Comment créer une structure de répartition des ressources ?

Anthony Bourdain, chef cuisinier et auteur célèbre, gérait ses cuisines selon le système de brigade. Il divisait la cuisine en postes chargés de préparer les différents éléments du repas. Chaque poste comptait des sous-chefs, des cuisiniers et des assistants, chacun disposant de ses propres ingrédients, outils et environnements de travail.

Grâce à cette structure, dit-il, « les nombreuses tâches d'une grande cuisine très animée peuvent, même pendant l'heure de pointe du dîner, être gérées et coordonnées par une seule personne : le chef ».

Dans le monde de l'entreprise, une hiérarchie de ce type serait appelée une structure de répartition des ressources. Qu'est-ce que c'est, vous demandez-vous ? Découvrons-le.

Comprendre la structure de répartition des ressources

Une structure de répartition des ressources (RBS) est une liste de toutes les ressources nécessaires à l'achevement d'un projet, organisées selon une hiérarchie. Ces ressources peuvent être humaines, matérielles, financières, informationnelles, voire temporelles.

Il s'agit d'un outil de gestion des ressources, généralement organisé sur plusieurs niveaux, avec l'objectif du projet au sommet et différentes catégories de ressources se ramifiant à chaque étape. Il couvre toutes les ressources qui ont un coût, à l'exception de l'argent lui-même.

Plus important encore, une RBS n'est pas un élément isolé. Elle fonctionne en étroite collaboration avec diverses activités de planification de projet, telles que la structure de répartition du travail, la structure de répartition des risques, etc. Voici comment.

La structure de répartition du travail (SRT) est le document qui décompose le travail en petites tâches gérables. Une bonne RBS correspondra à ce document, décrivant les ressources qui seront nécessaires à chaque étape.

Par exemple, si un projet de développement logiciel est décomposé en plusieurs étapes (produit minimum viable (MVP), phases 1, 2, etc.), la RBS établit une liste des ressources nécessaires à chaque étape. Au stade MVP, vous pourriez avoir besoin :

Une fois le MVP achevé et le produit lancé, vous aurez peut-être besoin de ressources supplémentaires, telles que :

La structure de répartition des risques est un autre aspect auquel la RBS s'aligne. Chaque étape du travail comporte des risques. Plusieurs outils logiciels ERP relient la RBS, la WBS et la structure de répartition des risques pour offrir une vue d'ensemble complète.

Par exemple, à l'étape du MVP, il peut y avoir des problèmes de performance. Si plusieurs membres de l'équipe travaillent sur le MVP, vous pouvez être confronté à des risques de sécurité. Si vous collectez des informations sur les utilisateurs, vous pouvez être confronté à des risques liés à la confidentialité des données.

La structure de répartition des ressources comprend les éléments nécessaires pour atténuer ces risques à chaque étape. Au cours de la phase MVP, la RBS inclura probablement des ressources supplémentaires pour l'infrastructure cloud. En cas de traction significative, la RBS pourrait ajouter des ingénieurs ou des consultants en sécurité à la liste.

Maintenant que nous avons présenté les bases de la structure de répartition des ressources, voyons comment elle est utilisée dans la gestion de projet.

Le rôle et l'importance de la RBS dans la gestion de projet

La structure de répartition des ressources est l'un des nombreux cadres utilisés par les chefs de projet pour la planification et l'exécution. Elle joue un rôle essentiel tout au long du cycle de vie du projet. Voici comment.

Allocation des ressources

Lorsque vous savez de quelles ressources vous avez besoin pour achever un projet, vous pouvez recruter, former et affecter les bonnes personnes au bon moment. La RBS sert de feuille de route pour l'affectation des ressources tout au long du projet.

Par exemple, si la RBS indique que le troisième sprint nécessite des développeurs supplémentaires, le chef de projet peut trouver des moyens d'embaucher/d'intégrer des ressources bien à l'avance.

