La programmazione dei progetti è un aspetto impegnativo e fondamentale del project management. È l'equivalente della mappa di un marinaio, guidata dalla stella polare, che vi conduce verso il completamento di un progetto significativo.
Sebbene sia semplice, la stesura di una pianificazione del progetto può richiedere un'eccezionale gestione del tempo e un'impresa enorme, ma che un project manager esperto come voi è in grado di gestire! 💪
In questa guida spiegheremo cos'è una pianificazione del progetto e i vantaggi di implementarne una. Inoltre, spiegheremo come creare una pianificazione del progetto in sei semplici passaggi e condivideremo come software di project management di ClickUp può aiutarvi a gestire ogni attività con facilità.
Cos'è la pianificazione di un progetto?
La pianificazione di un progetto è una mappa semplificata di attività, risorse e date di scadenza che aiutano il team a raggiungere un obiettivo finale. Il programma suddivide il chi, il cosa, il quando e il come del progetto. Il processo prevede la raccolta di informazioni di base, tra cui i membri del team che saranno responsabili di quali attività, e la definizione delle scadenze da rispettare.
Una volta creato, il programma del progetto funge da Sequenza e da risorsa di riferimento per tutti i membri del team. Tutti coloro che sono coinvolti nel piano del progetto dovrebbe essere in grado di vedere a che punto è ogni attività, le sue date di inizio e di fine e se lo stato del progetto è in riunione con le scadenze stabilite. ⏳
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/03/ClickUp-Gantt-Chart-View-Product-Example-1400x930.png ClickUp Vista Gantt Grafico Esempio di prodotto /$$$img/
Pianificate più progetti, gestite le dipendenze e definite le priorità in un grafico personalizzato sequenza di progetti personalizzati con la visualizzazione della Sequenza in ClickUp
Sembra molto. Ma la pianificazione dei progetti è un aspetto critico per i project manager e per il loro ruolo. Richiede eccellenti capacità di gestione del tempo e un alto livello di organizzazione per conoscere gli aspetti critici del ciclo di vita del progetto e le dipendenze complessive delle attività in ogni fase.
Ma non dovete fare tutto da soli.
Esistono modelli di pianificazione del progetto e strumenti software che possono aiutarvi a terminare il lavoro in meno tempo. Continuate a leggere per saperne di più sui vantaggi di una pianificazione del progetto e sui suggerimenti per crearne una utilizzando i modelli di ClickUp.
Benefici di un'efficace pianificazione del progetto
Il software di pianificazione dei progetti offre diversi vantaggi, uno dei quali è quello di rimanere organizzati. Come project manager, sapete bene quanto velocemente un intero progetto possa sfuggire al controllo: insinuazione dell'ambito senza un'adeguata supervisione o attenzione ai dettagli.
Con una tabella di marcia del progetto, potete tenere sotto controllo la situazione, prepararvi ad adattarvi nel caso in cui si presentino problemi e gestire del team mantenendo tutti sulla stessa pagina.
