Qu'est-ce qu'un Calendrier des ressources dans la gestion de projet ?

Vous êtes-vous déjà demandé ce que signifiait le terme « calendrier des ressources » dans le domaine de la gestion de projet ?

Eh bien, il est temps de lever le mystère. 🕵️‍♀️

Au premier abord, les calendriers de ressources peuvent sembler être un simple modèle supplémentaire que vous préférez éviter. Après tout, vous disposez déjà d'un flux de travail parfaitement efficace grâce à votre outil de gestion de projet préféré, n'est-ce pas ?

Mais accordez-nous quelques instants pour vous expliquer pourquoi les calendriers de ressources peuvent changer la donne dans la planification de vos projets, et vous pourriez bien devenir un fervent adepte. Si vos objectifs incluent l'optimisation des plannings de votre équipe, la garantie d'une allocation efficace des ressources et la capacité de votre équipe ou de votre manager de projet à livrer des projets de grande qualité dans les délais impartis, vous aurez tout intérêt à garder cet article à portée de main.

Dans ce guide, vous découvrirez :

Alors, allons-y.

Qu'est-ce qu'un calendrier des ressources ?

Un calendrier des ressources est un outil qui indique les ressources disponibles dont dispose un chef de projet ou un chef d'équipe pour travailler pendant une période donnée. Ce type de calendrier de projet indique le nombre d'heures de travail dont disposent les membres de votre équipe et vos équipements pendant une période donnée.

Par exemple, si un employé travaille huit heures par jour et consacre déjà trois heures de son temps au projet A, vous disposez de cinq heures supplémentaires pour lui attribuer des tâches telles que le projet B et le projet C. C'est là qu'un calendrier des ressources vous indique précisément ces heures.

De même, les calendriers de ressources tiennent également compte du nombre d'heures pendant lesquelles vos machines peuvent fonctionner. Ces calendriers de projet notent également d'autres détails tels que les jours de congé, les jours fériés, les temps de repos, les noms des tâches et les noms des principaux membres de l'équipe et des machines.

En gestion de projet, les équipes ont besoin de calendriers de projet pour l'allocation des ressources. Cela permet de visualiser où le travail peut être réaffecté ou attribué, sans trop se plonger dans la gestion du temps.

Quelle est la différence entre un calendrier des ressources et un calendrier de projet ?

Étant donné que les calendriers de ressources et les calendriers de projet aident tous deux à gérer des aspects essentiels du cycle de vie d'un projet, il est tout à fait possible de confondre les deux. Avant d'aller plus loin, abordons brièvement le sujet afin de comprendre les principales différences :

Avantages des calendriers de ressources pour les chefs de projet en gestion de projet

Si vous ne disposez pas d'une connaissance précise des ressources disponibles, vous risquez de surestimer ou de sous-estimer le nombre de tâches que vous et les membres de votre équipe pouvez accomplir en un temps donné.

Votre propre calendrier des ressources peut vous fournir une vue microscopique et macroscopique de vos ressources. Les calendriers de projet et de ressources vous permettent de déterminer avec précision la quantité de travail que vous pouvez accomplir dans un échéancier limité.

Supposons que la première partie de cette section soit vraie (c'est-à-dire que vous ne comprenez pas vos ressources), vous pourriez vous retrouver dans la situation suivante :

Mais l'inverse signifie que les chefs de projet peuvent :

À quoi servent les calendriers de ressources ?

De nombreux experts suggèrent de créer un calendrier des ressources au début d'un projet, idéalement pendant la phase de planification du projet. Cependant, si cela n'est pas possible pour les chefs de projet, ou si vous êtes quelqu'un qui attribue les tâches des mois ou des semaines à l'avance, vous pouvez également créer un calendrier des ressources mensuel ou hebdomadaire.

Imaginons que votre entreprise gère plusieurs projets avec des échéances échelonnées. Vous envisagez donc de créer un calendrier des ressources avant de vous lancer dans un nouveau projet afin d'allouer correctement les ressources disponibles.

À faire, vous devrez peut-être vérifier qui peut faire partie de l'équipe de projet supplémentaire en fonction des compétences requises pour la tâche, de la disponibilité de l'équipe actuelle et des machines et logiciels capables d'atteindre vos objectifs avant de pouvoir lancer le projet.

À ce propos, d'autres tâches de gestion de projet, telles que la création d'un calendrier de projet, l'analyse des différents jalons du projet, la création d'un planning de projet, etc., devraient idéalement être effectuées par le chef de projet pendant la phase de planification.

Dans certaines instances, cependant, un calendrier des ressources est également créé avant le début d'un projet.

Par exemple, si une entreprise de construction a demandé un prêt hypothécaire et attend qu'il soit approuvé, elle devra également noter ce qu'il faut faire avec les machines, la main-d'œuvre et les finances disponibles jusqu'à ce que le prêt soit accordé, et tout cela ne peut se faire qu'à l'aide d'un calendrier des ressources.

6 fonctionnalités à inclure dans un calendrier des ressources

Passons maintenant aux détails pratiques et voyons ce que doit contenir un calendrier des ressources, avant de partager un guide étape par étape sur la manière de créer un calendrier des ressources et ce qu'il doit contenir.

