Então, é Gerenciamento de projetos do Google _O software é uma coisa real?
Não..
Mas, de certa forma, sim.
Vamos explicar:
O Google não tem um software completo dedicado ao gerenciamento de projetos. Mas ele oferece determinados aplicativos que atendem a necessidades específicas de gerenciamento de projetos até certo ponto.
Esses aplicativos do Google ferramenta de gerenciamento de projetos s são amplamente utilizadas pelas organizações para colaboração em equipe, gerenciamento de documentos e muito mais.
mas a pergunta é: sua organização precisa mesmo dessas ferramentas do Google? aplicativos de gerenciamento de projetos ? Neste artigo, discutiremos as vantagens de usar diferentes aplicativos do Google, se eles realmente ajudam no gerenciamento de projetos e destacaremos uma ferramenta dedicada que pode corrigir todas as suas falhas. Vamos começar.
Quais são os diferentes aplicativos de gerenciamento de projetos do Google?
So o Google tem um software de gerenciamento de projetos ?
Mais ou menos.
O nome é Suite... G-Suite .
G-Suite (agora conhecido como Google Workspace ) é uma coleção de ferramentas de gerenciamento de projetos do Google. E é gratuito para todos os usuários de aplicativos do Google.
É importante observar que cada uma delas tem suas próprias desvantagens ( mais sobre isso depois ), portanto, vamos destacar como um ferramenta de gerenciamento de projetos como o ClickUp, pode ajudá-lo a aumentar sua funcionalidade.
pS: O ClickUp é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que equipes do Google _use!
Veja a seguir uma visão geral de cada um desses aplicativos do Google:
1. Planilhas Google
A maioria de nós conhece esse aplicativo. O Google Sheets é um software de planilha eletrônica , algo como Microsoft Excel embora um pouco menos intimidador!
O que o torna único é o fato de ser baseado na nuvem.
Sua equipe pode editar e colaborar em tempo real em uma Planilha do Google, e todos os seus dados e edições estão em um lugar, mesmo que sua equipe esteja remota! 50% dos americanos empregados acham que verificar e-mails durante o dia é uma distração e não os torna mais produtivos. O uso de uma Planilha do Google reduz a sobrecarga de notificações e e-mails, aumentando a produtividade e mantendo o foco da sua equipe.
Isso significa que você não precisará ver outro arquivo de projeto chamado "Final Excel Sheet v4.0" na sua área de trabalho.
ufa!
Mas como isso ajuda no_ gerenciamento de projetos ?
Toda a sua equipe pode usar uma planilha compartilhada do Google para criar listas de tarefas e um relatório detalhado do projeto plano de projeto que todos os membros da sua equipe possam visualizar.
Isso dará a eles uma ideia do objetivo do projeto e de como fazê-lo. Assim, você pode realizar o planejamento e a colaboração do projeto por meio de um Calendário do Google Sheets .
Você também pode criar dashboards no Planilhas Google para obter uma visão geral de todo o projeto, embora isso exija um pouco de trabalho manual.
**O que você não pode fazer com o Google Sheets?
Vamos deixar o gato sair do saco.
O Planilhas Google é apenas um planilha eletrônica e não foi projetado para gerenciar projetos. Isso significa que não há listas de tarefas, nem agendador de tarefas, nem rastreador de projetos , nada.
_É como tentar construir uma casa com um único martelo e um prego!
Simplesmente não vai funcionar.
No entanto, o que pode funcionar é o Clickup's Visualização incorporada .
Aqui, você pode acessar facilmente o Google Sheets sem ter que sair de uma ferramenta de gerenciamento de projetos totalmente funcional como o ClickUp.
No entanto, se você ainda precisar de uma alternativa, o ClickUp's Table view do ClickUp tem tudo o que você precisa . É como um cruzamento entre uma planilha eletrônica e uma ferramenta de gerenciamento de tarefas.
Veja o que você pode fazer:
- Visualizar os detalhes da tarefa em uma única olhada, como status, responsável, data de vencimento, prioridades, etc.
- Selecionar e realizar tarefas em massa
- Fixar e ocultar colunas
- Exportar dados com facilidade
Digitalize grandes quantidades de informações com a exibição de tabela do ClickUp
Não está convencido? Saiba mais sobre os prós e contras do Gerenciamento de projetos do Google Sheets .
2. Google Docs
Essa ferramenta de processamento de texto oferece suporte à edição em tempo real, o que a torna uma das melhores ferramentas de colaboração ferramentas de documentos.
