C'est lundi matin et vous êtes au milieu d'une réunion de travail séance de brainstorming pour résoudre le problème qui empoisonne votre projet depuis semaines. Soudain, vous avez une idée.💡🙌🏼
Dans le feu de l'action, vous débranchez votre micro et commencez à expliquer la solution - avec de nombreux gestes de la main - jusqu'à ce que votre chef d'équipe dise : "Euhhh, c'est une idée." 💀
Et si, au lieu de laisser votre cerveau se vider, vous pouviez rapidement esquisser votre vision ?
Mieux encore, si vous pouviez présenter votre maquette à l'équipe et collaborer avec elle sans perdre une seconde ? C'est la réalité de l'introduction d'un logiciel de tableau blanc numérique dans votre processus de gestion de projet. 🏆
En fait, lorsque les gens entendent l'expression "gestion de projet sur tableau blanc", ils imaginent probablement une variante de ce scénario. Et bien qu'il soit tout à fait valable (et super courant), cet exemple ne fait qu'effleurer la surface des avantages infinis de cette méthodologie !
Ce n'est un secret pour personne que la gestion de projet sur tableau blanc est la nouvelle grande tendance et qu'elle n'est pas près de ralentir.
Mais si vous pensez que vous maîtrisez cette méthodologie de projet parce que vous avez enfin accroché ce mini tableau blanc dans votre cuisine, détrompez-vous, mon ami.
Laissez-nous vous présenter tout ce que vous devez savoir sur la gestion de projet par tableau blanc : ce que c'est, comment elle peut s'aligner sur votre flux de travail et les modèles dont vous avez besoin pour tirer le meilleur parti de ses avantages.
Qu'est-ce que la gestion de projet sur tableau blanc ?
Les tableaux blancs numériques favorisent la collaboration, la créativité et l'innovation efficace de la gestion de projet que vous avez probablement manqué ! De plus, vous n'avez même pas besoin d'être un chef de projet pour bénéficier d'un logiciel de tableau blanc numérique . Ils sont à ce point polyvalents !
Utiliser les tableaux blancs ClickUp comme un outil de collaboration visuelle pour tous les besoins
Représenter et gérer visuellement presque tous les projets est l'un des plus grands avantages de la gestion de projet sur tableau blanc, car elle vous aide à trouver des liens que vous n'auriez peut-être pas reconnus auparavant. Elle est également plus attrayante et plus accessible pour les personnes qui n'ont pas l'habitude d'utiliser le tableau blanc abordent leur travail de manière différente .
La nature collaborative du logiciel de tableau blanc est également un énorme avantage pour les équipes agiles qui effectuent la majeure partie de leur travail de manière asynchrone, car il est automatiquement mis à jour avec les informations les plus récentes. Dans ce cas, vous pouvez considérer votre tableau blanc comme votre propre document vivant !
La détection de collaboration permet aux équipes de travailler et d'éditer simultanément dans les tableaux blancs ClickUp
Que votre équipe travaille sur des sprints ou qu'elle se prépare à planifier la prochaine conférence de l'entreprise, la gestion de projet sur tableau blanc est là pour vous aider. Avant votre prochaine initiative, ayez un tableau blanc à portée de main lorsque vous êtes :
- Créer un plan de votre projet
- Répertorier et allouer les ressources de votre projet
- Contacter votre équipe et lui faire part de vos commentaires sur pratiquement tous les sujets
- Consulter les dernières mises à jour avecl'accès à votre flux de travail* Respecter les délais et le budget
- Présenter aux parties prenantes
Des tâches clés à jalons et même votre feuille de route elle-même, tout peut exister sur votre tableau blanc du début à la fin, ce qui donne l'impression d'être infini ! Nous vous montrerons . 🤗
Planifier et gérer votre projet sur un tableau blanc numérique
Les tableaux blancs virtuels permettent aux équipes de faire preuve de créativité dans leurs processus quotidiens, mais que vous gériez des projets dans le domaine de la construction, de la technologie, de l'immobilier ou, à vrai dire, dans n'importe quel secteur d'activité, le cycle de vie de votre projet suivra généralement les étapes suivantes les mêmes cinq étapes :
- Brainstorming et stratégie
- Cadrage et planification
- Lancement du projet (exécution)
- Suivi des résultats
- Rétrospective du projet
Votre tableau restera une constante dans le cycle de vie de votre projet, il est donc essentiel d'investir votre temps dans un outil riche en caractéristiques et en fonctionnalités. Les notes autocollantes, le texte, les connecteurs et les nombreuses possibilités d'intégration sont tous essentiels pour mener à bien chaque étape du processus de projet, mais l'accès à des modèles personnalisables pour votre cas d'utilisation spécifique sera le véritable facteur de changement dans votre expérience du tableau blanc.
