ClickUp vs Notion: quale strumento di project management è migliore?

Ora è possibile gestire progetti, redigere documenti, effettuare ricerche nelle conoscenze aziendali, effettuare l’automazione dei flussi di lavoro e utilizzare l’IA sia su ClickUp che su Notion. Ciò rende obsoleta la vecchia contrapposizione tra “strumento di project management” e “app per la gestione dei documenti”.

A prima vista, le due piattaforme presentano molte somiglianze. La differenza sta nel punto in cui ciascuna di esse pone il proprio baricentro.

ClickUp parte dall’esecuzione del lavoro. Attività, responsabili, dipendenze, tempistiche, carico di lavoro, reportistica, comunicazione, IA, automazione e documenti sono tutti collegati al lavoro che si sta svolgendo. Notion parte da pagine e database. I team possono modellare questi elementi di base per creare wiki, strumenti di monitoraggio dei progetti, flussi di lavoro, dashboard e sistemi basati sull’IA.

Nessuno dei due approcci rende automaticamente uno dei due strumenti migliore dell’altro. La scelta migliore dipende da quanto desideri che sia già strutturato fin dall’inizio, da quanto vuoi costruirlo da solo e da dove tendi a iniziare il tuo lavoro.

❗️Lascia perdere le funzionalità/funzioni. Quanto risparmieresti effettivamente?

Una piattaforma unica contro Notion + uno strumento di gestione dei progetti + monitoraggio del tempo + lavagne online + chat. Il conto è chiaro. 👇🏼

ClickUp vs Notion: in sintesi

Che cos’è ClickUp?

ClickUp è una piattaforma di gestione del lavoro che riduce la dispersione delle attività riunendo in un unico posto attività, documenti e comunicazioni del team. Inoltre, l’IA automatizza le attività di routine, mette in evidenza le informazioni rilevanti e mantiene i progetti in movimento senza la necessità di un coordinamento manuale costante.

Fondamentalmente, ClickUp è progettato per l’esecuzione dei progetti. Funzionalità/funzioni come i diagrammi di Gantt, la pianificazione degli sprint, il monitoraggio del tempo e la vista Carico di lavoro sono pronte all’uso, così i team non devono costruire un sistema di project management da zero.

Funzionalità di ClickUp

Ci concentreremo su tre aree principali: project management, IA nativa e agenti, e strumenti di collaborazione.

Funzionalità n. 1: Project management

Ogni attività in ClickUp inizia come un'attività di ClickUp. Un'attività può contenere le istruzioni, l'assegnatario, le date di inizio e di scadenza, le attività secondarie, i commenti, i file, la durata stimata e il tempo registrato. Le dipendenze mostrano quali attività sono in attesa di altre, mentre le Relazioni collegano le attività che appartengono allo stesso contesto, come un post sul blog e la relativa richiesta di progettazione, anche quando si trovano in elenchi diversi. I campi personalizzati consentono poi di aggiungere i dettagli da cui dipende il tuo flusso di lavoro, dal tipo di campagna e dal budget al livello del cliente o ai punti dello sprint.

Le viste di ClickUp consentono a ogni team di visualizzare il lavoro nel modo più adatto alle proprie esigenze. La vista Elenco è pensata per la gestione dettagliata delle attività, la vista Bacheca trasforma gli stati in un flusso di lavoro con trascinamento, mentre la vista Calendario presenta le scadenze in un calendario. Per i progetti più grandi, la vista Diagramma di Gantt mappa date e dipendenze, mentre le viste Team e Carico di lavoro mostrano ai manager come il lavoro è distribuito tra i membri del team. È possibile filtrare, raggruppare, ordinare e salvare qualsiasi vista per un uso futuro.

I dashboard di ClickUp riuniscono i report nello stesso spazio. I team li creano a partire da schede relative allo stato dei progetti, all’avanzamento delle attività, al monitoraggio del tempo, ai Sprints e al Carico di lavoro. Quando un dato sembra anomalo, è possibile approfondire le attività che lo compongono. Un dashboard può anche essere inserito direttamente all’interno dello spazio, della cartella o dell’elenco a cui si riferisce, mantenendo i dati accanto al lavoro che descrivono.

