara" güvenemez veya müşterilerin sihirli bir şekilde yenileneceğini umut edemezsiniz.
Sürekli büyüme ve gelirinizi doğru bir şekilde tahmin etmek için, gelen pazarlama, yönlendirmeler ve stratejik ortaklıkları bir araya getiren, tekrarlanabilir bir potansiyel müşteri oluşturma motoruna ihtiyacınız var.
💡 Profesyonel İpucu: Üç kanalın tamamında iş akışınızı düzenlemek için pazarlama ajansları için bir CRM kullanmayı düşünün. Potansiyel müşteri kaynağını, aşamayı, önceliği ve takip sıklığını tek bir yerden izleyin, çünkü ölçeklendirme, 12 ay sonra işletmek istediğiniz ajansı destekleyen bir gelir motoru oluşturmak anlamına gelir.
İlk olarak, ideal müşterilerinizi size getiren içerik pazarlaması, SEO ve potansiyel müşteri çekme araçlarına daha fazla ağırlık verin. Bu, ajansınızın iş zorluklarını nasıl ele aldığını gösteren vaka çalışmaları veya oyun kitapları yayınlamayı içerir. Ayrıca, damla damla besleme kampanyaları oluşturmak veya gelen ilgiyi artırmak için video kullanmak da buna dahil olabilir.
Ayrıca, müşteriler veya meslektaşlar için bir tavsiye teşviki oluşturmayı da düşünün (örneğin, her başarılı tanıtım için %10 indirim). Dikkate alınması gereken bir başka strateji de, hedef kitlenize hizmet veren, ancak tamamlayıcı hizmetler sunan diğer SaaS araçları veya ajanslarla ortaklıklar kurmaktır.
📚 Daha fazla bilgi: AI'yı potansiyel müşteri oluşturmak için nasıl kullanabilirsiniz?
8. Performansı izleyin ve ayarlamalar yapın
Öncelikle, elektronik tablo tabanlı raporlamanın sınırlarıyla başlayalım.
Her müşteri raporu, verileri kopyalama, grafikleri biçimlendirme, kampanya ekran görüntülerini takip etme ve metrikleri güncelleme ritüeline dönüşür. Tek bir yanlış formül, tek bir güncel olmayan satır veya kaçırılan bir güncelleme, müşterinin verilerinin yanlış olmasına neden olur.
Ayrıca, elektronik tablolar metrikleri dönüm noktalarına bağlantı kuramadığı için görsel netlik ve bağlam da eksiktir. 15'ten fazla müşteriyi yönetirken, raporlama tam zamanlı bir iş haline gelir.
Öte yandan, sezgisel gösterge panelleri, proje araçlarından, reklam platformlarından veya görev durumlarından ölçümleri otomatik olarak alır. Grafikler, çizelgeler ve ilerleme çubukları kullanarak performansı müşterilerin anlayabileceği bir şekilde iletirler. Tek bir doğru kaynak olarak, tüm takımlarınızın aynı verilerle çalışmasını sağlarlar. Standartlaştırılmış olan bu tür raporlama, hizmet türleri ve müşteri segmentleri arasında ölçeklenebilir.
ClickUp ekosisteminde, ClickUp Gösterge Panelleri ile ajansınız şunları yapabilir:
- Görevlerin ilerleme durumunu, zaman takibini ve kampanyanın dönüm noktalarını görselleştirin.
- Özel Alanlar, Durumlar ve atanan kişilerden verileri çekerek teslim edilecekler hakkında rapor oluşturun.
- Kartları kullanarak proje durumunu, iş yükünü, kaynak tahsisini ve gecikmiş öğeleri izleyin.
- Aynı canlı verilerden çalışırken, iç takımlar ve müşteriler için farklı proje görünümleri oluşturun.
Ve bir dizi metriğe bakıp bunların ne anlama geldiğini merak ediyorsanız, ClickUp Brain'e sorun. Gösterge panellerinizdeki her veri noktasını analiz edebilir ve aşağıdaki gibi soruları yanıtlayabilir:
- Hangi müşteri ayrılma olasılığı en yüksek?
- Takımımız en çok zamanını nerede harcıyor?
