Come migrare da Airtable a ClickUp senza perdere dati

Airtable funziona bene quando i tuoi progetti sono semplici, con basi ordinate, tabelle organizzate e attività gestibili.

Ma dopo un certo punto, noterai che le visualizzazioni si moltiplicano, i campi diventano disordinati e le automazioni entrano in conflitto tra loro.

Come ultima risorsa, puoi ricorrere a strumenti e integrazioni esterni. Prima che te ne accorga, il tuo tool sprawl diventerà ingestibile e farai parte del gruppo di dipendenti che attiva/disattiva le piattaforme più di 3.600 volte al giorno.

Puoi evitare tutto questo semplicemente passando a ClickUp.

In questa guida ti mostreremo come trasferire i tuoi flussi di lavoro da Airtable a ClickUp senza perdere alcun dato, in modo che il tuo team, grande o piccolo che sia, possa rimanere produttivo e senza stress.

Perché i team passano da Airtable a ClickUp

Airtable è ottimo quando si gestiscono solo dati strutturati, ma man mano che il tuo team cresce, inizi ad aver bisogno di qualcosa di più di righe e colonne.

Ed è qui che la differenza tra ClickUp e Airtable diventa evidente.

ClickUp è il primo spazio di lavoro AI convergente al mondo che combina project management, gestione delle conoscenze e chat, il tutto alimentato dall'intelligenza artificiale che ti aiuta a lavorare in modo più rapido e intelligente.

Ecco cosa cambia quando i team effettuano la connessione tra Airtable e ClickUp:

Lista di controllo pre-migrazione

Prima di cliccare sul pulsante Esporta in CSV per integrare Airtable con ClickUp, prenditi un momento per impostare correttamente le basi. Un po' di preparazione ora ti farà risparmiare un sacco di pulizie e rielaborazioni in seguito.

Ecco le tre voci della lista di controllo da verificare prima di trasferire qualsiasi dato dal tuo database Airtable.

Identifica i flussi di lavoro da migrare

Inizia con una visione d'insieme: quale lavoro stai effettivamente trasferendo?

La maggior parte dei team si rende conto di aver archiviato vecchie campagne, esperimenti sospesi e basi incomplete che non necessitano di una nuova collocazione in ClickUp.

Cogli l'occasione per:

Pulisci i dati Airtable prima dell'esportazione

Consideralo come una pulizia di primavera dell'area di lavoro prima di trasferirti in uno spazio più grande e più intelligente. 🧽

I dati disordinati in Airtable rimarranno disordinati anche in ClickUp, ma ora sarà più difficile correggerli dopo l'importazione. Esegui queste rapide modifiche:

Configura la tua gerarchia ClickUp

Ora che sai cosa stai migrando e che è tutto perfettamente pulito, trova un posto chiaro dove sistemarlo. A differenza della struttura piatta di Airtable, la gerarchia dei progetti di ClickUp ti offre lo spazio necessario per scalare tra i vari reparti.

Piano dove inserire ogni flusso di lavoro dopo il processo di integrazione tra Airtable e ClickUp:

Passo dopo passo: come migrare da Airtable a ClickUp

Ecco una guida passo passo su come esportare dal tuo account Airtable e configurare la tua area di lavoro in ClickUp. 🤩

Passaggio n. 1: esporta i dati da Airtable

Prima di importare il tuo lavoro in ClickUp, inizia raccogliendo le tabelle che desideri migrare in Airtable. Queste potrebbero essere:

❗ Nota: il formato di esportazione più semplice è CSV per ogni tabella. Airtable supporta anche le esportazioni JSON, ma CSV offre un'esperienza di mappatura più fluida in ClickUp.

Ecco come esportare:

1. Apri una tabella

2. Clicca su Visualizza > Scarica CSV

3. Salva ogni tabella separatamente

Ora i tuoi dati di origine sono pronti per il trasferimento.

