À défaut d'avoir mis en place un forfait pour prévoir leurs besoins en ressources, les entreprises risquent de rater des occasions et de voir leurs équipes surchargées de travail.
Cependant, malgré son importance évidente, la Institut de gestion de la recherche a constaté que seules 47 % des entreprises disposent d'un processus de prévision des ressources formalisé et documenté.
La planification des ressources en temps voulu permet aux équipes de gestion de projet de fournir des résultats de qualité sans précipitation ni pénurie de dernière minute.
En d'autres termes, les entreprises devraient être en mesure de prévoir les besoins en ressources pour différents projets, d'anticiper les difficultés et de mettre en place un forfait en cas d'imprévu.
Dans ce blog, nous expliquons pourquoi la prévision des ressources est importante, comment la mettre en œuvre et quels sont les défis qui peuvent se présenter.
C'est parti.
Comprendre le processus de prévision des ressources
La prévision des ressources est un processus en plusieurs étapes qui peut aider les entreprises à anticiper et à se préparer aux demandes de projets futurs. À Terminé, il améliore l'efficacité et contribue à une exécution plus harmonieuse des projets.
Mais avant d'entrer dans les détails, voici un rapide aperçu des principes de base afin que vous sachiez exactement ce qu'implique la prévision des ressources.
Qu'est-ce que la prévision des ressources ?
La prévision des ressources aide les entreprises à s'assurer que les ressources telles que le personnel, le budget et l'équipement sont suffisamment disponibles au bon moment. Il s'agit d'analyser les données historiques, les charges de travail des équipes, les modèles opérationnels, les tendances du marché et les projets à venir afin de dégager des modèles et des tendances.
Elle les aide à se préparer à des changements inattendus pouvant être causés par des facteurs externes ou internes et garantit que les projets se déroulent avec une efficacité optimale.
Types de ressources à prévoir
Resource est un terme large qui peut couvrir tout ce qui va du personnel à l'équipement. Voici une ventilation rapide des différents types de ressources dont vous pourriez avoir besoin.
- La main-d'œuvre : Il s'agit des ressources humaines nécessaires pour achever un projet. Elle tient compte de la taille de l'équipe, des compétences de base, de l'expertise et de la disponibilité. Votre main-d'œuvre peut être composée d'employés à temps plein, de travailleurs indépendants et de sous-traitants
- Ressources financières : Elles couvrent les besoins budgétaires d'un projet du début à la fin. Cela comprend les salaires, les coûts d'équipement, les prix des matériaux et toutes les autres dépenses. Des prévisions financières précises permettent de réduire les coûts inutiles et les dépenses excessives
- Le temps : La prévision du temps consiste à estimer la durée d'achèvement d'un projet. Il s'agit d'établir des jalons clés, de se préparer à des retards imprévus et de fixer des paramètres réalistes pour les tâches et les activités
- Les ressources matérielles : Il s'agit de l'ensemble des équipements, des outils et des matériaux nécessaires pour achever un projet avec succès
- La technologie et l'infrastructure informatique : Il s'agit des logiciels, des serveurs, des services cloud et du matériel dont une entreprise pourrait avoir besoin pour achever des projets
Avantages de la prévision des ressources
Terminée, la planification des ressources peut avoir un impact significatif sur les résultats des projets et les objectifs stratégiques à long terme. Parmi les avantages clés, on peut citer :
Meilleur contrôle du budget
Une bonne prévision des besoins en ressources aide les gestionnaires de projet à éviter les dépassements de coûts en estimant correctement les frais de main-d'œuvre, de matériel et d'équipement.
L'identification précoce des besoins en ressources permet également de prendre conscience des risques financiers éventuels, tels que l'augmentation du coût des matériaux.
Une allocation des ressources plus efficace
Les prévisions permettent de réaffecter rapidement les ressources en fonction de l'évolution des priorités, ce qui garantit que les tâches prioritaires reçoivent l'attention et les ressources dont elles ont besoin.
En outre, la prévision précise de la disponibilité et des besoins en ressources améliore la productivité. Les gestionnaires de projet peuvent distribuer les charges de travail plus équitablement et éviter de surcharger les membres de l'équipe, ce qui améliore le moral et le rendement.
Amélioration de la planification et de l'ordonnancement des projets
En prévoyant les besoins en ressources, les gestionnaires de projet peuvent allouer plus efficacement le temps nécessaire à la réalisation des tâches et des jalons. Ainsi, les équipes ne subissent pas la pression de délais ou de programmes de travail irréalistes.
