je ne sais pas ce que je vais faire..
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je n'ai pas besoin d'être un expert en la matière, mais j'ai besoin d'être un expert https://www.tribal.credit/ le crédit tribal.. /%href/
, la société de services financiers taillée sur mesure pour les startups. Il a plus de 5 ans d'expérience dans le domaine des affaires publiques et maintenant dans celui de la finance et de l'entrepreneuriat. Quand il n'est pas au travail en train de tester sa tolérance à la caféine, il peut pratiquer le Muay-Thai ou lire de la fiction.
Concilier le rythme rapide d'une entreprise avec une tâche qui exige de la précision, comme la gestion des dépenses, est un défi de plus en plus difficile à relever pour la productivité. Un rapport de SAP Concur montre que 6 employés sur 10 ont déposé au moins une demande de remboursement incorrecte rapports de dépenses et au moins 33% ont soumis des documents comportant cinq erreurs ou plus.
Pour trouver lesdites imprécisions, les collaborateurs doivent scanner chaque entrée sans avoir la garantie de l'épingler. Cela peut conduire à des coûts élevés et des risques de non-conformité .
Aujourd'hui, nous disposons d'outils de gestion dédiés à la résolution de ces problèmes et de mesurer la productivité pour détecter nos zones d'opportunités. Pourquoi cela existe-t-il encore ?
Le problème n'est pas le manque d'outils disponibles, mais leur nombre croissant. Les responsables financiers doivent choisir les outils et les services qui sont optimaux pour les performances de l'équipe, et cette tâche est souvent un casse-tête en soi.
Si votre équipe a besoin d'un petit coup de pouce, nous sommes là pour vous aider.
Voici cinq hacks pour stimuler la productivité et la précision de votre équipe de gestion des dépenses.
Mais commençons par le commencement.
À quoi sert une équipe de gestion des dépenses ?
Faites-vous le souvenir de votre premier voyage d'entreprise ? À nous, oui, et nous nous souvenons aussi que nous avons perdu nos deux reçus de billets d'avion et que nous n'avons donc pas pu les soumettre à l'équipe comptable. Inévitablement, nous avons eu droit au regard de déception classique.
Pour éviter des problèmes comme ceux mentionnés ci-dessus, une équipe de gestion des dépenses vérifie que chaque dépense est justifiée et conforme à la législation en vigueur budget du projet le contrôleur de gestion, qui utilise tous les tickets, factures ou bons que vous avez collectés au cours de votre voyage, veille à ce que l'entreprise rende des comptes sur son fonctionnement. En fait, ils sont les gardiens du flux de trésorerie de l'entreprise et leur travail est crucial pour la santé financière !
L'absence d'une équipe de gestion des dépenses chargée d'une fonction aussi vitale pourrait être préjudiciable à l'ensemble de l'entreprise. Car aucune entreprise au monde ne souhaite manquer d'argent, n'est-ce pas ?
Imaginez un peu : CB Insights affirme que le manque de liquidités est la première raison pour laquelle les startups échouent . Après avoir analysé plus de 100 rapports post-mortem ils se sont rendu compte que l'imprécision des projets de dépenses était l'une des principales raisons pour lesquelles ils n'avaient pas pu obtenir la participation d'investisseurs à d'autres tours de table.
C'est pourquoi la combinaison précise d'outils et de services susceptibles d'accroître la productivité d'une équipe de gestion des dépenses peut profiter à l'ensemble de l'organisation.
Hack #1 : Suivi du temps
À l'époque où les dépenses étaient gérées sur papier, un dispositif capable de dire quand, où et comment le flux de trésorerie était dépensé en temps réel était le Saint Graal des services comptables.
Les entreprises ont besoin d'équipes chargées des dépenses pour prévoir une anomalie potentielle, car il est toujours préférable d'être proactif et d'agir le plus tôt possible.
Sur la base du point d'équilibre de chaque période d'activité, les équipes peuvent fixer un plafond de dépenses et utiliser une méthode d'évaluation des dépenses
tableau de bord qui leur permet de suivre en temps réel l'évolution du flux d'argent et de détecter tout problème potentiel.
Les solutions de contrôle des dépenses de Tribal
Hack #2 : Créer un rapport en quelques clics
L'Aberdeen Group estime que le traitement des d'une seule note de frais coûte en moyenne 35 $$$ aux petites et moyennes entreprises .