Planification

Bien que la planification soit davantage influencée par la structure de répartition du travail que par la RBS, cette dernière joue néanmoins un rôle clé. En examinant conjointement la WBS et la RBS, les chefs de projet peuvent planifier le travail en fonction de la disponibilité des ressources.

Par exemple, si vous ne disposez que d'un seul développeur Scala, qui est occupé par un autre projet lorsque vous avez besoin de lui, vous pouvez utiliser la RBS pour réorganiser le travail en fonction de sa disponibilité au lieu d'embaucher du personnel supplémentaire.

Distribution de la charge de travail

La structure de répartition des ressources identifie à l'avance les besoins du projet : combien de personnes, pendant combien de temps, pendant quelle période, etc. Si la phase de développement nécessite un maximum de ressources, vous pourrez embaucher/intégrer des talents supplémentaires et réaliser la distribution de la charge de travail de manière uniforme.

Gestion des risques

En substance, une structure de répartition des ressources est une projection. Elle indique les besoins futurs en fonction des exigences actuelles. Cela permet d'atténuer plusieurs risques liés à la gestion de projet, tels que :

Une bonne RBS prévoit ces éventualités et aide à élaborer des plans d'urgence au cas où elles se produiraient.

Analyse du chemin critique

La méthode du chemin critique est une technique de gestion de projet qui identifie la plus longue séquence de tâches ayant une dépendance afin de calculer la durée minimale du projet. Une RBS fait de même pour déterminer les ressources minimales nécessaires.

Pour optimiser la planification de vos projets, la distribution de la charge de travail, la gestion des risques et bien plus encore, vous avez besoin d'une structure de répartition des ressources solide. Voici un guide étape par étape pour en créer une.

Création d'une structure de répartition des ressources

Une RBS est une liste des ressources nécessaires à l'achèvement d'un projet. Cela semble simple, n'est-ce pas ? Eh bien, cela peut s'avérer très complexe selon la nature de votre projet. Pour être exhaustif, suivez les étapes suivantes, qui sont habilement assurées par le logiciel de gestion des ressources ClickUp.

1. Identifiez les livrables du projet

Commencez par définir clairement les objectifs du projet et les livrables correspondants. Si votre objectif est de livrer un MVP avec x fonctionnalités dans un délai donné, planifiez les tâches et sous-tâches que vous devez achever. Si une WBS existe déjà, utilisez-la.

Si ce n'est pas le cas, définissez la portée du projet. Réunissez toutes les parties prenantes clés du projet pour discuter des attentes et des résultats attendus.

Pour démarrer rapidement, essayez le modèle de Tableau blanc « Project Scope » (Portée du projet) de ClickUp. Utilisez-le pour recueillir des informations sur les activités, les tâches et les échéances auprès des différentes parties prenantes. Résumez les informations et organisez-les visuellement pour pouvoir vous y référer ultérieurement.

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2. Identifiez les catégories de ressources

Commencez par déterminer les principales catégories de ressources qui formeront les branches de niveau supérieur de votre RBS. Il peut s'agir :

N'oubliez pas que la RBS est une hiérarchie. Divisez donc les ressources en composants spécifiques sous chaque catégorie de ressources principale. Par exemple, les ressources humaines seraient décomposées comme suit :

Si le projet est suffisamment important, vous pouvez afficher les détails. Par exemple, vous pouvez avoir un responsable UX qui gère une équipe UX composée d'un concepteur UI, d'un concepteur d'animations, d'un concepteur de marque, etc.

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Si vous êtes novice en matière de planification des ressources, nous avons exactement ce qu'il vous faut. Essayez le modèle de planification des ressources ClickUp pour visualiser les tâches et les ressources en un seul endroit. Ce modèle vous permet également de suivre les heures, de gérer les sous-traitants et de surveiller les flux de travail de votre équipe.

3. Incluez les détails des ressources

Entrez dans les détails. Utilisez la structure de décomposition du projet (WBS) ou le document décrivant la portée du projet pour poser des questions sur qui fera quoi. Assurez-vous de ne rien oublier.

