Ah, o e-mail. É simples. É familiar. É... ultrapassado e dolorosamente lento. 🐌
Claro, ele é bom para discussões formais ou envio de documentos importantes. Mas, à medida que dependemos cada vez mais da colaboração digital, fica claro que o e-mail não foi projetado para lidar com comunicações colaborativas em grande escala.
Felizmente, existem muitas alternativas ao e-mail que foram projetadas para oferecer suporte à colaboração global em tempo real. Ao adotar uma ou várias dessas alternativas, você pode acelerar a produtividade de suas tarefas colaborativas.
Ainda não tem certeza se está pronto para deixar o e-mail de lado? Não se preocupe. Nós entendemos! Para ajudar você a entender nosso ponto de vista, vamos dar uma olhada rápida nos motivos pelos quais o e-mail não é adequado para atender às necessidades modernas de comunicação empresarial.
Em seguida, compartilharemos oito das melhores alternativas ao e-mail e ferramentas de comunicação para otimizar as comunicações da sua equipe e da sua empresa. 🙌
Três motivos pelos quais você precisa de uma alternativa ao e-mail
O e-mail é onde a colaboração vai morrer.
Não, a sério, não estamos a exagerar; 70% dos funcionários consideram que o e-mail é um grande obstáculo à produtividade.
Por quê?
Porque, ao contrário de outras soluções híbridas para o local de trabalho, o e-mail carece das funcionalidades e flexibilidade que promovem uma colaboração eficaz.
Vamos dar uma olhada nas três principais questões relacionadas ao e-mail. 👀
1. O e-mail não é adequado para um ciclo de feedback em tempo real 🔁
O feedback orienta nossa melhoria contínua e ágil. Quanto mais rápido e regularmente você receber feedback, mais cedo poderá usá-lo para fazer alterações informadas.
O problema do e-mail, porém, é que ele é notoriamente lento e pouco confiável.
Imagine que você enviou um documento por e-mail para dez pessoas para revisão. Agora, quanto tempo você terá que esperar pela resposta delas?
Algumas horas? Um dia? Uma ou duas semanas? Na verdade, como você sabe se eles sequer viram seu e-mail? (É hora do e-mail de acompanhamento passivo-agressivo.)
Sem a capacidade de facilitar um ciclo de feedback em tempo real, o e-mail deixa o desenvolvimento e o crescimento avançando a passos de tartaruga.
2. Os e-mails podem se perder facilmente nas conversas 📨
O e-mail é um beco sem saída para as informações.
Após algumas mensagens trocadas, localizar informações específicas em uma conversa por e-mail começa a ficar difícil — e isso quando se trata de uma conversa individual. Adicione mais algumas pessoas à conversa e encontrar informações específicas em uma conversa será como tentar encontrar um grão de sal em uma caixa de areia.
Na verdade, 73% dos funcionários afirmam que gastam muito tempo tentando localizar e-mails. 56% consideram extremamente frustrante a tarefa de procurar documentos em suas caixas de entrada.
3. O e-mail não é ágil 🐌
Se você deseja criar uma obra-prima, precisa ser capaz de manter conversas colaborativas ágeis. As ideias devem fluir e refluir; os planos devem se tornar mais complexos; os elementos devem ser descartados e aprimorados à medida que seu projeto toma forma.
O e-mail não apenas dificulta conversas ágeis.
Nenhuma de suas conversas está ocorrendo em tempo real. Grandes cadeias de e-mails tornam-se confusas e difíceis de navegar. Os funcionários ficam por fora das novidades, o que leva ao isolamento do conhecimento e ao desperdício de produtividade. Todas essas questões têm o poder de prejudicar seu fluxo de trabalho interno e a qualidade de seus projetos.
8 alternativas ao e-mail para comunicação empresarial
Nem tudo está perdido — existem muitas alternativas ao e-mail que você pode utilizar para as comunicações da sua empresa.
Primeiro, vamos dar uma olhada no software de gerenciamento de projetos.
1. Software de gerenciamento de projetos
Grande parte das comunicações da sua empresa gira em torno de softwares de gerenciamento de projetos, certo? Mas você já tentou gerenciar um projeto pelo Gmail ou Outlook?
É tedioso. É confuso. Não há um sistema de armazenamento central para compartilhamento de arquivos, feedback em tempo real ou visibilidade do projeto. E tudo isso porque as plataformas de e-mail simplesmente não foram criadas para gerenciamento de projetos.
A solução? Software de gerenciamento de projetos.
A solução para os entusiastas do e-mail? Gerenciamento de projetos por e-mail no ClickUp!
Melhor ferramenta: Software de gerenciamento de projetos por e-mail da ClickUp
Se você busca um gerenciamento de projetos sem complicações, o ClickUp é a solução. Mas o que exatamente torna o ClickUp uma ferramenta de gerenciamento de projetos cinco estrelas?
