Come scegliere gli strumenti di collaborazione per migliorare la produttività

Il tuo team ha appena tenuto una riunione di 30 minuti per decidere quale piattaforma utilizzare per programmare riunioni di 30 minuti. L'ironia della situazione non sfugge a nessuno.

Gli strumenti di collaborazione avrebbero dovuto semplificare il lavoro. In qualche modo, ti sei ritrovato con sette app diverse, nessuna delle quali comunica con le altre, e un team pronto a tornare ai piccioni viaggiatori.

Non è che gli strumenti di collaborazione siano cattivi. È che sceglierne quelli sbagliati trasforma il tuo team in nomadi digitali che vagano tra le piattaforme.

Ecco cosa rende difficile questa scelta: ogni strumento promette di essere quello di cui il tuo team ha bisogno. Tutti hanno demo accattivanti. Tutti sostengono di aumentare la produttività del 347%. E tutti sembrano perfetti fino al terzo giorno, quando ti rendi conto che metà del tuo team non riesce a capire come taggare qualcuno in un commento.

Questa guida spiega come scegliere gli strumenti di collaborazione più adatti alle esigenze del tuo team. Tratteremo gli aspetti da valutare, le funzionalità/funzioni realmente importanti e alcune delle migliori opzioni disponibili (sì, compreso ClickUp!). ​​​​​​​​​​​​​​​​

Cosa sono gli strumenti di collaborazione?

Quando qualcuno aggiorna lo stato di un'attività alle 21:00, il resto del team lo vede la mattina successiva senza che nessuno invii e-mail di aggiornamento. In questo modo i progetti continuano ad andare avanti anche quando i membri del team lavorano in orari diversi o da luoghi diversi.

Tipi di collaborazione

La collaborazione può assumere molte forme e comprenderne le diverse tipologie può aiutare i team a lavorare insieme in modo più efficace.

Come valutare gli strumenti di collaborazione

Ecco come scegliere gli strumenti di collaborazione più adatti al tuo team.

Esegui progetti reali durante i periodi di prova

Dimentica i progetti campione puliti che i fornitori preparano per le demo.

Prendete il vostro progetto più complesso in corso con scadenze reali, dipendenze multiple e il caos che il vostro team affronta quotidianamente, quindi caricatelo sulla piattaforma. Lo strumento di collaborazione gestirà la complessità reale o fallirà, e in pochi giorni saprete con quale delle due situazioni avete a che fare.

Presta attenzione a questi punti di attrito:

Fai una prova con i membri del tuo team meno esperti di tecnologia.

Affida la piattaforma al membro del tuo team che impiega più tempo ad adattarsi ai nuovi software. Lo strumento di collaborazione di team che funziona alla perfezione per i tuoi project manager ma confonde tutti gli altri diventa uno strumento che nessuno usa.

Guarda come questi utenti gestiscono le situazioni quotidiane per determinare i tassi di adozione:

Misura i cambiamenti

Quanto tempo impiega il tuo team nelle riunioni di aggiornamento, nella ricerca di file nelle threads di email o nel capire chi è responsabile di cosa? Utilizza il nuovo strumento per due settimane e misura nuovamente le stesse attività.

Effettua il monitoraggio di queste metriche:

Verifica la qualità dell'integrazione con i sistemi esistenti

Collega la piattaforma alla tua email, al Calendario e allo spazio di archiviazione file, quindi utilizza queste integrazioni per una settimana.

Integrazioni deboli significano gestire i dati in sistemi paralleli, il che vanifica l'intero scopo. Prova questi scenari di integrazione:

Verifica l'esperienza mobile in condizioni realistiche

Accedi al lavoro dal tuo telefono durante il tragitto casa-lavoro o tra una riunione e l'altra e prova ad approvare una richiesta, rivedere un documento o riassegnare un'attività.

Uno strumento che funziona perfettamente su desktop ma che funziona a malapena su dispositivi mobili non è più adatto al modo in cui operano i team. Valuta queste funzionalità:

Quanto dovresti pagare per uno strumento di collaborazione?

