Laissez-nous vous poser une question : À faire la gestion de vos projets ?
Les équipes le font de toutes sortes de façons. Elles utilisent des e-mails ou des documents pour établir leurs forfaits. Beaucoup utilisent des feuilles de calcul pour assurer le suivi des tâches. Les outils d'entreprise tels que Google Suite intègrent des fonctionnalités de checklist que certaines équipes utilisent.
Bien que ces méthodes soient courantes, elles sont souvent inefficaces. En tant que gestionnaire de projet, vous comprenez cela, et c'est pourquoi vous lisez cet article de blog !
Entrons donc dans le vif du sujet et explorons les dix avantages de la logiciel de gestion de projet . Et comment intégrer le meilleur outil de gestion de projet dans vos projets.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de projet ?
Un logiciel de gestion de projet est un outil numérique qui permet de gérer tous les aspects de votre projet, notamment les tâches, les membres de l'équipe, l'affectation des ressources, les objectifs et les tableaux de bord des rapports.
Quels types d'équipes peuvent bénéficier d'un logiciel de gestion de projet ? Les meilleurs outils de gestion de projet peuvent profiter à n'importe quel type d'activité ou d'équipe. Que vous soyez en train de forfaiter votre fête de mariage, de rénover votre cuisine ou de lancer un produit technologique complexe, les solutions de gestion de projet répondront à vos besoins. Voyons quelques exemples sur le lieu de travail.
INFORMATIQUE : Les projets informatiques sont très techniques, avec des spécifications complexes. Les tâches sont souvent interdépendantes. La gestion des projets implique une planification détaillée et complexe, ainsi qu'une collaboration entre les parties prenantes interfonctionnelles, telles que les analystes d'entreprise, les développeurs, les testeurs, les administrateurs système et les utilisateurs finaux.
Les logiciels de gestion de projet aident les équipes informatiques à définir les besoins, à planifier les échéanciers, à fixer les jalons, à allouer les ressources, à suivre la progression et à visualiser les dépendances à l'aide de fonctionnalités comme les suivantes Diagrammes de Gantt . Ressources humaines : Le service des ressources humaines a un large intervalle de responsabilités en matière d'embauche, d'intégration, de rémunération, de gestion des performances, d'engagement des employés, de licenciements, etc.
Il a besoin d'un logiciel de gestion de projet pour coordonner toutes les activités tout au long du cycle de vie des employés, depuis la publication des annonces et la programmation des entretiens jusqu'à la création des forfaits de maintien en poste et la compensation des paiements finaux. Marketing : Les équipes marketing gèrent plusieurs campagnes, tâches créatives, itérations et optimisations. Les plateformes de gestion de projet aident les équipes marketing à recueillir les briefs des autres départements, à évaluer les créations, à itérer sur les textes publicitaires et à suivre la réussite sur des indicateurs tels que les taux d'engagement, la génération de leads et le retour sur investissement. Ventes : Une fois que le marketing a généré le lead, il doit le transmettre sans effort à l'équipe commerciale pour qu'elle le ferme.
Les équipes commerciales utilisent un logiciel de gestion de projet pour définir les étapes de l'entonnoir, surveiller les statuts, identifier les goulets d'étranglement et hiérarchiser les efforts pour faire progresser efficacement les prospects dans le pipeline. Vous pouvez également intégrer des systèmes de gestion de la relation client (CRM) pour une analyse granulaire. Construction : Les projets de construction impliquent de nombreuses matières premières, des machines, des ressources qualifiées et des normes de qualité. Logiciel de gestion de projet de construction aide à gérer tout cela, des premiers travaux aux inspections finales, en passant par les risques liés à la sécurité et à l'impact sur l'environnement. Opérations : Le bon déroulement des opérations dépend de l'existence de flux de travail clairs et reproductibles. Un logiciel de gestion de projet permet aux équipes d'exploitation de concevoir, de mettre en œuvre et de contrôler leurs flux de travail. Par instance, vous pouvez utiliser des mindmaps pour la conception, des tâches/sous-tâches pour les paramétrer, des checklists pour le contrôle qualité, des rapports pour la gestion des risques, etc. Finances : De la budgétisation à l'audit, les équipes financières gèrent de multiples projets, tout comme les RH. Les outils de gestion de projet offrent des fonctionnalités et des modèles spécialement conçus pour la planification du budget, le suivi des dépenses, les prévisions et le contrôle des finances de l'organisation.
