Quando você é um especialista em marketing digital freelancer, tudo passa por você.
Você escreve briefings. Atende chamadas de clientes. Responde a comentários e mantém um controle mental dos prazos.
Mas esse sistema falha no momento em que você tenta crescer.
Quando você conquista mais clientes ou contrata seu primeiro redator ou gerente de contas em tempo integral, as lacunas começam a aparecer. Você fica dividido entre prazos, coordenação de trabalho, contratações, configuração de processos de integração de clientes e centenas de outras coisas.
Você começa a pensar: como expandir sua agência de marketing sem perder sua vantagem competitiva?
Como fundador de uma agência digital em crescimento, sua função muda de fazer para projetar.
De repente, você precisa de processos repetíveis. Você precisa de modelos de integração de clientes, briefings compartilhados e revisões internas. Você está construindo um negócio que pode entregar resultados sem você estar presente em todos os lugares.
E é disso que trata este guia: como expandir sua agência de marketing digital com sistemas e ferramentas implementados.
Quando é o momento certo para expandir uma agência de marketing?
Uma das partes mais complicadas de administrar uma agência de marketing digital é saber quando expandir. Se agir muito rápido, você corre o risco de sobrecarregar sua equipe, gastar muito dinheiro ou comprometer a qualidade. Se esperar demais, você ficará preso em um modo de reação constante — sobrecarregado, com poucos recursos e incapaz de crescer.
Então, como você sabe que é hora?
Aqui estão alguns sinais de que seu negócio de marketing digital superou sua estrutura atual:
1. Você está recusando novos clientes, apesar da demanda
Se o seu fluxo de trabalho está saudável, mas você ainda está recusando novos clientes, isso é um sinal de que seus sistemas de entrega ainda não podem ser ampliados.
Você pode ser ótimo em lançar campanhas de marketing. Mas, sem a infraestrutura certa, cada cliente adicional parece mais um risco do que uma oportunidade.
📚 Leia mais: Processo de integração de clientes com modelos
2. Você é o gargalo para todas as decisões e entregas
Desde a seleção de ferramentas de gerenciamento de projetos e software para agências de marketing até a aprovação de criativos e campanhas, nada acontece sem você. Em uma agência digital em crescimento, isso se torna insustentável.
Para manter a qualidade à medida que expande seus serviços de marketing, você precisa de fluxos de trabalho escaláveis, funções definidas e processos repetíveis.
3. Os clientes querem soluções completas que você não pode oferecer sozinho
Talvez você seja ótimo em SEO. Ou em mídia paga.
No entanto, seus clientes atuais estão solicitando automação de e-mail, serviços de redação de conteúdo ou divulgação por influenciadores. Expandir seus serviços de marketing digital por meio de contratações ou parcerias permite que você aumente o tamanho da sua carteira de clientes sem precisar buscar novos clientes constantemente.
4. O crescimento tem um custo para a experiência do cliente
Você sabe que é hora de reavaliar suas operações e processos quando os resultados começam a ficar inconsistentes ou a integração parece apressada.
Uma agência em crescimento precisa de KPIs de marketing, SOPs e sistemas para oferecer esforços de marketing consistentemente excelentes.
5. Seu foco mudou da produção para o crescimento
Você evoluiu de perguntas como “Como posso terminar este projeto mais rápido?” para perguntas como:
- Que tipo de equipe eu preciso para apoiar esse crescimento?
- Nossa mensagem está alinhada com as necessidades do mercado-alvo?
- Devemos realizar uma pesquisa de mercado antes de expandir nossa oferta de serviços?
- Nossa estratégia atual de marketing digital é repetível e escalável?
🧠 Curiosidade: a DDB Worldwide Communications Group trabalha com a Volkswagen nos Estados Unidos desde 1959. Uma relação com o cliente que dura mais de meio século!
Como expandir sua agência de marketing (passo a passo)
Expandir significa sair da mentalidade de freelancer e construir algo que funcione por conta própria, mesmo sem você estar presente. Veja como fazer isso passo a passo.
1. Transforme seus serviços em produtos
Quando você está no início, é tentador dizer sim a todas as solicitações personalizadas. “Criaremos seu site, veicularemos seus anúncios, escreveremos seu blog, gerenciaremos suas redes sociais... tudo o que você precisar.”
Claro, você continua sendo remunerado por isso, mas encontrará um obstáculo quando pensar em expandir sua agência de marketing digital.
Com serviços padronizados, você não precisa reinventar a roda para cada novo cliente. Você define:
- O que você faz
- O que está incluído
- Quanto tempo leva?