Passaggio n. 2: preparare i dati per ClickUp

Prima del caricamento, prepara il tuo foglio di calcolo per l'importazione, soprattutto se contiene molti dati collegati.

Assicurati che:

❗ Nota: ClickUp supporta fino a 10.000 righe per ogni batch di importazione. Per i file più grandi, suddividili in gruppi più piccoli.

Passaggio n. 3: importare i dati in ClickUp

ClickUp Import semplifica il trasferimento dei tuoi dati Airtable esistenti nella piattaforma, indipendentemente dal fatto che siano archiviati in Excel, CSV, XML, JSON, TSV o in un file TXT.

L'ultima versione di ClickUp Spreadsheet Importer supporta più tipi di file. Consente inoltre di importare in elenchi, cartelle o spazi esistenti e utilizza la mappatura intelligente (basata su IA e importazioni storiche) per abbinare le colonne del foglio di calcolo ai campi ClickUp corretti.

Segui questi passaggi per trasferire il tuo foglio di calcolo su ClickUp senza problemi:

Passaggio n. 1: apri l'importatore

Un nuovo elenco denominato Importazione foglio di calcolo viene creato automaticamente nello spazio selezionato.

Passaggio n. 2: mappa i tuoi campi (importante)

La mappatura dei campi è il processo che consiste nell'abbinare ogni colonna del tuo file Airtable al campo corretto in ClickUp quando importi i dati. Immagina di dire a ClickUp: questa colonna è il nome dell'attività, questa dovrebbe diventare un elenco a discesa, oppure queste email sono assegnatarie.

L'importatore ti aiuta abbinando automaticamente le tue colonne ai campi ClickUp più simili. Sullo schermo vedrai due colonne:

Cosa si mappa bene da Airtable

❗ Nota: il nome dell'attività è obbligatorio per ogni riga e gli stati devono essere presenti in ClickUp prima dell'importazione. Le relazioni nidificate e le formule di Airtable non vengono conservate. Inoltre, durante l'importazione è possibile creare o mappare campi personalizzati, ma funzioneranno solo i tipi supportati.

Devi:

1. Esamina ogni corrispondenza per confermarne l'accuratezza

2. Mappa il nome dell'attività poiché è l'unico campo obbligatorio

3. Seleziona Aggiungi come nuovo campo personalizzato se hai bisogno di un campo che non è ancora presente nel tuo spazio

4. Gli assegnatari non validi (email non presenti nell'area di lavoro) possono essere:

Passaggio n. 3: revisione finale e correzioni

Prima di confermare l'importazione, potrai visualizzare un'anteprima di tutte le attività. Utilizza questi strumenti:

E poi? Rilassati e lascia che l'alternativa ad Airtable si occupi dell'elaborazione. Una volta terminato, vedrai la tua importazione elencata nella Cronologia e tutte le attività appariranno nell'Elenco che hai assegnato.

Passaggio n. 4: ricostruisci le visualizzazioni

Se stai passando a ClickUp solo per ricreare l'esatto foglio di calcolo che avevi in Airtable, stai perdendo il senso stesso del passaggio. 😕

Le visualizzazioni di ClickUp ti offrono la flessibilità di visualizzare il tuo database nel modo che preferisci. Ecco una tabella che confronta le visualizzazioni utilizzate in Airtable con quelle disponibili in ClickUp.

📌 Esempio: supponiamo che il tuo team addetto alla gestione dei contenuti abbia appena importato il calendario editoriale da Airtable a ClickUp. Inizia dalla vista Elenco perché ti offre il familiare layout in stile foglio di calcolo che ti consente di verificare rapidamente che tutte le date, le categorie e gli incarichi siano stati trasferiti correttamente.

Quindi, invece di lasciare il tuo flusso di lavoro bloccato in una tabella, aggiungi una vista Calendario, che consente a scrittori ed editori di vedere immediatamente le sequenze di pubblicazione e riprogrammare i post semplicemente trascinandoli su una nuova data.