Funzionalità n. 2: IA nativa e contestuale e agenti

Brain² opera partendo dal contesto già presente nell'area di lavoro di ClickUp. È in grado di rispondere a domande sul tuo lavoro, riassumere progetti, ricercare argomenti, analizzare dati, redigere bozze di contenuti e creare attività o documenti. Attinge dai progetti, dalle conversazioni e dai documenti che già conservi su ClickUp.

Gli Artifact trasformano quel contesto in un lavoro finito. Brain² è in grado di creare presentazioni, dashboard interattive, report, landing page, prototipi, calcolatori e mini-app a partire da un prompt, da file caricati o dai dati in tempo reale dell’area di lavoro. Ogni Artifact viene salvato, così potrai tornarci sopra e perfezionarlo in un secondo momento.

ClickUp Enterprise Search estende tale contesto agli strumenti collegati come Google Drive, Slack, GitHub, Jira, Gmail, SharePoint e altri ancora. Brain² consente inoltre di passare da un modello all’altro, come ChatGPT, Claude e Gemini, mantenendo intatto il contesto di ClickUp.

Le competenze IA di ClickUp funzionano come guide operative riutilizzabili per le attività ricorrenti. È sufficiente salvare una volta sola i passaggi, il contesto, il tono e il formato. Brain² o un Super Agente possono poi riutilizzarli. I Super Agenti di ClickUp possono quindi svolgere quel lavoro. Si forniscono all’Agente istruzioni, strumenti, conoscenze, memoria e trigger. Successivamente è possibile assegnargli un’attività, menzionarlo con @, inviargli un messaggio diretto o eseguirlo secondo una pianificazione.

Funzionalità n. 3: Strumenti di collaborazione

ClickUp Docs offre ai team uno spazio condiviso per brief, piani, procedure operative standard (SOP) e wiki. Gli utenti possono effettuare modifiche collaborative ai documenti, aggiungere commenti, effettuare menzioni dei colleghi e collegare i documenti alle attività. In questo modo, le decisioni e i requisiti rimangono associati al progetto a cui si riferiscono.

Per le conversazioni quotidiane, ClickUp Chat riunisce i canali e i messaggi diretti nello stesso spazio di lavoro. I team possono collegare il lavoro a una conversazione, chiedere a Brain² di riepilogare una discussione complessa e trasformare un messaggio in un'attività. Le SyncUp di ClickUp aggiungono la condivisione di voce, video e schermo all'interno di Chat, mentre le chiamate registrate vengono salvate come Clips.

I ClickUp Clips consentono di effettuare aggiornamenti asincroni. Registra lo schermo e la tua voce per spiegare un progetto, illustrare un bug o fornire un feedback. Quindi allega la registrazione a un'attività di ClickUp o condividila. Chi la guarda può commentare in corrispondenza di specifici punti temporali. Le lavagne online di ClickUp offrono ai team una superficie di lavoro condivisa per il brainstorming, la creazione di diagrammi e la pianificazione. È possibile aggiungere attività e documenti alla lavagna e modificarli direttamente lì. Quando un’idea è pronta, trasforma un post-it, una forma o un blocco di testo in un’attività.

Prezzi di ClickUp

Valutazioni di ClickUp

Ecco cosa dice un recensore su G2:

ClickUp mi aiuta a semplificare il project management quotidiano, riunendo attività, documentazione, comunicazioni e flussi di lavoro in un unico posto. Utilizzo regolarmente le sue visualizzazioni personalizzabili delle attività, gli stati, le automazioni, le integrazioni e i dashboard per organizzare il lavoro e monitorare i progressi. Le integrazioni riducono la necessità di passare da uno strumento all’altro, mentre le funzionalità di IA di ClickUp sono utili per riepilogare le informazioni, generare contenuti e velocizzare le attività di routine. Nel complesso, rende la collaborazione più strutturata e offre una migliore visibilità sul lavoro in corso.

Che cos’è Notion?

Notion è uno spazio di lavoro interconnesso basato su pagine e database. Una pagina può contenere testo, tabelle, immagini, codice, elementi incorporati e viste in tempo reale dei database; inoltre, le pagine possono essere annidate l’una nell’altra o collegate tra loro. I team utilizzano questi elementi per creare wiki, strumenti di monitoraggio dei progetti, CRM e sistemi di gestione delle richieste con flussi di lavoro di automazione personalizzati.

