Si vous interrogez un professionnel des achats sur son travail, il vous donnera un aperçu de son univers chaotique. Les responsables des achats doivent constamment jongler entre plusieurs priorités.
D'une part, elles subissent la pression de diverses parties prenantes internes qui leur demandent de se procurer des matériaux et de recruter des fournisseurs afin de garantir des approvisionnements et des services de qualité en temps voulu.
À cela s'ajoute la pression supplémentaire de devoir veiller à ce que tous les achats soient effectués dans le respect de budgets stricts. La fonction achats est également confrontée à des défis liés à la chaîne d'approvisionnement, notamment l'obtention de tarifs raisonnables, de fournitures de qualité et le paiement en temps voulu des fournisseurs.
Pourquoi les professionnels des achats sont-ils confrontés à des défis ? Quels sont les défis les plus courants en matière d'approvisionnement ? Comment la technologie peut-elle aider à relever les défis liés à l'approvisionnement ?
Nous examinons ces domaines en détail dans cet article de blog, ainsi que les solutions permettant de rationaliser la gestion de la chaîne d'approvisionnement et le processus d'approvisionnement.
⏰ Résumé en 60 secondes
- Les professionnels de l'approvisionnement ont du mal à trouver un équilibre entre les demandes des parties prenantes, les budgets et les problèmes complexes liés à la chaîne d'approvisionnement.
- Le rôle des achats a évolué et englobe désormais des contributions stratégiques à l'entreprise, au-delà de la simple administration.
- Les défis clés sont l'inflation croissante, la pénurie de talents, la gestion inefficace des contrats et l'inexactitude des données.
- Une mauvaise communication interne crée des cloisonnements, ce qui nuit à l'alignement stratégique et à l'efficacité des opérations.
- Les équipes chargées des achats doivent gérer divers risques, notamment l'instabilité des prix, les perturbations de la chaîne d'approvisionnement, la fraude et les problèmes liés aux fournisseurs.
- Le manque de technologie ralentit les processus et augmente la vulnérabilité aux risques.
- Des solutions technologiques telles que l'automatisation, les systèmes d'approvisionnement électronique et les analyses avancées peuvent permettre de relever ces défis.
- Des outils tels que ClickUp sont présentés comme des solutions efficaces pour rationaliser les processus d'approvisionnement et améliorer la collaboration.
Comprendre les défis liés aux achats
Avant d'aborder les principaux défis auxquels sont confrontées les équipes d'approvisionnement, analysons les raisons pour lesquelles la fonction d'approvisionnement est confrontée à des défis.
Le service des achats était considéré comme une fonction administrative de l'entreprise, chargée de garantir la disponibilité de matériaux de qualité au moment opportun. Cependant, depuis les années 2000, le rôle des achats s'est élargi pour inclure les préoccupations stratégiques de l'organisation.
Aujourd'hui, les professionnels des achats sont chargés d'élaborer des stratégies qui ont un impact positif sur les résultats financiers de l'entreprise. Ils doivent également optimiser leurs opérations quotidiennes, telles que la gestion des bons de commande et des fournisseurs, et effectuer des contrôles de conformité.
La gestion des fournisseurs et des prestataires, la chaîne d'approvisionnement, l'optimisation des coûts et l'atténuation des risques sont les responsabilités supplémentaires du responsable des achats moderne.
Cependant, les risques liés au marché, les pénuries critiques de matières premières, les problèmes d'instabilité du commerce mondial et l'approche complaisante des chefs d'entreprise à l'égard des nouvelles technologies poussent le service des achats au bord de la rupture.
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8 défis courants en matière d'approvisionnement
La nature expansive du processus d'approvisionnement l'expose à divers risques et défis. Les défis les plus courants en matière d'approvisionnement sont les suivants :
Hausse de l'inflation
La hausse du coût des matières premières empêche les professionnels de l'approvisionnement de dormir. Des facteurs tels que les perturbations de la chaîne d'approvisionnement, les risques liés à la livraison, les marchés du travail restreints et les politiques économiques peu favorables ont entraîné une augmentation des coûts.
La COVID-19 et les guerres qui se poursuivent sont les deux principaux facteurs à l'origine de l'augmentation du coût des matériaux. Les confinements intermittents ont maintenu la production à un niveau bas, creusant l'écart entre l'offre et la demande, ce qui a finalement entraîné une hausse des prix.
La Russie et l'Ukraine sont des exportateurs d'énergie clés, mais en raison du conflit, la production est faible, ce qui accentue la pression sur les équipes d'approvisionnement pour qu'elles se procurent les ressources essentielles à un prix élevé. Après l'invasion, les prix de l'énergie ont augmenté de 20 % pendant cinq mois.
