Zakończenie projektu na czas to prawdziwa sztuka. Realizacja zadań, zarządzanie budżetem i dotrzymywanie terminów to najważniejsze elementy spośród wielu innych.
Jako kierownik zarządzania projektami straciłem rachubę, ile razy klienci przychodzili do mnie z „jedną małą zmianą” lub „jednym dodatkiem”, które niestety nie zostały uwzględnione w planie projektu.
Są one prawdopodobnie sumą, a zanim się zorientujesz, oś czasu projektu i budżet są zagrożone.
To właśnie rozszerzenie zakresu projektu. Nawet najlepiej zaplanowane projekty padają ofiarą tego zjawiska, uniemożliwiając powodzenie zakończenia projektu.
Wypróbowałem różne programy do zarządzania projektami (PM), które pomogą Ci radzić sobie z tymi zakłóceniami. Pomogą Ci one ustalić granice, które zapobiegną utracie marży z powodu nieoczekiwanych zadań.
3 najlepsze programy do zarządzania projektami, które pomagają kontrolować rozszerzanie zakresu projektu
Przetestowałem wystarczająco dużo narzędzi do zarządzania projektami, aby wiedzieć, że nie wszystkie radzą sobie z rozszerzaniem zakresu projektu w ten sam sposób. Oto te, które są warte uwagi:
| Narzędzie | Najlepsze dla | Najważniejsze funkcje | Zalety i wady | Ceny |
| ClickUp | Zarządzanie projektami oparte na AI dla zespołów każdej wielkości | ClickUp Brain (kontekstowa sztuczna inteligencja i generowane przez sztuczną inteligencję podsumowania), szablon zakresu prac, zadania, automatyzacje, gotowe agenty | Zalety:🌟 Zintegrowany obszar roboczy AI dla wszystkich zadań🌟 Centralizacja całej komunikacji projektowej🌟 Ułatwienie zarządzania obciążeniem🌟 Umożliwienie współpracy zespołowejWady:🧐 Strome krzywe uczenia się dla nowych użytkowników ze względu na szeroki zestaw funkcji | Free Forever; dostępne niestandardowe opcje dostosowywania dla Enterprise. |
| Praca zespołowa | Zarządzanie projektami z wbudowaną funkcją śledzenia czasu i rozliczeń dla agencji | Zarządzanie zasobami, Teamwork AI, reguły automatyzacji, pulpity nawigacyjne rentowności | Zalety:🌟 Ułatwia śledzenie czasu i zarządzanie obciążeniem pracą🌟 Automatyzuje żmudne zadania🌟 Umożliwia płynniejsze zarządzanie klientamiWady:🧐 Pulpit nawigacyjny ma limit możliwości sterowania, co wpływa na proces wizualizacji | Dostępny jest Free Plan; płatne plany od 13,99 USD/użytkownik/miesiąc. |
| Asana | Usprawnione zarządzanie zadaniami i cyklem pracy dla małych i średnich zespołów | Zautomatyzowane cykle pracy i wyzwalacze oparte na regułach, pulpity nawigacyjne dotyczące obciążenia pracą i postępów, ponad 270 integracji, AI Studio | Zalety:🌟 Ułatwia śledzenie terminów🌟 Wspiera współpracę zespołową🌟 Automatyzuje rutynowe zatwierdzanie i aktualizacjeWady:🧐 Raporty są podstawowe🧐 Powiadomienia mogą być przytłaczające | Dostępny jest Free Plan; płatne plany od 10,99 USD/użytkownik/miesiąc (rozliczane rocznie). |
👀 Czy wiesz, że: Rozszerzanie zakresu projektu jest czasami nazywane „syndromem zlewu kuchennego” lub „rozszerzaniem wymagań” i wiadomo, że ma wpływ na ponad połowę wszystkich projektów. Nie widać też żadnych oznak spowolnienia tego zjawiska. W ciągu ostatniej dekady wpływ rozszerzania zakresu projektu wzrósł z 43% do 52% we wszystkich projektach.
Czego należy szukać w oprogramowaniu do zarządzania projektami, które pozwala kontrolować rozszerzanie zakresu projektu przez klienta?
Nie każde oprogramowanie do zarządzania projektami jest zaprogramowane tak, aby radzić sobie z dodatkową pracą wynikającą z rozszerzenia zakresu projektu przez klienta. Na papierze może wyglądać idealnie, ale cykl pracy może nie być tak intuicyjny.
Oto, na co zwracam uwagę podczas oceny oprogramowania, które pomaga mi tworzyć lepsze harmonogramy i szybciej dostarczać prace klientom:
- Określ zakres projektu i podstawowe założenia na wczesnym etapie: Przed rozpoczęciem projektu warto udokumentować wyniki, wyłączenia i założenia. Wybierz narzędzie do zarządzania projektami z funkcją struktury podziału pracy (WBS) i śledzeniem podstawowych założeń, aby móc porównać planowany i rzeczywisty zakres projektu w miarę jego postępów.
