Ottimizzazione della programmazione e ottimizzazione della forza lavoro vanno di pari passo. Se il vostro piano di lavoro è pianificato con cura, i vostri dipendenti avranno più facilità a completare le loro attività. Una pianificazione inefficiente porta spesso all'esaurimento delle risorse, all'insoddisfazione dei clienti e a perdite finanziarie aumentare la produttività , mantenere i personalizzati e aumentare le entrate. 📈
In questo articolo vi presenteremo l'ottimizzazione della pianificazione, illustrandone i vantaggi e i modelli di funzione. Imparerete inoltre a implementare l'ottimizzazione della pianificazione in modo efficace e a utilizzare strumenti pratici nel processo.
Che cos'è l'ottimizzazione della pianificazione?
L'ottimizzazione della pianificazione è il processo di creazione di una programmazione efficiente all'interno della vostra azienda allocando le risorse nei posti giusti al momento giusto. Si tratta di bilanciare fattori come la disponibilità, i tempi di viaggio, le competenze e la soddisfazione del cliente per garantire che ogni attività venga terminata in tempo e sia in linea con l'obiettivo finale. Questo vi aiuta a a tenere a mente le vostre priorità quando si crea un file di di lavoro .
L'efficienza dell'ottimizzazione della pianificazione si basa molto sugli aggiustamenti causati da cambiamenti improvvisi o interruzioni come guasti alle apparecchiature o condizioni di traffico, che possono variare a seconda del settore.
Inoltre, un programma ottimizzato non è lo stesso in ogni settore: un servizio di consegna può concentrarsi sulla mappatura di un percorso di trasporto più veloce. Al contrario, un servizio di riparazioni a domicilio potrebbe voler implementare l'ottimizzazione degli orari in base ai problemi dei clienti.
Indipendentemente dal settore in cui operate, l'ottimizzazione della pianificazione è fondamentale per aiutarvi a superare sfide come l'insoddisfazione dei clienti, l'esaurimento delle risorse e gli elevati costi operativi.
Vantaggi dell'ottimizzazione degli orari
Un orario ottimizzato può portare numerosi vantaggi ai clienti, ai dipendenti e all'azienda. Dal momento che l'ottimizzazione del programma è basata sui vostri obiettivi e priorità, i vantaggi specifici che otterrete dall'ottimizzazione del programma possono variare. Tuttavia, ci sono diversi vantaggi che le organizzazioni possono aspettarsi dall'ottimizzazione degli orari.
Aumento delle entrate
L'ottimizzazione dei piani può aiutare a aumentare il margine di profitto razionalizzando la logistica e i piani di lavoro e manutenzione.
Ad esempio, è possibile ottimizzare la programmazione per ridurre gli straordinari pagati o le spese per il gas se la vostra azienda si basa sui trasporti. Allo stesso modo, i responsabili della catena di approvvigionamento possono fare affidamento sull'ottimizzazione dei programmi per bilanciare la domanda e l'offerta e risparmiare denaro evitando la sovrapproduzione.
Miglioramento dell'efficienza del lavoro
L'ottimizzazione della programmazione vi aiuta a migliorare l'efficienza complessiva dei processi e a sfruttare al meglio le vostre risorse limitate come i dipendenti, i servizi logistici e l'infrastruttura IT. È possibile ottimizzare qualsiasi processo che preveda il completamento di attività in tempi specifici, come la manutenzione, le procedure di consegna o i ritiri.
Supponiamo che l'obiettivo sia quello di ottimizzare le operazioni dei professionisti dell'assistenza. È possibile sfruttare l'ottimizzazione degli orari per individuare le lacune in cui è possibile aggiungere altri incarichi o programmare pause che abbiano il minimo impatto sugli appuntamenti.
Migliore gestione del tempo
L'esito positivo di qualsiasi azienda dipende dalla sua capacità di di rispettare le scadenze , quindi capacità di gestione del tempo sono fondamentali.
Ottimizzare il vostro programma vi aiuta ad allineare le attività con i tempi di consegna, tenendo conto di fattori come la durata della consegna di ogni ordine, il tempo di viaggio e le soste per il rifornimento. In questo modo è possibile garantire che tutte le operazioni siano terminate in tempo senza inutili ritardi.