Les responsables des achats ont besoin d'aide pour assurer la maintenance de stratégies d'approvisionnement rentables en raison de la hausse rapide des prix. Cela fait de l'inflation croissante l'un des principaux défis auxquels les chefs d'entreprise devront faire face en 2024.
Pénurie de talents
L'un des principaux défis auxquels les entreprises sont confrontées est le besoin de professionnels plus qualifiés dans la fonction des achats et de la chaîne d'approvisionnement. La Grande Démission, qui a principalement touché le marché américain, et la récession qui a suivi ont plongé le marché du travail dans la tourmente.
Les entreprises poussent leurs employés actuels à faire plus avec moins pour combler le vide. Le personnel existant est donc surchargé de travail et constamment épuisé. La productivité est au plus bas et l'absentéisme augmente, ce qui complique encore davantage la stratégie d'approvisionnement.
En 2024, les responsables des achats devront identifier les processus inefficaces qui font perdre du temps et de l'énergie au personnel et trouver des moyens d'effectuer l'automatisation de ces processus.
Gestion des contrats
La gestion des contrats est la base de la maintenance des relations avec les fournisseurs. Si le contrat est un document juridique qui marque le début d'une nouvelle relation avec un fournisseur, ses objectifs sont bien plus larges que cela.
L'objectif est de permettre à l'entreprise de fournir des produits à un prix compétitif. Le contrat garantit une livraison stable et de qualité des matériaux ainsi que la rentabilité globale de l'accord.
Cependant, la plupart des équipes d'approvisionnement ne peuvent pas exploiter pleinement leur potentiel en raison de délais d'exécution élevés, de processus manuels, de problèmes liés aux fournisseurs, d'un manque de communication et de coordination, et de contrats perdus.
Cela se traduit par des opportunités manquées en matière de réduction des coûts, des risques de non-conformité réglementaire, des relations tendues avec les fournisseurs et de mauvaises prises de décision. Les entreprises ont besoin d'un système d'approvisionnement efficace pour réaliser l'automatisation et la centralisation du processus de gestion de la chaîne d'approvisionnement.
Données inexactes
Dans la plupart des entreprises, les équipes chargées des achats gèrent la saisie des données manuellement. Elles saisissent les données dans des tableurs et des systèmes hérités dont les capacités d'automatisation et d'analyse sont limitées. Comme les données sont traitées manuellement, elles sont souvent incohérentes et sujettes à des erreurs humaines.
Une base de données de mauvaise qualité se traduit par une prise de décision médiocre et lente. Les entreprises passent à côté d'opportunités cruciales et s'exposent à des risques indésirables, tels que la commande de stocks excédentaires en raison de divergences dans les données relatives au niveau des stocks.
D'autre part, des données précises et fiables permettent aux responsables des achats de prendre des décisions éclairées et d'avoir une bonne visibilité sur les processus d'approvisionnement.
Elles obtiennent des informations en temps réel et des données précises sur les modèles de demande, les risques du marché, les exigences de livraison et les indicateurs de performance clés spécifiques aux fournisseurs, tels que le délai de production et le retour sur investissement.
Le service achats des entreprises à croissance rapide devrait envisager d'utiliser une solution de données centralisée pour automatiser la collecte et l'analyse des données afin de faciliter leur travail et les audits financiers.
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Une raison possible : les préoccupations en matière de sécurité ! Les utilisateurs peuvent ne pas vouloir partager des données sensibles relatives à la prise de décision avec une IA externe.
ClickUp résout ce problème en intégrant une solution basée sur l'IA directement dans votre environnement de travail sécurisé. De la norme SOC 2 aux normes ISO, ClickUp est conforme aux normes de sécurité des données les plus strictes et vous aide à utiliser en toute sécurité la technologie d'IA générative dans votre environnement de travail.
Absence de communication interne
Une mauvaise communication interne est l'un des défis les plus surprenants dans le domaine des achats, car elle contredit ouvertement les attentes de la direction vis-à-vis de l'équipe d'approvisionnement, qui assume le rôle de leader stratégique.
L'équipe d'approvisionnement travaille de manière indépendante ; elle dépend donc principalement des ressources d'autres équipes, telles que les informations financières et la collaboration interfonctionnelle.
Cependant, ces informations peuvent leur parvenir lorsqu'il existe un réseau de communication interne solide.
L'un des principaux défis auxquels est confrontée l'équipe d'approvisionnement est qu'elle travaille en silos ; elle n'a pas connaissance de la stratégie à l'échelle de l'organisation et a une compréhension limitée des demandes futures.
