Başarılı bir proje yürütmenin ön koşulu stratejik planlamadır.
Proje kapsamının tanımlanması, görevlerin ana hatlarının belirlenmesi, önceliklerin ayarlanması, proje zaman çizelgelerinin tahmin edilmesi, paydaşların yönetilmesi ve kaynakların tahsis edilmesi gibi adımları içerir. ?
Ama hepsi bu kadar değil. Ayrıca projeyi sürekli izlemeniz, teslimatların kalitesini sağlamanız, siloları ortadan kaldırmanız ve potansiyel riskleri belirleyip önlemeniz gerekir.
Bu, manuel çaba gerektirir ve özellikle aynı anda birden fazla proje üzerinde çalışıyorsanız hatalara yol açabilir.
Proje yönetimi şablonları, proje yönetimi süreçlerini otomatikleştirmek ve standartlaştırmak için mükemmel bir yoldur. Bu, çok fazla zaman ve kaynak tasarrufu sağlar.
Bu blogda, verimli proje planlama ve izleme için kullanabileceğiniz en iyi beş proje yönetimi Excel şablonunu paylaşacağız.
Proje Yönetimi Excel Şablonları Nedir?
Proje yönetimi Excel şablonları, proje planlama ve izleme için yapılandırılmış bir düzene sahip, önceden biçimlendirilmiş Excel elektronik tablolarıdır. Kaynakları tahsis etmek, proje bütçeleri oluşturmak, zaman çizelgeleri ayarlamak, proje raporları hazırlamak ve ilerlemeyi değerlendirmek için verimli çerçevelerdir.
Bu proje yönetimi şablonlarını gereksinimlerinize, hedeflerinize ve paydaşlarınıza göre özelleştirebilirsiniz.
Ancak hangi şablonun uygun olduğunu nasıl belirleyebilirsiniz? Hadi öğrenelim.
İyi bir Excel proje yönetimi şablonu nedir?
Çok basit: iyi bir şablon hayatınızı kolaylaştırmalıdır.
Proje yönetimi için en iyi Excel şablonlarından bazıları açık, kullanıcı dostu, kolayca özelleştirilebilir, ölçeklenebilir ve popüler proje yönetimi yazılımlarıyla sorunsuz bir şekilde entegre edilebilir.
İyi bir şablonu oluşturan bazı anahtar unsurlar şunlardır.
Esneklik ve özelleştirme
- Farklı proje türlerine uyarlanabilir: Şablon, çeşitli proje boyutlarına, karmaşıklıklarına ve metodolojilerine (ör. Agile, Waterfall) uyarlanabilir olmalıdır
- Kolayca değiştirilebilir: Bölümleri kolayca ekleyebilir, kaldırabilir veya özelleştirebilirsiniz
Anahtar işlevler
- İşbirliğine dayalı görev yönetimi: Görevleri, bağımlılıkları, son teslim tarihlerini ve ilerlemeyi izleyin. Sürükle ve bırak işlevselliği ve ilerleme çubukları gibi özellikleri değerlendirin
- Bütçeleme ve kaynak tahsisi : Proje maliyetlerini, giderleri ve bütçe sapmalarını izleyin. Finansal verilerin kolayca girilmesini ve görselleştirilmesini sağlayın
- Raporlama: Proje ilerlemesi, kaynak kullanımı ve bütçe performansı hakkında raporlar oluşturun
Görsel çekicilik ve kullanılabilirlik
- Temiz ve profesyonel tasarım: Okunabilirliği ve görsel çekiciliği artırmak için net biçimlendirme, tutarlı yazı tipleri ve renkler kullanın
- Sezgisel düzen: Bilgileri mantıklı bir şekilde düzenleyin ve net etiketler kullanarak ihtiyacınız olanı kolayca bulun
Ek hususlar
- Güvenlik: Ortak kullanımda, parola koruması veya diğer güvenlik önlemlerini değerlendirin
- Sürüm kontrolü: Değişiklikleri izlemek ve gerekirse geri almak için sürüm kontrol mekanizmaları uygulayın
Bu temel özellikleri göz önünde bulundurarak, proje yönetimi için en kullanışlı Excel şablonlarından bazılarını size tanıtalım.
kullanabileceğiniz 5 Excel Proje Yönetimi Şablonu
İşte 2024 yılında proje yönetimini optimize etmek için kullanabileceğiniz en iyi beş Excel şablonu.