- Skonfiguruj formalne cykle pracy zgłaszania zmian: Twoje oprogramowanie do zarządzania projektami powinno zapewniać proces kontroli zmian, który pomaga weryfikować i zatwierdzać nowe wymagania. Dzięki wbudowanym procesom zatwierdzania zmian zakresu wiesz, jak każda zmiana wpłynie na koszty, czas i zasoby.
- Umożliwiaj komunikację z klientem: powinno to umożliwić Twojemu zespołowi i klientowi bezpośrednią komunikację w obrębie obszaru roboczego — łącząc rozmowy z konkretnymi zadaniami, wątkami opinii i wynikami pracy.
- Śledź czas, koszty i wysiłek na każdy element dostawy: upewnij się, że Twoje oprogramowanie połączone jest z budżetami i alokacją zasobów. Dzięki temu możesz natychmiast sprawdzić koszt „dodatkowej” pracy i prowadzić oparte na danych rozmowy z klientami na temat rozszerzenia zakresu projektu.
- Automatyzacja alertów i śledzenie odchyleń: Wybierz oprogramowanie do zarządzania projektami, które powiadomi Cię, gdy terminy, budżety, obciążenie pracą lub zakres projektu przekroczą ustalone progi. Alerty i pulpity nawigacyjne w czasie rzeczywistym pomogą Ci wykryć rozszerzenie zakresu projektu, zanim stanie się ono poważnym problemem.
- Śledzenie czasu dla zapewnienia odpowiedzialności: oprogramowanie powinno umożliwiać rejestrowanie czasu bezpośrednio w ramach zadań i powiązanie tych godzin z konkretnymi wynikami. Powinieneś mieć możliwość generowania raportów pokazujących rzeczywisty wysiłek w porównaniu z szacowanym, aby udostępnić je klientom podczas rozmów dotyczących przeglądu.
- Wyzwalacze oparte na regułach: wybierz platformę do zarządzania projektami, która automatycznie wykrywa zmiany w obciążeniu pracą i daje podpowiedź dotyczącą działań następczych dzięki automatyzacji cyklu pracy opartej na AI.
🧠 Ciekawostka: Słowo „deadline” zostało po raz pierwszy użyte w XIX-wiecznych amerykańskich więzieniach w odniesieniu do fizycznej granicy, której przekroczenie groziło więźniom śmiercią. W połowie XX wieku termin ten ewoluował do współczesnego znaczenia, które znamy dzisiaj: punktu w czasie, którego nie wolno przekroczyć.
⭐ Bonus: Czy nadal tworzysz każde zadanie od podstaw, ręcznie wpisując wszystkie briefy i szczegóły? Dzięki funkcji Talk-to-Text w ClickUp Brain MAX możesz po prostu „opowiedzieć” o zadaniu, powiedzieć, czego potrzebujesz w briefie, a Brain MAX natychmiast zamieni Twój głos na tekst.
Nie służą one tylko do zadań! Możesz dodawać komentarze do dokumentów lub rozmawiać z zespołem, po prostu mówiąc, co masz na myśli, a nasza AI automatycznie to transkrybuje, powiadamia/przyczepia odpowiednie etykiety, zapamiętuje Twoje ulubione słowa, a następnie odpowiednio edytuje transkrybowany tekst.
Najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami, które pozwala kontrolować rozszerzanie zakresu projektu przez klienta
Przyjrzyjmy się teraz trzem wiodącym programom do zarządzania projektami, które pomogą Ci kontrolować rozszerzanie zakresu projektów:
Jak oceniamy oprogramowanie w ClickUp
Nasz zespół redakcyjny stosuje przejrzysty, poparty badaniami i niezależny od dostawców proces, dzięki czemu możesz mieć pewność, że nasze rekomendacje opierają się na rzeczywistej wartości produktów.
Oto szczegółowy opis tego, jak oceniamy oprogramowanie w ClickUp.
1. ClickUp (najlepsze narzędzie do zarządzania projektami oparte na AI)
ClickUp, aplikacja do wszystkiego, co związane z pracą, łączy zarządzanie projektami i współpracę zespołową z automatyzacją opartą na sztucznej inteligencji. Planuj projekty, przydzielaj zadania, rozmawiaj z zespołem, udostępniaj wyniki pracy klientowi i monitoruj wydajność zespołu bezpośrednio w ClickUp! Zapobiega to rozszerzaniu zakresu projektu i minimalizuje ryzyko, że projekt straci równowagę.
Co najważniejsze, oprogramowanie do zarządzania projektami ClickUp zostało stworzone z myślą o skalowalności. Małe zespoły mogą od razu rozpocząć pracę dzięki bezpłatnemu planowi ClickUp Free Forever, podczas gdy większe organizacje otrzymują zaawansowane widoki, raportowanie i wsparcie oparte na AI, które są niezbędne do zarządzania złożonymi projektami.
Określ jasne oczekiwania dzięki szablonowi zakresu prac (SOW) ClickUp.
