İş gününüzde zaman kazanmanın bir numaralı kuralını bilmek ister misiniz? Tekerleği yeniden icat etmeyin. Çeviri: Aynı görevi iki kez yapmayın, ikinci tur ayrı bir kişi tarafından tamamlanmış olsa bile.
Projeler iki veya daha fazla kişi arasında (iki veya daha fazla departman arasında olduğu durumlar hariç) devredildiğinde, görevlerin yinelenmesi riski her zaman vardır. Yinelenen iş yükleri ise hiçbir fayda sağlamaz.
Bunun yerine, her iki taraf da zaman, yetenek ve enerjilerini başka yerlerde kullanabilecekleri için hayal kırıklığına uğrar. Proje takımı veya proje yöneticisi ise yinelenen işlerin karmaşasında kaybolur.
Peki, bunu nasıl önleyebilirsiniz?
Basit: Taraflar arasında mükemmel bir proje devri gerçekleştirerek, gelecekte proje üzerinde çalışacak kişilerin geçmişte tamamlanan işleri tam olarak bilmesini sağlarsınız. Yukarıdakilerin tümünü yapmak için bir proje devri şablonuna ihtiyacınız vardır.
Proje Devir Şablonu nedir?
Proje devri şablonu, bir projenin veya rolün tüm ayrıntılarını özetler, böylece (adından da anlaşılacağı gibi) bir taraftan diğerine kolayca devredilebilir.
Proje devri şablonu, proje kapsamını, teslim edilecekleri, son teslim tarihlerini, süreçleri ve prosedürleri ile diğer talimatları kolayca anlaşılabilir bir şekilde özetler. Proje devri kontrol listesinin iki hedefi vardır:
- Bu, işlerin tekrar yapılmasını önler ve projenin tamamlanması için henüz yapılmamış veya yapılmış olan tüm proje ayrıntılarını özetler
- Sağlam bir proje devri belgesi ile şirketinize (ve proje yöneticinize) zaman ve kaynak tasarrufu sağlar. Proje devri sürecini tartışmak için sayısız toplantı planlamak yerine, anahtar paydaşlar proje devri notlarına başvurabilir
En iyi proje devri belgeleri kısa, doğru ve işbirliğine dayalıdır ve sorunsuz bir geçiş sağlar. Tüm devir notları, tüm proje ayrıntılarını özetlemeli, böylece taraflar arasında karışıklığı ve iş yükünün tekrarlanmasını önlemelidir.
İş arayanları şirket kültürü hakkında bilgilendiren bir site olan Zippia'nın yaptığı bir ankete göre, çalışanların %50'si haftada 1-3 saat toplantı yapıyor ve %20'si bu toplantıların zaman kaybı olduğunu düşünüyor. Bir proje için gerekli tüm bilgileri, görevleri ve öncelikleri içeren doğru proje devretme şablonunu seçerek, gereksiz toplantıların sayısını azaltabilirsiniz.
Kolay Geçiş için Ücretsiz Proje Devir Şablonları
Doğru proje devri şablonu, proje engellerini önler, öncelikleri belirler ve yeni veya mevcut takım üyeleri için bir acil durum planı oluşturur. Aşağıda, kuruluşunuzdaki proje devirleri için mutlaka denemeniz gereken yedi şablon bulabilirsiniz.
1. ClickUp Proje Devir Şablonu
Bir projeyi bir departmandan diğerine devrediyor musunuz? ClickUp'ın Proje Devri Şablonu'nu kullanarak hiçbir fırsatı kaçırmadığınızdan emin olun.
Bu proje devri raporu şablonu, şirketinizin adını, logosunu, sloganını ve iletişim bilgilerini üst kısımda yer alacak şekilde kişiselleştirilebilir. Başlangıç olarak, proje adını ve yazarı (yani raporu dolduran kişi) yazın, ardından projenin kısa bir açıklamasını ekleyin.
