Vous pensez avoir trouvé une solution à l'un des problèmes les plus urgents de votre entreprise ? Vous souhaitez vous rendre directement auprès de vos supérieurs pour leur présenter votre idée, savourant la gloire de votre moment d'illumination ? 💡
Avant de faire cela, prenez le temps de réfléchir et demandez-vous si votre solution nécessite un engagement financier important ou un changement dans les fonctions essentielles de l'entreprise. Si c'est le cas, vous devez apprendre à rédiger un dossier commercial afin de présenter correctement votre idée à vos supérieurs.
Vous n'avez jamais fait cela auparavant ? Pas de souci. Dans cet article, nous aborderons les points suivants :
- Le concept de dossier commercial
- La différence entre un dossier commercial et un plan d'affaires
- Le processus d'élaboration d'une analyse de rentabilité convaincante pour l'entreprise
- Quelques exemples concrets pour comprendre comment les analyses de rentabilité aident à faire approuver un projet
Qu'est-ce qu'un dossier d'entreprise ?
Un dossier commercial explique en quoi les avantages d'investir dans une idée ou une initiative d'entreprise l'emportent sur les risques et les coûts.
Il s'agit de l'un des nombreux documents de gestion de projet (comme une charte de projet ou un plan de projet ) que vous devrez peut-être créer lorsque vous demanderez le feu vert pour lancer un projet. Une analyse de rentabilité bien conçue peut être cruciale pour obtenir l'approbation de votre client, de la direction ou d'autres parties prenantes dès les premières étapes du cycle de vie de votre projet. 🟢
Importance d'un dossier commercial dans la gestion de projet
Le rôle principal d'une analyse de rentabilité est de justifier un investissement. Elle joue également d'autres rôles importants qui rendent la gestion de projet plus efficace. En voici quelques-uns :
- Apporter de la clarté : la rédaction d'une analyse de rentabilité nécessite une planification et des recherches minutieuses, ce qui clarifie la réflexion et améliore votre compréhension de l'initiative ou du projet que vous allez proposer.
- Optimisation des ressources : un dossier commercial permet de s'assurer que les ressources de l'entreprise sont utilisées de manière productive et contribuent à ses objectifs stratégiques à long terme.
- Éliminer les doutes : en comparant différentes solutions, le document élimine tout doute quant au fait qu'une autre façon de résoudre un problème d'entreprise est meilleure que celle que vous proposez.
La préparation d'une analyse de rentabilité peut demander beaucoup de temps et d'efforts, elle n'a donc de sens que lorsqu'un projet ou une initiative nécessite un engagement financier important. Pour toutes les autres approbations, vous pouvez utiliser la charte du projet. Voici quelques scénarios dans lesquels une analyse de rentabilité peut s'avérer utile :
- Un nouveau projet
- Nouvelle gamme de produits
- Introduction d'un nouveau profil client personnalisé dans votre stratégie marketing
- Changements majeurs dans la chaîne d'approvisionnement, comme l'introduction de nouveaux fournisseurs ou distributeurs
Quelle est la différence entre un dossier commercial et un plan d'affaires ?
Si le dossier commercial peut sembler être synonyme de plan d'affaires, compte tenu de sa définition, de son contenu et de son nom, il existe toutefois des différences majeures entre les deux. Les plus notables sont les suivantes :
- Cas d'utilisation : un plan d'affaires est élaboré pour une entreprise entièrement nouvelle, tandis qu'un dossier commercial est créé lorsqu'un engagement financier important est demandé dans le cadre d'une entreprise existante.
- Objectif : un plan d'affaires vise à achever la définition de la stratégie commerciale, tandis qu'une analyse de rentabilité tente d'expliquer les avantages d'une initiative spécifique.
- Contenu : Un business plan comprend des informations sur : La mission et la vision de l'entreprise Les projections financières L'analyse SWOT L'analyse de marché La stratégie de commercialisation Le profil de l'équipe
- La mission et la vision d'une entreprise
- Projections financières
- Analyse SWOT
- Analyse de marché
- Stratégie de commercialisation
- Profil de l'équipe
- La mission et la vision d'une entreprise
- Projections financières
- Analyse SWOT
- Analyse de marché
- Stratégie de commercialisation
- Profil de l'équipe
Un dossier d'entreprise, en revanche, ne comprend que les projections financières, les risques et les coûts d'un projet.