Collaborez plus efficacement avec vos clients ou vos équipes internes grâce à des tableaux blancs virtuels qui stimulent l'innovation Modèles de tableaux blancs sont le secret pour gagner du temps dans tous les domaines, qu'il s'agisse de la cartographie conceptuelle à la réalisation des étapes suivantes. Ils appliquent des diagrammes préformatés, des structures organisées et des graphiques directement sur votre tableau et sont des ressources essentielles pour réduire la marge d'erreur dans les premières étapes de votre projet.
Conçus à l'intention des chefs de projet et pouvant être personnalisés pour des équipes de tous secteurs, les vastes fonctionnalités de ClickUp permettent de réduire les risques d'erreur Bibliothèque de modèles propose des tonnes de modèles d'organigramme, de cartographie, de brainwriting, de stand-up et de planification pour rationaliser vos flux de travail et accélérer vos délais d'exécution à l'aide des tableaux blancs.
Avec le bon modèle à portée de main, vous pouvez passer à la phase suivante de votre projet dans ClickUp sans jamais avoir à cliquer ou à quitter le tableau blanc que vous avez créé.
Mais laissez-nous vous montrer à quoi cela ressemble vraiment.
Phase 1 : S'attaquer à votre stratégie avec des tableaux blancs de gestion de projet
Avant que le projet n'existe, il y a un problème à résoudre et un groupe de personnes qui peuvent en bénéficier (votre public cible). 💜
Dans la phase de brainstorming, votre tableau blanc de gestion de projet est le tableau de vision de ce qui est à venir, avec la recherche clé, votre proposition de valeur, objectifs immédiats les attentes, et bien d'autres choses encore. En bref, tout ce dont vous avez besoin pour créer une stratégie de projet !
Bien que vous puissiez toujours commencer avec un canevas propre et y déposer votre travail au fur et à mesure, vous passeriez probablement à côté de certaines des fonctionnalités clés qui font que les tableaux blancs brillent vraiment. De plus, regarder un écran vierge est un point de départ intimidant. Nous vous suggérons plutôt de commencer par un modèle personnalisable (ou deux !) pour lancer votre processus de brainstorming avec quelques longueurs d'avance.
Utilisez ClickUp Whiteboards pour assigner des tâches, étiqueter les assignés, et tout ce qui est nécessaire pour lancer votre prochaine collaboration
Modèles prédéfinis tels que Modèle de tableau blanc Mood Board de ClickUp agit comme un tremplin pour votre processus créatif. Ses formes codées par couleur et sa nature visuelle sont idéales pour amener les équipes à commencer à réfléchir à des actions importantes telles que :
- Comment les clients se connecteront à votre marque
- La manière dont vous suivrez l'évolution du projet au fil du temps
- Les choix de marque, le style et les détails qui font toute la différence
- L'objectif à long terme de votre projet, c'est-à-dire la façon dont vous déterminerez s'il s'agit d'une réussite
Mais ce modèle n'est qu'une première étape ! Plus vous ajouterez de contexte à votre tableau blanc à ce stade, plus il sera utile pour la suite. À partir d'ici, vous pouvez intégrer des médias, des images et même des sites web tiers à votre tableau blanc pour donner le coup d'envoi à votre session de réflexion sur la conception.
Lorsque l'inspiration vous vient, votre tableau blanc sera prêt avec des outils de dessin, des formes et des notes autocollantes à cliquer et à faire glisser pour capturer des maquettes, des wireframes et bien plus encore. Ainsi, lorsque vous passez à la phase 2 de votre projet, vous pouvez continuer à vous appuyer sur le travail que vous avez déjà effectué pour planifier vos prochaines étapes, littéralement. 🗺
Phase 2 : Planifier un projet comme un pro
Avec les informations déjà accumulées sur votre tableau, il est temps de commencer à creuser la phase de planification. 🤓
Cette étape de votre processus se concentre en grande partie sur la façon dont vous allez équilibrer votre budget et votre temps à l'avenir, et essentiellement où vous construisez un plan directeur pour le projet. Tout ce que vos tableaux blancs numériques sont censés faire !
