La plupart d'entre nous se sont déjà retrouvés dans une situation où il n'y avait pas assez de travail à faire. Nous sommes également conscients de l'impact que peut avoir une surcharge de travail et des risques qu'elle comporte. La gestion de la capacité et de la charge de travail des personnes est un exercice d'équilibre minutieux, que l'utilisation des ressources cherche à résoudre.
Ce guide présente les étapes pratiques permettant à un gestionnaire de projet de tirer le meilleur parti des ressources de son équipe. De plus, nous vous proposons de fantastiques modèles pour vous aider dans votre démarche.
Plongeons dans ce guide et débloquons les secrets pour d'une gestion efficace des ressources !
Qu'est-ce que l'utilisation des ressources ?
L'utilisation des ressources est un indicateur que les gestionnaires de projet et les responsables utilisent pour évaluer la manière dont leurs ressources sont utilisées dans le cadre d'un projet. Elle mesure le taux d'utilisation de vos ressources (souvent votre personnel) au fil du temps afin de déterminer si elles sont sous-utilisées, surutilisées ou juste assez utilisées.
Le taux d'utilisation mesure la part du temps disponible des membres de votre équipe qui est utilisée pour du travail facturable. Cet indicateur vous donne une idée de la productivité des membres de votre équipe, de l'efficacité de l'utilisation de vos ressources et de la manière dont vous pouvez optimiser votre travail pour accroître votre productivité et votre rentabilité.
L'utilisation des ressources est souvent confondue avec l'allocation des ressources . Ils se situent dans un espace similaire, mais ont tous deux un rôle unique. L'utilisation se concentre sur la manière dont vous gérez et optimisez l'ensemble de vos ressources. L'allocation est la science qui consiste à affecter des ressources spécifiques à des projets individuels une fois que vous avez décidé de la meilleure façon de les organiser.
La vue Équipe de ClickUp vous permet de voir sur quoi votre équipe travaille, ce qu'elle a accompli et quelle est sa capacité
Comment calculer l'utilisation des ressources
Il est extrêmement utile de savoir si vos ressources sont sous-utilisées ou surutilisées, mais comment faire pour mesurer l'utilisation des ressources ? Cela peut sembler compliqué, mais il existe en fait une formule type d'utilisation des ressources que vous pouvez utiliser :
Taux d'utilisation des ressources = Total des heures facturables / total des heures disponibles
Vous obtiendrez ainsi un chiffre que vous pourrez utiliser pour comparer différentes ressources, différents membres de l'équipe et différents projets. Multipliez le résultat final par 100 si vous souhaitez transformer le nombre en pourcentage.
Voyons un exemple concret de cette formule.
Votre développeur de logiciels est employé dans le cadre d'un contrat à temps plein de 40 heures par semaine. Vous lui demandez d'achever un Relevé de temps et constatez qu'il consacre 30 heures par semaine à un travail facturable. Appliquons la formule :
Taux d'utilisation des ressources= 30 / 40
Cela nous donne un taux d'utilisation des ressources de 0,75, soit 75 %.
Les informations ci-dessus montrent clairement que le temps de votre membre de l'équipe n'est pas utilisé de manière efficace. Cherchez à réduire le temps passé en réunion, confiez les tâches administratives à un autre membre de l'équipe, et investissez dans des des outils de gestion de projet qui rationalisent les flux de travail. De cette façon, leur expertise peut être utilisée pour achever des tâches facturables à la place.
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Prenons un autre exemple. Votre responsable du marketing numérique est employé sur la base d'un contrat à temps partiel de 20 heures par semaine, mais il finit souvent par travailler plus longtemps. Vous découvrez qu'il consacre en réalité 25 heures par semaine à des activités facturables.
