La gestion de projet n'est pas pour les âmes sensibles. En tant que gestionnaire de projet, vous êtes chargé de tout gérer : les personnes, les ressources, les échéanciers et (bien sûr) les budgets. La gestion des coûts de projet est une compétence indispensable pour gérer à la fois les coûts directs et les coûts indirects des nouveaux projets. Après tout, c'est la rentabilité qui permet d'ouvrir les portes de l'entreprise.
Cependant, le contrôle des coûts n'est pas sans poser de problèmes. Une gestion efficace des coûts nécessite une bonne de l'équilibre des ressources de rester dans le cadre du projet et d'établir des budgets précis dès le départ.
Si vous avez peur de surestimer ou de sous-estimer le coût d'un projet, nous avons ce qu'il vous faut. Ce guide présente les tenants et les aboutissants de la gestion des coûts d'un projet, partage les méthodologies de contrôle des coûts et vous montre comment contrôler les budgets d'un projet.
Qu'est-ce que la gestion des coûts de projet ?
La gestion des coûts d'un projet est le processus de planification, d'estimation, de budgétisation et de contrôle des coûts. L'objectif de la gestion de projet est simple : terminer un projet dans les limites du budget approuvé. Il s'agit notamment de maintenir les dépenses à un niveau bas et d'atteindre un niveau de qualité élevé l'équilibre entre la portée, le temps et le coût . 💰
Cependant, respecter le budget est plus facile à dire qu'à faire. La gestion des coûts du projet exige de suivre des processus d'estimation des coûts méticuleux afin de prévoir avec précision le coût total du projet. En outre, vous devez calculer les coûts directs, comme la main-d'œuvre et les matériaux, et les coûts indirects, plus délicats, comme les frais généraux, afin d'obtenir les prévisions les plus précises possibles.
Heureusement, une gestion efficace des coûts s'accompagne d'une foule d'avantages pour votre entreprise, notamment :
- Respect du budget: L'un des plus grands défis de la gestion de projet est de garder les coûts sous contrôle. La gestion des coûts du projet vous aide à éviter les dépassements qui, autrement, mettraient en péril votre rentabilité
- Une meilleure affectation des ressources : Vous avez besoin d'aide pour répartir les ressources ? La gestion de projet permet de s'assurer que chaque dollar dépensé contribue à la réussite du projet. Ne payez plus pour des abonnements inutilisés ou du matériel inefficace grâce à une planification de projet appropriée
- Des décisions plus intelligentes: Une estimation précise des coûts dans le cadre de la gestion de projet et un suivi régulier vous aideront à prendre des décisions éclairées. Prévoirles risques financiers avec des données historiques et prendre des mesures proactives pour éviter les maux de tête liés au dépassement du budget
- Projets réussis: Les responsables de votre entreprise vont probablement remarquer que la plupart de vos projets dépassent largement le budget prévu. La rentabilité est le signe d'un projet réussi (pour un directeur financier, du moins), et une bonne gestion des coûts du projet en est la clé. Des coûts de projet et des estimations précis, ainsi qu'une gestion prudente des coûts de projet sont essentielsde la budgétisation du projet vous permettront d'être un PM plus réussi et de vous faire un nom en tant que leader soucieux des coûts et qui obtient des résultats
Comprendre le processus de gestion de projet
Le suivi des dépenses est important, mais la gestion des coûts d'un projet ne se limite pas à compter les dollars. Il s'agit d'une approche stratégique qui prend en compte tous les coûts potentiels pour assurer la réussite financière d'un projet. 📈
Chaque chef de file fait la gestion des coûts un peu différemment, mais les fonctions principales de la gestion des coûts d'un projet comprennent généralement :
- Estimation des coûts: L'estimation permet de prévoir les coûts du projet associés aux différentes tâches, au personnel et aux autres ressources. Les gestionnaires de projet utilisent souvent des techniques telles que l'estimation analogique, l'estimation paramétrique et l'estimation ascendante pour parvenir à ces nombres
- **Budgétisation des coûts : Avec la budgétisation, vous allouez des dollars aux différentes activités du projet, ce qui se traduit par une augmentation des coûtsestimation des coûts en un budget de projet réalisable
- Contrôle des coûts : Les budgets sont excellents, mais ils ne signifient rien si vous les ignorez. Le contrôle des coûts permet d'aligner les dépenses réelles sur les coûts budgétés. Il faut suivre les dépenses, gérer les écarts de coûts et prendre des mesures correctives pour rester sur la bonne voie, mais c'est possible
- Rapports: C'est le moment où le manager d'un projet soumet des rapports financiers aux différentes parties prenantes, y compris l'équipe du projet et la direction. Ces rapports sont indispensables pour prendre des décisions éclairées sur le projet en cours et repérer les possibilités d'amélioration de l'efficacité à l'avenir
La budgétisation est sans doute la partie la plus importante de la gestion de projet. Elle a un impact considérable sur la faisabilité d'un projet et sur le retour sur investissement (ROI) attendu.
