{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Proje Kapanışı nedir?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Proje kapanışı, proje yönetimi yaşam döngüsünün son ve kritik aşamasıdır. Projenin sonunu, herhangi bir çıktı kuruluş üzerinde etki yaratmaya başlamadan önceki son anahtar performans göstergesini işaret eder. " } } ] }
Proje kapatma, proje yönetiminin ayrılmaz bir parçasıdır. Bu, teslim edileceklerin KPI'lara ve kapsamına göre test edildiği, yarım kalan işlerin tamamlandığı, derslerin çıkarıldığı, devir teslim işleminin tamamlandığı ve projenin onaylandığı son aşamadır.
Birçok yönden, proje kapanışı başlangıç toplantısı ve iş kapsamı (SOW) kadar önemlidir. Yöneticiler, proje çıktılarının beklendiği gibi tamamlandığından ve projenin başarıyla yürütüldüğünden emin olmak için bu iş için zaman ayırmalıdır.
Bu yazıda, bir projeyi kapatmak için adım adım izlenecek süreci anlatacak ve takımınızın proje kapatma sürecini kolaylaştırmak için kullanabileceğiniz beş kullanışlı şablon sunacağız.
Proje Kapanışı nedir?
Bir proje ister şirket içinde ister bir yazılım geliştirme firması veya pazarlama ajansı gibi üçüncü bir tarafla işbirliği içinde gerçekleştiriliyor olsun, her zaman bir proje kapanış aşamasıyla sona ermelidir.
Proje kapanışı, proje yönetimi yaşam döngüsünün son ve kritik aşamasıdır. Projenin sonunu, herhangi bir çıktı kuruluş üzerinde etki yaratmaya başlamadan önceki son anahtar performans göstergesini işaret eder.
Örneğin, bir kurumsal organizasyonda yeni bir müşteri ilişkileri yönetimi yazılımı kullanıma sunmak istiyorsanız, özellikle üçüncü taraf satıcılar veya danışmanlar söz konusuysa bu işlem zaman alabilir.
Ancak, gerekli zamanı ayırmaya değer: Çoğu proje (boyutu ne olursa olsun), herkesin görevine odaklanmasını ve aynı sayfada olmasını sağlayan bir proje yönetimi yazılımı olduğunda çok daha sorunsuz ilerler.
Proje Kapanışı Neden Önemlidir?
Etkili proje özetleri, takım kültürünün tanımlanmasına yardımcı olabilir. Bir takım üyesi veya proje liderinin bir projenin uygulanması ve teslim edilmesinden öğrendiği her şey (başarılar ve başarısızlıklar) gelecekteki projelere aktarılabilir.
Belgeler, varlıklar ve diğer teslim edileceklerin müşteriye iletilip imzalandığından emin olmak da aynı derecede önemlidir. Aksi takdirde, özellikle bu varlıklar sözleşmede yer alıyorsa, müşteri projenin beklendiği gibi tamamlanmadığını söyleyebilir.
Proje kapanışı, her şeyin tamamlandığından emin olmak için aşağıdakiler dahil olmak üzere bir dizi soruyu yanıtlamayı içerir:
- Hedefler ve amaçlar gerçekleştirildi mi?
- Müşteri proje belgeleri ve teslimatlardan memnun mu?
- Proje zamanında ve bütçeye uygun olarak düzgün bir şekilde tamamlandı mı?
- Gelecekteki proje takımları için yararlı olabilecek, darboğazlardan veya süreç ortasında yaşanan sorunlardan çıkarılabilecek dersler var mı?
- Üst düzey liderler ve yöneticiler veya diğer paydaşlar proje sonuçlarından memnun mu?
- Projeyi kapattıktan sonra ne kadar yatırım getirisi beklenebilir veya müşteri ne kadar yatırım getirisi elde edecektir?
- Gelecekte başvurmak üzere, harcadığınız zaman, çaba ve paraya değdi mi?
- Proje teslim edildiğine göre, teslim edilecek ürün (örneğin, yeni bir yazılım uygulaması) kullanacak paydaşlar ve personel bunun farkında ve eğitim aldı mı?
Bu soruları nasıl yanıtlayacağınız, projeyi şirket içinde mi yoksa bir müşteri için mi gerçekleştirdiğinize bağlıdır. Her iki taraf da bu proje yönetimi sürecine farklı şekilde yaklaşacaktır.
