Que faut-il pour achever un projet avec succès ? Des personnes, du temps et de l'argent ? Oui, mais ce n'est pas tout. Pour achever un projet avec succès, il est nécessaire de planifier correctement les ressources pour les affecter aux bonnes tâches, au bon moment et dans une commande logique.
Il n'est donc pas surprenant que les entreprises risquent de perdre millions de dollars en coûts réels et en coûts d'opportunité dus aux retards ou aux dépassements de budget.
En tant que gestionnaire de projet, une planification efficace des ressources est la clé de la réussite.
Qu'est-ce que la planification des ressources ?
La planification des ressources est un élément essentiel de la gestion de projet, qui consiste à assigner aux membres de l'équipe disponibles des tâches spécifiques à achever dans un délai prédéterminé. Il existe principalement deux méthodes de planification des ressources : Les contraintes de temps et les contraintes de ressources.
Programmation des ressources en fonction du temps
Si l'échéance du projet est fixée, vous affecterez les ressources de manière à achever le travail dans les délais impartis. Dans ce cas, le délai est fixe, mais les ressources sont flexibles. Les organisations de services professionnels ou les agences disposant de ressources supplémentaires en attente d'un projet utilisent généralement la planification des ressources en fonction du temps.
Cette méthode s'applique également aux projets dont la date de lancement est fixée. Par instance, si vous envisagez un lancement pour Noël, vous êtes limité au 25 décembre (ou plus tôt).
Programmation en fonction des ressources
En revanche, si vous disposez d'un nombre limité de ressources, vous allez forfaiter le projet en fonction de la disponibilité et de la capacité des ressources.
Cette méthode de gestion des ressources exige une certaine souplesse dans les échéanciers. La planification à ressources limitées est généralement utilisée par les entreprises de produits ou les équipes internes, où vous embauchez des membres d'équipe supplémentaires ou des entrepreneurs. Par exemple, lorsque ClickUp ajoute des fonctionnalités IA à notre plateforme, nous planifions le projet avec notre équipe de gestion des ressources humaines contraintes de ressources à l'esprit.
Quoi qu'il en soit, un programme de ressources est fondamentalement régi par les ressources et le temps. Prenons l'exemple d'une d'une équipe de production de contenu . Elle compte des analystes en référencement, des rédacteurs, des éditeurs, des concepteurs et des éditeurs. Ici, chaque personne accomplit sa tâche après avoir achevé la précédente. Vous devez donc planifier les ressources de manière séquentielle sous la forme d'un sprint bimensuel.
- Recherche de référencement et briefing du jour 1 au jour 3
- Rédaction du jour 4 au jour 9
- Modification en cours du 10 au 12
- Conception du jour 13 au jour 15
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Même ce simple calendrier de ressources présente des difficultés. Comme le montre le diagramme ci-dessus, un analyste SEO ou un éditeur a besoin de trois jours pour achever sa tâche, tandis que le rédacteur a besoin de six jours pour la sienne.
Teams : si cette équipe disposait d'une ressource pour chaque compétence, toutes les personnes, à l'exception du rédacteur, seraient sous-utilisées. C'est précisément ce problème qu'une planification efficace des ressources cherche à résoudre.
Pourquoi la planification des ressources est-elle importante dans la gestion de projet ?
Le coût de la main-d'œuvre représente jusqu'à "70 % des dépenses totales de fonctionnement d'une organisation" suggère la recherche du Human Capital Management Institute (HCMI). Cela signifie que si les employés sont votre plus grand atout, ils sont aussi votre plus grande dépense. Vous devez donc les utiliser de manière optimale et efficace.
Optimiser les ressources
charge de travail vue de ClickUp
Vous remarquerez que nous n'avons pas parlé de "maximiser les ressources humaines", car la meilleure utilisation des compétences d'une personne n'équivaut pas toujours à 100 % de son temps. En fait, " Recherche Gartner montre que les équipes moins sollicitées peuvent réduire de 30 % ou plus le temps nécessaire à la création de valeur pour l'entreprise."
La planification des ressources donne aux gestionnaires de projet les moyens d'utiliser efficacement le temps des membres de leur équipe. Elle leur permet d'utiliser au mieux les personnes et les compétences disponibles pour maximiser les résultats.
