Quando si tratta di produttività, i team sono sempre alla ricerca di un vantaggio competitivo. Il nostro modo di lavorare è in continua evoluzione e, con esso, anche gli strumenti che utilizziamo per svolgere il nostro lavoro.
L'obiettivo dei software di gestione collaborativa del lavoro è aiutare i team a lavorare insieme in modo più efficiente, il che è perfettamente logico.
A chi non piace fare di più in meno tempo? Se utilizzati correttamente, questi strumenti aiutano i team a sfruttare al meglio le risorse a loro disposizione per portare a termine con successo i progetti.
Questa guida approfondisce il modo in cui tutto ciò avviene nella pratica.
Che cos'è la gestione collaborativa del lavoro?
La gestione collaborativa del lavoro è il processo di pianificazione, monitoraggio ed esecuzione delle attività da parte di un team di individui per raggiungere un obiettivo comune.
Fortunatamente, esistono strumenti di gestione collaborativa del lavoro che semplificano la pianificazione delle attività, anche se non tutti offrono una combinazione di funzionalità/funzioni adatte a ogni esigenza di collaborazione.
Qualsiasi strumento collaborativo degno di questo nome offre una serie di funzionalità/funzioni comuni che consentono un lavoro di squadra coordinato, quali:
- Assegnazione delle attività
- Monitoraggio e mantenimento dei progressi
- Condivisione dei file
- Messaggistica
- Pianificazione
- Creazione di elenchi di attività da fare
In definitiva, il miglior software di project management aiuta i project manager a semplificare i processi e a integrare una serie completa di strumenti intuitivi.
Vantaggi dell'utilizzo di strumenti di gestione collaborativa del lavoro
Parliamo dei vantaggi di lavorare con gli strumenti di gestione collaborativa del lavoro giusti.
Migliora il project management
Considera un progetto che richiede a un team di lavorare su più attività contemporaneamente. Senza un software di gestione collaborativa del lavoro, è facile che le cose vadano perse nella comunicazione o che i membri del team non siano consapevoli di ciò su cui stanno lavorando gli altri.
Gli strumenti giusti mantengono tutti informati e consentono loro di aggiornare i propri progressi secondo necessità, rendendo più facile per i manager tenere traccia dello stato del progetto e apportare le modifiche necessarie.
Consente l'indipendenza dalla posizione geografica
Gli strumenti e i software collaborativi consentono ai membri del team di lavorare ovunque e in qualsiasi momento. La collaborazione asincrona o in tempo reale garantisce ai membri del team un orario di lavoro più flessibile.
I progressi vengono monitorati e i problemi vengono identificati rapidamente. Le modifiche vengono apportate in tempo reale per mantenere tutti sulla strada giusta con un'unica fonte di verità.
Migliora la comunicazione e la collaborazione
Strumenti come ClickUp Whiteboard consentono una comunicazione rapida e semplice tra i membri del team grazie alle funzionalità/funzioni di chat live. Consentono ai team di effettuare la condivisione di aggiornamenti in tempo reale e centralizzare la cronologia delle chat relative alle decisioni critiche relative al progetto.
Riduzione dei costi del progetto
Risparmiare denaro è fondamentale!
Quando i team lavorano insieme in modo più efficiente, i costi dei progetti si riducono grazie a una migliore gestione delle risorse. Maggiore è il valore che un team ricava dalle proprie risorse, maggiori sono i vantaggi per tutti.
Aumenta la produttività rispettando le scadenze
Quando i membri del team collaborano in modo efficace, riescono a svolgere più lavoro in meno tempo. Ciò porta a un aumento della produttività dell'intero team. Anche le scadenze sono più facili da rispettare, perché uno strumento centralizzato di gestione del lavoro elimina le incomprensioni o gli incidenti, come la perdita di documenti, che rallentano il lavoro dei team.