Ecco alcuni dei vantaggi di una pianificazione efficace del progetto:
- Facilita il monitoraggio, la reportistica e la condivisione dello stato del progetto con tutti i membri del team
- Cancella le aspettative per le attività, le responsabilità, le date di inizio e fine e le scadenze
- Identifica potenziali colli di bottiglia, come la mancanza di banda per alcuni membri del team o difficoltà nell'allocazione delle risorse
- Permette di vedere i problemi non appena si presentano, grazie amonitoraggio del progetto in tempo realein modo da poterli affrontare prima che si ripercuotano sui risultati
- Incoraggia l'account dei dipendenti. Ogni membro del team sa esattamente cosa ci si aspetta da lui ed è consapevole delle scadenze su cui incide nel processo di pianificazione del progetto
- Supporta una migliore performance finanziaria, stabilendo chiaramente le risorse necessarie e tenendo sotto controllo le spese impreviste
- Garantisce una migliore qualità, in quanto i membri del team descrivono il progetto dall'inizio alla fine e sono in grado di programmare i test ed evitare modifiche dell'ultimo minuto, aiutando allo stesso tempo i gestori del team
- Identifica le dipendenze e le relazioni tra le attività, in modo da poter vedere facilmente quali sono quelle che dipendono da altre attività da fare per prime. In questo modo è facile identificare i potenziali ostacoli e le aree in cui l'intero progetto potrebbe subire ritardi
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/01/Copy-of-gantt-dependencies-1.gif Disegno di una relazione tra due attività in vista Gantt /$$$img/
Mostrare le relazioni tra attività e attività cardine nella vista Gantt in ClickUp
Come creare una pianificazione del progetto per il proprio team
Siete pronti a creare una pianificazione del progetto per il vostro team? Siamo qui per aiutarvi con questa guida con passaggi. 🌻
1. Impostazione dell'ambito del progetto
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/04/Whiteobard-Campaign_Scope-1.gif Personalizzazione del modello di lavagna online dell'ambito del progetto /$$$img/
È possibile personalizzare facilmente il modello di lavagna online dell'ambito del progetto aggiungendo documenti, attività e altro ancora
La prima cosa da fare è capire il tipo di dell'intero progetto . Chi sono i principali stakeholder e i membri del team che saranno coinvolti? Di cosa saranno responsabili? Quando volete che l'intero progetto sia completato? Rispondete a queste domande per stabilire il portata del progetto .
Una volta definito l'ambito del progetto, si delineano le politiche, le procedure e le i prodotti da consegnare per il progetto. Ci sono procedure stabilite dai superiori o dal dipartimento che devono essere seguite? Dovrete assicurarvi risorse da organizzazioni esterne? Da fare per definire l'esito positivo del progetto? Pensate a questi aspetti quando delineate le procedure da seguire durante il progetto.
Avete bisogno di aiuto per questo passaggio del piano del progetto? Utilizzate Modello di lavagna online per l'ambito del progetto di ClickUp dove è possibile abbozzare un riepilogo/riassunto delle attività e delle risorse necessarie, nonché stimare le date di scadenza e i deliverable.
2. Definire le attività e le responsabilità del progetto
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/05/multiple-assignees-in-clickup.png Assegnatari multipli in ClickUp /$$$img/
Aggiungere assegnatari multipli, delegare commenti e creare calcoli utilizzando campi personalizzati, il tutto dalle attività di ClickUp
Ora che sapete cosa comporta il progetto, è il momento di iniziare a definire le attività e le responsabilità. Considerate tutti i membri del team che avranno un ruolo nel progetto. Decidete quali attività e progetti dovranno gestire.
Si può abbinare a questa definizione una struttura di ripartizione del lavoro (WBS), come il modello di Modello di lavagna online per la suddivisione del lavoro di ClickUp -che delinea tutte le attività specifiche e le attività secondarie necessarie a ogni persona per completare la propria parte del progetto. Questo è anche il momento in cui si stabiliscono le attività cardine del progetto. ✅
3. Impostazione di una sequenza di attività
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/03/ClickUp-Dependencies.png Dipendenze di ClickUp /$$$img/
Impostare le attività in modo che si blocchino o attendano l'una dall'altra per creare una dipendenza in ClickUp
È ora di valutare le dipendenze delle attività. Ciò significa esaminare l'elenco delle attività per capire quale sequenza di eventi deve verificarsi per raggiungere gli obiettivi del progetto.
Una delle attività predefinite deve essere completata prima di poterne iniziare un'altra? In caso affermativo, dovrete assicurarvi di di dare priorità al vostro programma e il lavoro richiesto per quelle attività.
È possibile sovrapporre o lavorare contemporaneamente ad altre attività? Ottimo! Dovrete pianificare la loro esecuzione simultanea per ridurre i tempi del progetto.
Da fare, per esempio, con la possibilità di utilizzare ClickUp per impostare le attività di ClickUp in base alle dipendenze ? Utilizzate lo strumento software per identificare le attività che attendono il completamento di altre, quelle bloccate e quelle non ostacolate.