Respecter les délais et le budget
La planification des ressources permet d'achever le projet dans les délais et le budget impartis.
Elle vous permet de visualiser le déroulement futur du projet et de prendre les mesures nécessaires forfaits d'urgence bien à l'avance. Lorsqu'un évènement inattendu survient, ajustez ou pivotez si nécessaire.
Fournir des services de qualité
La planification d'un projet est plus qu'une calendrier des ressources . Il s'agit d'une visualisation transparente du déroulement d'un projet. Il contient les tâches du projet, les responsabilités, les dépendances, les transferts, la collaboration, les cycles de retour d'information, etc.
Avec une telle vue d'ensemble, chaque membre de l'équipe comprend son rôle dans le cycle de vie du projet. Ainsi, ils collaboreront plus efficacement avec leurs pairs, recevront des transferts holistiques et transmettront des instructions claires. Ensemble, ils fourniront des services qui répondent aux normes attendues.
Réduction des coûts
Il est facile d'identifier les lacunes de votre forfait lorsque vous planifiez vos ressources à l'avance. Les gestionnaires de projet ont ainsi le temps et la possibilité d'embaucher à l'avance ou de remanier leurs équipes pour combler les lacunes.
En l'absence d'un calendrier des ressources, les lacunes apparaîtront fréquemment au cours du projet, ce qui obligera tout le monde à se démener pour trouver des solutions et entraînera des dépenses inutiles. Les lacunes dans le calendrier de votre projet entraînent également des problèmes de gestion des ressources liés à l'engagement, aux performances et à la fidélisation des employés.
Des examens et des rétrospectives solides
Un bon examen consiste à mesurer les résultats par rapport à un forfait, le calendrier des ressources faisant office de forfait. Les bilans vous aident à comprendre s'il y a eu des retards, des dépassements de budget, des problèmes de collaboration ou d'autres défis interpersonnels. Sur cette base, structurez vos forfaits d'amélioration continue pour les projets futurs.
Avantages de l'ordonnancement des ressources
L'objectif de tout projet est de générer ou d'augmenter les revenus. La planification des ressources vous permet d'obtenir les résultats escomptés.
Pour les membres de l'équipe
Avec un calendrier des ressources clair, visible et transparent, chaque membre de l'équipe sait exactement ce qu'il doit faire, selon quelles normes et dans quels délais. Par conséquent, ils ont :
- La clarté de leur rôle pour faire leur meilleur travail, en assumant la responsabilité de leurs résultats
- Un chemin vers l'achevé pour forfaiter les vacances, les pauses, les congés sabbatiques et autres évènements importants de la vie
- Un sens de l'objectif pour connecter leurs tâches aux objectifs de l'entreprise, ce qui favorise la validation
- L'engagement sur le lieu de travail pour une meilleure collaboration
- La visibilité des performances pour atteindre leurs objectifsobjectifs tout au long du projet et de comprendre comment leur réussite sera évaluée
Établir des objectifs mesurables pour les tâches et les projets avec une progression automatique pour atteindre plus efficacement les objets avec des échéanciers définis et des cibles quantifiables
Pour les gestionnaires de projet
Les responsables géreront efficacement les projets, les tâches, les équipes et les résultats grâce à une solide l'allocation des ressources pour fournir les éléments suivants :
- Un regard Effacées sur qui fait quoi, optimisant l'utilisation et l'engagement des employés
- Un aperçu des lacunes ou des surcharges pour y remédier et maintenir le projet sur la bonne voie
- Capacité à prévoir les retards ou les dépassements de budget pour prévenir les problèmes et se préparer à ceux qui sont inévitables
- Capacité d'adaptation aux changements liés à l'évolution des demandes du marché, des besoins des clients ou des structures organisationnelles
- Liberté de communiquer le statut du projet de manière précise et régulière à la direction
Pour l'organisation
Une planification efficace des ressources permet à l'organisation de tirer le meilleur parti de l'équipe.
- Embaucher **les bonnes personnes au bon moment
- Facturer au client le bon prix sur la base d'une estimation quasi exacte de l'effort et de la durée
- Identifier les lacunes en matière de compétences ou de capacités afin de forfaiter la stratégie d'apprentissage et de développement
- Prévoir avec précision la demande de ressources
- Prévenir les dérives
Comment créer un calendrier des ressources ?