Główną przyczyną rozszerzania zakresu projektu jest rozbieżność między projektem a wizją i oczekiwaniami klienta.
Szablon zakresu prac (SOW) ClickUp rozwiązuje ten problem, zapewniając gotową strukturę do zdefiniowania zakresu projektu — i, co równie ważne, tego, co nie wchodzi w jego zakres.
Możesz użyć tego szablonu do:
- Z góry określ cele projektu, aby zapewnić spójność działań wszystkich interesariuszy.
- Sporządź listę rezultatów, wyników, osi czasu i kluczowych kamieni milowych, aby zapewnić klientowi i członkom zespołu jasny plan działania.
- Kontroluj własność dokumentów i przypisuj obowiązki dla każdego produktu końcowego.
- Dodaj pola niestandardowe, niestandardowy status zadań i niestandardowe widoki, aby zapewnić elastyczne zarządzanie projektami.
Podziel zakres projektu na jasne zadania i podzadania, aby ułatwić zarządzanie.
Najlepszym sposobem na kontrolowanie rozszerzania zakresu projektu jest podzielenie go na małe, łatwe do śledzenia kroki. Dzięki zadaniom ClickUp możesz:
- Utwórz główne zadanie dla każdego elementu dostarczanego i dodaj do niego podzadania. Na przykład, jeśli zakres obejmuje „Opracowanie strony internetowej”, głównym zadaniem jest „Opracowanie strony internetowej”, a podzadania mogą obejmować „Projekt strony głównej”, „Opracowanie formularza kontaktowego”, „Konfiguracja hostingu” itp.
- Dodaj szczegółowe instrukcje, wymagania projektowe, kryteria akceptacji lub listy kontrolne do każdego zadania.
- Przypisz właścicieli zadań i dodaj terminy wykonania, aby wyeliminować niejasności dotyczące osi czasu i odpowiedzialności.
- Ustal zależności między zadaniami, aby prace były wykonywane we właściwej kolejności i dopiero po spełnieniu wszystkich warunków wstępnych określonych w planie projektu.
Funkcja ClickUp Tasks, którą uważam za bardzo przydatną, to ClickUp Task Priorities. Dzięki ustawieniu poziomu priorytetu (pilny, wysoki, normalny, niski) zespół dokładnie wie, które zadania wymagają natychmiastowej uwagi, a które można wykonać później.
Wyprzedź wszystkie zmiany dzięki AI rozpoznającej kontekst
ClickUp Brain to potężny asystent AI, który może pomóc Twojemu zespołowi w monitorowaniu rozszerzania zakresu projektu. Użyj Brain, aby wyjaśnić granice projektu, podsumować wymagania klientów dla kluczowych interesariuszy, przeprowadzić analizę wpływu lub zidentyfikować zadania, które mogą nie być zgodne z pierwotnym planem projektu.
Brain uwzględnia również kontekst. Gdy pojawia się nowe zgłoszenie klienta, Brain ocenia, czy mieści się ono w zakresie projektu, czy też wykracza poza niego, i oznacza je, a nawet sugeruje utworzenie zadania zmiany do zatwierdzenia.
Potencjalne rozszerzenie zakresu projektu można wychwycić na etapie komentowania, a nie po zmarnowaniu wielu godzin na nową pracę.
Zautomatyzuj proces zatwierdzania i powiadomień dzięki niestandardowym regułom
To narzędzie do zarządzania zakresem ma jedną wyjątkową funkcję: ClickUp Automations, kreator bez kodowania, którego reguły „jeśli to, to tamto” pozwalają w ciągu kilku minut tworzyć niestandardowe zautomatyzowane cykle pracy. Wystarczy raz ustawić reguły, a system automatycznie zajmie się powiadomieniami, kierowaniem zadań i widocznością dla interesariuszy.
Możesz na przykład stworzyć automatyzację, aby:
- Wyślij prośbę o zatwierdzenie do kierownika projektu, gdy status zadania zmieni się na „Oczekiwanie na zatwierdzenie”.
- Powiadom klienta lub opiekuna klienta o złożeniu nowego wniosku o zmianę.
- Automatyczne przypisywanie recenzentów, gdy produkt przechodzi do listy „Recenzja klienta”
- Zaktualizuj pole niestandardowe do „Zatwierdzone”, gdy klient potwierdzi to w wątku czatu.
Dzięki wbudowanym narzędziom do współpracy wszyscy będą na bieżąco.
Oprogramowanie do zarządzania projektami ClickUp centralizuje całą komunikację projektową, ułatwiając wszystkim współpracę i zarządzanie rozszerzaniem zakresu projektu.
- Pozwól członkom zespołu wyjaśnić wymagania i przekazać informacje zwrotne za pomocą funkcji ClickUp Assigned Comments.
- Utrzymuj kontekst rozmów dzięki odpowiedziom w wątku i angażuj odpowiednich interesariuszy za pomocą @wzmianek.
