Les attentes des clients, la nature imprévisible des environnements de travail modernes et les ressources limitées rendent difficile la gestion des clients, de votre équipe et des projets.
Les chefs de projet sont donc devenus indispensables dans presque toutes les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur d'activité, afin de gérer les projets et de faciliter la communication entre les clients et les équipes.
Dans cet article, nous vous expliquerons ce qu'est le triangle de gestion de projet, comment il fonctionne, pourquoi il fonctionne et comment vous pouvez utiliser les outils de gestion de projet pour vous aider à mettre en œuvre ce triangle dans votre rôle de chef de projet.
Qu'est-ce que le triangle de gestion de projet et comment fonctionne-t-il ?
Après des décennies de recherche consacrée aux bonnes pratiques en matière de gestion de projet, l'un des piliers fondamentaux de ce métier est désormais connu sous le nom de triangle de gestion de projet (PMT).
Le PMT, également connu sous le nom de triangle d'or, triangle de fer et triangle des contraintes triples, est l'arme secrète de l'arsenal du chef de projet, car il fournit une aide visuelle et un cadre conceptuel et pratique pour une gestion réussie.
Le triangle de gestion de projet existe depuis les années 1950 et continue d'évoluer. Aujourd'hui, il existe une version britannique, une version américaine (celle sur laquelle nous nous concentrons) et un triangle dit « agile », spécialement conçu pour les équipes agiles. Néanmoins, 70 ans plus tard, les principes fondamentaux du triangle de fer restent aussi efficaces aujourd'hui qu'à leur création.
Voyons maintenant comment cela fonctionne.
Le triangle d'or de la gestion de projet est un support visuel composé d'un triangle dont les trois côtés représentent les trois contraintes principales qui affectent la qualité globale du produit final d'un projet (représenté par l'espace plan au milieu du triangle).
Voici les trois éléments du triangle de gestion de projet :
- Coût
- Temps
- Portée
C'est au chef de projet qu'il revient de gérer ces trois facteurs, car ils ont une incidence sur l'équipe du projet, la qualité du produit final et, en fin de compte, la réussite du projet.
Le PMT fonctionne parce qu'il montre comment ces trois facteurs sont liés avec simplicité, ce qui le rend idéal pour la communication avec les clients. Chaque projet est établi avec un budget (coût), une échéance (coût) et un objectif final dont la taille, l'ampleur et la complexité varient ( portée du projet ).
Ce triangle représente également l'équilibre qui doit être maintenu entre les trois contraintes. En d'autres termes, si une variable change, des ajustements doivent être apportés aux deux autres pour rétablir l'équilibre.
Par exemple, si un délai est prolongé et que cela réduit le temps disponible, il faut alors augmenter les coûts ou réduire la portée du projet afin de respecter le nouveau délai et de garantir la qualité du produit.
Les trois contraintes du triangle de la gestion de projet
Le PMT est également appelé « triangle de fer », car ses trois côtés (délai, coût du projet, portée) peuvent être considérés comme exerçant des forces opposées les uns aux autres.
En d'autres termes, les points du PMT s'éloigneront naturellement les uns des autres. Par exemple, si le périmètre du projet évolue ou si les coûts commencent à grimper, le triangle deviendra disproportionné et se brisera, et la qualité qu'il contient sera perdue.
Pour assurer la réussite d’un projet, le chef de projet doit négocier avec soin la relation entre les trois contraintes afin de maintenir un triangle solide et rigide. Cependant, il existe des types de relations spécifiques entre certaines contraintes qui ne peuvent être modifiées :
- Relation directement proportionnelle
- Relation inversement proportionnelle
Il est important de connaître la différence entre les deux.
La relation entre la portée, le coût et le temps est directement proportionnelle. Si vous augmentez la portée d'un projet, le coût et/ou le temps devront également augmenter. De même, si vous décidez de réduire la portée d'un projet, vous pourrez parallèlement réduire le coût et/ou le temps.
La relation entre le coût et le temps est cependant inversement proportionnelle. Ces deux contraintes doivent être équilibrées en les déplaçant dans des directions opposées.
