Que faut-il pour achever un projet ? Des personnes, du temps et de l'argent ? Oui, mais ce n'est pas tout. Pour achever un projet, il faut planifier correctement les ressources afin d'attribuer les bonnes tâches au bon moment et dans un ordre logique.
Il n'est donc pas étonnant que les entreprises risquent de perdre des millions de dollars en coûts réels et d'opportunité en raison de retards ou de dépassements budgétaires.
En tant que chef de projet, une planification efficace des ressources est la clé pour garantir la réussite.
Qu'est-ce que la planification des ressources ?
La planification des ressources est un élément essentiel de la gestion de projet, dans le cadre de laquelle les membres disponibles de l'équipe se voient attribuer des tâches spécifiques à achever dans un délai prédéterminé. Il existe principalement deux méthodes de planification des ressources : la planification en fonction du temps ou la planification en fonction des ressources.
Planification des ressources soumise à des contraintes de temps
Si le projet a une date limite fixe, vous affecterez des ressources pour achever le travail dans les délais impartis. Dans ce cas, la date limite est fixe, mais les ressources sont flexibles. Les organisations ou agences de services professionnels disposant de ressources supplémentaires en attente de projets utilisent généralement la planification des ressources avec contrainte de temps.
Cela s'applique également aux projets dont la date de lancement est fixée. Par exemple, si vous envisagez un lancement à Noël, vous êtes limité par la date du 25 décembre (ou avant).
Planification avec des ressources limitées
D'autre part, si vous disposez d'un nombre limité de ressources, vous planifierez le projet en fonction de la disponibilité et de la capacité des ressources.
Cette méthode de gestion des ressources exige une certaine flexibilité dans les échéanciers. La planification avec des contraintes de ressources est généralement utilisée par les entreprises de produits ou les équipes internes, où vous embauchez des membres supplémentaires ou des sous-traitants. Par exemple, lorsque ClickUp ajoute des fonctionnalités IA à notre plateforme, nous planifions le projet en tenant compte de nos contraintes de ressources.
Dans tous les cas, un planning de ressources est fondamentalement régi par les ressources et le temps. Prenons l'exemple d'une équipe de production de contenu. Elle comprend des analystes SEO, des rédacteurs, des éditeurs, des designers et des éditeurs. Ici, chaque personne effectue sa tâche après avoir achevé la précédente. Vous devez donc planifier les ressources de manière séquentielle, sous forme de sprints bimensuels.
- Recherche SEO et brief du jour 1 au jour 3
- Rédaction du jour 4 au jour 9
- Modification en cours du jour 10 au jour 12
- Conception du jour 13 au jour 15
Même ce simple planning de ressources présente des défis. Comme vous pouvez le voir dans le diagramme ci-dessus, un analyste SEO ou un éditeur a besoin de trois jours pour achever sa tâche, tandis qu'un rédacteur en a besoin de six.
Ainsi, si cette équipe disposait d'une ressource pour chaque compétence, tout le monde, à l'exception du rédacteur, serait sous-utilisé. C'est précisément ce problème que la planification efficace des ressources cherche à résoudre.
Pourquoi la planification des ressources est-elle importante dans la gestion de projet ?
Selon une étude du Human Capital Management Institute (HCMI), les coûts de main-d'œuvre représentent jusqu'à « 70 % des dépenses d'exploitation totales d'une organisation ». Cela signifie que si les employés constituent votre plus grand atout, ils représentent également votre plus grande dépense. Vous devez donc les utiliser de manière optimale et efficace.
Optimisation des ressources
Vous remarquerez que nous n'avons pas parlé de « maximisation des ressources humaines », car la meilleure utilisation des compétences d'une personne ne correspond pas toujours à 100 % de son temps. En fait, « une étude de Gartner montre que les équipes dont le taux d'utilisation est plus faible peuvent réduire le temps nécessaire pour créer de la valeur pour l'entreprise de 30 % ou plus ».