Proje kapanışı, projenin başarılı mı yoksa başarısız mı olduğunu ve nelerin öğrenilebileceğini belirlediği için önemlidir. Çoğu zaman, projeler sadece bütçe ve zaman çizelgesi standartlarına göre değerlendirilir.
Başarı sadece sayılardan ibaret değildir. Kalite hedeflerimizi karşıladık mı? İş hedeflerimizi aştık mı? Projenizi başarıyla tamamlamak istiyorsanız bu faktörler çok önemlidir.
Proje Kapanış Türleri
Projenin özel koşullarına ve hedeflerine bağlı olarak uygulanabilecek çeşitli proje kapatma türleri vardır. İşte bazı yaygın türler:
- Normal Kapanış: Bu, projenin planlandığı gibi tamamlandığı, tüm teslim edilecekler üretildiği ve tüm hedeflerin ve amaçların gerçekleştirildiği standart ve en yaygın proje kapanış türüdür. Proje takımı kalan tüm görevleri tamamlar, son incelemeleri ve onayları gerçekleştirir ve projeyi resmi olarak kapatır.
- Erken Kapanış: Proje yönetimi yazılımı kullanıyorsanız, bu, her eylem öğesini tamamlandı olarak işaretleyebileceğiniz anlamına gelir. Ne yazık ki, her proje kapanış aşaması bu şekilde sona ermez. Bazı projeler, başlamadan önce kapatılır. Bir proje başlamak üzereyken iptal edildiğinde, buna erken kapanış denir.
- Kısmi Kapatma: Bazen, belirli bileşenler veya aşamalar başarıyla tamamlanmış olsa da diğerleri hala devam ederken bir proje kısmen kapatılabilir. Bu tür kapatma, tamamlanan kısımlar kapatılırken kalan işlerin devam ettiği aşamalı bir yaklaşıma olanak tanır. Bağımlılıkları yönetmeye ve kaynakları etkili bir şekilde önceliklendirmeye yardımcı olur.
- Konsolidasyon Kapanışı: Birden fazla ilgili proje aynı anda yürütülüyorsa, konsolidasyon kapanışı gerçekleştirilebilir. Bu, birden fazla projenin çıktılarını, öğrenilenleri ve kaynakları tek bir kapanış sürecinde birleştirmeyi içerir. Projeler arasında tutarlılık, bilgi aktarımı ve kaynakların verimli kullanımını sağlamaya yardımcı olur.
- Askıya Alma: Bir projenin dış faktörler veya operasyonel kısıtlamalar nedeniyle geçici olarak askıya alınması gerekiyorsa, askıya alma işlemi gerçekleştirilir. Proje, koşullar yeniden başlamasına izin verene kadar beklemeye alınır. Kapanış sırasında, takım projenin durumunu, kaynaklarını ve yeniden başladığında gerekli olan tüm eylemleri belgeler.
- Başarısız Kapanış: Ne yazık ki, tüm projeler başarılı olmaz. Başarısız bir kapanış, bir projenin hedeflerine ulaşamadığı veya istenen sonuçları veremediği durumlarda meydana gelir. Bu gibi durumlarda, proje amaçlanan hedefleri gerçekleştiremeden kapatılır. Başarısızlığın nedenlerini kapsamlı bir şekilde analiz etmek, öğrenilen dersleri belgelemek ve kurtarılabilir bileşenleri veya gelecekteki projeler için olası ayarlamaları belirlemek çok önemlidir.
Şimdi bir projeyi kapatırken atılması gereken adımlara geçelim.
proje Kapanış Sürecini Tamamlamak için 5 Adım
Proje yönetimi takımlarının bir projeyi kapatırken ve müşteriler ile paydaşlardan onay alırken atması gereken beş adım.
1. Tamamlama görevlerini uygulayın
Her projenin son aşamalarında, yarım kalan işlerin tamamlanması gerekir.
Büyük proje çıktıları tamamlanmış olacaktır, bu nedenle daha küçük eylem öğelerinin ve hedeflerin gözden kaçmadığından emin olun. Bunlar aşağıdakileri içerebilir:
- Yardımcı varlıklar ve teslim edilecekler
- Proje belgeleri ve yazılım teslimatları durumunda ürün kılavuzları
- Verilmesi gereken tüm eğitimler
- Tamamlanma üzerine müşteriye ait olan dosyalar ve fikri mülkiyet hakları devredilmiştir
- Faturalar gönderildi ve ödendi
- Proje kapatma sürecine başlamadan önce yapılması gereken diğer yönetici görevleri
2. Hedeflerin karşılandığından emin olmak için proje kapsamına veya özetine başvurun
Artık tüm işler tamamlandı, şimdi hedeflerin gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğini değerlendirmek için orijinal kapsam veya özeti tekrar kontrol etme zamanı.