Certains outils peuvent générer automatiquement des rapports tels que des états de flux de trésorerie et catégoriser les états de dépenses.
Quelle que soit la fonction que vous exercez au sein de votre organisation, le meilleur logiciel de gestion de projet peut s'avérer extrêmement bénéfique. Voici comment.
Quels sont les avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion de projet ?
L'appellation "logiciel de gestion de projet" cache les innombrables avantages qu'offre l'outil, de la collaboration et de la communication au sein de l'équipe à l'atténuation des risques. Examinons-en les dix principaux.
1. Visibilité et contrôle
Contrairement aux feuilles de calcul et aux e-mails, les logiciels de gestion de projet offrent une meilleure visibilité et un meilleur contrôle. Vous pouvez voir chaque tâche, la charge de travail de chaque membre de l'équipe, la progression du projet, les dépendances et les goulets d'étranglement dans les moindres détails.
Cela vous permet d'ajuster et de recalibrer vos efforts pour être toujours sur la bonne voie.
2. Clarté
Par essence, les logiciels de gestion de projet regroupent toutes les informations relatives à un projet en un seul endroit. Il permet aux utilisateurs de trouver ce dont ils ont besoin dans leur espace de travail. Par exemple, votre tâche peut inclure une description, un récit utilisateur, des critères d'acceptation, des délais et des dépendances.
Cela permet à chaque membre de l'équipe du projet de penser et d'agir avec clarté.
3. Un travail télétravail efficace
Les logiciels de gestion de projet basés sur le cloud permettent d'accéder aux fichiers et aux communications du projet n'importe où et n'importe quand. Un outil accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 est particulièrement bénéfique pour les équipes réparties sur différents fuseaux horaires.
Cela permet de créer un environnement de travail commun et collaboratif en ligne pour que les équipes télétravail/hybrides puissent travailler efficacement.
4. Assistance à la productivité
Un logiciel de gestion de projet est un excellent compagnon de productivité pour vos équipes. En plus d'organiser les tâches en fonction de votre structures de gestion de projet il incite également à adopter des comportements souhaitables sur le lieu de travail. Par exemple, les équipes sont plus enclines à suivre les flux de travail lorsqu'ils sont visibles et disponibles :
- Les équipes sont plus susceptibles de suivre les flux de travail lorsqu'ils sont visibles et disponibles pour eux
- Des fonctionnalités commeAutomatisations ClickUp éliminent les tâches répétitives telles que l'entrée de données et les mises à jour de statut
- Les intégrations avec d'autres outils de l'entreprise, tels que l'ERP ou le CRM, permettent un meilleur échange de données
Les membres de l'équipe sont ainsi plus libres de se concentrer sur des aspects plus critiques du projet, ce qui permet d'augmenter la productivité globale et de réduire le risque d'erreur humaine.
5. Efficacité
Pour qu'un projet ou des opérations soient efficaces, les équipes doivent savoir :
- À faire : Description de la tâche
- Comment faire : Les critères d'acceptation
- Quand le faire : Délais
- Qui va le faire : Responsabilité et compte rendu
Un outil de gestion de projet permet tout cela et bien plus encore. Il permet aux membres de l'équipe d'être prêts avant d'entreprendre une tâche. Il aide les équipes à travailler en fonction d'un échéancier et d'un bon forfait. Il permet de maximiser la production sans créer de goulots d'étranglement inutiles. Au fil du temps, il crée des processus reproductibles qui améliorent constamment l'efficacité.
6. Minimiser l'épuisement professionnel
Une bonne gestion de projet dépend de l'affectation des bonnes personnes aux bonnes tâches, sans les surcharger. Un logiciel vous permet de connaître la charge de travail actuelle et la disponibilité de chaque personne.
Il permet aux équipes d'estimer la durée d'une tâche et de fixer des limites à la quantité de travail qu'elles peuvent faire. Il s'agit là d'un élément fondamental pour réduire la surcharge et l'épuisement des employés.
7. Atténuation des risques
Les logiciels de gestion de projet permettent d'identifier les risques potentiels dès le début du cycle de vie. Par exemple, si vous avez planifié un projet sur trois mois, mais que l'un de vos développeurs est en congé pendant le deuxième mois, vous le saurez bien à l'avance.