**Como ela ajuda no gerenciamento de projetos?
Todos os membros da sua equipe têm acesso a um único Google Doc, onde todos podem adicionar suas edições, comentários, etc.
Tudo isso em tempo real!
**Então, o que você não pode fazer com o Google Docs?_?
O Google Docs não permite que você gerencie tarefas. Ele se resume à criação e edição de documentos. O máximo que você pode fazer é criar um plano de projeto.
É frustrante, mas você terá que usar outro software para ajudá-lo a gerenciar suas tarefas e projetos.
Felizmente, o ClickUp tem Documentos que também podem lidar com suas tarefas!
Com o ClickUp Docs, você pode criar e colaborar em documentos enquanto os armazena em um só lugar.
Guias relacionados 👉_ Gráficos de Gantt no Google Docs_ & Criando uma linha do tempo no Google Docs_ Aqui estão algumas coisas que o ClickUp Docs pode fazer (que o Google Docs não pode):
- Criar e atribuir tarefas no Docs
- Revisar relações para a página em que você está ou relações para um documento inteiro
- Acessar rapidamente os modelos na barra lateral direita
- Ativar o modo Foco para direcionar a atenção para uma única frase, linha ou parágrafo em um documento
- Reformatar uma página arrastando e soltando blocos, incluindo banners, itens de lista de verificação, tabelas e muito mais
Arraste e solte blocos para reformatar seu documento
E se você ainda não consegue se separar do Google Docs, sempre poderá acessá-lo no ClickUp usando a visualização incorporada também!
dê uma olhada nisso_ Alternativas ao Google Docs
3. Google Drive Google Drive é onde você pode armazenar e organizar todos os arquivos e projetos do Google Docs e outros. Ele oferece 15 GB de espaço de armazenamento gratuito com recursos off-line.
_Então, o que você pode fazer com o Google Drive?
Você pode acessar os arquivos do Google Drive de qualquer dispositivo, a qualquer momento e em qualquer lugar.
Como ele ajuda no_ gerenciamento de projetos ?
Ele permite que você organize os arquivos em pastas e subpastas para uma melhor estruturação do projeto.
Você também pode compartilhar suas pastas do Google Drive com os membros da equipe, partes interessadas ...qualquer pessoa, na verdade.
**Onde ele fica aquém do esperado?
O Google Drive se limita apenas a armazenar e gerenciar documentos.
Você não pode criar e atribuir tarefas dentro do Drive, nem pode usá-lo para criar relatórios.
No entanto, você pode adicionar suas pastas do Google Drive ao seu ClickUp Workspace para garantir que todos os seus arquivos estejam no mesmo lugar que os seus projetos.
4. Apresentações do Google
O Google Slides pode ser usado para criar apresentações visualmente atraentes .
De fato, o Google Slides e o Microsoft Powerpoint são como irmãos.
E, assim como todo par de irmãos, há um que é sempre melhor em tudo.
Nesse caso, é o Powerpoint (desculpe, Slides!)
Mas como ele ajuda no_ gerenciamento de projetos ?
Usando o Google Slides, você pode esboçar sua visão do projeto usando diagramas, tabelas e outras ferramentas visuais.
**O que você não pode fazer com o Google Slides?
O Slides tem pouquíssimos modelos, efeitos de transição e efeitos especiais quando comparado ao seu bem-sucedido irmão mais velho.
Isso pode ser um problema se você quiser criar uma apresentação deslumbrante e criativa.
vamos colocar desta forma: Se uma apresentação do PowerPoint é um filme da Pixar, então uma apresentação do Slides é uma animação de bonecos de palito!_
5. Calendário do Google
Você pode ter um calendário de parede sofisticado, mas quando foi a última vez que você realmente _o usou?
É aí que entra o Google Agenda.
**Como ele ajuda você a gerenciar projetos?
Você pode usá-lo para criar um para cada projeto . E você pode agendar todas as tarefas do seu projeto em qualquer lugar do calendário.
Além disso, você pode aumentar a colaboração e a comunicação da equipe enviando convites e agendando reuniões por meio do calendário.
Onde ele deixa a desejar?_ Calendário do Google pode se tornar difícil de ler se você tiver muitos compromissos ou eventos em um dia.
E, para ser honesto, é muito chato de se ver.
E isso pode ser um problema quando você passa horas olhando para ela toda semana!
(Aquele calendário de parede elegante não parece tão ruim agora, certo? 😉)_
Aqui está algo que parece ainda melhor: O calendário do ClickUp Integração com o Google Agenda .
