Projelerde Tamamlanma Tahminini (EAC) Hesaplama

McKinsey tarafından yapılan bir ankete göre, projeler ortalama olarak bütçelerini ve programlarını %30-45 oranında aşmaktadır. Bazıları 1 milyar doların üzerinde değere sahip "megaprojects" üzerine yapılan bir araştırmaya daha derinlemesine bakıldığında, maliyetlerin ilk bütçe tahminlerine göre %79 oranında aşıldığı görülmektedir.

Bu, teslimatta bariz zorlukları vurgular, ancak aynı zamanda proje onayında yapılan maliyet ve zamanlama tahminlerinin yetersizliğine de işaret eder.

Projelerin bütçesini aşmasının ve gecikmesinin anahtar nedenlerinden biri: yanlış tahminlerdir. Proje yöneticileri genellikle bu sorunla boğuşur ve bunu çözmek için çeşitli çerçeveler oluşturur. Tamamlanma tahmini (EAC) kavramı da bunlardan biridir.

Bu blog yazısında, bu proje tahmin tekniğini anlayacak, EAC'yi nasıl hesaplayacağınızı öğrenecek ve iş dünyasındaki kullanımlarını keşfedeceksiniz.

EAC (Tamamlanma Tahmini) nedir?

Tamamlanma Tahmini (EAC), bir projenin tamamlanma aşamasındaki toplam maliyetini tahmin etmek için kullanılan bir terimdir. Proje yaşam döngüsü boyunca tahminlerdeki değişiklikleri izleyen sürekli bir hesaplamadır.

Proje başlamadan önce, EAC bütçeye eşit olmalıdır. Bu, projenin sonunda tahmin ettiğiniz tutarı harcamış olacağınız anlamına gelir.

Ancak, bir projenin seyri sırasında çeşitli zorluklarla veya dış etkinliklerle karşılaşabilirsiniz.

Bu beklenmedik giderler proje maliyetlerine eklenir. EAC, bu ek maliyetleri de dikkate alarak projenin düzeltilmiş toplam maliyetini gerçek zamanlı olarak tahmin etmeye yardımcı olur.

EAC nasıl hesaplanır?

Öncelikle bu terimleri tanımlayalım, ardından bir örnek üzerinden hesaplamayı görelim.

Toplam bütçesi (BAC) 20.000 $ olan bir yazılım geliştirme projesine başladığınızı varsayalım.

Şu ana kadar, işin %50'sini %40'lık sürede tamamladınız ve 12.000 $ harcadınız. Proje yönetiminde kazanılan değer, bütçelenen değeri açısından tamamladığınız iş miktarıdır. Dolayısıyla, hesaplamayı basitleştirmek için, işin %50'si size 10.000 $'a mal olmalı ve bu da kazanılan değerinizdir.

Bu nedenle, tamamlanma tahmin formülünüz 20.000 + (12.000-10.000) = 22.000 $ olacaktır

Şimdi, "projenin sonraki kısımlarının da daha fazla maliyet getirmeyeceğinden nasıl emin olabilirsiniz?" diye merak ediyorsanız, çok iyi bir noktaya geldiniz

EAC'yi hesaplamanın diğer, daha ayrıntılı yöntemlerine de göz atalım.

Maliyet Performans Endeksi (CPI): Proje harcamalarınızın verimlilik oranı. Kazanılan değer ile gerçek maliyetin bölünmesiyle hesaplanır. CPI > 1 ise, planladığınızdan daha az harcama yapıyorsunuz demektir. CPI < 1 ise, planladığınızdan daha fazla harcama yapıyorsunuz demektir.

Önceki örneği genişletirsek, kazanılan değeriniz 10.000 $ ve gerçek maliyetiniz 12.000 $'dır. Dolayısıyla, CPI = 10.000/12.000 = 0,83'tür.

Bu formülü kullanarak, EAC'niz = 20.000 / 0,83 = 24.390 $ olur

Bu durumda, formülün gelecekteki giderlerinizin geçmiştekiyle aynı değişim oranını izleyeceğini varsaydığını görürsünüz.