En examinant les meilleures idées issues de vos séances de brainstorming, vous pouvez faire glisser, copier ou établir des liens entre les objets de votre tableau pour définir un plan de travail réaliste pour votre projet . C'est également à ce moment-là que les premières dépendances entre les tâches se révèlent et que les l'équipe interfonctionnelle commencent à rejoindre votre conseil d'administration. Mais grâce aux nombreuses fonctionnalités de collaboration de Whiteboards, aligner l'équipe n'a jamais été aussi facile. 😎
Les curseurs en direct vous permettent de voir qui est sur votre tableau, ce qu'ils font, et de travailler à leurs côtés sans chevauchement - un atout majeur lorsque vous travaillez constamment à partir de nouveaux commentaires, que vous mentionnez d'autres personnes pour examen, et que vous apportez une structure à vos meilleures idées.
Incorporez des documents ClickUp directement dans les tableaux blancs pour accéder à des documents de projet importants, à la recherche et au contexte sans jamais quitter votre tableau
C'est également à ce stade que vous pouvez utiliser les cartes Doc. Incorporez et interagissez avec vos ClickUp Docs directement depuis votre Whiteboard avec soit un menu épinglé à votre écran, soit un raccourci clavier pratique pour accéder à votre travail encore plus rapidement. 🔥
Au fur et à mesure que vous vous éloignez de votre tableau d'humeur, vous pouvez faire des progrès formatifs à partir du même tableau avec des techniques telles que la cartographie mentale pour évaluer un plan d'attaque approximatif. Pour nous, l'application de la Modèle de cartographie des histoires d'utilisateurs par ClickUp est la prochaine étape naturelle.
Construisez et personnalisez votre carte d'histoire de l'utilisateur avec un modèle de tableau blanc flexible et préformaté dans ClickUp
L'étape de la planification est lourde et ce modèle le comprend. En soi, ce modèle de tableau blanc décompose le parcours d'un utilisateur avec votre produit en petits morceaux. Ces petits morceaux peuvent vous aider à prendre des décisions clés concernant votre feuille de route et faciliter le processus d'élaboration de votre projet des exigences, de la portée et du flux de votre projet des tâches à venir.
Le fait de disposer d'un modèle de tableau blanc prêt à être présenté, avec des options de formatage riches, des recherches et des documents intégrés, et des connecteurs clairs, change la donne en matière de planification de projet. Ces fonctionnalités font la différence entre un plan de match prêt à être approuvé immédiatement par les parties prenantes et un plan qui nécessite plus de temps pour préparer quelque chose de présentable.
Check out these storyboard templates !
Phase 3 : Démarrer du bon pied
C'est au cours de la phase de lancement que ClickUp Whiteboards remporte la palme de cette méthodologie de gestion de projet. Mais ne nous croyez pas sur parole. Voyez par vous-même !
À ce stade du jeu, vous avez effectué les recherches, identifié votre public, créé une feuille de route et déterminé les compétences nécessaires pour donner vie au projet - vous êtes prêt à l'exécuter !
En regardant la feuille de route et les flux d'utilisateurs cartographiés sur votre tableau, vous pourrez voir les objets repères représentant les tâches et les étapes clés de votre projet. Et puisque vous utilisez ClickUp Whiteboards, vous pourrez également convertir ces formes et ces notes autocollantes de votre tableau blanc en tâches ClickUp exploitables et connectées à votre flux de travail. 🏆
Passez à l'action en convertissant vos notes autocollantes en tâches à l'aide du modèle de plan d'action pour les tableaux blancs ClickUp
Même si vous répartissez le travail entre les équipes, tout est lié à votre tableau blanc. Dans ce cas, votre tableau devient le point de rencontre central de votre espace de travail où les membres peuvent se réunir à tout moment, en particulier lors des réunions de révision hebdomadaires.
Comme tout texte, note ou forme peut être converti directement en élément d'action sur votre chronologie, les membres peuvent suivre les étapes suivantes immédiatement après une réunion ou une idée originale.
La possibilité d'assigner et de mettre à jour vos tâches à n'importe quelle étape du cycle de vie de votre projet est ce qui fait de ClickUp Whiteboards un outil si puissant et ce qui rend cette méthodologie si efficace pour votre équipe.
Phase 4 : Suivre les progrès au fur et à mesure
Vous nous avez déjà entendu vanter les mérites des tableaux blancs en tant que source de vérité pour les équipes - un document vivant (et très visuel) lié à votre flux de travail, intégré à vos ClickUp Docs et automatiquement mis à jour avec les informations les plus récentes au fur et à mesure de l'avancement de votre calendrier.