La planification des ressources permet aux chefs de projet de utiliser efficacement le temps des membres de leur équipe. Elle leur permet de tirer le meilleur parti des personnes et des compétences disponibles afin d'optimiser les résultats.
Respecter les délais et le budget
Tirez parti de la planification des ressources pour vous assurer d'achever votre projet dans les délais et le budget impartis.
Elle vous permet de visualiser le déroulement futur du projet et d'élaborer les plans d'urgence nécessaires bien à l'avance. Lorsqu'un évènement imprévu survient, ajustez ou modifiez votre stratégie si nécessaire.
Fournir des services de qualité
La planification de projet est bien plus qu'un simple calendrier des ressources. Il s'agit d'une visualisation transparente de la manière dont le projet sera mené à bien. Elle comprend les tâches du projet, les responsabilités, les dépendances, les transferts, la collaboration, les cycles de feedback, etc.
Grâce à cette vue d'ensemble, chaque membre de l'équipe comprend son rôle dans le cycle de vie du projet. Il peut ainsi collaborer plus efficacement avec ses collègues, recevoir des transferts holistiques et transmettre des instructions claires. Ensemble, ils fourniront des services qui répondent aux normes attendues.
Réduire les coûts
Il est facile d'identifier les lacunes dans votre plan lorsque vous planifiez vos ressources à l'avance. Cela donne aux chefs de projet le temps et la possibilité d'embaucher à l'avance ou de remanier leurs équipes pour combler les lacunes.
Sans planification des ressources, des lacunes apparaîtront fréquemment au cours du projet, obligeant tout le monde à chercher des solutions à la hâte et entraînant des dépenses inutiles. Les lacunes dans le calendrier de votre projet entraînent également des problèmes de gestion des ressources en matière d'engagement, de performance et de fidélisation des employés.
Critiques élogieuses et rétrospectives
Une bonne évaluation consiste à mesurer les résultats par rapport à un plan, et le planning des ressources fait office de plan. Les évaluations vous aident à comprendre s'il y a eu des retards, des dépassements budgétaires, des problèmes de collaboration ou d'autres difficultés interpersonnelles. Structurez vos plans d'amélioration continue pour les projets futurs en fonction de cela.
Avantages de la planification des ressources
L'objectif de tout projet est de générer ou d'augmenter les revenus. La planification des ressources vous garantit d'obtenir les résultats escomptés.
Pour les membres de l'équipe
Grâce à un planning des ressources clair, visible et transparent, chaque membre de l'équipe sait exactement ce qu'il doit faire, selon quelles normes et dans quels délais. Il dispose ainsi :
- Clarté quant à leur rôle afin de faire le meilleur travail, en assumant la responsabilité de leurs résultats
- Chemin vers l'achèvement pour planifier vos vacances, vos pauses, vos congés sabbatiques et autres évènements importants de la vie
- Un sentiment d'utilité pour relier leurs tâches aux objectifs de l'entreprise, favorisant ainsi l'engagement
- Engagement sur le lieu de travail pour une meilleure collaboration
- Visibilité des performances pour atteindre leurs objectifs tout au long du projet et comprendre comment leur réussite sera évaluée
Pour les chefs de projet en gestion de projet
Les dirigeants géreront efficacement les projets, les tâches, les équipes et les résultats grâce à une allocation robuste des ressources afin de fournir les éléments suivants :
- Une vision claire des tâches à faire pour chacun, optimisant l'utilisation des ressources et l'engagement des employés.
- Aperçu des lacunes ou des surcharges à combler pour maintenir le projet sur la bonne voie
- Capacité à anticiper les retards ou les dépassements budgétaires afin de prévenir les problèmes et de se préparer à ceux qui sont inévitables
- Capacité d'adaptation aux changements liés à l'évolution des demandes du marché, des besoins des clients ou des structures organisationnelles
- Liberté de communiquer le statut du projet accurately et régulièrement à la direction
Pour l'organisation
Une planification efficace des ressources aide l'organisation à tirer le meilleur parti de son équipe.