Il tuo budget dovrebbe essere commisurato alle dimensioni del tuo team, alla complessità del progetto e al costo attuale per la tua azienda del tempo sprecato per il coordinamento.

0-30 $ al mese

Le opzioni gratuite e a basso costo sono adatte a team con meno di 10 membri che gestiscono progetti semplici. Avrai a disposizione elenchi di attività di base, condivisione di file e chat di gruppo, ma dovrai fare i conti con limiti di archiviazione e personalizzazione. La maggior parte delle piattaforme in questa fascia di prezzo limita funzionalità quali visualizzazione della Sequenza, automazione o accesso ospiti.

100-300 $ al mese

Questa gamma supporta da 15 a 50 persone che necessitano di una migliore visibilità dei progetti, monitoraggio del tempo e campi personalizzati.

Otterrai spazio di archiviazione ampliato, supporto con priorità e integrazioni con il tuo Calendario e i tuoi sistemi di file. I team in questa fase spesso scoprono che i diversi stili di comunicazione sul posto di lavoro creano lacune di coordinamento, e la piattaforma giusta colma queste differenze rendendo visibile a tutti lo stato dei progetti.

500-1.500 $ al mese

Teams con 50-200 persone che gestiscono progetti con molteplici dipendenze e scadenze rigorose sono l'ideale in questo caso. Avrai accesso a reportistica avanzata che mostra l'utilizzo delle risorse e la pianificazione della capacità.

Le funzionalità/funzioni che utilizzano l'IA per il project management aiutano a prevedere i ritardi sulla base dei modelli storici e suggeriscono assegnazioni ottimali delle attività. Questo livello ripaga quando il mancato rispetto delle scadenze triga a trigger penali contrattuali o quando una cattiva allocazione delle risorse costringe ad assumere costosi appaltatori.

2.500 $+ al mese

Le grandi organizzazioni con oltre 200 utenti necessitano di conformità di sicurezza avanzata, Single Sign-On (SSO) e integrazioni personalizzate con i sistemi esistenti. Il software di collaborazione documentale aziendale di questo livello include il controllo delle versioni con audit trail dettagliati, autorizzazioni granulari e certificazioni di conformità che soddisfano i requisiti dei settori regolamentati.

Strumenti di collaborazione online più diffusi sul mercato

Ecco una panoramica degli strumenti di collaborazione digitale più popolari e delle caratteristiche che li contraddistinguono.

1. ClickUp (ideale per il project management unificato e la comunicazione tra i membri del team)

Aiuta il tuo team a lavorare in modo più intelligente con ClickUp Chat

ClickUp è uno spazio di lavoro AI convergente che unifica la project management, la gestione delle conoscenze e la chat in tempo reale, tutto in un unico posto. A differenza degli strumenti tradizionali che contribuiscono alla dispersione del lavoro disseminando informazioni e conversazioni su più app scollegate tra loro, ClickUp riunisce il lavoro, le conoscenze e la comunicazione dell'intero team.

Questa convergenza elimina il caos derivante dal passaggio da uno strumento all'altro, riduce i silos e garantisce a tutti un contesto completo.

Ciò significa che i team possono collaborare senza soluzione di continuità ai progetti, condividere e organizzare le conoscenze e comunicare istantaneamente, sia attraverso attività, documenti o canali di chat. L'IA è profondamente integrata in tutta la piattaforma, aiutandoti ad automatizzare il lavoro di routine, a far emergere le informazioni rilevanti e a generare intuizioni in modo da poter lavorare in modo più rapido e intelligente. Vediamo come:

Mantieni le conversazioni collegate al lavoro

ClickUp Chat mantiene le conversazioni legate al lavoro a cui appartengono. Un singolo messaggio può diventare un'attività o un FollowUp, in modo che nulla vada perso.

