Avez-vous parfois l'impression que la liste des tâches à faire par votre équipe pour un client est une pile de quilles enflammées avec lesquelles vous essayez de jongler ?
Seulement, vous n'avez aucun talent de jongleur et vous vous êtes déjà brûlé un sourcil ? Si vous vous reconnaissez dans ce scénario, vous avez besoin d'une nouvelle stratégie de gestion de la charge de travail.
La gestion de la charge de travail est la colle qui assure la cohésion de vos processus d'entreprise.
Sans elle, votre pile de paperasse serait aussi haute que le mont Everest. Votre stratégie de gestion de la charge de travail calendriers des projets seraient aussi désorganisés que la chambre de votre adolescent. Et la liste des tâches de vos employés serait aussi interminable que leur fil d'actualité sur les médias sociaux !
Mais qu'est-ce que la gestion de la charge de travail, au juste ? Et comment diable faire pour commencer à la mettre en œuvre dans votre entreprise ?
Dans cet article, nous allons voir ce que c'est, comment cela fonctionne, et les meilleurs.. outil de gestion de la charge de travail pour vous aider à le mettre en œuvre. Prenez l'extincteur et laissez tomber les épingles de bowling - c'est parti !
Qu'est-ce que la gestion de la charge de travail ?
La gestion de la charge de travail consiste à distribuer et à gérer efficacement le travail de votre équipe afin d'en maximiser la productivité. L'idée peut paraître simple, mais ne vous y trompez pas. Si elle est négligée, elle peut en fait accroître votre charge de travail existante.
En effet, une 2021 Bibliothèque nationale de médecine a montré que les employés sont moins satisfaits lorsqu'ils pensent avoir une charge de travail écrasante. Cela entraîne une baisse de la productivité et des taux plus élevés d'épuisement professionnel et de rotation du personnel.
Ce qu'il faut retenir ?
La gestion efficace de la charge de travail est une grande affaire !
Pourquoi la gestion de la charge de travail est-elle importante ?
Lorsque vous gérez correctement la charge de travail d'une équipe, plusieurs choses merveilleuses se produisent :
- Vous constaterez une augmentation de la charge de travaildu travail d'équipe et de la collaboration au sein de votre organisation
- Les membres de votre équipe fourniront un travail de qualité tout en respectant les délais
- Un employé sera productif tout en étant satisfait de son travail et de ses responsabilités
Cela ressemble à un rêve, n'est-ce pas ? Voyons maintenant comment vous pouvez mettre en place une gestion efficace de la charge de travail dans le monde réel.
7 étapes pour gérer efficacement les charges de travail
La planification de la charge de travail est un peu comme la plantation de "haricots magiques" au sein de votre organisation.
Au début, il se peut que vous rencontriez une certaine résistance. Mais avec le temps, les membres de votre équipe (et, par extension, vos clients) pourront tirer d'énormes bénéfices de la gestion de la charge de travail.
Voici un guide étape par étape pour rationaliser le processus de répartition de la charge de travail.
1. Utiliser un outil de gestion de la charge de travail
Il se peut que les différentes équipes de votre agence utilisent des paramètres de travail totalement différents. Cela rend l'attribution d'une tâche ou d'un projet spécifique aux membres de l'équipe plus difficile qu'elle ne devrait l'être.
En outre, toutes les données de votre entreprise seront dispersées dans des tonnes d'applications, ou pire : perdues dans une mer de chaînes d'e-mails. Votre équipe perd alors un temps précieux à suivre les données nécessaires ou les demandes des clients, ce qui signifie que chaque projet prendra plus de temps qu'il ne devrait être terminé.
Affichez plus de 15 vues dans ClickUp pour personnaliser votre travail en fonction de vos besoins
La solution ? Avant de commencer, intégrez toutes vos équipes dans un système unique de mon travail (système d'exploitation). Il servira de centre de données pour tous vos processus d'entreprise et d'outil unique pour gérer la charge de travail de vos employés.
Tout d'abord, parlons de l'éléphant dans la pièce : nous sommes peut-être partiaux, mais nous pensons qu'il est beaucoup plus facile de faire de la gestion de travail avec la bonne application, comme par exemple ClickUp . Et si vous utilisez déjà quelqu'un d'autre, vous serez surpris de voir à quel point il est facile d'importer toutes les tâches de votre projet actuel sur notre plateforme.