Hepsi bu kadar değil! Satış süreci, proje kapsamı, müşteri teslimatı, değişiklik talepleri ve geri bildirimler gibi her şeyi yönetmek için kullanıma hazır ClickUp Ajans Yönetimi Şablonunu deneyin.
Sektörün en iyi uygulamalarıyla oluşturulan bu araç şunları içerir:
- İş yüklerini ve müşteri teslimatlarını görselleştirmek için dokuz ClickUp görünümü
- Satış ve pazarlamadan hesap yönetimine kadar farklı takımlardaki süreçleri yürütmek için 30 özel durum
- Görevler için tetikleyiciler, koşullar ve eylemler ayarlamak için otomasyonlar
- PMO öğe türü, zamanlama, kapsam, proje açıklaması, bütçe ve yaratıcı proje aşamasına göre işleri düzenlemek ve filtrelemek için Özel Alanlar
Bu şablon, ajansınızın yalın, hızlı ve müşteri odaklı çalışmasına yardımcı olacak bir tak ve çalıştır sistemidir.
📚 Daha fazla bilgi: İşletmeniz için en iyi içerik pazarlama ajansları
Pazarlama Ajansını Büyütürken Yapılan Yaygın Hatalar
1. Belgelerin eksikliği
Her şey birilerinin kafasında yaşıyor. Süreçler sözlü olarak aktarılıyor, müşteri tercihleri sohbetlere dağılmış durumda ve yeni çalışanlar "sadece etrafına sor" şeklinde işe alınıyor. Siz büyüdükçe, bu kabile bilgisi ölçeklenemiyor.
🧠 Etki: Teslimatlar tutarsız hale gelir, takım eğitimi sonsuza kadar sürer ve hatalar projeler arasında tekrarlanır.
✅ Çözüm: ClickUp Belge veya Wikis gibi araçları kullanarak SOP'lar, şablonlar, adlandırma kuralları ve ş Akışları ile merkezi bir bilgi tabanı oluşturun. En çok tekrarlanan 3 hizmetinizle başlayın. İlham almak için, ClickUp'ın pazarlama takımının ClickUp'ı nasıl kullandığını buradan görebilirsiniz.
2. Net roller veya sahiplik yok
Herkes her şeye dokunur, ama kimse hiçbir şeye sahip değildir. Tasarımcılar brief'leri takip eder, stratejistler metinleri düzenler ve müşteri aramaları "Bunu senin halledeceğini sanmıştım. " diyerek kesilir.
🧠 Etki: Hem takımı hem de müşteriyi hayal kırıklığına uğratan iç karışıklık, yinelenen işler ve kaçırılan devirler.
✅ Çözüm: RACI (Sorumlu, Hesap Verebilir, Danışılan, Bilgilendirilen) çerçevesini kullanarak her proje için net sorumluluklar tanımlayın.
ClickUp Dashboard'larda, rolle ilgili Özel Alanlar ve doğru gösterge paneli bileşenleri ekleyerek, pazarlama süreçleri için görev sahipliğine ilişkin canlı ve şeffaf görünümler oluşturabilirsiniz.
3. Müşteri başına karlılığı izlemeyi bırakmak
Toplam gelirinizi biliyorsunuz, ancak hesap başına marjınızı bilmiyorsunuz. Bazı müşteriler kazandıklarından daha fazla maliyet getiriyor, ancak zaman takibi veya çaba analizi yapmadan hangilerinin olduğunu bilemezsiniz.
🧠 Etki: Kârınızı artırmadan gelirinizi artırın.
✅ Çözüm: ClickUp Zaman Takibi'ni kullanarak müşteri veya hizmet başına harcanan zamanı takip edin. Gösterge panellerini kullanarak saatleri ve değeri karşılaştırın ve düşük kâr marjlı işleri azaltın veya yeniden fiyatlandırın.
4. Araç aşırı yüklemesi
Ajansınızın kullandığı araçlar bir yama işi haline geliyor: Slack + Google Dokümanlar + Trello + Notion + Excel + E-posta. Hiçbiri birbiriyle iletişim kurmuyor.
🧠 Etki: Bağlam değiştirme, yinelenen çabalar ve fonksiyonlar arasında sıfır görünürlük.