La gestion des coûts d'un projet a des liens avec la gestion de projet, car les gestionnaires de projet doivent respecter l'étendue des travaux, les délais et la qualité du travail. Elle joue également un rôle important dans la gestion des risques, car le dépassement du budget est un risque important pour les organisations.
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En fin de compte, une gestion efficace des coûts rend possible la gestion des ressources, ce qui garantit une utilisation judicieuse des ressources tout au long du cycle de vie de l'entreprise cycle de vie du projet .
Objectifs de Gestion des coûts du projet
Tout gestionnaire de projet digne de ce nom doit comprendre les objectifs sous-jacents de la gestion des coûts du projet, qui sont les suivants :
- Contrôle des budgets: Le premier objectif de la gestion des coûts est de s'assurer que le projet se termine dans les limites du budget. En pratique, cela signifie que vous êtes en charge d'une surveillance constante pour éviter les dépassements de coûts
- Optimiser les ressources: Obtenir la plus grande valeur possible pour votre argent en utilisant efficacement la main-d'œuvre, les matériaux et l'équipement
- Minimiser les risques: Les projets qui perdent de l'argent constituent un énorme handicap. La gestion de projet minimise les risques en identifiant les risques financiers dès le début du cycle de vie du projet et en vous aidant à développer des stratégies pour les atténuer
Différentes méthodologies de gestion des coûts
Les gestionnaires de projet ont beaucoup à faire, mais le contrôle du budget est l'une des tâches les plus importantes de votre liste à faire. Vous n'avez cependant pas à le gérer seul. Il suffit de choisir une méthode d'estimation comme cadre pour le contrôle du budget.
Les finances dépendront du projet, alors choisissez parmi ces méthodes de gestion des coûts populaires pour trouver l'approche qui convient à vos types de projets.
Gestion de la valeur acquise (EVM)
La gestion de la valeur acquise est une technique qui évalue la portée, le calendrier et le coût de votre projet afin de montrer la valeur objet qu'un projet a rapporté à votre Business. 🙌
Par exemple, disons que vous disposez d'un budget de 100 000 $ pour 10 mois. Après cinq mois, le projet devrait être achevé à 50 %, avec 50 000 $ dépensés. Si le coût réel est de 60 000 $ et que le projet n'est achevé qu'à 30 %, l'EVM mettra en évidence cet écart pour montrer que vous avez à la fois dépassé le budget et pris du retard dans la progression du projet.
Estimation analogique
Cette méthode de gestion des coûts consiste à estimer les coûts d'un projet en se basant sur les données historiques de projets similaires. C'est le moyen le plus rapide d'estimer les coûts, mais il est moins précis car il s'appuie fortement sur les données du passé, qui ne tiennent pas compte des conditions d'aujourd'hui.
Estimation paramétrique
Les estimations paramétriques recherchent des relations statistiques entre les données historiques et d'autres facteurs financiers. L'estimation paramétrique est plus précise que l'estimation analogique car elle permet d'identifier des relations, bien qu'il faille beaucoup de données pour qu'elle fonctionne correctement.
