Les attentes des clients, la nature imprévisible des environnements de travail modernes et les ressources limitées sont autant de facteurs qui rendent la gestion des clients, de l'équipe et des projets difficile.
C'est pourquoi les gestionnaires de projet sont devenus un élément essentiel de presque toutes les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur d'activité, afin de gérer des projets et faciliter la communication entre le client et l'équipe.
Dans cet article, nous allons vous expliquer ce qu'est le triangle de la gestion de projet, comment il fonctionne, pourquoi il fonctionne, et comment vous pouvez utiliser les outils de gestion de projet pour vous aider à mettre en œuvre ce triangle dans votre rôle de gestionnaire de projet.
Qu'est-ce que le triangle de la gestion de projet et comment fonctionne-t-il ?
Après des décennies de recherche sur les bonnes pratiques en matière de gestion de projet, l'un des piliers fondamentaux du métier est désormais connu sous le nom de Triangle de la gestion de projet (TMP).
Le PMT, également connu sous le nom de Triangle d'or, Triangle de fer et Triangle des trois contraintes, est l'arme secrète de l'arsenal du gestionnaire de projet, car il fournit une aide visuelle et un cadre conceptuel et pratique pour une gestion réussie.
Le triangle de la gestion de projet existe depuis les années 1950 et continue d'évoluer. Aujourd'hui, il existe une version britannique et une version américaine (cette dernière étant notre sujet principal), ainsi qu'un Triangle Agile spécialement conçu pour les projets de développement Teams agiles . Néanmoins, 70 ans plus tard, les principes fondamentaux du Triangle de fer restent aussi efficaces aujourd'hui qu'ils l'étaient à leur création.
Voyons maintenant comment cela fonctionne.
Le Triangle d'or de la gestion de projet est une aide visuelle composée d'un triangle dont les trois côtés représentent les trois piliers de la gestion de projet qui affectent la qualité globale du produit final d'un projet (représenté par l'espace planaire au milieu du triangle).
Voici les trois éléments d'un triangle de projet :
- Coût
- Durée
- **Champ d'application
via kindpng.com Il incombe au manager d'un projet de gérer ces trois facteurs dans la mesure où ils affectent l'équipe du projet, la qualité du produit final et, en fin de compte, la réussite du projet.
Le PMT fonctionne parce qu'il montre comment ces trois facteurs sont liés avec simplicité, ce qui le rend idéal pour la communication avec les clients . Chaque projet est établi avec un budget du projet (coût), un délai (coût) et un objectif final de taille, d'ampleur et de complexité variables ( portée du projet ).
Ce triangle représente également l'équilibre qui doit être maintenu entre les triples contraintes. En d'autres termes, si l'une des variables change, des ajustements doivent être apportés aux deux autres pour rétablir l'équilibre.
Par exemple, si une échéance est repoussée et que le temps disponible diminue, il faut alors augmenter les coûts ou réduire le champ d'application pour que la nouvelle échéance soit respectée et que le produit conserve sa qualité.
Les triples contraintes du triangle de la gestion de projet
La gestion de projet est également appelée le triangle de fer parce que les trois côtés (temps, coût du projet, portée) peuvent être considérés comme exerçant des forces opposées l'un contre l'autre.
En d'autres termes, les points du PMT s'éloigneront naturellement les uns des autres. Par exemple, si scope creep ou que les coûts commencent à monter en flèche, le triangle deviendra disproportionné et se brisera, et la qualité qu'il contenait sera perdue.
La qualité qu'il contient sera perdue la réussite d'un projet le gestionnaire de projet doit négocier soigneusement les relations entre les trois contraintes afin de maintenir un triangle solide et rigide. Toutefois, il existe des types de relations spécifiques entre certaines contraintes qui ne peuvent être modifiées :
- Relations directement proportionnelles
- Relations inversement proportionnelles
Il est important de connaître la différence entre ces deux types de relations.
La relation entre le champ d'application, le coût et le temps est directement proportionnelle. Si vous augmentez le l'étendue d'un projet le coût et/ou le temps devront également augmenter. De même, si vous décidez de réduire la portée d'un projet, il sera possible de réduire parallèlement le coût et/ou le temps.