✅ Çözüm: Ajansınızın operasyonlarını, ClickUp for Marketing Proje Yönetimi gibi tek bir platformda birleştirin. ClickUp, görevleri, belgeleri, zaman çizelgelerini, geri bildirimleri ve raporlamayı merkezileştirmenize olanak tanır, böylece iş dağınıklığını ve bağlam değiştirmeyi azaltır.
5. KPI'lar olmadan liderlik zorluğu
Güçlü bir pazarlama ajansı liderliği olmadan, kampanyalarınız yön ve hesap verebilirlikten yoksun kalacaktır. İç çatışmaları söndürmekle uğraşacak veya takımınız düşük değerde olan işlerle vakit kaybedecektir. Tüm bunlar, belirsiz KPI'ların bir parçasıdır.
🧠 Etki: İşleriniz sağlam olsa bile, müşteri beklentileri karşılanmayabilir.
✅ Düzeltme: İzlemeniz gereken bazı önemli KPI'lar şunlardır: müşteri memnuniyeti ve sadakati, dönüşüm oranı optimizasyonu (CRO), yatırım getirisi (ROI), müşteri edinme maliyeti (CAC) ve müşteri yaşam boyu değeri (CLV).
Takımlarınızı anlamlı hedefler ve KPI'lar etrafında uyumlu hale getirmek için ClickUp Pazarlama Ajansı Şablonunu kullanmayı düşünün.
Ölçeklendirmenize Yardımcı Araçlar
Proje yönetimi ve işbirliği
ClickUp
Ajanslara özel görev yönetimi, ş akışları, gösterge panelleri ve dokümantasyon için merkezi bir platform olan ClickUp, birbirinden bağımsız birçok araca yatırım yapma ihtiyacını ortadan kaldırır.
En iyi özellikler
- İç içe geçmiş görevler, alt görevler ve bağımlılıklar ile esnek görev yönetimi — karmaşık proje iş akışları için ideal
- Birden fazla görünüm (Kanban panoları, Gantt grafikleri ve daha fazlası) takımların kendilerine uygun şekilde işleri görselleştirmelerini sağlar.
- İçerik oluşturma, özetleme ve tekrarlayan işleri otomasyonla gerçekleştirme için yerleşik, bağlam farkında AI yardımı — içerik takımları, pazarlama, satış operasyonları vb. için kullanışlıdır.
- Belgeler + bilgi yönetimi + sohbet + görevler + Beyaz Tahtalar — her şey tek bir yerde, bağlam değiştirme ve araç yorgunluğunu azaltır.
Sınırlamalar
- Birçok özelliği olan bu tür yoğun platformlara yeni başlayan takımlar için öğrenme eğrisi zorlu olabilir.
Fiyatlandırma
G2 ve Capterra yorumları
- G2: 4,7/5 (10.600'den fazla yorum)
- Capterra: 4,6/5 (4.500'den fazla yorum)
Teklif ve satış desteği
PandaDoc
Sürükle ve bırak modülleri, e-imza ve etkileşim izleme ile teklif oluşturma sürecini kolaylaştırır. Teklifleri, teklifleri, sözleşmeleri ve diğer iş belgelerini oluşturmak, düzenlemek, göndermek, izlemek ve e-imza atmak için kullanın.
En iyi özellikler
- Kullanıcıların tasarım veya gelişmiş belge işaretleme becerilerine ihtiyaç duymadan hızlı bir şekilde profesyonel teklifler, fiyat teklifleri ve sözleşmeler oluşturmalarını sağlar.
- Alıcıların belgelerle nasıl etkileşimde bulunduklarına (görünümler, harcanan zaman vb.) ilişkin gerçek zamanlı görünürlük sağlar, bu da etkileşimi anlamaya ve daha iyi takip etmeye yardımcı olur.
Sınırlamalar
- Belge analizi, özel markalama, toplu gönderim ve entegrasyonlar gibi anahtar özellikler yalnızca ücretli planlarda mevcuttur.
