Qu'est-ce que la gestion de projet par tableau blanc ?

Nous sommes lundi matin, et vous êtes en pleine session de brainstorming pour résoudre le problème qui mine votre projet depuis des semaines. Soudain, vous avez une idée. 💡🙌🏼

Dans le feu de l'action, vous réactivez votre micro et commencez à expliquer la solution, en gesticulant beaucoup, jusqu'à ce que votre chef d'équipe vous dise : « Euh, c'est une idée. » 💀

Plutôt que de laisser votre cerveau vous submerger, que diriez-vous de pouvoir rapidement esquisser votre vision ?

Mieux encore, que diriez-vous de pouvoir présenter votre maquette et collaborer avec votre équipe sans perdre une seconde ? C'est ce que vous offre l'intégration d'un logiciel de tableau blanc numérique à votre processus de gestion de projet. 🏆

En fait, lorsque les gens entendent le terme « gestion de projet sur Tableau blanc », ils imaginent probablement une variante de ce scénario précis. Et bien que cela soit tout à fait valable (et très courant), cet exemple ne fait qu'effleurer la surface des avantages infinis que cette méthodologie présente !

Ce n'est un secret pour personne que la gestion de projet sur tableau blanc est la prochaine grande tendance et qu'elle n'est pas près de s'essouffler.

Mais si vous pensez maîtriser cette méthodologie de projet parce que vous avez enfin accroché ce mini Tableau blanc dans votre cuisine, détrompez-vous, mon ami.

Laissez-nous vous présenter tout ce que vous devez savoir sur la gestion de projet sur Tableau blanc, notamment ce que c'est, comment elle peut s'aligner sur votre flux de travail et les modèles dont vous avez besoin pour tirer le meilleur parti de ses avantages.

Qu'est-ce que la gestion de projet sur Tableau blanc ?

Les tableaux blancs numériques adoptent une approche collaborative, créative et efficace de la gestion de projet qui vous manquait sans doute ! De plus, vous n'avez même pas besoin d'être chef de projet pour profiter des avantages des logiciels de tableau blanc numérique. Ils sont vraiment polyvalents !

Représenter et gérer visuellement presque tous les types de projets est l'un des principaux avantages de la gestion de projet sur Tableau blanc, car cela vous aide à établir des connexions que vous n'auriez peut-être pas remarqués auparavant. Cette méthode est également plus attrayante et accessible pour les personnes qui abordent leur travail de différentes manières.

La nature collaborative des logiciels de tableau blanc est également un énorme avantage pour les équipes agiles qui effectuent la majeure partie de leur travail de manière asynchrone, car il se met automatiquement à jour avec les dernières informations. Dans ce cas, vous pouvez considérer votre tableau blanc comme votre propre document vivant !

Que votre équipe travaille par sprints ou se prépare à planifier la prochaine conférence de l'entreprise, la gestion de projet sur tableau blanc est là pour vous aider. Avant votre prochaine initiative, préparez un tableau blanc lorsque vous :

Des tâches clés aux jalons importants, en passant par votre feuille de route, tout peut être représenté sur votre Tableau blanc du début à la fin, ce qui lui confère un caractère véritablement infini ! Nous allons vous montrer comment. 🤗

Planifiez et gérez votre projet sur un tableau blanc numérique

Les tableaux blancs virtuels permettent aux équipes de faire preuve de créativité dans leurs processus quotidiens, mais que vous gériez des projets dans le domaine de la construction, de la technologie, de l'immobilier ou, en réalité, dans n'importe quel secteur, le cycle de vie de votre projet suivra généralement les cinq étapes suivantes:

Votre tableau restera une constante tout au long du cycle de vie de votre projet. Il est donc essentiel d'investir votre temps dans un outil riche en fonctionnalités. Les notes autocollantes, le texte, les connecteurs et les nombreuses possibilités d'intégration sont tous essentiels pour achever chaque étape du processus du projet, mais l'accès à des modèles personnalisables adaptés à votre cas d'utilisation spécifique sera le véritable facteur qui changera la donne dans votre expérience du Tableau blanc.