Şablon, projenin tüm yönlerine derinlemesine girerek departmanlar arasında karışıklığı önler. "Devir Katılımcıları" bölümü, projedeki her bir işbirlikçinin fotoğrafı, adı ve rolünün açıklanması için alan sağlar.
"Gereksinimler" bölümü, her görevi, o görevden sorumlu departmanı ve geçişin gerçekleşmesi için gerekli tüm eylemlerin son tarihini listelediğiniz, özellikle kullanışlı bir zaman çizelgesi sunar. Son olarak, "Geçiş Görevleri" bölümü, takım üyelerinin veya bir proje yöneticisinin proje için tamamlanan tüm faaliyetleri kaydetmesine olanak tanır ve böylece işlerin tekrar yapılmasını önler.
2. ClickUp Proje Devir SOP Şablonu
Gerçeklerle yüzleşelim: Bir projeye atanan kişiler her zaman aynı kalmayacaktır. Çalışan devri, iş yönetiminin bir parçasıdır. Yeni takım üyeleri ekibinize katıldığında, onların en kısa sürede işe alışmalarını ve hız kazanmalarını istersiniz.
Standart bir işletim prosedürü (SOP) şablonu kullanmak, yeni çalışanların belirli bir rol içinde ne yapmaları gerektiğini ve nasıl yapacaklarını anlamalarını sağlar. ClickUp'ın Proje Devri SOP Şablonu, tüm çalışanların görevleri tamamlamak için standart bir yaklaşım izlemelerini ve böylece hata riskini azaltmalarını sağlayan açık ve tutarlı yönergeler sunar.
Yeni çalışanların rollerini ve sorumluluklarını anlamalarına yardımcı olmak için, "Kapsam" bölümünü atanan görevlerinin çeşitli yönleriyle doldurun. Ardından, "Prosedür" bölümünde standartlaştırılmış süreçleri özetleyin, numaralı adımlar ve resimler (proje takımı için yararlıysa) ile tamamlayın.
Son olarak, gerekli kaynaklara (klasörler, görevler ve/veya dosyalar gibi) bağlantılar ekleyerek ve sık sorulan sorular (SSS) bölümünü doldurarak iş arkadaşlarınıza başarılı olmaları için ihtiyaç duydukları araçları sağlayın.
Bonus İzleme: ClickUp'ın bilgi yönetimi özellikleriyle önemli proje belgelerini ve dosyalarını yönetmeye nasıl yardımcı olabileceğini kontrol edin
3. ClickUp Vardiya Değişikliği Rapor Şablonu
Vardiyalı çalışan bir grup çalışanı yönetiyorsanız, devir belgesi şablonu haftada sayısız saat tasarruf sağlayabilir. Bir vardiya biterken ve diğeri başlarken verimlilikte düşüşü önlemek için ClickUp'ın Vardiya Değişikliği Rapor Şablonu'ndan yararlanın.
Vardiya değişimi proje devir planı, önceki vardiya boyunca neler olduğunu ayrıntılı bir şekilde hesaplar ve bir sonraki vardiya için öncelikleri özetler. Bu devir şablonu, hastaneler ve bakım evlerinden kahve dükkanlarına ve araba yıkama hizmetlerine kadar, saatlik ücretle çalışan hemen hemen tüm işler için çok değerli olabilir.
Vardiya değişim raporu, her gün (hatta günde birden fazla kez) kullanılmalı ve en üstte tarih, vardiya başlangıç ve bitiş saatleri, konum ve amir bilgileri doldurulmalıdır. Gerekirse, her takım üyesinin kendi raporunu sunabilmesi için "Çalışan Bilgileri" bölümü doldurulabilir.
Buradan, "Görev ve Sorumlulukların Değiştirilmesi" bölümü, tüm görevlerin, alt görevlerin, çalışan sorumluluklarının ve her görevin durumunun ayrıntılı bir hesabını sunar, böylece her çalışan işe başladığında en önemli önceliklerini bilir. Son olarak, "Zorluklar ve Öneriler" bölümünü kullanarak günün görevlerinde karşılaşılan engelleri tartışın.