A integração permite a sincronização bidirecional entre as tarefas do ClickUp e Calendário do Google .
Assim, você receberá lembretes em ambos os calendários para que nenhuma tarefa seja esquecida ou um prazo seja perdido.
afinal de contas, duas cabeças são melhores do que uma_.
Sincronização bidirecional entre o ClickUp e seu calendário
6. Gmail
A menos que ainda esteja usando a velha e empoeirada conta da AOL que criou nos anos 90, você provavelmente já fez o upgrade para o Gmail.
Mas como o_ Gmail ajuda no gerenciamento de projetos ?
Ao gerenciar um projeto complexo, talvez seja necessário enviar instruções elaboradas ou feedback aos membros da sua equipe.
O Gmail ajuda você a organizar todas essas instruções em um único e-mail. Você também pode enviar arquivos, vídeos, imagens e arquivos do Google Drive, mantendo todos informados.
**O que você não pode fazer com o Gmail?
Com o Gmail, há muitas suposições e incertezas.
Depois de enviar um e-mail explicando a tarefa, você fica no escuro.
Você não sabe se:
- eles viram o e-mail
- eles entenderam
- eles entregarão no prazo
E para completar: e se seu e-mail fosse direto para o spam?
Mais importante ainda, você não pode gerenciar seus projetos por e-mail. É algo que pode ajudá-lo a se comunicar sobre os projetos (principalmente se você adicionou o à sua área de trabalho para uso off-line), mas definitivamente não é algo que possa ajudá-lo a gerenciar projetos.
Argh!
Todos nós já passamos por isso antes.
**Então, como você faz para que seus projetos e e-mails funcionem juntos?
Com o e-mail ClickApp, você pode enviar e receber e-mails diretamente do seu Workspace.
Dessa forma, é fácil gerenciar todos os seus e-mails junto com seus projetos, mantendo tudo organizado em um só lugar.
Chega de fazer malabarismos entre as guias!
7. Formulários do Google
Os Formulários Google são como o "Internet Explorer" das ferramentas de pesquisa de clientes.
É claro que ele não é chamativo nem o melhor, mas é o aplicativo padrão quando se trata de criar e compartilhar formulários. É (sem dúvida) rápido e fácil de usar, e dá conta do recado.
Como ele ajuda no gerenciamento de projetos_ gerenciamento ?
O Google Forms torna muito conveniente a criação de pesquisas em poucos minutos. Dessa forma, você pode pedir a seus colaboradores, clientes ou patrocinadores que digam o que pensam sobre seus serviços ou projetos.
**O que você não pode fazer com o Google Forms?
Como toda ferramenta "padrão", o Google Forms tem uma funcionalidade muito "limitada".
(Não é de se admirar que a primeira coisa que as pessoas fazem em um computador novo é garantir que o Internet Explorer não seja o navegador preferido delas 😉)_
Não há muitos campos ou modelos para escolher no Forms.
No entanto, se você quiser criar formulários superdetalhados e personalizáveis, o ClickUp's Visualização do formulário é a melhor Alternativa ao Google Forms .
Basta arrastar e soltar os campos necessários em seu formulário. Você pode escolher entre campos como Task Name (nome da tarefa), Rating (classificação), Labels (rótulos), Attachments (anexos), Locations (locais) e outros.
_Gosta do que você criou?
Você também pode salvar seu formulário favorito como um modelo para uso futuro.
8. Tabelas do Google
A mais nova adição ao "conjunto" de ferramentas de gerenciamento de projetos do Google, o Google Tables, pode ajudá-lo a gerenciar os fluxos de trabalho do projeto.
**Como ele ajuda no gerenciamento de projetos?
O Google Tables é uma boa maneira de gerenciar vários pipelines em seu funil e automatizar determinados processos. Por exemplo, você pode usar o Tables para gerenciar suas tarefas de TI e acompanhar o andamento delas.
**O Google Tables é perfeito?
Embora o Tables seja definitivamente a ferramenta mais centrada em projetos do Google, ele ainda está longe de ser ideal. Por exemplo, você está limitado a usar uma tabela, não há muito mais disponível.
E, embora você precise de tabelas ocasionalmente, elas não são tudo de que você precisa para o gerenciamento de projetos. É por isso que faz sentido dar uma olhada na solução ClickUp's Visualização da tabela em vez disso.