Certaines des informations les plus couramment requises sont les compétences, l'expérience, la rémunération, la disponibilité, etc. Par exemple,

Assurez-vous également de disposer des chiffres nécessaires. Déterminez le nombre d'analystes commerciaux, de développeurs ou de testeurs dont vous avez besoin et consignez-le par écrit.

4. Identifiez les personnes adaptées au rôle

À ce stade, vous êtes prêt à passer de la planification théorique à la création de scénarios pratiques. Pour chaque rôle, choisissez l'employé approprié en fonction de sa disponibilité.

La vue Charge de travail de ClickUp est un excellent moyen de visualiser la disponibilité de tous les membres de l'équipe en un seul endroit. Dans cette vue, vous pouvez également voir sur quoi travaille actuellement chaque personne. Ainsi, si vous avez besoin d'une ressource déjà affectée à autre chose, vous pouvez demander au chef de projet de la réaffecter ou de la partager.

Si vous préférez un peu plus de structure, essayez le modèle ClickUp Charge de travail pour employés. Ce modèle avancé facilite la planification des capacités, la visualisation du travail, la comparaison des estimations de durée et des temps réels, et bien plus encore.

Simplifiez la gestion de votre charge de travail grâce au modèle de charge de travail des employés ClickUp.

5. Reliez les points

Une bonne structure de répartition des ressources est plus qu'une simple liste. Elle donne une vue d'ensemble de la manière dont toutes les ressources interagissent entre elles pour achever le projet. Comme nous l'avons vu précédemment, cela se fait de manière hiérarchique et facilite l'équilibrage des ressources.

Organisez donc les ressources de manière hiérarchique, en plaçant les catégories les plus générales en haut et les sous-catégories spécifiques à mesure que vous descendez dans la structure. Voici un exemple de structure de répartition des ressources :

6. Configurez le projet

Configurez le projet sur un outil de gestion des ressources tel que ClickUp afin de régler tous les détails. Utilisez les tâches ClickUp pour publier la structure de répartition du travail de manière organisée. Ajoutez ensuite des ressources à chaque tâche, fixez des dates d'échéance et ajoutez des descriptions. Vous pouvez également inclure des pièces jointes ou des liens vers des fichiers externes si nécessaire.

Ne réinventez pas la roue. Utilisez le modèle d'allocation des ressources ClickUp pour suivre tous les matériaux et la main-d'œuvre dont vous avez besoin pour votre projet. Prenez des notes détaillées sur chaque ressource, gérez leur disponibilité, visualisez la structure de l'équipe et bien plus encore grâce à ce modèle de niveau intermédiaire.

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Partagez maintenant la RBS et l'installation du projet avec les parties prenantes, notamment le client, les sponsors, les chefs d'équipe et les membres de l'équipe. Invitez-les à signaler toute divergence dans les prévisions.

Utilisez la vue Liste de ClickUp pour voir toutes les tâches et ressources impliquées. La vue Tableau de ClickUp est idéale pour organiser le travail en fonction des différentes étapes. Et la vue Diagramme de Gantt de ClickUp permet de visualiser les dépendances et les échéanciers.

Si cela semble simple, c'est parce que ça l'est. Cependant, n'oubliez pas que simple ne signifie pas toujours facile. Au cours de la création d'une structure de répartition des ressources, vous pourriez rencontrer des difficultés.

Voici quelques défis auxquels les chefs de projet en gestion de projet sont régulièrement confrontés et les étapes à suivre pour les surmonter.

Défis et solutions dans la mise en œuvre de la RBS

Les projets peuvent devenir complexes, leur portée peut évoluer et les objectifs autour desquels vous avez structuré le projet peuvent changer. Voyons ce qu'il faut faire dans de tels cas.