Aumento della produttività
Un sistema ottimizzato programma di lavoro ottimizzato può aumentare la produttività dei dipendenti da riducendo il burnout , lo stress e il turnover.
L'ottimizzazione degli orari dei dipendenti può variare a seconda del settore, quindi la cosa più sicura è chiedere ai dipendenti quali sono le loro maggiori difficoltà e ottimizzare gli orari di conseguenza.
Maggiore soddisfazione dei clienti
L'ottimizzazione degli orari facilita la puntualità delle consegne, garantendo un'esperienza eccezionale ai clienti. Ciò risulta anche in una maggiore fidelizzazione dei clienti e in una maggiore facilità d'uso l'acquisizione di clienti personalizzati poiché i clienti soddisfatti sono più propensi a raccomandare i vostri servizi ad amici e parenti.
Programmazione ottimale dei lavori in diversi settori industriali
I vantaggi dell'ottimizzazione della pianificazione possono essere applicati a qualsiasi tipo di azienda, ma le specificità della creazione di una pianificazione efficiente variano da settore a settore. A seconda dell'azienda, una programmazione ottimizzata può includere diversi aspetti di piano, come ad esempio piano di produttività ottimizzazione della forza lavoro, pianificazione e instradamento dei trasporti e pianificazione del flusso di lavoro dei progetti.
Pianificazione della produzione
Il coordinamento dei processi produttivi è fondamentale nelle industrie manifatturiere, in quanto aiuta ad allocare le risorse e a soddisfare efficacemente la domanda. Per questo motivo, gli strumenti di pianificazione e i modelli di ottimizzazione sono ideali per snellire i flussi di lavoro aziendali, ridurre i tempi morti e aumentare i ricavi massimizzando la produzione.
Pianificazione della forza lavoro
L'ottimizzazione della pianificazione è essenziale per le aziende con forza lavoro o personale mobile. Se la distribuzione del personale è efficace, è possibile garantire che le attività giuste siano assegnate alle persone giuste al momento giusto. Questo aumenta la produttività, migliora la fidelizzazione dei dipendenti e porta a un'esperienza positiva per i clienti.
Pianificazione e instradamento dei trasporti
Ottimizzazione degli orari assiste la logistica e aziende di trasporto nell'instradare i veicoli per garantire il rispetto delle scadenze di consegna. È possibile ottimizzare i percorsi e ridurre al minimo i periodi di inattività, risparmiando tempo e risorse e migliorare l'esperienza del cliente.
Pianificazione del flusso di lavoro del progetto
Industrie basate su progetti come Servizi IT e costruzioni si affidano all'ottimizzazione della programmazione per pianificare i flussi di lavoro dei progetti, rispettare le scadenze e assegnare i lavori. L'ottimizzazione delle pianificazioni garantisce che i progetti siano portati a termine in tempo e nel rispetto del budget, con il risultato di un aumento dei ricavi e della soddisfazione dei clienti.
Modelli e metodi per la programmazione ottimale dei lavori
I modelli di ottimizzazione sono utilizzati nella programmazione aziendale per ottenere i migliori risultati possibili. Forniscono un approccio sistematico alla soluzione dei problemi di pianificazione, costituito da tre componenti principali:
- Variabili di decisione: Gli elementi su cui si ha il controllo (ad esempio, il numero di Box caricati su un camion)
- Vincoli: Limiti da considerare (ad esempio, ogni camion può trasportare solo 50 scatole)
- Funzione obiettivo: l'obiettivo che si sta cercando di raggiungere (ad esempio, ottenere il massimo profitto)
Mettere insieme tutti questi elementi aiuta a creare un modello di ottimizzazione. In questo modo, è possibile identificare il valore delle variabili, che consente di minimizzare o massimizzare la funzione obiettivo e di riunire i vincoli.
Esploriamo alcuni metodi per la creazione di modelli di ottimizzazione per aiutarvi a migliorare la programmazione.