Il fascino sta nel potenziale di crescita di una singola pagina. Un team può partire da una semplice pagina di appunti di una riunione e trasformarla, nel giro di pochi mesi, in un vero e proprio sistema interno. Il compromesso riguarda la titolarità: qualcuno deve progettare i database, le relazioni e le viste, per poi mantenerli in ordine man mano che il team cresce.

Funzionalità di Notion

Ci concentreremo su tre aree principali: documenti e project management, database e automazione dei flussi di lavoro, nonché IA nativa e agenti.

Funzionalità n. 1: documenti, wiki e project management

I documenti sono uno dei punti di forza di Notion. Le pagine utilizzano un editor basato su blocchi, quindi testo, tabelle, immagini, codice, note e viste del database possono coesistere nello stesso documento. I team possono modificare i documenti insieme, lasciare commenti in linea, effettuare menzioni dei colleghi e organizzare le pagine in wiki condivisi e Teamspaces.

Notion Projects utilizza lo stesso sistema basato sulle pagine. Ogni progetto o attività è una voce del database con il proprio assegnatario, stato, date, sottoelementi e dipendenze. Poiché ogni voce è anche una pagina, può contenere la descrizione dell’attività, le note di ricerca e i documenti correlati.

Le visualizzazioni del database consentono ai team di esaminare il lavoro sotto forma di tabella, elenco, bacheca, calendario, sequenza, grafico o dashboard. Ogni visualizzazione può mostrare le stesse informazioni di base con filtri, ordinamenti, raggruppamenti e layout personalizzati.

Per i team di sviluppo software, Notion offre anche gli Sprint nativi. Una volta configurato come database delle attività, i team possono creare cicli di sprint, pianificare il lavoro in backlog, monitorare gli sprint e decidere come gestire le attività non completate alla chiusura dello sprint. Il database degli Sprint associato include anche una vista Sequenza per visualizzare il lavoro svolto nei vari cicli.

Funzionalità n. 2: database, moduli e automazione dei flussi di lavoro

I database di Notion trasformano le pagine in sistemi strutturati. È possibile aggiungere proprietà, stabilire connessioni tra database correlati tramite relazioni e rollup e creare viste separate per progetti, calendari dei contenuti, CRM o code di richieste. Un manager e un singolo collaboratore possono visualizzare gli stessi dati attraverso viste diverse.

I moduli di Notion inviano le risposte direttamente a un database. Le automazioni del database agiscono quindi su di esse: una nuova voce, una modifica delle proprietà o una pianificazione ricorrente possono assegnare un titolare, aggiornare le proprietà o creare una pagina collegata.

Funzionalità n. 3: IA nativa e agenti

Notion Agent opera dal tuo spazio di lavoro e dalle app collegate per portare a termine attività articolate in più fasi. È in grado di cercare informazioni, creare e modificare pagine, nonché creare o modificare database e viste. Chiedigli di trasformare le note della riunione della scorsa settimana in voci nel tuo database "Progetti" e lui creerà le attività con i titolari e le date.

Gli agenti personalizzati vanno oltre. Funzionano in base a pianificazioni o trigger e gestiscono le attività ricorrenti nel tuo spazio di lavoro e negli strumenti collegati. Ad esempio, un agente personalizzato potrebbe controllare ogni mattina un database di segnalazione dei bug, taggare le nuove segnalazioni per area di prodotto e pubblicare un riepilogo per il team. Gli agenti personalizzati funzionano con i crediti Notion, che sono un componente aggiuntivo ai piani Business ed Enterprise.

Nei piani Business ed Enterprise, Notion Enterprise Search estende il contesto all’intero spazio di lavoro e agli strumenti collegati come Slack, Google Drive, Jira e Microsoft Teams. Questi piani includono anche AI Meeting Notes, che trascrive e riassume le chiamate in pagine. Notion Skills consente ai team di salvare le istruzioni per le attività ricorrenti e condividerle nell’area di lavoro affinché gli agenti possano utilizzarle.