Ad esempio, durante la riprogettazione di un sito web, uno sviluppatore interviene nella chat per segnalare che il flusso di checkout non funziona su Safari. Il product manager converte quel messaggio in un'attività, la assegna al team di controllo qualità e allega lo screenshot condiviso nel thread.

Il bug viene registrato, assegnato e sottoposto a monitoraggio prima ancora che la conversazione finisca.

Inoltre, la chat su dispositivi mobili consente di ricevere aggiornamenti in modo fluido, anche durante il lavoro sul campo o in viaggio.

Porta le discussioni dal vivo nell'area di lavoro

Alcune decisioni vengono prese più rapidamente di persona. SyncUps in Chat riunisce videochiamate, condivisione dello schermo e bacheche delle attività nello stesso spazio. I team possono riunirsi, effettuare modifiche e registrare tutto in un unico flusso.

Ad esempio, un team di marketing globale utilizza SyncUp per finalizzare le risorse creative per una campagna imminente. Durante la condivisione dello schermo della bacheca di progettazione, il direttore creativo modifica le scadenze, assegna le attività di rifinitura finale e registra la sessione.

Sono supportati in modo uguale diversi stili di collaborazione: quelli che preferiscono le discussioni dal vivo e quelli che preferiscono aggiornarsi in un secondo momento.

Mantieni la documentazione sempre aggiornata

ClickUp Docs offre ai team un unico documento dinamico collegato direttamente ai progetti.

Ad esempio, un team delle risorse umane che prepara l'inserimento di 15 nuovi assunti crea un unico documento che descrive i programmi di formazione, la configurazione IT e i link alle politiche aziendali. Il reparto IT viene taggato direttamente all'interno del documento per confermare la creazione dell'account e il responsabile delle assunzioni aggiunge una lista di controllo per l'orientamento del primo giorno.

Tutti effettuano le stesse modifiche al medesimo file, quindi quando gli orari cambiano, gli aggiornamenti vengono visualizzati immediatamente da tutto il team.

Ancora meglio? Puoi @menzionare i membri del team e lasciare note di feedback con Assign Comments in ClickUp per una chiara responsabilità.

Comprendi immediatamente le informazioni

I progetti generano aggiornamenti infiniti e la ricerca tra le app fa perdere tempo. ClickUp Brain, l'assistente AI integrato, fornisce ai team risposte immediate attingendo da attività, documenti e canali di chat.

Supponiamo che un program manager debba prepararsi per un briefing con gli stakeholder. Può chiedere a ClickUp Brain: "Riassuma gli attuali ostacoli al rilascio dell'app mobile".

ClickUp Brain analizza le conversazioni in chat, le attività ripetitive e le note di SyncUps, quindi fornisce un breve elenco di ostacoli. Il manager inserisce quindi il riepilogo/riassunto in un documento e lo condivide come parte del rapporto settimanale.

Le migliori funzionalità di ClickUp

Limiti di ClickUp

Prezzi di ClickUp

Valutazioni e recensioni di ClickUp

Cosa dicono gli utenti reali di ClickUp?

Ansh Prabhakar di Airbnb condivide la sua esperienza con ClickUp:

ClickUp offre tantissime funzionalità in un unico posto, come la project management, opzioni di brainstorming, gestione delle attività, pianificazione dei progetti, gestione della documentazione, ecc. Ha decisamente semplificato la vita, perché è facile da usare, l'interfaccia utente è ben progettata e la collaborazione all'interno del team e con altri team è più semplice. Siamo riusciti a gestire meglio il lavoro, a monitorarlo e a creare reportistica in modo facile e, grazie alle riunioni giornaliere sui progressi, è stato facile pianificare il futuro.

2. Slack (ideale per la messaggistica in tempo reale tra i membri del team)

Con Slack, avrai a disposizione un software di collaborazione per team che sostituisce l'incubo delle email con cui la maggior parte dei team deve fare i conti. Avrai a disposizione canali invece di thread in cc che sfuggono al controllo: uno per le campagne di marketing, un altro per i bug dei prodotti, magari uno per la condivisione di foto di cani. Ogni conversazione rimane nel proprio ambito.

