Ed Naughton est président et fondateur de l'Institute of Project Management, ancien vice-président de l'International Project Management Association (IPMA) et expert internationalement reconnu dans le domaine de la gestion de projet.
Consultez la PM World Library et l'International Association for Project Management pour découvrir son travail.
Saviez-vous que jusqu'à 35 % des projets ne parviennent pas à atteindre les objectifs commerciaux de satisfaction des parties prenantes ?
La réussite d'un projet dépend souvent de votre approche de la gestion des risques, principalement de la manière dont vous gérez le risque lié aux coûts du projet.
Ainsi, parmi tous les projets réussis, seuls 62 % parviennent à respecter le budget prévu. Le dépassement du budget prévu pour le projet, également appelé dépassement de coûts, est l'un des risques les plus courants.
Pour éviter cela, chaque projet doit disposer d'un plan de gestion des risques. L'analyse et la gestion des risques sont essentielles pour garantir le bon déroulement de votre projet avec le moins de surprises possible.
Bien que les risques ne puissent jamais être totalement maîtrisés, il est essentiel de disposer d'un plan adéquat pour l'occurrence des risques si vous voulez éviter que votre projet ne se solde par un échec.
Qu'est-ce que le risque lié aux coûts dans la gestion de projet ?
Le risque lié aux coûts est l'un des risques les plus courants dans le cadre d'un projet. Il peut résulter d'une mauvaise planification budgétaire et d'une estimation inexacte des coûts. Le risque lié aux coûts est le risque de dépasser le budget d'un projet ou de ne pas parvenir à générer une valeur équitable pour compenser les coûts. En outre, vous pouvez être confronté à des coûts plus élevés en raison de facteurs internes ou externes. Mais de quoi s'agit-il exactement ?
Risques liés aux coûts internes
Les risques internes sont liés aux actions internes de l'entreprise. Par exemple, sous-estimer la charge de travail nécessaire à la réalisation d'un projet peut entraîner un allongement du calendrier, ce qui augmente le coût du projet. Plus le projet est long, plus il coûte cher. C'est évident ! Cela signifie également que ce risque est lié non seulement au calendrier, mais aussi aux performances et à la qualité.
L'avantage des risques internes est qu'ils peuvent être évités grâce à une planification et une gestion de projet adéquates. En revanche, les risques liés aux coûts externes échappent souvent à votre contrôle.
Risques liés aux coûts externes
Les risques liés aux coûts externes comprennent les risques qui surviennent en dehors de l'entreprise. Il peut s'agir de modifications de la réglementation ou des normes industrielles, ou encore de frais bancaires. Bien que vous ne puissiez pas contrôler ces problèmes, vous pouvez atténuer leur impact sur votre projet.
Le plus grand problème lié à ces risques est qu'il est impossible de prédire leur probabilité d'occurrence. Les sous-groupes de risques liés aux coûts externes comprennent les risques économiques, politiques et naturels.
Pourquoi la gestion du risque lié aux coûts est-elle importante ?
Les causes d'échec sont diverses, mais la plupart des problèmes sont liés à une mauvaise gestion des coûts. En termes simples, si vous ne parvenez pas à maîtriser les coûts, votre projet échoue. La gestion des risques liés aux coûts vous permet d'anticiper les dépenses futures. Cette visibilité budgétaire est très utile, car elle vous permet de prendre des décisions qui vous éviteront de vous endetter.
Selon l'étude réalisée par le PMI en 2021, 38 % des projets ne respectent pas l'intervalle de budget prévu et 35 % des projets échouent en raison d'un dépassement budgétaire.
La gestion du risque lié aux coûts est un élément crucial de la gestion d'un projet, car la réussite ou l'échec du projet en dépend souvent.
Suivez ces conseils pour mieux gérer les risques liés aux coûts d'un projet et augmenter vos chances de réussite.
10 conseils efficaces pour gérer les risques liés aux coûts d'un projet
Même si vous ne pouvez pas contrôler tous les risques liés à votre projet, vous devez vous y préparer autant que possible, en particulier ceux que vous pouvez contrôler. Voici quelques éléments à garder à l'esprit lorsque vous essayez de gérer les risques liés aux coûts d'un projet :
1. Soyez attentif aux domaines dans lesquels les coûts peuvent augmenter
Les coûts d'un projet sont généralement divisés en trois groupes fondamentaux :
- Les coûts directs* sont les coûts directement nécessaires à l'assistance au bon déroulement de votre projet. Ils comprennent la main-d'œuvre, l'équipement et les matériaux.
