Hemen Yardımcı Olacak En İyi 30 Organizasyon Aracı

Düzenli kalmanıza yardımcı olan araçlar, yabani otlar gibidir – her gün yenileri ortaya çıkar.

Düzenli olmak istiyorsanız, pazar gününden cumartesi gününe kadar her gün farklı bir araç deneyebilirsiniz, ancak hedefinize hiç yaklaşamayabilirsiniz.

Araç ve teknikleri kullanmanın bir parçası da zihniyetinizdir. Aracın sizin için işe yaraması için onu kullanmanız gerekir.

Bununla ne demek istiyorum?

Bu, onu gerçekten denemek, görevlerinizi, notlarınızı, planlarınızı ve hatırlatıcılarınızı ekleyerek işe yarayıp yaramadığını görmek anlamına gelir.

Bazı kişiler yalnızca dijital uygulamalarla organize olmayı tercih ederken, diğerleri dijital seçeneklerle birleştirilmiş analog araçları tercih eder.

Ancak dijital veya analog tüm araçların hedefi, her şeyi takip etmenize yardımcı olmaktır.

Bazen bu konuda herkesin kendi tercihi vardır.

Anahtar, hiçbir şeyi gözden kaçırmamaktır.

Şahsen ben dijital ve analog araçları birlikte kullanıyorum ve bunlardan bazılarını aşağıda öne çıkaracağım.

Olmazsa olmaz dijital organizasyon araçları

1) ClickUp gibi proje yönetimi yazılımları

ClickUp nasıl övgü dolu yorumlar alıyor?

Bu yazılımı diğer tüm verimlilik araçlarından ve proje yönetim sistemlerinden ayıran nedir?

Diğerleri bunu kişisel görev yönetimi aracı olarak veya Get Things Done metodolojisi için kullanıyor.

Bonus: GTD yazılımı!

Birinci sınıf bir proje yönetimi sistemi uygulamak, hedefleri haritalandırmanıza, kaynakları anlamanıza ve zaman tahminlerini bir bakışta yorumlamanıza olanak tanıdığından stratejik planlamanıza da yardımcı olacaktır.

Bu kadar çok kullanıcının ClickUp'ı sevmesinin başka bir nedeni daha mı var?

ClickUp, sektörde eşi benzeri olmayan bir özellik yayınlama programına sahiptir. Kısa bir süre içinde ClickUp, görev eklemeyi çok kolay hale getiren liste görünümü, pano görünümü ve zaman görünümü dahil olmak üzere ürününe birden fazla görünüm eklemiştir.

ClickUp, kullanıcıların sevdiği özel özellikleri sürekli olarak eklemektedir, örneğin:

ClickUp, sonsuza kadar ücretsiz ve premium planları için harika fırsatlar sunmaya devam ederken, kendini sürekli geliştirmeye devam ediyor.

Diğer seçenekler:

2) Dropbox gibi belge bulut depolama

Raporlar, satış sunumları veya yeni tanıtım materyalleri – hepsi Dropbox ile saklanabilir. Dropbox'ın en sevdiğim özelliği, sadece birkaç tıklama ile kişisel ve iş dosyalarınız arasında kolayca geçiş yapabilmenizdir.

İş ve özel hayat dengesini korumak bazen bu iki alan arasındaki sürtüşmeleri ortadan kaldırmak anlamına gelir ve Dropbox bunu kesinlikle yapar.

Başka bir avantaj mı? Kullanıcılar belgeleri inceleyebilir, kendi yorumlarını ekleyebilir ve sorular varsa karşılıklı yorum yapabilir. Bu, başarılı bir iş akışı yönetiminin bir parçasıdır.

Dropbox ayrıca ClickUp'ın içine kolayca entegre edilebilir, böylece belgelerinizi ilgili görevlere doğrudan bağlayabilirsiniz.

Diğer seçenekler:

3) Google Keep gibi not alma uygulamaları

Çoğu yazı Evernote'u bu kategoriye sokar, ancak ben kısa süre önce Google Keep'e geçtim ve pişman olmadım.

Elbette Google'ın bilinen basit kullanışlılığına sahip olmasının yanı sıra diğer G-suite araçlarına da bağlantısı var.

Notları klasörler halinde düzenlemek çok daha kolaydır ve web kesici, tarayıcınızdan URL'leri veya notları almanıza yardımcı olabilir. Bunlar Google Keep'in sunduklarından daha iyi araçlardır, ancak günlük kullanım kolaylığı benim için geçiş yapmaya değer kıldı.

Evernote de son yıllarda fiyatlarını artırdı ve kullanıcıları Evernote Business'a yönlendirdi. Evernote Business'a geçmeden önce, birçok alternatifi ve diğer not alma uygulamalarını mutlaka inceleyin.

Diğer seçenekler:

4) Process Street gibi iş süreci yönetim yazılımları

Kulağa sıkıcı gelse de son derece yararlı bir şey var: iş süreci yönetimi.