Le app si collegano direttamente, quindi i tuoi strumenti di project management e gli inviti del Calendario confluiscono direttamente nei canali pertinenti. La gestione collaborativa del lavoro su dispositivi mobili ti consente di partecipare alle conversazioni da qualsiasi luogo, ma che questo sia un vantaggio o uno svantaggio dipende dai tuoi limiti.

Le migliori funzionalità di Slack

Limiti di Slack

Prezzi di Slack

Valutazioni e recensioni su Slack

Cosa dicono gli utenti reali di Slack?

Un utente ha scritto nella sua recensione:

Mi piace molto la possibilità di organizzare le aree di lavoro o i canali in Slack, che mi permette di identificare esattamente ciò che voglio controllare e raccogliere tutte le informazioni relative in quel punto. Slack si è dimostrato uno strumento prezioso per aumentare la produttività nella gestione delle informazioni nella mia azienda. Inoltre, mi motiva il fatto che offre una migliore integrazione con i progetti rispetto a Discord, il prodotto da cui siamo migrati. Ciò dimostra la sua capacità di adattarsi meglio alle nostre esigenze a livello di project management.

3. Microsoft Teams (ideale per gli utenti di Microsoft 365)

Teams è la scelta giusta se la tua azienda utilizza già l'ecosistema Microsoft.

Tutto è collegato: il calendario di Outlook genera automaticamente i link alle riunioni, i documenti Word si aprono direttamente nelle finestre di chat e SharePoint gestisce lo spazio di archiviazione dei file dietro le quinte. Non dovrai più passare continuamente da un'app all'altra o occuparti dei problemi di controllo delle versioni, perché Teams e Office 365 comunicano tra loro.

La piattaforma include controlli di sicurezza dei dati e funzionalità/funzioni di conformità per le organizzazioni che ne hanno bisogno. Anche se l'interfaccia richiede un po' di tempo per abituarsi, soprattutto se provieni da piattaforme più semplici, l'integrazione funziona una volta che sei nel mondo Microsoft.

Le migliori funzionalità di Microsoft Teams

Limitazioni di Microsoft Teams

Prezzi di Microsoft Teams

Business

Enterprise

Valutazioni e recensioni di Microsoft Teams

Cosa dicono gli utenti reali di Microsoft Teams?

Un utente ha scritto nella sua recensione:

La funzionalità migliore è la perfetta integrazione con l'ecosistema Microsoft 365. La possibilità di pianificare una videochiamata direttamente da Outlook e la sincronizzazione istantanea degli inviti del Calendario consentono di risparmiare molto tempo. La qualità video è generalmente affidabile e funzioni come la sfocatura dello sfondo e la soppressione del rumore contribuiscono a rendere le riunioni remote professionali, anche in un ambiente rumoroso.

4. Notion (ideale per la documentazione flessibile delle aree di lavoro)

Notion ti fornisce gli elementi fondamentali e ti dice "Capisci come funziona". Può sembrare complicato, ma significa che non sei costretto a seguire la struttura del flusso di lavoro di qualcun altro. Puoi creare database, wiki, elenchi di attività e calendari che soddisfano le esigenze del tuo team.

Una pagina può iniziare come semplici appunti di riunione, per poi trasformarsi in un hub di progetto che collega documenti correlati, effettua il monitoraggio delle attività e incorpora progetti Figma. Tutto è collegato tramite backlink e relazioni, creando una rete di informazioni. La flessibilità significa che dovrai dedicare del tempo iniziale alla creazione del tuo sistema, ma una volta avviato, Notion si adatterà al tuo modo di pensare.

Le migliori funzionalità di Notion

Limiti di Notion

Prezzi di Notion

Valutazioni e recensioni di Notion

Cosa dicono gli utenti reali di Notion?