1. Excel Proje Takip Şablonu ?
via Microsoft
Aynı anda birden fazla projeyi yönetiyorsanız, Excel Proje Takip Şablonu tam size göre. Bu takip aracı, bir proje içindeki çeşitli görevleri farklı kategorilere ayırarak izlemeyi kolaylaştırır.
Bu şablonla proje başlangıç ve bitiş tarihlerini ve hangi proje kategorisinin hangi takım üyesine atandığını izleyin. Son teslim tarihlerini yönetmeye yardımcı olur ve kaynakların verimli bir şekilde tahsis edilmesini sağlar.
Projeler tamamlandığında, çeşitli projeler için harcanan zamanı ve gecikmenin nedenlerini analiz edebilir ve diğer projeleri buna göre optimize edebilirsiniz.
En iyi yanı nedir? Özel olarak özelleştirebilir ve çeşitli projelerin ilerlemesini daha iyi anlamak için pivot tablolar ve grafikler ekleyebilirsiniz.
2. Excel Proje Yapılacaklar Listesi Şablonu ?
via Microsoft
Bir proje içindeki her göreve ilişkin net ve ayrıntılı bir genel bakış istiyorsanız, Excel Yapılacaklar Listesi Şablonunu indirin. Bu şablon, bir yapılacaklar listesinin tüm temel özelliklerini içerir. En büyük projeleri bile belirli "Etkinlikler"e bölebilir ve her birine son teslim tarihi, bütçe ve ilerleme yüzdesi ekleyebilirsiniz.
Ayrıca, projeyi kolaylaştırmak ve tüm paydaşları her zaman güncel tutmak için her etkinlik için özel notlar veya hatırlatıcılar ekleyebilirsiniz.
Hesap tablosuna eklenen Excel veri çubukları, genel ilerlemeyi görsel olarak gösterir. Bu şablon, BHAG'larınız (Büyük, Zorlu, Cesur Hedefler) için haftalık, aylık ve üç aylık etkinlikleri planlamak için mükemmeldir.
3. Excel Proje Zaman Çizelgesi Şablonu ?️
via Microsoft
Bu Excel Proje Zaman Çizelgesi Şablonu, sonsuz satır veya sütunlarda yer alan bilgiler yerine verilerin görsel ve basitleştirilmiş bir görünümünü tercih eden proje yöneticileri için mükemmel bir araçtır.
Şablon, genel proje zaman çizelgesinin görsel bir haritasını sağlar. Şablona dönüm noktalarınızı, son teslim tarihlerinizi ve belirli görevler üzerinde çalışan takım üyelerinin adlarını ekleyin ve tüm proje dönüm noktalarının zaman çizelgesi diyagramını elde edin.
Bu şablona ne zaman ihtiyacınız olur? Bir projenin planlanan tarihten geciktiğini fark ettiğinizde. Bu şablon, sizi ve takımınızı motive ederek iki kat daha fazla çalışmaya teşvik eder.
4. Excel Gantt Grafik Şablonu ?
via Microsoft
Excel Gantt Grafiği Şablonu, proje ilerlemesini görsel olarak izlemek için gelişmiş bir araçtır. Diğer proje yönetimi Excel şablonları projeye genel bir bakış sağlarken, bu şablon karmaşık ayrıntılara girer.
Görev ayrıntılarını dönüm noktası açıklaması sütununa ekleyin. Ardından, proje hedefleri ve dönüm noktaları dahil olmak üzere ilgili kategorileri girin veya Gantt grafiği şablonunu özelleştirerek sizinle, takımınızla ve proje paydaşlarınızla ilgili bilgileri ekleyin.
Ardından, görevin başlangıç tarihinden bahsedin, bir üyeye atayın ve görevin tamamlanması için gereken gün sayısını ayarlayın.