Par exemple, si vous réduisez le budget d'un projet, vous devrez repousser (augmenter) son délai. De même, si vous deviez faire face à un manque de temps soudain, les coûts devraient être augmentés pour répondre aux nouvelles exigences.
Examinons chacune de ces contraintes plus en détail.
1. Le temps
Les contraintes de temps imposées à un projet sont souvent parmi les plus difficiles à contrôler et peuvent même échapper à votre contrôle dès le départ. Dans le triangle du projet, le temps fait presque toujours référence à la date limite fixée par le client. Il s'agit de la date à laquelle il souhaite recevoir les livrables du projet terminé.
Cependant, il existe de nombreux autres éléments qui influent également sur les contraintes de temps dont le chef de projet doit tenir compte.
Time inclut également les éléments suivants :
- Le nombre d'heures que votre équipe devra consacrer au projet
- Le délai entre chaque jalon important d'un projet individuel
- Le temps de base nécessaire pour achever certains processus
- Le temps supplémentaire nécessaire comme marge de sécurité
Des facteurs tels que les délais de livraison des ressources et des matériaux jouent un rôle dans la gestion de la première contrainte du triangle de fer.
Même si la date limite fixée reste inchangée, les retards ou les perturbations touchant d'autres éléments dans le cadre du délai imparti nécessiteront des ajustements au niveau des coûts ou de la portée afin de rééquilibrer le projet et d'assurer sa réussite.
Voici un aperçu des occurrences les plus courantes qui peuvent avoir une incidence sur les contraintes de temps d'un projet :
- Retards de livraison des ressources et des matériaux provenant de fournisseurs tiers
- L'ajout de nouveaux livrables à la portée d'un projet par le client
- Mauvaise estimation de la durée nécessaire pour certaines tâches ou jalons du projet
- Maladie ou absence de membres clés de l'équipe
Si le PMT exige des chefs de projet qu'ils trouvent un équilibre entre ces trois contraintes pour assurer la réussite de leur projet, il est également important de garder à l'esprit qu'il existe des mesures proactives à faire pour minimiser les perturbations liées au temps et mieux gérer celui-ci. Parmi celles-ci, on peut citer :
- Affecter des ressources et des talents supplémentaires à une tâche afin d'achever celle-ci plus rapidement.
- Réévaluez la nécessité de votre calendrier de tâches et supprimez celles qui ne sont plus nécessaires.
- Constituer une équipe capable d'effectuer plusieurs tâches avec compétence
- Trier vos tâches en fonction des talents de votre équipe (c'est-à-dire attribuer les tâches les plus complexes aux employés les plus compétents)
- Gérer les attentes des clients en matière de délais dès le début
2. Coût
Presque tous les projets ont un budget défini dès le début des travaux. En tant que chef de projet, vous serez souvent chargé d'établir ce budget en fonction des coûts que vous estimez et prévoyez en tenant compte d'un nombre différent de facteurs, notamment les matières premières, les installations, les stocks, les équipements, les outils et les talents (personnel).
Un bon budget est à la fois réaliste et tient compte du portefeuille du client, tandis qu'un mauvais budget ne permet pas le suivi de ses indicateurs clés de performance financiers et est dépassé dès les premiers changements de délai et/ou de portée.
Cependant, en tant que chef de projet, ce n'est pas toujours à vous de proposer un budget. Souvent, c'est le client qui établit le budget.
Par exemple, un client qui s'adresse à un garage spécialisé dans la personnalisation automobile pour rénover la vieille voiture de son père n'est peut-être disposé à dépenser que 20 000 dollars. Il appartient alors au chef de projet du garage de modifier la portée et le délai du projet afin de répondre aux exigences budgétaires du client.
Dans ce scénario, si le client fixe également la date limite (et supposons que celle-ci soit serrée), le chef de projet doit alors imposer des restrictions sévères sur la portée globale de la refonte afin de trouver un équilibre entre le temps et les coûts.