Taux d'utilisation des ressources = 25 / 20
Le taux d'utilisation de ce membre de l'équipe est de 1,25, soit 125 %. Ce taux dépasse le nombre d'heures prévues dans son contrat et l'expose à un risque d'épuisement professionnel. Il est important de réduire le nombre d'heures de travail en confiant des tâches à d'autres membres de l'équipe, en agrandissant votre équipe ou en réalisant des économies en termes d'efficacité ou de processus. ⚒️
Avantages d'une utilisation efficace des ressources
Il est presque impossible de trouver le juste équilibre, mais les meilleurs gestionnaires de projet s'efforcent de gérer et d'utiliser les ressources de manière efficace de ressources aussi efficacement que possible. L'utilisation intelligente des ressources apporte de nombreux avantages à l'ensemble de l'équipe. Voici quelques-unes des nombreuses raisons pour lesquelles cela vaut la peine d'y consacrer du temps et de l'énergie.
Augmentation du bonheur de l'équipe
Les membres de l'équipe peuvent créer des Objectifs personnels dans ClickUp et se fixer des cibles pour suivre leur progression et garder un œil sur leur propre capacité
La plupart d'entre nous s'épanouissent lorsqu'ils ont un flux de travail régulier qui leur semble gérable, mais qui leur permet également de se développer et de se remettre en question. Un excès de travail nous conduit à l'épuisement et au malheur, tandis qu'un manque de travail peut nous rendre ennuyeux et malheureux.
Les gestionnaires de projet efficaces s'efforcent d'optimiser la gestion des ressources pour que les membres de leur équipe restent heureux. Ils savent qu'il faut éviter la surutilisation et le dépassement des temps de travail prévus, et ils s'efforcent de gérer de manière proactive l'utilisation des ressources afin d'améliorer la qualité de vie des membres de leur équipe le bonheur des employés le bonheur, le moral et la satisfaction des employés. 🤩
Niveaux de productivité plus élevés
Dans presque toutes les organisations, il y a des ressources qui ne sont pas utilisées au maximum. L'évaluation de votre taux d'utilisation des ressources vous donne la possibilité d'identifier la sous-utilisation et d'apporter des changements pour augmenter les niveaux de productivité.
Avec les bons outils, les bonnes formules et les bons forfaits, vous pouvez vérifier régulièrement l'utilisation des ressources et vous adapter rapidement pour tirer le meilleur parti de votre équipe de projet. Distribuez davantage de travail aux membres de l'équipe dont l'emploi du temps n'est pas complet et cherchez à répartir les tâches entre ceux qui risquent de devenir improductifs en raison d'une surutilisation. 📈
Un meilleur contrôle des projets
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2020/11/image2-4.gif Utilisation des ressources : vue Charge de travail dans ClickUp /$$$img/
Utilisez la vue Charge de travail de ClickUp pour gérer la capacité des ressources et faites facilement glisser les tâches pour réaffecter les ressources
La gestion de projet comporte de nombreux éléments mobiles, et la compréhension de l'utilisation de vos ressources n'en est qu'un parmi d'autres. Un forfait efficace d'utilisation des ressources permet de le forfait de capacité et vous permet d'avoir une meilleure vision et un meilleur contrôle de vos projets.
Si vous ne savez pas sur quoi travaillent les membres de votre équipe ou quel est leur niveau de productivité, il est difficile de garder le contrôle. Évitez de dépasser les heures facturées aux clients, d'affecter des membres de l'équipe à la dernière minute et de payer des frais supplémentaires pour embaucher des ressources additionnelles en gérant soigneusement l'utilisation de vos ressources. 👀
Meilleure gestion des ressources individuelles
Que vous travailliez avec une grande équipe de projet ou une petite, il est difficile de vérifier avec tout le monde tout le temps pour comprendre leur capacité en temps réel. Disposer d'un outil qui facilite l'utilisation des ressources vous donne un meilleur moyen de comprendre le temps de chaque individu sur une base continue.
