Anthony Bourdain, chef cuisinier et auteur, dirigeait ses cuisines en utilisant le système de la brigade. Il divisait la cuisine en postes qui fabriquaient les différents éléments du repas. Chaque poste était composé de sous-chefs, de cuisiniers et d'assistants, qui disposaient de leurs propres ingrédients, outils et environnements de travail.
Grâce à cette structure, dit-il, "les nombreuses tâches d'une grande entreprise pouvaient, même dans le feu de l'action, être gérées et coordonnées par une seule personne, le chef"
Dans le monde des entreprises, une hiérarchie de ce type s'appellerait une structure de répartition des ressources. De quoi s'agit-il, me direz-vous ? Découvrons-le.
Comprendre la structure de répartition des ressources
Une structure de répartition des ressources (RBS) est une liste de toutes les ressources nécessaires pour achever un projet, organisée selon une hiérarchie. Ces ressources peuvent être humaines, matérielles, financières, informationnelles ou même temporelles.
Il s'agit d'un outil de gestion des ressources, généralement organisé sur plusieurs niveaux, avec l'objectif du projet au sommet et diverses catégories de ressources se ramifiant à chaque étape. Il couvre toutes les ressources qui coûtent de l'argent, à l'exclusion de l'argent lui-même.
Plus important encore, un RBS n'est pas une île. Il travaille en étroite collaboration avec diverses activités de forfait du projet, telles que la structure de répartition du travail, la structure de répartition des risques, etc. Voici comment.
La structure de répartition du travail (SRT) est le document qui délimite le travail en petites tâches gérables. Un bon RBS correspondra à ce document et indiquera les ressources nécessaires à chaque étape.
Par exemple, si un projet de développement de logiciel est divisé en plusieurs étapes : le produit minimum viable (MVP), les phases 1 et 2, etc., le RBS dressera la liste des ressources nécessaires à chaque étape. À l'étape du MVP, vous pourriez avoir besoin de.. :
- Développeurs
- Analystes de la qualité
- Gestion de projet
- Logiciel de gestion de projet
Une fois que le MVP est achevé et que le produit est maintenant en ligne, vous pourriez avoir besoin de ressources supplémentaires, telles que :
- Des outils d'automatisation des tests
- Pipelines de données
- Infrastructure cloud
- Chef de produit
- Chercheur en expérience utilisateur
Un autre aspect sur lequel le RBS s'aligne est la structure de répartition des risques. À chaque étape du travail, il y a des risques. Plusieurs Outils logiciels ERP connectent le RBS, le WBS et la structure de répartition des risques pour obtenir un affichage achevé.
Par exemple, à l'étape du MVP, il peut y avoir des problèmes de performance. Si plusieurs membres de l'équipe travaillent sur le MVP, vous pouvez être confronté à des risques de sécurité. Si vous recueillez des informations sur les utilisateurs, vous pouvez être confronté à des risques de confidentialité des données.
L'organigramme des ressources comprend les composants nécessaires pour atténuer ces risques à chaque étape. Au cours de l'étape du MVP, le RBS inclura probablement des ressources supplémentaires pour l'infrastructure cloud. Lorsqu'il y a une forte traction, le RBS peut ajouter des ingénieurs ou des consultants en sécurité à la liste.
Maintenant que nous avons exposé les bases de la structure de répartition des ressources, voyons comment elle est utilisée dans la gestion de projet.
Le rôle et l'importance de la RBS dans la gestion de projet
La structure de répartition des ressources est l'un des nombreux cadres que les gestionnaires de projet utilisent pour la planification et l'exécution. Elle joue un rôle essentiel tout au long du cycle de vie du projet. Voici comment.
Allocation des ressources
Lorsque vous savez de quelles ressources vous avez besoin pour achever un projet, vous pouvez embaucher, former et affecter les bonnes au bon moment. Le RBS sert de feuille de route pour l'allocation des ressources tout au long du projet.
Par exemple, si le RBS indique que le troisième sprint a besoin de développeurs supplémentaires, le gestionnaire de projet peut trouver des moyens d'embaucher ou d'intégrer des ressources bien à l'avance.
Planification
Bien que la planification soit davantage influencée par la structure de répartition du travail que par la RBS, cette dernière joue tout de même un rôle clé. En examinant conjointement la structure de répartition du travail et la RBS, les gestionnaires de projet peuvent programmer le travail en fonction de la disponibilité des ressources.
Par exemple, si vous n'avez qu'un seul développeur Scala, qui est occupé par un autre projet au moment où vous avez besoin de lui, vous pouvez utiliser la RBS pour reprogrammer le travail en fonction de sa disponibilité au lieu d'embaucher des personnes supplémentaires.