- Quanto custa
📌 Exemplos de ofertas de serviços padronizados:
- Auditoria de SEO + 5 otimizações na página + documento de estratégia de palavras-chave: para uma agência de marketing digital especializada em pesquisa orgânica
- Configuração do Google Ads + otimização de 30 dias + painel de relatórios: para uma agência de marketing de desempenho
- Pacote de identidade da marca: logotipo, paleta de cores, 3 modelos sociais: para uma agência digital criativa
O que funciona para você é que você tem margens previsíveis. Você sabe quanto tempo cada pacote leva, então pode definir o preço para obter lucro.
Além disso, há menos desvios de escopo no gerenciamento de projetos da sua agência. Você pode apontar para a sua oferta e dizer: “Isso não está incluído, mas aqui está um orçamento para isso”.
O assistente de IA integrado do ClickUp, o ClickUp Brain, ajuda você a escrever propostas personalizadas para clientes, destacando seus serviços. Melhor ainda, ele também pode ajudar você a criar resumos de e-mails e conversas, transcrever suas chamadas e converter as próximas etapas em tarefas acionáveis que você pode atribuir aos membros certos da equipe.
2. Crie fluxos de trabalho escaláveis
À medida que você expande sua agência de marketing, a criação de fluxos de trabalho repetíveis garante que todas as campanhas de marketing sigam um caminho consistente, independentemente de quem as esteja gerenciando.
Desde a integração de clientes até o gerenciamento de contas, entrega, feedback, relatórios e desligamento, você precisa criar sistemas para definir como o trabalho é realizado em sua agência.
Como fazer isso?
- Crie modelos para seus processos: economize tempo com processos que podem ser executados no piloto automático, com modelos reutilizáveis, como modelos de propostas de consultoria, modelos de relatórios de marketing digital, etc.
- Mapeie dependências e cronogramas: entenda quais tarefas dependem de outras, para que atrasos não o peguem de surpresa. Use cronogramas visuais de projetos para identificar gargalos antecipadamente.
- Crie um processo de aprovação centralizado: colete feedback onde o trabalho é realizado, diretamente na ferramenta de gerenciamento de projetos, para evitar falhas de comunicação.
- Aumente a visibilidade para clientes e equipes internas: configure painéis ou visualizações resumidas para reduzir a necessidade de e-mails constantes com atualizações de status.
- Crie uma única fonte de verdade: documente seus SOPs, convenções de nomenclatura de arquivos, ciclos de feedback e prazos de entrega.
Imagine gerenciar várias campanhas de clientes, cada uma com seus próprios prazos, ativos e aprovações. Em vez de depender de planilhas e e-mails dispersos, o ClickUp, o primeiro espaço de trabalho com IA convergente do mundo, ajuda você a sistematizar o gerenciamento de projetos em escala.
O ClickUp para gerenciamento de projetos mantém todos os seus documentos, projetos e conversas em um só lugar. Isso cria uma base que ajuda você a:
Padronize seus fluxos de trabalho de entrega
Livre-se dos e-mails dispersos. Configure modelos de tarefas com os Modelos de Tarefas do ClickUp para entregas comuns, como publicações em blogs, campanhas publicitárias ou projetos de design. Dessa forma, todas as novas tarefas que você criar no ClickUp incluirão as mesmas subtarefas, cronogramas e responsáveis por padrão. Você pode até adicionar Campos Personalizados e Dependências no ClickUp para simplificar ainda mais as tarefas.
Crie painéis de controle ao vivo para os clientes
Com os painéis do ClickUp, você obtém visibilidade em tempo real do andamento do projeto, sem a necessidade de atualizações ou ligações constantes. Você pode criar painéis para os clientes para mostrar marcos e prazos de entrega e até mesmo criar painéis somente para visualização ou exportar resumos para relatórios.
Veja como criar uma:
Centralize as revisões e aprovações de ativos
👀 Você sabia? 22,34% dos profissionais relataram gastar cerca de metade de um dia útil por semana procurando as informações de que precisam. Outros 10,47% gastam um dia e meio de trabalho por semana apenas com pesquisas de informações.
Quando você tem um único repositório para todos os ativos, revisões e aprovações em sua agência de marketing digital, você gasta menos tempo procurando esses detalhes e mais tempo trabalhando nas campanhas.
Por exemplo, todos os seus rascunhos de conteúdo podem ficar no ClickUp Docs. Você pode usar o Proofing no ClickUp para revisar criativos de anúncios, PDFs, carrosséis e outros ativos de marketing sem sair do ClickUp.
