C'est une chose de travailler avec une tonne de ressources. Mais c'est un tout autre jeu que de savoir comment tirer le meilleur parti de ces ressources en tenant compte des contraintes qui pèsent sur elles.
À faire avec les contraintes de ressources les plus courantes - le temps, le coût, et l'étendue du projet -alors que vous êtes limité aux trois ? Que se passe-t-il si vous travaillez avec des équipes dont les compétences ne sont pas adaptées ?
Bien que la meilleure approche des contraintes de ressources ne soit pas une solution unique et Terminée pour chaque équipe, il existe de nombreux principes, stratégies et outils pour vous aider à gérer toutes les contraintes qui se présentent à vous.
Penchons-nous un peu plus sur la question.
Que sont les contraintes de ressources ?
Les contraintes de ressources sont un paramètre de restrictions ou de limites que les gestionnaires de projet doivent respecter ou prendre en compte lors de la gestion d'un projet. Pour les gestionnaires de projet, il est important d'être conscient de ces restrictions afin d'achever un projet avec succès, dans les délais impartis et dans le respect de l'environnement dans les limites du budget .
Exemples de contraintes de ressources courantes
En règle générale, les ressources de l'entreprise sont divisées en deux catégories :
- Les ressources immatérielles : les idées, les processus, les compétences et la propriété intellectuelle
- les ressources tangibles : Logiciels, matériaux, biens immobiliers et main-d'œuvre
Chaque équipe gérera une liste similaire de ressources, qu'il s'agisse des heures travaillées ou des compétences des employés, les budgets proposés les contraintes peuvent porter sur les ressources humaines, les matériaux ou la main d'œuvre en général. Vous devrez probablement gérer différents types de contraintes pour des ressources spécifiques telles que :
- La main-d'œuvre (employés, entrepreneurs, stagiaires, compétences, bénévoles)
- Communications (types de réunions, discussions)
- Matériels (équipement, outils)
- Ressources financières (budget, financement,dépenses)
- Propriété intellectuelle (processusidées, connaissances)
- Immobilier (matériel de marketing , espace, bureau, environnements de travail)
- Temps (calendriers des ressources,échéances, les horaires,jalon)
- Logiciels (applications, plateformes)
Gardez à l'esprit que les ressources du projet sont les outils avec lesquels vous travaillez pour atteindre un objectif. Les contraintes sont les limites imposées à ces outils.
Les 4 types de contraintes de ressources
Pour l'essentiel, les contraintes de ressources relèvent de quatre variantes différentes pour les entreprises et dans la gestion de projet. Examinons chacune des contraintes en gestion de projet pour comprendre les blocages courants :
1. Temps
Créer des feuilles de temps et contrôler le suivi du temps dans ClickUp Gestion du temps est l'une des contraintes de ressources les plus courantes. Ces contraintes de ressources temporelles limitent le nombre de jours, d'heures et de minutes qu'il faut à un projet pour s'achever, soit en raison de paramètres externes tels que les délais fixés par le client, soit en raison de paramètres internes tels que la quantité de chaque ressource réellement disponible.
EXEMPLE DE CONSTANTE DE TEMPS Une société de développement de logiciels a pour tâche de créer une application mobile pour un client dans un délai strict. Or, deux développeurs sont en congé de maladie pendant cette période. En raison de la pénurie de développeurs, le chef de projet peut classer les tâches par ordre de priorité au sein de l'équipe, de gérer les sprints et de maintenir un registre précis des heures travaillées, de sorte qu'il est facile de savoir qui peut déplacer son travail et comment le projet peut être divisé avec l'équipe limitée.
2. Coût
Suivre les coûts du projet à travers les tâches et sous-tâches dans ClickUp avec des champs personnalisés pour déterminer les valeurs monétaires
Les contraintes de coûts sont également un facteur important à prendre en compte vis-à-vis de la disponibilité des ressources, car elles fixent une limite à la somme d'argent allouée à chaque projet. Cette contrainte provient généralement du client ou du gestionnaire de projet, en fonction de votre situation initiale l'accord d'entreprise initial ou la portée du projet forfaitaire .
EXEMPLE DE CONSTRIANT DE COÛT Une organisation à but non lucratif doit organiser un évènement caritatif avec un budget limité. Le chef de projet peut confier certaines tâches à des bénévoles et s'appuyer sur des ressources gratuites ou peu coûteuses. Grâce à ClickUp, il peut suivre les dépenses et s'assurer qu'elles restent dans les limites du budget. Ainsi, le responsable du projet donne la priorité aux aspects les plus importants de l'évènement afin d'en assurer la réussite et d'éviter toute contrainte potentielle en matière de ressources.