Proje başarısı, çok sayıda kriter ve anahtar performans göstergesine göre ölçülür. Genel olarak, çoğu proje birkaç temel ölçüte göre değerlendirilir:
- Müşterinin beklentilerini karşıladık mı?
- Proje kapanış süreci zamanında ve bütçe dahilinde gerçekleşti mi?
- Müşteri kaliteden memnun ve teslim edilenleri onaylamaktan memnun mu?
- İş ve operasyonel hedefler ve amaçlara ulaşıldı mı?
İlgili yönetim takımı ve proje yönetimi takımı bu soruların çoğuna (ideal olarak tümüne) evet cevabı verebiliyorsa, proje başarılı olmuştur. Bir projede hedeflerinize ulaşmak, aynı kuruluşla yeni bir projede tekrar çalışmak istiyorsanız yararlı olabilir. 🛠️
Bu nedenle, performans sonrası değerlendirme ve proje kapatma süreci çok değerlidir. Bu süreyi, sonuçları ve dersleri müşteriyle ve şirket içinde gözden geçirmek için kullanabilirsiniz.
Proje yöneticileri bu bilgileri, iç 360 derece öğrenme toplantıları için de kullanabilir, böylece eyleme geçirilebilir dersler gelecekteki proje belgelerine, iş akışlarına ve süreçlere uygulanabilir.
Takım üyeleri, bir dahaki sefere daha iyi sonuçlar elde etmek için proje performansı hakkında geri bildirim ve yönlendirme almaktan memnun kalacaklardır.
3. Müşteri brifingini ve dahili 360 derece öğrenme toplantısını tamamlayın
Debriefingler, kapanış sürecinin en yararlı kısımlarından biridir. Bir proje yöneticisi, iki debriefing için zaman ayırmalıdır: 360 derece öğrenme toplantısı olarak da bilinen iç debriefing ve müşteri debriefing ve devir toplantısı.
Müşteri ile konuşmadan önce şirket içi toplantı görüşmesi veya yüz yüze oturum düzenlemeyi hedefleyin. Bu şekilde, proje yönetimi süreçlerinizdeki herkes aynı sayfada olur.
Proje kapanış aşamasında herhangi bir sorun yaşandıysa, hataların sahipliğinin kime ait olduğunu ve sorunların nasıl çözüldüğünü bilmek yararlı olacaktır.
Proje yöneticileri, bu süreyi proje ekibiyle birlikte baştan sona, anahtar dönüm noktalarını da dahil olmak üzere tüm süreci gözden geçirmek için kullanmalıdır.
360 derece toplantı sırasında kendinize ve proje takımına karşı dürüst olun. Kendinize şu soruları sorun:
- Neler yanlış gitti?
- Neler iyi gitti?
- Proje kaynakları etkili bir şekilde kullanıldı mı?
- Takım, proje planına göre ne kadar başarılı oldu?
- Ne öğrendik?
- Bir dahaki sefere neyi daha iyi yapabiliriz?
Dahili toplantının sonuçlarını belgelendirin, böylece müşteri ile proje kapanış aşaması hakkında daha hazırlıklı olursunuz.
Çoğu müşteri, yukarıda listelenenlere benzer sorular soracaktır. Ayrıca, çıktıları ve teslim edilecekleri kapsam, ilk brifing, hedefler ve amaçlara göre değerlendirmek isteyeceklerdir.
Projenin başarısını ölçen paydaşlar ve üst düzey liderler, nihayetinde ödediği paranın karşılığını aldığından emin olmak ister. Kapsamlı olmak istiyorsanız, tüm bunları bir proje kapanış raporuna yazın, böylece proje planıyla karşılaştırabilirler.
PRO İPUCUBir proje planlandığı gibi sonuçlanmazsa ne yapmalısınız? Neler olduğunu ve neden olduğunu belgelemek çok önemlidir. Bir proje sırasında, proje yönetimi yazılımınıza her şeyi kaydedin, toplantıları ve aramaları kaydedin ve e-postaların kopyalarını da platformunuzda saklayın. Bu şekilde, müşteriler proje kapanış sürecinde faturaları itiraz edemez.