La relation entre le coût et le temps est cependant inversement proportionnelle. Ces deux contraintes doivent être équilibrées en les déplaçant dans des directions opposées.
Par exemple, si vous réduisez le budget d'un projet, vous devrez repousser (augmenter) son délai. De même, si vous deviez soudainement faire face à un manque de temps, il faudrait alors augmenter les coûts pour répondre aux nouvelles demandes.
Décomposons un peu plus chaque contrainte.
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Même si le délai établi reste fixe, les retards ou les bouleversements d'autres éléments dans la contrainte temporelle nécessiteront des ajustements au niveau du coût ou de la portée pour rééquilibrer le projet et assurer sa réussite.
Voici un aperçu des occurrences les plus courantes qui peuvent avoir un impact sur les contraintes temporelles d'un projet :
- Retards de livraison des ressources et des matériaux provenant de fournisseurs tiers
- L'ajout par le client de nouveaux produits à livrer dans le cadre d'un projet
- Mauvaise estimation du temps nécessaire à certaines tâches ou à certains jalons du projet
- La maladie ou l'absence de membres clés de l'équipe
Bien que le PMT exige des gestionnaires de projet qu'ils équilibrent ces trois contraintes pour fonctionner avec succès, il est également important de se rappeler qu'il y a des choses que vous pouvez faire de manière proactive afin de minimiser les interruptions de temps et les mieux gérer le temps . Il s'agit notamment de
- Acheminer des ressources et des talents supplémentaires vers une tâche pour l'achever plus rapidement
- Réévaluer la nécessité de votre calendrier de tâches et supprimer celles qui ne sont plus nécessaires
- Constituer une équipe capable d'effectuer plusieurs tâches à la fois
- Trier les tâches en fonction des talents de l'équipe (c'est-à-dire confier les tâches les plus complexes aux travailleurs les plus qualifiés)
- Gérer dès le départ les attentes des clients en matière de délais
2. Coût
Presque tous les projets sont assortis d'un paramètre budgétaire au début du travail. En tant que chef de projet, vous serez souvent chargé d'établir ce budget sur la base de votre perception et de l'estimation des coûts liés à un certain nombre de facteurs différents, notamment les matières premières, les installations, les stocks, l'équipement, les outils et le talent (le personnel).
Un bon budget est à la fois réaliste et tient compte du porte-monnaie du client, tandis qu'un mauvais budget ne tient pas compte de ses kPI financiers et est dépassé dès les premiers changements de temps et/ou de périmètre.
En tant que gestionnaire de projet, ce n'est pas toujours à vous de proposer un budget. Souvent, c'est le client qui établit le budget.
Par exemple, un client qui s'adresse à un garage automobile personnalisé pour remettre à neuf la vieille voiture de son père n'est peut-être prêt à dépenser que 20 000 $$a. C'est donc au gestionnaire de projet du garage qu'il revient de manipuler l'étendue du projet et les délais afin de répondre aux exigences budgétaires du client.
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Si, dans ce scénario, le client fixe également le délai (et disons que ce délai est serré), le gestionnaire de projet doit alors imposer des contraintes sévères sur la portée globale de la refonte afin de favoriser un équilibre entre le temps et le coût.
Malheureusement, d'autres facteurs peuvent influer sur le coût et la réussite du projet. Voici une liste de facteurs courants qui ont une incidence négative sur la contrainte de coût d'un projet :
- Des changements soudains dans le prix des matières premières
- Coûts de recrutement supplémentaires suite à des changements de personnel
- Formation supplémentairebesoins par le personnel pour des tâches spécialisées du projet
- Nouveaux produits à livrer ajoutés à la portée du projet par un client
Voici ce que vous pouvez faire, en tant que gestionnaire de projet, pour mieux gérer les coûts :
- Apprendre à allouer (et réallouer) efficacement les ressources entre chaque tâche et chaque jalon du projet
- Négociez vos coûts avec les entrepreneurs et les fournisseurs pour les réduire au maximum
- Envisager des alternatives moins coûteuses aux ressources onéreuses
- Réduire la portée du projet en supprimant les tâches inutiles
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3. Portée
La portée fait référence à la taille globale du projet. Il s'agit d'une contrainte plus difficile à définir, mais que l'on peut considérer tout simplement comme la vision finale du client.