- Scentralizuj wszystkie rozmowy z klientami i rozmowy wewnętrzne w ramach przestrzeni projektowej — bezpośrednio połączone z zadaniami, wynikami lub dokumentami, dzięki ClickUp Chat.
- Zmień dowolną wiadomość czatu w zadanie — przypisz je, dodaj terminy lub dodaj załącznik do dostawy dla klienta.
- Ujednolicenie całej dokumentacji projektowej, takiej jak karta projektu, dokumenty dotyczące zakresu projektu, wnioski o zmiany itp. , dzięki współpracy ClickUp Docs.
Śledź postępy w realizacji celów projektu w czasie rzeczywistym
Panele ClickUp zapewniają wgląd w czasie rzeczywistym w to, co jest zakończone, co jest w toku, jakie są przeszkody itp. Karty AI zapewniają natychmiastowe podsumowania, pomagając zaoszczędzić czas, który w przeciwnym razie zostałby zmarnowany na analizę danych.
Najlepsze funkcje ClickUp
- Dzięki funkcji śledzenia czasu projektu w ClickUp możesz uruchamiać timery z dowolnego urządzenia, dodawać ręczne wpisy i generować szczegółowe raporty według osoby przypisanej do projektu, projektu lub etykiety. Rejestruj godziny bezpośrednio w zadaniach, porównuj je z pierwotnymi szacunkami i identyfikuj moment, w którym praca klienta zaczyna przekraczać zaplanowany nakład pracy.
- Wizualizuj projekty na swój własny sposób dzięki ponad 15 widokom ClickUp, w tym liście, wykresowi Gantt, Tablicy i osi czasu.
- Skorzystaj z widoku obciążenia pracą ClickUp, aby sprawdzić obciążenie pracą zespołu i zobaczyć, kto ma nadmierne lub niedostateczne obciążenie, aby zoptymalizować zasoby i zapobiec wypaleniu zawodowemu.
- Dostosuj cykle pracy do wymagań projektu dzięki polom niestandardowym dotyczącym budżetu, szczegółów klienta itp. oraz niestandardowym statusom.
- Znajduj pliki, zadania i rozmowy w ClickUp i zintegrowanych aplikacjach, takich jak Google Drive lub Slack, korzystając z funkcji Connected Search w ClickUp.
- Zarządzaj zadaniami, śledź czas i pozostań w zgodzie z harmonogramem dzięki aplikacjom ClickUp na iOS i Androida, niezależnie od tego, czy członkowie zespołu projektowego pracują na miejscu, za granicą, czy w trybie hybrydowym.
Ograniczenia ClickUp
- Nowi użytkownicy mogą czuć się przytłoczeni szerokim zakresem funkcji dostępnych w pakiecie aplikacji ClickUp.
- Niektórzy użytkownicy uważają, że wersja komputerowa działa płynniej i szybciej niż aplikacja mobilna.
Ceny ClickUp
Oceny i recenzje ClickUp
- G2: 4,7/5 (ponad 10 500 recenzji)
- Capterra: 4,6/5 (ponad 4500 recenzji)
Co użytkownicy mówią o ClickUp w praktyce?
Recenzja tego kierownika zarządzania projektami mówi wszystko:
ClickUp oferuje imponujący zakres funkcji, które ułatwiają niestandardowe dostosowywanie cyklu pracy, zarządzanie zadaniami i śledzenie postępów w jednym miejscu. Bardzo podoba mi się możliwość tworzenia widoków dostosowanych do każdego projektu, ustawiania automatyzacji i integrowania go z innymi narzędziami, z których już korzystam. Jest bardzo wszechstronny, zarówno do śledzenia zadań osobistych, jak i złożonych operacji biznesowych. Szablony i pulpity nawigacyjne są szczególnie pomocne w utrzymaniu porządku i ułatwiają śledzenie wszystkich działań.
ClickUp oferuje imponujący zakres funkcji, które ułatwiają dostosowywanie cyklu pracy, zarządzanie zadaniami i śledzenie postępów w jednym miejscu. Bardzo podoba mi się możliwość tworzenia widoków dostosowanych do każdego projektu, ustawiania automatyzacji i integrowania go z innymi narzędziami, z których już korzystam. Jest bardzo wszechstronny, zarówno do śledzenia zadań osobistych, jak i złożonych operacji biznesowych. Szablony i pulpity nawigacyjne są szczególnie pomocne w utrzymaniu porządku i ułatwiają śledzenie wszystkich działań.
📮 ClickUp Insight: Tylko 15% menedżerów sprawdza obciążenie pracą przed przypisaniem nowych zadań. Kolejne 24% przypisuje zadania wyłącznie na podstawie terminów realizacji projektów.
Wynik? Zespoły są albo przepracowane, albo niewykorzystane, a w większości przypadków wyczerpane.
Bez widoczności w obciążeniu pracą w czasie rzeczywistym, zrównoważenie go jest nie tylko trudne — jest prawie niemożliwe.