Ottimizzazione matematica
L'ottimizzazione matematica, o programmazione matematica (MP), consente di fare la scelta ottimale tra un insieme di alternative. In ambito aziendale, la MP è parte integrante di analisi prescrittiva e vi aiuta ad affrontare problemi aziendali complessi come:
- Creare campagne pubblicitarie per ottenere il massimo impatto di marketing
- Pianificare i volumi di produttività nel settore manifatturiero
- Creare percorsi di trasporto efficienti per consegne rapide
La MP è più comunemente usata per risolvere problemi di piano e di programmazione. Si tratta di formulare un problema matematico che rappresenti il problema di pianificazione e di utilizzare tecniche di ottimizzazione per trovare la soluzione migliore.
L'ottimizzazione matematica mira a aumentare la produttività ridurre i costi e soddisfare vincoli come la limitazione delle risorse, i limiti di tempo e la dipendenza dalle attività.
Programmazione a vincoli
Il metodo della programmazione dei vincoli (CP) aiuta a garantire che la pianificazione soddisfi tutti i limiti pertinenti, tra cui la disponibilità delle risorse, le dipendenze dalle attività e i vincoli temporali. Come la MP, il suo scopo è quello di aiutare a risolvere problemi di ottimizzazione, ma supporta un intervallo di vincoli più ampio rispetto alla MP.
Supponiamo di avere un problema di pianificazione delle infermiere e di dover trovare una soluzione ottimale per allocare le risorse . I vincoli possono includere tre turni di otto ore al giorno, ma ogni infermiere deve avere due giorni liberi a settimana e nessuno può lavorare per due turni di notte consecutivi.
In questo caso, l'utilizzo di un modello CP consente di inserire tutti i limiti in un sistema e aiuta a trovare una soluzione di pianificazione che soddisfi i vincoli. Si parte da un piano di base e si continua a migliorarlo fino a raggiungere il piano ottimale.
Simulazione e apprendimento per rinforzo
MP e CP sono fantastici per creare pianificazioni ottimali, ma non possono tener conto di cambiamenti e incertezze. Inoltre, non sono altrettanto efficaci quando i valori di input sono sconosciuti, quindi questi modelli non sono utili per esplorare vari scenari di pianificazione.
Integrare la simulazione nel processo di ottimizzazione può aiutarvi a risolvere questo problema. Consente di eseguire numerosi scenari "what-if" attraverso il modello di ottimizzazione e indica quale sembra essere la soluzione migliore. L'unico inconveniente di questo approccio è che potrebbe richiedere molto tempo per fornire la risposta, in quanto richiede un'intensa attività di calcolo.
Oltre alla simulazione, è possibile affidarsi al reinforcement learning (RL). Questa tecnologia più recente e avanzata utilizza la versione di prova e l'errore per trovare il modello di azione migliore. Sebbene l'RL possa essere potente per risolvere problemi di pianificazione ma è ancora inefficace in ambienti imprevedibili o con tempi di verifica indefiniti.
Apprendimento automatico Apprendimento automatico (ML) può aiutarvi a superare una delle più grandi sfide di programmazione per la maggior parte delle organizzazioni - prevedere la domanda per
pianificare la quantità di risorse e l'allocazione di conseguenza.
L'utilizzo di modelli ML aiuta a prevedere i risultati e determinare i valori di input, che possono essere inseriti nei modelli MP o CP per trovare la soluzione migliore e costruire programmi ottimali. Per garantire che le previsioni siano il più possibile accurate, è necessario raccogliere un numero considerevole di dati storici e prepararli correttamente prima di addestrare un modello.
Supponiamo di voler determinare il carico di lavoro di un'azienda di manutenzione immobiliare. I dati da raccogliere per il modello di ML includono le condizioni atmosferiche, i modelli di acquisto delle attrezzature e le richieste passate relative alla loro frequenza, alle cause, agli strumenti e alla durata. Quando tutti questi fattori vengono combinati e inseriti in un modello di ML, è possibile sapere quanta domanda dovrebbe esserci per i servizi della vostra azienda.
Guida passo passo all'ottimizzazione della programmazione
Sebbene l'ottimizzazione della pianificazione richieda un'analisi e un piano approfonditi, la messa in atto del processo di pianificazione è piuttosto semplice. Ecco una guida passo passo all'implementazione dell'ottimizzazione dei piani per la vostra azienda.
Passaggio 1: Definizione delle priorità
Prima di iniziare a ottimizzare la vostra agenda, dovete identificare i vostri obiettivi **Ad esempio, l'obiettivo potrebbe essere quello di ridurre i costi, consegnare gli ordini in tempo o aumentare la produttività. Cercate di essere il più specifici possibile con i vostri obiettivi, perché questo renderà più facile l'ottimizzazione del vostro programma.