- Les coûts indirects couvrent les aspects administratifs et opérationnels d'un projet, tels que le coût de l'examen des documents, de la réalisation d'évaluations ou du recrutement d'inspecteurs pour un projet.
- Les frais généraux comprennent les coûts des activités que vous ne pouvez pas lier directement ou indirectement au projet. Les coûts essentiels à l'activité, tels que le loyer et les services publics, les frais juridiques, la formation et les assurances, font également partie de vos frais généraux.
*Les coûts directs sont souvent à l'origine des risques liés aux coûts dans ces catégories. Il est donc essentiel de prêter attention aux coûts de main-d'œuvre, d'équipement et de matériaux afin de réduire le risque d'explosion des coûts.
2. Prévoyez des imprévus dans le budget de votre projet
Une éventualité est une circonstance future dont vous ne pouvez garantir qu'elle se produira ou non. Par exemple, vous ne pouvez pas garantir que votre projet sera terminé à temps, ce qui augmente le coût de la main-d'œuvre et les frais généraux.
L'intégration de provisions pour imprévus dans le budget de votre projet minimise l'impact de ces évènements sur vos résultats financiers. De plus, le fait de mettre de côté une partie du budget vous aide à faire face aux coûts imprévus.
Envisagez de réserver une part encore plus importante de votre budget aux projets présentant des risques accrus.
3. Élaborez un plan de gestion des risques complet
Un projet réussi nécessite une feuille de route détaillée. Une feuille de route fournit un aperçu du calendrier et des objectifs du projet. Dans le cadre de votre feuille de route, vous devrez identifier les risques potentiels.
La planification de la gestion des risques vous aide à identifier, évaluer et atténuer les risques potentiels. Elle vous oblige également à définir votre tolérance au risque ; vous pouvez fixer des seuils pour le niveau de risque que vous êtes prêt à prendre.
La tolérance au risque facilite la hiérarchisation des risques. Vous pouvez décider quels problèmes nécessitent une attention immédiate et lesquels peuvent conduire à une meilleure prise de décision et à une réduction des coûts à long terme.
Un plan de gestion des risques doit également inclure un plan d'intervention. Commencez par déterminer comment vous allez gérer des évènements spécifiques, tels que le dépassement de votre budget main-d'œuvre ou des dépenses plus élevées que prévu en matériaux.
4. Créez un registre des risques liés au projet afin d'en assurer le suivi
Dans le cadre de votre plan de gestion des risques, créez un registre des risques. Un registre des risques fournit une liste de tous les risques que vous identifiez lors de l'évaluation du projet. Il vous donne un plan d'action pour anticiper et résoudre rapidement les problèmes.
Prévoyez différents champs pour consigner chaque risque. Par exemple, décrivez le risque, son impact prévu sur le projet et la manière dont vous comptez réagir s'il se concrétise. Vous pouvez également désigner une personne responsable de chaque risque, plutôt que de confier le suivi des risques à un seul membre de l'équipe.
Continuez à surveiller les risques à chaque étape du projet. Suivez le statut des risques afin de savoir quand mettre en œuvre votre plan d'intervention.
5. Déterminez la probabilité et l'impact de chaque risque
Votre registre des risques doit inclure la probabilité et l'impact de chaque risque. La probabilité d'un risque spécifique est la probabilité qu'il se produise à un moment donné au cours du projet.
Par exemple, le risque de retards dus à une pénurie de matériaux chez les fournisseurs peut augmenter en cas de problèmes dans la chaîne d'approvisionnement. Vous pouvez également être confronté à un risque accru de ralentissements en cas de pénurie de main-d'œuvre ou de ressources.
Après avoir analysé la probabilité d'un évènement, vous devrez en évaluer l'impact. Réfléchissez à la manière dont cet évènement pourrait perturber vos plans, vous obligeant à interrompre d'autres travaux ou à retarder une étape du projet.
Vous pouvez également évaluer la probabilité et l'impact de chaque évènement sur une échelle numérique de un à cinq ou de un à dix. Les évaluations vous aident à hiérarchiser vos ressources lorsque vous gérez les risques.
Bonus : utilisez les modèles RAID pour gérer les risques !
6. Définissez la structure de répartition du travail ( WBS )
L'estimation des coûts consiste en une prévision du coût du projet pour atteindre des objectifs spécifiques. L'estimation des coûts doit tenir compte de tous les éléments nécessaires au projet, y compris la main-d'œuvre et les matériaux.
Une structure de répartition du travail (WBS) vous aide à établir une estimation des coûts plus précise. Elle vous oblige à diviser votre projet en tâches plus petites et plus faciles à gérer.