Distribution de la charge de travail
La structure de répartition des ressources identifie à l'avance les besoins du projet : Combien de personnes, pour combien de temps, pendant quelle période, etc. Si la phase de développement nécessite un maximum de ressources, vous serez en mesure d'embaucher/de recruter des talents supplémentaires et de répartir la charge de travail de manière équilibrée.
Gestion des risques
Par essence, une structure de ventilation des ressources est un projet. Elle indique les besoins futurs sur la base des besoins actuels. Cela permet d'atténuer plusieurs risques liés à la gestion de projet, tels que :
- Ne pas disposer des bonnes ressources
- Ne pas disposer de forfaits de sauvegarde au cas où un membre de l'équipe prendrait des congés ou ne serait plus disponible
- Faire facedes contraintes en matière de ressources et des goulets d'étranglement à des moments inopportuns
- Découvrir les dépendances trop tard dans le projet
Un bon RBS prévoit ces éventualités et aide à créer des forfaits d'urgence si elles se produisent.
Analyse du chemin critique
L'analyse du chemin critique méthode du chemin critique est une technique de gestion de projet qui identifie la plus longue séquence de tâches dépendantes pour calculer la durée minimale du projet. Un RBS fera de même pour déterminer les ressources minimales nécessaires.
Pour optimiser la planification de votre projet, la distribution de la charge de travail, la gestion des risques et bien d'autres choses encore, vous avez besoin d'une structure de répartition des ressources solide. Voici un guide étape par étape pour en créer un.
Création d'une structure de répartition des ressources
Un organigramme des ressources est une liste des ressources nécessaires pour achever un projet. Cela semble simple, n'est-ce pas ? Eh bien, cela peut être très complexe en fonction de la nature de votre projet. Pour être complet, essayez les étapes suivantes, qui bénéficient d'une assistance habile de la part de Le logiciel de gestion des ressources de ClickUp .
1. Identifier les éléments livrables du projet
Commencez par définir clairement les objectifs du projet et les livrables correspondants. Si votre objectif est de livrer un MVP avec x fonctionnalités dans un délai donné, planifiez les tâches et sous-tâches que vous devez achever. Si une SRT existe déjà, utilisez-la.
Sinon, définissez la la portée du projet . Réunir toutes les parties prenantes clés du projet pour discuter des attentes et des résultats attendus.
Pour commencer rapidement, essayez de Modèle de Tableau blanc de l'étendue du projet de ClickUp . Utilisez-le pour recueillir des informations sur les activités, les tâches et les délais auprès des différentes parties prenantes. Résumez les informations et organisez-les visuellement pour vous y référer ultérieurement.
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Modèle de Tableau blanc de l'étendue du projet de ClickUp
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2. Identifier les catégories de ressources
Commencez par déterminer les principales catégories de ressources qui formeront les branches de premier niveau de votre RBS. Il peut s'agir de
- Ressources humaines (gestionnaires de projet, développeurs, concepteurs)
- Ressources matérielles ou physiques (ordinateurs, espaces de bureau, équipements, Espaces)
- Ressources informationnelles (données, documentation, aperçu du projet)
- Ressources temporelles (durée, jalons, délais)
- Ressources logicielles (outils de gestion de projet, outils d'automatisation)
N'oubliez pas que le RBS est une hiérarchie. Il faut donc diviser les ressources en éléments spécifiques pour chaque catégorie de ressources primaires. Par exemple, les ressources humaines peuvent être subdivisées en.. :
- Gestion de projet : Gestion de projet : gestionnaire de projet, analyste d'entreprise
- Développement de logiciels : Développeur front-end, développeur back-end, testeur
- Conception de l'expérience utilisateur : Chercheur UX, concepteur UI
Si le projet est suffisamment important, vous pouvez afficher les détails. Par instance, vous pourriez avoir un UX lead qui gère une équipe UX comprenant un concepteur UI, un concepteur d'animation, un concepteur de marque, etc.
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Modèle de planification des ressources ClickUp
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Si vous êtes un débutant en matière de forfaits de ressources, nous avons ce qu'il vous faut. Essayez le Modèle de planification des ressources ClickUp pour visualiser les tâches et les ressources en un seul endroit. Vous pouvez également suivre les heures, gérer les sous-traitants et surveiller les flux de travail de votre équipe avec ce modèle.
3. Inclure les détails de la ressource
Entrez dans les détails. Utilisez le WBS ou le document sur l'étendue du projet pour poser des questions sur qui fera quoi. Assurez-vous de ne rien oublier.
Les informations les plus fréquemment demandées sont les compétences, l'expérience, la rémunération, la disponibilité, etc. Par exemple,
- Développeur Front-end
- Nom : À faire
- Compétences : HTML, CSS, React
- Expérience : 5 ans
- Taux horaire : 80
- Disponibilité : 40 heures/semaine
Veillez également à disposer des nombres nécessaires. Sachez combien d'analystes d'entreprise, de développeurs ou de testeurs vous avez besoin et documentez-les.