4. ClickUp Değişiklik Yönetimi Planı Şablonu
İyi bir yönetici, görevleri atayarak, sorumlulukları dağıtarak ve takımın geri kalanı için öncelikleri belirleyerek tüm kuruluşun daha verimli çalışmasını sağlar. Şirket süpervizörleri, değişen önceliklere uyum sağlama, projelerin geçişi ve hatta çalışanların işten ayrılması gibi değişiklik yönetiminin tüm yönlerini denetler.
ClickUp'ın Değişiklik Yönetimi Planı Şablonu ile yöneticilerin başarıya ulaşmasını sağlayın. Kullanıma hazır şablon, proje geçişleri üç aşamaya ayırır (ancak bu, kuruluşunuzun veya proje ekibinizin ihtiyaçlarına göre genişletilebilir).
Aşama 1'de yöneticiler, proje geçişine hazırlanmak için hangi değişikliklerin gerekli olduğunu belirler. Aşama 2'de yöneticiler, projeyi bir departmandan diğerine taşır, bir iletişim planı, önemli etkinlikler ve bir direnç yönetimi planı belirler. Son olarak, Aşama 3'te paydaşların geri bildirimleri toplanır, başarılar kutlanır ve gelecekteki geçişler için eksiklikler belirlenir.
100'den fazla önceden oluşturulmuş otomasyon arasından seçim yapabileceğiniz bu değişiklik yönetimi şablonu, görevleri otomatik olarak atamanıza, yorumlar yayınlamanıza ve durumları değiştirmenize yardımcı olarak iş haftasında değerli zaman kazanmanızı sağlar.
Ayrıca şablon, yöneticilere her projeyi görevde tutmak için kolay anlaşılır renk kodlu bir sistem, tüm ilgili bilgileri içeren sütunlara sahip bir tablo görünümü ve çeşitli adımlar için ilerleme çubukları sağlar.
5. ClickUp Çalışan İşe Alım Şablonu
Yeni bir çalışan işe alırken, bu kişinin şirket projelerine mümkün olan en kısa sürede katkıda bulunmasını istersiniz. Ne yazık ki, planlama eksikliği, işe alım sürecini haftalarca (hatta aylarca) geciktirebilir.
Oryantasyon sürecini kısaltmak ve yeni çalışanların verimliliğini artırmak için ClickUp'ın Çalışan Oryantasyon Şablonunu kullanın. Bu şablon, bir çalışanın işteki ilk gününden başlayarak ayrıntılı bir iş akışı sağlar. Ayrıntılı liste, oryantasyon sürecini haftalık önceliklere ayırarak yeni takım üyelerinin her görevi tamamladıkça işaretlemelerine olanak tanır.
Bu yeni çalışan ilerleme raporu, şirketinize veya departmanınıza göre kolayca özelleştirilebilir. Alt görevler ekleyerek her görevi genişletmeyi düşünün (örneğin: "İK belgelerini doldur" görevi, sağlık yardımları, 401(k) katkı payı ve vergi kesintileri için alt görevler içerir). Veya ek dosya, yönetici onayları, son tarihler veya notlar ekleyerek işe alım sürecinin olabildiğince sorunsuz ilerlemesini sağlayın.
6. ClickUp Çalışan İşe Alım Gantt Şablonu
Başarılı bir işe alım süreci, yeni çalışanın hızlı bir şekilde işine alışmasına bağlı değildir. Aynı zamanda, şirket için yıllardır çalışanlar da dahil olmak üzere tüm takım üyelerinin tek bir verimli birim olarak birlikte çalışmasına da bağlıdır.
Yeni bir çalışanın başarıya ulaşması için, insan kaynakları, hukuk ve güvenlik ekiplerinden çalışanların birlikte çalışması gerekir. Bu nedenle, devretme süreci ve yeni işe alınan kişiye genel bilgi aktarımı, yönetici veya üst düzey yöneticiler tarafından denetlenmelidir. İşte tam da bu noktada ClickUp'ın Çalışan İşe Alım Gantt Şablonu devreye girer.