Tamamlanan bir görevin yüzdesini eklemeye devam etmelisiniz. Sonuç? Hangi görevlerin yolunda gittiğini, hangi görevlerin düşük/orta/yüksek tamamlanma riskine sahip olduğunu ve hangi görevlerin atanmadığını bilirsiniz.
Bu şablona alışmak biraz zaman alabilir, ancak eğlenceli yanı, açık, koyu ve renk kodlu temalara sahip olmasıdır, bu da onu iş için görsel bir zevk haline getirir.
5. Excel Proje Performans Şablonu ✅
via Microsoft
Excel Proje Performans Şablonu, diğer bazı proje yönetimi Excel şablonlarından biraz daha karmaşıktır.
Ancak, şablonlara aşina olduktan sonra, özellikle gerçek gelir yaratma konusunda proje performansı hakkında üst düzey finansal içgörüler elde edebilirsiniz. Bir projenin bütçesini, toplam maliyetleri ve aşılan bütçe tutarını karşılaştırarak herhangi bir projenin finansal durumunu değerlendirebilirsiniz.
Bir iş için projenin gerçek değerini analiz etmek için en iyi Excel şablonlarından biridir. Maliyet verimliliğini ve zamanlama verimlilik oranlarını izlemek için kullanabilirsiniz.
Proje Yönetimi ve İzleme için Excel Kullanmanın Sınırlamaları
Excel şablonları standart, şeffaf ve verimli bir proje yönetimi çerçevesi sağlarken, kullanımı zor olabilir. Manuel veri girişine aşırı bağımlılık nedeniyle hatalı sonuçlar verebilirler.
Excel'i proje yönetimi için kullanırken karşılaşabileceğiniz bazı zorluklar şunlardır:
1. Otomasyon eksikliği
Görevleri izlemek, riskleri yönetmek ve paydaşlarla iletişim kurmak zaman ve çaba gerektirir. Kaosun ortasında, verileri manuel olarak güncellemek yapmak isteyeceğiniz son şeydir.
Ancak Excel'de başka seçeneğiniz yoktur. İster içgörüler oluşturmak ister proje durumunu güncellemek için olsun, her şeyi yazmanız gerekir.
2. Bir projenin ilerlemesini izlemede zorluk
Etkili proje yönetiminin temeli, sorunsuz işbirliğidir.
Ancak Excel'de gerçek zamanlı ilerlemeyi izleyemez veya engelleri belirleyemezsiniz, özellikle tek bir proje üzerinde çalışan büyük takımlar için.
3. Excel'i diğer araçlarla entegre edememe
Proje yönetimi, farklı platformlar kullanılarak veri paylaşımını gerektirir. Diğer uygulamalarla sorunsuz bir şekilde entegre olabilen araçlara ihtiyacınız vardır.
Örneğin, ClickUp gibi bir proje yönetimi platformunu Slack ile entegre edebilir ve proje tartışmalarından görevler oluşturabilirsiniz. Ancak Excel, diğer platformlarla bu kadar kolay entegre edilemez.
4. Sınırlı veri görselleştirme
Proje zaman çizelgelerini nasıl görüntülemek istersiniz: Excel sayfasında bir sütunu birkaç kez kontrol ederek mi, yoksa sezgisel bir gösterge panelinde görsel bir zaman çizelgesine erişerek mi?
İkinci seçenek daha kolaydır ancak Excel'de uygulanamaz. Ancak, ClickUp gibi proje yönetimi araçlarıyla, çeşitli metriklere dayalı olarak proje zaman çizelgelerini, kaynakları, bütçe tahsisini ve performansı görselleştirebilirsiniz.
ClickUp ile tanışın: En iyi Excel proje yönetimi şablonu alternatifi
Dijitalleşme, endüstrileri daha iyiye dönüştürüyor; proje yönetimi de buna dahil. Excel şablonları artık amacına hizmet etmiyor. Daha gelişmiş işlevler için ClickUp gibi bir proje yönetimi yazılımına ihtiyacınız var. ClickUp proje yönetimi şablonları daha iyi planlama, optimizasyon, izleme ve analizlere yardımcı olur. Excel proje yönetimi şablonlarına alternatif olarak değerlendirebileceğiniz 10 şablon.