De plus, l'anticipation d'une éventuelle pénurie de ressources permet de procéder à des ajustements en temps utile, comme l'embauche de personnel supplémentaire ou l'obtention de matériel à l'avance. Cela réduit la probabilité de retards.
Prise de décision éclairée
Des prévisions de ressources précises et actualisées aident les gestionnaires de projet à augmenter le taux de réussite global du projet. Ils sont en mesure de prendre des décisions prudentes concernant la portée du projet, les échéanciers et l'affectation des ressources.
Les prévisions permettent également de s'assurer que l'organisation utilise efficacement les ressources dans le cadre de plusieurs projets afin d'atteindre ses objectifs à long terme.
Techniques clés pour une prévision efficace des ressources
Les gestionnaires de projet peuvent utiliser plusieurs techniques pour établir des prévisions de ressources efficaces gestion des ressources et les prévisions. Nous avons listé quelques-unes des techniques les plus couramment utilisées et la manière dont elles peuvent contribuer à optimiser l'allocation des ressources.
1. Analyse des données historiques
Ce que c'est : L'analyse des données sur les projets passés pour comprendre comment les ressources ont été utilisées, en comparant les résultats et les coûts, et en évaluant les échéanciers.
Comment cela aide : Les données historiques fournissent une base de référence pour identifier les tendances et les modèles importants dans les projets passés. Ces enseignements peuvent aider à estimer la disponibilité des ressources et à créer des prévisions précises pour des projets similaires
2. Structure de répartition du travail (SRT)
**Qu'est-ce que c'est ? Avec le structure de répartition du travail un projet complexe est divisé en tâches plus petites et plus faciles à gérer, ce qui permet de prévoir plus facilement les ressources nécessaires pour chaque tâche.
Comment cela aide : La planification des ressources par étapes permet de s'assurer que les **bonnes ressources sont disponibles pour chaque tâche les contraintes en matière de ressources et la surcharge ou la sous-utilisation de vos ressources.
Utilisez ClickUp Docs pour capturer facilement les exigences du projet
Comme tout le monde a accès aux mêmes informations, cela réduit le risque de mauvaise communication et d'erreurs. Avec ClickUp Docs, vous pouvez :
- Construire des documents et des wikis mis en forme proprement pour enregistrer les exigences du projet
- Obtenir des contributions des membres de l'équipe en temps réel, étiqueter les personnes à l'aide de @mentions et assigner des éléments d'action
- Créer plusieurs documents pour différents projets et les organiser dans le Hub Documents pour que tout le monde ait accès aux dernières informations
- Ajoutez des images, des vidéos et des PDF pour améliorer le contexte
💡Pro Tip: Après avoir recueilli les exigences du projet, créez une structure hiérarchique de toutes les ressources nécessaires (aussi appelée structure de ventilation des ressources ) pour achever les différentes tâches. À cette fin, les gestionnaires de projet ne font pas l'impasse sur des ressources essentielles au projet.
Étape 2 : Analyser les données historiques
Une fois que vous disposez de suffisamment d'informations sur votre nouveau projet, vous pouvez le comparer à des projets antérieurs ayant des objets similaires. Identifiez les schémas d'utilisation des ressources, les échéanciers et les coûts afin d'estimer avec précision le type de ressources dont vous aurez besoin.
Les données historiques sur les performances passées et les indicateurs clés de performance peuvent être utilisées pour identifier les domaines à améliorer, éliminer les goulets d'étranglement et optimiser l'affectation des ressources.
Analyser les indicateurs des projets passés avec les tableaux de bord ClickUp
Obtenez des informations détaillées sur la productivité, les performances de l'équipe et la progression du projet en utilisant les tableaux de bord ClickUp Tableaux de bord ClickUp . Ces tableaux de bord entièrement personnalisables présentent les données sous forme de listes, de cartes, de diagrammes et de graphiques afin de suivre les indicateurs clés et d'analyser les données historiques.
Collaborez et partagez les mises à jour avec votre équipe en utilisant ClickUp Chat
ClickUp Chat vous permet de :
- Communiquer avec les membres de l'équipe directement à partir des tâches connectées dans l'application ClickUp
- Utiliser l'IA de ClickUp-ClickUp Brain pour résumer les fils de discussion
- Analyser les commentaires et les convertir en tâches réalisables afin que chaque élément d'action soit suffisamment contextualisé
- Organiser des visioconférences audio et vidéo avec les membres de l'équipe à l'aide de SyncUps
Une autre fonctionnalité intéressante est la fonction Commentaires attribués par ClickUp . Vous pouvez afficher tous les commentaires qui vous ont été attribués en un seul endroit, afin d'éviter toute confusion ou tout débordement dû à des fils de commentaires interminables.
