Quer saber mais sobre gerenciamento de projetos de e-mail ?
O gerenciamento de projetos por e-mail ajuda os gerentes de projeto e as equipes a trabalharem com mais eficiência, permitindo que se comuniquem e trabalhem em suas caixas de entrada de e-mail.
No entanto, classificar toneladas de e-mails para o gerenciamento de projetos parece algo que lhe daria vontade de arrancar os cabelos. 🤯
Se ao menos houvesse uma ferramenta que pudesse tirá-lo da miséria..
É um pássaro ? É um avião? Não, é uma ferramenta de gerenciamento de projetos de e-mail _ Ferramentas de gerenciamento de projetos de e-mail transformam as caixas de entrada em espaços de trabalho colaborativos, economizando tempo valioso e aumentando a eficiência da equipe.
Mas qual é a melhor ferramenta de gerenciamento de projetos de e-mail para você?
Não se preocupe, estamos entrando em cena para ajudar. 🦸
Neste artigo, abordaremos o que é gerenciamento de projetos de e-mail o melhor ferramenta para gerenciamento de projetos do Gmail e do Outlook bem como os benefícios do gerenciamento de projetos de e-mail.
Vamos lá.
O que é gerenciamento de projetos de e-mail?
**O gerenciamento de projetos por e-mail envolve o uso de sua caixa de entrada de e-mail para gerenciar projetos. Isso inclui usá-la para criar e atribuir tarefas, gerenciar prazos e comunicações específicas de tarefas.
mas clientes de e-mail _como o Gmail e o Outlook, não foram projetados para o gerenciamento de projetos, certo?
Não, não foram. É por isso que você tem ferramentas de gerenciamento de projetos baseadas em e-mail!
Com ferramentas baseadas em e-mail software de gerenciamento de projetos você pode acompanhar as tarefas, comunicar-se com os membros da equipe e partes interessadas externas e até mesmo adicionar listas de tarefas por meio de seu e-mail.
Afinal, até onde o correio tradicional pode levá-lo?
E, embora nossos bons amigos Gmail e Outlook não tenham sido criados para o gerenciamento de projetos, o software de gerenciamento de projetos de e-mail ajuda a preencher essa lacuna.
Vamos descobrir como..
A. Gerenciamento de projetos do Gmail
O Gmail pode permitir que você transforme e-mails em tarefas, mas somente com a ajuda de uma ferramenta dedicada de gerenciamento de projetos ferramenta de gerenciamento de projetos que se integra com o Google Apps.
Veja o que mais você pode fazer com **Gerenciamento de projetos do Gmail :
- Adicione membros da equipe a uma lista de e-mails do Groups, para que todos na equipe recebam atualizações por meio de um único endereço de e-mail
- Usarcalendários compartilhados paraatualizações de projetos e programações de reuniões* Armazene seus documentos em uma unidade compartilhada segura
- Categorize automaticamente e-mails importantes usando a caixa de entrada prioritária do Google
- Use o compartilhamento de tela integrado do Google Meet
- UseGoogle Docs &Planilhas do Google para colaborar em tempo real e bater papo nos arquivos
- Use oFormulários do Google para criar e compartilhar pesquisas e formulários on-line
- Use o controle de versão para reverter para versões anteriores do documento sem perder informações
- Acompanhe e colabore em tarefas usando umGráfico de Gantt no Planilhas Google
- Você pode até mesmo conectar o Alexa &Google Assistente e falar sua lista de tarefas!
B. Gerenciamento de projetos do Outlook
Com as ferramentas integradas de gerenciamento de projetos do Outlook, sua equipe terá uma visão melhor de suas responsabilidades. O Microsoft Outlook permite que você crie tarefas com lembretes, datas de vencimento e listas de tarefas sem software adicional.
No entanto, com uma ferramenta dedicada de gerenciamento de projetos do Outlook, você também pode:
- Adicionar tarefas de projeto a um calendário compartilhado para rastreamento de tarefas
- Usar o recurso de consolidação para agrupar e-mails, informações de contato e compromissos
- Agrupar automaticamente os e-mails de acordo com o projeto ao qual pertencem
- Usar o diário para o planejamento do projeto
- Atribua tarefas aos membros da equipe do projeto
- Acompanhe o tempo faturável e total gasto em um projeto
- Exportar dados para diferentes formatos de arquivo
- Realizar reuniões de projeto comMicrosoft Teams Resumindo, como uma ferramenta autônoma de gerenciamento de projetos, o Outlook mal consegue se destacar.
_Será como assar um bolo com uma torradeira. Você pode tentar, mas essa não é a melhor maneira, certo?