La portée ou la taille d'un projet dépend d'un grand nombre de facteurs. Il s'agit notamment des éléments suivants :
- La qualité globale du projet
- Sa complexité, le nombre ou la taille des produits à livrer
- Le niveau de détail requis
- Le nombre de fonctionnalités du produit final
- La capacité du produit final (par exemple, le nombre de festivaliers que peut contenir un lieu pop-up)
En résumé, plus un projet est complexe et impliqué (disons le lancement d'un nouveau satellite dans l'espace), plus sa portée est grande et plus il faudra lui consacrer de temps et de ressources pour maintenir l'équilibre du triangle du projet.
En revanche, plus un projet est simple, direct et éprouvé (par exemple, la construction d'une maquette de satellite pour le tournage d'un film dans l'espace), plus sa portée est réduite et moins il faudra de temps et de ressources pour assurer la réussite du projet.
Souvent, la portée est la variable qui peut être ajustée avec le plus de souplesse pour tenir compte des changements imprévus et inévitables apportés par le client ou un tiers.
La contrainte de portée du Triangle de gestion de projet peut être affectée par de nombreux éléments, notamment :
- L'ajout de produits livrables par le client
- L'élargissement du champ d'application
- Réduction du budget du client
- Modification de la date limite du projet
- Mauvaise planification des exigences du projet dès le départ
Voici quelques-unes des méthodes que vous pouvez utiliser en tant que gestionnaire de projet pour maintenir la portée d'un projet :
- La mise en place d'un système de gestion des risquesun forfait de gestion du changement ouforfait de réussite* Prolonger votre délai
- Réaffectation des ressources au projet ou à l'extérieur de celui-ci
- Réévaluer la nécessité de chaque nouvelle tâche au fur et à mesure que vous l'abordez
Les avantages de l'utilisation d'un triangle de gestion de projet
Le triangle de gestion de projet n'est pas seulement une façon de concevoir la planification et la gestion de projets ; c'est un outil dont l'utilité est avérée et qui vous permettra de devenir un gestionnaire de projet plus performant.
La beauté du triangle de projet est qu'il offre de la flexibilité, parmi d'autres avantages, notamment :
1. Communication avec le client
Les clients peuvent venir vous voir avec une vision assez claire dans leur titre, mais cela ne veut pas dire qu'ils seront nécessairement conscients de la myriade de complexités, telles que votre ligne d'approvisionnement ou les exigences en matière de formation spécialisée. Vous pouvez utiliser le triangle de la gestion de projet comme une aide visuelle claire et concise pour vous aider à l'accueil du client et de mieux apprécier l'interaction entre le budget, le champ d'application et le délai.
2. Gestion du changement Un triangle de projet vous permet de voir et d'agir efficacement sur tout changement apporté à l'un de vos trois
contraintes du projet . L'utilisation du PMT dans la gestion de projet vous permet de créer des des forfaits de gestion du changement pour que votre équipe soit préparée et résiliente aux changements.
3. Clarification des priorités
Le fait d'être conscient de l'interaction entre les trois contraintes que sont le coût, le temps et le champ d'application vous permet d'établir rapidement les priorités clés d'un projet donné. En faisant cela, vous reconnaîtrez immédiatement vos indicateurs clés de performance ou vos jalons qui vous aideront à comprendre clairement ce que vous et chaque membre de l'équipe devez accomplir pour maintenir la qualité du produit final et assurer la réussite du projet.
4. Réduction des risques
Le triangle de gestion de projet réduit le risque global d'échec du projet. En gérant les attentes des clients, en veillant à ce que les changements inattendus des contraintes essentielles puissent être facilement absorbés et en fixant des paramètres clairs pour la portée du projet à l'aide d'un PMT, les gestionnaires de projet peuvent mieux contrôler le projet et l'ajuster en conséquence.