Passaggio 2: valutare
Esaminate le vostre attività per il periodo successivo (giorno, settimana o mese) e identificate gli incarichi ad alta priorità e i vincoli che possono influenzare il vostro programma di lavoro. Cercate di rispondere alle seguenti domande:
- Questa attività mi avvicinerà al raggiungimento del mio obiettivo?
- Questa attività è urgente?
- Da fare, questa attività include requisiti specifici che devo considerare?
- È possibile combinare alcune di queste attività per risparmiare tempo?
Le risposte vi aiuteranno a ottimizzare i programmi senza sforzo.
Passaggio 3: Formulare
Quando formulate il vostro piano di programmazione, la definizione delle priorità è fondamentale . Nel fase di valutazione dovreste aver identificato le attività che vi avvicineranno al raggiungimento dei vostri obiettivi, e queste sono quelle che dovrebbero essere messe in cima al vostro calendario. Quindi, programmate le attività urgenti e utilizzate le finestre aperte per riempire alla fine gli incarichi di priorità inferiore.
Passaggio 4: Rivalutare
L'avvicinarsi del giorno in cui le attività programmate devono essere completate richiede una rivalutazione. Numerose circostanze potrebbero aver influito sulle attività: i vostri autisti potrebbero aver chiesto delle ferie o la priorità degli ordini potrebbe essere cambiata.
Rivalutare il vostro programma renderà più facile adattarsi ai cambiamenti dell'ultimo minuto e vi aiuterà a identificare le finestre in cui potete includere altri ordini o incarichi.
Dopo la rivalutazione, inviate il programma ottimizzato ai vostri dipendenti e misurate l'esito positivo in base a monitorando i KPI e analizzando feedback dei dipendenti in modo da poter prendere decisioni migliori in futuro.
Creare facilmente orari ottimizzati con il software di pianificazione
Se è vero che è possibile creare una pianificazione del lavoro utilizzando carta e penna o semplici fogli di calcolo, questi metodi antiquati rendono difficile l'ottimizzazione della pianificazione. Non includono funzionalità di monitoraggio del tempo o calendari per essere sempre aggiornati sullo stato delle attività.
In questo caso software di programmazione viene in soccorso, offrendo moderni strumenti di ottimizzazione che aiutano ad affrontare e risolvere i problemi di pianificazione con il minimo lavoro richiesto.
Esistono numerose soluzioni software sul mercato, ma ClickUp si distingue come lo strumento più avanzato per l'ottimizzazione del vostro calendario, grazie alle sue funzionalità/funzione di project management di facile utilizzo. Esploriamo l'offerta di ClickUp per vedere come può aiutarvi nell'ottimizzazione del programma.
ClickUp Calendario visualizzato
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Calendar-view-simplified.png Visualizzazione del calendario ClickUp /$$$img/
Gestite, organizzate e pianificate le attività di ClickUp con facilità
La pianificazione ottimizzata consiste nell'organizzare e monitorare le attività su base giornaliera, settimanale o mensile per garantire che tutti i servizi siano forniti in tempo. Ma questo non può essere terminato senza controllare il calendario. 📅 Visualizzazione del calendario ClickUp aiuta a organizzare le attività, pianificare le sequenze temporali e visualizzare il carico di lavoro del team in un colpo d'occhio. È possibile filtrarla per visualizzare le attività per giorno settimana o mese e approfondire i dettagli delle attività facendo clic su di esse.
La visualizzazione Calendario consente di programmare istantaneamente le attività trascinandole nel punto desiderato del calendario. Inoltre, consente di ordinare le attività in base allo stato, agli assegnatari e alle priorità e di tracciarle facilmente grazie al codice colore.