4. Identifier les bonnes personnes pour le rôle
À ce stade, vous êtes prêt à passer de la planification théorique à la création de scénarios pratiques. Pour chaque rôle, choisissez le bon employé en fonction de sa disponibilité. Vue Charge de travail de ClickUp est un excellent moyen de connaître la disponibilité de tous les membres de l'équipe en un seul endroit. Dans cet affichage, vous pouvez également voir sur quoi quelqu'un travaille actuellement. Ainsi, si vous avez besoin d'une ressource déjà affectée à autre chose, vous pouvez vous adresser au gestionnaire de projet pour qu'il la réaffecte ou la partage.
vue Charge de travail de ClickUp pour une visibilité granulaire_
Si vous préférez un peu plus de structure, essayez l'option Modèle de charge de travail pour les employés ClickUp . Ce modèle de niveau avancé aide à le forfait de capacité mon travail, la visualisation du travail, l'examen des estimations de durée par rapport aux données réelles, et bien d'autres choses encore.
Faites de votre la gestion de la charge de travail est un jeu d'enfant avec le modèle ClickUp de charge de travail pour les employés.
5. Connecter les points
Un bon organigramme des ressources est plus qu'une simple liste. Elle affiche la manière dont toutes les ressources interagissent entre elles pour achever le projet. Comme nous l'avons vu précédemment, cela se fait de manière hiérarchique et aide à le nivellement des ressources .
Ainsi, organisez les ressources de manière hiérarchique, avec les catégories les plus générales au sommet et des sous-catégories spécifiques au fur et à mesure que vous descendez dans la structure. Un exemple de structure de ventilation des ressources pourrait être le suivant :
- Ressources humaines
- Gestion de projet
- Gestion de projet
- À faire
- Business analyst
- Jean Dupont
- Développeur Front-end
- Sarah Kim
- Lucas Brown
- Gestion de projet
- Gestion de projet
6. Paramètres du projet
Paramétrez le projet sur un serveur de outil de gestion des ressources comme ClickUp pour aplanir les difficultés. Utilisez ClickUp Tâches pour publier la structure de répartition du travail de manière organisée. Ajoutez ensuite des ressources à chaque tâche, définissez des dates d'échéance et ajoutez des descriptions. Vous pouvez également inclure des pièces jointes ou des liens vers des fichiers externes si nécessaire.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/image-198.png Tâches ClickUp /$$img/
ClickUp Tasks pour une gestion de projet sans effort
Ne réinventez pas la roue. Utilisez les Modèle d'allocation des ressources ClickUp pour garder une trace de tous les matériaux et de la main-d'œuvre dont vous avez besoin pour votre projet. Rédigez des notes détaillées sur chaque ressource, gérez leur disponibilité, visualisez la structure de l'équipe, et bien plus encore avec ce modèle de niveau intermédiaire.
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Modèle d'affectation des ressources ClickUp
https://app.clickup.com/signup ?template=t-176168678&department=pmo&_gl=1*11g26l7*_gcl_aw*R0NMLjE3MTY4OTYxNzQuQ2p3S0NBandnZGF5QmhCUUVpd0FYaE14dHV0Y19yZlJbHJVy1pOFJpbU9NVDF4NmtxTkxROUs1U2pSc2p2ckQyWHVZWHlhSUpaQTZob0NqbXdRQXZEX0J3RQ..*_gcl_au*NDI0NTI2MDcyLjE3MjI4NjI4NDM.
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Partagez maintenant le RBS et l'installation du projet avec les parties prenantes, notamment le client, les sponsors, les chefs d'équipe et les membres de l'équipe. Invitez-les à signaler tout écart dans les prévisions.
Utilisez la vue ClickUp Liste pour afficher toutes les tâches et les ressources impliquées. La vue Tableau de ClickUp est idéale pour organiser le travail en fonction des différentes étapes. Enfin, la vue Gantt de ClickUp permet de visualiser les dépendances et les échéanciers.
vue diagramme Gantt de ClickUp pour gérer les échéances des projets_
Si cela semble simple, ça l'est. Cependant, n'oubliez pas que simple ne signifie pas toujours facile. Au cours de la création d'un organigramme des ressources, il se peut que vous soyez confronté à des difficultés.
Voici quelques défis auxquels les gestionnaires de projet sont régulièrement confrontés et les étapes à suivre pour les surmonter.
Défis et solutions dans la mise en œuvre d'une structure de répartition des ressources
Les projets peuvent devenir complexes, le champ d'application peut s'élargir et les objets autour desquels vous avez défini le projet peuvent changer. Voyons ce qu'il faut faire dans de tels cas.