Les équipes peuvent ainsi élaborer des stratégies pour atténuer les risques avant qu'ils ne deviennent des problèmes, ce qui permet de réaliser des économies et de maintenir le projet sur la bonne voie.
8. Ancrage
Il est extrêmement fréquent qu'un membre d'une équipe travaillant sur un projet à forte activité perde parfois le fil de ce qu'il était en train de faire. C'est particulièrement vrai lorsque les marchés évoluent et que les priorités changent rapidement.
Un logiciel de gestion de projet sert de point d'ancrage à l'équipe. Le manager d'un projet peut apporter des modifications et assigner de nouvelles priorités que les équipes peuvent voir en temps réel.
Un membre de l'équipe peut alors ouvrir son outil de gestion de projet et savoir clairement ce qu'il doit accomplir chaque jour, s'ancrant ainsi à ce qui compte.
9. Partage des connaissances
Dans le monde du travail moderne, les compétences et les connaissances tacites que chacun possède constituent le plus grand atout de l'organisation. Le partage de ces connaissances est essentiel à la réussite des projets.
Un bon outil de gestion de projet documente ces connaissances de manière active et passive. Par exemple, les contrats, les accords et les processus peuvent être consignés activement dans des documents. D'autre part, les discussions, les commentaires et les conversations enregistrent des connaissances tacites - une façon de faire les choses qui n'est pas explicitement documentée.
Avec un logiciel de gestion de projet efficace, vous pouvez désormais documenter un trésor de connaissances que vous ne pouviez pas avoir auparavant.
10. Prévoyance
Vous pensez peut-être qu'un logiciel de gestion de projet se contente d'enregistrer le travail au fur et à mesure qu'il se produit, alors quel est le rapport avec la prévoyance ? À faire.
Lorsque vous utilisez un outil de gestion de projet, vous créez des points de repère pour votre travail, tirés d'une période prolongée. Par exemple, vous saurez :
- Combien de temps faut-il pour concevoir un livre électronique ?
- Le nombre de jours nécessaires à la révision d'un code
- Le taux de bugs pour 1000 lignes de code
- Qui sont les membres de l'équipe les plus productifs et les moins productifs
En fonction des informations dont vous avez besoin, vous pouvez également suivre les indicateurs qui vous importent. Sur la base de ces indicateurs, vous pouvez prévoir ce qu'il faudrait pour livrer le prochain projet de manière efficace, ce qui vous donne une prévisibilité précise. À partir de là, vous pouvez créer votre propre modèles de plans de projet pour les nouveaux managers.
Pour profiter de ces avantages, il vous faut le bon logiciel de gestion de projet. Voici comment le choisir.
Les fonctionnalités à prendre en compte lors du choix d'un logiciel de gestion de projet
Les fonctionnalités que vous devez avoir dans votre logiciel de gestion de projet sont celles qui comptent le plus pour vous. Si vous avez des projets à honoraires avec un nombre spécifique de livrables chaque semaine, vous avez besoin d'une gestion des tâches. Si vous gérez un projet d'équipe commerciale, vous avez besoin de fonctionnalités CRM.
Cependant, quels que soient vos besoins spécifiques, certaines fonctionnalités sont indispensables à tout bon logiciel de gestion de projet logiciel de gestion de projet gratuit . Les voici.
Gestion granulaire des tâches
Tout d'abord, la capacité de décomposer des projets vastes et complexes en petites tâches gérables est l'une des fonctionnalités les plus importantes d'un logiciel de gestion de projet.
Avec Tâches ClickUp avec ClickUp tasks, vous pouvez diviser votre projet en listes, tâches, sous-tâches et checklists.
Plus d'une tâche ? Pas de problème. Classez-les en tant que jalons, fonctionnalités, défauts ou commentaires.
Ajoutez une description, assignez des utilisateurs et définissez des paramètres pour chaque tâche ou sous-tâche. Liez les dépendances afin d'être averti en cas de retard susceptible de faire avancer plusieurs tâches. Automatisation des tâches récurrentes telles que les révisions hebdomadaires ou les dates de paiement.
la flexibilité de ClickUp est totale logiciel de gestion des tâches
Gestion complète du temps
La plupart des projets suivent le modèle de facturation en régie, ce qui signifie que le temps, c'est de l'argent. Dans ce cas, recherchez un logiciel qui vous permette de suivre le temps avec précision. La gestion du temps de ClickUp comporte plusieurs fonctionnalités bien pensées.
