Mentre scrivo questo articolo, sto attivando/disattivando sette schede del browser, ClickUp per il monitoraggio del tempo, Slack per la comunicazione e il mio cellulare in carica su un dock, visibile di fronte a me. Se vi sembrano troppe app aperte contemporaneamente per una sola attività, non abbiamo ancora iniziato.
"Per eseguire una singola transazione della catena di fornitura, ogni persona coinvolta passa circa 350 volte tra 22 applicazioni diverse e siti web unici" ha scritto ricercatori dell'Harvard Business Review [HBR].
Nel loro studio, un utente medio ha attivato/disattivato diverse app e siti web circa 1200 volte al giorno. Tutte queste distrazioni hanno ovviamente un costo. In questo post discutiamo il costo del passare continuamente da un'app all'altra [noto anche come attivazione/disattivare] e come si può evitare.
Che cos'è l'attivazione/disattivare?
La Toggl tax è la perdita di produttività dovuta al frequente attivare/disattivare attività o app. L'elemento Toggl si riferisce ad attivare/disattivare passaggio da un contesto all'altro lavoro. E l'elemento fiscale si riferisce al prezzo da pagare:
- Passare fisicamente da una scheda all'altra, da un'app all'altra o da un dispositivo all'altro
- Tempo di caricamento aggiuntivo per una qualsiasi di queste schede, app o dispositivi
- Adattamento alla nuova app, alla sua interfaccia e al suo scopo
- Raccolta delle informazioni o esecuzione dell'azione nella nuova app prima di passare alla successiva nel flusso di lavoro
- Distrazioni da app che non fanno parte del flusso di lavoro, come ad esempio unsovraccarico di notifiche su un telefono cellulare personale
Toggl può avere un impatto sulla produttività dell'organizzazione in vari modi.
Qual è l'impatto dell'attivazione/disattivare della Toggl sulla produttività?
A prima vista, l'uso di più app/ schede sembra ovvio, persino necessario. Come farebbe uno scrittore a scrivere senza ricerche? Come farebbe uno sviluppatore a codificare senza il suo kit di strumenti? Come farebbe un dirigente del servizio clienti ad accedere a tutte le informazioni di cui ha bisogno senza accedere a più app?
Sebbene sia inevitabile spostarsi da un'app all'altra, l'attivazione/disattivare può risultare esponenziale se eccessiva.
Stress e perdita di concentrazione: L'attivazione/disattivazione eccessiva provoca nel cervello la produzione di cortisolo, l'ormone dello stress, che ha un impatto significativo sul lavoro. Riduce la concentrazione, ritarda anche le attività più semplici e influisce sul benessere del dipendente.
Inefficacia: Passare da un'app all'altra richiede ogni volta un riorientamento. Le informazioni conservate nella memoria a breve termine diminuiscono, perdendo il contesto e rendendo inefficace l'intero processo.
Inefficienza: Lo studio HBR ha rilevato che le persone perdono poco più di due secondi ogni volta che cambiano contesto. Ciò significa che si passano fino a quattro ore alla settimana, e cinque settimane lavorative all'anno, solo per riorientarsi. Questo provoca inutili ritardi e un'inefficienza generale.
Aumento della valutazione: Il costante spostamento dell'attenzione può portare a errori e sviste, con conseguenti costi aggiuntivi per la loro correzione.
Minore qualità del lavoro: Il cambio di contesto compromette tempo di concentrazione . L'attenzione dispersa fa sì che chi lavora in ufficio impieghi più ore e sforzi cognitivi per completare il proprio lavoro, senza avere lo spazio mentale per migliorare la qualità.
Soffocare la creatività: Quando una persona deve spostarsi tra decine di app per ogni processo, è guidata da una lista di controllo piuttosto che dalla sua mente creativa. Il cambio di contesto porta ad attivare/disattivare in modo smodato Toggl, frammentando l'attenzione e interrompendo il lavoro il lavoro profondo soffocando la creatività e l'innovazione.
Se vi è mai capitato di attivare/disattivare un'app con l'Alt-Tab e di chiedervi: "Aspetta, cosa stavo facendo?", avete pagato la Toggle Tax. Chi guadagna 100.000 dollari all'anno potrebbe pagare fino a 9.000 $/disattivare [fino a cinque settimane di stipendio] di tassa sulle levette.
Questa cifra può variare in modo significativo a seconda del settore. Ecco come.