1. Noms et rôles des membres de l'équipe

Chaque calendrier des ressources doit comporter les noms et les rôles des membres clés de l'équipe. Certaines entreprises préfèrent aller plus loin et inclure d'autres détails, tels que le numéro de téléphone professionnel ou l'adresse e-mail des membres de l'équipe, afin d'optimiser l'efficacité du calendrier du projet.

Mais, à vrai dire, vous pouvez vous contenter des bases : puisque vous avez besoin des noms et des horaires de travail des membres de l'équipe pour connaître leur disponibilité, pourquoi s'égarer ? Créez un document de communication d'équipe ou utilisez un modèle simple comme le modèle ClickUp Team Communication and Meeting Matrix Template.

De plus, lorsque vous inscrivez les noms et les rôles des membres de l'équipe, n'oubliez pas d'ajouter les noms des chefs d'équipe au modèle. Si le gestionnaire des ressources doit modifier certains horaires, il saura à quel chef d'équipe s'adresser pour quelle tâche dans le calendrier du projet.

2. Disponibilité, y compris les heures de travail, les quarts de travail et les jours de congé

C'est la partie la plus importante de votre calendrier des ressources : suivre la disponibilité, les horaires, les jours de congé, les jours fériés, etc. Vous pouvez soit noter la disponibilité quotidienne d'un employé, soit, si vous créez un calendrier hebdomadaire, sa disponibilité hebdomadaire (et ainsi de suite).

Par exemple, grâce à la disponibilité quotidienne, vous saurez combien d'heures par jour le membre A de l'équipe est disponible. De même, grâce à la disponibilité hebdomadaire, vous saurez quels jours de la semaine le membre B de l'équipe est disponible.

Le modèle de planning des employés ClickUp est une autre ressource très utile dans ce domaine. Il vous permet d'enregistrer facilement les heures et la disponibilité de chaque membre clé de l'équipe afin de mieux gérer les ressources et de connaître le statut global de votre projet.

Nous vous recommandons également, plutôt que de simplement suivre le temps de chaque membre de l'équipe, de créer des évènements de planification du personnel qui vous aideront à comptabiliser le temps de l'équipe dans son ensemble (ce qui est nécessaire pour les sessions de brainstorming, le traitement des commentaires des clients, la compréhension des détails du projet et l'efficacité du travail).

3. Équipement ou logiciel requis pour le projet

Les ressources telles que les équipements, les logiciels spécifiques, les matières premières, etc. , sont également des aspects essentiels de la conduite d'un projet.

Par exemple, si vous avez accepté une tâche de fabrication de meubles et que vous n'avez pas assez de clous pour construire les meubles que vous avez promis à votre client, vous devrez en tenir compte dans votre calendrier des ressources afin de pouvoir les acheter avant le début du projet.

Remarque : il existe d'autres tâches apparemment sans importance, telles que le choix de l'emballage du produit, la rédaction des descriptions du produit ou même la création d'une politique de confidentialité pour le site web, qui peuvent s'avérer importantes dans le cadre global d'un projet, mais qui ne sont généralement pas prises en compte car elles ne sont pas directement liées à la tâche elle-même.

Voici donc une attention : notez toutes ces tâches dans votre calendrier des ressources ! Les petits détails ont leur importance, et ils peuvent facilement passer inaperçus sans une documentation adéquate dans un calendrier de projet.

4. Capacité pour les nouvelles tâches

Si vous utilisez un logiciel sophistiqué (tel que ClickUp ) pour créer un calendrier des ressources, celui-ci devrait idéalement vous indiquer le temps, la disponibilité, les membres de l'équipe et les ressources dont vous disposez pour entreprendre de nouveaux projets.

Si vous êtes toujours accroché au stylo et au papier, utilisez vos talents de résolution de casse-tête pour trouver la capacité optimale pour les nouvelles tâches. Et si vous en avez assez de cette approche, nous vous comprenons. ClickUp est là pour vous faciliter la tâche.

5. Compétences ou spécialisations

De nombreuses entreprises préfèrent noter les compétences ou l'expertise d'un membre de l'équipe juste à côté de son nom et de son rôle, principalement parce que lorsqu'un nouveau projet se présente, elles peuvent associer le membre de l'équipe qui possède les compétences adéquates à la tâche à accomplir.

Imaginons, par exemple, que vous soyez une agence de marketing numérique et que vous obteniez un nouveau projet de refonte de site web pour un courtier immobilier. Vous disposez peut-être de nombreux rédacteurs de contenu dans votre équipe pour mener à bien cette tâche.

Mais si vous saviez quels rédacteurs sont spécialisés dans quel type de contenu, vous pourriez attribuer ce projet à un rédacteur dont l'expertise est l'immobilier.

6. Coûts des ressources

Les coûts des ressources sont un autre élément intéressant à ajouter à votre calendrier des ressources, car ils vous permettent de savoir combien vous coûterait un projet compte tenu du nombre de ressources qui y ont été consacrées.