Un utente ha scritto nella sua recensione:

Utilizzo Notion per diversi scopi, tra cui prendere appunti durante le riunioni, creare SOT per il mio team, effettuare la condivisione di conoscenze, creare guide di onboarding e svolgere ricerche personali. Mi piace come Notion mi aiuti a rimanere organizzato, consentendomi di avere tutto ciò di cui ho bisogno in un unico posto. È piuttosto intuitivo, il che significa che posso navigare tra le sue funzionalità/funzioni ed eseguire facilmente diverse attività, come aggiungere tabelle di dati. Apprezzo il fatto che Notion supporti più collaboratori, consentendo il lavoro collaborativo e fornendo al contempo la flessibilità necessaria per mantenere privati i documenti, se necessario. Mi piace la funzionalità che mi permette di aggiungere alcune pagine che visito frequentemente ai preferiti, garantendomi un accesso rapido. Nel complesso, la configurazione iniziale di Notion è stata abbastanza semplice e, nonostante una curva di apprendimento, è intuitivo e facile da usare.

5. Zoom (ideale per videoconferenze affidabili)

Zoom gestisce le videochiamate con velocità Internet variabili. La tua chiamata mantiene la connessione mentre stai facendo una presentazione ai clienti o conducendo riunioni con il team da un bar. Organizzare riunioni è semplice: basta generare un link, inviarlo e il gioco è fatto.

Le breakout room consentono di suddividere gruppi numerosi in discussioni mirate, per poi unire nuovamente tutti i partecipanti quando sei pronto. Puoi sfocare lo sfondo, effettuare la condivisione di finestre specifiche invece dell'intero desktop e registrare tutto per chi non ha potuto partecipare. La piattaforma è scalabile dalle chiamate individuali ai webinar con migliaia di partecipanti, senza richiedere un'interfaccia diversa o una configurazione complicata.

Le migliori funzionalità di Zoom

Limiti di Zoom

Prezzi di Zoom

Privati e aziende

Valutazioni e recensioni di Zoom

Cosa dicono gli utenti reali di Zoom?

Un utente ha scritto nella sua recensione:

Utilizzo Zoom Workplace principalmente per condurre interviste, corsi di formazione e riunioni, e apprezzo molto le sue chiare funzionalità di audio e videoconferenza. Ciò garantisce una comunicazione efficace e aiuta a identificare la persona che viene intervistata, il che è fondamentale per il mio lavoro. Trovo che le funzionalità di videoconferenza e condivisione dello schermo siano preziose, poiché facilitano le presentazioni e le interazioni senza soluzione di continuità. Inoltre, mi piace la funzionalità "alzare la mano", che consente alle persone di fornire feedback o intervenire durante una sessione di formazione o una riunione, promuovendo così discussioni interattive e inclusive. L'app e il supporto web migliorano l'accessibilità, consentendomi di utilizzare la piattaforma su vari dispositivi, il che è molto comodo. Apprezzo in particolare la possibilità di collegarmi con più membri del team contemporaneamente, una funzionalità che manca a molte altre app di videoconferenza, rendendo Zoom Workplace una scelta più versatile per la collaborazione e la comunicazione del team.

Strumenti di collaborazione per diversi casi d'uso

Scopriamo come questi strumenti di collaborazione di gruppo si adattano ai diversi flussi di lavoro e casi d'uso dei team. 🗒️

Team remoti e distribuiti

Il lavoro da remoto crea una sfida fondamentale: il tuo collega a Tokyo sta dormendo quando hai domande urgenti e aspettare 12 ore per una risposta uccide lo slancio.

La comunicazione asincrona risolve questo problema consentendo alle persone di contribuire con un lavoro significativo secondo i propri tempi, senza richiedere un coordinamento in tempo reale.

In tali scenari, il monitoraggio delle attività diventa la tua unica fonte di verità per la visibilità remota. Quando tutti possono vedere su cosa si sta lavorando e chi ne è responsabile, si elimina l'ansia di chiedersi se il lavoro venga effettivamente svolto. Ancora più importante, una corretta documentazione delle attività significa che i lavoratori remoti comprendono il contesto completo dietro gli incarichi.