1. Déterminer la portée du projet et les besoins en ressources
Avant d'entamer le processus de planification des ressources, commencez par déterminer la portée du projet et les ressources dont vous avez besoin pour l'achever. À faire, tenez compte des éléments suivants.
Le temps dont vous disposez : Ne vous limitez pas au nombre de jours de travail. Pensez également à d'autres jours de congé, comme un long week-end ou un grand évènement interne auquel votre équipe pourrait participer.
Compétences nécessaires : Identifiez toutes les compétences dont vous avez besoin pour achever le projet, y compris les compétences techniques, opérationnelles et managériales.
Ressources nécessaires : Une personne peut avoir plus d'une compétence. Plusieurs personnes peuvent avoir la même compétence. Créez la combinaison optimale de membres de l'équipe pour constituer les compétences dont vous avez besoin.
Structure de répartition du travail (SRT): Décomposez le projet en petits éléments hiérarchisés et gérables, c'est-à-dire en tâches.
Dépendances : Décrivez l'ordre dans lequel vos équipes doivent achever les tâches et comment l'une d'entre elles influence les activités en amont ou en aval.
Contraintes : S'agit-il d'un délai serré ? le calendrier du projet ? Le nombre de personnes est inférieur à celui dont vous pensez avoir besoin ? Le budget est-il limité ? Votre équipe travaille-t-elle sur des fuseaux horaires différents qui ne se chevauchent pas ?
Identifiez tous les obstacles que vous êtes susceptible de rencontrer. Évaluez également la demande de ressources au sein de votre organisation pour un meilleur partage des compétences.
Les résultats attendus du projet et les mesures de la réussite : Mettez par écrit ce que vous attendez de chaque membre de l'équipe et comment vous mesurerez ses performances. Vous vous assurerez ainsi que tout le monde est sur la même page et travaille en tandem.
2. Choisir un outil de gestion des ressources
Les entreprises utilisent depuis longtemps des tableaux et des feuilles de calcul pour planifier les ressources. Mon travail est efficace pour les tâches simples et séquentielles comme celle présentée ci-dessus. Cependant, lorsque les équipes s'agrandissent, que les tâches deviennent complexes et que les dépendances augmentent, vous avez besoin d'un logiciel de planification des ressources conçu pour répondre à vos besoins.
Toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour planifier les ressources font partie de l'application de gestion de projet ClickUp.
- Tâches du projet
- Les utilisateurs peuvent attribuer des tâches spécifiques à
- Possibilité de voir les charges de travail et de les adapter aux besoins actuels
- Dépendances entre les tâches et les projets
- Outil de suivi du temps et feuilles de temps pour une gestion plus simple
- Liste, Kanban, calendrier etVues diagramme Gantt* Tableaux de bord pour une évaluation rapide des performances
- Documentation, commentaires et tableaux blancs pour la collaboration
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/09/Project-Milestones-in-ClickUp-Gantt-View-1.gif Jalons du projet dans la vue Gantt de ClickUp /$$img/
Transformez vos tâches les plus importantes en jalons pour créer une représentation visuelle de la progression de vos projets
ClickUp dispose également de capacités de glisser-déposer faciles, d'une interface conviviale, de notifications et de flux de travail personnalisables pour rendre la planification de vos projets simple et efficace.
3. Créer des tâches
Gérez les tâches et les projets, et collaborez efficacement avec votre équipe en utilisant ClickUp
Une fois que vous avez choisi votre outil de gestion des ressources, paramétrez le projet comme une collection de sous-projets, de tâches, de sous-tâches et de checklists. Avec ClickUp, vous disposez d'une flexibilité achevée en ce qui concerne vos gestion des tâches .
Personnalisation : Créez la structure requise avec Automatisation les points de sprint, les données des champs personnalisés, etc.
Hiérarchie : Créez des sous-tâches imbriquées et modifiez-les facilement. Vous pouvez également définir des dépendances pendant que vous y êtes.
Groupement : Regroupez les tâches par catégories, créez des statuts personnalisés, attribuez des priorités et ajoutez des étiquettes. Liez les tâches, les documents et les intégrations pour permettre à chaque membre de l'équipe d'accéder aux connaissances.