Migliori processi decisionali
In un mondo in rapida evoluzione, è fondamentale migliorare il processo decisionale. Quando i membri del team lavorano insieme con una maggiore visibilità nei loro strumenti di gestione abituali, hanno più tempo a disposizione per prendere decisioni migliori.
E, come tutti sappiamo, decisioni migliori equivalgono a risultati migliori... che equivalgono a un risultato economico migliore.
Collaborazione in tempo reale
Con una piattaforma di produttività, i team utilizzano il rilevamento della collaborazione in tempo reale di ClickUp, che va oltre un semplice documento Google. Ad esempio, è possibile effettuare modifiche e aggiungere commenti al lavoro degli altri in tempo reale e vedere cosa stanno aggiungendo gli altri membri del team man mano che procedono.
ClickUp ti permette di fare tutto facilmente all'interno della tua area di lavoro. Non servono strumenti esterni per gestire i documenti!
Esempi di gestione collaborativa del lavoro
Ora che conosci i vantaggi di una gestione collaborativa efficace del lavoro, diamo un'occhiata ad alcuni esempi reali di come i team utilizzano gli strumenti collaborativi per gestire il proprio lavoro.
Team di creazione dei contenuti
Per i team che si occupano della creazione di contenuti, è fondamentale disporre di un hub centrale in cui tutti i membri del team possano collaborare in modo efficiente ai progetti. Utilizzando strumenti di gestione collaborativa del lavoro come ClickUp, i team possono pianificare, assegnare attività e monitorare lo stato dei progetti in tempo reale.
Remote Teams o Teams distribuiti
I team remoti o distribuiti hanno bisogno di un modo per rimanere in contatto e gestire il proprio lavoro in modo efficace senza trovarsi nello stesso luogo fisico. Gli strumenti di gestione collaborativa del lavoro offrono funzionalità di comunicazione in tempo reale, monitoraggio delle attività e condivisione dei file che rendono più facile per i team remoti rimanere in contatto e produttivi.
Team di pianificazione degli eventi
La pianificazione di eventi richiede coordinamento e collaborazione da parte di più membri del team. Con strumenti di gestione collaborativa del lavoro, gli organizzatori di eventi possono creare attività, assegnarle ai membri del team e effettuare il monitoraggio dello stato di avanzamento per garantire che tutto proceda secondo i piani.
Marketing Teams
I team di marketing devono lavorare insieme in modo fluido per creare e realizzare campagne. Gli strumenti di gestione collaborativa del lavoro offrono funzionalità come calendari condivisi, sequenze dei progetti e assegnazione delle attività che aiutano i team di marketing a rimanere organizzati e in linea con le loro campagne.
Come scegliere gli strumenti di collaborazione per la gestione collaborativa del lavoro
Scegliere uno strumento collaborativo è un compito arduo quando ce ne sono molti tra cui scegliere.
Ma un compito difficile non significa necessariamente impossibile. È utile iniziare delineando le caratteristiche specifiche del tuo team. Utilizzare sia le esigenze del team che gli obiettivi del progetto come criteri di riferimento incrociato è un modo per assicurarti di ottenere tutto ciò di cui hai bisogno in una soluzione di gestione collaborativa del lavoro. Pensa a:
- Le dimensioni e i flussi di lavoro del tuo team : proprio come non vorresti pagare per uno strumento con funzionalità/funzioni che il tuo team di due persone potrebbe non utilizzare mai, allo stesso modo non vorresti adottare uno strumento che limiti le capacità di un team in crescita.
- Il tuo budget : più complesse sono le tue esigenze di project management, più dovrai pagare per le funzionalità/funzioni premium.
- Le tue esigenze future: è importante scegliere uno strumento che soddisfi le esigenze attuali del tuo team. Ma qual è l'obiettivo del tuo team e di quali strumenti avrà bisogno una volta raggiunto?
Man mano che ti addentri nel processo di valutazione vero e proprio, ecco alcune domande generali su cui riflettere:
Hai bisogno di integrare altri strumenti software?