Funkcje przypisywania i ustalania priorytetów oparte na sztucznej inteligencji ClickUp AI pomagają równomiernie rozdzielać zadania w zespole, dopasowując je do członków zespołu na podstawie ich aktualnego obciążenia, dostępności i umiejętności. Wypróbuj nasze karty AI, aby uzyskać natychmiastowy, kontekstowy podgląd obciążenia pracą, terminów i priorytetów.
💫 Rzeczywiste wyniki: Lulu Press oszczędza 1 godzinę dziennie na każdym pracowniku dzięki automatyzacji ClickUp, co przekłada się na 12-procentowy wzrost wydajności pracy.
🧠 Ciekawostka: Opera w Sydney jest uważana za jedną z największych porażek w dziedzinie zarządzania projektami naszych czasów. Jej budowa opóźniła się o 10 lat, przekroczyła budżet 14-krotnie, a architekt nigdy nie doczekał się jej zakończenia.
2. Teamwork (najlepsze do zarządzania projektami i zasobami dzięki wbudowanej funkcji śledzenia czasu i rozliczeń)
Teamwork to oprogramowanie do zarządzania projektami stworzone dla agencji i zespołów obsługi klienta, które realizują projekty wymagające szybkiej reakcji przy ograniczonym budżecie, nawet w obliczu wyzwań takich jak rozszerzenie zakresu projektu.
To oprogramowanie do zarządzania projektami udostępnia tablice projektowe, które umożliwiają tworzenie osi czasu, ustalanie kamieni milowych i mapowanie wszystkich rezultatów w jednym miejscu. Dzięki temu zespół i klient są na bieżąco z postępami prac.
W przypadku zarządzania klientami scentralizowany hub proofów pomaga sprawdzić aktualny status każdego proofu, zawierając historię wszystkich opinii od początku do końca. Aby uniknąć rozszerzania zakresu projektu, narzędzie pozwala monitorować i przeglądać opinie wewnętrzne i zewnętrzne, niezależnie od tego, czy pochodzą one od klientów, czy od Twojego zespołu.
Funkcja tego oprogramowania do zarządzania projektami, która pomaga mi zarządzać rozszerzaniem zakresu projektu, to budżetowanie i rentowność.
Dzięki śledzeniu czasu i połączeniu go z budżetem projektu, Teamwork dostarcza mi raporty dotyczące rentowności projektu w czasie rzeczywistym. Jeśli nowe zlecenie grozi nam przekroczeniem budżetu, mam pod ręką dane, które pozwalają mi wyjaśnić konieczność zmiany zamówienia. Ponadto mogę ustalać i śledzić cele dotyczące marży zysku.
Ponieważ zarządzam wieloma projektami jednocześnie, tworzenie arkuszy kalkulacyjnych dla każdego z nich jest bardzo czasochłonne. Teamwork pomaga mi szybko wprowadzać zmiany w zakresie wyników, cen, osi czasu i zasobów.
Najlepsze funkcje Teamwork
- Przekształć chaotyczne briefy klientów w zakończone propozycje projektów, zawierające osie czasu, zadania i sugestie zespołu, korzystając z Teamwork AI.
- Precyzyjnie wykonuj prognozę obciążenia zespołu, aby zrównoważyć obciążenie pracą i zapobiec wypaleniu zawodowemu. Wizualizuj nadchodzące projekty, śledź dostępność w czasie rzeczywistym i przydzielaj zasoby, zanim wąskie gardła wpłyną na realizację projektu.
- Ustaw wyzwalacze oparte na zdarzeniach lub czasie, aby zautomatyzować żmudne zadania, takie jak śledzenie postępów w realizacji zadań. Scentralizowane hub automatyzacji umożliwia tworzenie, edytowanie i przeglądanie automatyzacji.
- Uzyskaj bieżący wgląd w postępy projektu, wykryj ryzyka związane z zasobami i wykorzystaniem oraz porównaj planowane i rzeczywiste wyniki.
- Korzystaj z wbudowanych timerów, kart czasu pracy i pulpitów nawigacyjnych pokazujących rentowność w czasie rzeczywistym, aby dokładnie rejestrować czas, połączyć koszty i stawki rozliczeniowe oraz automatycznie otrzymywać powiadomienia o przekroczeniu progów budżetowych.
Ograniczenia pracy zespołowej
- Pulpit nawigacyjny ma limit możliwości sterowania, co wpływa na proces wizualizacji.
- Dostęp do dodatkowych funkcji, takich jak AI i integracje, wymaga od użytkowników poniesienia dodatkowych kosztów, co znacznie podnosi cenę oprogramowania do zarządzania projektami.
Ceny Teamwork
- Free
- Deliver: 13,99 USD/użytkownik/miesiąc
- Grow: 25,99 USD/użytkownik/miesiąc
- Skala: Ceny niestandardowe
- Enterprise: Ceny niestandardowe
Oceny i recenzje pracy zespołowej
- G2: 4,4/5 (ponad 1000 recenzji)
- Capterra: 4,5/5 (ponad 900 recenzji)
Co użytkownicy mówią o Teamwork w praktyce?