Ajouter le suivi du temps et les estimations de durée aux tâches ClickUp
Veillez à dresser la liste de toutes les tâches, même les plus anodines. Il peut s'agir de tâches administratives telles que la gestion de la boîte de réception, la documentation des processus et même la course quotidienne au café !
Cela peut sembler stupide, mais omettre des tâches courantes qui prennent du temps de travail quotidien est une erreur courante de gestion du temps. Il est de loin préférable de prévoir du temps pour ces courses au café que d'avoir toujours 15 minutes de retard sur l'horaire.
Mais ce n'est pas la seule chose que vous devez estimer : vous devez également déterminer le temps que chaque tâche devrait idéalement prendre. Cela peut se faire de plusieurs façons :
- Estimer en se basant sur les informations contenues dans le fichierle forfait du projet* Utiliser un outil de suivi du temps ou de gestion de projet
- Baser la durée d'exécution de chaque tâche sur les expériences précédentes
Suivez les estimations de durée sans quitter votre navigateur en utilisant l'extension Chrome de ClickUp
Si vous n'êtes pas sûr du temps que devrait prendre une tâche ou du temps qu'elle a pris par le passé, utilisez l'extension Chrome de ClickUp L'extension Chrome de ClickUp pour suivre le temps passé sur chaque tâche.
Jauger la capacité personnelle de chaque employé
La productivité de l'équipe est essentielle.
Et quand on pense à la gestion des ressources il ne s'agit pas seulement de distribuer un nombre égal de tâches aux employés. Chaque personne a un style de travail et des compétences différentes. Certains peuvent jongler avec plusieurs tâches techniques, d'autres non.
Bonus: Outils de gestion des ressources Vous devez maintenant déterminer la capacité de travail de chaque membre de l'équipe. À cet effet, quelle est la meilleure façon de le faire ? Avec les fonctionnalités de gestion de la charge de travail de l'équipe !
Utilisez la vue Charge de travail de ClickUp pour savoir qui est en avance ou en retard et faites facilement glisser les tâches pour réaffecter les ressources
L'outil de gestion de la charge de travail Vue Charge de travail vous permet de paramétrer une capacité de travail quotidienne/hebdomadaire pour chaque utilisateur sur la base de vos discussions avec lui. Vous pouvez définir des capacités en heures, en tâches ou même en Points de récit Scrum .
Demandez simplement à vos employés de donner leur avis. Demandez à chaque membre de l'équipe de vous dire en privé ce qu'il pense de sa charge de travail. Notez ce qui se trouve dans leur assiette et indiquez s'ils peuvent assumer plus de tâches ou s'ils ont besoin d'en réduire le nombre.
Ainsi, vous saurez si vos employés ont une charge de travail trop importante et vous pourrez redistribuer le travail si nécessaire.
Faire preuve de sagesse et établir des priorités !
Toutes les tâches ne sont pas égales. Une sortie au Starbucks n'est pas aussi importante que la fin des modifications en cours de l'article de blog d'un client. C'est pourquoi vous devez apprendre à établir des priorités .
L'établissement de priorités vous permet de vous assurer que, quelle que soit la capacité de votre équipe, vous vous concentrez toujours sur les choses les plus importantes en premier. Elle vous aide à dépenser le plus d'énergie possible pour les échéances difficiles et à ne pas trop stresser pour des choses qui peuvent être repoussées.
Regrouper les tâches sur votre Tableau Kanban par statut, champs personnalisés, priorité, et plus encore dans l'affichage Tableau de ClickUp
Pour bien faire la priorisation, vous devez communiquer clairement à votre équipe les tâches qui doivent être achevées en premier, celles qui ont des délais impératifs et celles qui peuvent être repoussées si nécessaire. Pour prendre ces décisions, nous vous recommandons d'utiliser une simple matrice de points avec 3 points possibles pour les éléments suivants :
- Qui est à l'origine de la demande de projet? _La personne qui demande la tâche est un facteur important. Si le PDG a demandé quelque chose, la valeur stratégique de la tâche ou les dépendances n'ont pas vraiment d'importance - la priorité est donnée par défaut.