Come l'imposta sul Toggl influisce sui diversi settori industriali
L'impatto generale di cui abbiamo parlato sopra si applica a tutti i settori. Tuttavia, alcuni vivono l'attivazione/disattivare dell'imposta in modo diverso da altri. Ecco come.
Finanza Teams di finanza sono responsabili di calcoli complessi, reportistica, progetti e conformità. Per ogni attività, passano da un software all'altro per l'ERP, il piano finanziario, le buste paga, la conformità, ecc. oltre a project management, email e innumerevoli fogli di calcolo.
La più grande tassa da attivare/disattivare per i dipendenti dei team finanziari è rappresentata dagli errori e dalle imprecisioni risultanti dal trasferimento manuale dei dati tra i sistemi. La mancanza di uno zero in un calcolo può portare a effetti composti smisurati in tutti i sistemi!
Marketing Teams di marketing sono noti per l'utilizzo di varie app per il piano, la creazione di contenuti, la progettazione di creatività, la pubblicazione, la distribuzione, il monitoraggio, l'analisi dei dati, il project management, la gestione delle relazioni con i clienti e altro ancora.
Anche se il marketing è uno dei dipartimenti più creativi di un'organizzazione, il loro kit di strumenti li distrae continuamente. Questa distrazione influisce sulla creatività, generando noia all'interno dell'organizzazione.
Risorse umane
Il Team HR il pacchetto di strumenti del team HR include app per il reclutamento, l'onboarding, la gestione dei dipendenti, l'amministrazione dei benefit, la gestione delle prestazioni, ecc. Ad esempio, uno specialista dell'acquisizione di talenti elabora un singolo candidato passando da un sistema di monitoraggio dei candidati (Applicant Tracking System), alle email, a uno strumento di pianificazione dei colloqui, a un sistema di gestione dei documenti, a Microsoft Teams, ecc.
Questa frammentazione può rallentare il reclutamento e aumentare il rischio di perdere i migliori talenti a causa di ritardi.
Prodotto Teams di prodotto sono noti per il loro stack tecnologico. Documenti, roadmap, obiettivi, attività, monitoraggio dei bug, integrazioni DevOps, note di standup, feedback e retrospettive, presentazioni di demo,
software per la fatturazione del tempo e così via. Quasi tutti questi strumenti aziendali sono necessari.
Senza il consolidamento e l'integrazione di questo stack di strumenti, il passaggio da uno all'altro può allungare inutilmente la durata ciclo, ridurre la qualità e impedire l'innovazione.
Che siate marketer, scrittori, programmatori, responsabili del servizio clienti o artisti, attivare/disattivare non è necessario. Sebbene il passaggio da un contesto all'altro sia inevitabile, ecco come ridurre al minimo il tempo speso ad attivare/disattivare con semplici modifiche ai flussi di lavoro.
Come ridurre l'attivazione/disattivare
È importante ricordare che il solo fatto di avere più app non comporta l'attivazione/disattivare il tempo. Nel moderno lavoro della conoscenza, è necessario disporre di una miriade di app per poter terminare il lavoro. In molti casi, queste app accelerano anche le attività.
La Toggl tax si verifica quando si passa eccessivamente da un'app all'altra in modi inutili e complicati. Ecco come gestire più progetti e attività alla volta, evitando senza sforzo di attivare/disattivare le tasse.
Ripensare i flussi di lavoro
Prendetevi del tempo per pensare ai vostri flussi di lavoro attuali. Ad esempio, come team di marketing, pensate a tutte le attività che fate e a come il lavoro fluisce da un passaggio all'altro.
Mappate gli strumenti che utilizzate nel processo. ClickUp Lavagna online offre un ottimo spazio collaborativo per disegnare i flussi di lavoro esistenti.
Mappatura dei processi con ClickUp
Identificare i duplicati e le ridondanze. Ad istanza, potreste usare Documenti Google, Microsoft Word e Blocco Note per creare contenuti.
Progettate il vostro stato ideale. Utilizzate Mappe mentali di ClickUp per immaginare come potrebbe essere il vostro processo più efficiente. Oppure utilizzate Visualizzazioni ClickUp per visualizzare il flusso di lavoro in oltre 15 modi personalizzabili.
Utilizzate le mappe mentali di ClickUp per organizzare visivamente le vostre idee
Consolidare strumenti e informazioni
Affinché il lavoro fluisca senza intoppi, è necessario consolidare le informazioni e consentire l'accesso a tutti i membri del team. Per istanza, come professionista delle risorse umane, se le informazioni sui candidati sono sull'ATS, la lettera di offerta su Google Documenti e la conversazione di negoziazione via email, l'attivazione/disattivare le informazioni tra questi tre strumenti è inutile.