Bunu yapan yazılımlar, veri girişi ve raporlama gibi görevleri otomatikleştirerek manuel işleri ortadan kaldırır. Yapılması gereken işlerdir, ancak insanlar bunları yapmaktan pek hoşlanmazlar.

Sistematik hale getirebilirseniz, işlerin doğru, zamanında ve düzenli bir şekilde yapılma olasılığı artar. Ayrıca, iş süreci yönetim yazılımı, bir çalışanın şirketten ayrılması veya bir grubun yeniden atanması gibi her türlü geçiş sürecinde yardımcı olur.

Tüm süreçler kaydedilip otomatikleştirilirse, işi devralmak çok daha kolay olur. Ayrıca, Marj ve Fiyat Artışı Hesaplayıcı gibi önemli iş göstergelerini hesaplamanıza da olanak tanır .

Process Street, ücretsiz olması ve halihazırda kullandığınız birçok uygulamaya bağlanabilmesi nedeniyle bu amaç için iyi bir seçenektir. Sizin için şablonlar oluşturur ve ardından Process Street bu şablonları istediğiniz sıklıkta tekrarlayabilir.

Ayrıca, ilerlemeyi izleyebilmeniz ve takip edebilmeniz için kontrol listeleri de sağlarlar. Process Street, tekrarlanan bir şekilde çok sayıda kişiyi kaydetmeniz gerektiğinde kullanabileceğiniz formlar da içerir.

Process Street, boş bir belgeye benzeyen çok tanıdık bir arayüze sahiptir. Bir görevi tamamlamak için gerekli adımları birisine göstermek için video veya resim ekleyebilirsiniz.

Diğer seçenekler:

5) Notion gibi Bilgi Yönetimi

"Bilgi yönetimi" araması yaptığınızda, kısa sürede iki farklı gruba ayrılacaksınız.

Bunlardan biri müşteri hizmetleri ve yardım masası bilgileri için, diğeri ise şirket belgeleri, geçmiş ve süreçlerin iç deposu için olacaktır.

Bilgi yönetim sistemi, takımların önemli toplantı notlarını, geçmiş arşivlerini veya şirket belgelerini depolayabilecekleri bir sistemdir. Bunlar, belge bulut depolamadan daha hiyerarşik bir sisteme sahiptir.

Geçmişte bilgi yönetimini kullandığımda, genellikle Dropbox veya Google Drive ile birlikte kullanırdık. Dropbox ve Google Drive, incelenmekte olan aktif belgeler içindi ve tamamlandığında bunları bilgi yönetim sistemimize taşırdık.

İşletme yönetim sistemlerine çok benzer şekilde, bu araçlar şirketinizin ilerlemesini sağlamak için kayıt tutmak amacıyla kullanılabilir.

Notion.so, basitliği nedeniyle bu amaç için harika bir araçtır. Can sıkıcı menüler hakkında fazla düşünmeden kolayca düzenleme yapabilir , yazmaya başlayabilir veya tablo ekleyebilirsiniz. Bilgileri yakalayabilir, saklayabilir ve gerekirse daha sonra düzenleyebilirsiniz. Toplantı notlarının yanı sıra Notion, takvimler ve yapılacaklar listeleri gibi kullanışlı araçlar da sunar.

Diğer seçenekler:

6) Zapier gibi iş otomasyon uygulamaları

Zapier, tüm interneti birbirine bağlayan uzun bir zincir gibidir.

Belki tüm interneti değil, ama en çok kullandığınız tüm işyeri işbirliği araçlarını kesinlikle kapsar. Tüm bu küçük, ayrıntılı dijital görevleri (Google E-Tablolar'dan kopyalama gibi) otomatik görevlere dönüştürür.

Araçlar arasında yapılması gereken tüm küçük görevleri düşündüler ve bunların birlikte çalışması için yöntemler geliştirdiler. Ekosistemlerinde binlerce araç bulunduğundan, hayal bile edemeyeceğiniz araçları birbiriyle entegre edebilirsiniz.

ClickUp'ı örnek olarak alalım. Evet, ClickUp Zapier sisteminin bir parçasıdır ve 2018'de en hızlı büyüyen uygulamalarından biri olarak seçilmiştir!

Örneğin, pazarlama için bir Hubspot açılış sayfası kullanıyorsanız, herhangi bir form gönderisini otomatik olarak ClickUp'ta bir göreve dönüştürmek için bir Zap ayarlayabilirsiniz.

Bunun için farklı kullanım örnekleri olabilir, ancak böyle bir yazılıma sahip olduğunuzu bilmek harika! Bu, tüm pazarlama departmanınız için bir dönüm noktası olacak.

Diğer seçenekler:

7) Bubbl.us gibi zihin haritalama araçları

Zihin haritalama araçları, fikirlerinizi kağıda (veya ekrana) dökmek için harikadır. En iyilerinden biri Bubbl. us'dur. Şekiller oluşturabilir, fikirlerinizi yazabilir ve ardından bunları bir metin dizisi haline getirerek her bir daireyi doldurarak birleştirebilirsiniz.