1. ClickUp Proje Yönetimi Şablonu
Ayrıntılı planlama ve uygulama, herhangi bir projenin başarısı için hayati önem taşır. ClickUp Proje Yönetimi Şablonu, çeşitli proje görevlerini verimli bir şekilde planlamak ve darboğazları erken aşamada tespit etmek için mükemmel bir araçtır.
Proje yaşam döngüsünün tamamında gezinmenizi sağlayan bir yol haritası sunar. İşte nasıl.
Önce görevleri ekleyin ve bunları dört kategoriye ayırın: başlatılmadı, inceleniyor, ilerleme kaydedildi ve güncelleme gerekli. Her kategoriye yeni görevler ekleyebilir veya görevleri farklı kategoriler arasında karıştırabilirsiniz.
Ardından, her proje için departmanı ekleyin, önceliği seçin, proje açıklamasını ekleyin ve anahtar performans ölçütlerini tanımlayın.
Böylece, tüm önemli proje bilgileri parmaklarınızın ucunda olur.
Bu şablon, proje yönetimi deneyiminizi geliştirmek için çeşitli etkinlik sekmeleri sunar. Projenin çeşitli aşamalarını açıklayan bir genel bakış sekmesi, Kanban tarzı bir görev ilerleme panosu ve projenizin gereksinimlerini her zaman takip etmenize yardımcı olacak acil görevler sekmesi içerir.
2. ClickUp Basit Gantt Grafik Şablonu
ClickUp Basit Gantt Grafiği Şablonu, tüm proje türleri için basit ve etkili bir proje yönetimi izleme aracıdır. Bu şablon, çeşitli görevlerin ilerlemesini izlemenize ve görselleştirmenize ve belirli bir görev için ayrılan zamana göre ilerleme durumunu değerlendirmenize yardımcı olur.
Görev açıklaması, atanan kişi, mevcut durum, öncelik, proje aşaması, başlangıç ve bitiş tarihleri ve proje ilerlemesi gibi alanlarla her bir proje bileşenine ilişkin kapsamlı bir genel bakış elde edin.
Bu şablonu, projeyi rayından çıkarmadan önce bağımlılıkları veya engelleri önceden tahmin etmek ve gidermek için kullanabilirsiniz. Bu görsel izleyici, belirli görevlerin tamamlanmasındaki olası gecikmeleri analiz etmenizi sağlayarak genel verimliliği artırır.
3. ClickUp Proje Çıktıları Şablonu
Proje yönetiminin nihai hedefi, müşteriye kaliteli çıktılar sunmaktır. ClickUp Proje Çıktıları Şablonu, bu hedefe ulaşmanıza yardımcı olur. Proje çıktılarınız, görevleriniz ve aşamalarınız hakkında genel bir bakış sağlar.
Bu şablon, farklı müşteriler için tüm projelerin bir Pano veya Kanban Görünümü sunar. Proje açıklamasının altına, teslim edileceklerin ayrıntılı bir listesini eklemelisiniz. Sonuçları, zaman çizelgelerini, bütçeleri ve dönüm noktalarını elde etmek için belirli süreçler de ekleyebilirsiniz.
Bu şablonu kullanarak her projenin ilerlemesini izleyin. Ya da bir adım daha ileri gidin ve çeşitli ölçütlere göre bir projenin gerçek performansını izleyin. Bu, projelerin başarı oranını ve organizasyonel büyümeye katkılarını belirlemenize yardımcı olacaktır.
4. ClickUp Proje Raporlama Şablonu
Bir proje yöneticisinin diğer sorumlulukları arasında, proje raporlama genellikle arka planda kalır. ClickUp Proje Raporlama Şablonu, iç izleme ve paydaşlara zamanında güncellemeler sağlamak için ayrıntılı proje raporları hazırlamanızı kolaylaştırır.
Bu şablon, proje ayrıntılarını ve durumunu açıklamak için geleneksel rapor düzenini kullanır. Bu şablonu, projenin etkinlik zaman çizelgesini, alınan onayları, yapılan yorumları, engelleyicileri, kullanılan kaynakları ve proje maliyetlerini görüntülemek için de kullanabilirsiniz.