Prezzi di Notion

Valutazioni di Notion

Ecco cosa dice un recensore su G2:

In qualità di designer UI/UX, Notion è la mia area di lavoro principale per la documentazione di progettazione e la strategia dei contenuti. Il suo sistema basato su blocchi semplifica la strutturazione delle specifiche di progettazione, delle ricerche sugli utenti e dei flussi dei wireframe in modo fluido e intuitivo. La possibilità di passare dalle bacheche Kanban per gli sprint di progettazione alle viste calendario per la pianificazione dei contenuti mi aiuta a mantenere tutto organizzato. La chiara gerarchia visiva, abbinata a database flessibili, semplifica inoltre la gestione dei sistemi di design, dei passaggi di consegne ai clienti e dei wiki di team, il tutto in un unico posto.

ClickUp vs Notion: confronto delle funzionalità/funzioni

Ora che abbiamo visto come funziona ciascuno strumento singolarmente, vediamo come si confrontano le loro funzionalità/funzioni una accanto all’altra.

Notion e ClickUp vengono spesso accomunati perché risolvono molti degli stessi problemi. Le differenze diventano più evidenti quando si osserva come ciascuno di essi gestisce il lavoro vero e proprio.

Funzionalità n. 1: Gestione delle attività

ClickUp è il migliore nella gestione delle attività perché include il monitoraggio del tempo, le viste Carico di lavoro, gli sprint e i diagrammi di Gantt. Notion gestisce le dipendenze, gli sprint e le sequenze tramite i database, mentre il resto viene creato e gestito dal tuo team.

ClickUp

ClickUp offre fin dal primo giorno diagrammi di Gantt, sprint, stati personalizzati, dipendenze e monitoraggio nativo del tempo. Le viste “Carico di lavoro” e “Team” mostrano chi ha capacità, mentre oltre 15 diverse visualizzazioni consentono a ogni team di vedere le stesse attività a modo suo. Per le agenzie e i team di servizi, il tempo monitorato è associato direttamente all’attività stessa, così le ore fatturabili e lo stato del progetto rimangono in un unico posto.

Notion

Notion gestisce le attività tramite database, con sottoelementi, dipendenze in grado di modificare automaticamente le date, gruppi di stato personalizzati e una vista cronologica per la pianificazione in stile Gantt. Non include il monitoraggio nativo delle ore né una vista Carico di lavoro. I team monitorano le ore tramite integrazioni o formule e verificano la capacità con linee temporali o bacheche raggruppate per assegnatario.

Funzionalità/funzione n. 2: Documentazione e nota

Notion vince sul fronte della documentazione perché il suo editor a blocchi e i collegamenti tra le pagine rendono più facile la creazione e la navigazione all’interno di wiki di grandi dimensioni. ClickUp Docs è la scelta migliore quando un documento deve trasformarsi in un lavoro assegnato.

ClickUp

ClickUp Docs si integra con il flusso di lavoro del tuo progetto. Puoi creare documenti formattati, modificarli in tempo reale in collaborazione con altri e collegare i documenti direttamente alle attività e ai progetti. Mentre scrivi una descrizione del progetto, puoi trasformare il testo selezionato in un'attività o in un commento assegnato a un collega senza uscire dal documento.

Notion

La tela bianca di Notion e la facilità di interconnessione lo rendono più intuitivo per i lavori che prevedono un uso intensivo di testo. Il sistema a blocchi dell’app per prendere appunti lo rende flessibile nella creazione di complesse basi di conoscenza, wiki e documentazione interconnessa.

Funzionalità/funzione n. 3: Funzionalità di IA

ClickUp vince sul fronte dell’IA con un margine minimo, poiché Brain² e i Super Agents agiscono su attività, pianificazioni e dati di progetto. L’IA di Notion è la scelta migliore quando il lavoro si svolge principalmente all’interno di pagine e database.

ClickUp

L’IA di ClickUp fa la differenza quando si tratta di garantire la consegna. Brain² è in grado di individuare un’attività bloccata in uno sprint, suggerire chi potrebbe occuparsene in base alla disponibilità del team e riassegnarla. I Super Agent possono assumere la responsabilità delle attività, mentre le automazioni possono coinvolgerli quando lo stato di un’attività cambia. Ogni esecuzione viene registrata con il relativo trigger, lo stato e le azioni intraprese dall’Agent. Brain² opera entro i limiti del tuo piano, mentre ogni esecuzione da parte di un Super Agent utilizza crediti IA.