3. Ressources
Utilisez la vue Charge de travail de ClickUp pour savoir qui est en avance ou en retard et faites facilement glisser les tâches pour réaffecter les ressources
Les contraintes de ressources sont des limites imposées aux ressources, telles que le personnel et le matériel, dont dispose le gestionnaire de projet. Ce type de contrainte peut être imposé par des ressources externes au projet, telles que le client ou le fournisseur, ou par la disponibilité de ressources internes, telles que votre propre entreprise.
EXEMPLE DE CONTRAINTE DE RESSOURCES Une entreprise de construction engagée pour démolir un vieux garage peut vouloir limiter ses ressources pour des projets plus importants et des démolitions. Le chef de projet peut utiliser des modèles de prévision des ressources et de planification de la capacité pour estimer le nombre de matériaux et de personnes nécessaires pour le petit travail sans retirer des employés d'un projet plus important.
4. Qualité
Restez sur la bonne voie pour atteindre vos objectifs grâce à des échéanciers clairs, des cibles mesurables et un suivi automatique de la progression
Les contraintes de qualité sont paramétrées pour s'assurer que la qualité d'un projet répond à certains paramètres. Les contraintes de qualité les plus courantes sont les objectifs de qualité fixés par le client, mais le responsable de la gestion du projet peut également fixer des contraintes de qualité internes pour s'assurer que le projet respecte ses propres paramètres.
EXEMPLE DE CONTRAINTE DE QUALITÉ Une agence de marketing numérique doit développer un nouveau site web pour un client. Le chef de projet doit trouver un équilibre entre les objectifs de qualité du client et les contraintes de qualité de l'agence la disponibilité des ressources de l'agence . En utilisant des checklists de qualité et des modèles de définition des objectifs pour allouer les ressources, ils peuvent rapidement suivre la progression du projet de site web et s'assurer qu'il a répondu aux attentes du client.
Comment identifier les contraintes en matière de ressources
Il existe plusieurs façons d'identifier les contraintes en matière de ressources, mais l'étape la plus importante consiste à rechercher les problèmes potentiels dès le début du projet, dans le cadre d'un processus d'évaluation plus approfondi gestion des ressources stratégie. L'identification de ces contraintes nécessite une compréhension approfondie du projet et de ses objets, ainsi que des attentes du client (surtout s'il s'agit d'un produit basé sur des services) et des ressources disponibles pour le projet.
L'une des façons d'identifier les contraintes en matière de ressources consiste à examiner les tâches qui doivent être achevées et à établir une estimation non seulement des ressources du projet dont vous disposez, mais aussi de la quantité de chaque ressource dont vous aurez besoin dans les scénarios les plus défavorables et les plus favorables.
C'est à ce stade que le outils de gestion des ressources -surtout ceux qui sont hautement personnalisables comme ClickUp -jouent un rôle important dans le processus de planification et de gestion de projet. Comme vous voyez l'achèvement d'un projet de bout en bout, il est clé de disposer d'un moyen centralisé et facile de suivre votre progression et les ressources du projet. Cela signifie qu'il faut prendre note de tâches telles que :
- Le suivi et l'attribution des tâches
- La tenue d'un registre précis des heures passées
- Le suivi des dépenses budgétaires
- La mise à jour des jalons de la gestion de projet
- La gestion des sprints
- Visualisation de la capacité du projet
- Centraliser et stocker les documents du projet
Les gestionnaires de projet doivent également prendre en compte les obstacles potentiels susceptibles de ralentir la progression ou toute changements dans la portée du projet qui peuvent affecter la façon dont ils gèrent les contraintes en matière de ressources. L'ajout de points de contrôle, tels que des examens périodiques de ces contraintes de gestion du projet, devrait être une pratique courante pour s'assurer que votre équipe dispose de tout ce dont elle a besoin à chaque étape du projet.
Exemples de jalons de projets dans ClickUp
Certains projets (et futurs projets) font appel à des ressources spécifiques qui ne sont pas immédiatement disponibles. Il peut donc être nécessaire de trouver des solutions alternatives ou de prévoir votre l'échéancier du projet lorsque ces ressources sont disponibles.
L'identification de la portée du projet, des jalons et des dépendances permet de mettre en évidence toute contrainte potentielle en matière de ressources.
6 solutions aux contraintes de ressources
Il est important de connaître les solutions possibles aux contraintes de ressources d'un projet, afin d'être prêt si les choses ne se déroulent pas comme prévu. Qu'il s'agisse de prévisions, de la compréhension de vos besoins en matière de ressources, ou de l'élaboration d'un plan d'action, il est important de connaître les solutions possibles le forfait de capacité ou l'analyse de votre statut actuel, nous avons une solution pour vous !