Ele oferece todos os recursos que o Tables oferece, juntamente com a capacidade de compartilhá-los publicamente e alternar rapidamente entre outras exibições. Dessa forma, você pode alternar entre uma tabela, uma lista, um quadro Kanban e muito mais, tudo em segundos!
Cinco limitações do software de gerenciamento de projetos do Google (com soluções)
Não podemos mudar o fato de que o software de gerenciamento de projetos do Google tem algumas falhas importantes. Mas o que podemos fazer é ajudá-lo a contornar essas falhas.
Problema 1: Não há como rastrear metasTodo novo projeto tem uma meta ou várias metas.
Com o Google Agenda, você pode:
- marcar metas
- programar o tempo para as metas..
E isso é tudo, pessoal!
_Mas espere, e quanto ao acompanhamento e monitoramento das metas?
Infelizmente, nenhuma ferramenta de gerenciamento de projetos do Google pode garantir que você será capaz de cumprir suas metas.
É uma grande chatice, nós sabemos.
Solução do ClickUp: ObjetivosCom o recurso Goals (Metas) do ClickUp, é possível rastrear, planejar e gerenciar tudo o que se possa imaginar. Essas metas são divididas em alvos mensuráveis. Tudo o que você precisa fazer é concluir as metas para atingir o objetivo!
Você também tem muita flexibilidade no que diz respeito a essas metas.
Suas metas podem ser:
- Números
- Listas de tarefas
- Dinheiro
- E praticamente tudo o que você precisa para chegar mais perto de atingir suas metas!
As metas são resultados mensuráveis
Problema 2: Não há recursos de gerenciamento de tarefas do projeto
Espere... e o Google Tables?
Embora as tabelas possam ajudá-lo a gerenciar tarefas, não é uma boa maneira de fazer isso.
Lembre-se de que um único projeto consiste em toneladas de tarefas. E, às vezes, há vários projetos sendo executados simultaneamente. Além disso, há várias pessoas trabalhando em cada projeto, executando tarefas específicas.
Agora imagine gerenciar tudo isso com uma tabela semelhante a uma planilha, ao mesmo tempo.
Recorrer a qualquer outra ferramenta de gerenciamento de projetos do Google não funcionará, pois elas não têm recursos dedicados de gerenciamento de tarefas.
Nota: Enquanto Tarefas do Google existe, é mais uma lista de tarefas pessoais do que um software de gerenciamento.
A solução do ClickUp: Recursos avançados de gerenciamento de tarefasCom o ClickUp, você pode dividir suas tarefas enormes em pequenas tarefas gerenciáveis
subtarefas . Cada subtarefa pode ter um responsável , prioridade, e data de vencimento. Se você quiser que tudo seja perfeito (como Cachinhos Dourados 👱🏻♀️), você vai adorar Listas de verificação. São listas simples de tarefas que mostram as etapas exatas que você precisa seguir para concluir uma tarefa. Até mesmo os gerentes de projeto têm suas próprias listas de verificação !
Atribua rapidamente itens da lista de verificação aos membros da equipe Status permitem que você mantenha um controle da situação da tarefa. Por exemplo, o status das tarefas pode ser "A fazer", "Em andamento" ou "Concluído", ou qualquer outra coisa que você queira que seja!
Você pode atribuir tarefas a uma pessoa, Vários responsáveis , ou Equipes . Essas tarefas são exibidas no painel dos membros da equipe, para que eles saibam que devem trabalhar nelas.
Clique no ícone para atribuir tarefas a um ou mais membros da equipe
No ClickUp, você também tem acesso a visualizações flexíveis de tarefas . Dessa forma, você tem controle total sobre como deseja visualizar suas tarefas. Você pode visualizar suas tarefas em uma lista de tarefas organizada, Quadro Kanban , Gráfico de Gantt ou um Calendário .
Tudo depende de você.
Tente fazer isso com uma mesa 😎
Problema 3: Não é possível planejar ou programar projetos com eficiênciaHora de fazer um teste rápido:
"Do que você mais precisa quando está gerenciando projetos?
- Um plano de projeto para que sua equipe saiba como concluir um projeto
- Um plano interativolinha do tempo do projetopara que sua equipe esteja ciente da data de início e do prazo da tarefa
A resposta é C. Ambas.
Infelizmente, as ferramentas de gerenciamento de projetos do Google não oferecem essas duas opções, pois não foram projetadas para o planejamento ou agendamento eficiente de projetos.
A solução do ClickUp: Gráfico de GanttO Gráfico de Gantt do ClickUp é exatamente o que você precisa para o planejamento adequado do projeto e para a criação de cronogramas.