Estimation ascendante
Avec l'estimation ascendante, vous créez une estimation des coûts plus précise basée sur les composants individuels de la structure de répartition du travail (SRT). Une fois que vous avez obtenu un total pour chaque composant, vous les additionnez pour obtenir le coût total du projet.
Estimation en trois points
Avec les estimations en trois points, vous créez trois estimations pour chaque projet. Vous examinez les estimations en fonction du meilleur scénario, du pire scénario et du plus probable. Cette méthode est idéale si votre entreprise comporte beaucoup d'incertitudes. En cas de doute, prévoyez un budget pour le scénario le plus défavorable afin de vous assurer que vos projets sont viables, même si tout déraille.
4 étapes pour une gestion des coûts de projet efficace
La gestion efficace des coûts d'un projet est un processus en plusieurs étapes qui permet de s'assurer qu'un projet ne dépasse pas le budget prévu, du début à la fin. Bien qu'elle puisse sembler compliquée, elle suit un processus simple en quatre étapes pour vous donner une clarté financière totale.
Étape 1 : Planification des ressources
Au cours de la phase de planification, déterminez les types et les quantités de ressources nécessaires à ce projet. Il s'agit notamment de :
- La main-d'œuvre
- L'équipement ou le matériel
- Les matériaux
- Les abonnements aux logiciels
Établissez ensuite un forfait pour l'affectation de ces ressources. La façon la plus simple de le faire est de créer une structure de répartition du travail afin de diviser le projet en parties plus petites et plus faciles à gérer. À partir de là, vous affectez des ressources à chaque partie du projet. 🛠️
Etape 2 : Estimation du coût des ressources
Une fois que vous avez une idée des ressources dont vous avez besoin, il est temps d'en estimer le coût. Chacun a sa propre approche ; ce qui compte, c'est que vous utilisiez une technique efficace d'estimation des coûts, comme l'estimation analogique ou l'estimation paramétrique, pour guider votre raisonnement.
Il est difficile de se projeter dans l'avenir, mais essayez d'anticiper tous les types de coûts. Les coûts directs, comme la main-d'œuvre et les abonnements aux logiciels, sont assez faciles à estimer, mais les coûts indirects, comme votre loyer mensuel, sont un peu plus délicats à estimer. Néanmoins, ces deux types de coûts ont une incidence sur vos bénéfices ; ne négligez donc pas l'influence sournoise des coûts indirects.
Etape 3 : Déterminer le budget des coûts
Une fois les coûts en main, il est temps de déterminer votre budget réel budget du projet . Si vous avez effectué plusieurs estimations, faites-en la moyenne pour obtenir un budget de projet plus complet. Il est également utile, à cette étape, d'établir des niveaux de référence pour les dépenses, que vous pourrez utiliser comme points de repère tout au long du projet. Par exemple, si vous disposez d'un budget total de 20 000 $ pour un projet de deux mois, vous vous attendez à ce que les coûts de base s'élèvent à 10 000 $ après le premier mois.
Bien entendu, les imprévus sont toujours possibles. En tant que gestionnaire de projet, c'est à vous de prévoir les imprévus. Prévoyez toujours une réserve pour imprévus de 10 % afin de tenir compte des dépenses imprévues.
Etape 4 : Contrôle des coûts et estimation du coût du projet
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Une fois le budget et les contrôles établis, il est temps de d'appliquer les techniques de gestion des coûts du projet . Au lieu de tout suivre dans une feuille de calcul Excel qui prend beaucoup de temps, insérez votre budget et vos chiffres de performance dans le logiciel un logiciel de gestion de projet tel que ClickUp . C'est le moyen le plus simple de suivre les coûts réels par rapport aux coûts budgétés et de corriger le tir avant qu'il ne soit trop tard.