Fiyatlandırma
- Ücretsiz
- Başlangıç: 35 $/kullanıcı/ay
- İş: 65 $/kullanıcı/ay
- Enterprise: Özel
G2 ve Capterra yorumları
- G2: 4,7/5 (3.200'den fazla yorum)
- Capterra: 4,5/5 (1.200'den fazla yorum)
Müşteri eğitimi ve oryantasyon
Flipick
Müşteri onboarding, eğitim ve iç kaynakların etkinleştirilmesi için kişiselleştirilmiş video tabanlı LMS. Oyunlaştırma, değerlendirmeler ve çok dilli sunum içerir.
En iyi özellikler
- LMS'yi tamamen size özel hale getirmek için oyunlaştırma ve özel markalama araçları sunar.
- Devam eden dersler için ilerleme izleme ve tamamlanan kurslar için sertifikalar sağlar.
Sınırlamalar
- Bazı kullanıcılar, teknoloji konusunda bilgili olmayan kullanıcılar için öğrenme eğrisinin zor olabileceğini düşünüyor.
Fiyatlandırma
- Özel fiyatlandırma
G2 ve Capterra yorumları
- G2: Yeterli sayıda yorum yok
- Capterra: Yeterli sayıda yorum yok
Trupeer. ai
Ekran kayıtlarını ürün videolarına ve adım adım kılavuzlara dönüştüren, markalı şablonlar, seslendirmeler ve çok dilli destek ile tamamlanan AI destekli araç.
En iyi özellikler
- AI destekli ses kaydı ve çeviri, eğitim içeriğini bir kez kaydedip birden fazla dile dönüştürmenize yardımcı olur.
- Profesyonel becerilere ihtiyaç duymadan profesyonel kalitede AI videoları oluşturun
- Oluşturulan videolara arka plan müziği ekleyin
Sınırlamalar
- Çoğu kullanıcı, oluşturulan videoların sınırlı düzenleme özelliklerinden şikayetçi.
Fiyatlandırma
- Ücretsiz
- Pro: 49 $/kullanıcı/ay
- Ölçek: Aylık 249 $ (3 düzenleyici)
- Kurumsal: Özel fiyatlandırma
G2 ve Capterra yorumları
- G2: 4,8/5 (40'tan fazla yorum)
- Capterra: Yeterli sayıda yorum yok
İnceleme ve onay ş akışları
Filestage
Sürüm oluşturma ve bağlam içi açıklama özellikleriyle yaratıcı varlıklar hakkında merkezi geri bildirim.
En iyi özellikler
- Çeşitli pazarlama varlıkları için onayları merkezileştirin
- Videoların belirli noktalarında ve canlı web sitelerinde geri bildirim yorumları bırakın.
- Geri bildirim öncesi ve sonrası sürümleri kolayca karşılaştırın
Sınırlamalar
- Birçok kullanıcı, başlangıçta kurulumu ve gezinmeyi zor buluyor.
Fiyatlandırma
- Ücretsiz
- Temel: Aylık 129 $
- Profesyonel: Aylık 369 $
- Enterprise: Özel fiyatlandırma
G2 ve Capterra yorumları
- G2: 4,7/5 (240'tan fazla yorum)
- Capterra: 4,6/5 (100'den fazla yorum)
Müşteri raporlama ve analitik
AgencyAnalytics
AgencyAnalytics, pazarlama ajansları için geliştirilmiş bir raporlama ve analiz platformudur. SEO, PPC, sosyal medya, web analizi ve daha fazlasını müşteriler için birleşik, beyaz etiketli gösterge panellerine entegre eder.
En iyi özellikler
- 70-80'den fazla pazarlama entegrasyonundan gelen verileri tek bir gösterge panelinde birleştirir.
- Beyaz etiketli raporlama ve özelleştirilebilir gösterge panelleri sayesinde ajanslar, müşterilerine markalı raporlar sunabilir.
- Raporların otomatik olarak planlanması (ör. aylık, üç aylık) ve PDF raporları oluşturma/paylaşım özelliği
Sınırlamalar
- Bazı kullanıcılar, raporlarda karmaşık özel metrikler veya gelişmiş segmentasyon gerektiğinde esnekliğin sınırlı olduğunu bildiriyor; bu tür durumlarda manuel veri içe aktarma veya geçici çözümler gerekebilir.