Ne pensez-vous pas qu'il serait moins coûteux de procéder à une double vérification que de la faire à nouveau ?
Passez moins de temps à générer un rapport et créez une marge de manœuvre pour que votre équipe puisse vérifier les incohérences.
En utilisant des solutions logicielles telles que Le tableau de bord de ClickUp et ses outils pour créer des rapports permet à l'équipe d'optimiser sa productivité, en réduisant le temps nécessaire à la création d'un rapport.
Vous pouvez également créer votre propre centre de contrôle de mission pour l'ensemble de votre équipe. De cette façon, vous pouvez obtenir des informations précieuses sur le travail de votre équipe et repérer les points à améliorer dans votre processus de rapports sur les dépenses afin de réduire les coûts.
📌 Pro Tip : Regardez
ClickUp University : Exploiter les rapports grâce aux tableaux de bord
Créez votre centre de contrôle de mission personnalisé avec les tableaux de bord de ClickUp
Hack #3 : Raconter l'histoire et construire des ponts
Il n'est pas rare que les équipes financières (et les professionnels de la finance en général) aient du mal à transmettre leurs connaissances et leurs idées de manière accessible et convaincante_-_pour les non-initiés en tout cas.
Lorsqu'on lui a demandé pourquoi les graphiques et les diagrammes n'étaient que des compilations sèches de statistiques ennuyeuses, Edward Tufte (vous savez, le type qui s'appelle le Galilée des diagrammes par BloombergARÉPONDUÀLAQUESTIONDESAVOIRPOURQUOILESGRAPHIQUESETLESDIAGRAMMESN'ÉTAIENTQUEDESCOMPILATIONSARIDESETENNUYEUSESDESTATISTIQUES) ) a répondu :
_Si les statistiques sont ennuyeuses, c'est que vous n'avez pas les bons nombres
Évitez d'être ennuyeux dans vos rapports, non seulement pour le plaisir, mais surtout pour la clarté. Incorporez des aides visuelles et des techniques de narration dans votre flux de travail et vous verrez à quel point vous pouvez améliorer la communication au sein des équipes.
Hack #4 : Prendre des décisions en toute simplicité
Les responsables financiers et les décideurs de l'entreprise peuvent se concentrer presque entièrement sur la planification et la stratégie si l'équipe peut générer des aperçus avec des données de qualité en temps réel $$$a grâce à des outils tels qu'un tableau de bord et des rapports en un clic.
Selon le sondage annuel de Gartner auprès des directeurs financiers, la priorité absolue des dirigeants financiers au cours de l'année 2021 est l'analyse avancée des données.
via Gartner.com
L'importance et la complexité de l'analyse avancée des données et des outils numériques dans la transformation des départements financiers seront fondamentales pour que les parties prenantes puissent propulser leur travail au niveau supérieur.
Il est essentiel de disposer des bons fournisseurs, prestataires pour faciliter le processus de transition.
Bonus: Modèles de grand livre
Teams #5 : Investissez dans votre équipe Une étude de AMI-Partners a découvert qu'une équipe financière peut économiser jusqu'à 500 heures par an et par collaborateur en utilisant la solution
une solution intégrée de gestion des frais, des voyages et des factures. Le fait de disposer de services intégrés dédiés à la gestion des dépenses leur permet de réinvestir le temps gagné sur des activités décisives, telles que :
- L'analyse des tendances en matière de dépenses
- Trouver des opportunités de réduction des coûts
- Apprendre et appliquer les nouvelles fonctionnalités d'une solution
Chaque atout que vous investissez pour donner à votre équipe le temps de se concentrer sur ce qui compte, plutôt que sur ce qui est urgent, fait la différence entre un management qui stimule la productivité et un autre qui ne le fait pas.
Et d'ailleurs, d'augmenter les chances de l'entreprise d'être en bonne santé financière.
Une gestion réussie des dépenses commence ici
Le pont jeté entre les méthodologies de gestion de projet et les astuces pratiques pour les équipes chargées des finances et de la gestion des dépenses vise à optimiser les flux de travail .
En rassemblant les données et en étant disponibles dans un seul espace, ils auront tout ce qu'il faut pour agir sans avoir à lutter contre la saturation.
Positionner l'équipe de gestion des dépenses à l'avant-garde de la productivité avec les bons outils et l'innovation de pointe est nécessaire.
Oubliez les regards déçus de vos collègues à cause de billets d'avion manquants.