- Niveau de détail : compte tenu de l'étendue des informations qu'ils doivent couvrir, les plans d'affaires ont tendance à être beaucoup plus détaillés que les analyses de rentabilité.
Les 6 éléments clés d'une analyse de rentabilité pour l'entreprise
Bien que la structure exacte d'une analyse de rentabilité varie en fonction de la situation, voici quelques-uns de ses éléments essentiels :
1. Résumé
Le résumé exécutif fournit un aperçu rapide des détails essentiels abordés dans votre analyse de rentabilité.
Étant donné que les dirigeants et cadres supérieurs sont généralement très pris par le temps, le résumé exécutif sera souvent la seule partie du document qu'ils liront réellement. C'est pourquoi il est essentiel de soigner cette partie du document afin de faire une première impression marquante.
2. Définition du projet
La définition du projet établit le contexte de votre analyse de rentabilité en expliquant le problème que vous souhaitez résoudre. Elle met en évidence un besoin commercial non satisfait, explique pourquoi il ne l'est pas et présente enfin votre solution pour remédier aux lacunes mentionnées.
3. Évaluation financière
C'est là le cœur du problème : la partie consacrée à l'évaluation financière présente le retour sur investissement que votre initiative ou votre projet est susceptible de générer pour l'entreprise. Elle couvre également le coût prévu de la réalisation de votre projet ou de la mise en œuvre de votre solution.
4. Objectifs du projet et critères de réussite
Cette partie du dossier commercial définit tous les objectifs et résultats clés (OKR) que vous souhaitez atteindre grâce au projet ou à la solution proposés. Elle explique également comment ces objectifs s'alignent sur les objectifs à court et à long terme de l'entreprise. Enfin, elle établit les critères de réussite de votre projet sous la forme d'indicateurs clés de performance (KPI) et de mesures clés.
5. Portée et calendrier du projet
La portée du projet fixe les limites et les frontières de votre projet en allouant des ressources et des budgets et en établissant un calendrier pour l'achevement.
6. Risques et stratégies d'atténuation
Un dossier commercial doit établir une liste de tous les risques associés à la mise en œuvre de la solution proposée et des stratégies d'atténuation pour y faire face. Il évalue également les approches alternatives et leurs risques respectifs afin d'expliquer pourquoi votre initiative devrait être l'option privilégiée.
Comment rédiger un dossier commercial : guide étape par étape
La rédaction d'une analyse de rentabilité est une tâche complexe qui nécessite des recherches approfondies et de nombreuses analyses, allant de l'analyse SWOT et de l'analyse coûts-avantages à l'analyse des parties prenantes. Ce n'est pas une mince affaire, mais cela devient beaucoup plus facile avec une plateforme de gestion de projet exceptionnelle comme ClickUp.
ClickUp fournit aux chefs de projet et aux professionnels tous les outils dont ils ont besoin pour élaborer un dossier commercial qui convaincra leurs supérieurs, des modèles prêts à l'emploi aux fonctionnalités de gestion de documents basées sur l'IA. Découvrons comment rédiger un dossier commercial en huit étapes à l'aide de ClickUp.
Étape 1 : Identification du problème
De nombreuses entreprises échouent parce qu'elles proposent des solutions à des problèmes inexistants. Pour éviter ce scénario, veillez à tenir compte des éléments suivants :
- Objectif(s) que votre entreprise souhaite atteindre. Par exemple : atteindre une cible de chiffre d'affaires, répondre à un besoin non satisfait des clients ou obtenir un avantage concurrentiel.
- Problème(s) empêchant votre entreprise d'atteindre les objectifs souhaités. Exemples : manque d'efficacité opérationnelle, ciblage incorrect de la clientèle, problèmes liés à la chaîne d'approvisionnement.