- Avant de faire une proposition de projet, estimez la durée dont vous avez besoin pour chaque tâche (et paramétrez-la dans l'affichage des tâches)
- Pendant que vous travaillez sur la tâche, suivez le temps à l'aide du chronomètre de départ et d'arrêt ou ajoutez simplement le temps pris
- Catégoriser le temps facturable
- Comparez les estimations à la durée suivie et optimisez la planification de vos projets futurs
suivi du temps de travail avec ClickUp
Fixation d'objectifs pour vos indicateurs d'étoile polaire
Paramètres clairs objectifs du projet et les cibles donnent aux équipes un but et une orientation dans leurs tâches quotidiennes. Votre outil de gestion de projet doit vous permettre de définir des cibles, des domaines de responsabilité clés (KRA) et des indicateurs de performance clés (KPI) pour les équipes et les individus. Objectifs ClickUp est conçu pour s'adapter à un nombre de paramètres de définition d'objectifs. Suivez la progression de vos projets à l'aide de cibles numériques, monétaires, vrai/faux et de tâches. Les équipes commerciales peuvent fixer des objectifs de chiffre d'affaires, les équipes d'ingénieurs des objectifs de sprint, les équipes marketing des cibles de génération de leads, etc.
cibles flexibles avec les objectifs ClickUp
Communication et collaboration contextuelles
Pour que les équipes puissent communiquer de manière contextuelle, elles ont besoin d'un lieu de travail virtuel, ce que doit être votre logiciel de gestion de projet. Recherchez des fonctionnalités de communication et de collaboration à grande échelle.
Les fonctionnalités de communication complètes de ClickUp permettent aux équipes de travailler ensemble en temps réel ou de manière asynchrone. Parmi les fonctionnalités de communication les plus populaires, citons :
- Commentaires imbriqués sous les tâches
- Affiche de discussion pour tous vos messages en un seul endroit
- mentions dans les wikis, les documents, les commentaires, etc
- Intégration de pages Web, de feuilles de calcul, de vidéos et d'artefacts ClickUp
- Modification en cours avec les commandes /Slash
vue de ClickUp Chat_ Détection de la collaboration ClickUp vous permet de savoir qui est en ligne. Que vous visualisiez la même tâche ou que vous modifiiez ensemble un document ClickUp, ClickUp vous affiche les personnes avec lesquelles vous travaillez. Tableaux blancs ClickUp vous permet de vous réunir et de planifier les processus/flux de travail, de lancer des idées et même de créer des tableaux d'humeur avant de prendre des décisions en matière de conception.
Étiquettez les utilisateurs ou assignez des tâches directement à partir du Tableau blanc pour mettre vos idées en action.
la cartographie des processus avec ClickUp
Visibilité personnalisée
Les gestionnaires de projet ont besoin de voir leurs projets à leur manière. Il peut s'agir d'une vue Liste pour visualiser toutes les tâches à venir, d'une vue Kanban pour les tâches par statut, d'une vue Calendrier pour la planification et d'une vue Échéancier pour surveiller les chevauchements et les dépendances.
Lorsque vous choisissez des solutions logicielles de gestion de projet, assurez-vous que vous disposez de tous les affichages dont vous avez besoin. Les plus de 15 affichages de ClickUp vous permettent de suivre le travail sous tous les angles !
Visualiser les flux de travail avec les cartes mentales ClickUp
Suivi précis de la progression
Comment mesurer la réussite de votre projet ? Assurez-vous que l'outil que vous choisissez dispose de toutes les fonctionnalités d'analyse dont vous avez besoin pour suivre la progression. Tableaux de bord ClickUp offre un aperçu en temps réel des indicateurs de votre choix. Personnalisez le tableau de bord pour voir ce qui compte pour vous afin de prendre des décisions fondées sur des données en vue d'atteindre vos objectifs objectifs de gestion de projet .