Tâches récurrentes : Définissez des réunions hebdomadaires ou des rappels quotidiens comme des tâches récurrentes à ajouter automatiquement à votre liste.
Modèles : Utilisez des modèles de tâches pour créer un flux de travail pour les tâches répétitives. Par exemple, vous pouvez configurer un modèle de relations avec les candidats à réutiliser chaque fois que quelqu'un soulève une nouvelle demande d'embauche.
Jalons : Fixez des objectifs pour achever les étapes essentielles de votre projet. Prenez également le temps de les célébrer.
4. Attribuer des ressources au projet
Assurez-vous que vos commentaires sont vus en attribuant des commentaires aux utilisateurs directement dans les tâches, et affichez rapidement les commentaires attribués dans une Checklist
Affectez des personnes à chaque tâche/sous-tâche. Grâce à l'outil de gestion des ressources de ClickUp, vous pouvez affecter plusieurs personnes à une tâche. Vous pouvez également ajouter des spectateurs, qui recevront des notifications en cas de mise à jour ou de changement de statut.
Utilisez la vue ClickUp Box pour connaître le degré d'occupation ou de disponibilité des membres de l'équipe. Utilisez la vue Charge de travail pour déterminer si chaque membre de l'équipe est en surcharge ou en sous-capacité. Activez le suivi du temps et les estimations pour ne pas perdre de vue la progression.
5. Évaluer la faisabilité
Une fois que vous avez mis en place le paramètre, il est temps de vérifier et de s'assurer que tout va bien. Utilisez l'outil 15+ affichés ClickUp propose de faire cela.
Affichage du Calendrier : Affichez le calendrier (jours, semaines ou mois) pour la gestion du temps et de voir si les jalons s'alignent sur les échéances du projet.
Vue Gantt : Utilisez la vue Gantt pour vous assurer que les tâches exécutées en parallèle ne sont pas dépendantes les unes des autres. Déplacez-les pour que le transfert des tâches d'une étape à l'autre se fasse en douceur, ce qui renforce la gestion des ressources. Dans ClickUp, vous pouvez également identifier le chemin critique et les marges de manœuvre pour reprogrammer une partie du travail sans affecter les délais plus importants.
Organisez les projets, planifiez les échéanciers et visualisez le travail de votre équipe sur un Calendrier flexible qui permet à tout le monde de rester sur la même page
Affichage de l'échéancier : Visualisez la feuille de route, les tâches achevées et les évènements à venir sur un plan linéaire l'échéancier du projet pour rechercher les anomalies.
6. Mettez votre équipe sur la voie de la réussite
Utilisez ClickUp's Docs pour créer et connecter de beaux documents, wikis, et plus encore pour une exécution transparente des idées avec votre équipe
Rassemblez toutes les ressources nécessaires au projet en un seul endroit. Vous pouvez utiliser Documents ClickUp pour documenter les projets. Si vous avez des actifs dans d'autres outils comme Figma ou Google Sheets, intégrez-les également dans votre environnement de travail ClickUp. Utiliser Tableau blanc ClickUp pour faire un brainstorming. Activez les commentaires pour que l'équipe puisse se parler ou convertissez rapidement les commentaires en tâches !
7. Contrôler et améliorer
Suivi et contrôle des tâches, des ressources et de la progression du projet dans le tableau de bord ClickUp
La planification des ressources ne s'arrête pas au début du projet. Au fur et à mesure que les équipes achèvent leurs tâches chaque jour, les gestionnaires de projet doivent surveiller la progression et procéder à des ajustements, si nécessaire. Utiliser Tableaux de bord ClickUp pour cela.
Construisez votre tableau de bord personnalisé avec des indicateurs de projet vitaux pour vous. Ajoutez des widgets pour les membres de l'équipe, les chemins critiques, les sprints, les statuts et d'autres aspects en un seul endroit.
Si vous recherchez un environnement de travail$a, utilisez l'outil ClickUp de Modèle de planification des ressources . Personnalisez-le à vos besoins sans effort. En voici d'autres modèles de planification des ressources dans Excel et Google Sheets pour vous aider à prendre votre décision.
