Antonio est un magicien des mots chez Tribal Credit, une société de services financiers spécialement conçue pour les start-ups. Il a plus de 5 ans d'expérience dans la narration d'histoires de décideurs dans le domaine des affaires publiques et, aujourd'hui, dans celui de la finance et de l'entrepreneuriat. Lorsqu'il n'est pas au travail à tester sa tolérance à la caféine, il pratique le Muay-Thai ou lit des romans.
Concilier le rythme effréné d'une entreprise avec une tâche qui exige de la précision, telle que la gestion des dépenses, est de plus en plus difficile pour la productivité.
Un rapport de SAP Concur montre que 6 employés sur 10 ont déjà rempli au moins une note de frais incorrecte, et qu'au moins 33 % ont soumis des documents comportant cinq erreurs ou plus.
Pour détecter ces imprécisions, les collaborateurs doivent passer en revue chaque entrée sans avoir la garantie de les repérer. Cela peut entraîner des coûts élevés et des risques de non-conformité.
De nos jours, nous disposons d'outils de gestion dédiés à la résolution de ces problèmes et à la mesure de la productivité afin d'identifier nos domaines d'opportunité.
Alors pourquoi est-ce toujours d'actualité ?
Le défi ne réside pas dans le manque d'outils disponibles, mais dans leur nombre croissant. Les responsables financiers doivent choisir les outils et les services les mieux adaptés aux performances de leur équipe, et cette tâche est souvent fastidieuse en soi.
Si votre équipe a besoin d'un petit coup de pouce, nous sommes là pour vous aider.
Voici cinq astuces pour booster la productivité et la précision de votre équipe chargée de la gestion des dépenses.
Mais commençons par le commencement.
Que fait une équipe de gestion des dépenses ?
Vous souvenez-vous de votre premier voyage d'affaires ? Nous, oui, et nous nous souvenons également avoir perdu nos deux reçus de billets d'avion, ce qui nous a empêchés de les soumettre à l'équipe comptable. Inévitablement, nous avons eu droit au regard déçu classique.
Pour éviter les problèmes mentionnés ci-dessus, une équipe chargée de la gestion des dépenses vérifie que chaque dépense est justifiée et conforme au budget du projet, en utilisant tous les tickets, factures ou reçus que vous avez collectés pendant votre voyage afin de garantir la responsabilité dans le fonctionnement de l'entreprise. En somme, ces personnes sont les gardiennes des flux de trésorerie de l'entreprise et leur travail est essentiel à la santé financière de celle-ci !
Sans une équipe dédiée à la gestion des dépenses, dont la fonction est essentielle, l'ensemble des opérations pourrait être compromis. Car aucune entreprise au monde ne souhaite se retrouver à court d'argent, n'est-ce pas ?
Imaginez ceci : CB Insights affirme que l'épuisement des liquidités est la première cause d'échec des start-ups. Après avoir analysé plus de 100 rapports post-mortem, ils ont réalisé que l'imprécision des prévisions de dépenses était l'une des principales raisons pour lesquelles ils n'avaient pas réussi à obtenir l'engagement d'investisseurs pour de nouveaux tours de financement.
C'est pourquoi une combinaison judicieuse d'outils et de services susceptibles d'accroître la productivité d'une équipe de gestion des dépenses peut profiter à l'ensemble de l'organisation.
Astuce n° 1 : suivi en temps réel
À l'époque où les dépenses étaient gérées sur papier, un dispositif capable d'indiquer en temps réel quand, où et comment les flux de trésorerie étaient dépensés était le Saint Graal des services comptables.
Les entreprises ont besoin d'équipes chargées des dépenses pour anticiper les anomalies potentielles, car il est toujours préférable d'être proactif et d'agir dès que possible.
En fonction du point d'équilibre pour chaque période d'exploitation, les équipes peuvent fixer un plafond de dépenses et utiliser un tableau de bord qui leur permet de suivre en temps réel les flux financiers et de détecter tout problème potentiel.
Astuce n° 2 : créez un rapport en quelques clics
Le groupe Aberdeen estime que le traitement d'une seule note de frais coûte en moyenne 35 dollars américains aux petites et moyennes entreprises.