Aynı örnekte, bu formülle EAC = 12.000 + [(20.000 – 10.000)/0,83] = 24.048 $ olur.

Burada başka bir metrik daha var: Program Performans İndeksi. Bunu tanımlayalım.

Performans İndeksi (SPI): SPI, CPI'nın zaman eşdeğeridir. Tahmini tamamlanma süresine göre ilerlemenizin verimliliğini ölçer. Kazanılan değerin planlanan değere bölünmesiyle hesaplanır. SPI > 1 ise, programın önündesiniz demektir. SPI = 1, programın gerisinde olduğunuz anlamına gelir. SPI < 1 ise, programın gerisinde olduğunuz anlamına gelir.

Yukarıdaki örnekte olduğu gibi, işinizin %50'sini %40'lık sürede tamamladıysanız, SPI = (BAC'nin %50'si) / (BAC'nin %40'ı) = 10.000/8.000 = 1,25 olur.

Böylece, EAC'niz = 12.000 + [(20.000 – 10.000) / (0,83 x 1,25)] = 22.375 $ olur

Tamamlanana Kadar Tahmin, kalan tüm görevler için revize edilen tahminleri ifade eder. Bu genellikle manuel olarak yapılır.

Aynı hesaplama için beş farklı formülün olması kafanızı karıştırıyorsa, size yardımcı olabiliriz.

Her bir EAC formülünü ne zaman kullanmalısınız?

Bu formüllerin amacı aynıdır, yani EAC'yi bulmaktır. Ancak, EAC'yi hesaplamak için kullandığınız formül, projenin niteliği, etkileyen etkinlikler ve bunların maliyet etkileri gibi bağlama bağlıdır. Birkaç senaryo inceleyelim.

Maliyet performansı istikrarlı + geçmiş eğilimler devam edecek

EAC = BAC / CPI

Projenizde verimsizlik veya bütçe aşımı olduğunu fark ederseniz ve bunun aynı oranda devam edeceğini düşünüyorsanız, yukarıdaki formülü kullanın.

Bu yöntem, maliyet farklılıklarının sistemik olduğunu ve projenin geri kalan kısmında da aynı şekilde devam edeceğini varsayar. Performansında çok az değişkenlik olan, istikrarlı ve iyi yönetilen projeler için geçerlidir.

Maliyet farklılıkları mevcuttur + mevcut verimlilik eğilimi devam edecektir

EAC = AC + [(BAC – EV) / CPI]

Maliyet farklılıkları yaşadıysanız ancak bunların mevcut performans eğilimlerini izleyeceğini düşünüyorsanız, yukarıdaki formülü kullanın. Bu yaklaşım, devam eden maliyet verimliliğini yansıtan farklılıkların stabilize olması beklenen projelerde pratiktir.

Bu yöntemi kullanarak, mevcut verimlilik düzeylerine göre gelecekteki maliyetleri tahmin ederken geçmişteki tutarsızlıkları hesaba katarsınız, bu da yöntemi dinamik ancak yönetilebilir projeler için uygun hale getirir.

Maliyet farklılıkları, anormalliklerdir + gelecekte orijinal tahminlerle eşleşecektir

EAC = AC + (BAC – EV)

Maliyet farklılıkları münferit olaylarsa ve projenin kalan işler için orijinal bütçe oranında ilerleyeceğine inanıyorsanız.

Bu yöntem, beklenmedik ilk kurulum maliyetleri veya erken verimsizlikler gibi tek seferlik etkinliklerin, proje takımının tekrarlamasını beklemediği sapmalara neden olduğu durumlarda uygundur.

Maliyet farkı + zamanlama farkı

EAC = AC + [(BAC – EV) / (CPI × SPI)]

Toplam maliyeti tahmin etmek için zamanlama önemli bir faktörse, yukarıdaki formül en iyisidir. Bu formül, maliyet verimliliğinin yanı sıra zamanlama gecikmelerini de hesaba katarak kalan işin maliyet tahminini ayarlar. Bu yöntem, hem bütçeyi aşan hem de zamanlamanın gerisinde kalan projeler için özellikle yararlıdır.