Notion

L'IA completa di Notion è disponibile a partire dal piano Business a 24 $ al mese per utente, mentre i piani Free e Plus offrono un numero limitato di risposte generate dall'IA. Gli agenti personalizzati funzionano con i crediti Notion al costo di 10 $ per 1.000 crediti al mese. Entrambi funzionano al meglio all'interno di pagine e database, dove redigono documenti, riorganizzano i database e compilano le proprietà.

In questo spazio, l’IA di Notion gestisce bene il lavoro quotidiano, compreso l’aiuto alla scrittura, i riassunti e gli appunti delle riunioni. Può fare riferimento ad altre pagine nell’area di lavoro e aiutarti con le traduzioni. Tuttavia, la sua portata è limitata quando il lavoro va oltre le pagine e i database, il che ti spinge a prendere in considerazione delle alternative a Notion.

Funzionalità n. 4: Collaborazione

ClickUp vince sul fronte della collaborazione perché Chat, SyncUps, Clips e Whiteboards si trovano nello stesso spazio di lavoro delle attività. Notion è più efficace per il lavoro asincrono, basato su pagine, su documenti condivisi.

ClickUp

ClickUp riunisce chat, chiamate e follow-up nello stesso posto delle attività. Ogni Spazio, Cartella o Elenco può avere il proprio Canale, e un SyncUp parte direttamente dalla vista del progetto. Tutte le conversazioni sono accanto al lavoro a cui si riferiscono. I commenti assegnati compaiono nella barra laterale della Home insieme al resto del tuo lavoro. Il compromesso è l’adozione: il risultato dipende dal fatto che l’intero team sposti le proprie conversazioni su ClickUp.

Notion

Notion punta maggiormente sulla collaborazione asincrona basata sulle pagine. I team possono modificare insieme la stessa pagina in tempo reale, lasciare commenti in linea o a livello di pagina, taggare i colleghi con @mention e tenere traccia delle modifiche man mano che vengono apportate. I Teamspace e le autorizzazioni granulari sulle pagine aiutano a organizzare le conoscenze condivise tra i gruppi.

Funzionalità n. 5: Facilità d'uso

Notion è la scelta migliore per chi è alle prime armi, poiché una pagina o un modello sono subito pronti all’uso. ClickUp richiede una configurazione iniziale più complessa, ma in seguito richiede meno lavoro di personalizzazione.

ClickUp

ClickUp offre una configurazione completa del progetto fin dal primo giorno: una gerarchia di Spazi, Cartelle ed Elenchi, oltre 15 viste, campi personalizzati e Automazioni. Si tratta di molte nozioni da apprendere nelle prime settimane, specialmente per i membri del team che devono solo aggiornare le proprie attività. ClickUp consente agli amministratori di disabilitare le funzionalità/funzioni che un team non utilizza, mentre i modelli forniscono agli Spazi nuovi una struttura già pronta. Il lavoro richiesto per la configurazione è iniziale e diminuisce man mano che il team cresce.

Notion

Notion risulta subito familiare: una pagina vuota funziona proprio come un documento e un modello può fornirti uno strumento di monitoraggio del progetto con un solo clic. Il lavoro richiesto arriva in seguito. Creare uno strumento di monitoraggio solido con relazioni, rollup e formule richiede una progettazione accurata. E senza un titolare chiaro dell'area di lavoro, può diventare più difficile orientarsi man mano che le pagine si accumulano.

ClickUp vs Notion su Reddit

Gli utenti di Reddit che hanno utilizzato entrambi gli strumenti descrivono la differenza non tanto come una gara di funzionalità/funzioni, quanto piuttosto come una questione legata a dove si svolge il lavoro.

Un utente di Reddit che stava trasferendo la project management da Notion e Obsidian a ClickUp ha descritto chiaramente questa distinzione. Aveva intenzione di mantenere Notion come base di conoscenze e spazio di archiviazione a lungo termine, ma voleva utilizzare ClickUp come sistema dedicato all’esecuzione e alla gestione delle attività.

Ho iniziato a trasferire il mio flusso di lavoro di project management su ClickUp.