- La solution que vous souhaitez proposer pour résoudre le problème et atteindre les objectifs
- Preuves et études de cas pour démontrer que la solution que vous proposez peut réellement résoudre le problème.
Pour identifier vos problèmes commerciaux de manière structurée, utilisez le modèle d'analyse des causes profondes ClickUp. Classez tous les problèmes rencontrés par votre entreprise dans plusieurs colonnes « Pourquoi », puis ajoutez leurs causes profondes dans les blocs correspondant à la couleur appropriée. Une fois les causes profondes analysées, vous pouvez adapter votre solution pour les cibler et les résoudre.
Étape 2 : Identification des parties prenantes
Après avoir cerné le problème, l'étape suivante consiste à identifier les parties prenantes auxquelles vous présenterez votre analyse de rentabilité. Une partie prenante est toute personne ayant son mot à dire dans l'approbation de votre analyse de rentabilité. En fonction de la portée et de la complexité de votre analyse de rentabilité, une ou toutes les parties prenantes suivantes peuvent jouer un rôle dans son approbation :
- Le directeur général (PDG) de l'entreprise
- Le directeur du département financier
- Le directeur des opérations de l'entreprise
- Le responsable du département marketing et équipe commerciale
- Le représentant d'un client
Discutez de votre initiative avec les parties prenantes afin de déterminer si elles ont un intérêt pour elle ou non. Cela peut également vous aider à comprendre leur point de vue sur le problème que vous cherchez à résoudre. Après tout, vous ne voulez pas consacrer vos efforts à la rédaction d'un dossier commercial complet pour que les parties prenantes le rejettent. 🙅♂️
Le moyen le plus simple d'identifier les principales parties prenantes est d'utiliser le modèle d'analyse des parties prenantes ClickUp. Ce cadre peut vous aider à évaluer l'influence et le niveau d'assistance de toutes les parties prenantes qui joueront un rôle dans l'approbation de votre analyse de rentabilité. Ces informations peuvent également s'avérer utiles lorsque vous souhaitez recueillir les commentaires d'une partie prenante.
Étape 3 : Rédaction des informations générales et définition du projet
Une fois que vous avez identifié votre problème et les parties prenantes concernées, il est temps de commencer à rédiger votre analyse de rentabilité pour l’entreprise.
La première partie est la section consacrée à la définition du projet, qui établit le contexte dans lequel vous présentez votre dossier aux parties prenantes. Elle traite du problème que votre analyse de rentabilité propose de résoudre et explique pourquoi il est important de le résoudre. Cette section doit couvrir les points suivants :
- Le problème que vous avez identifié et son impact sur les fonctions de l'entreprise
- Comment votre projet ou votre solution peut-il y remédier ?
- Les objectifs que votre projet ou initiative souhaite atteindre
- Comment les objectifs du projet s'alignent-ils sur les objectifs à court terme de l'entreprise ?
- Les critères de réussite de votre projet ou initiative
- Comment sa réussite permettra à l'entreprise d'atteindre ses objectifs stratégiques à long terme
Le meilleur outil pour rédiger cette partie du document est ClickUp Docs, l'éditeur de texte et la plateforme de gestion de documentation intégrés à ClickUp.
Grâce aux possibilités d'édition collaborative de ClickUp Docs, vous et vos parties prenantes pouvez travailler sur le document d'analyse de rentabilité en temps réel, ce qui garantit son achèvement rapide et précis. Les parties prenantes peuvent également commenter les points à améliorer. Enfin, vous pouvez ajouter une image de couverture pour rendre votre analyse de rentabilité plus attrayante ou utiliser des commandes slash pour ajouter rapidement des blocs de texte formatés convaincants.
Étape 4 : Analyse coûts-avantages et évaluation financière
Après avoir présenté le contexte, l'étape suivante consiste à évaluer la rentabilité de l'entreprise. Cette section sera examinée attentivement lors de votre présentation et sert à susciter l'intérêt des parties prenantes pour votre analyse de rentabilité. Pour plus de précision, consultez un collègue du service financier lors de la rédaction de cette partie du document.