Maliyet eğilimleri öngörülemez

EAC = AC + Aşağıdan Yukarı Tahmin

Projenizin performansı öngörülemezse veya maliyet eğilimleri gelecekteki performansın güvenilir göstergeleri değilse, yukarıdaki formülü kullanın.

CPI veya SPI'ya dayalı formüllere güvenmek yerine, bu yöntem kalan işi sıfırdan yeniden tahmin etmeyi ve bunu şimdiye kadar gerçekleşen gerçek maliyetlere eklemeyi içerir, böylece daha doğru sonuçlar elde edilir.

EAC hesaplaması konusunda hala kafanızda soru işaretleri varsa, bu kısa kılavuza göz atın.

EAC'yi Hesaplama Adımları

Yukarıdan aşağıya EAC yaklaşımı

Yukarıdaki beş formülden dördü yukarıdan aşağıya yaklaşımı kullanır. Bu, formüllerin mevcut bütçelere ve geçmiş performansa dayandığı anlamına gelir.

Yukarıdaki formülü kullanarak EAC'yi hesaplamak için aşağıdaki adımları izleyin.

Aşağıdan yukarıya EAC yaklaşımı

Yukarıdan aşağıya yaklaşım, kalan tüm işlerin maliyetini sıfırdan yeniden hesaplamayı ve bunu o ana kadar gerçekleşen gerçek maliyete eklemeyi içerir. Bu yöntem, projenin mevcut koşullarını ve kapsamındaki değişiklikleri dikkate aldığı için en doğru ve ayrıntılı tahmini sağlar.

Aslında, iyi bir araç tüm bunları çok daha kolay hale getirebilir.

EAC Hesaplama Araçları

Hesaplama basittir; temel aritmetik işlemlerdir. Dolayısıyla, tüm verileriniz hazırsa, bir hesap makinesi işinizi görecektir. EAC'yi hesaplamak için en basit araçlarla başlayalım.

EAC hesaplama için elektronik tablolar

Formül alanları ile EAC hesaplamasını otomatikleştirebilirsiniz. Örneğin, tüm maliyetleri toplam için bir hücre ile tek bir sekmede izleyebilirsiniz. Varyansı izlemek için bir hücre ile başka bir sekmede proje ilerlemesini izleyebilirsiniz.

Bunlara dayanarak, bu verilerle kazanılan değeri hesaplayabilirsiniz.

Yaygın olarak kullanılan ve kullanımı kolay olan elektronik tablolar, tamamen manuel işlemler gerektirir. Tüm verileri elektronik tablolara kendiniz girmeniz gerekir. Bu, hataya açık ve sıkıcı bir iştir. Finans takımları için ClickUp gibi bir araçla daha iyi sonuçlar elde edebilirsiniz.

ClickUp ile EAC'den yararlanma

ClickUp gibi kapsamlı bir proje yönetimi platformu kullanmak, EAC hesaplamaları için ihtiyacınız olan tüm verilerin zaten hazır olmasını sağlar.

Proje maliyet yönetimi: Gider izleme için kullandığınız herhangi bir harici aracı entegre ederek AC'yi ClickUp içinde otomatik olarak hesaplayabilirsiniz.

İlerleme izleme: Bir proje yönetimi aracı olarak ClickUp, ilerlemenizi gerçek zamanlı olarak görüntülemenizi sağlar. Ayarladığınız görevlere göre, tamamlanan iş miktarını otomatik olarak hesaplar.

Program izleme: Başlangıç tarihleri, bitiş tarihleri ve özel tarih alanları ile projenizin zaman çizelgelerini ayrıntılı olarak izleyebilirsiniz. Bu, EAC'yi ölçmek için ihtiyacınız olan program sapmalarını hesaplamanıza yardımcı olur.

Kaynak maliyetlendirme: Bir projeyi zaman ve malzeme (T&M) modeline göre faturalandırıyorsanız, her takım üyesinin çalıştığı zamanı izlemesi gerekir. ClickUp Görevleri ile takımlarınız herhangi bir cihazdan zamanı izleyebilir, notlar ekleyebilir, etiketler atayabilir ve zamanı faturalandırılabilir (veya faturalandırılamaz) olarak işaretleyebilir. Ayrıca görevler ve alt görevler arasında zaman rollup'ı da sağlar.