Déléguez des éléments d'action aux membres de l'équipe à partir des tâches en utilisant les commentaires assignés de ClickUp
💡Pro Tip: Les commentaires assignés peuvent servir d'outil de gestion en temps réel des tâches suivi du projet en temps réel outil de suivi de projet. Il peut être utilisé comme enregistrement historique pour suivre les modifications apportées à une tâche, un document ou un projet sans avoir à maintenir une base de données séparée.
Étape 4 : Utiliser des outils de prévision
Une surallocation des ressources peut entraîner un gaspillage, tandis qu'une sous-allocation peut entraîner des retards dans les résultats finaux. Les prévisions et les outils de planification de la capacité permettent d'atténuer ce problème en anticipant avec précision les besoins futurs en ressources. Ainsi, seule la quantité adéquate est allouée pour chaque tâche.
Ces outils utilisent des techniques d'analyse et de modélisation des données pour suivre les fluctuations de la demande au fil du temps, simuler divers scénarios et surveiller les facteurs externes pour des prédictions précises autour de l'allocation des ressources.
Visualisez les charges de travail de l'équipe avec l'afficheur de charge de travail ClickUp
Vous pouvez obtenir une représentation visuelle des tâches, des capacités individuelles et des plannings de votre équipe à l'aide de la vue de la charge de travail ClickUp Vue Charge de travail ClickUp .
Gardez un œil sur la charge de travail de votre équipe avec ClickUp Charge de travail View
Pour n'importe quel projet, la Vue Charge de travail donne un aperçu de la charge de travail des membres de votre équipe. Cela vous aide à optimiser le chargement des ressources en veillant à ce que les charges de travail soient équilibrées et les échéanciers réalistes. Voici comment cela peut être utilisé pour la prévision des ressources :
- Fixez des limites de capacité (charge de travail qu'un membre de l'équipe peut assumer dans un laps de temps donné) pour chaque membre de votre équipe
- Comparez les capacités actuelles de l'équipe avec le niveau d'effort pour les tâches ou les projets à venir
- Créez un fichierforfait d'urgence pour assurer la continuité du projet en cas de fluctuations des ressources
Vous pouvez même explorer des forfaits de planification des ressources préconstruits à partir de la vaste bibliothèque de modèles de ClickUp.
Par exemple, le modèle Modèle de charge de travail de l'employé ClickUp vous aide à analyser chaque semaine les charges de travail des individus et des équipes afin de garantir une productivité maximale et de prévenir l'épuisement professionnel.
Le modèle Modèle de planification des ressources ClickUp vous permet de définir les objets de chaque projet et de classer les ressources nécessaires pour les achever. Vous pouvez créer un échéancier pour suivre les besoins en ressources et vérifier la demande et la disponibilité des ressources au cours des différentes phases du projet.
Modèle de planification des ressources de ClickUp
Avec le modèle de planification des ressources, vous pouvez :
- Créer des tâches pour chaque projet et visualiser l'affectation des ressources en un seul endroit
- Suivre les charges de travail de l'équipe et optimiser la distribution des tâches pour éviter de surcharger votre équipe
- Identifier les conflits potentiels en matière de ressources et élaborer des stratégies d'atténuation
- Contrôler l'utilisation des ressources et procéder à des ajustements si nécessaire
Pour des prévisions plus précises, vous pouvez utiliser le modèle de planification des ressources avec l'option Modèle d'affectation des ressources ClickUp . Cela permet de réduire le temps habituellement nécessaire à la prise de décision concernant l'affectation des ressources et d'allouer les actifs de manière à ce qu'ils correspondent bien aux objectifs et aux priorités du projet.
💡Pro Tip: Use the Modèle de gestion des ressources humaines ClickUp pour fixer des paramètres clairs à votre équipe et identifier les ressources nécessaires pour les atteindre.
Étape 5 : Contrôler et ajuster
Au cours de cette étape, vous surveillez de près l'utilisation des ressources et la comparez à vos prévisions. La progression en cours des tâches est comparée aux jalons prédéfinis. Cela vous permet de savoir si le projet respecte le calendrier prévu et s'il nécessite des ajustements supplémentaires au niveau des ressources.
Des modifications sont apportées au fur et à mesure de la progression du projet et les observations sont documentées afin d'améliorer la précision des prévisions de ressources pour les projets futurs.
Suivre l'allocation des ressources et la progression du projet avec les tableaux de bord ClickUp
Vous pouvez utiliser le tableau de bord Tableaux de bord ClickUp pour suivre la progression des tâches de votre équipe. Obtenez des détails sur le statut des tâches du projet et des charges de travail par les assignés et surveillez les délais.