4. Decidere le risorse necessarie
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/03/image1-3-1400x944.png Programma del progetto: ClickUp Release Carico di lavoro del progetto /$$$img/
Con la vista Carico di lavoro di ClickUp, è possibile visualizzare rapidamente il carico di lavoro di ciascun membro del team
La gestione delle risorse è una parte importante di qualsiasi progetto di esito positivo. Quando si hanno le risorse giuste quando servono, ci si può muovere alla velocità della luce. In caso contrario, il progetto inizia ad andare in pezzi, causando ritardi su ritardi.
Supportate i vostri team di progetto identificando le risorse necessarie per completare il progetto. Questo include la manodopera, le finanze, le risorse materiali e i beni. Vista Carico di lavoro di ClickUp consente di vedere chi è indietro, chi è avanti e chi è in fase di monitoraggio. In questo modo è possibile modificare il programma del progetto per compensare eventuali carenze. Con Dashboard di ClickUp è possibile creare grafici Gantt e tabelle Kanban per visualizzare rapidamente le risorse e la situazione del progetto.
5. Impostazione di una sequenza temporale per le attività
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2020/09/timeline-view-1400x928.png Progetto di rilascio di ClickUp /$$$img/
La Sequenza di ClickUp offre una visione a volo d'uccello delle risorse e delle attività
Nessuna pianificazione del progetto è completa senza una Sequenza. Iniziate stimando la Sequenza del progetto e il tempo necessario per completare ogni attività. Da qui, costruite il calendario del progetto aggiungendo le date di inizio e fine delle attività secondarie e delle attività cardine. Utilizzare modelli di Sequenza del progetto in ClickUp, Excel e altri strumenti per creare un calendario del progetto e monitorarne lo stato. 🗓️
Se si dispone di un piano Business con ClickUp, è possibile utilizzare un file Visualizzazione della Sequenza per avere una visione lineare delle attività e della Sequenza del progetto. Personalizzate la visualizzazione per mostrare le informazioni più rilevanti per voi o selezionate il filtro "raggruppa per" per vedere la Sequenza di singoli dipendenti o tag di priorità.
Provate questi_ **Strumenti di pianificazione della costruzione !
6. Sviluppare la schedulazione finale del progetto
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/06/drag-and-drop-a-task-on-a-gantt-chart-in-clickup.gif Grafico di Gantt in ClickUp /$$$img/
Utilizzate la vista Gantt di ClickUp per pianificare le attività, seguire lo stato di avanzamento dei progetti, gestire le scadenze e gestire i colli di bottiglia.
È finalmente giunto il momento di completare la pianificazione del progetto! Create una data di inizio e una data di fine ufficiali per la linea di base del progetto. Esistono diverse tecniche e metodi per creare la vera e propria pianificazione del progetto.
Tra questi vi sono metodo del percorso critico (CPM) che si concentra sulla sequenza temporale più lunga possibile per raggiungere l'obiettivo desiderato, date le attività predefinite. È una buona scelta per i project manager che vogliono essere in grado di vedere rapidamente quali attività possono ritardare il progetto e identificare ogni potenziale ostacolo.
Un'altra alternativa è la tecnica di valutazione e revisione del programma. Questa metodologia è un diagramma di rete composto da nodi e frecce che evidenziano le attività e le cardine dipendenti. Grazie a questa panoramica, è possibile pianificare il progetto e razionalizzare i flussi di lavoro tenendo a mente le date di inizio e fine.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/05/Screenshot-2023-05-28-at-3.42.45-PM-1400x655.png Modello di pianificazione del progetto di ClickUp /$$$img/
Utilizzate il modello di pianificazione del progetto di ClickUp per pianificare, eseguire e monitorare un progetto dall'inizio alla fine
Create oggi stesso la vostra pianificazione del progetto utilizzando Modello di pianificazione del progetto di ClickUp . Quattro campi personalizzati in questo modello strumento di project management consente di visualizzare rapidamente il budget, i membri del team, la Sequenza e le fasi del progetto. Utilizzate le quattro diverse visualizzazioni per attivare/disattivare una panoramica della sequenza temporale del progetto e dare uno sguardo approfondito alle varie fasi. ✍️
Esempi di pianificazione del progetto
Ora che avete una migliore comprensione delle pianificazioni dei progetti e di come crearne una, diamo un'occhiata ad alcuni esempi reali per trarne ispirazione.
