Le logiciel de gestion des ressources est comme un plan de route : il fournit des indications claires sur la manière de répartir toutes vos ressources pour atteindre un objectif spécifique.
Tout comme un plan routier guide les voyageurs jusqu'à leur destination, les logiciels de gestion des ressources aident les organisations à optimiser les coûts de leurs projets, les membres de leurs équipes ou leurs effectifs les logiciels de gestion de projet ou un espace physique spécifique pour garantir une productivité maximale.
Dans ce guide, nous vous montrerons les règles du jeu, ce qu'il faut pour rationaliser le processus de gestion des ressources du début à la fin, et nous mettrons en évidence quelques modèles pour démarrer votre voyage.
Entrons dans le vif du sujet.
Qu'est-ce que la gestion des ressources ?
La gestion des ressources est le processus qui consiste à gérer efficacement les ressources de l'entreprise, telles que les actifs, les finances ou la main-d'œuvre, afin d'obtenir les meilleurs résultats dans les délais les plus courts.
Les techniques courantes de gestion des ressources impliquent la planification, le contrôle et la supervision de l'utilisation du capital, des ressources humaines, de la technologie, de l'information et des actifs. La réussite d'une bonne gestion des ressources dépend de la manière dont vous gérez la disponibilité et la capacité des ressources.
Le forfait de gestion des ressources - ou la prévision des ressources - permet de s'assurer que le budget sera respecté, que le travail sera correctement réparti entre les équipes et que les données ou les actifs seront gérés efficacement les outils d'entreprise .
Pourquoi la gestion des ressources est-elle importante ?
La gestion des ressources est importante parce qu'elle permet d'optimiser efficacement les ressources afin que les gestionnaires de projet ou les gestionnaires de ressources minimisent les coûts et maximisent les résultats.
En outre, le forfait de ressources aide également les organisations à élaborer des stratégies pour l'avenir afin que les bonnes ressources soient disponibles au moment voulu. L'utilisation des bonnes techniques de gestion des ressources est essentielle pour les entreprises, car elle permet de s'assurer que les projets sont livrés à temps.
Les équipes utilisent des logiciels de gestion des ressources pour se préparer aux pénuries de ressources ou à tout changement majeur à venir. La gestion des ressources permet essentiellement de mieux gérer les risques.
Bonus: Outils de planification des ressources de l'entreprise
Les 4 types de gestion des ressources
1. Allocation des ressources Allocation des ressources permet de s'assurer que les bonnes ressources sont disponibles au bon endroit et au bon moment. Les organisations hiérarchisent les tâches du projet et s'assurent que les ressources appropriées sont utilisées pour chaque tâche. L'allocation des ressources permet de minimiser les coûts du projet et de maximiser les résultats.
Ce type de gestion des ressources permet également aux équipes de savoir comment les doter au mieux. C'est très important lorsque vous affectez du travail à un projet ou que vous utilisez les compétences spécifiques d'un employé pour vous donner un avantage concurrentiel.
Et si vous n'allouez pas efficacement les ressources, vous courez le risque d'une charge de travail déséquilibrée, ce qui peut conduire à l'épuisement professionnel ou au ressentiment des employés.
Utilisez la vue Charge de travail de ClickUp pour savoir qui est en avance ou en retard et faites facilement glisser les tâches pour réaffecter les ressources
Le favoritisme est un énorme défi à éviter pour les chefs d'équipe. C'est pourquoi vous avez besoin d'une solution de gestion des ressources efficace qui donne un aperçu transparent du travail attribué ou du budget prévu pour votre équipe.
2. Utilisation des ressources
Comment les ressources sont-elles spécifiquement utilisées pour atteindre votre objectif ? Utilisation des ressources vous permet de comprendre comment toutes vos ressources sont utilisées, quand elles sont nécessaires et comment les allouer pour atteindre le résultat souhaité.
Cela permet aux membres de l'équipe d'éviter de travailler sur les mêmes ressources et de ne pas mettre tous les œufs dans le même panier. Et si vous êtes un manager d'équipe, vous devez utiliser des éléments tels que les compétences des membres de votre équipe.
Si vous gérez une équipe de marketing de contenu et que vous devez respecter un délai strict pour un projet, vous ne ferez pas appel à des rédacteurs pour produire des livres blancs ou des guides approfondis, ni à vos rédacteurs de formulaires longs pour travailler sur des courriels. Utilisation des ressources veille à ce que les membres de l'équipe travaillent sur des projets liés à leur expertise.