Obtenez un aperçu achevé du statut de la tâche, de l'assigné et de l'échéancier en un seul endroit avec les tableaux de bord ClickUp
Un gestionnaire de projet peut utiliser ces données en temps réel et les comparer aux prévisions pour voir si des ajustements sont nécessaires. S'il constate qu'une ressource est sous-utilisée ou sur-utilisée, il peut y remédier en ajoutant de la main-d'œuvre supplémentaire ou en redistribuant le travail.
Les défis de la prévision des ressources
À l'inverse, la prévision des ressources présente de nombreux avantages, mais elle fait face à certains défis qui peuvent compliquer le processus. Il est essentiel de comprendre ces obstacles pour assurer une gestion efficace des ressources et une performance optimale des projets.
1. Données inexactes
Il s'agit probablement de l'obstacle le plus important à l'efficacité des prévisions. Si les données historiques sont incomplètes ou inexactes, les prévisions ne sont pas fiables et l'utilisation des ressources est inefficace.
Solution:
✅Utiliser des outils de collecte de données robustes pour une meilleure précision
✅Etablir des processus standardisés pour capturer les données de manière cohérente
impliquer plusieurs membres de l'équipe lors du recoupement des données pour des prévisions de ressources plus complètes
2. Difficultés liées à la planification des capacités
Il peut être difficile de suivre correctement les capacités d'une équipe, en particulier lorsque ses membres travaillent simultanément sur plusieurs projets.
Solution:
✅ Utiliser la gestion de la charge de travail outils de visualisation des capacités des équipes
✅Utiliser le suivi du temps pour enregistrer la façon dont votre équipe utilise sa bande passante afin d'affiner les prévisions
définir des limites de capacité pour que les membres de l'équipe travaillent de manière optimale sans s'épuiser
Read More: Comment améliorer la distribution de la charge de travail dans votre équipe ?
3. Ne pas tenir compte des facteurs externes
Les prévisions de ressources peuvent être inexactes si vous ne tenez pas compte des retards ou des changements dus à des facteurs externes.
Solution:
✅Surveiller les tendances de l'industrie et du marché de façon constante pour suivre les fluctuations
✅Collaborer avec les partenaires, les vendeurs et d'autres parties prenantes externes pour prévoir les pénuries potentielles de ressources
✅Utiliser l'analyse prédictive pour préparer des modèles de prévision basés sur des scénarios afin d'être préparé à différentes situations ou résultats
4. Manque de collaboration interdépartementale
La prévision des ressources peut devenir particulièrement difficile si les équipes travaillent en silos. Il en résulte une confusion au niveau des priorités et des échéanciers, qui se traduit souvent par une utilisation inefficace des ressources.
Solution:
✅Planifier des réunions régulières entre les départements pour capturer planification des ressources exigences
✅Utiliser un outil de collaboration ou de gestion du travail comme ClickUp pour que tout le monde soit sur la même page en ce qui concerne les tâches, les priorités et les délais
✅Créer des équipes interfonctionnelles composées de membres de différents services. Cela permet de s'assurer que diverses perspectives sont prises en compte lors de la planification des ressources
Accélérer la croissance de l'entreprise grâce à des prévisions de ressources efficaces
La prévision des ressources dans la gestion de projet est essentielle pour que les entreprises prospèrent sur des marchés dynamiques. Il s'agit d'une étape stratégique qui permet d'exploiter pleinement les opportunités de croissance sans surcharger les équipes ni engendrer de coûts inutiles.
C'est précisément la raison pour laquelle il est important de mettre en œuvre une approche structurée de votre processus de prévision des ressources. Un logiciel de gestion de projet comme ClickUp fait le gros du travail à votre place grâce à des fonctionnalités avancées de visualisation de la charge de travail, de gestion des tâches et de collaboration.
ClickUp Docs permet de créer un référentiel central d'informations sur l'équipe et le projet, avec une modification en cours pour aligner tout le monde sur les livrables et les échéanciers. Avec ClickUp Chat, vous pouvez obtenir des informations sur les rôles et les dépendances au sein des équipes interfonctionnelles afin de vous assurer que tous les projets se déroulent sans heurts et dans les délais.
Grâce aux tableaux de bord ClickUp, les gestionnaires de projet peuvent analyser les données historiques afin d'anticiper les besoins futurs en ressources et d'optimiser les ressources du projet. Inscrivez-vous gratuitement sur ClickUp pour améliorer la gestion des ressources et assurer la réussite des projets.