- Recrutez les bonnes personnes au bon moment
- Facturez au client le juste prix en vous basant sur une estimation quasi précise de l'effort et du temps nécessaires.
- Identifiez les lacunes en matière de compétences ou de capacités afin de planifier la stratégie d'apprentissage et de développement.
- Effectuez une prévision précise de la demande en ressources
- Évitez les dérives de périmètre
Comment créer un planning des ressources ?
1. Déterminez la portée du projet et les ressources nécessaires
Avant de commencer le processus de planification des ressources, commencez par déterminer la portée du projet et les ressources dont vous avez besoin pour l’achever. Ce faisant, tenez compte des éléments suivants.
Le temps dont vous disposez : ne vous limitez pas au nombre de jours ouvrables. Pensez également aux autres jours de congé que vos collaborateurs pourraient prendre pour profiter d'un long week-end ou à un évènement interne important auquel votre équipe pourrait participer.
Compétences requises : identifiez toutes les compétences dont vous avez besoin pour achever le projet, y compris les compétences techniques, opérationnelles et managériales.
Ressources nécessaires : une personne peut avoir plusieurs compétences. Plusieurs personnes peuvent avoir la même compétence. Créez la combinaison optimale de membres de l'équipe pour constituer les compétences dont vous avez besoin.
Structure de répartition du travail (WBS) : décomposez le projet en petits éléments hiérarchiques et gérables, c'est-à-dire en tâches.
Dépendances : définissez l'ordre dans lequel vos équipes doivent achever les tâches et la manière dont chacune d'entre elles influence les activités en amont ou en aval.
Contraintes : le calendrier du projet est-il serré ? Le nombre de personnes disponibles est-il inférieur à celui dont vous pensez avoir besoin ? Le budget est-il limité ? Votre équipe travaille-t-elle dans des fuseaux horaires différents qui ne se chevauchent pas ?
Identifiez tous les obstacles que vous êtes susceptible de rencontrer. Évaluez également les besoins en ressources au sein de votre organisation afin de mieux partager les compétences.
Résultats attendus et critères de réussite : notez ce que vous attendez de chaque membre de l'équipe et comment vous allez évaluer ses performances. Cela permettra à tout le monde d'être sur la même longueur d'onde et de travailler en tandem.
2. Choisissez un outil de gestion des ressources
Les organisations utilisent depuis longtemps des tableaux et des feuilles de calcul pour planifier leurs ressources. Cela fonctionne pour des tâches simples et séquentielles comme celles illustrées ci-dessus. Cependant, lorsque les équipes s'agrandissent, que les tâches deviennent plus complexes et que les dépendances augmentent, vous avez besoin d'un logiciel de planification des ressources conçu pour répondre à vos besoins.
Toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour planifier vos ressources sont intégrées à l'application de gestion de projet ClickUp.
- Tâches du projet
- Les utilisateurs peuvent attribuer des tâches spécifiques à
- Possibilité de visualiser les charges de travail et de les adapter aux besoins actuels
- Dépendances entre les tâches et les projets
- Outil de suivi du temps et relevés de temps pour une gestion simplifiée
- Vues Liste, Kanban, Calendrier et Diagramme de Gantt
- Tableaux de bord pour des évaluations rapides des performances
- Documentation, commentaires et tableaux blancs pour la collaboration
ClickUp offre également des fonctionnalités simples de glisser-déposer, une interface conviviale, des notifications et des flux de travail personnalisables pour simplifier et optimiser la planification de vos projets.
3. Créer des tâches
Une fois que vous avez choisi votre outil de gestion des ressources, configurez le projet sous forme d'ensemble de sous-projets, de tâches, de sous-tâches et de checklists. Avec ClickUp, vous bénéficiez d'une flexibilité totale dans la gestion de vos tâches.
Personnalisation : créez la structure requise grâce à l'automatisation, aux points de sprint, aux données des champs personnalisés, etc.
Hiérarchie : créez des sous-tâches imbriquées et réorganisez-les ou effectuez des modifications en cours en bloc. Vous pouvez également définir des dépendances pendant que vous y êtes.