Team creativi

Il lavoro creativo è disordinato, non lineare e difficile da monitorare con gli strumenti tradizionali di project management.

Le lavagne online ClickUp offrono ai team creativi lo spazio per pensare in modo visivo e collaborativo. I concetti possono evolversi in tempo reale durante le discussioni, con tutti che contribuiscono simultaneamente invece che a turno.

Oltre all'ideazione, i team creativi hanno bisogno di una solida gestione delle risorse. La domanda "quale file è la versione finale?" fa perdere più tempo creativo di quanto la maggior parte dei team creda. Le librerie centralizzate con controllo delle versioni e convenzioni di denominazione chiare consentono a designer e copywriter di trovare ciò di cui hanno bisogno in pochi secondi, invece di passare ore a cercare tra cartelle e cronologie di chat.

🚀 Vantaggio di ClickUp: ogni modifica e ogni cambiamento di versione sono importanti durante il monitoraggio dei feedback, e ClickUp Docs li ricorda tutti. La cronologia delle versioni consente al tuo team di ripristinare le modifiche, confrontare gli aggiornamenti e vedere chi ha fatto cosa, mantenendo il lavoro creativo trasparente e senza stress.

Team di progetto interfunzionale

La collaborazione interfunzionale fallisce in genere a causa di dipendenze invisibili, non per il lavoro richiesto. Il marketing ha bisogno delle funzionalità/funzioni del prodotto, il personale commerciale ha bisogno del materiale collaterale del marketing e l'ingegneria ha bisogno dei requisiti di tutti.

Una gestione delle attività che mostri chiaramente queste connessioni previene conflitti imprevisti. Ora che le dipendenze sono visibili, i team possono adeguarsi in modo proattivo invece di scoprire i problemi solo al momento del lancio.

Inoltre, i diversi reparti devono comprendere in che modo il loro lavoro si collega agli obiettivi aziendali, non solo a quelli del proprio team. Quando i dashboard mostrano lo stato dei progressi verso il raggiungimento di risultati condivisi, i team interfunzionali coordinano meglio il proprio lavoro perché comprendono perché alcune richieste sono urgenti mentre altre possono attendere.

Aziende

La sicurezza e le autorizzazioni diventano complesse quando migliaia di dipendenti necessitano di livelli di accesso diversi a informazioni diverse. Sono necessari controlli granulari che proteggano i dati sensibili senza creare così tante restrizioni da bloccare il lavoro.

Inoltre, la standardizzazione diventa fondamentale a livello di azienda. I diversi team sviluppano naturalmente i propri flussi di lavoro, che funzionano bene fino a quando non è necessario collaborare. Gli strumenti aziendali come ClickUp garantiscono una coerenza sufficiente per il lavoro tra i team, consentendo al contempo ai reparti la flessibilità necessaria per le loro esigenze specifiche.

Le capacità di integrazione sono importanti anche per le aziende, poiché lavorano con stack tecnologici sviluppati nel corso degli anni. La tua piattaforma di collaborazione deve connettersi perfettamente con i sistemi CRM, le piattaforme HR e gli strumenti specifici del settore, in modo che il flusso dei dati sia automatico. Funzionalità/funzioni come la ricerca approfondita basata sull'IA possono essere preziose in questo senso. 👇🏼

Teams a contatto con i clienti

I team del supporto devono affrontare un tipo di caos unico. Un cliente scopre un bug critico alle 16:47 di venerdì, un altro non riesce ad accedere al proprio account durante una demo del prodotto e qualcun altro ha bisogno di chiarimenti sulla propria fattura, il tutto nel giro di dieci minuti.

Il vero killer della produttività è il "toggle tax". Quando il tuo agente ha raccolto tutto il necessario per aiutare il cliente, sono passati 20 minuti e la frustrazione del cliente è raddoppiata.