- Attribuez la note "1" s'il s'agit d'un demandeur de niveau inférieur ou individuel
- Attribuez la note "2" s'il s'agit d'un demandeur de niveau inférieur ou individuel
manager d'équipe
- Notez cette note "3" s'il s'agit d'une direction exécutive
- *Si la tâche doit être achevée avant que d'autres membres de l'équipe puissent faire leur part du projet, elle devrait avoir une priorité plus élevée parce qu'elle affecte d'autres personnes.
Notez "1" s'il s'agit d'un projet ponctuel indépendant de vos autres tâches- Attribuez-lui la note "2" s'il fait partie d'une dépendance, mais que le projet dans son ensemble n'est pas axé sur les délais
- Attribuez la note "3" si le projet fait partie d'une dépendance et que le projet dans son ensemble est soumis à une date limite stricte
- *Le projet est-il associé à une stratégie ou à une initiative plus vaste de l'entreprise ? Les projets qui s'inscrivent dans le cadre des objectifs plus vastes de l'entreprise doivent être privilégiés par rapport à ceux qui sont nécessaires à des initiatives plus modestes et circonscrites.
Notez "1" s'il s'agit d'un projet limité qui n'est pas lié à une stratégie plus large- Attribuez la note "2" s'il s'agit d'un projet vaguement lié à des initiatives stratégiques plus vastes
- Attribuez la note "3" à ce projet s'il fait partie intégrante d'une initiative plus vaste de l'entreprise
Utilisez cette matrice pour attribuer une note objective à la priorité de chaque projet - et faites en sorte que les membres de l'équipe sachent si une mission est flexible en termes de délais.
Créez des automatisations simples sur vos tâches pour attribuer ou changer la priorité lorsqu'une certaine action est effectuée
PREMIÈRES CHOSES D'ABORD Bonus ClickUp : Des outils simples de gestion de la charge de travail de l'équipe facilitent la mise en place d'un système de gestion des ressources humaines Priorité pour chaque tâche importante, avec un intervalle allant de "Faible" à "Urgent" Le tri par urgence aide votre équipe à visualiser ses tâches prioritaires. Vous pouvez même créer des automatisations simples dans ClickUp pour paramétrer une priorité spécifique niveau de priorité lorsqu'une tâche est assignée à une certaine personne ou qu'elle atteint une date d'échéance.
3. Utiliser l'allocation des ressources pour les compétences en matière de gestion de la charge de travail de l'équipe
Après avoir fini d'évaluer les tâches et les capacités de votre équipe, il est temps de distribuer le travail, n'est-ce pas ? Mais attendez... pas si vite.
Vous ne pouvez pas choisir n'importe qui pour n'importe quel projet. Enfin, peut-être que vous pouvez. Mais ce serait aussi efficace que de demander à Hulk de fabriquer des cygnes en origami.
_Bonus: Resource leveling*
Attribuer les bonnes tâches aux bonnes personnes
La clé d'une gestion intelligente de la charge de travail réside dans l'attribution aux bonnes personnes des bonnes tâches l'étendue du travail à la bonne personne. Assurez-vous que vous ou votre gestionnaire de projet connaissez les paramètres, le tempérament, la disponibilité et les points forts de chaque membre de l'équipe avant le début de l'établissement du calendrier des travaux.
Par exemple, si l'un de vos employés est très doué pour les détails, mais qu'il a du mal à respecter les délais sous pression, il n'est probablement pas le meilleur choix pour un projet d'exercice d'évacuation en cas d'incendie. De même, votre créatif à l'imagination débordante ne fera peut-être pas le meilleur rédacteur en chef.
Tenez compte des points forts de chacun, puis confiez les tâches les plus prioritaires en premier lieu. Une fois cette tâche accomplie, vous pouvez assigner le reste (ne vous inquiétez pas, vous finirez bien par aller chercher votre Starbucks... un jour ou l'autre).
La vue Charge de travail de ClickUp donne un aperçu des indicateurs de votre projet afin d'avoir une étape d'avance
Vous voulez gagner des points en tant que manager ? Lorsque vous assignez un travail à un membre de l'équipe, faites-lui savoir pourquoi vous l'avez choisi pour cette tâche. Cela rend leur travail plus significatif et plus intéressant.
