{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Proje Yönetimi KPI'ları Nedir?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Proje yönetimindeki KPI'lar, projenizin ilerlemesini (veya proje takvimini) belirler." } } ] }
"Tedbirli olmak, tedbirsiz olmaktan iyidir" çok klişe bir söz, değil mi?
Yine de, bazı proje yöneticileri, projelerin raydan çıkmasını önlemeye yardımcı olabilecek verileri almayı ihmal ediyor. Ancak şu bir gerçek: En özenle hazırlanmış proje planları bile sorunsuz değildir.
Ve sorunlar, proje yaşam döngüsü boyunca neredeyse kaçınılmaz olarak ortaya çıkar. Bunlar, proje hedeflerinden sapmalar veya projenin tamamen başarısız olması olabilir.
Her halükarda, bu sorunları zamanında önlemek proje yöneticisinin görevi ve proje yönetimi için KPI'ların amacıdır.
Okumaya devam edin ve proje yönetimi KPI'larımızın seçimini (örneklerle birlikte) öğrenin. Her bir göstergenin ne anlama geldiğini öğrenmenizi ve proje performansınız için en anlamlı olanları belirlemenizi istiyoruz.
⏰ 60 Saniyelik Özet
Bütçenizi aşmamak, son teslim tarihlerine uymak ve kaynakları verimli bir şekilde yönetmek için doğru KPI'ları izleyin.
- Maliyet Performans Endeksi (CPI): Bütçenizi en verimli şekilde kullanıyor musunuz?
- Maliyet Sapması (CV): Bütçenizi ne kadar aştınız veya altında kaldınız?
- Planlanan Değer (PV): Şu ana kadar hangi işlerin yapılmış olması gerekiyor?
- Bütçe Oluşturma Döngüsü Süresi: Bütçe oluşturmak ne kadar sürer?
- Bütçe İterasyonlarının Sayısı: Bütçenin kaç kez revize edilmesi gerekir?
- Performans İndeksi (SPI): Programın ilerisinde misiniz, gerisinde misiniz?
- Zaman Çizelgesi Sapması (SV): Planladığınız zaman çizelgesinden ne kadar sapmış durumdasınız?
- Kaynak Kapasitesi (RC): İşi yapmak için yeterli sayıda çalışanınız var mı?
- Zamanında Tamamlanma Yüzdesi: Kaç görev zamanında tamamlandı?
- Planlanan ve Gerçek Saatler: Görevler beklenenden daha fazla veya daha az zaman mı alıyor?
- Çalışan Kaybı Oranı: Takım üyeleri proje ortasında ne sıklıkla ayrılıyor?
- Net Promoter Score (NPS): Müşterileriniz veya paydaşlarınız ne kadar memnun?
- Faturalandırılabilir Kullanım: İşin yüzde kaçı gerçekten faturalandırılabilir?
- Saat Başı Ortalama Maliyet: Projenizin her çalışma saati size ne kadara mal oluyor?
Bu KPI'ları izlemek, sorunları erken tespit etmenize, daha akıllı kararlar almanıza ve projelerin sorunsuz bir şekilde ilerlemesine yardımcı olabilir.
ClickUp, aşağıdaki gibi araçlarla bunu kolaylaştırır:
- Gösterge panelleri gerçek zamanlı KPI izleme için
- Hedefler proje dönüm noktalarını belirlemek ve izlemek için
- Zaman Takibi planlanan ve gerçek saatleri karşılaştırmak için
Proje Yönetimi KPI'ları Nedir?
Proje Yönetimi KPI'ları (anahtar performans göstergeleri), proje performansını veya projenin başarıyla tamamlanmasına giden yolu ölçmek için kullanılan ilgili değişkenlerdir. Bu değişkenleri ölçerek ve bazen birleştirerek elde ettiğiniz göstergeler iki amaca hizmet eder:
- Proje yönetimindeki KPI'lar, projenizin ilerlemesini (veya proje zamanlamasını) belirler
- Proje yönetimi KPI'ları, projenizdeki zayıflıkları ve başarısızlığa yol açabilecek potansiyel değişkenleri ortaya çıkarır
Örneğin, anahtar performans göstergeleriniz bir süreçteki, atanan bir kişideki veya bir görevdeki zayıf noktaları ortaya çıkarabilir. Ancak, çok geç olmadan bu noktaları ortadan kaldırmak veya güçlendirmek için düzeltmeleri veya iyileştirmeleri yapmak proje yöneticisi veya takım lideri olarak size kalmıştır.