É melhor optar por uma Ferramenta de gerenciamento de projetos com suporte do Outlook que pode lhe oferecer muito mais funcionalidades.
Bônus:_ Alternativas de e-mail !
O que procurar em uma ferramenta de gerenciamento de projetos de e-mail?
Há muitas ferramentas de gerenciamento de projetos de e-mail para escolher, mas para encontrar a melhor para a sua equipe, considere quais recursos você precisa e os kPIs de marketing por e-mail que você deseja monitorar.
Alguns recursos essenciais de um aplicativo de gerenciamento de projetos de e-mail incluem:
- Integração de e-mail2. Planejamento e programação3. Colaboração da equipe4. Criação de tarefas Vamos dar uma olhada rápida nesses recursos:
1. Integração de e-mail
Você não pode ter uma ferramenta de gerenciamento de projetos de e-mail sem uma integração de e-mail, certo?
A ferramenta que você escolher deve se integrar a plataformas populares, como Gmail ou Outlook.
A integração bidirecional também garante que as atualizações em sua ferramenta de gerenciamento de projetos apareçam em sua conta de e-mail pessoal.
Isso ajudará sua equipe a ser NSYNC (em sincronia, entendeu?)
2. Planejamento e programação
O gerenciamento de projetos de e-mail tem a ver principalmente com o planejamento do projeto. Portanto, nem é preciso dizer que a ferramenta que você escolher deve ter recursos de planejamento e programação.
Ela deve permitir que você atribua tarefas aos membros da equipe, defina prazos e organize as tarefas do projeto por e-mail.
Confira estes_ **Ferramentas de produtividade de e-mail !
3. Colaboração da equipe
O software ideal de gerenciamento de projetos por e-mail deve permitir que você adicione comentários por e-mail a uma tarefa. Tudo o que você digitar ou anexar no e-mail será automaticamente adicionado como um comentário para essa tarefa específica.
Além disso, as salas de chat incorporadas oferecem à sua equipe um espaço personalizado para discussões específicas sobre a tarefa. as @menções também são um recurso indispensável em qualquer ferramenta de gerenciamento de projetos por e-mail, pois ajudam a notificar rapidamente membros específicos da equipe para que tomem providências.
Não se preocupe, você receberá alertas por e-mail sobre todas essas atualizações e muito mais!
**Para obter algumas dicas úteis de colaboração em equipe dê uma olhada nesta postagem!
4. Criação de tarefa
O aplicativo de gerenciamento de projetos por e-mail deve permitir que você crie tarefas por meio do seu e-mail. Você deve ser capaz de adicionar anexos, datas de vencimento e descrições de tarefas de uma só vez.
Sim, é isso mesmo, diga adeus às respostas "Não recebi seu e-mail" e "Esqueci seu e-mail"!
A melhor ferramenta de gerenciamento de projetos de e-mail: ClickUp
A maioria das equipes começa e termina seus dias com e-mails, portanto, não é surpresa que os gerentes de projeto precisem de uma excelente solução de gerenciamento de projetos baseada em e-mail.
E é por isso que você deve usar o ClickUp o ClickUp é o software de gerenciamento de projetos de e-mail perfeito para qualquer equipe.
ClickUp é o ferramenta de gerenciamento de projetos líder mundial. Desde a criação de projetos ilimitados para acompanhamento interno ou equipe remota produtividade, o ClickUp fornece às equipes tudo de que elas precisam para gerenciar até mesmo o projeto mais complexo.
Veja por que o ClickUp é o melhor software de gerenciamento de projetos de e-mail
Imagine o ClickUp como Robin e seus e-mails como Batman.
O Robin, também conhecido como ClickUp, evita que seus e-mails se aventurem no lado negro:
(voz do Batman)
_"o lado dos e-mails perdidos e da confusão da equipe"
E é assim que isso acontece:
1. Enviar e receber e-mails diretamente das tarefas
Quanto tempo você economizaria se pudesse enviar ou responder instantaneamente a e-mails diretamente do trabalho relevante, sem precisar mudar de aba?
Com o E-mail no ClickUp você pode fazer exatamente isso!
- Envie e receba mensagens de e-mail diretamente das tarefas do ClickUp
- Adicionar anexos,Formuláriosrespostas modeladas e muito mais
- Organize suas conversas por e-mail como Comentários ouComentários encadeados* Configurar o e-mailAutomações paracampanhas de gotejamento eboletins informativos com base em eventos do ClickUp
Por exemplo, você pode atribuir e-mails a membros da equipe, colaborar em envios e respostas e acionar automações com base em campos personalizados, eventos de clientes e até mesmo rastreamento de bugs. As possibilidades são quase ilimitadas!