Visualize e gerencie cronogramas de campanhas
Uma das maneiras mais rápidas de reduzir o número de prazos perdidos é visualizar todas as partes do seu projeto. O ClickUp oferece a Visualização de Calendário para planejar e programar suas publicações nas redes sociais, blogs, etc.
E com a visualização do gráfico de Gantt do ClickUp, você pode planejar recursos e cronogramas para campanhas maiores, estratégias de marketing ou lançamentos de produtos. Além disso, os marcos do ClickUp permitem marcar eventos importantes, como transferências, datas de lançamento e muito mais.
3. Contrate ou terceirize estrategicamente
A maioria das agências de marketing não cresce porque se desenvolve na direção errada.
Eles adicionam volume antes de adicionar estrutura. Mais clientes. Mais entregas. Mais “Vamos resolver isso depois. ”
Sinais de que você precisa começar a terceirizar o trabalho:
- Você está aceitando trabalhos que na verdade não tem tempo para entregar.
- Você está usando seus melhores criativos em tarefas de baixa alavancagem, como formatar apresentações ou programar publicações.
- A inovação estagnou (não há tempo para testar novas ferramentas ou estratégias de marketing de IA )
- Os projetos ficam paralisados sempre que um membro importante da equipe sai de férias ou fica doente.
- Os relatórios para clientes ou a documentação de campanhas continuam sendo deixados de lado
- Você está lançando novas ofertas de serviços antes de desenvolver recursos internos.
Como fundador, você não quer responder adicionando freelancers aleatórios, contratações apressadas ou prestadores de serviços caros. A verdade é que você não precisa de mais pessoas. Você precisa da combinação certa de pessoas e sistemas.
Isso pode significar contratar um gerente de projetos antes de contratar outro designer. Ou terceirizar anúncios pagos para um especialista, para que sua equipe generalista não passe horas assistindo a tutoriais no YouTube para obter um resultado medíocre.
Com contratações estratégicas ou terceirização, você protege o núcleo da sua agência: a qualidade do trabalho da sua equipe e sua agilidade.
Você pode usar a Visualização de Carga de Trabalho do ClickUp para visualizar a capacidade da sua equipe. Você pode até ajustar a capacidade com base na programação de trabalho do Espaço de Trabalho de cada membro da equipe.
4. Concentre-se na retenção de clientes em vez da aquisição
Dependendo do seu setor, adquirir um novo cliente é de cinco a 25 vezes mais caro do que manter um cliente existente. Isso porque você não precisa gastar tempo e recursos para encontrar novos clientes. Basta manter os que você já tem satisfeitos, e mesmo um aumento de 5% nas taxas de retenção de clientes aumentará seus lucros em 25-95%.
Reter clientes estabiliza o crescimento. Para conseguir isso de forma consistente, é essencial medir o valor ao longo da vida (LTV), otimizar a integração e melhorar a comunicação.
- O LTV mostra quem são seus melhores clientes, não apenas em termos de gastos, mas também de lucratividade, longevidade e valor estratégico.
- Uma boa integração define o tom. Os clientes decidem se confiam na sua equipe nas primeiras 2 a 4 semanas.
- A comunicação contínua reduz o risco de rotatividade no espaço do marketing digital. A maioria dos clientes não sai por causa do baixo desempenho, mas porque se sente ignorada, confusa ou desconectada.
Para isso, considere usar a Plataforma de Gerenciamento de Projetos para Agências Criativas da ClickUp para documentar todos esses detalhes. Ela vem com vários recursos úteis:
Modelos automatizados de integração
Crie modelos automatizados de integração que orientam os clientes em todas as etapas. Isso inclui reuniões iniciais, envio de ativos, modelos de controle de tempo e definição de metas de campanha, sem precisar começar do zero a cada vez.
Por exemplo, o modelo de integração de clientes do ClickUp permite que você ofereça uma experiência de integração de clientes perfeita e consistente todas as vezes.
Você pode:
- Use a visualização do formulário de cadastro do cliente para coletar informações essenciais antecipadamente (como modelo de negócios, metas ou credenciais de acesso).
- Atribua tarefas como chamadas iniciais, recebimento de conteúdo ou revisões de estratégia de marketing digital usando status personalizados como “Chamada de integração” ou “Atribuição de equipe” para acompanhar o progresso.
- Configure automações para enviar e-mails de lembrete ou atualizar os responsáveis pelas tarefas quando uma etapa for concluída, mantendo todos alinhados sem necessidade de acompanhamento adicional.
- Monitore o progresso e a satisfação dos novos negócios usando painéis, para que você possa detectar riscos de rotatividade antecipadamente e melhorar a experiência ao longo do tempo.