Bem, softwares de gerenciamento de projetos como o ClickUp são projetados para otimizar seu processo de gerenciamento de projetos e ajudam indivíduos e equipes de todos os tamanhos a aumentar a produtividade, reunindo todo o seu trabalho em um só lugar.
Recursos flexíveis e avançados permitem que você atribua e acompanhe tarefas com facilidade, gerencie várias tarefas de forma eficaz, configure automações personalizadas, comunique-se em tempo real com os membros da equipe e muito mais — tudo em uma plataforma centralizada.
O ClickUp também evita que as comunicações da sua empresa se transformem em uma teia de caos. Ele centraliza as comunicações e oferece visibilidade completa de todas as conversas (com serviço de e-mail seguro, é claro).
Com o Email ClickApp, os usuários do Outlook, IMAP, Office 365 e Gmail podem conectar suas contas de e-mail ao ClickUp para enviar e receber e-mails diretamente de uma tarefa do ClickUp, facilitando a otimização das comunicações, o acompanhamento das conversas e a economia de tempo ao não precisar alternar para uma guia diferente para gerenciar e-mails. 📧
Você não só pode enviar e receber e-mails diretamente das tarefas, como também pode:
- Adicione anexos de arquivos, respostas pré-definidas, formulários com a marca da empresa e muito mais.
- Vincule e-mails a tarefas
- Atribua comentários como itens de ação e envie respostas para uma eficácia colaborativa.
- Adicione etiquetas personalizadas
- Configure a automação de e-mails e tarefas
- Crie modelos de e-mail e respostas salvas para acelerar o tempo de resposta.
- Integre o ClickUp às suas plataformas de e-mail favoritas (Gmail, Outlook, IMAP e Office 365).
O ClickUp oferece uma versão gratuita rica em recursos que permite experimentar a ferramenta de gerenciamento de projetos e e-mails gratuitamente. Baixe o aplicativo e integre-o aos seus provedores de e-mail mais usados, como Outlook e Gmail, para otimizar as comunicações entre sua equipe e seus clientes hoje mesmo. ⚡️
2. VoIP
Você tem um sistema de telefonia VoIP empresarial?
As empresas precisam do VoIP para comunicações telefônicas rápidas e confiáveis. VoIP significa voz sobre protocolo de internet e é basicamente o que permite fazer chamadas por meio de uma conexão com a internet, em vez de um telefone fixo físico.
As chamadas de voz VoIP são uma alternativa essencial ao e-mail, porque, convenhamos, algumas conversas realmente não são adequadas para o e-mail.
As chamadas de voz economizam seu tempo, são mais pessoais e proporcionam maior mobilidade e produtividade. Você não precisa usar as mãos para fazer uma chamada VoIP através de um fone de ouvido, o que significa que pode atender chamadas enquanto trabalha em um projeto, organiza arquivos, faz um café, ou qualquer outra coisa!
Melhor ferramenta: Dialpad
O Dialpad não é um sistema de telefonia VoIP comum. É uma solução de contact center na nuvem que usa VoIP, inteligência artificial nativa e várias outras tecnologias para fornecer voz, e-mail, SMS, mídias sociais e mensagens instantâneas totalmente unificadas.
Essas experiências podem ocorrer em vários dispositivos, independentemente da sua localização física. Quando se trata de chamadas de voz, o Dialpad foi desenvolvido com recursos poderosos que aprimoram a comunicação, tais como:
- Gravação de chamadas
- Transcrições de chamadas em tempo real e anotações automáticas
- Resumos pós-chamada
- Roteamento personalizado
- Independente de dispositivo e plataforma (compatível com Android e iOS, bem como com todos os Windows, Mac, Linux e muito mais)
E lembre-se: é uma plataforma completa, projetada para otimizar as comunicações. Portanto, se você estiver tentando comunicar uma ideia complexa por e-mail e não estiver conseguindo, basta ligar para seu colega, parte interessada ou cliente com um clique, diretamente na mesma plataforma.
Acabem-se os silos de dados e as trocas incômodas entre aplicativos!
Bônus: modelos de campanha de e-mail para automatizar fluxos de trabalho de e-mail
3. Plataformas colaborativas
As conversas colaborativas por e-mail tendem a se tornar caóticas. Você acaba com threads de e-mail confusas, silos de conhecimento por toda parte e dez versões diferentes do seu documento compartilhado.
As ferramentas de colaboração empresarial oferecem às empresas a capacidade de se conectar e colaborar de qualquer lugar em uma plataforma dedicada, sem confusão, silos ou trocas tediosas de mensagens.