Remapear as datas de início e de vencimento de todas as tarefas contidas
por que?
Porque esse gráfico de Gantt interativo permite que você automaticamente:
- VisualizarDependências de tarefas para que você saiba em quais tarefas deve trabalhar primeiro
- Acompanhar a porcentagem de progresso, para que você saiba se está perto ou longe da conclusão do projeto
- Calcular suaCaminho crítico para ajudá-lo a concluir seu projeto quando estiver com pouco tempo
Problema 4: falta de recursos de colaboração
Quando você procura um software de gerenciamento de projetos, não pode deixar de lado um aspecto crucial: a colaboração.
Infelizmente, a colaboração no Google Docs, Sheets ou em qualquer outro aplicativo de gerenciamento de projetos do Google não é suficiente.
É claro que o Tables permite a integração com o Slack e o Google Chat, mas você ainda dependerá de uma ferramenta externa apenas para a comunicação básica do projeto.
E você quer poder fazer muito mais do que apenas compartilhar arquivos e enviar mensagens.
A solução do ClickUp: Comentários atribuídosComentários
levar a colaboração para o próximo nível.
Com o Assigned Comments, você pode converter comentários em itens acionáveis e atribuir tarefas aos membros da sua equipe. Os membros da sua equipe serão notificados instantaneamente para que possam ir direto ao assunto.
Clique no ícone para resolver os comentários atribuídos
E depois que a pessoa designada tiver resolvido o problema, ela poderá simplesmente clicar em resolver a tarefa para evitar qualquer acompanhamento desnecessário.
Problema 5: não há ferramentas para monitorar projetos
como gerente de projeto, você quer saber como o projeto está indo, não é? Monitoramento do projeto ajuda a manter as operações e os membros da equipe sob controle.
Infelizmente, não há como fazer isso com o software de gerenciamento de projetos do Google.
Quer dizer, a não ser que você queira confiar na classificação de toneladas de linhas e tabelas!
No entanto, lembre-se de que uma tabela não pode fazer muita coisa; em algum momento, você também precisará de uma maneira de acompanhar e traçar seu progresso.
Soluções do ClickUp: Painéis de controleCom o ClickUp Dashboards, você pode usar
widgets personalizáveis para obter insights sobre membros da equipe, projetos e tarefas, Sprints etc.
Você pode usar esses Widgets para visualizar registros de vendas o número de tarefas por pessoa, planilhas de horas e assim por diante.
Você adora Ágil ?
Você também pode acessar diagramas como Fluxo cumulativo , Gráficos Burndown , Gráficos de queima , Gráficos de velocidade e muitos outros para acompanhar seus projetos.
Use widgets personalizáveis para obter informações valiosas em seu espaço de trabalho
Mas isso não é tudo o que o ClickUp tem reservado para você.
Aqui estão mais alguns recursos interessantes:
- Visualização da carga de trabalho : Monitore e planeje a carga de trabalho da sua equipecapacidade de trabalho Mapas mentais**Planeje e organize suas ideias com otécnica de mapeamento mental Permissões personalizadas: Colaborar com partes interessadas, patrocinadores e pessoas de fora com acesso limitado
- Automações : Configure combinações de acionadores e ações para automatizar rtarefas repetitivas efluxos de trabalho* Integrações nativas: conecte-se com ferramentas de trabalho como Evernote, Google Docs e Zoom
Nota: Com o plano gratuito do ClickUp, você tem usuários e projetos ilimitados, e com o plano plano pago você não apenas obtém armazenamento ilimitado, mas também integrações ilimitadas!
Conclusão
Quando se trata de mecanismos de pesquisa, o Google é o garoto legal do pedaço.
Mas quando se trata de gerenciamento de projetos... humm... nem tanto.
Ferramentas dedicadas, como o ClickUp, tornam o sistema de gerenciamento de projetos mais eficiente e também o ajudam a otimizar o fluxo de trabalho.
Ele oferece correções rápidas e fáceis para os problemas que surgem com as ferramentas de gerenciamento de projetos do Google.
Mas espere, tem mais.
O ClickUp tem recursos de gerenciamento de projetos suficientes para dar a outras ferramentas de gerenciamento de projetos, como o Jira , Basecamp e Evernote um momento difícil também!
E ele faz tudo isso de graça.
E assim obtenha o ClickUp gratuitamente hoje mesmo e diga adeus às suas dificuldades com o gerenciamento de projetos!