📌 Exemplo: quando um novo cliente de SEO é cadastrado, seu modelo de integração do ClickUp atribui automaticamente tarefas como “Enviar e-mail de boas-vindas”, “Agendar chamada estratégica”, “Conhecer as tendências do setor” e “Solicitar acesso a análises”.
Documentos centralizados
Armazene SOPs e guias voltados para o cliente no ClickUp Docs, para que sua equipe possa consultá-los a qualquer momento. Adicione formatação avançada, listas de verificação e até mesmo incorpore vídeos ou links do Loom para explicar os processos com clareza.
Com a colaboração em tempo real, sua equipe pode atualizar os SOPs à medida que o relacionamento evolui e, com o controle de permissões, você decide se os clientes podem visualizar, comentar ou permanecer sem intervenção.
Você também pode vincular documentos diretamente nas descrições de tarefas ou painéis para que gerentes de contas e criativos tenham sempre acesso fácil às diretrizes da marca, preferências de revisão e referências de tom de voz.
Crie ciclos de feedback centralizados
Com o ClickUp Forms, você centraliza a captura de feedback em um único sistema, em vez de cinco ferramentas diferentes. Com a lógica condicional, você pode até mesmo solicitar respostas específicas do contexto aos clientes. Dando um passo adiante, você pode configurar automações e visualizar todo o feedback.
Você pode configurar ciclos de feedback, lembretes recorrentes para revisões trimestrais, verificações mensais de satisfação ou pesquisas de fim de projeto.
Esse tipo de estrutura de agência de marketing ajuda a tranquilizar seus clientes, mostrando que eles estão em boas mãos. E quando eles se sentem vistos, ouvidos e apoiados, eles permanecem por mais tempo, gerando mais receita sem a necessidade de estar constantemente buscando novos clientes.
Experimentei o ClickUp e me apaixonei por ele. A plataforma se tornou uma das minhas partes favoritas do meu dia de trabalho. Sou um evangelista assumido — falo para todo mundo sobre o ClickUp.
Experimentei o ClickUp e me apaixonei por ele. A plataforma se tornou uma das minhas partes favoritas do meu dia de trabalho. Sou um evangelista assumido — falo para todo mundo sobre o ClickUp.
5. Automatize tarefas administrativas e repetitivas
O trabalho administrativo pode consumir silenciosamente horas da semana da sua equipe, criando faturas, enviando acompanhamentos e agendando reuniões. Nada disso faz sua agência crescer diretamente, mas tudo isso precisa ser feito.
Dicas para automatizar o trabalho administrativo:
- Agrupe e separe tarefas semelhantes para reduzir a mudança de contexto para todos na sua agência de marketing digital.
- Use modelos para trabalhos recorrentes, como e-mails de integração de clientes, listas de verificação para início de projetos ou modelos de calendário de conteúdo.
- Automatize tarefas de baixo valor, como atualizações de status, lembretes e entrada de dados.
- Padronize a comunicação recorrente configurando respostas pré-definidas ou agendando check-ins com antecedência.
Desde a atribuição de tarefas até a atualização de status e geração de relatórios, as automações do ClickUp permitem que você recupere horas todas as semanas, automatizando as tarefas rotineiras.
Você pode usar automações pré-construídas ou criar seus fluxos de trabalho personalizados com base nos processos da sua agência.
📌 Exemplo: você pode definir uma automação que crie instantaneamente uma tarefa de relatório de campanha de marketing todas as sextas-feiras, atribua-a ao membro certo da equipe e envie uma atualização ao cliente assim que ela for marcada como concluída. Ou gere automaticamente uma fatura quando um projeto atingir o status “Concluído”.
📮 ClickUp Insight: 24% dos trabalhadores afirmam que tarefas repetitivas os impedem de realizar trabalhos mais significativos, e outros 24% sentem que suas habilidades são subutilizadas. Isso significa que quase metade da força de trabalho se sente bloqueada criativamente e subvalorizada. 💔
O ClickUp ajuda a voltar o foco para trabalhos de alto impacto com agentes de IA fáceis de configurar, automatizando tarefas recorrentes com base em gatilhos. Por exemplo, quando uma tarefa é marcada como concluída, os agentes de IA do ClickUp podem atribuir automaticamente a próxima etapa, enviar lembretes ou atualizar o status do projeto, liberando você de acompanhamentos manuais.
💫 Resultados reais: a STANLEY Security reduziu o tempo gasto na elaboração de relatórios em 50% ou mais com as ferramentas de relatórios personalizáveis do ClickUp, liberando suas equipes para se concentrarem menos na formatação e mais nas previsões.