Voici quelques-unes des informations que vous pourriez vouloir inclure dans ce document :
- Prévisions concernant les gains financiers
- Coûts liés au projet
- Prévisions de flux de trésorerie
- Analyse coûts-avantages et retour sur investissement (ROI)
- Analyse de sensibilité pour expliquer la marge d'erreur dans vos nombres
Outre les aspects financiers, cette section traite également de l'analyse des risques. Les informations sur tous les facteurs de risque potentiels identifiés grâce à l'analyse SWOT, l'analyse de Monte Carlo et d' autres stratégies d'identification des risques sont présentées, ainsi que les stratégies d'atténuation correspondantes. Il est préférable de discuter des risques du projet avec les parties prenantes identifiées lors de la première étape, car elles peuvent souvent partager des informations et des points de vue cachés.
ClickUp fournit un nombre d'outils pour vous aider à mener chacune de ces analyses. Par exemple, vous pouvez utiliser le modèle d'analyse coûts-avantages ClickUp pour achever votre analyse coûts-avantages.
De même, le modèle d'analyse SWOT ClickUp vous évite d'avoir à noter des lignes de données pour identifier les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces de votre initiative. Il s'agit d'un modèle visuellement riche qui vous permet d'identifier facilement les activités et les fonctions à fort impact.
Étape 5 : Évaluation des alternatives
Dans cette section, vous devez évaluer les alternatives à la solution que vous proposez dans l'analyse de rentabilité. Mettez en évidence les avantages et les inconvénients de chaque option afin que les parties prenantes puissent avoir un aperçu complet de toutes les solutions possibles. Veillez à inclure votre solution proposée dans la comparaison afin d'expliquer pourquoi elle est meilleure que toutes les autres alternatives.
Si vous avez besoin d'aide pour examiner et comparer les différentes alternatives, utilisez le modèle de matrice de comparaison ClickUp. Utilisez-le pour enregistrer toutes les informations relatives à chaque alternative possible dans différents champs, puis comparez-les sur un tableau Kanban. Son format visuel facilite la prise de décision, tandis que ses champs entièrement personnalisables vous permettent d'enregistrer autant de paramètres de comparaison que vous le souhaitez.
Étape 6 : Décrire la portée du projet et l'approche de mise en œuvre
Après avoir détaillé tous les aspects financiers de votre projet et l'avoir comparé à d'autres alternatives, définissez la portée du projet dans votre analyse de rentabilité. Cette section fixe les limites du travail à accomplir et les contraintes en termes de ressources nécessaires pour l'achever. Elle contient des informations cruciales, notamment :
- Budget et allocation des ressources : ressources financières et autres, telles que les membres de l'équipe, l'environnement de travail, l'équipement, etc., qui doivent être allouées au projet.
- Délais : temps nécessaire pour achever chaque partie du projet
- Dépendances et relations : Détails des fonctions commerciales actuelles susceptibles d'être affectées par le projet
- Résultats attendus : ce que vous prévoyez d'obtenir à la fin de votre projet.
- Exclusions : Ce qui ne fait pas partie de votre projet
Une fois que vous avez défini la portée du projet, décrivez les étapes exactes de sa mise en œuvre. Le moyen le plus simple d'y parvenir est d'utiliser le modèle de portée des travaux ClickUp. Il vous permet d'enregistrer tous les aspects de la portée du projet de manière bien organisée afin de les partager avec vos parties prenantes et de recueillir leurs avis.
Étape 7 : Rédaction du résumé
Une fois toutes les sections principales de votre analyse de rentabilité achevées, vous devez rédiger un résumé pour synthétiser les détails essentiels de chaque section. Ce résumé doit être concis, idéalement pas plus long que deux pages. Il apparaîtra en premier dans votre analyse de rentabilité, offrant aux parties prenantes un aperçu rapide du projet que vous proposez.
Si vous avez besoin d'aide pour rédiger votre résumé, faites appel à ClickUp Brain, un assistant de rédaction basé sur un réseau neuronal et l'IA intégré à ClickUp Docs. En quelques secondes, il peut générer un résumé parfait de n'importe quel document commercial préparé jusqu'à présent.