Le piattaforme di collaborazione che centralizzano tutto fanno una differenza enorme. Quando le conversazioni con i clienti, le discussioni del team e la documentazione sono disponibili in un unico posto, gli agenti commerciali risolvono i problemi più rapidamente perché non devono cercare le informazioni.

Le funzionalità di assegnazione intelligente assicurano inoltre che i problemi complessi vengano gestiti dai membri più esperti del team, mentre le domande più semplici vengono risolte rapidamente dagli agenti IA del servizio clienti, evitando così colli di bottiglia che causano frustrazione sia ai clienti che al personale.

Errori comuni da evitare

Questi errori nell'uso degli strumenti di collaborazione creano inefficienze nascoste che si aggravano nel tempo:

🚀 Vantaggio di ClickUp: prendi il controllo della tua esperienza di chat su ClickUp personalizzando le impostazioni di notifica. Puoi anche disattivare le notifiche durante le ore di lavoro intense o impostare avvisi mobili con suoni specifici.

Suggerimenti bonus per ottenere il massimo dagli strumenti di collaborazione

Smetti di lavorare più del necessario con questi suggerimenti per migliorare il coordinamento del team:

Progetta la tua area di lavoro in base ai flussi di lavoro

Organizza gli spazi di collaborazione in base al flusso di lavoro della tua organizzazione.

Il lancio di un prodotto potrebbe richiedere uno spazio in cui i reparti di progettazione, marketing, ingegneria e commerciali possano collaborare, anziché lavorare in compartimenti stagni che richiedono un costante scambio di informazioni.

Gli spazi di progetto interfunzionali mantengono informati tutti gli stakeholder rilevanti senza costringere le persone a partecipare a tutti i canali dipartimentali. Il tuo team potrà vedere solo i progetti in cui è coinvolto, invece di dover gestire una miriade di aggiornamenti irrilevanti.

Documenta man mano che procedi

Il momento migliore per documentare qualcosa è proprio quando lo capisci, non settimane dopo, quando hai dimenticato i dettagli. Crea modelli che invitino le persone a documentare le decisioni, i passaggi di risoluzione dei problemi e le lezioni apprese come parte del completamento del lavoro.

Questa pratica consente di costruire la tua base di conoscenze interna in modo organico, senza richiedere sprint di documentazione dedicati che sembrano non arrivare mai.

Utilizza gli indicatori di disponibilità in modo significativo

Gli indicatori di stato come "in riunione" o "concentrato" dovrebbero sempre avere un significato.

Se il tuo stato è sempre "disponibile" anche quando non lo sei, le persone smetteranno di fidarsi del sistema e ti interromperanno comunque.

Gli indicatori di presenza onesti potrebbero aiutare i teams a coordinarsi meglio. Le persone sanno quando aspettarsi risposte rapide e quando lasciare messaggi asincroni dettagliati. Il tuo team potrebbe rispettare i momenti di concentrazione senza chiedersi se qualcuno li sta semplicemente ignorando.

Fai in modo che "terminato" abbia un significato

Il tuo team contrassegna le attività come completate, ma tre giorni dopo qualcuno chiede: "Aspetta, abbiamo terminato quella cosa?" perché nessuno è del tutto sicuro di cosa significhi "terminato". Questa ambiguità uccide la produttività più di qualsiasi altra cosa.

Definisci i criteri di completamento prima dell'inizio del lavoro, non quando qualcuno pensa di aver finito. Una campagna di marketing è terminata quando:

Allo stesso modo, un'attività di ingegneria è completata quando il codice è stato testato, revisionato, implementato e gli stakeholder interessati sono stati informati.

Queste definizioni impediscono il ciclo infinito del "solo un'altra cosa", in cui le attività non vengono mai realmente completate. Quando tutti comprendono esattamente cosa significa "completato", le persone smettono di riaprire il lavoro finito o di scoprire all'ultimo minuto che sono stati saltati passaggi fondamentali.