6. Crie um centro de conhecimento centralizado
À medida que sua agência de marketing digital cresce, o caos também aumenta, especialmente quando sua equipe está constantemente procurando o SOP mais recente, o briefing do cliente ou o modelo de relatório enterrado na caixa de entrada de alguém ou em uma pasta aleatória do Google Drive.
É por isso que criar um centro de conhecimento centralizado é imprescindível. Ele é o cérebro da sua agência, abrigando todos os seus SOPs, modelos, briefings de clientes e documentação em um espaço estruturado e acessível.
É aqui que entram o ClickUp Docs e o Wikis.
Use o ClickUp Docs para:
- Crie e mantenha SOPs internos, como “Como lançar uma campanha publicitária no Facebook” ou “Processo mensal de relatórios para clientes”. Todos na sua agência de marketing digital seguem o mesmo manual.
- Crie modelos reutilizáveis para redação de conteúdo, planos de marketing, planos de campanha ou processos de integração.
- Armazene a documentação específica do projeto diretamente nas listas de tarefas ou pastas, para que sua equipe não precise alternar entre ferramentas para obter o contexto.
Você também pode criar Wikis que podem ser usados para:
- Configure um Wiki interno para organizar por equipe (Design, Conteúdo, Estratégia) com listas de verificação, ferramentas e perguntas frequentes. Por exemplo, sua equipe de design pode acessar as diretrizes de ativos da marca, enquanto sua equipe de conteúdo encontra listas de verificação editoriais.
- Compartilhe cronogramas de entrega, notas de reuniões, ativos da marca, perfil do público-alvo, protocolos de comunicação, perguntas frequentes e normas de comunicação na Wiki Central ao vivo.
👀 Você sabia? O trabalhador do conhecimento médio alterna entre 9,4 aplicativos diariamente: lidando com gerenciamento de projetos, CRM, e-mail e ferramentas de análise. Essa dispersão de trabalho é um assassino silencioso da produtividade, custando impressionantes US$ 2,5 trilhões em perda de produtividade globalmente. É também por isso que muitas agências recorrem a plataformas completas como o ClickUp para manter a sanidade de suas equipes.
7. Refine os sistemas de vendas e geração de leads
Quando você está começando, os leads vêm da sua rede de contatos, algumas indicações, talvez uma ou duas mensagens diretas aleatórias. Mas, à medida que sua agência cresce, você não pode mais confiar em “contatos aleatórios” ou esperar que os clientes renovem seus contratos magicamente.
Para crescer de forma consistente e prever com precisão sua receita, você precisa de um mecanismo repetível de geração de leads que combine marketing de atração, referências e parcerias estratégicas.
💡 Dica profissional: considere usar um CRM para agências de marketing para organizar seu pipeline nos três canais. Acompanhe a fonte, o estágio, a prioridade e a cadência de acompanhamento dos leads em um só lugar, pois escalar significa construir um mecanismo de receita que dê suporte à agência que você deseja administrar daqui a 12 meses.
Para começar, concentre-se no marketing de conteúdo, SEO e iscas digitais que atraem seus clientes ideais. Isso inclui publicar estudos de caso ou manuais para demonstrar como sua agência lida com os desafios de negócios. Também pode significar criar campanhas de nutrição de leads ou usar vídeos para atrair interesse inbound.
Considere também criar um incentivo de indicação para clientes ou colegas (por exemplo, 10% de desconto para cada indicação bem-sucedida). Outra estratégia a ser considerada é a parceria com outras ferramentas ou agências SaaS que atendam ao seu público, mas com serviços complementares.
📚 Leia mais: Como usar IA para geração de leads
8. Monitore o desempenho e faça ajustes
Vamos começar com as limitações dos relatórios baseados em planilhas.
Cada relatório de cliente se torna um ritual de copiar dados, formatar gráficos, procurar capturas de tela de campanhas e atualizar métricas. Uma fórmula errada, uma linha desatualizada ou uma atualização perdida — e os dados do cliente ficam incorretos.
Também falta clareza visual e contexto, pois as planilhas não conseguem conectar métricas a marcos. E quando você gerencia mais de 15 clientes, a geração de relatórios se torna um trabalho em tempo integral.
Por outro lado, painéis intuitivos coletam métricas de ferramentas de projeto, plataformas de anúncios ou status de tarefas automaticamente. Eles usam gráficos, tabelas e barras de progresso para comunicar o desempenho de uma forma que os clientes entendam. Eles são uma única fonte de verdade, permitindo que todas as suas equipes trabalhem com os mesmos dados. Por ser padronizado, esse tipo de relatório é escalável entre tipos de serviços e segmentos de clientes.