Un WBS est également un outil courant pour les projets basés sur les livrables. Vous pouvez diviser le projet en lots de travail (WP) plus petits. Chaque WP doit avoir ses propres coûts, risques et membres d'équipe assignés. Un lot de travail permet de détecter plus facilement les dépassements de coûts dans une tâche spécifique avant qu'ils n'aient un impact sur d'autres domaines du projet.
7. Mesurez les performances à l'aide de la gestion de la valeur acquise (EVM)
La gestion de la valeur acquise (EVM) vous aide à mesurer la performance de chaque tâche ou lot de travaux. Elle consiste à évaluer la performance actuelle par rapport à la performance prévue.
Cette technique peut vous aider à gérer et à contrôler votre projet, mais vous ne pouvez pas vous fier uniquement à l'EVM, car celle-ci peut changer rapidement.
Si vous mesurez tous vos risques à l'aide de l'EVM, vous pouvez couvrir l'impact d'un ou plusieurs risques survenant grâce au budget de contingence.
La valeur acquise correspond au montant du budget que vous avez gagné en fonction de la quantité de travail achevée.
Prenons un exemple : le budget du projet est de 20 000 dollars et l’échéancier est de six mois. Après trois mois, vous avez achevé 50 % du travail. La valeur acquise actuelle est de 10 000 dollars. À cette étape du projet, vous devriez avoir dépensé environ la moitié du budget.
Lorsque les coûts réels commencent à dépasser la valeur acquise, vous devez vous arrêter et évaluer la cause du dépassement.
8. Comparez les fournisseurs et les prestataires pour le projet
Trouver les bons fournisseurs et prestataires pour le projet peut contribuer à atténuer les risques liés aux coûts. Les retards et les augmentations de prix de la part des fournisseurs et prestataires peuvent avoir de multiples répercussions sur le coût de votre projet.
Lorsque vous comparez les fournisseurs, ne vous concentrez pas uniquement sur les prix. Vous devez également vous assurer que vos partenaires sont fiables et capables de livrer les biens ou les services dans les délais impartis.
Par exemple, si un fournisseur ne peut pas honorer une commande, vous devrez peut-être utiliser d'autres équipements, matériaux ou logiciels pour achever une tâche. Ces changements peuvent augmenter vos coûts et allonger vos délais.
9. Évitez d'élargir la portée du projet
La modification de la portée d'un projet entraîne souvent une augmentation des coûts. Les clients et les parties prenantes peuvent proposer des modifications au projet à tout moment. Cependant, certaines modifications peuvent augmenter considérablement les coûts ou allonger le délai pour achever le projet.
Les chefs de projet doivent savoir quels changements sont trop difficiles à mettre en œuvre sans fonds supplémentaires. Le respect du périmètre prévu du projet permet de maintenir le budget et le calendrier sur la bonne voie.
Découvrez le triangle de la gestion de projet et voyez comment les coûts, la portée et le temps influencent la qualité d'un projet.
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10. Utilisez un logiciel de gestion de projet pour surveiller les coûts
Ne cessez jamais de rechercher les coûts imprévus. Au contraire, surveillez fréquemment votre progression à l'aide des meilleurs outils disponibles, tels que les logiciels de gestion de projet.
Les plateformes de gestion de projet, telles que ClickUp, offrent une solution personnalisable pour suivre chaque aspect de votre projet. Par exemple, si vous vous sentez dépassé par la gestion des risques liés au projet, le modèle de budget de ClickUp peut vous être utile pour suivre le budget de votre projet et vous aider à surveiller les risques liés aux coûts. De plus, vous pouvez facilement gérer les flux de travail, définir des objectifs et afficher des statistiques en temps réel grâce au tableau de bord visuel de ClickUp.
Ce ne sont là que quelques-uns des avantages offerts par les logiciels de gestion de projet. Vous pouvez également gagner du temps, améliorer la communication et bien plus encore.
Maîtrisez les coûts de votre projet
La gestion du risque lié aux coûts est essentielle à la réussite de votre prochain projet. Soyez très attentif à tous les coûts associés à chaque étape du projet.
Vous avez le plus de contrôle sur les coûts directs, notamment les coûts liés à l'équipement, aux matériaux et à la main-d'œuvre. Pour mieux vous préparer aux évènements à risque et mieux contrôler les risques liés aux coûts d'un projet, envisagez d'utiliser un logiciel de gestion de projet.
Une solution de gestion de projet efficace telle que ClickUp peut vous aider à éviter les retards et à atténuer d'autres facteurs de risque liés à l'augmentation des coûts. Utilisez-la pour rester organisé, gérer vos budgets, obtenir des rapports en temps réel, communiquer avec votre équipe, et bien plus encore.