3. Mise à niveau des ressources Nivellement des ressources -ou lissage des ressources - est le processus qui consiste à gérer les ressources en amont pour s'assurer que la demande de ressources est équilibrée par rapport à l'offre. En d'autres termes, le nivellement des ressources vous permet de déplacer vos ressources disponibles vers d'autres projets afin de ne pas surcharger les équipes et de ne pas leur faire perdre de temps à attendre du travail.
En tant qu'organisation, vous souhaitez disposer des ressources adéquates au moment où elles sont nécessaires. Le nivellement des ressources permet d'y parvenir. C'est particulièrement vrai pour les personnes qui travaillent dans le secteur des services professionnels.
Il arrive que certains clients aient besoin de plus de couverture ou de temps que d'autres. Le nivellement des ressources vous permet de répartir uniformément le travail entre les membres de votre équipe afin de maximiser l'efficacité des ressources.
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4. Prévision des ressources
La prévision des ressources permet de forfaiter les besoins futurs en ressources tout en anticipant les changements qui peuvent survenir en raison de facteurs externes. Qu'il s'agisse d'analyser des données historiques ou d'utiliser des modèles prédictifs pour déterminer les besoins futurs en ressources et leur disponibilité, la prévision des ressources est importante pour rester dans le cadre de votre projet.
La planification prévisionnelle de vos projets à venir est une technique de gestion des ressources qui vous évite d'être pris au dépourvu.
Exemples de gestion des ressources
En règle générale, les ressources d'un projet sont divisées en deux catégories :
- Ressources immatérielles : idées, processus, compétences et propriété intellectuelle
- les ressources tangibles : Logiciels, matériaux,ressources pour le marketing immobilieret ressources humaines
Chaque équipe gérera une liste de ressources plus ou moins identique. Il s'agit notamment des ressources suivantes
- Les heures de travail
- **les compétences
- Manpower
- Budgets des projets
- Matériels
Pour être plus précis, voici les ressources que vous utiliserez probablement dans chaque catégorie :
- Ressources humaines (employés, contractants, stagiaires, bénévoles)
- Ressources (fournisseurs, vendeurs, partenaires)
- Communications (réunions, discussions)
- Matériel (équipement, technologie, outils)
- Ressources financières (budget, financement),dépenses)
- Propriété intellectuelle (procédés, idées, connaissances)
- Immobilier (espace, bureau, environnements de travail)
- Temps (délais, horaires, jalons)
- Logiciels (applications, plateformes, outils)
Maintenant que vous connaissez les ressources typiques avec lesquelles les équipes travaillent, examinons un aperçu des étapes de la gestion des ressources.
Comment mettre en place un processus efficace de gestion des ressources
La préparation et le forfait vous permettront de tirer le meilleur parti de vos ressources. Dans l'ensemble, la gestion des ressources peut être divisée en quatre phases générales :
Étape 1 : Choisir un outil de gestion des ressources adaptable à vos besoins
Votre gestionnaire de ressources a besoin de logiciels et de capacités d'automatisation pour gérer et superviser au mieux les projets. Plus encore, la personnalisation est importante dans les logiciels de gestion des ressources, car elle permet à vos gestionnaires de ressources de rationaliser les processus, d'accroître la précision et de surveiller plusieurs projets simultanément.
Grâce à l'automatisation, les gestionnaires de ressources génèrent rapidement des rapports, analysent les données en temps réel et identifient les domaines d'amélioration du projet. Les projets devenant de plus en plus complexes et soumis à des contraintes de temps, les logiciels et l'automatisation permettent de collecter et d'analyser les données avec précision.
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Les gestionnaires de ressources disposent ainsi de plus de temps pour se concentrer sur des tâches de plus haut niveau. L'automatisation facilite également le suivi de la progression et la prévision des changements, le contrôle des performances et de l'utilisation des équipes, ainsi que le suivi des ressources allouées.
Sans logiciel de gestion des ressources et sans les fonctionnalités d'automatisation qui accompagnent les outils de gestion de projet personnalisables, les tâches avancent à un rythme d'escargot en raison du travail manuel nécessaire. 🐌
Étape 2 : Forfait et identification des ressources disponibles
La première étape de la le forfait de capacité consiste à identifier toutes les ressources disponibles. Il s'agit des ressources physiques et humaines, ainsi que des ressources immatérielles telles que l'argent et l'information.