Başarılı bir projeyi belirlemek için KPI'lar nasıl kullanılır?
Proje yönetimindeki KPI'lar öznelliğe bağlı değildir. Bunun yerine, nicel verilere, genellikle proje hedeflerinize karşı koyabileceğiniz ölçülebilir bir değere dayanırlar.
Ancak, proje yönetimi ve performans ölçütlerinde KPI'ları birbirinin yerine kullanmamalısınız. KPI'lar ölçütler olduğu için her ikisi de projenin başarısını ölçer. Ancak tüm ölçütler KPI olacak kadar önemli değildir.
Daha fazla bilgi için KPI metrikleri hakkındaki makalemizi okuyun!
Dikkat etmeniz gereken bir diğer ayrım, hedef ve anahtar sonuçlar ile anahtar performans göstergeleri arasındaki farktır. Karşılaşacağınız çoğu OKR örneği, hedef belirleme için bir çerçeve olarak işlev görürken, KPI'lar bu hedeflere ve istenen sonuçlara ulaşmaya katkıda bulunan faktörleri ölçer.
Genel proje takımı, projenin durumunu değerlendirmek ve başarının neye benzediğini bilmek için anahtar performans göstergeleri üzerinde anlaşmaya varmalıdır. Ancak hedefleriniz sadece proje yönetimi zorluklarına verilen cevaplar değildir, belirli bir projenin yönünü ve mantığını belirleyen unsurlardır.
İkisini daha iyi ayırt etmek için daha fazla bilgiye ihtiyacınız varsa, OKR'ler ve KPI'lar kılavuzumuza göz atın!
15 Bilmeniz Gereken Proje Yönetimi KPI'ları
Birçok proje yönetimi KPI örneği sizi bekliyor. Ancak, proje KPI'ları ile hedefler arasındaki bağlantıyı anlayana kadar bunlardan sadece birkaçına odaklanmanızı istiyoruz.
Ayrıca, başlangıçta sınırlı sayıda KPI öğrenmek, seçici olmanıza yardımcı olur. Çünkü, proje yönetimi için dünyadaki tüm KPI'ları kullanma isteği, sadece ters etki yaratır.
Projenizde başarıyı göstermeyen KPI'ları elemeniz gerekir. Ve bu göstergeleri belirleme becerisini ancak deneyimle kazanabilirsiniz.
Proje yöneticilerinizi ve takımlarınızı çok fazla veriyle boğmamalısınız. Her anahtar performans göstergesi anlamlı ve sindirilebilir miktarlarda olmalıdır, böylece takımınız buna göre hareket edebilir. Takımı genel hedeflerinizle yeniden uyumlu hale getirmek için proje yönetiminde KPI'lara güvenmelisiniz.
Proje başarısının dört ortak alanına göre KPI'ların bir listesini hazırladık:
Proje bütçesi KPI'ları
Bir projenin parasını ve ödenen kaynaklarını bütçe olmadan yönetmek, felakete davetiye çıkarmak anlamına gelir. Ve açıkçası, finansal açıdan sorumsuzluk olur. Bu nedenle proje yöneticileri, proje başlangıcında gerçek bir bütçe belirler. Ve proje tamamlanana kadar maliyet sapmalarını bütçe sapmalarıyla karşılaştırarak sürekli olarak izlerler.
Harcamalar veya iptal edilen projeler nedeniyle projenizin bütçesini artırmanız veya azaltmanız gerekebilir. Ayrıca, proje bütçesinin tamamını veya bir kısmını başka faaliyetlere, iş paketlerine veya hatta birden fazla projeye yeniden tahsis etmek isteyebilirsiniz.
Bütçenizi daha etkili bir şekilde yönetmek için birkaç proje KPI'sına göz atalım:
1. Maliyet performans indeksi (CPI)
Formül: CPI = EV / AC, burada
- EV (veya kazanılan değer, tamamlanan fiili işin planlanan maliyeti anlamına gelir) = yapılan işin %'si * işin %100'ünü yapmak için gereken bütçe
- AC (veya gerçek maliyet) = yapılan iş için harcanan para
Sonuç: CPI < 1 ise, projenin maliyeti şu anda beklenenin üzerindedir.
Bütçe teklifi şablonlarını kullanarak bir bütçe oluşturun!
2. Maliyet sapması (CV)
Formül: CV = EV – AC
Sonuç: CV < 0 ise, projenin gerçek maliyeti şu anda beklenenin üzerindedir.