Melhor ferramenta: Google Workspace
O Google Workplace é um conjunto de ferramentas de produtividade e colaboração baseadas na nuvem, incluindo:
- Gmail
- Google Docs
- Google Drive
- Google Sheets
- Google Slides
- Formulários Google
- Google Keep
Mais especificamente para a comunicação em equipe, o Google Workspace oferece as seguintes ferramentas como alternativas ao e-mail:
- Google Chat: centraliza suas conversas em salas para discussões temáticas e compartilhamento de documentos. Permite que as equipes compartilhem arquivos, atribuam tarefas, distribuam conhecimento e muito mais.
- Google Meet: uma solução de comunicação por vídeo que permite participar de videoconferências em HD e compartilhar apresentações impactantes.
4. Intranet
Imagine ter sua própria rede empresarial privada, acessível apenas aos funcionários da sua empresa.
É isso que é uma intranet. É uma solução comum para facilitar a transformação empresarial, pois fornece às grandes empresas um espaço de trabalho seguro, compartilhado e personalizável para comunicação e colaboração. Mas não é exclusivo para grandes empresas — as pequenas empresas também podem se beneficiar de uma intranet.
As intranets permitem criar uma base de conhecimento interna para eliminar silos de informação para novos funcionários. Também é possível criar canais privados dedicados a membros específicos da equipe.
Melhor ferramenta: ClickUp
O ClickUp oferece os elementos essenciais da sua intranet: um portal online centralizado, um centro de comunicação interna, gerenciamento de projetos com visibilidade máxima e colaboração multifuncional.
Aqui estão alguns recursos avançados que você obtém com o ClickUp:
- ClickUp Docs : crie documentos, boletins informativos, wikis e muito mais, edite seu trabalho em tempo real com sua equipe, vincule documentos a fluxos de trabalho e compartilhe-os com segurança por meio de um link privado ou público.
- Painéis personalizados : crie painéis personalizados com mais de 50 widgets do tipo arrastar e soltar e ofereça às suas equipes uma visão geral de alto nível das tarefas atribuídas, prioridades, detalhamento de projetos, progresso, carga de trabalho e uma série de outras métricas e KPIs.
- ClickUp Whiteboards : ferramenta de quadro branco interativo que permite às equipes debater ideias, traçar estratégias, mapear fluxos de trabalho e colaborar em tempo real.
Ao simplificar e unificar as colaborações em uma rede segura e privada, o ClickUp ajuda você a manter as equipes informadas e produtivas em todas as etapas do ciclo de vida de um projeto.
5. Videoconferência
As videochamadas são o que há de mais próximo de uma reunião presencial. Elas permitem que você participe de discussões fluidas e ágeis, em vez das trocas de mensagens formais que você tem que suportar com o e-mail.
Por meio de aplicativos de videoconferência, os membros da equipe podem trocar ideias em tempo real e receber feedback instantâneo e soluções imediatas. As videochamadas também podem ajudar os trabalhadores remotos a se sentirem mais conectados aos seus colegas do que o e-mail, as chamadas telefônicas e outros métodos de comunicação “sem rosto”, tornando-as uma estratégia de comunicação eficaz e uma ótima alternativa ao e-mail.
Melhor ferramenta: Dialpad Meetings
O Dialpad Meetings oferece videoconferências ilimitadas, independentemente da sua localização ou dispositivo. Você pode desfrutar de experiências de vídeo produtivas em qualquer lugar do mundo.
Algumas das funcionalidades que oferece são:
- Funcionalidades de compartilhamento de tela sem interrupções
- Controles intuitivos para reuniões
- Qualidade de vídeo HD
- Transcrição ao vivo
Ah, e graças ao prático aplicativo web, seus contatos nem precisam do aplicativo para participar de uma videoconferência.
6. SMS e mensagens instantâneas
Com tanta desorganização na sua caixa de entrada, é muito fácil perder um e-mail importante ou esquecer de responder a uma pergunta.
Além disso, há também as questões que mencionamos acima (falta de colaboração, visibilidade... você entendeu).
SMS e mensagens instantâneas oferecem uma solução simples e descomplicada para a comunicação em equipe.
Melhor ferramenta: Visualização do chat do ClickUp
A visualização do chat do ClickUp equilibra perfeitamente simplicidade e funcionalidade.
Reduz a necessidade de participar de reuniões e é uma das melhores alternativas ao Gmail ou a qualquer outro provedor de e-mail. Oferece a mesma funcionalidade dos e-mails e permite que você se comunique com sua equipe mais rapidamente, sem sair da sua plataforma de trabalho.
Inicie um bate-papo com uma ou mais pessoas, troque mensagens instantaneamente, compartilhe atualizações rapidamente em tempo real, vincule recursos e consolide a comunicação da equipe em um só lugar. Você também pode:
- Adicione qualquer pessoa às conversas de trabalho com @menções e atribua comentários para manter sua equipe em movimento nas ações a serem realizadas.