Une fois les ressources identifiées, il est important d'évaluer chacune d'entre elles afin d'en déterminer la valeur et l'importance. 🗺️
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/07/box-view.png Vue Équipe dans ClickUp /$$img/
La vue Équipe vous permet de voir ce sur quoi votre équipe travaille, ce qu'elle a accompli et quelle est sa capacité
L'étape suivante consiste à élaborer un forfait pour utiliser efficacement les ressources. La capacité de vos ressources peut nécessiter le paramétrage de routines et de paramètres spécifiques afin d'optimiser l'utilisation des ressources. Il peut également s'agir de la création d'un budget afin d'allouer les ressources de manière appropriée.
Étape 3 : Assurer le suivi de vos ressources pour les projets futurs
L'automatisation de la gestion des ressources facilite la gestion des budgets pour les chefs de projet, de forfaiter les sprints et respecter les échéanciers. Une façon simple de le faire est d'utiliser les outils de gestion de projet et de collaboration de ClickUp.
Voici un aperçu de ce qui est possible avec l'aide de ClickUp :
- Créer un projet: Tout d'abord, créez un projet dans ClickUp et donnez-lui un nom. Ce sera le projet principal auquel vos ressources seront affectées.
- Définir les ressources disponibles: Identifiez et listez les ressources disponibles pour le projet. Il s'agit aussi bien des ressources humaines (ingénieurs, concepteurs et rédacteurs) que des autres ressources telles que les logiciels, le budget et les matériaux.
- Attribuer des tâches: Créez des tâches et attribuez-les au membre de l'équipe concerné. En cours, il est plus facile de suivre la progression des tâches par rapport à la ressource qui leur est affectée.
- Définir les paramètres budgétaires: Établissez le budget de chaque ressource et assurez-vous qu'il est suivi tout au long de la durée du projet afin que votre équipe ne dépasse pas les limites du budget.
- **ClickUp vous permet de suivre les ressources disponibles en temps réel afin de contrôler facilement la progression et d'ajuster rapidement les ressources si nécessaire.
- Créez des rapports: Générez des rapports sur l'utilisation des ressources et les budgets pour examiner la performance globale. Obtenez des données en temps réel pour vous assurer que le projet reste sur le bon chemin grâce aux widgets et au tableau de bord personnalisables de ClickUp.
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La vue Équipe vous permet de voir ce sur quoi votre équipe travaille, ce qu'elle a accompli et quelle est sa capacité
En suivant ces étapes données en exemple avec des outils comme ClickUp, vous vous assurez que vos projets se déroulent plus facilement au sein d'une plateforme centralisée.
Étape 4 : Prévoir ou émettre des hypothèses sur vos projets forfaitaires
La prévision est un processus de planification qui consiste à prévoir les besoins futurs en ressources sur la base des tendances actuelles et projetées. Il s'agit d'une étape essentielle de la gestion des ressources, car elle consiste à anticiper les éventuelles pénuries ou excédents de ressources disponibles.
Pour faire cela, un gestionnaire de ressources peut utiliser une variété de techniques et d'outils, y compris l'analyse historique, la prévision des tendances et les analyses quantitatives.
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Trouvez instantanément les données dont vous avez besoin grâce aux widgets des tableaux de bord ClickUp
Ils puisent dans diverses sources d'information, notamment les données financières, les données sur les effectifs, les tendances sectorielles, la demande des clients et les activités des concurrents pour évaluer les scénarios futurs les plus probables et se préparer en conséquence.
Les meilleurs outils de gestion des ressources que vous pouvez utiliser ClickUp rend la gestion des ressources plus facile que jamais. Ses affichages personnalisables permettent de savoir rapidement qui est responsable de quelle tâche. De plus, vous pouvez utiliser les techniques de gestion des ressources que vous venez d'apprendre pour assigner des tâches aux bonnes personnes et pour fixer des paramètres que vous pourrez respecter en toute confiance.
Grâce à ses fonctionnalités puissantes, telles que les dépendances de tâches, les paramètres de priorité et les outils de communication intégrés, vous n'avez pas besoin d'utiliser un million d'autres plates-formes pour faire votre travail. Par exemple, le partage et le stockage des documents d'un projet sont un jeu d'enfant, et la collaboration est encore plus facile avec les outils de collaboration de ClickUp Tableau blanc outils. 📝
Personnalisez facilement vos Tableaux blancs en y ajoutant des documents, des tâches, etc
Grâce aux vues Gantt, les équipes visualisent leurs tâches et identifient les goulots d'étranglement potentiels tout au long du processus. De plus, en tant qu'outil de gestion, il est achevé et personnalisable, ce qui lui permet de s'adapter à vos besoins en matière de gestion des ressources et non l'inverse.
$$$a Les meilleures fonctionnalités d'un outil de gestion des ressources
Un gestionnaire de projet doit avoir une vue d'ensemble, créer des flux de travail efficaces et maximiser l'impact de ses projets. Heureusement, certaines des meilleures fonctionnalités de ClickUp pour la gestion des ressources font exactement cela :
- Calendriers et vues du projet: Visualisez les ressources et les tâches en temps réel avec des échéanciers, des calendriers et des affichages interactifs.📈
- Attribuer des tâches: Ajoutez de la visibilité à qui est responsable de quoi afin que tous les membres de votre équipe soient dans la boucle et que votre processus de nivellement des ressources reste équitable.