Comme votre tableau blanc ne manque jamais d'espace et ne doit jamais être supprimé, la phase de suivi et de contrôle de votre projet est plus simple que jamais à suivre. Les chefs de projet peuvent facilement se référer au tableau blanc pour localiser les tâches et les étapes terminées, ou même les recherches initiales et les informations sur le projet KPI pour déterminer la réussite du projet en un coup d'œil ou de résoudre les problèmes éventuels.
Vos résultats ne sont pas limités à votre tableau blanc. Grâce à la commande Slash /whiteboards, vous pouvez afficher et modifier un tableau blanc entièrement fonctionnel à partir de n'importe quel document ClickUp ! Vous pouvez donc effectuer des modifications, des mises à jour et collaborer avec l'équipe sur votre tableau blanc, à partir d'un document. 🤯
Personnaliser facilement la portée de votre projet Modèle de tableau blanc en ajoutant des documents, des tâches, etc
Mais le fait est que tous les logiciels de tableau blanc ne vous permettent pas de faire cela - juste ClickUp. 🔥
Pensez-y. Tout votre travail se trouve dans votre espace de travail. Et comme vous pouvez intégrer et interagir avec n'importe quelle tâche ou Doc ClickUp sur votre tableau blanc, vous pouvez voir les progrès en temps réel sans avoir à lever le petit doigt.
De plus, des outils de dessin virtuels pour créer des diagrammes et des maquettes peuvent être trouvés dans des logiciels partout sur le web, mais une fois que ces esquisses sont faites, elles perdent essentiellement leur valeur. Ce n'est que lorsque vous pouvez agir, suivre et gérer le travail sur votre tableau blanc qu'il devient une partie vivante de votre processus.
Pour recréer les avantages de ClickUp Whiteboards dans un autre logiciel, il faudrait une attention constante, des mises à jour manuelles et des échanges de messages. Et TBH, ce n'est tout simplement pas l'utilisation la plus productive du temps d'un chef de projet. Au lieu de cela, vous pourriez investir une fraction de ce temps dans ClickUp et obtenir quelque chose d'encore plus significatif et substantiel pour votre projet à long terme.
Parce qu'il ne s'agit pas seulement des créations sur votre tableau blanc - il s'agit de ce que votre tableau blanc outil de gestion de projet peut faire avec eux !
Phase 5 : Rétros pour la victoire
Il est tentant de laisser les projets dans le passé une fois qu'ils sont terminés, mais il ne faut pas négliger une rétrospective bien menée.
Utilisez ce modèle de tableau blanc ClickUp Retrospective pour mieux gérer et collaborer sur vos rétros agiles
Comme on dit, le recul est de 20/20, et les rétros sont là pour aider les équipes produit à s'améliorer en permanence en examinant les points forts et les pièges des projets antérieurs. Sur votre Rétrospective du sprint Brainstorming grâce au tableau blanc de ClickUp, vous pouvez facilement recueillir des commentaires sur les pratiques passées afin de les appliquer dans les itérations futures. Outils de rétrospective comme celui-ci rendent vos rétros plus percutantes grâce à la possibilité d'ajouter des données, des médias, des documents et des outils de travail tiers à votre tableau blanc. De plus, ils responsabilisent chacun pour qu'il apporte des ajustements positifs aux projets à venir en transformant vos commentaires en actions.
La magie de la gestion de projet avec les tableaux blancs ClickUp
La véritable puissance de la gestion de projet par tableau blanc prend vie lorsque vous êtes en mesure de relier de manière transparente vos pensées à votre flux de travail - une fonctionnalité que les tableaux blancs ClickUp ont perfectionnée !
La collaboration et la créativité prennent un tout nouveau sens grâce aux possibilités d'intégration des tableaux blancs, aux connecteurs pointus, à l'édition en temps réel et, bien sûr, à la capacité de transformer tout ce qui se trouve sur votre tableau en une tâche réalisable. Avec une liste croissante de fonctionnalités et des projets encore plus ambitieux, Whiteboards in ClickUp est le point de départ incontournable pour tout ce qui concerne la gestion de projet.
Importez votre travail de pratiquement n'importe où en seulement 60 secondes et éliminez les onglets et les outils inutiles de votre processus. Plus, ClickUp s'intègre à plus de 1 000 outils pour que votre expérience soit la plus agréable possible. Essayez-le par vous-même et ne regardez jamais en arrière. 💜