Ne pensez-vous pas qu'il serait moins coûteux de vérifier deux fois plutôt que de tout refaire ?
Passez moins de temps à générer des rapports et donnez à votre équipe le temps nécessaire pour vérifier les incohérences.
L'utilisation de solutions logicielles telles que le tableau de bord de ClickUp et ses outils de création de rapports permet à l'équipe d'optimiser sa productivité et de réduire le temps nécessaire à la création d'un rapport.
Vous pouvez également créer votre propre centre de contrôle de mission pour l'ensemble de votre équipe. Vous obtiendrez ainsi des informations précieuses sur le travail de votre équipe et identifierez les points à améliorer dans votre processus de rapports sur les dépenses afin de réduire les coûts.
📌 Conseil de pro : regardez ClickUp University : tirez parti des rapports grâce aux tableaux de bord
Astuce n° 3 : racontez votre histoire et créez des liens
Il n'est pas rare que les équipes financières (et les professionnels de la finance en général) aient du mal à transmettre leurs connaissances et leurs idées de manière accessible et convaincante, du moins pour les non-initiés.
Lorsqu'on lui a demandé pourquoi les diagrammes et les tableaux n'étaient que des compilations arides de statistiques ennuyeuses, Edward Tufte (vous savez, celui que Bloomberg a surnommé le Galilée des diagrammes ) a répondu :
Si les statistiques sont ennuyeuses, c'est que vous avez les mauvais nombres.
Évitez les rapports ennuyeux, non seulement pour le plaisir, mais surtout pour plus de clarté.
Intégrez des supports visuels et des techniques de narration à votre flux de travail, et vous verrez à quel point vous pouvez améliorer la communication entre les équipes.
Astuce n° 4 : prendre des décisions en toute simplicité
Les responsables financiers et les décideurs peuvent se concentrer presque exclusivement sur la planification et la stratégie si l'équipe est en mesure de générer des informations à partir de données de qualité en temps réel*, grâce à des outils tels que des tableaux de bord et des rapports en un clic.
Selon le sondage annuel mené par Gartner auprès des directeurs financiers, la priorité absolue des responsables financiers en 2021 est l'analyse avancée des données.
L'importance et la complexité des outils numériques et d'analyse avancée des données dans la transformation des services financiers seront fondamentales pour permettre aux parties prenantes de faire passer leur travail au niveau supérieur.
Il est essentiel de faire appel aux bons fournisseurs de services pour faciliter le processus de transition.
Bonus : modèles de grand livre général
Astuce n° 5 : investissez dans votre équipe
Une étude réalisée par AMI-Partners a révélé qu'une équipe financière peut gagner jusqu'à 500 heures par an et par collaborateur en utilisant une solution intégrée de gestion des dépenses, des déplacements et des factures.
Grâce à des services intégrés dédiés à la gestion des dépenses, ils peuvent réinvestir le temps ainsi gagné dans des activités décisives, telles que :
- Analyse des tendances en matière de dépenses
- Trouver des opportunités de réduction des coûts
- Apprendre et appliquer les nouvelles fonctionnalités d'une solution
Chaque ressource que vous investissez pour permettre à votre équipe de se concentrer sur ce qui compte vraiment, plutôt que sur ce qui est urgent, fait la différence entre une gestion qui stimule la productivité et une autre qui ne le fait pas.
Et, par la même occasion, d'augmenter les chances de l'entreprise d'être financièrement saine.
Une gestion réussie des dépenses commence ici
Le pont établi entre les méthodologies de gestion de projet et les astuces pratiques des équipes financières et de gestion des dépenses vise à optimiser les flux de travail.
En rassemblant les données et en les rendant disponibles dans un seul et même espace, ils disposeront de tout ce dont ils ont besoin pour agir sans être submergés.
Il est nécessaire de placer l'équipe chargée de la gestion des dépenses à l'avant-garde de la productivité grâce à des outils adaptés et des innovations de pointe.
Oubliez les regards déçus de vos collègues à cause de billets d'avion manquants.