Per gestire effettivamente la produzione, passa alla vista Bacheca, dove i contenuti passano attraverso fasi come Bozza > Revisione > Approvato > Pubblicato con un semplice drag-and-drop.

🚀 Vantaggio di ClickUp: Ti mancano le tue fidate righe e colonne? La vista Tabella di ClickUp ti offre il familiare foglio di calcolo che ami di Airtable, ma integrato direttamente nei tuoi flussi di lavoro, in modo che ogni riga diventi un'attività eseguibile.

Passaggio n. 5: ricrea le automazioni e le integrazioni

Le automazioni di Airtable funzionano per eventi semplici del database, ma rimangono all'interno del record e non comprendono realmente il tuo processo o contenuto.

Le automazioni di ClickUp, invece, sono direttamente collegate alle tue attività, ai tuoi documenti, alle tue visualizzazioni, ai tuoi commenti, ai tuoi sprint e ai tuoi moduli di invio.

Per ricreare le automazioni in ClickUp, inizia con un elenco delle tue attuali automazioni Airtable. Trigger Airtable comuni e loro equivalenti in ClickUp:

Una volta implementate le automazioni di base "equivalenti ad Airtable", integra ClickUp Brain, l'assistente basato sull'intelligenza artificiale della piattaforma, per gestire il lavoro di elaborazione che prima facevi manualmente.

Ecco un esempio di automazione del flusso di lavoro:

⚙️ Trigger: lo stato cambia in "Pronto per la revisione"

⚙️ Azioni:

⚙️ Risultato: il revisore apre l'attività e vede immediatamente un riepilogo/riassunto chiaro generato dall'IA, invece di dover scorrere la cronologia.

E non finisce qui. Le automazioni di integrazione ti consentono di automatizzare le attività ripetitive nei tuoi strumenti preferiti. Ad esempio:

⭐️ Bonus: Oltre alle azioni IA in un unico passaggio, gli agenti AI di ClickUp ti aiutano a creare flussi di lavoro intelligenti e sempre attivi che gestiscono attivamente il lavoro del tuo team.

Utilizza gli agenti predefiniti per gestire scenari comuni come la visualizzazione dei documenti delle riunioni per gli elementi da intraprendere. E quando hai bisogno di qualcosa su misura per il tuo processo specifico, gli agenti personalizzati ti consentono di definire le tue regole e risposte.

Passaggio n. 6: ricrea i moduli

Se utilizzi i moduli Airtable per raccogliere gli invii, puoi ricreare quella configurazione con ClickUp Forms, ma con una maggiore intelligenza integrata.

Ecco una guida rapida:

1. Vai all'Hub dei moduli o crea un modulo direttamente da un Elenco e i tuoi invii verranno automaticamente convertiti in attività o attività secondarie

2. Adatta la tua attuale struttura Airtable utilizzando campi personalizzati come elenchi a discesa, date, numeri di telefono, URL e altro ancora

3. Personalizza il modulo in base alle tue esigenze con layout, tema, colori e pagine di conferma personalizzati

4. Una volta pubblicato, condividi il tuo modulo tramite un link pubblico, incorporalo nel tuo sito e controlla i risultati tramite Attività, Dashboard o anche ClickUp Brain

Passaggio 7: configura le autorizzazioni e la condivisione

Una volta che i tuoi dati sono online, stabilisci chi può vedere cosa. ClickUp offre diversi livelli di accesso:

Se in precedenza hai effettuato la condivisione pubblica delle basi Airtable, ClickUp offre delle alternative:

🚀 Vantaggio di ClickUp: trasforma ClickUp BrainGPT nel tuo assistente post-migrazione. Una volta che i tuoi CV o i flussi di lavoro di sincronizzazione hanno importato i dati in ClickUp, lo strumento basato sull'IA ti aiuta a pulirli, strutturarli e ottimizzarli più rapidamente.