Qu'est-ce qu'un triangle agile ?
De conception et de fonction similaires au triangle de gestion de projet, les équipes et les professionnels Agile ont développé leur propre version, qu'ils appellent le Triangle Agile.
La motivation derrière la création du Triangle Agile était de créer plus de flexibilité. Le Triangle de gestion de projet traditionnel était trop rigide et pouvait être sensible aux changements au sein des triples contraintes.
Dans le Triangle Agile, les trois côtés (ou points) sont plutôt libellés : Valeur, Qualité et Contraintes. Remarquez qu'ici, l'ensemble du triangle de gestion de projet a été confiné à un seul côté ou coin du triangle agile.
via Gestion de projet.com Les avantage de la méthode Agile Triangle est qu'il accorde une plus grande importance à la qualité du projet et à la valeur du produit final du projet pour le client. Les contraintes, même si elles restent au nombre de trois, deviennent un facteur singulier dans la gestion globale d'un projet.
Par exemple, si une équipe développe une application en utilisant le Triangle Agile pour la gestion de projet et que le client souhaite augmenter le nombre de fonctions que l'utilisateur final peut achever avec l'application (c'est-à-dire augmenter la valeur), le manager d'un projet devra diminuer la qualité globale de l'application et augmenter certaines ou toutes les contraintes (plus d'argent, plus de temps, plus d'envergure).
Mise en œuvre du triangle de gestion de projet
Vous êtes arrivé jusqu'ici. Mais connaître la théorie qui sous-tend le triangle de gestion de projet et être capable de mettre cette théorie en pratique sont deux choses différentes.
Maîtriser le TMP et toutes les pièces jointes peut prendre des années et c'est un sujet que de nombreuses personnes étudient à l'université ou au collège dans le cadre de leurs diplômes en entreprise, en gestion, en entrepreneuriat et en finance.
Dans cette section, nous verrons comment vous pouvez appliquer vos connaissances théoriques nouvellement acquises au monde réel de l'entreprise et de la gestion de projet. Toutefois, il convient tout d'abord de mentionner que vous n'êtes pas obligé de faire cavalier seul. Aujourd'hui, les gestionnaires de projet et les clients ont accès à des outils d'entreprise numériques en ligne très impressionnants et très utiles.
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Voyons comment ClickUp peut vous aider à mettre en œuvre les enseignements du Triangle de la gestion de projet dans un intervalle de scénarios.
1. Gestion des coûts
Dans tout projet, une grande partie du budget initial est rapidement engloutie en raison de l'inefficacité. Qu'il s'agisse de trop de temps passé à travailler sur des tâches de faible priorité ou d'une affectation efficace des ressources et d'une réduction des coûts grâce à la rationalisation de l'activité de l'équipe, la gestion des coûts est la clé de la maintenance d'un triangle de projet équilibré.
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Bonus:
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Sans un gestionnaire de projet efficace, même les projets les plus simples sont voués à l'échec ; l'échec se mesure par la mesure dans laquelle un projet a respecté ou non son budget, son calendrier et son champ d'application. Il est intéressant de noter que si les grandes entreprises et les sociétés ont des gestionnaires de projet attitrés dans des rôles portant le titre, en réalité, chaque entreprise en a un.
Même si le petit café indépendant au coin de votre rue ne compte que trois membres du personnel, l'un d'entre eux exercera les fonctions de gestionnaire de projet, probablement sans même s'en rendre compte.
Et puisque chaque entreprise a besoin d'un chef de projet (et d'un bon chef de projet), il est primordial que chaque chef de projet ait accès aux bons outils pour son travail. Le triangle de la gestion de projet, associé à un logiciel de gestion comme ClickUp, est une combinaison gagnante. 🤝
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l'auteur invité :)
Veselin Mladenov
est le responsable du contenu de ThriveMyWay.
Il a plus de 10 ans d'expérience dans le marketing et les ventes en entreprise et a décidé de poursuivre sa passion pour le marketing numérique et la création de contenu.