4. Belgelerin eksiksiz olduğundan ve devirlerin tamamlandığından emin olun
Bir projenin devri için bir planınız var mı? Varsa, şimdi bu planı kapanış sürecinin bir parçası olarak hayata geçirmenin tam zamanı. Yoksa, bir proje yöneticisi bir plan yapmalıdır.
Proje kapanışının bu aşamasında, genellikle belgelerin, dosyaların ve diğer varlıkların müşteriye beklendiği gibi teslim edildiğinden emin olmak yeterlidir. Yazılım ve uygulamalar gibi daha karmaşık proje çıktıları için, proje yaşam döngüsünün sonu test, eğitim ve hata ayıklama işlemlerini içerebilir.
Bir web sitesinden yazılıma kadar herhangi bir şeyi teslim ederken, müşterinin bunun nasıl çalıştığını bilmesi gerekir. Aksi takdirde, süremeyeceğiniz bir araba için para ödemiş olursunuz. Bunun bir parçası olarak, müşteriye ihtiyaç duyduğu her şeyi verdiğinizden emin olun:
- Proje çıktılarına yönetici düzeyinde erişim
- Dokümantasyon ve kılavuzlar
- Eğitim veya eğitim materyalleri
- Fikri mülkiyet ve diğer varlıklar
- Gerektiğinde sürekli desteğe erişim
Devir teslimler, uzun vadeli güvenin kurulması için yararlıdır. Bir projeyi başarıyla kapattığınızı bilerek gelecekteki projeleri daha kolay alabilirsiniz. Bir proje kapanış raporu, aynı şirketten bir sonraki projeyi almaya yardımcı olabilir.
Sorunsuz bir devir teslimi, daha mutlu müşteriler, kapanış sonrası daha az soru ve devam eden işleri güvence altına alma potansiyeli ile sonuçlanır. Proje belgeleme aracınızda proje kapanış kontrol listenizi işaretleyin, böylece tamamlandığını bilirsiniz.
5. Katılan herkese teşekkür edin ve proje takımını dağıtın
Müşteri memnun, proje tamamlandı, teslimat yapıldı ve proje belgeleri teslim edildi. Geriye sadece herkese teşekkür etmek ve proje takımını dağıtmak kaldı. 🙌
Proje yöneticisi olarak, her takım üyesinin performansını bildiğinden emin olun. Dersleri içselleştirin. Gelecekteki projelerde uygulamak isteyeceğiniz süreç ve ş Akışı değişikliklerini belgelemeyi unutmayın.
Aynı şey, elde edilen başarılar, kısayollar veya denenmiş yeni araçlar için de geçerlidir. Gelecekteki işlerinizi daha verimli bir şekilde gerçekleştirmenize yardımcı olacak bir şey bulduysanız, öğrendiğiniz her şeyi gelecekteki iş akışlarına ve süreçlere dahil edebilirsiniz.
Artık takım üyelerini diğer projelere, görevlere ve müşterilere yeniden atayabilirsiniz.
Proje yönetimini kolaylaştırmak için, kaydetmeye değer beş proje kapatma şablonunu içeren bu listeyi hazırladık.
5 Yararlı Proje Kapanışı Şablonu
Şablonlar, çok sayıda proje yönetimi senaryosu, iş akışı ve süreç için kullanışlıdır. ClickUp gibi proje yönetimi yazılımlarıyla entegre edebildiğinizde özellikle değerlidirler.
1. ClickUp Proje Kapanış Liste Görünümü Şablonu
Her şeyi takip etmek için bu basit ClickUp Proje Kapanış Liste Görünümü Şablonunu kullanın.
Çeşitli özel alanlar ve durumlar ile bu şablonu ClickUp'a ekleyebilir ve basit proje kapanışları için bu şablonu kullanabilirsiniz.
Gantt, Pano ve Zaman Çizelgesi gibi farklı görünüm türleri ile donatılmıştır. Böylece, takımınız proje zaman çizelgelerini görüntülemeyi ve üzerinde çalışmayı tercih ettiği şekilde, tercihlerinize göre kolayca yapılandırılabilir.