Malheureusement, d'autres facteurs peuvent influencer le coût et la réussite d'un projet. Voici une liste des facteurs courants qui ont un impact négatif sur les contraintes budgétaires d'un projet :
- Changements soudains du prix des matières premières
- Coûts de recrutement supplémentaires suite à des changements de personnel
- Besoins supplémentaires en formation du personnel pour les tâches spécialisées du projet
- Nouveaux livrables ajoutés à la portée du projet par un client
Voici quelques mesures à faire en tant que chef de projet pour mieux gérer les coûts :
- Apprenez à répartir (et réaffecter) efficacement les ressources entre chaque tâche et chaque jalon important du projet.
- Négociez vos coûts avec les entrepreneurs et les fournisseurs afin de les réduire autant que possible.
- Envisagez des alternatives moins coûteuses aux ressources onéreuses.
- Réduisez la portée du projet en supprimant les tâches inutiles.
Utilisez ces modèles de proposition budgétaire!
3. Portée
La portée fait référence à la taille globale du projet. C'est la contrainte la plus difficile à définir, mais on peut la considérer simplement comme la vision finale du client.
De nombreux facteurs différents entrent en ligne de compte dans la portée ou la taille d'un projet. Parmi ceux-ci, on peut citer les suivants :
- La qualité globale du projet
- Sa complexité, le nombre ou la taille de ses livrables
- Le niveau de détail requis
- Le nombre de fonctionnalités que comportera le produit final
- La capacité du produit final (par exemple, le nombre de festivaliers qu'une salle éphémère peut accueillir)
En substance, plus un projet est complexe et ambitieux (par exemple, le lancement d'un nouveau satellite dans l'espace), plus son champ d'application est vaste, et plus il faudra y consacrer de temps et de ressources pour maintenir l'équilibre du triangle du projet.
À l'inverse, plus un projet est simple, direct et éprouvé (par exemple, la construction d'un satellite miniature pour un film se déroulant dans l'espace), plus son ampleur est réduite et moins il nécessite de temps et de ressources pour assurer sa réussite.
Souvent, la portée est la variable qui peut être ajustée de manière la plus flexible pour tenir compte des changements imprévus et inévitables apportés par le client ou un tiers.
La contrainte de portée du triangle de gestion de projet peut être influencée par de nombreux facteurs, notamment :
- Ajout de livrables par le client
- Dérive des spécifications
- Réduction du budget du client
- Modification de la date limite du projet
- Mauvaise planification des exigences du projet dès le départ
Voici quelques-unes des méthodes que vous pouvez utiliser en tant que chef de projet pour maintenir la portée d'un projet :
- Mise en œuvre d'un plan de gestion du changement ou d'un plan de succession
- Prolonger votre délai
- Réaffectation ou retrait des ressources du projet
- Réévaluer la nécessité de chaque nouvelle tâche à mesure que vous l'abordez
Les avantages de l'utilisation d'un triangle de gestion de projet
Le triangle de la gestion de projet n'est pas seulement une façon d'envisager la planification et la gestion de projets ; c'est un outil dont l'utilité est avérée et qui vous permettra de devenir un chef de projet plus performant.
L'avantage du triangle de projet réside dans sa flexibilité, entre autres avantages, notamment :
1. Communication avec le client
Les clients peuvent venir vous voir avec une vision assez claire en tête, mais cela ne signifie pas pour autant qu'ils sont nécessairement conscients des innombrables complexités, telles que votre chaîne d'approvisionnement ou les exigences en matière de formation spécialisée. Vous pouvez utiliser le triangle de gestion de projet comme un support visuel clair et concis pour aider les clients à se familiariser avec le projet et à mieux apprécier l'interaction entre le budget, la portée et les délais.
2. Gestion du changement
Un triangle de projet vous permet de voir et d'agir efficacement sur tout changement affectant l'une des trois contraintes de votre projet. L'utilisation du PMT dans la gestion de projet vous permet de créer des plans complets de gestion du changement, garantissant ainsi que votre équipe est préparée et résiliente face aux changements.
3. Clarification des priorités
En étant conscient des tensions entre les trois contraintes que sont le coût, le temps et la portée, vous pouvez rapidement établir les priorités clés de tout projet donné. Cela vous permettra d'identifier immédiatement vos indicateurs clés de performance (KPI) ou vos jalons afin de comprendre clairement ce que vous et chaque membre de l'équipe devez atteindre pour maintenir la qualité du produit final et garantir la réussite du projet.