A integração de seus e-mails com o ClickUp ajuda você a:
- Economizar tempo (não precisa mais ficar alternando entre guias)
- Manter as comunicações organizadas
- Manter a visibilidade das conversas por e-mail
Atualmente, o ClickUp é compatível com Outlook, IMAP, Office 365 e Gmail. Todos os e-mails que você enviar do ClickUp parecerão como se tivessem sido enviados diretamente de seu e-mail - sem endereços de encaminhamento estranhos!
2. Criar tarefas a partir de e-mail
A ferramenta recursos de gerenciamento de projetos de e-mail permitem que você criar tarefas enviando ou encaminhando e-mails para Listas em ClickUp.
A tarefa será criada com detalhes como:
- O nome da tarefa será adicionado como a linha de assunto de seu e-mail
- O corpo do e-mail será adicionado como a descrição da tarefa
- Atribua tarefas usando tags como
, , na linha de assunto. Adicione quantos responsáveis ou tags você quiser! - Os anexos do e-mail (incluindo imagens) serão automaticamente incluídos como anexos da tarefa
- Use a tag
na linha de assunto para adicionar tarefa prazo
3. Comentar e anexar arquivos
deseja adicionar informações extras ou um anexo a uma _tarefa existente ?
Envie ou encaminhe um e-mail para essa tarefa e o comentário aparecerá na tarefa junto com o comentário anexo .
Se você estiver se perguntando sobre imagens e designs, o ClickUp captura o e-mail em HTML na íntegra, para que seu conteúdo tenha uma aparência nova.
_Não se preocupem, designers gráficos, nós os protegemos!
4. Responder às notificações
O software de gerenciamento de projetos de e-mail do ClickUp permite que você responda notificações sobre as tarefas do ClickUp.
Basta responder ao e-mail de notificação com o ID de e-mail associado à sua conta do ClickUp e a resposta será adicionada como um comentário, juntamente com quaisquer anexos.
Que tal essa conveniência? 😉
5. Automação de encaminhamento de e-mail
Se você é o Sr. Popular e recebe toneladas de e-mails, pode gerenciar vários projetos criando um encaminhamento de e-mail automação regra.
O recurso cria automaticamente tarefas para você quando um novo e-mail aparece na sua caixa de entrada.
afinal de contas, o Batman tem coisas melhores para fazer do que lidar com inúmeros e-mails, certo?
6. Integrações com Gmail e Outlook
Lembre-se, sem as integrações com o Gmail e o Outlook, um aplicativo de gerenciamento de projetos de e-mail é simplesmente inútil.
_Assim como Batman e Robin não podem lutar contra vilões sem seus dispositivos (e trajes icônicos, é claro)
É por isso que o ClickUp oferece poderosas Gmail e Perspectivas integrações, tornando o gerenciamento de projetos de e-mail muito fácil.
Você pode:
- Criar tarefas no conforto de sua conta do Gmail ou do Outlook
- Transformar instantaneamente e-mails em tarefas
- Anexar e-mails a tarefas
- Fazer upload de anexos de e-mail para a tarefa automaticamente
7. Adicione tarefas em qualquer lugar
O ClickUp permite salvar tarefas e endereços de listas no seu catálogo de contatos com facilidade. Dessa forma, você pode adicionar tarefas e comentários de e-mails à sua lista de tarefas com um único clique durante o intervalo para o café. 🍵
8. Uma poderosa extensão do Chrome
_Quer assumir o controle de sua caixa de entrada?
Use a poderosa extensão do ClickUp Extensão do Chrome !
A extensão extensão permite que você crie tarefas a partir de e-mails e até mesmo anexe e-mails inteiros a tarefas.
Visualize, volte ou baixe seus e-mails com facilidade!
Para gerenciar projetos e tarefas de forma eficiente, a extensão ClickUp para Chrome também permite que você:
- Acompanhar o tempo de execução das tarefas
- Capturar, editar e anexar capturas de tela
- Recortar sites e adicioná-los às tarefas do ClickUp oudocs Mas isso não é tudo o que o ClickUp tem reservado para você!