Otomatik hesaplamalar: Formülleri ayarlamak için elektronik tabloların basitliğini seviyor musunuz? ClickUp ile bunu yapabilirsiniz! Görevlerinizden ve projelerinizden sayısal verileri kullanarak EAC'yi otomatik olarak hesaplayın ve gerçek zamanlı olarak güncelleyin.

Gerçek zamanlı raporlama: EAC, gelecek için bir ölçüttür; bir tahmindir. Ancak, bütçeleri veya zaman çizelgelerini aşmamanız için şimdiki zamanda ayarlamalar yapmanız gerekir. ClickUp Gösterge Panelleri bu konuda size yardımcı olabilir.

Planlanan bütçeye göre gerçek harcamaların sürekli izlenmesi, maliyet aşımlarını hızlı bir şekilde belirlemenizi ve düzeltici önlemler almanızı sağlar. Bütçe sürprizlerini önlemeye yardımcı olur ve paydaşların projenin finansal durumu hakkında bilgilendirilmesini sağlar.

Proje başarısında kalite araç ve tekniklerinin rolü

EAC'yi hesaplamak için bir hesap makinesi veya hatta kağıt ve kalem bile yeterlidir. Ancak, kaliteli araçlar ve teknikler bu süreci daha doğru ve verimli hale getirebilir. İşte nasıl.

Veri kalitesi: Kullandığınız araçlar, verilerin kalitesini belirler. ClickUp gibi projeyle ilgili bilgileri zaten toplayan bir araç, gelişen zaman çizelgesi, zaman tahminleri, giderler vb. gibi verilerin kalitesini garanti eder.

Entegrasyonlar: Kapsamlı bir araç, harici kaynaklardan da veri toplar. Örneğin, harici bir araç kullanarak zamanı izliyorsanız, bunu API'ler ile ClickUp'a aktarabilirsiniz.

Otomasyonlar: EAC gibi metrikleri hesaplamak, proje yöneticisinin önemli bir kısmını alabilir. Bunu kolaylaştırmak için otomasyon araçları yardımcı olabilir. Ayrıca trend analizi ve Monte Carlo simülasyonları ile daha iyi tahminler yapmayı kolaylaştırabilir.

Tekrarlanabilirlik: Doğru araçlar, proje ölçütlerini hesaplamak ve izlemek için çerçeveler, maliyet-fayda analizi şablonları ve tahmin şablonları da sağlar.

Bu Şablonu İndirin

ClickUp'ın Proje Maliyet Analizi Şablonu, proje analizi için kullanıma hazır, tamamen özelleştirilebilir ve yeni başlayanlar için kolay bir çerçevedir. Otomatik hesaplama sütunu, ayrıntılı bir maliyet dökümü yapısı sunarak hesaplamaları kolaylaştırır.

Proje Yönetiminde EAC'nin Avantajları

Tüm bu hesaplamalar size biraz fazla geliyorsa, sundukları avantajlarla karşılaştırarak değerlendirin.

✅ Maliyet tasarrufu: Görmediğiniz şeyi tasarruf edemezsiniz. EAC, bütçe aşımlarını gözlemlemenizi ve ölçmenizi sağlar; böylece bunları azaltma stratejileriyle kontrol edebilirsiniz.

✅ Risk algılama: Performans eğilimlerini analiz ederek, önemli sorunlara dönüşmeden önce potansiyel verimsizlikleri ve proje maliyet risklerini belirleyebilirsiniz.

✅ Paydaş iletişimi: EAC, paydaşları projenin finansal durumu hakkında bilgilendirmek için somut veriler sağlar. Düzenli güncellemeler, paydaşlar arasında güven oluşturur ve hesap verebilirliği gösterir.