Plus vos employés sont confiants dans leurs tâches, plus leur productivité sera élevée. C'est aussi simple que cela !
Créez des délais réalistes
Une fois que vous avez attribué toutes vos tâches, vous devez fixer des échéances. Lorsque vous commencez à planifier votre charge de travail, veillez à ce que ces échéances soient "réalisables"
Même avec les applications les plus intuitives comme ClickUp, vous devez vous attendre à une période de rodage, le temps que votre équipe s'approprie les nouveaux flux de travail. Faites en sorte que vos délais pour le premier cycle soient aussi indulgents que possible.
Utilisez les informations que vous avez recueillies sur les estimations de durée des tâches précédentes, la capacité des employés et les paramètres connus pour faire votre meilleure estimation de la durée de chaque tâche. Ajoutez ensuite un peu plus de temps pour tenir compte des circonstances imprévues.
Utilisez l'Échéancier de ClickUp pour assigner des tâches, modifier les échéances et afficher les charges de travail
Lorsque les employés respecteront ces échéances, cela renforcera leur confiance : en eux-mêmes et dans votre nouveau système. Disposer du bon outil pour modifier les charges de travail - et le faire rapidement - est essentiel à la productivité de tous les chefs d'équipe.
TRAVAIL D'ÉQUIPE > TALENT Bonus ClickUp : L'attribution de tâches dans ClickUp est simple ! Il suffit de créer une tâche et de l'assigner à une ou plusieurs personnes plusieurs employés ou Les équipes . Après avoir distribué les tâches, paramétrez les dates de début et d'échéance pour chaque membre de l'équipe. Vous craignez de devoir gérer des échéances contradictoires ? Visualisez les tâches de votre équipe dans la vue Échéancier pour équilibrer les dates de début et d'échéance de chacun, le tout à partir d'un seul et même échéancier du projet .
4. Aidez vos employés à planifier avec des modèles de gestion de la charge de travail
Ok, vous avez identifié vos tâches et leur durée, et vous savez quels employés sont responsables de quoi. A partir de là, c'est le pilote automatique, non ?
Pas si vite !
Si ce modèle de planification du flux de travail est nouveau pour votre équipe, il se peut qu'elle (et vous !) ait besoin d'un peu plus d'assistance pour s'organiser. Et même si le flux de travail n'est pas nouveau, plus votre modèle de gestion de la charge de travail devient mature, plus votre processus devrait devenir un modèle.
Les modèles font deux choses pour la gestion de la charge de travail : Ils aident les équipes qui découvrent le processus à se mettre au diapason plus rapidement, et ils aident les équipes matures à automatiser davantage les bonnes choses dont elles savent qu'elles fonctionnent.
Voici cinq modèles de charge de travail pour vous aider à démarrer :
1. Modèle de charge de travail de l'employé ClickUp
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/10/CleanShot-2022-10-18-at-21.44.00@2x.png Modèle de gestion de la charge de travail des employés par ClickUp /$$$img/
Supervisez facilement les capacités hebdomadaires des membres de l'équipe avec le modèle de gestion de la charge de travail des employés de ClickUp
Le Modèle de charge de travail pour les employés ClickUp permet aux membres de l'équipe et aux managers de déterminer leur capacité de charge de travail quotidienne et hebdomadaire, et de voir la quantité de travail attribuée à chaque employé.
2. Modèle de blocage de l'horaire ClickUp
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/11/ClickUp-Schedule-Blocking-Template.png Modèle de blocage de l'horaire ClickUp /$$$img/
Utilisez des champs personnalisés pour adapter votre emploi du temps dans ClickUp et hiérarchiser votre travail
Le Modèle de blocage de l'horaire ClickUp permet aux membres de l'équipe de suivre et de visualiser leurs charges de travail passées, présentes et à venir à l'aide de l'outil de planification de l'emploi du temps de ClickUp technique de blocage du temps .