Avec un forfait, une formule ou un outil qui vous donne un aperçu des ressources disponibles et de leur efficacité, vous pouvez prendre des décisions plus stratégiques au niveau individuel. Vérifiez auprès des membres de votre équipe que leur charge de travail est gérable, abordez l'allocation des ressources de manière plus équitable et comprenez le temps de votre équipe à la fois de manière générale et à un niveau plus détaillé. ✨
Une meilleure rentabilité
L'adoption d'une pratique d'utilisation efficace des ressources ne rend pas seulement les gens plus heureux, elle peut aussi vous faire gagner de l'argent. En travaillant sur les niveaux de productivité et en rationalisant les flux de travail, vous pouvez également bénéficier d'une meilleure rentabilité.
Une gestion plus efficace de vos ressources a un impact direct sur vos résultats. Un bon taux d'utilisation garantit que vous ne passez pas plus de temps que prévu sur les projets des clients, ce qui peut avoir un impact sur la rentabilité. Des membres de l'équipe plus heureux et plus engagés font également un meilleur travail, ce qui signifie que vous pouvez commander des tarifs plus élevés pour le meilleur produit ou service. 💰
Comment améliorer l'utilisation des ressources au sein de votre équipe ?
Une répartition efficace des ressources présente de nombreux avantages, mais comment faire pour que cela se produise au sein de votre propre équipe de projet ? Voici comment améliorer l'utilisation des ressources et profiter des avantages au sein de votre équipe.
1. Comprendre la disponibilité de chaque membre de l'équipe
Pour utiliser vos ressources plus efficacement, vous devez d'abord les connaître plus en détail. Assurez-vous de bien connaître les horaires et les rythmes de travail des membres de votre équipe afin de disposer des bonnes informations lorsque vous affectez des ressources à vos projets.
Utilisez un outil tel que ClickUp pour stocker toutes vos données et voir la disponibilité de vos ressources en temps réel. Utilisez l'outil la gestion de la charge de travail pour obtenir une vue de la charge de travail disponible des membres de votre équipe, afin de prendre des décisions plus intelligentes lorsqu'il s'agit d'attribuer des tâches, des rôles et des responsabilités. 📄
2. Utilisez la formule pour déterminer l'utilisation des ressources de votre équipe
Vous ne pouvez pas réaliser des économies d'efficacité si vous ne savez pas d'où vous partez. Avant de commencer à optimiser, essayez de calculer l'utilisation des ressources dans votre état actuel.
Utilisez la formule ci-dessus pour calculer le taux d'utilisation de chaque membre de votre équipe de projet. Vous disposerez ainsi d'une mesure utile à utiliser au fur et à mesure que vous apporterez des améliorations, ce qui vous permettra de comprendre l'impact de vos changements et de savoir s'ils font évoluer votre taux d'utilisation dans la bonne direction. 🙌
3. Affecter les bonnes ressources aux projets
Une fois que vous connaissez votre taux d'utilisation, vous pouvez l'utiliser pour renseigner les ressources que vous allouez à tel ou tel projet. Cette mesure permet d'améliorer l'efficacité de la gestion des ressources le forfait des projets et la planification des ressources, car vous pouvez prendre des décisions stratégiques en fonction de la charge de travail et de la capacité.
Affecter les bonnes ressources ne consiste pas seulement à savoir qui a du temps disponible. C'est aussi une question de paramètres, de compatibilité et d'expertise. Les meilleurs gestionnaires de projet savent comment équilibrer chaque besoin pour constituer une équipe de projet solide. ✨
4. Attribuer des heures comme facturables ou non facturables
Comprendre la différence entre les tâches facturables et les activités non facturables signifie que vous pouvez prendre des décisions plus intelligentes sur la façon d'utiliser vos ressources. S'il y a trop d'heures non facturables, votre équipe de projet n'a pas le temps de travailler sur des projets facturables qui rapportent des honoraires.