Puoi sfruttare:

Cosa fare dopo la migrazione

Il trasferimento dei tuoi dati da Airtable a ClickUp è solo il primo passo. Ora si tratta di trasformare le informazioni importate in flussi di lavoro organizzati e fruibili su cui il tuo team può fare affidamento ogni giorno.

Ecco cosa dovresti fare ora. 👇

Crea dashboard per la reportistica

Utilizza i dashboard di ClickUp per ottenere una vista dettagliata di tutto il tuo lavoro. Puoi creare i tuoi dashboard utilizzando modelli predefiniti o personalizzarli aggiungendo schede che tengono traccia di metriche chiave come il completamento delle attività, il carico di lavoro, le tempistiche e le priorità.

Ti consente di incorporare grafici, aggiungere note e persino esportare o effettuare la condivisione di dashboard (in formato PDF o all'interno di ClickUp) per mantenere tutti allineati.

Crea viste salvate per diversi team

Con i tuoi dati in ClickUp, ora puoi sostituire le "visualizzazioni a griglia" di Airtable, tanto preferite da tutti, con visualizzazioni ClickUp personalizzate e filtri salvati.

Ad esempio, il reparto Customer Success potrebbe utilizzare una vista Tabella filtrata che mostra gli account delle aziende raggruppati per CSM. Il reparto Engineering potrebbe lavorare da una vista Bacheca in stile Kanban raggruppata per stato, mentre il reparto Marketing potrebbe utilizzare una vista Calendario incentrata sulle date delle campagne.

Una volta trovata la visualizzazione giusta, salva i filtri attivi e l'ordinamento in modo che gli utenti possano tornare a quella configurazione con un solo clic. Puoi salvare i filtri in modo privato o come filtri dell'area di lavoro, consentendo a più team di condividere la stessa visualizzazione senza doverla riconfigurare continuamente.

Usa ClickUp AI per riassumere i contenuti importati

I dati importati da Airtable spesso contengono descrizioni lunghe, thread di commenti gonfiati e note legacy. Utilizza ClickUp Brain sulle attività per riepilogare rapidamente le descrizioni e le attività, in modo che i nuovi titolari possano comprendere il contesto senza leggere l'intera cronologia. ​

Può:

Se migri dati o testo formattato in ClickUp Documenti, utilizza Ask IA per generare contenuti puliti e chiarire le sezioni confuse, o anche per estrarre gli elementi da intraprendere in nuove attività.

Scopri come ClickUp Brain trasforma lunghi aggiornamenti in rapidi riassunti. 👇

Imposta i campi obbligatori, le fasi del flusso di lavoro e le regole relative ai dati

Un foglio di calcolo ti permette di cavartela con righe compilate solo a metà, ma ClickUp è lo strumento che ti permette di mettere ordine. Esamina i tuoi elenchi principali e decidi quali campi personalizzati devono essere compilati prima di poter procedere con il lavoro, come titolare, cliente, preventivo o priorità.

Ottimizza quindi il tuo flusso di lavoro con gli stati personalizzati, in modo che riflettano un ciclo di vita reale invece di vaghi "Da fare/In corso/Terminato".

Per mantenere la qualità dei dati e applicare i flussi di lavoro, definisci i campi obbligatori (ad esempio, data di scadenza, assegnatario, priorità). Ciò garantisce che le informazioni chiave vengano sempre acquisite quando vengono creati o aggiornati gli impegni.

Ecco cosa ha detto John Strang, Marketing Operations, Vida Health, sull'utilizzo di ClickUp dopo Airtable:

Stavo lavorando con diversi strumenti e più utilizzavo Airtable, meno mi piaceva per la project management. Airtable non era adatto all'utilizzo da parte di più persone sullo stesso progetto ed era difficile collaborare con soggetti esterni.

Documenta i nuovi processi all'interno di ClickUp Docs

Infine, registra la tua nuova configurazione come documentazione interna aggiornata.