Bu proje gösterge paneli şablonu, kapsamlı raporlar hazırlamak için aşağıdaki ilgili ayrıntıları içerir.
- Proje ölçümleri
- Etkinlik durumu
- Öncelik özeti
- Durum planlaması
- Bütçe durumu
5. ClickUp Proje Takip Şablonu
Görevleri izlemek, özellikle birden fazla paydaşın dahil olduğu büyük ölçekli projelerde, proje yönetiminin en zorlu yönlerinden biridir. İşte burada ClickUp Proje İzleyici Şablonu devreye girer.
Belirli bir proje kategorisine görevler eklemenize olanak tanıyarak görev planlamasını ve izlemeyi otomatikleştirir. Ayrıca, birkaç alt görev oluşturabilir ve bunları farklı takım üyelerine atayabilirsiniz.
Her görevin yanındaki açılır menü düğmesine tıklayarak çeşitli görevlerin durumunu güncelleyebilir ve izleyebilirsiniz.
- Kırmızı renk kritik anlamına gelir ve acil dikkat gerektirir
- Sarı renk gecikme anlamına gelir ve yüksek öncelikli olarak kabul edilebilir
- Yeşil, görevin yolunda gittiğini gösterir
Görevlerin tahmini ve gerçek tamamlanma zamanını izlemek için özel bir tarih alanı da ekleyebilirsiniz.
6. ClickUp Proje Kapatma Şablonu
Sonunda bir projeyi son teslim tarihine kadar teslim ettiniz. Peki başarılı oldu mu? Müşteri teslim edilenleri kabul etti mi? ClickUp Proje Kapanış Şablonu bu soruların yanıtlarını bulmanıza yardımcı olur.
Yapmanız gereken tek şey, proje maliyetlerini kesinleştirmek, paydaşlardan onay almak ve müşteriden onay almak dahil olmak üzere bir projeyi tamamlamak için gereken tüm eylem öğelerinin bir görev listesini oluşturmaktır.
Atanan kişileri, önceliği ve son teslim tarihini ekleyin, ardından görev durumunu seçin. Proje ölçümlerini eklemek için ek alanları da özelleştirebilirsiniz.
Bu proje kapatma şablonuna, projeyi müşteriye teslim ettikten sonra projenin sonuna doğru ihtiyacınız olacaktır. Son tartışma için tüm paydaşlara dağıtılabilir, ardından projeyi tamamlanmış olarak ilan edebilirsiniz.
Bu şablonu beş biçimde görüntüleyebilirsiniz: Liste, Pano, Gantt, Belge ve Zaman çizelgesi.
7. ClickUp Proje Yol Haritası Şablonu
Proje yönetiminde yol haritası genellikle çok büyüktür. Kaynak tahsisi, ilerleme izleme, risk izleme ve paydaş yönetimi buzdağının sadece görünen kısmıdır.
Kendinizi bunalmış hissedebilir, yolunuzu kaybedebilir ve nihai hedeften sapabilirsiniz. ClickUp Proje Yol Haritası Şablonu, her proje için işleri perspektifine oturtur.
Bu şablon, tüm görevleri proje hedefine göre hizalayarak sizi kontrol altında tutar. Ürün geliştirme ekibinin bakış açısıyla tasarlanmıştır. Bu nedenle, ekibinizle zahmetsizce işbirliği yapmak, yaklaşan görevleri izlemek ve görevlere öncelik vermek için kullanabilirsiniz.
Bu kullanıcı dostu şablon, proje ayrıntılarını görselleştirmek için beş görünüm sunar: liste, iş yükü, takvim, Gantt ve pano veya Kanban görünümü. Ayrıca, proje uygulamasının yol haritasıyla senkronize olup olmadığını yansıtacak şekilde çeşitli alanları ve durumları özelleştirebilirsiniz.