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/04/image-209-1400x916.png Tableau de bord ClickUp /$$img/
obtenez des rapports instantanés et des informations critiques avec le tableau de bord ClickUp_
Capacités de personnalisation
Votre logiciel doit vous permettre de suivre votre propre méthodologie de gestion de projet. ClickUp est conçu pour être flexible.
- Des affichages ClickUp pour visualiser vos projets comme vous le souhaitez
- Des champs personnalisés pour recueillir les informations dont vous avez besoin. Par exemple, créez un champ personnalisé pour la "date d'acceptation de la fonctionnalité" afin de suivre le temps nécessaire au client pour accepter/approuver la livraison
- Des statuts personnalisés pour concevoir vos propres flux de travail. Par exemple, ajoutez des statuts "en pause", "rejeté" ou "liste de souhaits" pour mettre de côté les tâches qui ne sont pas importantes ou urgentes
Fonctions de gestion de projet par l'IA
Avec l'IA générative qui booste les capacités dans tous les champs, la gestion de projet ne devrait pas être en reste. Outils d'IA pour la gestion de projet améliorent divers aspects de votre travail. ClickUp Brain joue le rôle d'assistant virtuel 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, en vous aidant à accomplir diverses tâches quotidiennes : résumer des notes de réunion, relire des documents, poser des questions sur des processus et obtenir des suggestions d'optimisation.
obtenez des réponses instantanées grâce à ClickUp Brain_
Modèles de gestion de projet
Les processus reproductibles constituent le formulaire d'une bonne gestion de projet, c'est pourquoi votre outil doit proposer les bons modèles.
ClickUp comprend plusieurs modèles gratuits de gestion de projet et modèles d'aperçu de projet pour différents cas d'utilisation.
Les modèles Modèle de gestion de projet ClickUp est l'un des plus populaires. Avec 25 statuts et cinq affichages différents, ainsi qu'une structure de projet complète, il permet de gérer des projets complexes en toute simplicité.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/02/image-493.png Modèle de gestion de projet de ClickUp /$$img/
gérez efficacement vos projets avec le modèle de gestion de projet de ClickUp_
Tarification
Le facteur le plus important à prendre en compte lors du choix d'un outil de gestion de projet est le prix. Choisissez le forfait qui offre une valeur maximale au meilleur prix.
ClickUp propose des forfaits gratuits et payants pour répondre à vos besoins.
- Forfait Free Forever : Forfait Free : gratuit
- Forfait Unlimited : 7 $ par utilisateur et par mois
- Forfait Business : 12 $ par utilisateur et par mois
- Forfait Enterprise : Contactez ClickUp pour une tarification personnalisée* ClickUp IA : Ajouter à n'importe quel forfait à 5$ par membre de l'environnement de travail
Vérifier Les tarifs de ClickUp avec une liste détaillée des fonctionnalités de tous les forfaits.
Améliorez vos capacités de gestion de projet avec ClickUp
Tout le monde gère ses projets d'une manière ou d'une autre. De grands évènements ont été forfaits et exécutés avec seulement un carnet et un stylo. Mais cette méthode est extrêmement inefficace et stressante.
Les projets professionnels d'aujourd'hui ont besoin de plus qu'une simple "gestion" Ils doivent être gérés avec clarté, transparence, agilité et efficacité. Pour cela, il faut un logiciel de gestion de projet conçu dans un but précis, comme ClickUp.
Avec ses fonctionnalités entièrement personnalisables, ClickUp agit comme un outil de gestion de projet tout-en-un pour les équipes modernes. Essayez ClickUp gratuitement dès aujourd'hui !
FAQ sur les avantages des logiciels de gestion de projet
1. Quels sont les avantages de la gestion de projet par logiciel ?
Les différents avantages de la gestion de projet sont :
- Une excellente gestion des tâches
- Meilleure qualité du travail
- Augmentation de la productivité
- Amélioration de la collaboration
- Meilleure gestion des ressources
- Gestion efficace des risques
- Amélioration de la relation et de la satisfaction des clients
2. Quel est l'objectif général d'un logiciel de gestion de projet ?
Les logiciels de gestion de projet aident les individus et les équipes à organiser, gérer et rationaliser les tâches et les communications liées aux projets. Il fournit des outils de planification, de programmation, d'affectation des ressources, de gestion des tâches, de gestion des risques et de prise de décision.