Les modèles de Tableau blanc sont la clé pour gagner du temps dans toutes les étapes, de la cartographie conceptuelle à la mise en œuvre des étapes suivantes. Ils appliquent des diagrammes préformatés, des structures organisées et des graphiques directement sur votre tableau et constituent des ressources essentielles pour réduire la marge d'erreur dans les premières étapes de votre projet.

Conçue pour les chefs de projet et personnalisable pour les équipes de tous les secteurs, la vaste bibliothèque de modèles de ClickUp propose des centaines de modèles pour la création d'organigrammes, de cartes mentales, de brainstormings, de résumés rapides et de planifications afin de rationaliser vos flux de travail et d'accélérer vos délais d'exécution à l'aide de Tableaux blancs.

Avec le bon modèle à portée de main, vous pouvez passer à la phase suivante de votre projet dans ClickUp sans jamais avoir à cliquer ailleurs ou à quitter le Tableau blanc que vous avez créé.

Mais voyons à quoi cela ressemble vraiment.

Phase 1 : abordez votre stratégie à l'aide de tableaux blancs de gestion de projet

Avant que le projet n'existe, il y a un problème à résoudre et un groupe de personnes qui peuvent en bénéficier (votre public cible). 💜

Au cours de la phase de brainstorming, votre tableau blanc de gestion de projet est le tableau de visualisation de ce qui va arriver, rempli des recherches clés, de votre proposition de valeur, des objectifs immédiats, des attentes, etc. En gros, tout ce dont vous avez besoin pour créer une stratégie de projet !

Vous pouvez bien sûr commencer avec une toile vierge et y ajouter votre travail au fur et à mesure, mais vous risqueriez de passer à côté de certaines fonctionnalités clés qui font toute la force des Tableaux blancs. De plus, se retrouver face à un écran vide peut être intimidant. Nous vous suggérons plutôt de commencer avec un ou deux modèles personnalisables afin d'avoir une longueur d'avance dans votre processus de brainstorming.

Les modèles prédéfinis, tels que le modèle de Tableau blanc Mood Board de ClickUp, constituent un véritable tremplin pour votre processus créatif. Leurs formes codées par couleur et leur nature visuelle sont idéales pour inciter les équipes à réfléchir à des éléments importants tels que :

Mais ce modèle n'est qu'une première étape ! Plus vous ajouterez de contexte à votre Tableau blanc à cette étape, plus il sera utile par la suite. À partir de là, vous pouvez intégrer des médias, des images et même des sites web tiers à votre Tableau blanc pour lancer votre session de réflexion sur la conception.

Lorsque l'inspiration vous vient, votre Tableau blanc est prêt à l'emploi avec ses outils de dessin par glisser-déposer, ses formes et ses notes autocollantes pour capturer des maquettes, des wireframes et bien plus encore. Ainsi, lorsque vous passez à la deuxième phase de votre projet, vous pouvez continuer à vous appuyer sur le travail déjà terminé pour planifier vos prochaines étapes, littéralement. 🗺

Phase 2 : Planifier un projet comme un pro

Avec toutes les informations déjà accumulées sur votre tableau, il est temps de passer à la phase de planification. 🤓

Cette étape de votre processus se concentre principalement sur la manière dont vous allez équilibrer votre budget et votre temps à l'avenir, et essentiellement sur la manière dont vous allez élaborer un plan pour le projet. Tout ce que vos tableaux blancs numériques étaient destinés à faire !

En examinant les meilleures idées issues de vos séances de brainstorming, vous pouvez faire glisser, copier ou dessiner des connexions entre les objets sur votre tableau afin d'établir un échéancier réaliste pour votre projet. C'est également à ce moment-là que les dépendances initiales entre les tâches apparaissent et que les membres de l'équipe interfonctionnelle commencent à rejoindre votre tableau. Mais grâce au nombre de fonctionnalités de collaboration des Tableaux blancs, il n'a jamais été aussi facile d'aligner l'équipe. 😎

Les curseurs en direct vous permettent de voir qui est sur votre tableau, ce qu'ils font et de travailler avec eux sans chevauchement, ce qui est un atout majeur lorsque vous travaillez constamment à partir de nouveaux commentaires, que vous mentionnez d'autres personnes pour qu'elles examinent votre travail et que vous structurez vos meilleures idées.