Voici six solutions pour mieux gérer vos ressources :
1. Modèles
Les modèles peuvent être utilisés pour simplifier et rationaliser l'échéancier de la gestion de projet et les besoins en ressources. Voici les modèles ClickUp !
Tout de modèles de planification des ressources les modèles de planification des ressources et les analyses matricielles prêtes à l'emploi aident les gestionnaires de projet à identifier rapidement les ressources nécessaires pour garantir le respect du calendrier du projet. Heureusement, il existe de nombreux modèles d'analyse matricielle prêts à l'emploi des modèles de gestion de projet pour lancer votre analyse afin de mieux gérer les ressources.
Voici quelques-uns de nos modèles favoris :
Modèle d'allocation des ressources ClickUp
Utilisez le modèle d'affectation des ressources de ClickUp pour garder une trace du matériel, de la main-d'œuvre et des autres ressources de l'organisation pour chaque projet.
Ce modèle allocation de ressources le modèle d'affectation des ressources est une excellente option pour vous aider à gérer les ressources nécessaires à vos équipes. Qu'il s'agisse de matériel, d'équipement ou de personnes, le modèle Modèle d'affectation des ressources ClickUp vous permettra de suivre les ressources dont vous avez besoin pour achever votre projet.
En outre, vous pouvez utiliser le modèle de gestion de projet pour vous aider à gérer les contraintes en matière de ressources et connaître la disponibilité des ressources requises et le moment où elles sont nécessaires.
Cela vous aidera à vous assurer que vous disposez de tout ce dont vous avez besoin pour achever le projet dans les délais et dans les limites du budget.
ClickUp 2X2 Matrice des priorités Modèle de Tableau blanc
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/11/a1e29366-1000.png tableau blanc de la matrice des priorités 2x2 /$$$img/
Utilisez le Tableau blanc de la matrice des priorités 2×2 pour vous aider à organiser vos tâches en fonction de leur importance et de leur niveau de priorité Modèle de Tableau blanc de la matrice des priorités 2×2 de ClickUp vous permet de classer les tâches en fonction de leur degré d'importance et d'urgence. Avec Gestion de projet Tableau blanc grâce au tableau blanc, vous et votre équipe pouvez facilement visualiser les tâches qui requièrent une attention immédiate et celles qui peuvent attendre.
En hiérarchisant les tâches, vous pouvez prendre des décisions plus éclairées sur la manière d'allouer vos ressources et vous assurer que les tâches les plus importantes reçoivent l'attention qu'elles méritent.
ClickUp Modèle de planification des ressources
Visualisez la planification de vos ressources et voyez rapidement les éléments tels que le temps restant, le budget, la main d'œuvre nécessaire pour achever un projet
Le modèle Modèle de planification des ressources ClickUp vous aide à gérer et à allouer les ressources au sein de votre équipe ou de votre département beaucoup plus rapidement. Avec ce modèle, vous pouvez facilement voir la capacité de vos ressources à l'aide de la vue Charge de travail, qui offre une représentation visuelle de chaque charge de travail de chaque membre de l'équipe .
Cette vue vous permet de mieux équilibrer la charge de travail au sein de votre équipe et de vous assurer que chacun travaille à sa capacité optimale. En utilisant ce modèle de gestion de projet, vous pouvez prendre de meilleures décisions sur la manière d'allouer vos ressources.
Cela permet à votre équipe de travailler de manière efficace et efficiente.
Modèle de matrice des ressources du projet ClickUp
Créez des champs personnalisés en fonction des besoins de la matrice des ressources de votre projet pour détailler les types de ressources et les budgets alloués à chacune d'entre elles
Une planification efficace des ressources est cruciale pour vos projets futurs car elle a un impact direct sur le coût total des ressources nécessaires. Grâce à l'outil Modèle de matrice des ressources du projet ClickUp vous disposez de toutes les informations nécessaires pour forfaiter vos ressources de manière efficace.
Ce modèle de gestion de projet vous permet d'allouer et de suivre facilement les ressources telles que le temps, la main-d'œuvre et les matériaux, ce qui vous aide à prendre de meilleures décisions sur la manière d'allouer les ressources et de minimiser les coûts.
2. Planification
Pour optimiser l'ordonnancement, les gestionnaires de projet utilisent plusieurs méthodes d'ordonnancement. Par exemple, le simple fait d'identifier les tâches, de les regrouper et de les classer par ordre de priorité afin de réduire le temps consacré à l'achèvement du projet constitue déjà une étape dans la bonne direction.