Usa ClickUp Docs per:

Collega questi documenti direttamente alle attività o ai progetti pertinenti, semplificando l'accesso dei membri del team alle istruzioni contestuali o alle sintesi dei progetti. Utilizza i commenti e le menzioni @ di ClickUp per collaborazioni in tempo reale e mantieni aggiornata la documentazione.

Airtable vs ClickUp: cosa cambia dopo la migrazione?

Quando passi da Airtable a ClickUp, stai essenzialmente passando da uno strumento incentrato sui dati a una piattaforma incentrata sulla gestione del lavoro.

Ecco una chiara panoramica di ciò che cambia effettivamente quando si sceglie il software di gestione delle attività.

🎥 Bonus: ecco la nostra raccolta delle migliori app per il project management.

Suggerimenti per una migrazione senza intoppi

Quando passi da Airtable a ClickUp, alcune pratiche oculate possono aiutarti a mantenere tutto in ordine e risparmiarti un sacco di grattacapi in seguito.

Usa questi suggerimenti come una lista di controllo. ☑️

Errori comuni nella migrazione e come evitarli

Ecco come evitare gli errori più comuni quando si passa a ClickUp.

Modelli per la migrazione da Airtable a ClickUp

Rendi la migrazione più agevole con modelli di project management predefiniti che forniscono una struttura coerente per il passaggio dei flussi di lavoro da Airtable a ClickUp.

1. Modello CRM ClickUp

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Il modello CRM di ClickUp ti offre uno spazio di lavoro di vendita già pronto, strutturato per l'esecuzione reale della pipeline. Invece di avere più visualizzazioni Airtable per ogni tabella, puoi passare istantaneamente dalle visualizzazioni Elenco, Bacheca, Calendario o Dashboard per vedere gli account per fase, titolare, sequenza o azioni imminenti.

E con campi personalizzati come dimensione dell'affare, probabilità e date del prossimo contatto, ottieni previsioni sugli affari che si aggiornano man mano che i tuoi rappresentanti aggiornano le loro attività.

2. Modello di calendario dei contenuti ClickUp

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Il modello di calendario dei contenuti di ClickUp riunisce tabelle, risorse e commenti in un unico hub di contenuti dinamico e interattivo. Trascinate e rilasciate le date di pubblicazione, modificate le priorità e visualizzate immediatamente l'andamento delle campagne, in modo che la vostra strategia rimanga allineata.

Con gli stati personalizzati creati per le reali pipeline editoriali (Bozza > Modifica > Pianificato > Pubblicato) e campi come Canale, Categoria, Link alla pubblicazione e Risorse, la reportistica diventa automatica.

3. Modello di roadmap dei prodotti ClickUp

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Il modello di roadmap di prodotto ClickUp è un modello strategico in continua evoluzione in cui ogni iniziativa è accompagnata da punteggi di affidabilità, stime del lavoro richiesto, impatto previsto, allineamento trimestrale e preparazione al rilascio. Utilizza 15 campi personalizzati creati per framework di prioritizzazione dei prodotti come RICE.

Rispetto ai modelli Airtable di base, qui il lavoro procede attraverso 10 stati personalizzati chiari del ciclo di vita, come Scoping > In Development > In QA Review > Released, quindi le riunioni di stato si trasformano in conferme di stato. Gli stakeholder possono visualizzare le stesse priorità con prospettive diverse utilizzando le viste Roadmap trimestrale, Bacheca delle iniziative e Lavagna online dell'impatto e dello sforzo.

4. Modello di gestione dell'inventario ClickUp

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Airtable semplifica la catalogazione, ma quando l'inventario cambia quotidianamente, è necessario un controllo in tempo reale. Il modello di gestione dell'inventario di ClickUp trasforma i record statici in un sistema che effettua il monitoraggio delle forniture, prevede la domanda e trigger azioni, senza creare formule complesse.