- Compartilhe links, arquivos e arquivos incorporados, como páginas da web, planilhas e vídeos, juntamente com conversas.
- Atribua comentários no chat
- Inclua blocos de código, listas com marcadores, banners e muito mais para comunicar os detalhes do trabalho com mais clareza.
A visualização do chat está disponível no Plano Free Forever, a versão gratuita do ClickUp. Experimente e agilize as comunicações da sua equipe hoje mesmo.
7. Redes sociais para negócios
As redes sociais podem ser um método valioso de comunicação em equipe, especialmente quando usadas em conjunto com algumas das outras alternativas ao e-mail que mencionamos.
Basta pensar em como é mais fácil e eficaz publicar uma atualização de status na página da sua empresa no LinkedIn do que enviar um e-mail. Todos os seus funcionários são notificados imediatamente e você pode ver todas as respostas à publicação em um só lugar.
Melhor ferramenta: Workplace by Meta (anteriormente Facebook)
O Workplace by Meta é essencialmente o Facebook para empresas. Ele tem até a mesma interface. O Workplace permite que você:
- Crie grupos
- Convide membros da equipe ou partes interessadas para conversas ao vivo
- Elimine a falta de visibilidade que assombra as plataformas de e-mail.
- Atribuir tarefas
- Crie enquetes
- Compartilhe um volume ilimitado de arquivos
É rico em oportunidades para comunicações que aumentam a produtividade. E, claro, há o famoso feed de notícias do Facebook, onde você pode postar atualizações e ver informações comerciais relevantes.
8. Gravação de tela
Imagine que você tem novos funcionários que estão com dificuldades para concluir uma tarefa online. Um aplicativo de gravação de tela permitiria que você criasse um vídeo explicativo, o que é muito menos trabalhoso do que escrever um e-mail longo explicando como fazer a tarefa.
Da mesma forma, você pode perceber um bug em seu site e precisar comunicá-lo à sua equipe de TI. Claro, você poderia escrever um e-mail detalhando o que está acontecendo — ou poderia simplesmente mostrar o problema com uma gravação de tela para relatar e resolver as questões mais rapidamente.
Melhor ferramenta de gravação de tela: Clip by ClickUp
Criar e compartilhar gravações de tela é fácil com o Clip by ClickUp — uma ferramenta de gravação de tela integrada ao aplicativo que permite que as equipes se comuniquem de forma mais eficaz, especialmente quando trabalham remotamente e de forma assíncrona.
Você não só pode gravar sem restrições de tempo, como também pode adicionar voz à gravação através do seu microfone. Claro que isso não é tudo.
O ClickUp é uma ferramenta de gerenciamento de projetos, lembra? Todos os recursos do ClickUp foram projetados para facilitar o seu processo de gerenciamento de projetos. É por isso que no Clip você pode:
- Capture instantaneamente toda a sua tela, janela de aplicativo ou guia do navegador, sem limites de tempo.
- Crie uma tarefa a partir da sua gravação, adicione uma descrição e atribua membros da equipe.
- Envie sua mensagem de vídeo para qualquer pessoa com um link compartilhável que pode ser reproduzido diretamente no navegador.
- Compartilhe sua mensagem de vídeo em uma tarefa do ClickUp e use os comentários atribuídos ou recursos de menção para notificar seu colega de equipe ou equipes.
Vá além do e-mail — melhore suas comunicações com alternativas ao e-mail
Abandonar o e-mail é assustador, especialmente quando ele nos serviu fielmente por tantos anos. Mas lembre-se de que o e-mail ainda ocupa um lugar importante no mundo das comunicações empresariais, que provavelmente não será substituído por muito tempo.
Você não precisa substituir completamente o e-mail — na verdade, o ClickUp se integra ao Gmail e ao Outlook para aprimorar seus recursos de e-mail regulares.
Mas no mundo dos negócios, com o trabalho remoto e a colaboração digital, é essencial atualizar suas comunicações com alternativas ao e-mail, como ferramentas de gerenciamento de projetos, software de intranet e videoconferência.
Ansioso para acelerar suas capacidades de gerenciamento de projetos e colaboração empresarial? Comece gratuitamente e experimente a solução de gerenciamento de projetos por e-mail da ClickUp!
Autor convidado:
Jenna Bunnell é gerente sênior de marketing de conteúdo na Dialpad. Ela é apaixonada por comunicar a sensibilidade do design de uma marca e visualizar como o conteúdo pode ser apresentado de maneiras criativas e abrangentes. Jenna também escreveu para outros domínios, como FreshySites e BlockSurvey.