3. ClickUp Modèle simple de gestion des tâches
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/07/task-management-template-by-clickup-1400x909.png modèle de gestion des tâches ClickUp /$$$img/
Utilisez le modèle de gestion des tâches simple pour mieux organiser et hiérarchiser le travail de vos équipes
Vous souhaitez simplifier votre les listes de tâches de vos équipes ? Essayez le ClickUp Modèle simple de gestion des tâches pour donner à vos employés la possibilité d'obtenir une liste quotidienne personnalisée de tâches, y compris le travail, les projets personnels, le PTO, etc.
4. Modèle ClickUp d'entretien en tête-à-tête entre l'employé et le manager
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/02/ClickUp-Employee-and-Manager-1-on-1-Template.png ClickUp Employé et Manager Modèle 1-on-1 /$$$img/
Documentez tout ce qui se passe lors de vos réunions en tête-à-tête de manière effacée grâce à ce modèle simple
La gestion de la charge de travail commence par la compréhension par les employés de ce que l'on attend d'eux. Cela signifie que vous, en tant que chef d'équipe, devez définir clairement les objectifs de productivité, la gestion du temps et l'établissement de priorités pour les projets. Le meilleur moyen d'amener vos collaborateurs individuels sur la même page est d'établir un document individuel détaillé qui suit tous ces aspects.
5. Modèle de suivi de réunion ClickUp
Utiliser le modèle de procès-verbal de réunion de gestion de projet modèle de compte-rendu de réunion de projet dans ClickUp et éviter la perte d'informations ou de discussions
Envisagez de les faire sur Slack, par exemple, afin que les membres de l'équipe puissent vous informer au moment qui leur convient, en limitant l'interruption de leur flux de travail. Certains employés ne se sentiront jamais complètement achevé de se défouler sur leur patron - et ce n'est pas grave !
Organisez un compte rendu hebdomadaire de l'équipe où tout le monde peut se réunir pour partager des stratégies et faire part de ses doléances. Et envisagez d'utiliser une application de participation anonyme telle que ScatterSpoke afin que chacun puisse partager ses sentiments sans pression.
Mettez l'accent sur la collaboration, pas sur les interruptions
Il n'y a rien de plus ennuyeux que d'envoyer un message important à votre employé et de ne pas avoir de nouvelles pendant des heures, n'est-ce pas ? À vrai dire, quelle partie de "Où est mon café au lait ?" n'ont-ils pas comprise ?!
Blagues à part, les messages non traités ralentissent votre progression, ce qui complique la gestion de votre charge de travail. Lorsque vous concevez votre processus de gestion de la charge de travail, veillez à ce que l'accent soit mis sur la suppression des silos, et non sur la création de nouveaux silos.
Créez des tâches d'équipe pour que chacun ait une visibilité sur ce que font les autres membres de l'équipe. S'ils peuvent consulter les statuts sans avoir à interrompre le flux de travail de quelqu'un d'autre ? C'est encore mieux.
Rassemblez tout votre travail dans un aperçu de haut niveau grâce aux tableaux de bord Tableau de bord de ClickUp peut servir de centre de contrôle de mission où vous surveillez et suivez la façon dont votre équipe gère sa charge de travail. Vous pouvez remplir chaque tableau de bord avec des tonnes d'informations sur la charge de travail de votre équipe Widgets personnalisés tels que des diagrammes, des calculs, des blocs de texte et bien d'autres encore, chacun d'entre eux recueillant des données spécifiques provenant de l'ensemble de votre équipe !
Mais ce n'est pas tout. Vous avez également accès à des tonnes de widgets de rapports sur les tâches pour obtenir des informations détaillées sur la façon dont votre équipe gère les tâches. Par exemple, vous pouvez utiliser :
- Diagrammes de vélocité : Achevez le taux d'achèvement d'un ensemble de tâches et estimez mieux la capacité réelle de la charge de travail de votre équipe
- Diagrammes de flux cumulés : Vérifiez la progression de votre projet et identifiez les goulets d'étranglement qui auraient pu résulter d'une mauvaise répartition de la charge de travail
- Objectifs : Définissez et suivez les objectifs de l'entreprise, les objectifs et les objectifs de l'entrepriseOKR Bonus ClickUp: Un autre excellent moyen de contrôler la charge de travail de votre équipe est d'utiliser la fonction Vue Équipe. Il permet de visualiser ce sur quoi un employé travaille ainsi que sa capacité de travail actuelle. Vous pouvez facilement identifier les personnes surchargées et réattribuer des tâches à celles qui peuvent en assumer davantage.