Bu şablon, organizasyon düzeyinde yeni çalışanlar için kolaylaştırılmış bir geçiş planı oluşturur. Gantt grafiği ile her departmana (ör. insan kaynakları, hukuk, güvenlik ve eğitim) kendi klasörü verilir ve her çalışana görevler atanır. Her bireye kendi ilerleme çubuğu verilir ve tamamlanan proje çıktılarına ilişkin genel bir bakış sunulur .
Örneğin, bir insan kaynakları yöneticisi, geçmiş kontrolleri tamamlamak, I-9 formunu doldurmak, yeni çalışanların resmi kimliklerini doğrulamak ve gerekli sosyal hak formlarını doldurmaktan sorumlu olabilir. Bu arada, güvenlik veya teknik departmandan bir kişi, yeni çalışanın oturum açma bilgilerini, zaman takibi uygulamasını ve anahtar kart erişimini ayarlamaktan sorumlu olacaktır.
Bu kadar ayrıntılı bir şablon sayesinde, yeni takım üyelerine maksimum destek sunarken işlerin tekrarlanmasını önlersiniz.
Bonus: İnşaat Projesi Devir Şablonları!
En iyi proje devri şablonunu seçme
Başarılı bir proje devri şablonu, belirli bir projeyle ilgili karışıklığı, hayal kırıklığını ve kaynak israfını azaltır.
Kuruluşunuz için en uygun proje devri şablonunu seçmek için kendinize şu soruları sorun:
- Şablonu kim kullanacak? Bu şablon tek bir kişi, bir departman veya yönetici takımı tarafından mı kullanılacak? Proje devri için doğru düzeni seçmenin anahtarı, paydaşları anlamaktır
- Hangi araçlara ihtiyacınız var? Teslim edilecekler için bir takvime, önemli belgeleri eklemek için bir yönteme veya ilerlemeyi görsel olarak izlemek için bir araca mı ihtiyacınız var? Kullanabileceğiniz süreç haritalama araçlarını ve bunların nasıl kullanıldığını anlamak, doğru şablonu seçmenize yardımcı olacaktır
- Hangi düzen en kolay anlaşılır? Kontrol listesi, tablo, takvim veya ş Akışı mı ihtiyacınız var? Birçok şablon birden fazla özelleştirilebilir görünüm sunarken, en kullanışlı düzenin hangisi olduğunu bilmek projenin en verimli şekilde yürütülmesini sağlar
Proje Devir Şablonlarıyla Verimlilik Düşüşlerini Önleyin
Bir projenin verimli bir şekilde yürütülmesi için birçok hareketli parçanın bir arada çalışması gerekir. Vardiyalar sona ererken, yeni çalışanlar işe başlarken, çalışanlar işten ayrılırken veya yönetim değişiklikleri olurken, işlerin kesintiye uğramadan devam etmesini istersiniz.
Doğru proje devretme şablonu, departmanlar arasında takım verimliliğini artırmaya yardımcı olabilir. ClickUp'ın birçok devretme şablonundan biriyle başlayın veya sıfırdan oluşturun, görevler ve alt görevler atayın, son tarih takvimi oluşturun, ilerlemeyi gerçek zamanlı olarak izleyin ve önemli belgeleri sorunsuz bir şekilde devredin.
ClickUp ile görünümleri, alanları, başlıkları veya metinleri şirketinizin benzersiz ihtiyaçlarına göre kolayca özelleştirebilirsiniz. Ayrıca , 1.000'den fazla entegrasyonla her projeyi etkili bir şekilde yönetebilirsiniz.
ClickUp'ın kuruluşunuzun daha verimli çalışmasını nasıl sağlayabileceğini görmek ister misiniz? Bugün ücretsiz olarak deneyin.