3. Planlanan değer (PV)
Formül: PV = BAC * planlanan iş, burada
- BAC (tamamlanma anındaki bütçe) = onaylanan bütçe
- Planlanmış iş = belirli bir zamanda tamamlanması beklenen iş
Örnek: İşin %100'ünün maliyeti 100.000 $ olarak tahmin ediliyor ve işin %77'si planlanmışsa, PV 23.000 $'dır.
PLANLADIĞINIZ BÜTÇEYİ BELİRLEMEProfesyonel İpucu: PV'yi AC ile karşılaştırın ve en iyi yatırım getirisi ( ROI) için projenizin bütçesini buna göre ayarlayın. Bu bilgileri gelecekteki projelerinizde kullanın ve daha kesin bilgiler için değerlendirmeye devam edin.
4. Bütçe oluşturma döngüsü süresi
Bu, projenin bütçesini oluşturmak için harcanan zamandır. En gerçekçi bütçeyi oluşturmak ve üzerinde anlaşmak için gerekli tüm faaliyetleri, özellikle planlamayı içerir.
PLANLANAN DEĞER NEDİRProfesyonel İpucu: Bu KPI'yı diğer KPI'larla ilişkilendirerek, planlanan bütçeye ayrılan sürenin projenin başarısını veya hedeflerini karşılamak için yeterli olup olmadığını anlayın.
5. Bütçedeki satır öğelerinin sayısı
Satır öğeli bütçede, harcamalar aşamalar veya iş paketleri gibi kategorilere göre gruplandırılır. Bu tür bütçelerde satır öğe sayısının az olması, bütçe harcamalarının izlenmesinin daha zor olacağını gösterir.
6. Bütçe yinelemelerinin sayısı
Bu, projenizin bütçesinin nihai onayından önce sahip olduğu sürümlerin sayısıdır. Çok fazla yineleme, proje yöneticilerinizin bütçeyi planlamak için beklendiği gibi yeterince zaman harcadığını gösterir.
BÜTÇELENEN MALİYET BAŞARIYA ULAŞTIRACAK MIProfesyonel İpucu: Bu KPI'yı diğer göstergelerle karşılaştırarak bütçe planlama süresi ile proje başarısı arasındaki ilişkiyi ortaya çıkarın. Bu, aşağıdaki konularda ilerlemeyi ölçmenize yardımcı olacaktır
Zamanında
Basitçe ifade etmek gerekirse, proje yönetimi iki şey ile ilgilidir: para ve zaman. Hedef ise tüm dönüm noktalarını bütçe ve zamanında gerçekleştirmektir.
Ancak projeniz çok sayıda aşama, iş paketi ve faaliyetten oluşuyorsa, bu bir zorluktur. Kaç göreviniz olacağını, bu görevleri tamamlamak için gereken süreyi, mevcut kaynakları ve programdaki sapmaları tahmin etmek karmaşık hale gelir.
Sonuç olarak, proje yürütme planın gerisinde kalabilir ve şirketler para kaybedebilir. İşte, dönüm noktalarını kaçırmamanıza ve tüm takımınızın planına sadık kalmasına yardımcı olacak birkaç proje zaman çizelgesi KPI'sı.
7. Performans indeksini planlayın (SPI)
Formül: SPI = EV / PV
Örnek: Planlanan işin %53'ü tamamlandı ve işin %100'ünü yapmak için bütçe 100.000 $ ise, SPI 0,53'tür (veya %53). Hesaplama (53% * 100.000 $) / 100.000 $ şeklindedir.
Sonuç: SPI < 1 ise, proje şu anda programın gerisindedir.
PLANLANAN DEĞER SPI'NIZ İÇİN ANLAMLI MIPro İpucu: Projenizin SPI'sı < 1 ise kaynaklarınızın verimliliğini artırmayı düşünün.
8. Program sapması (SV)
Formül: SV = EV – PV
Sonuç: SV < 0 ise, proje şu anda programın gerisindedir.
Uyarı: SV, gün veya ay gibi zaman birimleri ile değil, dolar gibi para birimleri ile ifade edilir.
PLANLANAN DEĞER SPI'NİZ İÇİN ANLAMLI MIPro İpucu: Projenizin zamanlama performans indeksi < 1 ise kaynaklarınızın verimliliğini artırmayı düşünün.
9. Kaynak kapasitesi (RC)
Formül: kaynak kapasitesi = günlük kullanılabilir çalışma saatleri * projeye ayrılan iş günü sayısı
RC EN İYİ UYGULAMALARPro İpucu: Projenin zamanlamasını kaynaklarınızın kapasitesine göre ayarlayın veya RC'nizi artırmak için daha fazla takım üyesi ekleyin. Günlük kullanılabilir süre ara süreleri hariç olmalıdır. Belirli bir proje için RC'yi hesapladığınız için, diğer projelerde harcanan süreyi hariç tutmalısınız.