Além de um plano gratuito incrível esse software de gerenciamento de projetos de e-mail também oferece vários outros recursos, como:
- mais de 50 automatizações de tarefas : automatize tarefas recorrentes e agilize seu fluxo de trabalho
- Painel de controle: crie seu próprio painelpainel de controle do projeto com personalizações comoVelocidade,Queimadura,BurndowneFluxogramas cumulativos e compartilhe-o com toda a sua equipe
- Mapas mentais : visualize tarefas e planeje projetos e ideias com facilidade
- Campos personalizados: crie um campo personalizado para criação de conteúdo, recrutamento, vendas e muito mais
- Modelos: use um modelo pronto para avançar em um projeto específico
- Várias visualizações : escolha como você deseja visualizar os projetos usando visualizações comoLinha do tempo,Carga de trabalho,Quadro Kanban, e mais
- Status de tarefas personalizadas: crie um status de projeto de acordo com suas necessidades
- Prioridades de tarefas: criar priorizações de tarefas com base na urgência
- Dependências de tarefas: ajude sua equipe a concluir as tarefas na ordem certa
- Direitos de acesso personalizados compartilhe seu espaço de trabalho do ClickUp com uma parte interessada sem comprometer a privacidade
É como ser uma criança em uma loja de doces; há tantos doces recursos para experimentar!
Quais são os benefícios do gerenciamento de projetos de e-mail?
Além de ajudar as equipes a se comunicarem e trabalharem em um espaço centralizado, outros benefícios do software de gerenciamento de projetos por e-mail são
- Hub de informações centralizado
- Curva mínima de aprendizado
- Simplifica a comunicação
- Delegação eficaz de tarefas
- Economia de tempo
1. Hub de informações centralizado
As ferramentas de gerenciamento de projetos por e-mail fornecem às equipes um espaço onde elas podem acessar e armazenar facilmente as informações do projeto. Membros da equipe, tarefas do projeto e progresso... tudo armazenado em uma área centralizada.
_Sabe o que isso significa?
Você não precisa mais alternar entre um milhão de guias só para encontrar o que precisa! 😍
2. Curva de aprendizado mínima
As ferramentas de gerenciamento de projetos baseadas em e-mail são fáceis de navegar porque basicamente adicionam uma camada extra à sua caixa de entrada original.
Os membros da equipe podem se adaptar rapidamente e não levará muito tempo para integrar a ferramenta ao seu fluxo de trabalho regular.
Quer saber como gerenciar melhor os fluxos de trabalho? Leia nosso guia detalhado aqui .
3. Agiliza a comunicação
Com o software de gerenciamento de projetos por e-mail, todos os membros da equipe e os gerentes de projeto terão uma maneira simplificada de se comunicar uns com os outros.
Além disso, a maioria das ferramentas de gerenciamento de projetos tem salas de bate-papo que oferecem às equipes um espaço mais personalizado para uma comunicação eficaz.
É mais provável que os membros da equipe se envolvam e respondam nesse ambiente, e quem não gosta dos bons e velhos emoticons para ajudar a transmitir seus pontos de vista? 😁
4. Delegação eficaz de tarefas
Você recebe uma tarefa, você recebe uma tarefa, todos recebem uma tarefa!
Com a criação e atribuição de tarefas por e-mail, haverá menos confusão na equipe, pois as tarefas de todos estão perfeitamente definidas para eles.
Não há necessidade de enviar um e-mail para um membro da equipe e copiar metade da empresa para obter atualizações sobre uma tarefa.
Basta abrir seu aplicativo de gerenciamento de projetos para ver o andamento do projeto!
5. Economiza tempo
Com o software de gerenciamento de projetos de e-mail, você não precisa mais canalizar seu Dr. Evil interior, tentando descobrir maneiras de destruir aquela longa cadeia de e-mails!
_Como?
As ferramentas de gerenciamento de projetos ajudam você a economizar tempo livrando-se de longas cadeias de e-mail, rastros de papel e classificação de documentos.
Como todos os documentos relacionados à empresa e ao projeto são armazenados em um único local, sua equipe de projeto não precisará mais passar horas realizando tarefas administrativas 🥳
Conclusão
Embora você sempre possa usar a caixa de entrada da velha escola, ela não oferece um hub de dados centralizado nem a capacidade de monitorar tarefas, progresso e prazos.
Entretanto, com a ferramenta de gerenciamento de projetos de e-mail direita, você poderá fazer isso e muito mais.
Se você está procurando a melhor ferramenta de gerenciamento de projetos de e-mail para levar sua empresa a um novo patamar gerenciamento de tarefas para o próximo nível, então não procure mais do que o ClickUp.
Com recursos que vão desde a integração de e-mail até a criação automatizada de tarefas, o ClickUp ajuda as equipes a gerenciar com facilidade até mesmo os projetos mais difíceis. Obtenha o ClickUp gratuitamente hoje mesmo e aproveite o poder do gerenciamento de projetos de e-mail!