Crea spazi di collaborazione per il declino

La maggior parte degli strumenti di collaborazione rende facile coinvolgere le persone in progetti, canali e riunioni. Ciò che non riescono a fare bene è aiutare le persone a declinare con garbo il coinvolgimento quando non dovrebbero essere incluse.

Questo crea il problema opposto a quello che ci si aspetterebbe: le persone vengono coinvolte eccessivamente in lavori che non richiedono il loro contributo, diluendo la loro concentrazione su troppe cose. Il tuo sviluppatore non ha bisogno di partecipare a tutte le riunioni di marketing solo perché ha creato il prodotto. Il tuo designer non ha bisogno di partecipare a tutte le sessioni di pianificazione dello sprint.

I team intelligenti rendono socialmente accettabile e operativamente facile dire "Non ho bisogno di essere qui". Gli spazi di collaborazione dovrebbero indicare chiaramente chi deve partecipare attivamente e chi deve solo essere tenuto informato.

Le persone possono scegliere di non partecipare a canali o progetti senza preoccuparsi di perdere informazioni importanti, perché gli elementi veramente urgenti hanno un percorso separato che garantisce il coinvolgimento delle persone giuste.

Il futuro degli strumenti di collaborazione con l'IA

Ecco alcuni esempi di come l'IA sta trasformando il modo in cui i team collaborano:

Trova il tuo partner ideale nella collaborazione: ClickUp

Ogni team ha modi di lavorare diversi, ma tutti hanno bisogno di un luogo in cui idee, aggiornamenti e attività possano avere una connessione. La sfida consiste nel sapere come scegliere strumenti di collaborazione che eliminino la confusione invece di aggiungere ulteriore rumore.

ClickUp rende questa scelta più facile.

Riunisce chat, documentazione, attività e IA in un unico spazio, in modo che i team rimangano allineati dall'inizio alla consegna. Avrai meno grattacapi legati al passaggio da un'app all'altra, una collaborazione remota più fluida e più energia da dedicare al lavoro vero e proprio.

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Domande frequenti (FAQ)

Le funzionalità/funzioni più importanti da ricercare includono la messaggistica in tempo reale e le videochiamate per una comunicazione istantanea, il monitoraggio delle attività e dei progetti per mantenere chiare le responsabilità e le scadenze, la condivisione sicura dei file con controllo delle versioni per evitare confusione, l'integrazione con le app già utilizzate dal tuo team e la scalabilità, in modo che lo strumento possa crescere insieme al tuo team.

Potresti aver bisogno di un nuovo strumento se la comunicazione è spesso ritardata o poco chiara, le attività sono distribuite su più piattaforme, è difficile facilitare le conversazioni e effettuare il monitoraggio dello stato delle attività, le informazioni sensibili non sono ben protette o il tuo strumento attuale non è in grado di fornire il supporto necessario per la crescita del team.

Il software di project management è progettato per pianificare, monitorare e supervisionare i progetti, offrendo funzionalità quali scadenze, attività cardine e allocazione delle risorse. Il software di collaborazione, invece, si concentra sul lavoro di squadra quotidiano, fornendo messaggistica, condivisione di file e modifica collaborativa in tempo reale.

Il budget dipende dalle dimensioni e dalle esigenze del team. I team di piccole dimensioni possono spesso utilizzare strumenti digitali gratuiti o a basso costo, mentre quelli di medie e grandi dimensioni possono spendere 7-20 dollari al mese per utente per funzionalità avanzate. Le soluzioni di livello aziendale prevedono solitamente prezzi personalizzati per funzionalità, sicurezza e supporto migliorati.

ClickUp è il miglior strumento di collaborazione per team di grandi dimensioni in quanto è scalabile in modo efficace, supporta una comunicazione strutturata e centralizza la gestione delle attività, la condivisione dei documenti, l'automazione del flusso di lavoro e la collaborazione in un'unica piattaforma.