2. ClickUp Proje Kapanışı Görev Görünümü Şablonu
ClickUp Proje Kapanış Görev Görünümü Şablonu, ClickUp'ta kullanabileceğiniz basit bir proje yapılacaklar listesi gibidir. Bunu, tüm eksiklikleri yakaladığınızdan emin olmak için proje kapanış kontrol listeniz olarak kullanın.
Şablonu ekleyin ve tüm projeyi (veya bir dizi alt görevi) bir seferde bir yapılacaklar listesi öğesi olarak görüntüleyin. İşleri yaparken, basitçe işaretleyin — tabii ki işi yapmanın dışında! 👀
3. ClickUp 4Ls Retro Şablonu
Proje kapatma görevlerinde biraz daha ifade gücü kazanmak isteyenler için ClickUp 4Ls Retro Şablonu burada.
Takımınız bir projede neleri sevdiğini, neleri özlediğini, neleri sevmediğini ve neleri öğrendiğini söyleyebilir. Bu şablon, takımın öğrendiği dersleri derinlemesine ele almak için alan içerir.
Özellikle projeler daha zorlu olduğunda, dört "L"yi doldurmak önemlidir. Böylece takım kendini anlaşılmış hisseder, proje yöneticisi geri bildirimleri alır ve gelecekteki işler için değerli dersler çıkarılabilir.
4. ClickUp Geri Bildirim Formu Şablonu
ClickUp Geri Bildirim Formu Şablonu, bir proje tamamlandığında ve onaylandığında müşterilerin görüşlerini toplamak için kullanışlıdır. Bunu iç geri bildirimler ve hatta müşterilerden gelen referanslar için kullanabilirsiniz.
Müşteriler genellikle bilgilendirme görüşmelerinde geri bildirimde bulunur. Geri bildirim olumsuz olsa bile, gelecekte ders çıkarılabilmesi için kayıt altına alınması önemlidir.
Olumlu geri bildirimler ve referanslar daha da değerlidir. Müşterinizin izniyle bunları çevrimiçi olarak yayınlayın. ClickUp'ın dijital geri bildirim şablonuyla bu geri bildirimleri toplayın ve bu dersleri güvenilir proje yönetimi aracınıza ekleyin.
5. ClickUp Proje Devir Şablonu
Bir proje devri gerçekleştirmeniz gerekiyor ama nereden başlayacağınızı bilmiyor musunuz?
Standart çalışma prosedürlerinizde böyle bir şablon yoksa endişelenmeyin. ClickUp Proje Devir Şablonu ile sizi destekliyoruz.
Başarılı bir devir için tüm önemli ayrıntıları bu belgeye ekleyin. Oturum açma bilgileri ve klasör bağlantıları, belgeler, eğitim kılavuzları ve devirden sonra müşterinin ihtiyaç duyacağı diğer tüm bilgileri ekleyin.
Tüm projelerinizi ilerletin ve maliyetli gecikmeleri veya yanlış anlaşılmaları önleyin. ClickUp'ın Proje Devir Şablonu ile, ilgili tüm takım üyeleri için sorunsuz süreçler için hepsi bir arada bir çözüme sahip olursunuz.
Proje Yönetimi Yazılımıyla Proje Kapanışlarını Kolaylaştırın
Şablonlar ve süreçler, proje kapatma kontrol listesi ve eylem öğelerini gözden geçirirken zaman kazandıran değerli organizasyon araçlarıdır. Örneğin:
- Tüm görevler tamamlandı mı?
- Tüm çıktılar ve teslim edilecekler şirket içinde ve müşteri tarafından onaylandı mı?
- Müşteriye devir teslimi ve ilgili eğitimleri yaptık mı?
- Proje kapatıldı mı?
- Tüm proje kapatma görevleri tamamlandı ve yönetim tarafından onaylandı mı?
Ancak bu süreci herkes için daha sorunsuz hale getirmek için, projenin başından sonuna kadar tüm döngüsünü yönetmek için verimlilik yazılımına ihtiyacınız vardır. Verimlilik yazılımı ile tüm proje takımı görevlerine odaklanır ve hesap verebilir olur.
Erişim izni verirseniz, müşteriler de bir projenin başarıyla teslim edilip kapatılmasını sağlamak için görüşlerini, fikirlerini, geri bildirimlerini ve kaynaklarını paylaşabilir.
Bugün ücretsiz ClickUp hesabınıza kaydolun ve tek bir güçlü yazılım paketi ile tüm proje yaşam döngüsünü yöneterek proje kapanışlarını herkes için daha kolay bir süreç haline getirin.