4. Réduction des risques
Le triangle de gestion de projet réduit le risque global d'échec du projet. En gérant les attentes des clients, en veillant à ce que les changements imprévus liés aux contraintes fondamentales puissent être facilement absorbés et en établissant des priorités claires pour la portée du projet à l'aide d'un PMT, les chefs de projet peuvent mieux contrôler le projet et s'adapter en conséquence.
Qu'est-ce qu'un triangle agile ?
Similaire au triangle de gestion de projet en termes de conception et de fonction, les équipes et les professionnels Agile ont développé leur propre version, qu'ils appellent le triangle Agile.
La création du triangle agile avait pour objectif d'apporter davantage de flexibilité. Le triangle traditionnel de gestion de projet était trop rigide et pouvait être sensible aux changements au sein des trois contraintes.
Dans le triangle Agile, les trois côtés (ou points) sont plutôt libellés : Valeur, Qualité et Contraintes. Notez qu'ici, l'ensemble du triangle de gestion de projet a été confiné à un seul côté ou coin du triangle Agile.
L'avantage du triangle agile est qu'il accorde une plus grande importance à la qualité du projet et à la valeur du produit final pour le client. Les contraintes, bien qu'elles soient toujours au nombre de trois, deviennent un facteur unique dans la gestion globale d'un projet.
Par exemple, si une équipe développe une application à l'aide du triangle Agile pour la gestion de projet et que le client souhaite augmenter le nombre de fonctions que l'utilisateur final peut effectuer avec l'application (c'est-à-dire augmenter la valeur), le chef de projet devra alors réduire la qualité globale de l'application et/ou augmenter certaines ou toutes les contraintes (plus d'argent, plus de temps, plus grande portée).
Mise en œuvre du triangle de gestion de projet
Vous êtes arrivé jusqu'ici. Mais connaître la théorie derrière le triangle de gestion de projet et être capable de mettre cette théorie en pratique sont deux choses différentes.
La maîtrise du PMT et de tous ses avantages peut prendre des années et fait l'objet d'études universitaires ou collégiales dans le cadre de diplômes en entreprise, gestion, entrepreneuriat et finance.
Dans cette section, nous verrons comment appliquer vos nouvelles connaissances théoriques au monde réel de l'entreprise et de la gestion de projet. Mais avant cela, il est important de mentionner que vous n'avez pas à faire cavalier seul. Aujourd'hui, les chefs de projet et les clients ont accès à des outils numériques en ligne vraiment impressionnants et très utiles.
L'un des logiciels de gestion de projet numérique les plus populaires est ClickUp, qui offre aux utilisateurs diverses fonctions indispensables à un équilibre efficace des contraintes, à la gestion du changement et à l'organisation de l'équipe.
Les chefs de projet peuvent s'appuyer sur ClickUp pour les aider à planifier, gérer et suivre leurs projets. Et comme l'ensemble de la plateforme est personnalisable, les équipes peuvent la configurer pour l'adapter à leurs préférences en matière de flux de travail, qu'il s'agisse d'une approche traditionnelle ou agile de la gestion de projet, ou de toute autre approche.
Voici quelques-unes des fonctionnalités les plus remarquables offertes par ClickUp :
- Visualisation claire des ressources grâce à des vues personnalisées, telles que la vue Charge de travail.
- Un outil de suivi du temps global qui fonctionne partout
- Une multitude de modèles pour gérer les flux de travail de votre équipe
- Outils de collaboration tels que Tableaux blancs, vue Chat, commentaires attribués, etc.
- Fonctionnalité de messagerie intégrée à l'application qui vous permet d'envoyer et de recevoir des e-mails dans ClickUp.
- Suivez la progression de votre projet grâce à une vue intuitive du Tableau.
- Gérez votre temps et vos ressources à l'aide des diagrammes de Gantt.
Voyons comment ClickUp peut vous aider à mettre en œuvre les enseignements du triangle de gestion de projet dans un intervalle de scénarios.