Esempio #1: Programma del progetto di lancio di un prodotto
La pianificazione del progetto per il lancio di un prodotto può avere un aspetto simile a questo:
- Settimana 1: Sviluppo dell'idea del prodotto, creazione del prototipo e ricerche di mercato
- Settimana 2: Finalizzare il design, assicurarsi i materiali e le risorse e iniziare la produttività
- Settimana 3: Testare il prodotto, apportare le modifiche necessarie e creare un piano di marketing
- Settimana 4: Lancio del prodotto sul mercato, raccolta del feedback dei clienti e miglioramenti
- Settimana 5: Promozione del prodotto attraverso campagne pubblicitarie e sui social media
- Settimana 6: Analizzare i dati commerciali e continuare a promuovere il prodotto come necessario
Esempio n. 2: Programma del progetto di pianificazione dell'evento
Per il piano di un evento, il programma del progetto può includere le seguenti attività:
- 6 mesi prima dell'evento: Determinare il budget, il luogo e il tema
- 4 mesi prima dell'evento: Prenotare i fornitori e l'intrattenimento, creare l'elenco degli ospiti e spedire gli inviti
- 2 mesi prima dell'evento: Creare il programma dell'evento e finalizzare le opzioni di catering
- 1 mese prima dell'evento: Confermare tutti i dettagli con i fornitori e continuare la promozione dell'evento
- 1 settimana prima dell'evento: Finalizzaregrafico dei posti a sedere, le decorazioni e il programma di intrattenimento
- Giorno dell'evento: Impostare la sede, coordinarsi con i fornitori e il personale e assicurarsi che tutto fili liscio
Esempio #3: Programma del progetto di riprogettazione del sito web
Ecco come potrebbe essere il programma del progetto di riprogettazione di un sito web:
- Settimana 1: Ricerca del design attuale del sito web e raccolta di feedback dalle parti interessate
- Settimana 2: Creazione di wireframe e mockup per il nuovo design
- Settimana 3: Sviluppo del sito web con il nuovo design e le nuove funzioni
- Settimana 4: Testare il sito web, apportare le modifiche necessarie e raccogliere il feedback finale delle parti interessate
- Settimana 5: Lancio del nuovo sito web e monitoraggio continuo dei miglioramenti o dei problemi
- Mese 2: continuare ad aggiornare e ottimizzare il sito web in base al feedback degli utenti
Questi sono solo alcuni esempi di piani di progetto per diversi settori. Ricordate che il programma di un progetto deve essere adattato alle esigenze e ai requisiti specifici di ogni progetto. Utilizzate questi esempi come punto di partenza e personalizzateli per adattarli al flusso di lavoro del vostro team. 🚀
Cosa cercare in un software per la pianificazione dei progetti
Sia che utilizziate un modello di pianificazione del progetto o un software di project management, ci sono diverse cose che dovete cercare quando scegliete quello giusto. Non esiste uno strumento specifico per ogni azienda o progetto. Alcuni possono richiedere una complessa collaborazione tra team, mentre altri possono essere più incentrati sulle risorse.
Trovare lo strumento giusto per la pianificazione del progetto può snellire il processo, aiutandovi a completare tutto quello che c'è nell'elenco delle cose da fare. Dalle funzionalità/funzione che consentono la creazione di calendari ai dashboard personalizzabili, questi strumenti possono contribuire a rendere il processo di pianificazione dei progetti più rapido ed efficiente.
Ecco cosa dovrebbe offrire un buon modello o software di pianificazione del progetto:
- Dashboard personalizzabili: I membri del team elaborano le informazioni in modo diverso. Alcuni possono lavorare meglio con una visualizzazionedashboard per il project management mentre altri preferiscono gli elenchi. La possibilità di utilizzare diverse visualizzazioni di lavoro e dashboard facilita il lavoro di tutti.