Regroupement : organisez les tâches par catégories, créez des statuts personnalisés, attribuez des priorités et ajoutez des étiquettes. Reliez les tâches, les documents et les intégrations pour permettre à chaque membre de l'équipe d'accéder aux connaissances.
Tâches récurrentes : définissez des réunions hebdomadaires ou des rappels quotidiens comme tâches récurrentes à ajouter automatiquement à votre liste.
Modèles : utilisez des modèles de tâches pour créer un flux de travail pour les tâches répétitives. Par exemple, vous pouvez configurer un modèle de relation avec les candidats afin de le réutiliser chaque fois qu'une nouvelle demande d'embauche est soumise.
Jalons : fixez-vous des objectifs qui marquent l'achèvement des étapes essentielles de votre projet. Prenez également le temps de les célébrer.
4. Attribuez les ressources au projet
Affectez des personnes à chaque tâche/sous-tâche. Grâce à l'outil de gestion des ressources de ClickUp, vous pouvez affecter plusieurs personnes à une tâche. Vous pouvez également ajouter des observateurs, qui recevront des notifications en cas de mise à jour ou de changement de statut.
Utilisez la vue Équipe ClickUp pour voir le niveau d'activité ou de disponibilité des membres de votre équipe. Utilisez la vue Charge de travail pour évaluer si chaque membre de l'équipe est en surcharge ou en sous-charge. Activez le suivi du temps et les estimations de durée pour rester informé de l'avancement des projets.
5. Évaluez la faisabilité
Une fois la configuration terminée, il est temps de vérifier que tout fonctionne correctement. Pour cela, faites ce qui est à faire : utilisez les plus de 15 vues proposées par ClickUp.
Affichage calendrier : utilisez l'affichage calendrier (jours, semaines ou mois) pour gérer votre temps et vérifier si les jalons correspondent aux échéances du projet.
Vue Gantt : utilisez la vue Gantt pour vous assurer que les tâches exécutées en parallèle ne dépendent pas les unes des autres. Déplacez-les pour garantir un transfert fluide d'une étape à l'autre, renforçant ainsi la gestion des ressources. Dans ClickUp, vous pouvez également identifier le chemin critique et la marge pour replanifier certaines tâches sans affecter les délais plus importants.
Échéancier : visualisez la feuille de route, les tâches achevées et les évènements futurs sur un échéancier de projet linéaire afin de repérer les anomalies.
6. Mettez votre équipe sur la voie de la réussite
Rassemblez toutes les ressources nécessaires à votre projet en un seul endroit. Vous pouvez utiliser ClickUp Docs pour documenter vos projets. Si vous disposez de ressources dans d'autres outils tels que Figma ou Google Sheets, intégrez-les également à votre environnement de travail ClickUp. Utilisez ClickUp Tableau blanc pour faire du brainstorming. Activez les commentaires pour permettre à l'équipe de discuter entre elle ou convertissez rapidement les commentaires en tâches !
7. Surveillez et améliorez
La planification des ressources ne s'arrête pas au début du projet. À mesure que les équipes achevent leurs tâches quotidiennes, les chefs de projet doivent suivre la progression et apporter des ajustements si nécessaire. Utilisez les tableaux de bord ClickUp à cette fin.
Créez votre tableau de bord personnalisé avec les indicateurs de projet qui vous sont essentiels. Ajoutez des widgets pour les membres de l'équipe, les chemins critiques, les sprints, les statuts et d'autres aspects en un seul endroit.
Si vous recherchez un environnement de travail vierge, utilisez le modèle de planification des ressources de ClickUp. Personnalisez-le facilement en fonction de vos besoins. Voici d'autres modèles de planification des ressources dans Excel et Google Sheets pour vous aider à prendre votre décision.
6 stratégies pour une planification efficace des ressources
Après avoir examiné les détails nécessaires à une planification efficace des ressources, voici quelques stratégies efficaces pour la gestion de projet.