10. Zamanında tamamlanma yüzdesi
Formül: (zamanında tamamlanan proje sayısı / toplam proje sayısı) * 100%
Performans seviyelerini, özellikle de %90 gibi bir düşük performans seviyesini tanımlayın. Ardından, zamanında tamamlama oranı bu seviyenin altında olan tüm proje yöneticilerini düşük performanslı olarak değerlendirin ve onlara performans iyileştirme planı hazırlamaları gerektiğini bildirin.
11. Planlanan ve fiili saatler
Formül: planlanan süre – gerçek süre, burada planlanan süre, işin gerçekleştirilmesi için planlanan zamandır ve bir tahmindir
Sonuç: < 0 ise, proje zamanlamasını hafife almışsınız demektir.
Kalite
Bir sonraki KPI'lar, projelerinizin yürütülmesinin ne kadar iyi gittiğini değerlendirir. Ancak, teslim edilen sonuçların, tamamlanan görevlerin ötesinde paydaşların beklentilerini karşılayıp karşılamadığını da belirler.
Belirli kalite KPI'ları, projelerinizde gerçekleştirilen işin kalitesinin olumlu olup olmadığını size söyler. Diğer kalite KPI'ları ise, takımlarınızın projeleri gerçekleştirdiği ortamın olumlu olup olmadığını size söyler. Diğer bir deyişle, kalite KPI'ları müşteri veya çalışan memnuniyetinin ölçütleridir.
12. Çalışan ayrılma oranı
Formül: (şirketinizden ayrılan çalışan sayısı / ortalama çalışan sayısı) * 100%
Sonuç: Yüksek çalışan ayrılma oranı, dönüm noktalarının kaçırılması, öngörülemeyen giderler ve sonuç olarak düşük müşteri memnuniyeti gibi proje verimsizliğine yol açabilir.
13. Net tavsiye skoru (NPS)
Bu KPI, tek soruluk bir anket aracılığıyla müşteri memnuniyetini ve marka sadakatini değerlendirir. NPS, -100 ile 100 arasında bir sayıdır ve bu sayının en yüksek değerine ulaşmayı hedeflemelisiniz.
Tek ürünlü bir şirket veya marka için projeler sahibi veya yöneticisiyseniz, anket sorusu "Ürünümüzü arkadaşlarınıza ve iş arkadaşlarınıza tavsiye etme olasılığınız nedir?" şeklinde olabilir. Birden fazla ürünlü bir marka için projeler sahibi veya yöneticisiyseniz, soruyu değiştirerek "ürün" yerine "marka" kelimesini kullanabilirsiniz
NPS anketi katılımcıları, ürününüzü veya markanızı tavsiye etme olasılığını 0 ile 10 arasında bir ölçekte değerlendirir. 0, tavsiye etme olasılığının çok düşük olduğunu, 10 ise tavsiye etme olasılığının çok yüksek olduğunu gösterir. Ardından, yanıtlarına göre katılımcılar üç kategoriye ayrılır.
- Destekçiler. Dokuz veya on puan alan destekçiler, ürününüz veya markanızdan memnun olan sadık müşterilerdir ve teklifinizi başkalarına da tavsiye etme olasılıkları yüksektir.
- Pasifler. Yedi veya sekiz puan alan pasifler, ürününüzden veya markanızdan memnunlar. Ancak, bunu başkalarına yayacak kadar memnun değiller, bu da onları rakip tekliflere karşı savunmasız hale getiriyor.
- Eleştirenler. 0–6 puan alan eleştirenler, ürününüzden veya markanızdan memnun değildir ve bir daha sizden satın alma olasılıkları düşüktür. Hatta başkalarını da sizden satın almamaları için ikna edebilirler.
Formül: % destekleyenlerin oranı – % eleştirenlerin oranı
Müşteri sadakatini artırmak için eleştirenleri destekçilere dönüştürün. NPS'nizi artırmanıza yardımcı olacak önemli geri bildirimleri müşterilerinizden almak için özel formlar oluşturabilirsiniz.
Etkinlik
Aşağıdaki KPI'lar, projenizin maliyet etkinliğini ölçer. Bu da, kaynaklarınızı nasıl kullandığınızla yakından ilgilidir.
Proje işlerine etkili bir şekilde zaman ayırıyorlar mı? Kaynaklarınıza etkili bir şekilde para harcıyor musunuz?