Une fois que vous avez rédigé votre projet de résumé exécutif, utilisez le modèle de résumé exécutif ClickUp pour le mettre en forme et l'organiser de manière structurée et présentable.
Étape 8 : Tout mettre en place
Il est maintenant temps de rassembler et de structurer toutes les sections rédigées jusqu'à présent afin de finaliser votre analyse de rentabilité. C'est là que le modèle d'analyse de rentabilité ClickUp peut vous sauver la mise.
Le modèle comprend des sections dédiées pour consigner chaque partie de l'analyse de rentabilité. Toutes les sections sont organisées de manière structurée afin de garantir que, lorsque vous présenterez votre analyse, celle-ci aura un impact durable sur vos parties prenantes.
4 exemples concrets d'exemples de dossiers d'entreprise
Maintenant que vous savez comment rédiger un dossier commercial, découvrons quelques exemples concrets illustrant comment les dossiers commerciaux permettent aux entreprises d'approuver des projets majeurs et de prendre des décisions stratégiques :
1. Exemple de démarrage allégé
Une start-up lean opérant dans le secteur de la santé est confrontée à des problèmes de main-d'œuvre qui l'empêchent de lancer son produit à temps. Le responsable de l'équipe de développement produit souhaite embaucher trois ingénieurs supplémentaires afin d'accélérer le processus de développement produit.
Cependant, comme il s'agit d'une start-up modeste avec des contraintes budgétaires, le chef d'équipe doit obtenir l'accord des fondateurs de la start-up avant de prendre une décision. L'équipe produit rédige donc un business case pour l'embauche de nouveaux employés, dont voici les principaux éléments :
- Un aperçu de la manière dont le manque de personnel retarde le développement des produits et repousse leur lancement au-delà de la date prévue.
- Explication de la manière dont trois nouveaux ingénieurs peuvent remettre le développement de produits sur les rails
- Analyse coûts-avantages de la mesure
- Exploration des risques impliqués
- Présentation des alternatives et des risques associés
- Portée du changement, comme la nature du travail que les nouveaux ingénieurs effectueront
2. Exemple de financement par capital-risque
Une start-up fintech financée par du capital-risque décide de lancer une nouvelle gamme de cartes de crédit. Cela lui permettra d'attirer de nombreux nouveaux clients, mais nécessitera également un investissement financier important à des fins de marketing et de prêt. L'entreprise prépare donc un dossier commercial pour cette nouvelle gamme de produits afin d'obtenir un financement. Voici ce qu'elle détaille dans son dossier commercial :
- La nécessité de cette nouvelle gamme de produits et la manière dont elle complète les autres offres de l'entreprise
- Les opportunités du marché avec des projections de revenus et une analyse coûts-bénéfices
- Risques liés au projet, tels que la concurrence, les défauts de paiement massifs et la surveillance réglementaire
- Il existe d'autres alternatives, comme le lancement de cartes de débit prépayées, qui ne seraient probablement pas aussi utiles pour acquérir de nouveaux clients.
- Portée du projet, comme les membres de l'équipe qui y travaillent, le budget alloué, le calendrier de lancement et l'échéancier.
3. Exemple d'externalisation
Un fournisseur de logiciels SaaS basé dans la Silicon Valley souhaite réduire ses dépenses en matière de service client sans compromettre la qualité du service. Le chef de produit de l'un de leurs principaux produits a l'idée d'externaliser le service client. Ils décident donc de préparer un dossier commercial avant de proposer la solution à la direction. Le dossier commercial décrit :
- Le problème, qui est une part importante des revenus consacrée aux opérations de service à la clientèle, et comment l'externalisation peut contribuer à la réduire.
- Risques associés à l'externalisation du service client et stratégies d'atténuation, comme la mise en place d'un mécanisme d'escalade pour les tickets d'assistance non résolus.
- Les alternatives et leurs risques, comme l'utilisation de chatbots IA pour réaliser l'automatisation du service client, qui peuvent être frustrants pour les clients qui ont besoin d'une assistance humaine.
- Analyse coûts-avantages du changement
- Portée du changement, par exemple le nombre d'employés du service client qui seront licenciés.