✅ Karar verme: EAC, takımlara öngörülemeyen değişiklikler ortaya çıktığında bilinçli kararlar alabilmeleri için eyleme geçirilebilir içgörüler sağlar. Doğru ve güncel verilere dayalı olarak kaynakları yeniden tahsis edebilir, proje kapsamını ayarlayabilir veya maliyet düşürücü önlemler alabilirsiniz.

✅ Performans izleme: EAC, projenin planlanan maliyet ve programa göre performansını izlemenize yardımcı olur. Bu verileri takımlara geri bildirim vermek, proje bütçelerini yönetmek, program uzantılarını planlamak vb. için kullanabilirsiniz.

✅ Bütçe tahmini: Toplam maliyetiniz hakkında kesin ve sürekli bir tahmin elde ederek, proje bütçenize ne kadar uyduğunuzu izleyebilirsiniz. Bu, gelecekteki bütçeleme, planlama ve proje kontrolleri için harika bir girdi olabilir.

Bu avantajlardan yararlanmak için kaçınmanız gereken bazı yaygın hatalar vardır.

EAC hesaplarken kaçınılması gereken yaygın hatalar

Kulağa basit gelse de, küçük hatalar yanlış içgörülere, etkisiz kararlara ve ters sonuçlara yol açabilir. İşte bazı yaygın hatalar ve bunları nasıl önleyebileceğiniz.

Yanlış formül kullanma: Önemli program gecikmeleri olan bir projede EAC'yi BAC / CPI olarak hesaplamak, zaman verimsizliğinin etkisini göz ardı eder ve sonuçta aşırı iyimser bir tahmin ortaya çıkar.

Tüm faktörleri göz önünde bulundurun ve en uygun formülü seçin.

Yanlış varsayımlarda bulunmak: Geçmiş performansın gelecekteki performansı mükemmel bir şekilde yansıtacağını varsaymak, EAC hesaplamalarını çarpıtabilir.

Gerçeklere dayalı makul varsayımlarda bulunun.

AC veya EV'yi gözden kaçırma: EAC hesaplamaları, doğru gerçek maliyet ve kazanılan değer hesaplamalarına büyük ölçüde bağlıdır. Birkaç gideri gözden kaçırırsanız veya kazanılan değeri yanlış hesaplarsanız, yanıltıcı tahminlerle sonuçlanabilirsiniz.

Verilerinizin doğruluğuna odaklanın.

Program gecikmelerini göz ardı etmek: EAC hesaplamalarına program gecikmelerini dahil etmemek, genellikle toplam maliyetlerin düşük tahmin edilmesine neden olur. Örneğin, kaynak yetersizliği nedeniyle aylarca geciken bir proje, maaşlar, ekipman kiralama veya cezalar açısından daha yüksek maliyetlere neden olacaktır.

Bunu önlemek için, gecikmelerin maliyet üzerindeki etkisini her zaman dahil edin.

Eski EAC kullanımı: EAC tek seferlik bir hesaplama değildir. Her geçen gün gelişen dinamik bir metriktir. Kapsam değişirse, maliyet performans indeksi dalgalanırsa veya programda gecikme olursa, orijinal EAC artık projenin gerçekliğini yansıtmaz.

Bu nedenle, mevcut durumu doğru bir şekilde yansıtmak için EAC'yi düzenli olarak hesaplamanız önerilir.

ClickUp ile Proje Metriklerinizi Takip Edin

Maliyet aşımlarının çok yaygın olduğu bir dünyada, bütçe dahilinde zamanında teslimat yaparak büyük bir fark yaratabilirsiniz. Bunu başarmanın tek yolu, maliyetleri ve programları düzenli aralıklarla bütçelere göre izlemektir.

ClickUp'ın güçlü proje yönetimi platformu ile bu çok kolay. Verileri otomatik olarak yakalar, hesaplamaları mümkün kılar ve proje durumuna ilişkin gerçek zamanlı görünürlük sağlar.

Gerçek zamanlı gösterge panelleri, özelleştirilebilir maliyet alanları, zaman çizelgesi izleme ve iş yükü yönetimi, EAC'yi zahmetsizce hesaplamak ve izlemek için verimli bir yol sağlar.

ClickUp'ı bugün ücretsiz deneyin!