Oto, co użytkownik G2 mówi o korzystaniu z Teamwork do zarządzania wieloma projektami:
Mamy zespół czterech kierowników, z których każdy realizuje od 5 do 15 projektów jednocześnie, na różnych etapach realizacji. Są to projekty roczne, składające się z tak wielu zmiennych elementów, że bez naszego kierownika projektu i Teamwork nie bylibyśmy w stanie osiągnąć tak wiele. Nie tylko realizujemy wszystkie zadania, ale robimy to na czas i w ramach budżetu.
Mamy zespół czterech kierowników, z których każdy realizuje od 5 do 15 projektów jednocześnie, na różnych etapach realizacji. Są to projekty roczne, składające się z tak wielu zmiennych elementów, że bez naszego kierownika projektu i Teamwork nie bylibyśmy w stanie osiągnąć tak wiele. Nie tylko realizujemy wszystkie zadania, ale robimy to na czas i w ramach budżetu.
🧠 Ciekawostka: Wykres Gantta, ulubione narzędzie PM, ma ponad 100 lat (został wynaleziony w 1910 roku!). Jest starszy niż internet, telewizja, a nawet krojony chleb.
3. Asana (najlepsze rozwiązanie do usprawnionego zarządzania zadaniami i cyklem pracy)
Asana upraszcza zarządzanie zadaniami i cyklem pracy dla zespołów każdej wielkości, zwłaszcza tych, które koordynują działania zdalnie. Jako narzędzie do zarządzania projektami, Asana ułatwia połączenie codziennej pracy z szerszymi celami biznesowymi, ograniczając w ten sposób rozszerzanie zakresu projektu i zapewniając większą przejrzystość projektów.
Organizuj swoje projekty w Asana, korzystając z gotowych szablonów, przypisuj zadania wraz z właścicielami i terminami, wizualizuj postępy i śledź wszystko w jednym miejscu, aby uniknąć zmian w osiach czasu w ostatniej chwili.
Dzięki Asanie możesz łatwo zintegrować z własnym zestawem narzędzi technologicznych oprogramowanie do zarządzania zadaniami, narzędzia programistyczne, narzędzia do raportowania, narzędzia do współpracy i wiele innych.
Funkcją, z której ostatnio zacząłem korzystać, jest AI Teammates do realizacji projektów opartych na sztucznej inteligencji. Wykorzystuje ona model danych Work Graph firmy Asana, aby zapewnić kontekst biznesowy we wszystkich interakcjach. Na przykład AI Teammates może analizować historię projektu i rekomendować realistyczne korekty osi czasu na podstawie poprzednich uruchomień lub podobnych rezultatów.
Asana AI Studio zawiera narzędzie do tworzenia cykli pracy bez kodowania, które pomaga na każdym etapie. Sztuczna inteligencja może przechwytywać, sortować i przypisywać zgłoszenia, które następnie można zweryfikować. Sztuczna inteligencja może również sporządzić wstępną wersję briefu projektu i podsumować opinie interesariuszy.
Najlepsze funkcje Asany
- Organizuj złożone projekty w uporządkowane cykle pracy, korzystając z gotowych szablonów, które przypisują właścicieli, ustalają terminy i dostosowują każde zadanie do szerszych celów biznesowych.
- Zautomatyzuj rutynowe zatwierdzanie i aktualizacje dzięki konfigurowalnym regułom, które są wyzwalaczami dla powiadomień, przekazywania zadań lub dostosowywania terminów.
- Uzyskaj widoczność w czasie rzeczywistym w zakresie postępów dzięki widokom harmonogramu, obciążenia pracą i pulpitu nawigacyjnego, aby monitorować zależności, śledzić wydajność i zapobiegać zmianom osi czasu w ostatniej chwili.
- Połącz codzienną pracę z większymi celami biznesowymi dzięki funkcji „Cele i Portfolios” i sprawdzaj postępy za pomocą pulpitów nawigacyjnych w czasie rzeczywistym.
- Użyj wbudowanego timera, aby zmierzyć czas trwania pracy i znaleźć zadania, które wykraczają poza pierwotny zakres prac.
Ograniczenia Asany
- Użytkownicy nie mogą osadzać zawartości zewnętrznej w Asanie ani dodawać wielu osób przypisanych do zadań, dlatego warto rozważyć alternatywne rozwiązania dla Asany.
- Dostępne reguły i filtry mogą nie zapewnić wystarczającego wsparcia dla złożonych cykli pracy lub specyficznych potrzeb różnych zespołów.
Ceny Asany
- Osobiste: Free
- Starter: 13,49 USD/użytkownik/miesiąc
- Zaawansowane: 30,49 USD/użytkownik/miesiąc
- Enterprise: Ceny niestandardowe
- Enterprise+: Ceny niestandardowe
Oceny i recenzje Asany
- G2: 4,4/5 (ponad 12 000 recenzji)
- Capterra: 4,5/5 (ponad 13 000 recenzji)
Co o Asanie mówią użytkownicy w praktyce?