Utilizza il modello per aggiornare le quantità in tempo reale, attivare avvisi basati su soglie nel momento in cui le scorte raggiungono il livello di riordino e tenere conto dei Lead time dei fornitori per evitare ritardi che potrebbero influire sulle operazioni. Anche la ricerca diventa più intelligente. Crea filtri riutilizzabili per individuare gli elementi in base a stagionalità, priorità di vendita, categoria, stato di liquidazione e titolarità del dipartimento.

5. Modello di tracciamento progetti ClickUp

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Il modello ClickUp Project Tracker riunisce pianificazione, esecuzione e monitoraggio dello stato del progetto, così saprai sempre cosa è in linea con gli obiettivi e cosa richiede attenzione immediata. Gli indicatori di salute RAG ti consentono di segnalare immediatamente i rischi e intervenire per mantenere il lavoro in movimento.

Il monitoraggio integrato del tempo ti aiuta a confrontare il lavoro richiesto con le aspettative. Grazie alla visibilità delle risorse, i leader possono riassegnare o riequilibrare il lavoro sul posto per evitare sovraccarichi e ritardi. E se gestisci progetti ripetibili? Basta duplicare lo strumento di monitoraggio del tempo come base di riferimento e otterrai risultati coerenti ogni volta.

Trasforma i tuoi dati in lavoro che fa la differenza

Airtable semplifica la creazione di database, ma quando i team hanno bisogno di eseguire progetti, ottenere visibilità interfunzionale e automazioni su larga scala, non è all'altezza.

Se hai deciso di migrare da Airtable a ClickUp, stai dando a ogni titolare del flusso di lavoro responsabilità e automazione. Con la gerarchia dei progetti di ClickUp, le viste flessibili, le automazioni robuste e i modelli predefiniti, puoi ricreare i tuoi flussi di lavoro, semplificare la collaborazione e aggiungere intelligenza con funzionalità AI come ClickUp Brain e Autopilot Agents.

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Domande frequenti (FAQ)

Sì. ClickUp supporta l'importazione diretta di file CSV da Airtable; puoi esportare le tue basi Airtable come file CSV e importarle in elenchi, cartelle o spazi ClickUp. Potrebbe essere necessaria una mappatura per i campi personalizzati.

Sì. I file e gli allegati in Airtable possono essere importati nelle attività di ClickUp. Ogni allegato apparirà nell'attività a cui è collegato, conservando il contesto.

Alcune funzionalità specifiche di Airtable, come Airtable Automations, le formule dei record collegati e alcuni script avanzati, non possono essere importate direttamente. Dovrai ricreare le automazioni e le formule in ClickUp.

Dipende dalla dimensione e dalla complessità dei tuoi dati. Le basi di piccole dimensioni possono essere migrate in pochi minuti, mentre le configurazioni di grandi dimensioni con più tabelle e allegati possono richiedere ore. Pianificare e mappare in anticipo accelera il processo.

Sì, le visualizzazioni di Airtable non vengono trasferite direttamente. Le visualizzazioni di ClickUp (elenco, Bacheca, Calendario, diagramma Gantt, ecc.) ti consentono di ricreare e persino migliorare i tuoi flussi di lavoro oltre le visualizzazioni statiche.

Non ci sono costi aggiuntivi per l'importazione dei dati. I piani di ClickUp (Free, Unlimited, Business Plus) determinano funzionalità/funzioni come Visualizzazioni avanzate, Automazioni e IA, che possono influire su ciò che è possibile ricreare completamente da Airtable.

Sì, rispetto a un account Airtable, l'area di lavoro di ClickUp offre una soluzione più completa per la gestione dei progetti, il monitoraggio delle attività e la collaborazione. Avrai a disposizione diversi elenchi, visualizzazioni, automazioni e una gestione del flusso di lavoro basata sull'intelligenza artificiale per ridurre il più possibile il lavoro manuale.