1. Identification inadéquate des ressources
L'un des plus grands défis auxquels sont confrontés les gestionnaires de projet est de ne pas identifier avec précision les ressources nécessaires. Cela peut être dû à un manque de visibilité sur le projet, à une mauvaise définition de l'étendue du travail ou à une sous-estimation des ressources nécessaires.
Quoi qu'il en soit, si votre RBS n'inclut pas toutes les ressources dont vous avez besoin, vous vous exposez à des risques de dépassement de budget et à des retards. Pour éviter cela :
- Effectuez des recherches approfondies
- Examinez la façon dont vous avez organisé vos projets antérieurs et les erreurs que vous avez commises
- Tirez parti de l'expériencedes modèles d'analyse des écarts pour savoir ce qu'il vous manque
- Faire en sorte que toutes les parties prenantes examinent leur part du travail et en assument la responsabilité
- Disposer de ressources tampons
2. Évolution des exigences du projet
Les projets agiles sont, par nature, adaptables au changement. Le RBS que vous créez au début du projet peut devenir inadéquat après quelques sprints. Bien que cela soit gênant pour les gestion des ressources mais elle est aussi inévitable.
Pour s'y adapter :
- Examinez régulièrement le RBS
- Confirmez que vous n'avez pas besoin de ressources supplémentaires ou que vous conservez plus de ressources que nécessaire
- Utiliserdes modèles de planification des ressources pour couvrir vos besoins
- Mettez à jour les modifications apportées au RBS et informez-en toutes les parties prenantes
Si vous utilisez un outil comme le ClickUp Documents pour cela, vous pouvez mettre en évidence les modifications et les partager avec les parties prenantes, en leur donnant la possibilité de les modifier en collaboration ou de laisser un retour d'information sous forme de commentaires. Par exemple, vous pouvez montrer les changements dans les coûts du projet, afin que le sponsor du projet ou le responsable financier puisse les approuver.
utilisez ClickUp Docs pour la documentation collaborative_
3. Manque d'adhésion des parties prenantes
Les gestionnaires de projet à un stade précoce peuvent commettre l'erreur de créer l'organigramme des ressources sans consulter les autres parties prenantes. Malgré leurs meilleures intentions, le travail en vase clos peut par la suite créer des des contraintes en matière de ressources .
Par exemple, un gestionnaire de projet peut supposer qu'un concepteur d'interface utilisateur est suffisant. Cependant, le responsable UX n'a peut-être pas de concepteur d'interface utilisateur qui maîtrise également les micro-animations, ce qui signifie qu'ils ont maintenant besoin de deux personnes.
Pour éviter cela, il faut obtenir l'adhésion des parties prenantes à tous les niveaux. Encouragez toutes les parties prenantes à examiner le RBS et à donner leur accord pour garantir une utilisation optimale des ressources.
4. Des membres de l'équipe désorientés
La structure de répartition des ressources joue également le rôle de définir la structure de gestion du projet. Il s'agit notamment de savoir qui rend compte à qui, qui examine le travail de qui, etc.
Sans une hiérarchie claire et une reconnaissance active, le management d'équipe peut devenir chaotique. Par instance, vous pouvez avoir ajouté le développeur Front-end à la hiérarchie UX, alors que la ressource peut penser qu'elle relève du responsable du développement.
Prévenez ces situations grâce à la transparence. Publiez les structures de ventilation des ressources et invitez chaque membre de l'équipe à y jeter un coup d'œil. Veillez à ce qu'elles soient claires et visuelles afin que tout le monde puisse les comprendre. Ouvrez des canaux de communication au cas où quelqu'un aurait des préoccupations ou des commentaires.
Structurez vos projets et montez en grade avec ClickUp
Les projets logiciels agiles donnent aujourd'hui la priorité à l'autonomie et à l'autogestion, ce qui signifie que le système de brigade de Bourdain pour organiser votre travail pourrait s'avérer contre-productif. Pourtant, il y a une leçon plus profonde et plus fondamentale à tirer.
La cuisine de Bourdain montre que pour mener à bien un projet de manière efficace et cohérente, dans des situations de forte pression, il est nécessaire de définir clairement qui est responsable de quoi et comment le travail passe d'une étape à l'autre - ce que l'on appelle la structure de répartition des ressources.
Un outil de gestion de projet robuste comme ClickUp peut intégrer la structure de répartition des ressources dans votre processus de forfait. Sans créer un autre Google Doc ou une autre feuille de calcul, vous pouvez utiliser ClickUp pour conserver tous les documents relatifs à votre projet en un seul endroit.
De plus, vous pouvez partager, modifier et collaborer avec d'autres utilisateurs Vous pouvez partager, modifier et collaborer avec diverses parties prenantes directement au sein de la plateforme. Vous pouvez également créer votre propre modèle personnalisé de structure de répartition des ressources pour une utilisation ultérieure.
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