Dentro do ecossistema ClickUp, com os painéis ClickUp, sua agência pode:
- Visualize o progresso das tarefas, o tempo registrado e os marcos da campanha.
- Extraia dados de campos personalizados, status e responsáveis para gerar relatórios sobre os resultados esperados.
- Use cartões para monitorar a saúde do projeto, a carga de trabalho, a alocação de recursos e itens vencidos.
- Crie diferentes visualizações de projetos para equipes internas e clientes, enquanto trabalha com os mesmos dados em tempo real.
E se você estiver olhando para um monte de métricas e se perguntando o que tudo isso significa, basta perguntar ao ClickUp Brain. Ele pode analisar todos os pontos de dados em seus painéis e responder a perguntas como:
- Qual cliente tem mais chances de cancelar o serviço?
- Onde nossa equipe está gastando mais tempo?
E isso não é tudo! Experimente o modelo pronto para uso ClickUp Agency Management Template para gerenciar tudo, desde o funil de vendas e o escopo do projeto até a entrega ao cliente, solicitações de alteração e feedback.
Desenvolvido com as melhores práticas do setor, inclui:
- Nove visualizações do ClickUp para visualizar cargas de trabalho e entregas aos clientes
- 30 status personalizados para mover processos entre equipes, desde vendas e marketing até gerenciamento de contas.
- Automações para definir gatilhos, condições e ações para tarefas
- Campos personalizados para organizar e filtrar o trabalho por tipo de item PMO, cronograma, escopo, descrição do projeto, orçamento e fase do projeto criativo.
Este modelo é um sistema pronto para uso que ajuda sua agência a funcionar de forma enxuta, rápida e com foco no cliente.
Erros comuns ao expandir uma agência de marketing
1. Falta de documentação
Tudo fica na cabeça de alguém. Os processos são verbais, as preferências dos clientes estão espalhadas por chats e os novos contratados são integrados com um simples “pergunte por aí”. À medida que você cresce, esse conhecimento tribal não acompanha o ritmo.
🧠 Impacto: A entrega se torna inconsistente, o treinamento da equipe leva uma eternidade e os erros se repetem em todos os projetos.
✅ Solução: crie uma base de conhecimento centralizada com SOPs, modelos, convenções de nomenclatura e fluxos de trabalho usando ferramentas como ClickUp Docs ou Wikis. Comece com seus três principais serviços repetíveis. Para se inspirar, veja como a equipe de marketing da ClickUp usa o ClickUp.
2. Ausência de funções ou responsabilidades claras
Todos tocam em tudo e ninguém é dono de nada. Os designers perseguem briefings, os estrategistas editam textos e as chamadas dos clientes são ignoradas porque “pensei que você estivesse cuidando disso”.
🧠 Impacto: confusão interna, trabalho duplicado e transferências perdidas que frustram tanto a equipe quanto o cliente.
✅ Solução: Defina responsabilidades claras para cada projeto usando uma estrutura RACI (Responsável, Responsável, Consultado, Informado).
Nos painéis do ClickUp, ao adicionar campos personalizados relacionados às funções e os widgets certos, você pode criar visualizações ao vivo e transparentes da responsabilidade pelas tarefas dos processos de marketing.
3. Não acompanhar a rentabilidade por cliente
Você conhece sua receita bruta, mas não suas margens por conta. Alguns clientes custam mais do que rendem, mas sem o controle de tempo ou a análise de esforços, você não sabe quais são.
🧠 Impacto: você aumenta a receita sem aumentar o lucro.
✅ Solução: acompanhe o tempo gasto por cliente ou serviço usando o ClickUp Time Tracking. Use painéis para comparar horas versus valor e reduza ou reajuste o preço de trabalhos com margem baixa.
4. Excesso de ferramentas
Sua agência se torna uma colcha de retalhos: Slack + Google Docs + Trello + Notion + Excel + E-mail. Nada se comunica com nada.
🧠 Impacto: Mudança de contexto, esforço duplicado e visibilidade zero entre funções.
✅ Solução: consolide as operações da sua agência em uma única plataforma, como o ClickUp para gerenciamento de projetos de marketing. O ClickUp permite centralizar tarefas, documentos, cronogramas, feedback e relatórios, reduzindo a dispersão do trabalho e a alternância de contextos.