Zihin haritalama en iyi beyin fırtınası tekniklerinden biridir ve Bubbl. us bunu yapmak için hızlı bir yoldur.

Diğer seçenekler:

Bonus: Dijital düzenleme rehberimize göz atın!

Olmazsa olmaz analog organizasyon araçları

Bence, günümüz kültüründe kaybolan şeylerden biri, dijital önerilerin yanı sıra analog veya fiziksel ürünlerin de önerilmesidir.

Dijital araçları "viral" hale getirmek çok daha kolaydır, ancak bu ikisi haksız bir şekilde birbirine karşı karşıya getirilmiştir. Birçok kişi, işlerini yapmak için dijital araçlarının yanı sıra günlük planlayıcılar, defterler ve günlükler kullanır.

İnsanlar, dokunabileceğiniz araçlar da dahil olmak üzere farklı araç ve seçeneklerin bir karışımını kullanarak işbirliği yapar. Bu bölümde, düzenli kalmanıza yardımcı olacak birkaç analog verimlilik aracına bakacağız.

8) Ink + Volt gibi günlük planlayıcı

Ink + Volt planlayıcı benim favorilerimden biridir. Sağlamdır, hoş görünümlüdür (ama kurumsal değildir) ve aylık, haftalık ve günlük hedefler dahil olmak üzere hedeflere açıkça odaklanmıştır.

İş toplantılarından kişisel randevulara kadar hayatımın geniş bir görünümünü sunuyor ve kişisel ve iş hedeflerimi belirlememe yardımcı oluyor. Her iki alanda da başarıya ulaşmak için harika bir karışım.

Ink + Volt planlayıcı, yaşam kalitenizi artırmanıza yardımcı olacak aylık hedefler de sunar.

Diğer önerilen seçenekler:

9) Leuchtturm1917 gibi günlük tutun

Ne, Moleskine yok mu? Hayır, boş sayfalar artık modası geçti, artık noktalar moda. Not almayı sevenler bu uygulamaya yöneliyor çünkü noktaları birleştirmek gerçekten çok daha kolay.

Noktalar, yazarlara satırlar ve fikirler arasında doğal bir ayrım sağlar. Ayrıca sütun oluşturmak da çok daha kolaydır.

Bu noktalar, bullet journaling çılgınlığı için de harika.

Diğer seçenekler:

10) İndeks kartları ve Yapışkan Notlar

Analog organizasyon sistemine tamamen geçmek istiyorsanız, indeks kartlarına ve yapışkan notlara ihtiyacınız olacak. Bunlar, hızlı notlar ve hatırlatıcılar yazmak ve hatta hedefler belirlemek için kullanışlı olacaktır.

İndeks kartları çok kalın değildir, bu nedenle günlüğünüzün kenarında saklayabilir ve yanınızda taşıyabilirsiniz. Yapışkan notlar bilgisayarınızın yanında kalabilir ve başkalarına hatırlatıcılar bırakmanıza yardımcı olur.

Bazı kişiler kendi GTD sistemlerini oluşturmak için indeks kartları bile kullanır, ancak bunu da tavsiye etmiyoruz.

İndeks kartları ve post-it notları beyin fırtınası ve fikir üretme için harikadır, ancak tüm proje ayrıntılarınızı yönetmek için bunlara güvenmezdim. Sonuçta, bu fikirleriniz için güvenli değildir.

Uçup gidebilir, çöp kutusuna düşebilir ve gece temizlik ekibi tarafından boşaltılabilir. Bu hiç mantıklı değil.

Ancak indeks kartları ve yapışkan notlar satın alacaksam, üzerine çok yazabilmek için büyük olanları tercih ederim.

Seçenekler:

Sonuç: Size En Uygun Organizasyon Araçları Hangileri?

Organizasyon araçları ararken, kişisel olarak size uygun olan ile şirketiniz veya iş yeriniz için kullanabileceğiniz arasında bir denge kurmanız gerekir.

Bu organizasyon araçları her iki durumda da size yardımcı olabilir, sadece ölçeklenebilir olup olmadıklarına bağlıdır. Bir günlük, kişisel olarak organize olmanıza yardımcı olur, ancak takım arkadaşlarınızla paylaşmak zor olacaktır (fotoğraf çekmediğiniz sürece!).

ClickUp gibi daha fazla işbirliği aracı, kendi kişisel görevlerinizi, notlarınızı ve yapılacaklar listenizi tutmanıza yardımcı olurken, aynı zamanda diğer takım üyeleriyle görevleri ve fikirleri paylaşmanıza da olanak tanır.

Post-it notları ve indeks kartlarıyla bunu kolayca yapamazsınız.

Daha fazla işbirliği kaynağı: