Le terme "calendrier des ressources" dans le monde de la gestion de projet vous a-t-il déjà donné du fil à retordre ?

Il est temps d'éclaircir le mystère. 🕵️‍♀️

À première vue, les calendriers des ressources peuvent sembler être un modèle de plus que vous préféreriez éviter. Après tout, vous disposez déjà d'un calendrier des ressources parfait flux de travail parfaitement efficace grâce à votre outil de gestion de projet favori, n'est-ce pas ?

Mais donnez-nous quelques instants pour vous expliquer pourquoi les calendriers de ressources peuvent changer la donne dans la planification de vos projets, et vous pourriez bien devenir un grand fan. Si vos objectifs sont d'optimiser les horaires des équipes, d'assurer l'efficacité de la gestion des ressources et de la planification des projets, vous pourriez devenir un grand fan l'allocation des ressources si vous avez l'intention d'améliorer la qualité de votre travail et de diriger votre équipe ou votre manager d'un projet pour qu'il soit mené à bien dans les délais impartis, vous voudrez bien garder cet article à portée de main.

Dans ce guide, vous découvrirez :

• Qu'est-ce qu'un calendrier des ressources ?
• Pourquoi un calendrier des ressources est-il nécessaire dans la gestion de projet ?
• Quand utiliser un calendrier des ressources ?
• 6 éléments à inclure dans un calendrier des ressources
• Comment créer votre premier calendrier des ressources ?

Alors, plongeons dans le vif du sujet.

$a$ Qu'est-ce qu'un calendrier des ressources ?

Un calendrier des ressources est un outil qui indique les ressources disponibles dont dispose un gestionnaire de projet ou un chef d'équipe pour travailler pendant une période donnée. Ce type de calendrier de projet indique le nombre d'heures de travail dont disposent les membres de votre équipe et les équipements pour une période donnée.

Par exemple, si un ouvrier travaille huit heures par jour et qu'il consacre déjà trois heures au projet A, vous disposez de cinq heures supplémentaires pour lui confier des tâches telles que le projet B et le projet C. C'est là qu'un calendrier des ressources vous indique ces heures exactes.

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De même, les calendriers de ressources tiennent compte du nombre d'heures de travail de vos machines. Ces calendriers de projet notent également d'autres détails tels que les jours de congé, les jours fériés, le temps de repos, les noms des tâches et les noms des membres clés de l'équipe et des machines.

Dans la gestion d'un projet, les équipes ont besoin de calendriers de projet pour l'affectation des ressources. Ils permettent de visualiser où le travail peut être réaffecté ou assigné, sans trop s'enfoncer dans les détails de l'affectation des ressources gestion du temps .

Quelle est la différence entre un calendrier de ressources et un calendrier de projet ?

Parce que les calendriers de ressources et les calendriers de projets aident tous deux à gérer des parties essentielles du cycle de vie du projet, il est tout à fait possible de confondre les deux. Aussi, avant d'aller plus loin, abordons brièvement le sujet afin de comprendre les différences clés :

• les calendriers de ressources sont créés par les gestionnaires de ressources, tandis que les calendriers de projets sont créés par les gestionnaires de projets. Il est important de noter que les gestionnaires de projet peuvent également créer des calendriers de ressources, si aucun gestionnaire n'est disponible
• Le premier compte les ressources, telles que les personnes, les machines et les équipements. En revanche, le second tient compte des éléments suivantsles échéanciers des projets

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Avantages des calendriers de ressources pour les gestionnaires de projet

Si vous n'avez pas une idée précise des ressources disponibles, vous risquez de surestimer ou de sous-estimer le nombre de tâches que vous et les membres de votre équipe pouvez faire en X temps.

Votre propre calendrier de ressources peut vous afficher une vue microscopique et macroscopique de vos ressources. Les calendriers des projets et des ressources vous permettent de déterminer avec précision la quantité de travail que vous pouvez faire dans un échéancier limité.

Supposons que la première partie de cette section soit vraie (c'est-à-dire que vous n'ayez pas une bonne compréhension de vos ressources), vous pourriez vous retrouver dans la situation suivante :

• Créer des conflits entre les membres de l'équipe interne (par exemple, les ressources humaines et les ventes pourraient vouloir accéder à certains membres de l'équipe en même temps)
• Monter moins de travail que ce qui est nécessaire
• Accepter plus de travail que vous ne pouvez en faire

Mais à l'inverse, les gestionnaires de projet peuvent.. :

• Améliorer l'échéancier des projets et obtenir une compréhension précise de l'état d'avancement des projetsdes jalons du projet* Gérer les contretemps (comme les congés imprévus ou les dysfonctionnements de l'équipement)
• Créer une charge de travail équilibrée pour chaque membre de l'équipe dans un calendrier de projet
• Affiner la qualité du travail pour garantir la réussite du projet
• Aider l'équipe du projet à respecter un plan d'actioncalendrier du projet* Allouer les ressources et répartir les tâches de manière efficace dans un calendrier de projet
• Réduire l'épuisement des membres de l'équipe (essentiel pour les équipes de ressources humaines)
• Veiller à ce qu'aucune machine ne soit sous pression
• Optimiser les flux de travail dans le calendrier du projet

À quoi servent les calendriers de ressources ?

De nombreux experts suggèrent de créer un calendrier des ressources au début d'un projet, idéalement pendant la phase de planification du projet. Toutefois, si les gestionnaires de projet n'ont pas la possibilité de le faire, ou si vous êtes quelqu'un qui répartit les tâches des mois ou des semaines à l'avance, vous pouvez également créer un calendrier des ressources mensuel ou hebdomadaire.

Imaginons que votre entreprise gère plusieurs projets dont les échéances sont échelonnées. Vous prévoyez donc de créer un calendrier des ressources avant d'entreprendre un nouveau projet afin d'allouer correctement les ressources disponibles.

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Mais, à vrai dire, vous pouvez vous contenter de l'essentiel - puisque vous avez besoin des noms et des heures de travail des membres de l'équipe pour connaître leur disponibilité, pourquoi s'éloigner du sujet ? Créez un document de communication d'équipe ou utilisez un modèle simple comme le Modèle de matrice de communication et de réunion d'équipe ClickUp .

De plus, lorsque vous écrivez les noms et les rôles des équipes, n'oubliez pas d'ajouter les noms des chefs d'équipe au modèle. Si le gestionnaire des ressources doit modifier les horaires ici et là, il saura à quel chef d'équipe s'adresser pour telle ou telle tâche dans le calendrier du projet.

2. Disponibilité, y compris les heures de travail, les équipes et les jours de congé

Il s'agit de la partie la plus importante de votre calendrier des ressources : le suivi des disponibilités, des équipes, des jours de congé, des jours fériés, etc. Vous pouvez noter la disponibilité quotidienne d'un employé ou, si vous créez un calendrier hebdomadaire, sa disponibilité hebdomadaire (et ainsi de suite).

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Par exemple, grâce à la disponibilité quotidienne, vous saurez combien d'heures par jour le membre de l'équipe A est gratuit. De même, avec la disponibilité hebdomadaire, vous connaîtrez les jours de la semaine où le membre de l'équipe B est gratuit.

Une autre ressource intéressante à utiliser ici est le Modèle d'emploi du temps de l'employé ClickUp . Vous pouvez ainsi enregistrer facilement les heures et la disponibilité de chaque membre clé de l'équipe afin de mieux gérer les ressources et de connaître le statut global de votre projet.

Nous vous recommandons également de ne pas vous contenter de suivre le temps de chaque membre de l'équipe, mais de créer une base de données d'heures de travail staff scheduling events qui vous aidera à tenir compte du temps de l'équipe dans son ensemble (nécessaire pour les sessions de brainstorming, la prise en compte des commentaires des clients, la compréhension des détails du projet et l'efficacité du travail).

3. Équipements ou logiciels nécessaires au projet

Les ressources telles que l'équipement, les logiciels spécifiques, les matières premières, etc., sont également des aspects cruciaux de la conduite d'un projet.

Par exemple, si vous avez accepté une tâche de fabrication de meubles et que vous n'avez pas assez de clous pour construire les meubles que vous avez promis à votre client, vous devrez en tenir compte dans votre calendrier des ressources afin de pouvoir les acheter avant le début du projet.

Note : Il existe d'autres tâches apparemment sans importance, telles que le choix de l'emballage d'un produit, la rédaction d'une description de produit, ou même le choix de la date de livraison la création d'une politique de confidentialité pour le site web, qui peuvent être importantes dans le grand ordre des choses lorsqu'on essaie d'achever un projet, mais qui ne sont généralement pas comptabilisées parce qu'elles ne sont pas directement liées à la tâche elle-même.

Attention donc à noter toutes ces tâches dans votre calendrier de ressources ! Les petits détails sont importants et il est très facile de les laisser passer sans les consigner dans un calendrier de projet.

4. Capacité pour de nouvelles tâches

Si vous utilisez un logiciel sophistiqué (tel que ClickUp ) pour la création d'un calendrier des ressources, il devrait idéalement vous permettre de savoir de combien de temps, de disponibilité, de membres de l'équipe et de ressources vous disposez pour prendre en charge de nouveaux projets.

Si vous êtes toujours bloqué sur le papier et le crayon, utilisez vos capacités à résoudre des énigmes pour trouver la capacité optimale pour de nouvelles tâches. Et si vous en avez assez de cette approche, nous ne vous en voulons pas. À ClickUp est là pour faire le gros du travail à votre place.

5. Compétences ou spécialisations

De nombreuses entreprises préfèrent noter les compétences ou l'expertise d'un membre de l'équipe juste à côté de son nom et de son rôle, et ce principalement parce que lorsqu'un nouveau projet se présente, elles peuvent faire correspondre le membre de l'équipe avec les bonnes compétences pour la bonne tâche.

Par exemple, imaginez que vous êtes une agence de marketing numérique, et que vous obtenez un nouveau projet de refonte de site Web pour un courtier immobilier. Vous disposez peut-être de nombreux rédacteurs de contenu au sein de l'équipe pour mener à bien cette tâche.

Mais si vous saviez quels rédacteurs sont spécialisés dans quel type de contenu, vous seriez en mesure d'associer à ce projet le rédacteur dont l'expertise est l'immobilier.

6. Coût des ressources

Le coût des ressources est un autre élément important à ajouter à votre calendrier des ressources, car il vous permet de savoir le montant que vous payez pour un projet en fonction du nombre de ressources qui y ont été affectées.

Pour reprendre l'exemple précédent, si vous vous rendez compte que l'équipe compte deux rédacteurs spécialisés dans l'immobilier, l'un facturant 40 $/heure et l'autre 50 $, vous devrez peut-être décider lequel des deux rédacteurs sera affecté au projet.

Vous pouvez également ajouter d'autres détails après cela. Par exemple, quel logiciel de traitement de la paie le membre de l'équipe préfère, quelles sont ses conditions de paiement, à partir de quels horaires et fuseaux horaires il travaille, etc.

Comment créer un Calendrier des ressources (avec un logiciel de calendrier des ressources)

Nous allons vous aider à créer votre propre Calendrier des ressources !

1. Rassemblez toutes les informations relatives à vos ressources

Pour créer un calendrier des ressources efficace, commencez par recenser toutes les ressources dont vous disposez. Par exemple, notez ce qui suit :

• Combien d'heures les membres de votre équipe font-ils travailler en un mois par rapport au nombre d'heures dont ils disposent ?
• Quelles sont les machines dont vous avez besoin pour achever ce projet et quelles sont celles qui sont disponibles (et pour combien de jours/heures) ?
• Si vous avez besoin d'équipement, quelles sont les exigences par rapport à ce que vous avez sous la main ?
• Quelles sont les autres ressources disponibles par rapport à la durée pendant laquelle vous en aurez besoin ?

2. S'inscrire à ClickUp

Suivant, s'inscrire à ClickUp ou un logiciel spécialisé similaire qui peut vous aider à visualiser la charge de travail de votre équipe. ClickUp est une option sûre à choisir parce qu'il dispose de modèles prêts à l'emploi, qu'il bénéficie de la confiance de milliers de clients et qu'il est doté de mesures de sécurité telles que l'authentification à plusieurs facteurs en place.

Si vous n'êtes pas encore prêt à acheter la version payante de ClickUp, vous pouvez également utiliser la version gratuite.

P.S. : Vous pouvez également utiliser Feuille de calcul Excel ou Google Agenda ou Sheets pour obtenir un aperçu de la charge de travail de chacun.

3. Utiliser le modèle de planification et d'ordonnancement des ressources

Obtenez une représentation visuelle de vos ressources disponibles dans une simple vue Kanban par glisser-déposer

Une fois que vous vous êtes inscrit avec succès, l'étape suivante sur la liste serait de faire usage de l'outil gratuit Modèle de planification des ressources ClickUp (vous pouvez trouver d'autres modèles similaires dans la bibliothèque de modèles de ClickUp).

Ici, vous pouvez soit exporter vos données si vous travaillez déjà dans ClickUp, soit remplir manuellement les champs.

4. Visualisez la capacité de vos ressources à l'aide de la vue Charge de travail

Le calendrier des ressources est un modèle extrêmement complet, vous pourrez donc vous faire une image précise de la capacité de vos ressources partagées de différentes manières et sous différents formulaires.

Par exemple, vous pouvez suivre l'évolution des ressources en vérifiant la charge de travail des membres de l'équipe, des équipes entières, des clients, etc.

À partir de là, vous pouvez aller plus loin en analysant quel employé travaille sur quel projet client à quelle heure, quelles sont les dates d'échéance et **quelles sont les ressources disponibles livrables de ces projets complexes, quel est le budget alloué à chaque ressource, quel est l'échéancier à respecter et qui sont les coordinateurs dans l'environnement du projet.

Affichez les charges de travail de votre équipe afin de procéder à des ajustements, d'attribuer de nouveaux travaux ou d'allouer des ressources à d'autres membres de l'équipe

Calendrier des ressources pour faciliter la bonne exécution du projet

Ne nous voilons pas la face. Les ressources peuvent être imprévisibles. Il se peut qu'un membre essentiel de l'équipe soit absent pour cause de maladie pendant une semaine. Ou qu'un système fonctionne mal, entraînant un arrêt brutal du travail.

En effet, de tels scénarios peuvent ressembler au pire cauchemar de tout gestionnaire de projet (et à juste titre), mais la puissance d'un calendrier des ressources peut rapidement transformer ces défis. Les calendriers de ressources nous affichent clairement la disponibilité et l'affectation des ressources, ce qui facilite l'exécution du projet.

Ils servent de phare, nous guidant dans la tempête et permettant un retour rapide à la normale, même dans l'adversité. Ils permettent d'éviter les surallocations, d'aider à l'attribution efficace des tâches et de contribuer à une planification plus réaliste du projet.

Qu'est-ce qu'on ne peut pas aimer ?

N'oubliez pas qu'un calendrier des ressources n'est pas un simple document statique, mais un outil dynamique qui évolue avec votre projet. Alors, commencez dès aujourd'hui à créer votre calendrier des ressources. Vous apprécierez rapidement le contrôle et la visibilité accrus des ressources partagées qu'il apporte à vos projets. ---

Rédacteur invité:

juwaria Merchant_ est une rédactrice indépendante spécialisée dans les champs du SaaS, du marketing et de la santé/bien-être. Soutenue par plus de 3 ans d'expérience, elle aide les marques à construire du contenu qui ajoute de la valeur à leur entreprise. Pendant son temps libre, vous pouvez la surprendre en train de lire ses livres favoris ou d'étudier les dernières tendances en ligne. /%href_