1. Identification inadéquate des ressources

L'un des plus grands défis auxquels sont confrontés les chefs de projet est l'incapacité à identifier avec précision les ressources nécessaires. Cela peut être dû à un manque de visibilité sur le projet, à une mauvaise définition du périmètre des travaux ou à une sous-estimation des besoins.

Dans tous les cas, si votre RBS ne comprend pas toutes les ressources dont vous avez besoin, vous risquez de dépasser votre budget et de prendre du retard. Pour éviter cela :

2. Évolution des exigences du projet

Les projets agiles sont, par nature, adaptables au changement. La RBS que vous créez au début du projet peut devenir inadéquate après quelques Sprints. Bien que cela soit gênant pour la gestion des ressources, c'est également inévitable.

Pour vous adapter à cela :

Si vous utilisez un outil tel que ClickUp Docs à cette fin, vous pouvez mettre en évidence les modifications et les partager avec les parties prenantes, leur donnant ainsi la possibilité de les modifier de manière collaborative ou de laisser des commentaires. Par exemple, vous pouvez montrer les changements apportés aux coûts du projet afin que le promoteur du projet ou le responsable financier puisse les approuver.

3. Manque d'adhésion des parties prenantes

Les chefs de projet à l'étape initiale de la gestion de projet peuvent commettre l'erreur de créer la structure de répartition des ressources sans consulter leurs collègues. Malgré leurs meilleures intentions, travailler en vase clos peut entraîner par la suite des contraintes en matière de ressources.

Par exemple, un chef de projet peut supposer qu'un seul concepteur d'interface utilisateur suffit. Cependant, le responsable de l'expérience utilisateur peut ne pas disposer d'un concepteur d'interface utilisateur qui maîtrise également les micro-animations, ce qui signifie qu'il a désormais besoin de deux personnes.

Pour éviter cela, obtenez l'adhésion des parties prenantes à tous les niveaux. Encouragez toutes les parties prenantes à examiner la RBS et à donner leur accord afin de garantir une utilisation optimale des ressources.

4. Membres de l'équipe désorientés

La structure de répartition des ressources joue également le rôle de définir la structure de gestion du projet. Cela inclut les rapports hiérarchiques, les personnes chargées de superviser le travail des autres, etc.

Sans hiérarchie claire et reconnaissance active, la gestion d'équipe peut devenir chaotique. Par exemple, vous avez peut-être ajouté le développeur front-end à la hiérarchie UX, alors que la ressource peut penser qu'elle rend compte au responsable du développement.

Évitez ces situations grâce à la transparence. Publiez les structures de répartition des ressources et invitez tous les membres de l'équipe à les consulter. Veillez à ce qu'elles soient claires et visuelles afin que tout le monde puisse les comprendre facilement. Ouvrez les canaux de communication afin que chacun puisse faire part de ses préoccupations ou de ses commentaires.

Structurez vos projets et passez au niveau supérieur avec ClickUp

Les projets logiciels agiles d'aujourd'hui privilégient l'autonomie et l'autogestion, ce qui signifie que le système de brigade de Bourdain pour organiser votre travail pourrait s'avérer contre-productif. Cependant, il y a une leçon plus profonde et plus fondamentale à tirer.

La cuisine de Bourdain montre que pour mener à bien un projet de manière efficace, cohérente et dans des situations de forte pression, il est nécessaire de définir clairement qui est responsable de quoi et comment le travail passe d'une étape à l'autre, c'est-à-dire la structure de répartition des ressources.

Un outil de gestion de projet robuste tel que ClickUp peut intégrer la structure de répartition des ressources dans votre processus de planification. Sans avoir à créer un nouveau document Google Doc ou une nouvelle feuille de calcul, vous pouvez utiliser ClickUp pour conserver toute la documentation relative à votre projet au même endroit.

De plus, vous pouvez partager, effectuer des modifications en cours et collaborer avec différentes parties prenantes directement sur la plateforme. Vous pouvez également créer votre propre modèle de structure de répartition des ressources personnalisé pour une utilisation future.

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