Diğer bir deyişle, projenize müşterilerinize fatura edeceğiniz paradan daha fazla zaman ve para harcıyor musunuz? Etkinlik KPI'ları, projelerinizdeki maliyet farklılıkları hakkında sonuçlara varmanıza yardımcı olan göstergelerdir.
14. Faturalandırılabilir kullanım
Bu, proje işlerini yürütürken takım üyelerinizin performansını değerlendirmek için kullanabileceğiniz KPI'dır. Takımınızın gelir elde etmek için harcadığı zaman ve müşterilerinizden elde edeceğiniz gerçek gelir hakkında size bilgi verir.
Formül: (faturalandırılabilir saat sayısı/proje işinde harcanan saat sayısı) * 100%
TAKIMINIZIN YORULMASINI ÖNLEYİNProfesyonel İpucu: Maksimum kullanım hedefinden kaçının. Bu, gelirinizi en üst düzeye çıkarır, ancak çalışanlarınızın yorgun düşme riski artar ve bu da size pahalıya mal olur.
15. Saat başına ortalama maliyet
Çalışanlarınıza projenizi başarıyla yürütmeleri için gerekli koşulları sağlamak için tüm maliyetleri toplayın. Bunlar, maaşlar ve çalışanlara sağlanan faydalar ile ofis ekipmanları gibi birçok farklı kalemi içerebilir.
Saat başına ortalama maliyeti projenizin sonuçlarıyla karşılaştırın. İkincisi ilkinden fazla ise, personeliniz proje zamanını veya planlanan saatleri etkili bir şekilde kullanmıştır. Sonuç olarak, paranızı da etkili bir şekilde harcamış olursunuz!
Ayar KPI'larından Kimler Yararlanır?
İşletmeler: İşlemlerini sürekli iyileştirmek, performansı izlemek ve genel proje başarısını sağlamak isteyen tüm işletmeler KPI ayarlarından faydalanabilir. KPI'lar, hedeflere ölçülebilir bir ölçü ekleyerek işletmelerin ilerlemeyi izlemesini ve veriye dayalı kararlar almasını kolaylaştırır. KPI'lar, işletmelere işlemleri hakkında gerçek zamanlı içgörü ve gerekirse düzeltme yapma olanağı sunar.
Proje Yöneticileri: Proje yöneticileri için, KPI'ları ayarlamak görevlerin sorunsuz bir şekilde yürütülmesi ve proje hedeflerine ulaşılması için çok önemlidir. KPI'lar, beklenen sonuçların net bir yol haritasını sunarak karmaşık projeleri yönetilebilir parçalara ayırır. Proje yöneticilerine, takımın doğru yolda olup olmadığını veya ayarlamaların gerekli olup olmadığını ölçme ve böylece riskleri en aza indirme olanağı sağlar.
Proje Yönetimi KPI'larını İzleme
Proje yönetimi için KPI'larınızı seçtikten sonra, siz veya proje yöneticileriniz bunları izlemelisiniz.
Excel KPI gösterge paneli oluşturarak başlayabilirsiniz. Ancak projeniz karmaşık ve bütçesi büyükse, birçok paydaş ve kaynağa ihtiyaç duyuyorsa ve çok sayıda zamanlama kısıtlaması ve görev bağımlılığı içeriyorsa, daha sağlam bir proje yönetimi yaklaşımına ihtiyacınız vardır!
İşte bu noktada ClickUp devreye giriyor. KPI yazılımımız, ihtiyacınız olan her türlü KPI raporunu size sağlar. ClickUp'ın proje yönetimi şablonları koleksiyonu ise size bir adım önde başlama imkanı sunar. KPI raporlarınızın beslendiği yapılandırma ile projelerin ayarlarını kolaylaştırır.
Ayrıca, ClickUp, farklı takımların görevlerini tek bir ölçülebilir hedefle ilişkilendirmenize olanak tanır. Açıkça belirlenmiş zaman çizelgeleriyle birlikte, yazılımımız hedefleri otomatik olarak izlemenizi sağlar. Ama bununla da bitmiyor! ClickUp'ı kullanarak aşamaların tamamlanmasını ve hatta OKR'leri izleyin.
Görevleri hedeflere bağlayın. Ardından, ilgili hedefleri tek bir konumda otomatik ve genel ilerleme izleme için klasörler halinde düzenleyin. ClickUp Hedefleri'ni deneyin ve proje yönetimi için KPI'ların doğru şekilde izlenmesinin nasıl olduğunu keşfedin!