Il mio contesto:

Contesto: Utilizzo principalmente Notion e Obsidian per la mia base di conoscenze e lo spazio di archiviazione a lungo termine. Li mantengo proprio per questo scopo. Il divario: Avevo bisogno di uno strumento dedicato all’esecuzione e alla gestione delle attività. Perché ClickUp: ho provato a utilizzare Asana e Jira, ma non sono mai riuscito a continuare a usarli. ClickUp è il primo che mi sembra davvero adatto: l’interfaccia utente e l’esperienza utente sono intuitive, e l’equilibrio tra struttura ed estetica si adatta perfettamente al mio modo di pensare.

Un altro utente di lunga data di Notion ha fatto una distinzione simile dopo essere passato a ClickUp. Preferiva ClickUp per la gestione delle attività, ma continuava a sentire la mancanza dell’organizzazione della documentazione offerta da Notion.

Per anni sono stato un utente fedelissimo di Notion. Sono passato a ClickUp circa 2 anni fa perché la loro gestione delle attività è MOLTO migliore. Detto questo, per quanto abbia cercato di apprezzare la funzione Docs, mi manca Notion per alcuni aspetti legati all’organizzazione.

ClickUp vs Notion: quale scegliere?

Scegli ClickUp se il tuo team gestisce progetti con scadenze, titolari, capacità e reportistica e desideri che questi controlli siano disponibili fin dal primo giorno. Scegli Notion se il tuo lavoro parte da documenti, wiki e database personalizzati che preferisci progettare tu stesso.

La domanda decisiva è: da dove parte il tuo lavoro?

Se parte come attività con una data di scadenza, ClickUp mantiene allegati il brief, la conversazione, il tempo tracciato e il dashboard. Se parte come pagina, Notion offre più spazio per modellarla. I team che hanno bisogno di entrambe le funzionalità possono gestire la consegna in ClickUp e mantenere collegato un wiki Notion esistente tramite l’integrazione.

Domande frequenti su ClickUp e Notion

È possibile migrare da Notion a ClickUp?

Sì. ClickUp dispone di uno strumento di importazione dedicato per Notion, disponibile su tutti i piani. Per prima cosa devi esportare il tuo spazio di lavoro Notion o le pagine selezionate in formato HTML, quindi importare quel file in ClickUp. Database, campi, documenti, utenti e gran parte della struttura sottostante possono essere trasferiti, ma la migrazione non è una corrispondenza uno a uno. La cronologia delle pagine, gli allegati e i commenti all’interno degli elementi del database non vengono trasferiti, e alcune formattazioni di Notion vengono importate come testo normale.

Posso usare ClickUp e Notion insieme?

Sì. Non è necessario effettuare subito la migrazione né scegliere solo uno dei due. L’integrazione di ClickUp con Notion è disponibile su tutti i piani e consente di effettuare ricerche nelle pagine e nei database Notion collegati, visualizzare in anteprima i link Notion e accedere ai contenuti Notion collegati direttamente dalle attività. Questa soluzione può funzionare bene se il tuo team mantiene una base di conoscenze esistente in Notion mentre gestisce i progetti in ClickUp.

ClickUp e Notion funzionano offline?

Entrambi offrono supporto per la modalità offline, ma lo gestiscono in modo diverso. ClickUp consente di creare attività offline e di visualizzare attività e note aperte in precedenza su web, desktop e dispositivi mobili, anche se non è possibile effettuare modifiche finché non ci si riconnette. I nuovi elementi vengono sincronizzati quando si torna online. Notion consente agli utenti desktop e mobili di scaricare le pagine per l’utilizzo offline, per poi visualizzarle e modificarle senza connessione. I piani a pagamento possono scaricare automaticamente le pagine visitate di recente e quelle aggiunte ai preferiti. Alcuni elementi che richiedono una dipendenza da Internet, tra cui l’IA, i moduli e i contenuti incorporati, rimangono indisponibili offline.

Posso invitare clienti o collaboratori su ClickUp e Notion?

Sì. Entrambi supportano l’accesso come ospite senza concedere a un collaboratore esterno l’accesso completo all’area di lavoro. In ClickUp, è possibile limitare gli ospiti a specifiche aree condivise e concedere autorizzazioni di visualizzazione, commento, modifica o modifica completa nei piani a pagamento. Al contrario, gli ospiti di Notion vengono invitati a singole pagine piuttosto che all’intera area di lavoro. È possibile concedere loro l’accesso in modalità di visualizzazione, commento o modifica.