- Tableaux de bord personnalisés: Analysez la performance des ressources avec des tableaux de bord personnalisés avec les widgets les plus pertinents de votre choix.🛠️
- Rapports: Générez des rapports pour identifier l'efficacité des ressources, la capacité, etc.
- Automatisations personnalisables: Automatisez les affectations de ressources et lesmise à jour du statut du projet pour gagner du temps. ⏰
Ce n'est pas tout. Les équipes ont accès à un système de gestion de l'information tonnes de modèles dont plusieurs sont spécialement conçus pour la gestion des ressources. Voici un examen plus approfondi de quelques modèles que vous pouvez utiliser pour mieux gérer les ressources.
3 modèles personnalisables de gestion des ressources que vous devez essayer
Les modèles de gestion des ressources de ClickUp sont incroyablement utiles pour les gestionnaires de projets ou de ressources. Ils font gagner un temps précieux en permettant aux gestionnaires de projet de lancer rapidement des projets sans avoir à partir de zéro.
Les modèles de gestion des ressources sont conçus pour aider les équipes à développer des flux de travail efficaces, à optimiser l'utilisation des ressources et à maximiser leur impact. Ils comprennent des fonctionnalités telles que les dépendances entre les tâches, les paramètres de priorité et les outils de communication intégrés.
1. Modèle de planification des ressources ClickUp
Distribuer les ressources avec facilité en utilisant le modèle de planification des ressources de ClickUp
Le modèle Modèle de planification des ressources ClickUp est un excellent outil pour les équipes qui ont besoin de mettre en place rapidement un forfait de gestion des ressources. La vue Charge de travail vous offre une visibilité sur la capacité et l'utilisation réelles de votre équipe.
La vue Tableau Kanban est idéale pour les chefs de projet qui ont besoin d'un flux de travail visuel pour la gestion des ressources et de fonctionnalités simples de glisser-déposer.
2. Modèle d'allocation des ressources ClickUp
Utilisez le modèle d'affectation des ressources de ClickUp pour garder une trace du matériel, de la main-d'œuvre et des autres ressources de l'organisation pour chaque projet.
Vous souhaitez disposer de fonctionnalités de glisser-déposer encore plus personnalisées pour déplacer les tâches et sous-tâches d'un statut à l'autre ? L'outil Modèle d'allocation des ressources ClickUp est conçu exactement en fonction de vos besoins spécifiques.
Ce modèle de gestion des ressources permet de voir facilement où toutes vos ressources sont utilisées et les champs personnalisés vous permettent de suivre les budgets pour des tâches spécifiques.
3. Modèle de matrice de ressources ClickUp
Planifiez efficacement vos ressources à l'aide de ce modèle de matrice pour déterminer le coût total prévu de vos ressources disponibles
Gardez toujours un œil sur le coût total prévu des ressources avec le modèle de matrice Modèle de matrice de ressources ClickUp . ce modèle est parfait pour les débutants et comprend cinq statuts et six champs personnalisés à mettre en forme selon vos besoins.
Qu'il s'agisse d'heures, de budgets ou de coûts de projets, ce modèle constitue une bonne solution de gestion des ressources grâce à son affichage clair du statut, du type de ressource, de la date limite et de toute autre information financière que vous devez suivre.
Une bonne gestion des ressources commence par un outil qui peut tout faire
Avec des outils comme ClickUp, la gestion des ressources se fait sans effort. Les gestionnaires de projet peuvent ainsi attribuer les tâches aux bonnes personnes et identifier les problèmes potentiels de ressources pour les membres de leur équipe avant qu'ils ne surviennent.
Les modèles et les fonctionnalités malléables de ClickUp sont conçus pour optimiser l'utilisation de vos ressources organisationnelles de la meilleure façon possible. Des tableaux de bord et rapports personnalisés aux échéanciers et calendriers interactifs, les équipes tirent la plus grande valeur de leurs ressources. Commencez avec ClickUp dès aujourd'hui et découvrez pourquoi tant de petites et moyennes entreprises et agences font appel à nous pour la gestion de leurs ressources.