En reprenant l'exemple ci-dessus, si vous vous rendez compte que l'équipe compte deux rédacteurs spécialisés dans l'immobilier, l'un facturant 40 $/heure et l'autre 50 $, vous devrez peut-être décider lequel des deux affecter au projet.

Vous pouvez également ajouter plus de détails après cela. Par exemple, quel logiciel de traitement de la paie le membre de l'équipe préfère, quelles sont ses conditions de paiement, quelles sont ses heures et fuseaux horaires de travail, etc.

Comment créer un calendrier des ressources (à l'aide d'un logiciel de calendrier des ressources)

Commençons par créer votre propre calendrier des ressources !

1. Rassemblez toutes les informations relatives à vos ressources

Pour créer un calendrier des ressources efficace, commencez par recenser toutes les ressources dont vous disposez. Par exemple, notez les éléments suivants :

2. Inscrivez-vous à ClickUp

Ensuite, inscrivez-vous à ClickUp ou à un logiciel spécialisé similaire qui peut vous aider à visualiser la charge de travail de votre équipe. ClickUp est une option sûre, car il propose des modèles prêts à l'emploi, bénéficie de la confiance de milliers de clients et dispose également de mesures de sécurité telles que l'authentification multifactorielle.

Si vous n'êtes pas encore prêt à acheter la version payante de ClickUp, vous pouvez également continuer à utiliser la version gratuite.

P. S. : Vous pouvez également utiliser un tableur Excel, Google Agenda ou Google Sheets pour obtenir un aperçu de la charge de travail de chacun.

3. Utilisez le modèle de planification et d'ordonnancement des ressources

Une fois votre inscription validée, l'étape suivante consiste à utiliser le modèle gratuit ClickUp Resource Planning Template (vous trouverez d'autres modèles similaires dans la bibliothèque de modèles ClickUp).

Ici, vous pouvez soit exporter vos données si vous travaillez déjà dans ClickUp, soit remplir manuellement les champs.

4. Visualisez la capacité de vos ressources à l'aide de la vue Charge de travail.

Le calendrier des ressources est un modèle extrêmement complet qui vous permettra d'obtenir une image précise de la capacité de vos ressources partagées de nombreuses façons et sous différentes formes.

Par exemple, vous pouvez suivre les ressources en vérifiant la charge de travail des membres de l'équipe, des équipes entières, des clients, etc.

À partir de là, vous pouvez aller plus loin en analysant quel employé travaille sur quel projet client et à quel moment, quelles sont les dates d'échéance et les livrables de ces projets complexes, quel est le budget alloué à chaque ressource, quel est l'échéancier à respecter et qui sont les coordinateurs dans l'environnement du projet.

Si vous souhaitez suivre les membres individuels de l'équipe ou la charge de travail des ressources, cliquez sur Affichage > Charge de travail pour obtenir une vue d'ensemble.

5. Gérez la capacité de la charge de travail par glisser-déposer dans la vue Équipe.

La seule tâche qui vous reste à accomplir est de gérer les ressources de manière à ce qu'elles n'affectent pas le flux de travail, à accélérer les délais de livraison et à maintenir le moral de l'équipe à son plus haut niveau.

Après avoir obtenu un résumé visuel du temps disponible de chaque membre de l'équipe, vous pouvez alors modifier les échéanciers ou ajouter différentes tâches en conséquence pour vous assurer que tout se passe bien.

À faire, vous devez aller dans « Affichage » et sélectionner « Équipe ».

Calendrier des ressources pour faciliter la bonne exécution des projets

Soyons réalistes. Les ressources peuvent être imprévisibles. Il se peut qu'un membre essentiel de votre équipe soit absent pour cause de maladie pendant une semaine. Ou qu'un système tombe en panne, provoquant un arrêt brutal du travail.

En effet, de tels scénarios peuvent sembler être le pire cauchemar de tout chef de projet (et à juste titre), mais la puissance d'un calendrier des ressources peut rapidement transformer ces défis. Les calendriers des ressources nous permettent d'avoir une vision claire de la disponibilité et de l'allocation des ressources, facilitant ainsi le bon déroulement du projet.

Il sert de phare, nous guidant à travers la tempête et permettant un redressement rapide même face à l'adversité. Ils permettent d'éviter la surallocation, facilitent l'attribution efficace des tâches et contribuent à une planification plus réaliste des projets.

Que demander de plus ?

Et n'oubliez pas qu'un calendrier des ressources n'est pas seulement un document statique, mais un outil dynamique qui évolue avec votre projet. Alors, commencez dès aujourd'hui à créer votre calendrier des ressources. Vous apprécierez rapidement le contrôle et la visibilité accrus qu'il apporte à vos projets en matière de ressources partagées.

Auteur invité :

Juwaria Merchant est une rédactrice indépendante spécialisée dans les domaines du SaaS, du marketing et de la santé/du bien-être. Forte de plus de 3 ans d'expérience, elle aide les marques à créer du contenu qui apporte une valeur ajoutée à leur entreprise. Pendant son temps libre, vous la trouverez en train de lire ses livres favoris ou d'étudier les dernières tendances en ligne.