4. Exemple dans le domaine de la chaîne d'approvisionnement
Une entreprise de construction en Virginie est confrontée à des problèmes d'approvisionnement en matières premières. Le fournisseur de ciment avec lequel elle travaille ne parvient pas à répondre à la demande, le chef du projet décide donc d'ajouter une marge de sécurité en faisant appel à un nouveau fournisseur.
Ce changement pouvant avoir une grande influence sur le projet, le superviseur prépare un dossier commercial afin de proposer l'initiative à la direction. Le dossier aborde les points suivants :
- Comment le nouveau fournisseur de ciment peut éviter que le projet ne prenne du retard
- La fiabilité du fournisseur, démontrée par ses années de présence dans le secteur, les grandes entreprises auxquelles il a fourni du ciment, etc.
- Fournisseurs alternatifs, leur capacité et informations sur leur fiabilité
- Analyse coûts-avantages du changement, car les tarifs de ce fournisseur sont légèrement supérieurs à ceux du fournisseur actuel.
- Portée du changement, y compris la quantité de fournitures qui sera livrée par le nouveau fournisseur, pendant combien de temps et à quel prix.
Défis potentiels liés au dossier d’entreprise et comment les surmonter
Les chefs de projet commettent souvent des erreurs lors de la rédaction d'une analyse de rentabilité, ce qui peut compromettre l'approbation de l'ensemble du projet ou de l'initiative. Maintenant que nous avons couvert l'ensemble du processus de rédaction d'une analyse de rentabilité convaincante, examinons les pièges les plus courants et explorons les moyens de les éviter.
1. Le rédiger seul
Les détails d'une analyse de rentabilité nécessitent des recherches approfondies et une connaissance approfondie des différentes fonctions de l'entreprise. Aucun chef de projet ne peut tout faire seul sans commettre d'erreurs ou de fautes de jugement. Demandez donc l'aide de différents services de votre entreprise, qu'il s'agisse des finances, du marketing ou des opérations. 💁
2. Ne pas tenir compte des commentaires des parties prenantes
Une autre erreur cruciale lors de l'élaboration d'une analyse de rentabilité consiste à présenter le document aux parties prenantes à l'improviste. Lorsque vous n'impliquez pas les parties prenantes concernées à aucune étape du processus d'élaboration de votre analyse de rentabilité, vous augmentez le risque qu'elle soit rejetée. Cela s'explique par les raisons suivantes :
- Vous ne connaissez pas leurs attentes
- Ils n'ont joué aucun rôle dans votre analyse de rentabilité de l'entreprise, ce qui les maintient à l'écart de votre travail.
Pour éviter ce scénario, impliquez les parties prenantes à différentes étapes du processus de rédaction de votre analyse de rentabilité et faites régulièrement évaluer votre progression.
3. Ne pas relire ni corriger
La dernière chose que vous souhaitez lorsque vous présentez votre analyse de rentabilité pour l'entreprise, c'est une faute de frappe ou une présentation erronée des faits. Cela pourrait laisser une mauvaise impression aux parties prenantes qui écoutent votre présentation. Elles pourraient ne pas vous prendre au sérieux et finalement rejeter votre proposition de projet.
Pour vous assurer que votre document est irréprochable, vous devez toujours revoir et relire l'intégralité de votre analyse de rentabilité avant de la soumettre. Portez une attention particulière aux nombres et aux faits et vérifiez qu'ils sont corrects. Ensuite, passez à la présentation.
Créez un dossier commercial convaincant avec ClickUp
Un business case solide est la première étape pour obtenir l'approbation du projet par vos parties prenantes. Cependant, son élaboration nécessite une planification minutieuse et les bons outils pour rationaliser l'ensemble du processus. Heureusement, ClickUp vous fournit tout ce dont vous avez besoin à chaque étape de l'élaboration de votre business case, des modèles prêts à l'emploi et des outils de documentation à l'aide à la rédaction alimentée par l'IA.
Inscrivez-vous dès aujourd'hui à ClickUp et rédigez un dossier commercial qui vous permettra d'obtenir l'assistance et la confiance nécessaires à votre projet ou initiative.