Se non sei sicuro, dai un'occhiata a come il tuo team svolge attualmente il proprio lavoro. Esistono strumenti di collaborazione che svolgono gran parte del lavoro pesante nella project management e che non desideri sostituire? Le tue soluzioni di gestione collaborativa del lavoro devono integrare un software dedicato alle videoconferenze?
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È prevista una curva di apprendimento?
Alcuni strumenti di collaborazione sono pensati per team più piccoli e sono più facili da usare, mentre altri sono più complessi e richiedono un po' di tempo per essere appresi dal tuo team. Considera la curva di apprendimento e il tempo necessario affinché i tuoi team possano partire con il piede giusto.
Com'è il supporto clienti?
Il supporto clienti è un aspetto facile da trascurare, ma è una parte fondamentale del processo di valutazione. È importante poter contattare facilmente qualcuno in caso di domande, problemi o necessità di assistenza tecnica. Alcuni strumenti software arrivano persino a offrire sessioni di formazione personalizzate per team di grandi dimensioni.
Qual è il miglior strumento di gestione collaborativa del lavoro?
ClickUp è il miglior strumento di gestione collaborativa del lavoro per startup, aziende e tutto ciò che sta in mezzo, per molte ragioni. Ecco una rapida panoramica dei potenti strumenti e delle funzionalità/funzioni di gestione collaborativa del lavoro offerti da ClickUp:
Lavora a modo tuo con oltre 10 visualizzazioni di progetto
I singoli collaboratori che lavorano su attività come parte di un team più ampio possono creare viste per approfondire il lavoro loro assegnato. Le viste più popolari includono:
- Vista Elenco: organizzate le vostre attività in un elenco ordinando, filtrando, raggruppando e personalizzando le colonne.
- Vista Bacheca: trascina facilmente le attività tra le diverse colonne (simile a una lavagna Kanban ).
- Visualizzazione calendario: pianifica, programma e gestisci le tue attività e risorse in formato calendario.
Lavora in modo interfunzionale con attività e relazioni
Le attività sono gli elementi fondamentali di ClickUp. Puoi assegnare attività a più membri del team, tenere traccia dei file, impostare stati e aggiungere commenti per aggiornare tutti sui progressi. All'interno di un'attività, puoi eseguire queste azioni per una collaborazione senza soluzione di continuità sul posto di lavoro:
- Visualizza la cronologia delle attività, comprese le modifiche alle date di scadenza, gli aggiornamenti dei campi personalizzati e tutte le conversazioni.
- Comunicate in modo efficace con i comandi slash e le scorciatoie da tastiera.
- Menziona le attività e i documenti da consultare nella tua area di lavoro (non disponibile in molti strumenti di gestione tradizionali).
- Avvia una riunione Zoom da un'attività di ClickUp
Il software di collaborazione ClickUp utilizza una funzionalità di dipendenza delle attività per rendere più facile individuare quali attività dipendono da altre e pianificare di conseguenza. Ciò è utile quando si cerca di creare una Sequenza di progetto o quando si cerca di identificare potenziali colli di bottiglia.
Effettua la distribuzione delle risorse in modo efficace con una visualizzazione giornaliera.
Nel processo di creazione di flussi di lavoro collaborativi, le funzionalità di gestione delle risorse non devono essere trascurate. Esse consentono ai project manager di esaminare l'utilizzo delle risorse, che si tratti di persone, denaro o tempo, e forniscono ai team informazioni utili su ciò che serve per portare a termine un progetto.
Unire i team con la gestione collaborativa del lavoro
Con l'avvento del lavoro da remoto e tutti i rapidi cambiamenti in atto sul posto di lavoro, i team hanno bisogno di un modo affidabile per rimanere connessi, allineati e con una buona produttività.
Gli strumenti di collaborazione possono rallentare o aumentare la produttività del team, quindi se stai cercando una piattaforma unica per allineare i tuoi team, prova ClickUp gratis e smetti di passare da un'app all'altra e da uno strumento all'altro per terminare il tuo lavoro.