Si vous constatez que les ressources disponibles ne sont pas suffisantes pour achever le projet dans les délais prévus, il peut être nécessaire d'ajuster les échéances du projet. Cela peut impliquer de repousser les échéances ou de les prolonger au-delà de leur date d'expiration initiale, ce qui peut signifier que vous devrez également ajuster les dépendances prévues.
Reprogrammer les dépendances pour visualiser l'impact des changements de date d'échéance sur les tâches dans la vue Gantt de ClickUp
Les dépendances d'un projet font référence aux tâches ou aux activités d'un projet qui dépendent les unes des autres. En d'autres termes, une dépendance de projet est une relation entre des tâches où l'achèvement d'une tâche est nécessaire avant qu'une autre tâche puisse commencer dans votre calendrier spécifique.
Des éléments tels qu'une vue Échéancier, un diagramme de Gantt, ou simplement une vue effectuer une mise à niveau des ressources vous aidera considérablement à comprendre à quoi ressemble le calendrier et comment vous pouvez l'atteindre. Les ressources de votre projet ne devraient pas toujours modifier radicalement votre calendrier.
3. Délégué
Déléguer des tâches aux membres de l'équipe consiste à faire correspondre les tâches aux compétences et à la disponibilité. S'il s'avère que les ressources disponibles ne sont pas suffisantes pour achever le projet, il peut être nécessaire d'engager des ressources supplémentaires.
Ajoutez des assignés multiples, déléguez des commentaires et créez des calculs à l'aide de champs personnalisés, le tout à partir de vos tâches ClickUp
Cela peut impliquer de recruter de nouveaux membres de l'équipe ou de sous-traiter des services. Par ailleurs, si les ressources disponibles ne sont pas suffisantes pour achever le projet comme prévu, les gestionnaires de projet peuvent également en limiter la portée.
La réduction du nombre de tâches ou des objectifs du projet en sont deux exemples. C'est pourquoi la possibilité de déléguer des tâches du projet est une fonctionnalité essentielle de votre logiciel de gestion des ressources.
4. Estimation
Les techniques d'estimation consistent à prévoir la durée, le coût et les ressources nécessaires à l'achèvement du projet. Plus vos estimations sont précises, moins vous rencontrerez d'obstacles tout au long du processus.
Affichez et suivez facilement les estimations de durée des tâches ClickUp pour une meilleure gestion des ressources
Le meilleur logiciel de gestion des ressources vous permet non seulement de suivre les estimations de durée, mais aussi de le faire à votre manière. Les fonctionnalités de suivi du temps de ClickUp vous permettent de démarrer et d'arrêter le temps à partir de n'importe quel appareil, de sorte que vous pouvez facilement sauter entre les tâches du projet.
5. Automatisation
ClickUp aide à l'estimation en fournissant des modèles prestataires, un stockage centralisé des données, et.. des visualisations de la capacité du projet et les jalons, de sorte qu'il est facile d'apporter des modifications et de tenir tout le monde au courant.
Les outils d'automatisation réduisent le temps et les coûts associés à l'achevé des tâches et simplifient la gestion de projet. En utilisant des techniques telles que la définition et l'automatisation des rappels de jalons, l'automatisation des changements de statut du projet et la personnalisation et le paramétrage des priorités, les gestionnaires de projet travaillent rapidement et gagnent du temps.
Pour les besoins d'automatisation, il y a ClickUp - vous êtes en mesure de définir des déclencheurs automatisés et des attributions de tâches avec différents paramètres de complexité.
6. ExternalisationL'externalisation est utilisée pour réduire les coûts associés à l'achèvement d'un projet et augmenter la disponibilité des ressources. Des méthodes telles que l'utilisation de ressources externalisées par un contractant tiers ou l'utilisation d'un pool de ressources externes (pensez aux agences de travail temporaire) aident grandement à gérer les contraintes de ressources lorsque vous manquez de personnel ou d'une compétence spécifique.
ClickUp facilite l'externalisation en fournissant des outils tels que des diagrammes et des tableaux de bord personnalisables pour le suivi des entrepreneurs . En outre, vous pouvez fournir des permissions spécifiques ou permettre une création de compte limitée afin d'éviter toute modification non souhaitée.
À faire avec ClickUp
Les outils de planification de projet sont indispensables lorsque vous essayez d'optimiser votre approche des contraintes de ressources. Les contraintes de ressources sont un défi courant dans la gestion de projet, et elles ont un impact sur l'échéancier, le budget et la qualité du projet.
En identifiant et en gérant les contraintes de ressources dès le début, en utilisant des stratégies et des outils appropriés et en tirant les leçons des expériences passées, les gestionnaires de projets surmontent les contraintes de ressources et tirent le meilleur parti de ce qu'ils ont à leur disposition.