C'est également à cette étape que vous pouvez utiliser les cartes Doc. Intégrez vos documents ClickUp Docs et interagissez avec eux directement depuis votre Tableau blanc, soit à l'aide du menu épinglé à votre écran, soit à l'aide d'un raccourci clavier pratique pour accéder encore plus rapidement à votre travail. 🔥

À mesure que vous vous éloignez de votre tableau d'ambiance, vous pouvez progresser de manière constructive à partir du même tableau grâce à des techniques telles que les cartes mentales pour établir un plan d'attaque approximatif. Pour nous, l'application du modèle User Story Mapping Template de ClickUp est la suite logique.

La phase de planification est une étape importante, et ce modèle en tient compte. À lui seul, ce modèle de Tableau blanc décompose le parcours de l'utilisateur avec votre produit en petites étapes faciles à gérer. Ces petites étapes peuvent vous aider à prendre des décisions clés concernant votre feuille de route et à faciliter le processus lié aux exigences, à la portée et au flux des tâches de votre projet.

Disposer d'un modèle de tableau blanc prêt à l'emploi, avec de nombreuses options de mise en forme, des recherches et des documents intégrés, ainsi que des connecteurs clairs, change la donne en matière de planification de projet. Ces fonctionnalités font toute la différence entre avoir un plan d'action prêt à être approuvé immédiatement par les parties prenantes et devoir passer plus de temps à préparer quelque chose de présentable.

Découvrez ces modèles de storyboard!

Phase 3 : Partir du bon pied

C'est lors de la phase de lancement que les Tableaux blancs ClickUp prennent tout leur sens dans cette méthodologie de gestion de projet. Mais ne vous contentez pas de nous croire sur parole. Voyez par vous-même !

À cette étape, vous avez terminé vos recherches, identifié votre public, créé une feuille de route et déterminé les compétences nécessaires pour mener à bien le projet. Vous êtes prêt à passer à l'action !

En consultant la feuille de route et les flux d'utilisateurs cartographiés sur votre tableau, vous pourrez voir les objets de remplacement représentant les tâches et les jalons clés de votre projet. Et comme vous utilisez les tableaux blancs ClickUp, vous pourrez également convertir ces formes et ces notes autocollantes de votre tableau blanc en tâches ClickUp exploitables liées à votre flux de travail. 🏆

Même lorsque vous répartissez le travail entre plusieurs équipes, tout sera lié à votre Tableau blanc. Dans ce cas, votre Tableau devient le point de rencontre central de votre environnement de travail, où les membres peuvent se réunir à tout moment, en particulier lors des réunions hebdomadaires.

Étant donné que tout texte, note et forme peut être directement converti en élément à accomplir dans votre échéancier, les membres peuvent passer immédiatement à l'étape suivante après une réunion ou une idée novatrice.

La possibilité d'attribuer et de mettre à jour vos tâches à n'importe quelle étape du cycle de vie de votre projet est ce qui rend ClickUp Whiteboards si puissant et cette méthodologie si efficace pour votre équipe.

Phase 4 : Suivi de la progression au fur et à mesure

Vous nous avez déjà entendu vanter les mérites des tableaux blancs, qui fournissent aux équipes une source d'informations fiable et accessible, un document vivant (et très visuel) lié à votre flux de travail, intégré à vos documents ClickUp et automatiquement mis à jour avec les dernières informations au fur et à mesure que votre échéancier avance.

Comme votre Tableau blanc ne manque jamais d'espace et ne doit jamais être effacé, la phase de suivi et de contrôle de votre projet est plus simple que jamais à suivre. Les chefs de projet peuvent facilement se référer au Tableau blanc pour localiser les tâches et les jalons achevés, ou même les recherches initiales et les indicateurs clés de performance afin de déterminer d'un seul coup d'œil la réussite du projet ou de résoudre tout problème.