Définissez clairement les normes
Vous considérez qu'un projet est achevé lorsque vous avez effectué toutes les tâches et répondu à toutes les spécifications de votre client. Utilisez donc votre système de planification des ressources pour :
- Définissez les exigences, les attentes, les critères de réussite et les normes de qualité.
- Réunissez toute l'équipe du projet et discutez des normes avec elle.
- Publiez cet article dans un langage simple et rendez-le accessible à tous pour une utilisation ultérieure.
Prévoyez du temps et des ressources supplémentaires
Planifiez vos ressources en prévoyant une marge pour les changements ou les développements imprévus. N'utilisez pas vos ressources humaines à 100 %. Une utilisation de 75 à 80 % laisse une marge de manœuvre à tout le monde.
Le temps supplémentaire ainsi gagné permet de préserver l'énergie cognitive, en particulier dans les travaux créatifs tels que l'écriture, la conception et le développement de logiciels, ce qui conduit à de meilleurs résultats globaux.
De plus, n'attendez pas la dernière minute pour planifier. Prévoyez 1 à 2 jours supplémentaires à la fin pour parer à tout retard imprévu. Si votre nouveau site web plante ou si votre bannière publicitaire contient une faute de frappe, ce délai supplémentaire vous sauvera la mise.
Planifiez en tenant compte des dépendances
Chaque projet, aussi simple soit-il, comporte des dépendances inhérentes. Planifiez-les afin de vous assurer que personne ne soit surchargé de travail. Veillez à ne pas surcharger les membres de l'équipe avec des retards vers la fin du flux de travail.
Par exemple, si votre petite équipe DevOps doit mettre en production des centaines de fonctionnalités le dernier jour, vous risquez de vous heurter à des problèmes techniques et émotionnels. Échelonnez plutôt ces activités avec soin.
Surveillez en permanence
Suivez de près la progression, la capacité de votre équipe et l'utilisation des ressources chaque semaine, voire chaque jour. Évitez de surcharger ou de sous-utiliser vos ressources. Réaffectez les ressources aux tâches critiques ou aux imprévus tels que les urgences personnelles ou les maladies.
Communiquez de manière proactive
Maintenez les canaux de communication ouverts afin d'encourager la collaboration entre les équipes. Tenez toutes les parties prenantes informées de la progression du projet en fonction de leurs besoins. Par exemple, le directeur technique (CTO) aura besoin de mises à jour hebdomadaires sur la progression globale du projet à un niveau élevé.
Les membres de l'équipe qui ne font pas partie de la direction ont besoin de mises à jour détaillées sur leurs tâches en amont. Effectuez cette tâche manuellement ou effectuez l'automatisation des rapports à intervalles réguliers.
Menez un projet à bien de manière significative
- Vérifiez auprès du client s'il est satisfait de tous les aspects du projet.
- Demandez des commentaires sur ce que vous avez bien terminé et ce qui doit être amélioré.
- Célébrez la victoire avec l'équipe
- Organisez des rétrospectives ou des évaluations de performance pour discuter en équipe de la réussite d'une tâche ou d'un projet.
- Fermez toutes les tâches dans l'outil de gestion de projet et archivez-les de manière appropriée.
Optimisez le potentiel de votre équipe grâce à une planification efficace des ressources
Pour achever un projet, tous les membres de l'équipe doivent connaître leurs responsabilités et se remplacer les uns les autres en cas de besoin. Il est essentiel de mettre en évidence les dépendances et la nécessité d'accomplir une tâche à un moment précis. Une planification efficace des ressources joue un rôle central à cet égard.
Tirez parti des fonctionnalités de planification des ressources de ClickUp pour donner à chaque chef de projet les outils nécessaires pour diriger son équipe dans la bonne direction, du début à la fin. Qu'il s'agisse d'affecter la bonne personne à la bonne tâche ou de choisir une tâche à mener à bien, ClickUp vous permet de tout faire. Découvrez comment maximiser le potentiel de votre équipe en vous inscrivant gratuitement dès aujourd'hui.