La vue Équipe est le moyen le plus rapide d'afficher toutes les tâches de votre équipe
BOX IT UP Bonus ClickUp : La vue Box est un autre excellent moyen de contrôler la répartition de la charge de travail de votre équipe. Elle permet de visualiser ce sur quoi un employé travaille ainsi que sa capacité de travail actuelle. Vous pouvez facilement identifier les personnes surchargées et réattribuer des tâches à celles qui peuvent en assumer davantage.
7. Automatisation du travail et centralisation de la visibilité
Après avoir résolu les éventuels problèmes liés au flux de travail au cours des premiers cycles, recherchez d'autres possibilités d'améliorer encore votre efficacité.
Ne sautez pas cette étape !
Au cours du cycle de vie d'un projet, il arrivera un moment où votre équipe devra faire face à une charge de travail importante. La gestion de la charge de travail vous aide à être proactif grâce à ces stratégies de gain de temps dès maintenant, afin de vous épargner du stress plus tard.
Automatisation des tâches répétitives
Le moyen le plus simple d'alléger la charge de travail consiste à identifier les tâches banales qui peuvent être Terminées 2 heures par jour à travers l'automatisation de la gestion de la charge de travail ! Ces outils permettent d'automatiser l'essentiel des processus de gestion des tâches.
Bien sûr, vous pouvez toujours choisir des outils d'automatisation sur étagère. Mais pourquoi encombrer les applications de votre équipe alors que vous pouvez investir dans un logiciel de gestion de la charge de travail tout-en-un qui est chock full d'automatisations ?
Imaginons que vous souhaitiez créer une automatisation qui permette à un employé de savoir immédiatement s'il a une nouvelle tâche urgente à achever. Heureusement, vous êtes un décideur brillant et vous avez décidé d'utiliser ClickUp pour la gestion de la charge de travail !
Tout ce que vous avez à faire, c'est d'utiliser l'automatisation "A chaque fois qu'une tâche se voit attribuer une priorité "Urgent", la tâche passe automatiquement à "Ouvert"." Bam. Dès qu'une tâche est étiquetée comme urgente, votre employé en est informé.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/08/image4.gif Automatisation personnalisée dans ClickUp /$$img/
Utilisez des recettes d'automatisation préconstruites ou personnalisez-les en fonction de vos besoins, afin que votre équipe puisse se concentrer là où c'est le plus important
Choisissez parmi une liste de plus de 50 recettes intégrées automatisations ou créez les vôtres !
Utiliser un Tableau Kanban pour une perspective différente
A Tableau Kanban est un outil compact mais puissant qui vous permet de vous assurer que vos processus d'entreprise se déroulent sans heurts. Mon à faire travail ?
Il visualise votre projet flux de travail et vous montre le statut de chaque tâche dans une présentation physique ou tableau des tâches virtuel . Votre équipe peut alors faire glisser et déposer les tâches dans les colonnes de statut appropriées au fur et à mesure de leur progression, comme ceci :
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/07/image10.gif Regroupement des tâches dans la vue Tableau de ClickUp /$$$img/
Regrouper les tâches de votre tableau Kanban par statut, champs personnalisés, priorité, et plus encore dans l'affichage Tableau de ClickUp
En cours, toute votre équipe peut voir la progression du projet en temps réel. Ce processus de gestion de la charge de travail donne à toutes les personnes impliquées une meilleure idée de la durée d'un projet et des personnes responsables de chaque partie de celui-ci.
Le gestionnaire de projet doit également identifier les tâches qui stagnent sur le Tableau Kanban, ce qui indique des goulets d'étranglement dans le processus. Il peut alors affecter une ressource (ou un membre de l'équipe) pour l'aider à résoudre la tâche.
PERSONNALISEZ VOTRE AFFICHAGE COMME VOUS LE SOUHAITEZ ClickUp Bonus: Nous offrons un tableau Kanban à la gestion de projet utilisez Vues flexibles pour visualiser les tâches dans une liste de tâches, un diagramme Gantt pour visualiser les dépendances, et d'autres vues afin que vous puissiez choisir la perspective qui fonctionne le mieux pour votre équipe. Utilisez les Vues flexibles pour visualiser les tâches dans une liste de tâches, un tableau Kanban ou un Échéancier.