Vous pouvez avoir l'impression que le plus dur est fait, mais vous devez continuellement affiner le budget au fur et à mesure que le projet progresse. Utilisez les données en temps réel, le retour d'information et l'évolution du projet pour actualiser autant que possible les coûts de votre projet. Même si quelque chose vous échappe, vous pourrez toujours utiliser ces données pour améliorer les estimations de coûts des projets futurs.
Gestion de coût de projet Outils et techniques
La gestion des coûts d'un projet ne doit pas nécessairement prendre des heures. Avec les bons outils de gestion de projet et techniques, vous serez en mesure de créer, de gérer et d'optimiser les budgets des projets en quelques clics. Essayez ces astuces pour simplifier la gestion des coûts des projets.
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- Modèles: La gestion des coûts d'un projet nécessite normalement de parcourir un grand nombre de feuilles de calcul. Gagnez des heures par semaine en laissant ClickUp mettre en forme les feuilles de calcul pour vous. Nous avons des douzaines de modèles utiles pour la gestion de projet, mais l'outil de gestion des coûts de projet le plus utile est celui de ClickUpModèle ClickUp de gestion des coûts de projet est parfait pour le suivi du temps, la création de dépendances entre les tâches et bien plus encore
Analyse des coûts benchmarks
L'analyse comparative vous permet de mieux comprendre comment vous vous en sortez, du moins comparativement, et vous donne un avertissement précoce en cas de dépassement du budget du projet. Vous pouvez établir des repères de coûts à partir de projets collés, de moyennes sectorielles ou des objectifs initiaux de votre projet. Quels que soient les paramètres que vous fixez, prévoyez des contrôles budgétaires réguliers pour vos projets.
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Si quelque chose déraille, ce n'est pas le moment de rester silencieux. Restez en contact avec toutes les parties prenantes du projet, en particulier les plus hauts responsables, si les coûts du projet sont hors de contrôle. Il est plus facile de rectifier le tir et d'éviter les maux de tête liés à des dépassements évitables si vous détectez les problèmes suffisamment tôt et que vous alertez l'équipe.
Investir dans l'amélioration continue
Si vous avez dépassé le budget lors d'un projet précédent, profitez-en pour vous améliorer pour les projets futurs. Les analyses rétrospectives des projets fournissent des informations précieuses pour la gestion des coûts des projets. Il se peut que vous ne puissiez rien faire pour l'argent déjà collé, mais tirer des leçons des faux pas passés est le meilleur moyen d'éviter de répéter des erreurs coûteuses.
Générer des devis plus précis avec ClickUp
La gestion des coûts des projets est ce qui permet aux organisations de rester productives et rentables. Sans elle, vous risquez de dépenser plus de ressources sur un projet que vous ne le devriez, ce qui pourrait mettre votre entreprise dans le rouge.
La gestion de projet nécessite beaucoup de données et une gestion minutieuse et pratique. Au lieu de surveiller passivement les coûts dans des feuilles de calcul, intégrez vos données dans une plateforme tout-en-un comme ClickUp. C'est le meilleur moyen de contrôler les coûts, de suivre la progression des projets et de collaborer avec votre équipe, le tout dans une seule et même plateforme.
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Questions fréquemment posées
1. Qu'entend-on par gestion des coûts dans un projet ?
La gestion des coûts est le processus de planification, d'estimation, de budgétisation et de contrôle des coûts d'un projet. L'objectif ultime de la gestion des coûts est de s'assurer que le projet respecte le budget.
2. Quelles sont les quatre composantes de la gestion des coûts du projet ?
La gestion des coûts d'un projet nécessite :
- L'estimation des coûts
- La budgétisation des coûts
- Contrôle des coûts
- Rapports 3. Pourquoi la gestion des coûts du projet est-elle importante ?
La gestion de projet est importante car elle détermine la viabilité des projets et la rentabilité globale d'une organisation. Une gestion efficace des coûts garantit que les projets sont achevés dans les limites du budget, mais elle est également cruciale pour la gestion des risques.