Fiyatlandırma
- Freelancer: Aylık 79 $
- Ajans: 239 $/ay
- Agency Pro: 479 $/ay
- Özel
G2 ve Capterra yorumları
- G2: 4,7/5 (400'den fazla yorum)
- Capterra: 4,8/5 (110'dan fazla yorum)
Huni
Birden fazla kanaldan gelen pazarlama verilerini birleştirerek, birleşik ölçüm ve atıf raporlaması sağlar.
En iyi özellikler
- Otomasyonlu raporlarla zaman kazanın
- Farklı paydaşlar için özelleştirilebilir görünümler sunar
- Ücretsiz planında bile, büyük sosyal medya platformları ve ücretli veri analiz araçlarıyla kullanılabilen çeşitli bağlayıcılar ve entegrasyonlar sunar.
Sınırlamalar
- Bazı kullanıcılar, aracın ölçeklendirilmesinin iyi olmadığını düşünüyor.
- Çok fazla özellik kullanıcılar için kafa karıştırıcı olabilir.
Fiyatlandırma
- Ücretsiz
- Özel fiyatlandırma
G2 ve Capterra yorumları
- G2: 4,5/5 (160'tan fazla yorum)
- Capterra: Yeterli sayıda yorum yok
CRM ve satış süreci
HubSpot CRM
Bu popüler CRM, potansiyel müşterileri izler, takipleri otomatikleştirir, pazarlama otomasyonu ve hizmet merkezleriyle entegrasyonlar yapar. Boru hatlarını uçtan uca yönetmeye çalışan ajanslar ve işler için kullanışlıdır.
En iyi özellikler
- Kişiler, anlaşmalar ve satış süreci hakkında tek bir görünüm, potansiyel müşterilerin durumunu izlemeyi kolaylaştırır.
- Pazarlama ve hizmet merkezleriyle entegrasyonlar, takip işlemlerini, e-postaları ve potansiyel müşteri geliştirmeyi otomasyonla gerçekleştirmeye yardımcı olur.
- Ücretsiz paket, yapılandırılmış CRM ile yeni başlayan küçük takımlar veya işler için idealdir.
Sınırlamalar
- Büyüdükçe veya daha gelişmiş özelliklere (pazarlama otomasyonu, daha derin özelleştirme) ihtiyaç duydukça, fiyatlar hızla yükselebilir.
Fiyatlandırma
- Paket tabanlı özel fiyatlandırma
G2 ve Capterra yorumları
- G2: 4,5/5 (14.100'den fazla yorum)
- Capterra: 4,5/5 (4.500'den fazla yorum)
Act-On
Merkezi kampanya yönetimi ve toplu fiyatlandırma için ajansa özel özellikler.
En iyi özellikler
- Hedefli erişim ve takip için e-posta açılışlarını izleyin
- Müşteri etkileşimlerini kolayca izleyin ve puanlayın
- E-posta pazarlamasını basitleştirmek için açılış sayfaları, formlar, web seminerleri ve CRM'yi tek bir yerde birleştirir.
Sınırlamalar
- Bazı kullanıcılar, raporları özel olarak özelleştirme konusunda sınırlı esneklik olduğunu bildiriyor.
Fiyatlandırma
- Profesyonel: 900 $/ay
- Enterprise: Özel fiyatlandırma
G2 ve Capterra yorumları
- G2: 4. 1/5 (1.050+ yorum)
- Capterra: 4,3/5 (50'den fazla yorum)
ClickUp ile Pazarlama Ajansınızı Büyütün
Pazarlama ajansınızı büyütmek için gerekli adımları öğrendiğinize göre, şimdi sıra işe koyulmaya geldi.
Bunun için ClickUp, proje kapsamı ve kampanya planlamasından müşteri kazanımı ve geri bildirim izlemesine kadar ajansınızın ihtiyaç duyduğu her şeyi tek bir Çalışma Alanına getirir. Önceden oluşturulmuş şablonlar ve yerleşik Bağlamsal AI asistanı ile ilk günden itibaren hızlı bir başlangıç yapabilir ve her projeyi yolunda tutabilirsiniz.
Daha akıllı süreçler oluşturmaya başlamak için bugün ClickUp'a kaydolun.