FAQ sur la gestion de la charge de travail
Quels sont les défis courants en matière de gestion de la charge de travail ?
Les défis liés à la gestion de la charge de travail peuvent varier en fonction du secteur d'activité, de la taille de l'entreprise et des responsabilités individuelles. Toutefois, les défis les plus courants sont les suivants :
- Charge de travail écrasante : Il peut être difficile de gérer une charge de travail trop lourde ou trop exigeante, ce qui entraîne du stress, de l'épuisement professionnel et une baisse de la productivité.
- Manque de hiérarchisation des priorités : En l'absence de priorités claires, il peut être difficile de déterminer quelles tâches sont les plus importantes et comment allouer les ressources de manière efficace.
- Une mauvaise gestion du temps : Techniques de gestion du temps sont essentielles pour la gestion de la charge de travail, mais de nombreuses personnes luttent contre la procrastination, les distractions et d'autres pièges de la productivité.
- Ressources inadéquates : Un manque de ressources, telles que le personnel, la technologie ou le budget, peut entraver la capacité d'une personne à gérer efficacement sa charge de travail.
- L'élargissement du champ d'application : Les attentes peuvent changer ou s'étendre au-delà de ce qui a été convenu initialement, entraînant une augmentation de la charge de travail sans augmentation correspondante des ressources.
Qui doit gérer la planification de la charge de travail ?
Selon la structure de votre organisation, la gestion de la charge de travail peut se faire en solo ou en groupe.
Si votre entreprise est très cloisonnée et que les départements semblent fonctionner comme leurs propres mini-entreprises, il est probablement plus judicieux d'être un loup solitaire dans votre forfait. En revanche, les équipes qui sont très collaboratives et qui travaillent fréquemment avec d'autres personnes pour achever des projets qui nécessitent probablement que tout le monde se mette d'accord.
Quels sont les avantages d'une gestion efficace de la charge de travail ?
Les outils de gestion de la charge de travail vous permettent de voir tout ce qui se passe dans l'entreprise. Et ils donnent à votre équipe la même visibilité !
Le fait de savoir où en sont les projets permet d'éliminer les problèmes de communication et les silos de projets. Et surtout ? Cela permet à votre équipe d'être sur la même page et de travailler efficacement. Et cela se traduit par des clients plus satisfaits qui reçoivent leurs projets à temps.
Les systèmes de gestion de la charge de travail aussi :
- Veillent à ce qu'aucune ressource du projet (logiciel, temps, compétences des employés) ne soit gaspillée
- Vous affichent clairement la progression de votre projet
- Vous indiquent les processus d'entreprise qui ralentissent votre travail
- Vous informent des dates d'échéance et des budgets du projet
- Fermé les écarts de communication entre les différents services
Mettre en place une gestion efficace de la charge de travail avec ClickUp
La gestion de la charge de travail est comme une trousse de secours pour votre organisation. C'est un excellent moyen de préserver le bien-être de votre équipe lorsqu'elle est confrontée à une charge de travail importante. De plus, elle leur donne un coup de pouce instantané en termes de productivité !
Toutefois, la gestion manuelle des charges de travail est une pilule difficile à avaler. Vous avez besoin d'un outil de gestion de projet dédié - qui n'est pas seulement pratique pour les managers de projet expérimentés - pour faire toutes les tâches lourdes comme la distribution de la charge de travail, le suivi de la progression de l'équipe, la création de rapports, et plus encore.
Heureusement, des outils comme ClickUp disposent de nombreuses fonctionnalités, notamment l'Échéancier, la Charge de travail et la Vue Équipe, qui facilitent ce processus.
Avec Le forfait Free de ClickUp vous bénéficiez d'un nombre illimité d'utilisateurs et de projets. Avec le forfait payant, vous obtenez un stockage illimité et des intégrations illimitées pour vous aider avec la charge de travail de votre équipe.
En d'autres termes, il s'agit d'une solution de stockage et d'intégration illimitée inscrivez-vous à ClickUp et diagnostiquez et résolvez vos problèmes de productivité dès aujourd'hui !