Cercate di impostare l'intero flusso di lavoro in un unico strumento. Moduli ClickUp aiutano ad acquisire le informazioni sui candidati in un unico posto. È possibile caricare la lettera di offerta in PDF nell'attività di candidatura e gestire la discussione sulla trattativa nei commenti. Questo aiuta a gestire il ciclo di vita del candidato senza dover attivare/disattivare più app.
Acquisizione efficiente di informazioni cruciali tramite i moduli di ClickUp
Trovate il modo di integrare i vostri strumenti. Se avete bisogno di utilizzare diversi software, fate in modo che le informazioni entrino ed escano dal vostro strumento principale. ClickUp offre oltre 1000 integrazioni per diventare il vostro unico pannello di vetro per tutti i flussi di lavoro.
Creare funzionalità di reportistica. Con queste integrazioni, ClickUp Dashboard consente di visualizzare tutte le reportistiche necessarie in un unico posto. Visualizzate le metriche relative all'acquisizione di talenti, come i tassi di accettazione, i tempi di risposta, l'esperienza dei candidati, ecc. Utilizzate queste informazioni per ottimizzare i flussi di lavoro ed evitare di attivare/disattivare la tassa.
Visualizzate tutte le vostre reportistiche in un unico posto con ClickUp Dashboard
Creare un ambiente di lavoro all-in-one con la ricerca
Il consolidamento delle informazioni consente l'accesso. Ma da solo non è sufficiente. Immaginate di essere in un team di sviluppo software e di dover perdere tempo a cercare i criteri di accettazione per la funzionalità/funzione che state programmando.
Per essere efficaci, i team devono essere in grado di trovare le informazioni senza dover pagare ulteriori tasse per attivare/disattivare. La ricerca universale di ClickUp University è stata progettata per evitare proprio questo.
- Trova rapidamente qualsiasi file, sia che si trovi in ClickUp, in un'app connessa o nel disco locale
- Aggiungete comandi di ricerca personalizzati, come scorciatoie per i collegamenti, memorizzazione di testi da utilizzare in un secondo momento e altro ancora, per cercare qualsiasi cosa in un unico posto
- Estendete la ricerca alle vostre app preferite e cercate tutto in un unico luogo
- Ricerca da qualsiasi punto, compreso il Centro di comando, la barra d'azione globale o il desktop
Ricerca su tutte le piattaforme, i file e le app con ClickUp Ricerca Universale
Automazioni
I team passano da un'app all'altra per piccoli compiti, come l'aggiornamento dello stato o la spunta di un'attività, molti dei quali possono essere facilmente automatizzati. L'automazione snellisce i flussi di lavoro, gestisce le attività ripetitive e riduce al minimo il lavoro richiesto.
Automazioni ClickUp
Con le oltre 100 Automazioni di ClickUp eliminano le attività come l'assegnazione di attività, la pubblicazione di commenti, la modifica degli stati, la notifica di ritardi, ecc.
Ad esempio, le informazioni di un cliente inserite nel sistema di software di gestione degli ordini possono essere aggiornati automaticamente in ClickUp, consentendo un unico flusso di lavoro condiviso ed eliminando la necessità di inserire manualmente gli stessi dati in più punti.
Automatizzate i flussi di lavoro più importanti per voi con le Automazioni ClickUp
ClickUp Brain
Mettete l'IA al lavoro sulle vostre attività per eliminare l'attivazione/disattivare. Dal riepilogare/riassumere le note di una riunione all'ottenere le risposte, ClickUp Brain può essere il vostro assistente personale per le vostre esigenze specifiche.
Sfruttare la potenza dell'IA con ClickUp Brain
Risparmiare sull'attivazione/disattivare le tasse con ClickUp
La maggior parte del lavoro nel mondo digitale dipende da dati provenienti da diversi luoghi. Il valore che questi dati forniscono è spesso il principale fattore di differenziazione di un'organizzazione. Tuttavia, il prezzo da pagare per questi dati, ovvero la Toggl tax, può essere spesso troppo alto e nessun tecnica di gestione del tempo può evitarlo.
ClickUp è qui per aiutarvi. Con un gran numero di funzionalità, visualizzazioni, integrazioni e una ricerca universale alimentata dall'IA, ClickUp è costruito per essere la vostra area di lavoro all-in-one.
Rendi efficiente il tuo lavoro. Provate gratis ClickUp oggi stesso !