Examinez toutes les tâches sur lesquelles travaillent les membres de votre équipe et classez-les en activités facturables ou non facturables. Déterminez si l'équilibre est bon ou si vous devez confier les tâches non facturables à un autre membre de l'équipe afin de libérer un temps précieux. Champs personnalisés ClickUp facilitent la catégorisation des tâches afin que vous puissiez rapidement voir comment les membres de votre équipe passent leur temps. 📚
5. Utiliser le suivi du temps
Le suivi du temps dans ClickUp permet à l'équipe d'afficher une vue granulaire de l'utilisation du temps, ce qui permet d'améliorer les processus continuellement améliorés Vous ne pouvez pas savoir sur quoi travaillent les membres de votre équipe sans des Relevés de temps précis et régulièrement mis à jour. Instaurez un système dans lequel les membres de votre équipe achèvent des relevés de temps hebdomadaires afin que vous puissiez afficher une vue réaliste du temps passé sur un projet donné.
ClickUp offre de nombreuses possibilités de modèles de gestion du temps et des fonctionnalités qui facilitent le suivi du temps des membres de votre équipe. Les Modèle de Relevé de temps pour les services par ClickUp est idéal pour le suivi des heures de service ou des heures facturables. Il y a aussi un modèle de outil de suivi du temps intégré que vous pouvez utiliser à partir d'un bureau, d'un site Web ou d'un appareil mobile, ce qui vous permet d'ajouter du temps aux projets où que se trouvent les membres de votre équipe. 👀
6. Comparer les heures prévues et les heures réellement facturées
Créez des tableaux de bord personnalisés dans ClickUp pour obtenir un aperçu de haut niveau des heures facturables prévues et réelles de votre équipe
Même les projets les mieux gérés peuvent se heurter à des obstacles et à des difficultés des contraintes de ressources ce qui fait que le nombre total d'heures facturables est différent de ce que vous aviez prévu. Suivez l'utilisation des ressources tout au long du projet et évaluez-la à la fin pour voir dans quelle mesure vous étiez proche de votre estimation.
L'évaluation des heures prévues par rapport aux heures réellement facturées vous donne une meilleure idée de la manière dont vous gérez les ressources. Si vous êtes proche de votre estimation, vous êtes sur la bonne voie. Si vous avez dépassé les prévisions, il est peut-être temps de surveiller de plus près l'utilisation des ressources tout au long du projet afin d'éviter les problèmes suivants la dérive de la portée . S'il est inférieur aux prévisions, il se peut que vous auriez pu faire plus pour fournir du travail au client. Autant d'informations utiles à emporter avec vous dans vos futurs projets. 🌻
Manager les ressources avec a Calendrier des ressources !
7. Utiliser les outils et les modèles pour une utilisation optimale des ressources
Utilisez le modèle de planification des ressources pour voir la capacité restante en un coup d'œil
Le modèle Modèle de planification des ressources par ClickUp vous permet de visualiser et d'allouer facilement les ressources au sein de votre équipe de projet ou de votre département. Utilisez la vue Charge de travail pour comprendre la capacité de chaque membre de l'équipe, puis allouez les ressources en apportant des modifications directement dans le forfait.
2. Modèle de matrice des ressources du projet ClickUp
Repérer rapidement les inefficacités du projet et le déséquilibre des tâches grâce au modèle de gestion des ressources humaines
Présenté ici sous forme d'échéancier, cet Modèle de gestion des ressources humaines par ClickUp est un excellent moyen de superviser le temps, la disponibilité et l'utilisation des membres de votre équipe. Vous pouvez consulter leur capacité, le type de projet et les tâches sur lesquelles ils travaillent à partir d'un seul endroit.
Améliorez l'utilisation de vos ressources avec ClickUp
Une gestion efficace de vos ressources est tout à fait logique. À vrai dire, une bonne utilisation des ressources fait augmenter la productivité, mais elle a aussi un impact sur le bonheur des employés et sur vos résultats financiers.
Suivez les étapes ci-dessus pour améliorer l'utilisation des ressources au sein de votre équipe ou dans l'ensemble de l'entreprise. Facilitez l'ensemble du processus et créez un hub dédié à tous vos besoins en matière de gestion de projet avec ClickUp. Créez un compte ClickUp gratuit dès aujourd'hui et bénéficiez d'une meilleure gestion de vos nouveaux projets. 🤩