Oto, co menedżer zajmujący się strategią ma do powiedzenia na temat Asany na G2:
Najbardziej cenię sobie wydajność opartą na AI. Inteligentne sugestie i funkcje automatyzacji zadań pozwalają mi zaoszczędzić wiele godzin w tygodniu, dzięki czemu czuję się, jakbym miał cyfrowego drugiego pilota, który przewiduje moje kolejne ruchy.
Najbardziej cenię sobie wydajność opartą na AI. Inteligentne sugestie i funkcje automatyzacji zadań pozwalają mi zaoszczędzić wiele godzin w tygodniu, dzięki czemu czuję się, jakbym miał cyfrowego drugiego pilota, który przewiduje moje kolejne ruchy.
Inne godne wzmianki rozwiązania
Oto kilka innych narzędzi do zarządzania projektami, które również pomagają w zarządzaniu zakresem.
- Jira : Śledź zmiany zakresu w sposób wyraźny za pomocą raportów w Jira Align, aby uchwycić prace dodane podczas sprintu lub iteracji. Rovo AI wyświetla powiązane zadania i elementy pracy, połączone problemy i automatyzuje cykle pracy związane z wnioskami o zmiany, dzięki czemu łatwiej jest wykryć nieoczekiwaną pracę. Ponieważ narzędzie zapewnia widoczność w zakresie tego, co jest objęte zakresem, a co jest nowe, wspiera ono egzekwowanie granic, przeglądanie wniosków o zmiany i jasne komunikowanie tego, co nie jest częścią pierwotnego planu.
- Basecamp : Basecamp wykorzystuje metodologię „Shape Up”, która kładzie nacisk na stałe terminy i określony zakres prac („apetyt”), dzięki czemu zespoły muszą zdecydować, co uwzględnić, a co pominąć, co zmniejsza ryzyko rozszerzenia zakresu projektu. Wykresy Hill Charts i mapy zakresu sprawiają, że praca jest widoczna, podkreślając, kiedy zakres projektu się powiększa lub jest niejasny.
- OpenProject : Jako platforma open source do klasycznego, zwinnego lub hybrydowego zarządzania projektami, zapewnia widoczność w planach projektów, wykresach Gantta, podziale zadań i śledzeniu zmian. Możesz samodzielnie hostować, dostosowywać cykle pracy, śledzić kamienie milowe i egzekwować kontrolę zmian. Daje Ci kontrolę nad granicami zakresu i odchyleniami.
- Monday. com: Zacznij od zdefiniowania jasnego zakresu projektu, a następnie użyj tablic, widoków i cykli pracy, aby śledzić zgodność z tymi wytycznymi. Dzięki wizualnemu monitorowaniu, niestandardowym automatyzacjom i pulpitom nawigacyjnym możesz dostrzec, kiedy praca wykracza poza zakres, i interweniować, zanim rozszerzenie zakresu stanie się zbyt duże.
⚠️ Koncepcja „gold plating”: Korzystanie z narzędzi do zarządzania projektami pomoże Ci ustawić odpowiednie procesy. Jednak według Simona Heatona, dyrektora ds. marketingu wzrostowego w Shopify, istnieje koncepcja, która może narazić Cię na ryzyko: „gold plating”.
Oznacza to dodanie dodatkowych funkcji, ulepszeń lub prac, które nie były częścią pierwotnego zakresu projektu lub wymagań klienta. Jest to próba zadowolenia klienta lub dostarczenia czegoś lepszego niż to, o co prosił. Gold plating powoduje wzrost kosztów wewnętrznych bez dodatkowych korzyści.
📚 Czytaj więcej: Asana vs. ClickUp: które narzędzie do zarządzania zespołem jest lepsze?
👀 Czy wiesz, że: Wypalenie zawodowe zwiększa ryzyko wystąpienia nadciśnienia, zaburzeń depresyjnych i cukrzycy u pracowników. 7% pracowników doświadcza wypalenia zawodowego z powodu przepracowania. Z drugiej strony, 20% traci motywację i zaangażowanie w pracę, gdy nie są w pełni wykorzystywani. Aby zapobiec wypaleniu zawodowemu, pracodawcy muszą zapewnić sprawiedliwą dystrybucję pracy między pracowników.
Jak skutecznie zarządzać rozszerzaniem zakresu projektu (porady + najlepsze praktyki)
Oprogramowanie do zarządzania projektami może znacznie zmniejszyć stres związany z rozszerzaniem zakresu projektu dzięki skrupulatnej organizacji. Jednak samo to nie wystarczy. Konieczne jest również zastosowanie odpowiedniego podejścia do zarządzania wieloma priorytetami w miarę ewolucji wymagań klienta:
Omów z klientem i ustal priorytety na podstawie wpływu
Kiedy wszystko wydaje się pilne, nic nie zostaje naprawdę zrobione. Gdy zasoby są ograniczone, niezbędna jest skuteczna komunikacja z klientem, aby określić, nad którymi zadaniami należy pracować natychmiast, a które można odłożyć na później.