5. Desafio de liderança sem KPIs
Sem uma liderança forte na agência de marketing, suas campanhas perderão direção e responsabilidade. Você terá que lidar com conflitos internos ou com sua equipe perdendo tempo com trabalhos de baixo valor. Tudo isso também é resultado de KPIs pouco claros.
🧠 Impacto: Mesmo quando seu trabalho é sólido, as expectativas dos clientes não são atendidas.
✅ Solução: Alguns KPIs críticos que você deve acompanhar são satisfação e retenção do cliente, otimização da taxa de conversão (CRO), retorno sobre o investimento (ROI), custo de aquisição do cliente (CAC) e valor da vida útil do cliente (CLV).
Considere usar o modelo de agência de marketing do ClickUp para alinhar suas equipes em torno de metas e KPIs significativos.
Ferramentas que ajudam você a expandir
Gerenciamento de projetos e colaboração
ClickUp
Uma plataforma centralizada para gerenciamento de tarefas, fluxos de trabalho, painéis e documentação personalizada para agências, o ClickUp reduz a necessidade de investir em várias ferramentas isoladas.
Melhores recursos
- Gerenciamento flexível de tarefas com tarefas aninhadas, subtarefas e dependências — ideal para fluxos de trabalho de projetos complexos.
- Várias visualizações (quadros Kanban, gráficos de Gantt e muito mais) permitem que as equipes visualizem o trabalho da maneira que lhes for mais conveniente.
- Assistência de IA integrada e sensível ao contexto para criação de conteúdo, resumo e automação de tarefas recorrentes — útil para equipes de conteúdo, marketing, operações de vendas etc.
- Documentos + gerenciamento de conhecimento + chat + tarefas + quadros brancos — tudo em um só lugar, reduzindo a mudança de contexto e o cansaço com tantas ferramentas.
Limitações
- Com muitos recursos, a curva de aprendizado pode ser íngreme para equipes novas em plataformas tão densas.
Preços
Avaliações do G2 e Capterra
- G2: 4,7/5 (mais de 10.600 avaliações)
- Capterra: 4,6/5 (mais de 4.500 avaliações)
Propostas e capacitação de vendas
PandaDoc
Simplifique a criação de propostas com módulos de arrastar e soltar, assinatura eletrônica e acompanhamento de engajamento. Use-o para criar, editar, enviar, acompanhar e assinar eletronicamente propostas, orçamentos, contratos e outros documentos comerciais.
Melhores recursos
- Permite que os usuários criem rapidamente propostas, orçamentos e contratos refinados, sem precisar de habilidades avançadas em design ou marcação de documentos.
- Oferece visibilidade em tempo real sobre como os destinatários interagem com os documentos (visualizações, tempo gasto, etc.), o que ajuda a entender melhor o engajamento e fazer um acompanhamento mais eficaz.
Limitações
- Recursos importantes, como análise de documentos, personalização da marca, envio em massa e integrações, estão disponíveis apenas nos planos pagos.
Preços
- Gratuito
- Starter: US$ 35/usuário/mês
- Negócios: US$ 65/usuário/mês
- Empresa: Personalizado
Avaliações do G2 e Capterra
- G2: 4,7/5 (mais de 3.200 avaliações)
- Capterra: 4,5/5 (mais de 1.200 avaliações)
Treinamento e integração de clientes
Flipick
LMS personalizado baseado em vídeo para integração de clientes, treinamento e capacitação interna. Inclui gamificação, avaliações e entrega multilíngue.
Melhores recursos
- Oferece gamificação e ferramentas de personalização de marca para tornar o LMS verdadeiramente seu.
- Oferece acompanhamento do progresso das aulas em andamento e certificados para os cursos concluídos.
Limitações
- Alguns usuários acham que a curva de aprendizado pode ser íngreme para usuários que não são especialistas em tecnologia.
Preços
- Preços personalizados
Avaliações do G2 e Capterra
- G2: Avaliações insuficientes
- Capterra: Não há avaliações suficientes
Trupeer. ai
Ferramenta com tecnologia de IA para transformar gravações de tela em vídeos de produtos e guias passo a passo, completos com modelos personalizados, narração e suporte multilíngue.
Melhores recursos
- A gravação e tradução de voz com tecnologia de IA ajudam a gravar o conteúdo de treinamento uma vez e convertê-lo em vários idiomas.
- Crie vídeos com qualidade profissional usando IA, sem precisar de habilidades profissionais.
- Adicione música de fundo aos vídeos gerados
Limitações
- A maioria dos usuários reclama dos recursos limitados de edição dos vídeos gerados.