Avete bisogno di apportare modifiche alla vostra agenda per migliorarne l'ottimizzazione? Modificate le attività in blocco direttamente dalla visualizzazione del Calendario per risparmiare tempo e avviate riunioni per tenere aggiornati i vostri dipendenti! 📣
ClickUp Promemoria
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/02/image-88.png Dashboard dei promemoria ClickUp /$$$img/
Impostazione di promemoria per seguire al meglio le attività di ClickUp
Per ottimizzare i programmi, l'assegnazione delle attività deve essere terminata in tempo per garantire che gli obiettivi siano raggiunti secondo il piano. Invece di controllare costantemente il Calendario per vedere quali attività sono in scadenza, si può fare affidamento su Promemoria di ClickUp per aiutarvi a tenere sotto controllo i vostri impegni! 🔔
Questa funzionalità di facile utilizzo vi consente di imporre una promemoria per voi stessi o per il vostro team per qualsiasi attività da qualsiasi dispositivo in pochi secondi. Potete creare promemoria a partire dai commenti contenuti in un'attività o in una notifica e vedere tutti i promemoria sulla vostra schermata iniziale per assicurarvi che nessun compito venga trascurato. Inoltre, è possibile aggiungere allegati, date di scadenza e programmi ricorrenti alle promemoria per migliorare le prestazioni complessive.
ClickUp Monitoraggio del tempo
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Visualizzate il tempo tracciato tra le attività per uno sguardo semplificato sullo stato del progetto con ClickUp
La conoscenza del tempo necessario per ogni attività può semplificare l'ottimizzazione della pianificazione. Se si conosce il tempo necessario ai dipendenti per completare ogni attività, è possibile creare una pianificazione di conseguenza per evitare di non rispettare le scadenze o di tempi morti. Monitoraggio del tempo con ClickUp semplifica tutto ciò consentendo di tracciare il tempo, impostare stime e visualizzare reportistica del proprio tempo da qualsiasi dispositivo. È possibile utilizzare le note per annotare le attività a cui si dedica più tempo ed eseguire il rollup per vedere il totale del tempo trascorso tra attività e sottoattività secondarie. ⏳
È anche possibile ordinare le attività in base al tempo trascorso per identificare potenziali colli di bottiglia o filtrare il tempo monitorato in base allo stato, alla data o alla priorità. Inoltre, è possibile regolare manualmente il monitoraggio del tempo aggiungendo o sottraendo tempo quando si vuole.
Inoltre, è possibile usufruire di reportistica per risparmiare tempo, come:
- Fogli orari: Visualizza il tempo monitorato per giorno, settimana, mese o per un intervallo personalizzato
- Teams: Vi aiuta a capire quanto tempo impiegano gruppi di attività per ogni persona del vostro team
- Reportistica: Consente di visualizzare le voci del tempo e di filtrarle per creare report personalizzati
- Tempo stimato: Fornisce una panoramica del monitoraggio del tempo del team e lo confronta con la durata stimata per completare il lavoro
Vista Gantt di ClickUp
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/ClickUp-3.0-Gantt-chart-simplified-1400x934.png Vista Gantt di ClickUp /$$$img/
Visualizzate facilmente il vostro flusso di lavoro utilizzando i grafici Gantt a colori di ClickUp
La visualizzazione della Sequenza è il modo migliore per ottimizzare la pianificazione: consente di tenere traccia delle dipendenze e di gestire le priorità in modo efficiente.
Il Vista Gantt di ClickUp consente di programmare le attività su una sequenza temporale dinamica e di affidarsi alle opzioni di codice colore per vedere rapidamente quali attività sono in corso, rendendo più semplice la gestione delle scadenze e delle attività gestire i colli di bottiglia . 🚧
È possibile utilizzare la vista Gantt Chart anche per:
- Riprogrammare automaticamente le attività una volta modificata ladel progetto* Calcolo istantaneo della percentuale di completamento del progetto
- Calcolo dei percorsi critici quando è necessario rispettare le scadenze più strette del progetto
Utilizzate il quick storing per organizzare il modo in cui visualizzate le vostre attività e create visualizzazioni a cascata per vedere quali sono le prossime attività importanti nella vostra tabella di marcia. Potete anche collegare le attività con le dipendenze e affidarvi al monitoraggio intelligente dei percorsi di dipendenza per identificare potenziali colli di bottiglia.
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Per evitare i problemi causati da una pianificazione inefficiente, è necessario dedicare più tempo e lavoro richiesto all'ottimizzazione della pianificazione. Esplorate i modelli di ottimizzazione e affidatevi a un potente software di pianificazione per garantire che i vostri lavori richiesti diventino un esito positivo.
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