🌟 Przykład: Zamiast po prostu zgadzać się na każde żądanie klienta, możesz wyjaśnić mu, jak nowe priorytety wpłyną na dotychczasowy harmonogram projektu i zapytać, czy nie ma nic przeciwko temu.
Coś w rodzaju: „Jeśli dodamy tę nową funkcję, które z istniejących zadań powinniśmy odłożyć na później?” nie tylko chroni osie czasu, ale także angażuje klientów w podejmowanie kompromisów.
⚡ Archiwum szablonów: Free szablony do ustalania priorytetów projektów
Podziel duże projekty na łatwe do zarządzania kamienie milowe
Dzieląc duże, niejasne zadania na mniejsze, możesz nie tylko zmierzyć postępy, ale także zapobiec sytuacji, w której klienci dodają kolejne zadania bez zastanowienia.
Gdy każde zadanie ma widoczność na tablicy projektu, łatwiej jest nimi zarządzać i dostarczać je na czas.
🌟 Przykład: Rozważmy uruchomienie kampanii. Zamiast traktować „tworzenie zasobów kampanii” jako pojedyncze zadanie, można podzielić je na „projekt banera głównego”, „napisanie tekstu strony docelowej” i „grafiki produktu do mediów społecznościowych”.
Regularnie śledź obciążenie pracą i dostępność zasobów
Częsty błąd przy zarządzaniu wieloma projektami? Przydzielanie zadań bez sprawdzenia, czy zespół rzeczywiście ma na to czas.
Planowanie obciążenia zapewnia sprawiedliwą i realistyczną dystrybucję pracy. Pozwala również na prowadzenie rozmów z klientami w oparciu o fakty, np. „Możemy zająć się tym w następnym sprincie, ale dodanie tego teraz opóźni realizację kamienia milowego X”.
🌟 Przykład: Jeśli Twój projektant ma już zaplanowane 30 godzin pracy w tym tygodniu, unikaj przydzielania mu kolejnych „pilnych” zadań bez uprzedniego usunięcia innych pozycji z jego listy zadań do wykonania.
⭐ Dodatkowa korzyść: pomocni mogą być agenci AI w ClickUp.
Gotowe agenty zajmują się wszystkimi rutynowymi zadaniami: wykonują przypomnienia dla zespołu dotyczące terminów, udostępniają codzienne aktualizacje klientom lub odpowiadają na szybkie pytania dotyczące projektu.
Skonfiguruj niestandardowego agenta, aby zautomatyzować złożone działania, takie jak przydzielanie zadań na podstawie obciążenia pracą lub udostępnianie podsumowań projektów interesariuszom. Dzięki temu Twoje projekty będą przebiegać płynnie w tle, bez konieczności ciągłego nadzoru.
Ustawienie agenta AI w ClickUp jest dość proste. Obejrzyj to wideo, aby dowiedzieć się, jak to zrobić:
⚡ Archiwum szablonów: bezpłatne szablony do śledzenia wielu projektów
Kontroluj rozszerzanie zakresu projektu przez klienta dzięki ClickUp
Rozszerzanie zakresu projektu i konkurencyjne priorytety są nieodłączną częścią życia profesjonalisty zajmującego się zarządzaniem projektami. Nie pozwól jednak, aby zniweczyły one Twój projekt.
Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu do zarządzania projektami możesz zwiększyć swoje zyski i efektywniej planować realizację zadań.
Teamwork jest idealnym rozwiązaniem dla agencji, które rozliczają się z klientami według stawki godzinowej lub potrzebują szczegółowej widoczności w zakresie rentowności i wykorzystania zasobów.
Asana najlepiej sprawdza się w zespołach, które cenią sobie strukturę — pomaga im ona planować powtarzalne cykle pracy, przeprowadzać automatyzację zatwierdzania i dostosowywać się do szerszych celów biznesowych.
Jednak ClickUp został stworzony z myślą o zarządzaniu zakresem prac dla zespołów każdej wielkości w ramach zunifikowanej, kompleksowej przestrzeni roboczej.
Jeśli potrzebujesz jednej platformy do zarządzania projektami, która zapewnia połączenie wszystkiego — od zakresu projektu i komunikacji z klientem po podsumowania oparte na AI i automatyzację cyklu pracy — ClickUp jest stworzony dla Ciebie.
Dzięki ClickUp Brain uzyskasz informacje uwzględniające kontekst, a dzięki automatyzacji i agentom AI Autopilot możesz zlecić rutynowe zatwierdzanie, aktualizacje i działania następcze, aby działały w tle, podczas gdy Ty skupisz się na strategii klienta.
Jeśli rozszerzanie zakresu projektu ogranicza Twoją zdolność do realizacji projektów, polecam zarejestrować się w ClickUp za darmo i wypróbować to narzędzie.