Preços
- Gratuito
- Pro: US$ 49/usuário/mês
- Escala: US$ 249/mês (3 editores)
- Empresa: Preços personalizados
Avaliações do G2 e Capterra
- G2: 4,8/5 (mais de 40 avaliações)
- Capterra: Não há avaliações suficientes
Fluxos de trabalho de revisão e aprovação
Filestage
Feedback centralizado sobre ativos criativos, com controle de versões e anotações no contexto.
Melhores recursos
- Centralize as aprovações para uma variedade de ativos de marketing
- Deixe comentários de feedback em pontos específicos dos vídeos e nos sites ao vivo.
- Compare facilmente as versões antes e depois do feedback.
Limitações
- Muitos usuários acham difícil configurar e navegar inicialmente.
Preços
- Gratuito
- Básico: US$ 129/mês
- Profissional: US$ 369/mês
- Empresa: Preços personalizados
Avaliações do G2 e Capterra
- G2: 4,7/5 (mais de 240 avaliações)
- Capterra: 4,6/5 (mais de 100 avaliações)
Relatórios e análises de clientes
AgencyAnalytics
A AgencyAnalytics é uma plataforma de relatórios e análises criada para agências de marketing. Ela integra SEO, PPC, redes sociais, análise da web e muito mais em painéis unificados e personalizados para os clientes.
Melhores recursos
- Consolida dados de mais de 70 a 80 integrações de marketing em um único painel
- Relatórios com marca branca e painéis personalizáveis, para que as agências possam apresentar relatórios com a marca aos clientes.
- Agendamento automatizado de relatórios (por exemplo, mensais, trimestrais) e a capacidade de gerar/compartilhar relatórios em PDF.
Limitações
- Alguns usuários relatam flexibilidade limitada quando precisam de métricas personalizadas complexas ou segmentação avançada em relatórios; tais casos podem exigir importações manuais de dados ou soluções alternativas.
Preços
- Freelancer: US$ 79/mês
- Agência: US$ 239/mês
- Agency Pro: US$ 479/mês
- Personalizado
Avaliações do G2 e Capterra
- G2: 4,7/5 (mais de 400 avaliações)
- Capterra: 4,8/5 (mais de 110 avaliações)
Funil
Consolida dados de marketing de vários canais, permitindo relatórios unificados de medição e atribuição.
Melhores recursos
- Economize tempo com relatórios automatizados
- Oferece visualizações personalizáveis para diferentes partes interessadas.
- Possui uma variedade de conectores e integrações disponíveis com as principais plataformas de mídia social e ferramentas de análise de dados pagas, mesmo no plano gratuito.
Limitações
- Alguns usuários acham que a ferramenta não se adapta bem
- Muitos recursos podem confundir os usuários.
Preços
- Gratuito
- Preços personalizados
Avaliações do G2 e Capterra
- G2: 4,5/5 (mais de 160 avaliações)
- Capterra: Não há avaliações suficientes
CRM e pipeline de vendas
HubSpot CRM
Este popular CRM rastreia leads, automatiza acompanhamentos, integra-se com automação de marketing e centros de serviços. É útil para agências e empresas que tentam gerenciar pipelines de ponta a ponta.
Melhores recursos
- Uma visão unificada de contatos, negócios e pipeline de vendas facilita o acompanhamento da situação dos leads.
- A integração com centros de marketing e serviços ajuda a automatizar acompanhamentos, e-mails e nutrição de leads.
- O plano gratuito é ideal para equipes pequenas ou empresas que estão começando com um CRM estruturado.
Limitações
- À medida que você expande ou precisa de recursos mais avançados (automação de marketing, personalização mais profunda), os preços podem subir acentuadamente.
Preços
- Preços personalizados com base em pacotes
Avaliações do G2 e Capterra
- G2: 4,5/5 (mais de 14.100 avaliações)
- Capterra: 4,5/5 (mais de 4.500 avaliações)
Act-On
Recursos específicos para agências para gerenciamento centralizado de campanhas e preços por volume.
Melhores recursos
- Acompanhe as aberturas de e-mails para divulgação direcionada e acompanhamento
- Acompanhe e avalie as interações com os clientes facilmente
- Combina páginas de destino, formulários, webinars e CRM em um único lugar para simplificar o marketing por e-mail.
Limitações
- Alguns usuários relatam flexibilidade limitada na personalização de relatórios.
Preços
- Profissional: US$ 900/mês
- Empresa: Preços personalizados
Avaliações do G2 e Capterra
- G2: 4,1/5 (mais de 1.050 avaliações)
- Capterra: 4,3/5 (mais de 50 avaliações)
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