- **Calendario del team in condivisione : Nessun progetto è completato senza un calendario che fornisca a tutti i membri del team una panoramica di ciò che sta accadendo e quando. Potenziate la collaborazione e tenete traccia di tutti i progetti del team in un unico spazio facile da visualizzare.
- **Strumenti di gestione del rischio : Il project management consiste nell'identificare i problemi che si presentano, in modo da affrontarli immediatamente. Gli strumenti di pianificazione del progetto devono consentire ai membri del team di identificare, monitorare e affrontare i rischi.
- Supporto per la gestione delle attività: Niente rallenta i processi come dimenticare di assegnare o delegare le attività del progetto. Scegliendo uno strumento per la pianificazione dei progetti congestione delle attività assistenza, potete assicurarvi che tutto venga assegnato ai membri giusti del team. Un ottimo strumento avrà anche attività secondarie e personalizzazioni per le date di scadenza e le attività cardine, per tenere traccia del calendario del progetto.
Come i team usano ClickUp per la pianificazione dei progetti
I team possono utilizzare ClickUp per la pianificazione dei progetti in molti modi diversi. Dai modelli che facilitano la gestione dei progetti alla gestione semplificata delle attività per tenere traccia dello stato, ClickUp rende tutto più semplice. La cosa migliore è che ClickUp permette di fare tutto in un unico posto.
Ma non credeteci sulla parola! Diamo un'occhiata a ciò che un vero cliente di ClickUp ha da dire sull'utilizzo dei nostri strumenti per semplificare il project management. ✨
Jess Mason, fondatrice di The Yarnpreneur Society + Academy, era solita utilizzare 20 bacheche di Trello, note Post-It e una serie di tecniche e strumenti di pianificazione dei progetti separati per gestire la sua azienda. Si accorgeva che le cose sfuggivano e che gestire tutti questi diversi project management "era la più grande perdita di tempo"
Poi si è rivolta a ClickUp, una persona che ama pianificare, scrivere tutto e programmare l'esecuzione dei progetti a modo suo, ClickUp le ha salvato la vita. La personalizzazione dei modelli e dei dashboard di ClickUp per la pianificazione dei progetti significa che "non è bloccata con la struttura di qualcun altro" ed è "in grado di andare avanti con i progetti molto più facilmente"
Da fare: come usa Jess ClickUp per il suo team?
Tutti e quattro i reparti - Operazioni, Marketing, Ritenzione dei clienti e Creazione di contenuti per i corsi - sono divisi in quattro spazi diversi. Ogni spazio presenta funzionalità/funzioni personalizzate che riflettono i cicli di vita dei progetti e il livello di dettaglio di cui ogni reparto ha bisogno. Per tutti gli spazi, Jess e il suo team utilizzano date di scadenza, priorità e tag per evidenziare le cose importanti e snellire le dipendenze delle attività.
Bonus: provate a usare un'opzione di app di pianificazione digitale per la pianificazione del vostro progetto!
Sfruttate ClickUp per le vostre esigenze di pianificazione del progetto
Ora che sapete come creare un programma di progetto, siete sulla buona strada per realizzare un progetto di esito positivo dall'inizio alla fine. Seguite la guida in sei passaggi qui sopra per essere sicuri di non sbagliare un colpo!
Dalla definizione dell'ambito del progetto alla definizione delle attività e all'impostazione della Sequenza, le opzioni migliori sono quelle che consentono ai team di lavorare in un ambiente collaborativo. Con i modelli giusti e gli strumenti di pianificazione del progetto, avete tutto ciò che serve per creare una pianificazione efficace. Provate ClickUp oggi stesso per prendere il controllo del processo di pianificazione del progetto e non solo per raggiungere gli obiettivi, ma per superarli! Grazie alle varie dashboard e visualizzazioni che facilitano il monitoraggio del vostro stato per la pianificazione del progetto, avrete a disposizione tutto ciò che vi serve per realizzare il piano del progetto. 🤩