Vos résultats ne se limitent toutefois pas à votre tableau blanc. Grâce à la commande slash /whiteboards, vous pouvez afficher et modifier un tableau blanc entièrement fonctionnel à partir de n'importe quel document ClickUp ! Vous pouvez ainsi apporter des modifications, des mises à jour et collaborer avec votre équipe sur votre tableau blanc, à partir d'un document. 🤯

Mais le fait est que tous les logiciels de tableau blanc ne vous permettent pas de faire cela, seul ClickUp le permet. 🔥

Réfléchissez-y. Tout votre travail se trouve dans votre environnement de travail. Et comme vous pouvez intégrer et interagir avec n'importe quelle tâche ou document ClickUp sur votre Tableau blanc, vous pouvez voir la progression en temps réel sans avoir à lever le petit doigt.

De plus, les outils de dessin virtuels permettant de créer des diagrammes et des maquettes sont disponibles dans de nombreux logiciels sur Internet, mais une fois ces croquis terminés, ils perdent essentiellement toute leur valeur. Ce n'est que lorsque vous pouvez agir, suivre et gérer le travail sur votre Tableau blanc que celui-ci devient un élément vivant de votre processus.

Pour reproduire les avantages des Tableaux blancs ClickUp dans un autre logiciel, il faudrait une attention constante, des mises à jour manuelles et des échanges de messages pour assurer la maintenance. Et, pour être honnête, ce n'est pas la façon la plus productive de utiliser le temps d'un chef de projet en gestion de projet. Au lieu de cela, vous pourriez investir une fraction de ce temps dans ClickUp et obtenir quelque chose d'encore plus significatif et substantiel pour votre projet à long terme.

Car ce qui compte, ce ne sont pas seulement les créations sur votre Tableau blanc, mais ce que votre outil de gestion de projet sur Tableau blanc peut en faire !

Phase 5 : Des rétrospectives pour gagner

Il est tentant de laisser les projets derrière soi une fois qu'ils sont achevés, mais ne négligez pas l'importance d'une rétrospective bien menée.

Comme on dit, le recul permet d'y voir plus clair, et les rétrospectives sont là pour aider les équipes produit à s'améliorer continuellement en passant en revue les points forts et les écueils des projets passés. Sur votre tableau blanc Sprint Retrospective Brainstorm dans ClickUp, vous pouvez facilement recueillir des commentaires sur les pratiques passées afin de les appliquer dans les itérations futures.

Les outils rétrospectifs comme celui-ci rendent vos rétrospectives plus percutantes grâce à la possibilité d'ajouter des données, des médias, des documents et des outils de travail tiers à votre Tableau blanc. De plus, ils responsabilisent chacun à apporter des ajustements positifs aux projets à venir en transformant vos contributions en éléments concrets.

Réalisez des prouesses en matière de gestion de projet grâce aux tableaux blancs ClickUp

La véritable puissance de la gestion de projet sur tableau blanc se révèle lorsque vous êtes en mesure de réaliser une connexion transparente entre vos pensées et votre flux de travail, une fonctionnalité que ClickUp Whiteboards a perfectionnée !

La collaboration et la créativité prennent une toute nouvelle dimension grâce aux possibilités d'intégration, aux connecteurs performants, à la modification en cours et, bien sûr, à la possibilité de transformer n'importe quel élément de votre tableau en une tâche réalisable. Avec une liste croissante de fonctionnalités et des forfaits encore plus ambitieux à venir, les Tableaux blancs de ClickUp constituent le point de départ incontournable pour tout ce qui touche à la gestion de projet.

Importez votre travail depuis pratiquement n'importe où en seulement 60 secondes et éliminez les onglets et outils inutiles de votre processus. De plus, ClickUp s'intègre à plus de 1 000 outils pour vous offrir une expérience aussi fluide que possible.

Essayez-le par vous-même et vous ne le regretterez pas. 💜