1. Gestion des coûts
Dans tout projet, une grande partie du budget initial est rapidement absorbée par l'inefficacité. Qu'il s'agisse de consacrer trop de temps à des tâches peu prioritaires ou d'affecter efficacement les ressources et de réduire les coûts en rationalisant l'activité de l'équipe, la gestion des coûts est essentielle pour maintenir un triangle de projet équilibré.
Les fonctionnalités de gestion des ressources de ClickUp sont spécialement conçues pour améliorer l'efficacité des équipes de toutes tailles, en particulier celles qui travaillent à distance. Elles vous permettent de visualiser les ressources en un coup d'œil, d'améliorer la communication et la collaboration au sein de l'équipe et de suivre la progression réalisée.
2. Gestion du temps
Vous ne pouvez pas toujours modifier une échéance fixée ni accélérer les processus tiers, tels que la livraison de matériel, par exemple. Certaines choses échappent tout simplement à votre contrôle. C'est pourquoi, en tant que chef de projet, il est essentiel de gérer avec soin votre temps, l'échéancier global du projet et le temps de votre équipe.
ClickUp offre deux fonctionnalités uniques qui permettent aux chefs de projet d'exceller dans la gestion du temps. Vous et votre équipe pouvez utiliser l'outil de suivi du temps global de ClickUp, qui fonctionne à la fois de manière active et rétroactive. Leur outil de suivi du temps est disponible sur tous les appareils, y compris les smartphones, ce qui signifie que votre équipe peut garder un œil sur son travail où qu'elle se trouve, maximisant ainsi son efficacité et minimisant les perturbations dans l'échéancier de votre projet.
De plus, vous pouvez utiliser leurs modèles de charge de travail des employés pour vous aider à gérer le temps de votre équipe, à allouer les ressources et à réévaluer la capacité de chaque membre de l'équipe à assumer de nouvelles tâches sur une base hebdomadaire. Le suivi de la charge de travail de votre équipe peut vous aider à attribuer des tâches nouvelles ou plus complexes aux membres de l'équipe ou à évaluer ceux qui prennent du retard ou sont surchargés de travail.
Bonus : modèles de planification des capacités
3. Gestion de la portée
Enfin, pour réussir en tant que chef de projet, vous devez être capable de négocier l'équilibre entre le coût et le temps en manipulant et en gérant également la portée globale de votre projet. Cela peut signifier élargir sa portée si vous disposez de plus de temps et d'argent que vous ne le pensiez initialement, ou réduire sa portée dans certains domaines clés si vous manquez de ressources ou si votre délai approche à grands pas.
ClickUp facilite considérablement la gestion de la portée grâce au modèle ClickUp Scope of Work Template. Vous pouvez utiliser cette ressource pour vous guider dans la collecte et la documentation de la portée du projet, des livrables, des jalons, etc.
De plus, vous pouvez utiliser le modèle de répartition des tâches de ClickUp pour décomposer clairement les livrables de votre projet en micro-tâches et jalons, et suivre la progression de votre équipe au fur et à mesure.
Bonus : logiciel de structure de répartition du travail ( WBS )
Commencez à utiliser le triangle de projet et ClickUp pour gérer vos projets
Sans une gestion de projet efficace, même les projets les plus simples échoueront ; l'échec se mesure à l'aune de la capacité d'un projet à respecter ou non son budget, son calendrier et sa portée. Il est intéressant de noter que si les grandes entreprises et les sociétés disposent de chefs de projet dédiés occupant des rôles avec le titre, en réalité, toutes les entreprises en ont un.
Même si le petit café indépendant au coin de votre rue ne compte que trois employés, l'un d'entre eux exercera les fonctions de chef de projet, probablement sans même s'en rendre compte.
Et comme chaque entreprise a besoin d'un chef de projet (et d'un bon chef de projet), il est primordial que chaque chef de projet ait accès aux outils adaptés à sa tâche. Le triangle de gestion de projet, associé à un logiciel de gestion tel que ClickUp, est une combinaison gagnante. 🤝
Auteur invité :
Veselin Mladenov est responsable du contenu chez ThriveMyWay.
Fort de plus de 10 ans d'expérience dans le marketing et l'équipe commerciale en entreprise, il a décidé de se consacrer à sa passion pour le marketing numérique et la création de contenu.