6 stratégies pour une planification efficace des ressources
Après avoir examiné les détails nécessaires à une planification efficace des ressources, voici quelques stratégies efficaces pour la gestion de projet.
Définir clairement les normes
Vous considérez qu'un projet est achevé lorsque vous exécutez toutes les tâches et que vous répondez à toutes les réunions de votre client. Utilisez donc votre système de planification des ressources pour.. :
- Définir les exigences, les attentes, les mesures de réussite et les normes de qualité
- Réunir l'ensemble de l'équipe du projet et discuter des normes avec elle
- Publier ces normes dans un langage simple et les rendre accessibles à tous pour une utilisation ultérieure
Prévoir du temps et des ressources supplémentaires
Visualisez les tâches et les ressources en un seul endroit grâce à Modèle de planification des ressources ClickUp Planifiez vos ressources en prévoyant des marges en cas de changements ou de développements soudains. N'utilisez pas vos ressources humaines à 100 %. une utilisation de 75 à 80 % permet à chacun de respirer.
Le temps supplémentaire préserve l'énergie cognitive, en particulier dans les travaux créatifs tels que la rédaction, la conception et le développement de logiciels, ce qui permet d'obtenir de meilleurs résultats dans l'ensemble.
Par ailleurs, ne planifiez pas vos activités jusqu'à la dernière minute. Laissez 1 à 2 jours à la fin pour couvrir les retards imprévus. Si votre nouveau site web tombe en panne ou si votre bannière publicitaire comporte une faute de frappe, ce délai supplémentaire vous sauvera la mise.
Forfait pour les dépendances
Tout projet, aussi simple qu'il puisse paraître, comporte des dépendances inhérentes. Préparez un forfait pour que personne ne soit surchargé de travail. Veillez à ne pas surcharger les membres de l'équipe avec des retards vers la fin du flux de travail.
Par instance, si votre petite équipe DevOps doit pousser des centaines de fonctionnalités en production le dernier jour, vous serez probablement confronté à des pannes techniques et émotionnelles. Il est préférable d'échelonner soigneusement ces activités.
Surveiller en permanence
Gardez un œil attentif sur la progression, la capacité de l'équipe et l'utilisation chaque semaine, voire chaque jour. Évitez de surcharger ou de sous-utiliser vos ressources. Réaffectez les ressources aux tâches essentielles ou aux obstacles inattendus tels que les urgences personnelles ou la maladie.
Communiquer de manière proactive
Gardez les canaux de communication ouverts pour encourager la collaboration entre les équipes. Tenez toutes les parties prenantes informées de la progression en fonction de leurs besoins. Par exemple, le directeur de la technologie (CTO) aura besoin de mises à jour hebdomadaires sur la progression de l'ensemble du projet à un niveau élevé.
Les membres de l'équipe qui se situent en dessous du directeur général ont besoin d'informations sur les tâches qu'ils effectuent en amont. Faites-le manuellement ou automatisez les rapports à intervalles réguliers.
$$$a Fermer un projet de manière significative
- Vérifiez auprès du client s'il est satisfait de tous les aspects du projet
- Demandez-lui son avis sur ce que vous avez fait de bien et sur ce qui doit être amélioré
- Célébrez la victoire avec l'équipe
- Organisez des rétrospectives ou des évaluations des performances pour discuter en équipe de la réussite de la tâche ou du projet
- Fermé toutes les tâches sur le site weboutil de gestion de projet et archivez-les comme il se doit
Maximisez le potentiel de votre équipe grâce à une planification efficace des ressources
Pour achever un projet avec succès, tous les membres de l'équipe doivent connaître leurs responsabilités et se remplacer les uns les autres en cas de besoin. Il est essentiel de signaler les dépendances et la nécessité d'achever une tâche à un moment donné. Une planification efficace des ressources joue un rôle central à cet égard.
Les fonctionnalités de planification des ressources de ClickUp permettent à chaque gestionnaire de projet de disposer des outils nécessaires pour orienter l'équipe dans la bonne direction, du début à la fin du projet. Qu'il s'agisse d'affecter la bonne personne à la bonne tâche ou de reprendre une tâche pour la faire avancer, ClickUp vous donne les moyens de tout faire. Découvrez comment maximiser le potentiel de votre équipe en en vous inscrivant gratuitement aujourd'hui.