8. ClickUp Proje Yönetimi Portföy Şablonu
ClickUp Portföy Proje Yönetimi Şablonu, tüm şirket çapındaki projeler için bir plan görevi görür. Tüm yatırımlarınızın kar ve zararlarını tek bir yerden izleyebileceğiniz bir yatırım portföyü gösterge paneline benzer. Bu şablon, kuruluş içindeki tüm departmanlardaki tüm projelere kuşbakışı bir görünüm sunar.
Proje durumunu izlemek için inceleme bekliyor, devam ediyor veya başlatılmadı gibi özelleştirilmiş etiketler ekleyebilirsiniz. Şablon ayrıca proje açıklaması, projeyle ilgili yorumlar, tahmini proje zaman çizelgesi ve öncelik durumu gibi çeşitli alanlar da sağlar.
Bu şablon, proje durum raporları hazırlamak veya paydaşlara hızlı bir güncelleme vermek istediğinizde son derece kullanışlıdır.
9. ClickUp Doldurulabilir Zaman Çizelgesi Şablonu
Proje yöneticileri, katı teslim tarihlerine uymak için sürekli baskı altındadır. ClickUp Doldurulabilir Zaman Çizelgesi Şablonu, projeleri kolayca haritalandırmanıza ve sıralı etkinlikler içeren etkinlikler için zaman çizelgeleri oluşturmanıza yardımcı olarak stresi azaltır. Ayrıca karmaşık zaman çizelgelerini görselleştirebilir ve ilgili paydaşlarla paylaşabilirsiniz.
Ayrıca, zaman çizelgelerinden görevleri ekleme/kaldırma/düzenleme esnekliğine sahip olursunuz, böylece acil görevlere odaklanabilirsiniz. Hepsi bu kadar değil. İlerleme hakkında hızlı bir genel bakış elde edebilir, zaman çizelgelerini takımınızla paylaşabilir ve proje maliyetlerini izleyebilirsiniz. Bu şablonun en ilginç özelliği, zaman çizelgenizi nasıl görüntülemek istediğinizi özelleştirebilmenizdir. Liste görünümü, Gantt grafikleri, İş yükü görünümü veya Takvim görünümü arasından seçim yapabilirsiniz.
Öncelik etiketleri, yorum tepkileri ve birden fazla atanan kişi ekleyerek şablonu kişiselleştirin. Bu ClickUp proje yönetimi şablonu, esnekliğe izin veren projeler veya düşük öncelikli projeler için mükemmeldir.
10. ClickUp Proje Yönetimi Çerçevesi Şablonu
Ev yanıyor gibi görünüyor ve yangını söndürmek için uğraşıyorsanız, daha iyi planlama ve kaynak tahsisine ihtiyacınız var demektir.
ClickUp Proje Yönetimi Çerçeve Şablonu ile proje planlamadaki kaosu azaltın. Projenin her bir öğesi için ayrıntılı planlama yapmanızı kolaylaştıran, çeşitli görevler için Standart Çalışma Prosedürleri (SOP) oluşturmanıza yardımcı olan ve risk azaltma için gerçek zamanlı güncellemeleri izlemenize yardımcı olan hepsi bir arada bir şablondur.
Bu şablon, görevleri atamak, dönüm noktalarını ayarlamak, ilerlemeyi izlemek ve son tarihleri ayarlamak için yapılandırılmış bir gösterge paneli sağlar.
Bonus: Excel için AI Araçları!
Excel ve ClickUp şablonlarıyla proje yönetimini geliştirin
Bir proje yöneticisi olarak, tüm engelleri aşar ve takımınızı doğru yolda yönlendirirsiniz. Ancak, güvenle ilerlemek için stratejik bir yol haritasına ve sağlam bir uygulamaya ihtiyacınız vardır. ClickUp proje yönetimi şablonları bunu sağlar.
Proje planlama ve izlemeyi otomatikleştirerek engelleri belirlemenize ve aşmanıza yardımcı olurlar. Ayrıca, ClickUp'ın proje yönetimi yazılımı tarafından sunulan ayrıntılı analizler, devam eden projelerinizden ders çıkararak gelecekteki projelerinizin sonuçlarını iyileştirmenizi sağlar.
Proje yönetimi çerçevenizi optimize etmek için bugün ClickUp'a kaydolun!