Le manque de technologie ralentit les processus clés, car la saisie des données est manuelle et désorganisée. Cela réduit également la capacité à résoudre les problèmes actuels et rend l'entreprise plus vulnérable aux risques. Un système technique est nécessaire pour que l'entreprise s'adapte à l'évolution des conditions commerciales et surmonte les défis liés aux achats.
Gestion des risques
Les équipes d'approvisionnement obtiennent les meilleurs résultats lorsqu'elles disposent d'une base solide pour la gestion des risques. L'approvisionnement est un processus long, influencé par plusieurs facteurs internes et externes.
Ces facteurs entraînent également des risques internes, tels que le comportement des employés, et des risques externes, plus difficiles à contrôler, tels que les évènements mondiaux.
Cependant, les risques suivants figurent en tête de la liste des risques à gérer dans la chaîne d'approvisionnement pour les responsables des achats :
Instabilité des prix
Actuellement, le marché de la chaîne d'approvisionnement est instable. Les fluctuations constantes des prix augmentent le coût des achats. Les fournisseurs exigeant des sommes plus importantes, il est essentiel de disposer d'un budget flexible pour éviter les ruptures de stock.
Perturbation de la chaîne d'approvisionnement
Les chaînes d'approvisionnement peuvent être perturbées de manière inattendue par des facteurs tels que la guerre, les problèmes politiques et les catastrophes naturelles. Le plus grand défi consiste ici à s'approvisionner en matériaux auprès d'un autre fournisseur à la dernière minute. La clé réside dans la mise en place d'un système de réponse permettant de gérer plus efficacement ces instances tout en collaborant avec un expert en approvisionnement.
Fraude
Le processus d'approvisionnement est sujet à la fraude provenant de diverses sources : employés, fournisseurs ou sous-traitants. La fraude à la facturation se produit généralement lorsque les fournisseurs gonflent les coûts et que l'équipe d'approvisionnement les approuve sans les vérifier. La fixation des prix est une autre fraude fréquente, dans laquelle les sous-traitants s'associent pour augmenter les coûts ou renoncer à des réductions.
Problèmes liés aux fournisseurs
Le maintien de relations solides et positives avec les fournisseurs constitue la base pour résoudre les défis liés aux achats. De nombreux problèmes avec les fournisseurs sont dus à des facteurs internes tels que des spécifications et des exigences peu claires. Si les fournisseurs communiquent leurs attentes, il sera plus facile de gérer des livraisons de haute qualité.
De même, il n'est pas nécessaire de faire de la diligence raisonnable lors de l'évaluation des fournisseurs pour comprendre leurs capacités et de ne pas s'accorder sur les indicateurs clés de performance (KPI) sont d'autres facteurs qui augmentent les tensions dans la gestion des relations avec les fournisseurs.
Absence de technologie
Le manque de numérisation des processus d'approvisionnement est un problème pour les entreprises qui ont des plans solides pour développer leurs opérations d'approvisionnement. À moins que les nouvelles technologies ne fassent partie intégrante des activités quotidiennes, elles ne pourront jamais exploiter pleinement le potentiel de la stratégie d'approvisionnement.
Le manque de technologie ralentit les processus clés, car la saisie des données est manuelle et désorganisée. Cela réduit également la capacité à résoudre les problèmes actuels et rend l'entreprise plus vulnérable aux risques. Les entreprises ont besoin d'un système technique pour s'adapter à l'évolution des conditions commerciales.
Le rôle de la technologie dans la résolution des défis liés aux achats
La technologie jouera un rôle clé dans la résolution des principaux défis liés aux achats dans les entreprises. Voici quelques domaines qui connaîtront une transformation maximale grâce à la numérisation :
Processus d'automatisation
La technologie apportera le changement le plus notable en automatisant les tâches à faible valeur ajoutée telles que les demandes d'achat, les bons de commande et le traitement des factures. Parallèlement, l'automatisation permettra de réduire les erreurs humaines.
Cela permettra aux responsables des achats de se libérer du temps pour se concentrer sur des tâches stratégiques essentielles telles que la planification de nouvelles initiatives stratégiques, l'élaboration d'idées de négociation avec les fournisseurs et la gestion des fournisseurs.
Mise en place d'un système d'approvisionnement électronique
Les systèmes d'approvisionnement électronique sont des logiciels de gestion des achats qui automatisent l'ensemble du processus d'approvisionnement, de la demande de devis (RFQ) au paiement. Ils jouent également un rôle important dans l'application des politiques et l'amélioration de la transparence. Le logiciel centralise toutes les données et tous les outils d'approvisionnement internes, indiquant clairement les domaines qui nécessitent un suivi.
Analyses et rapports avancés
La transformation numérique permettra aux entreprises d'accéder à des informations plus détaillées sur les données d'approvisionnement, ce dont elles ont grandement besoin. Grâce à des capacités d'analyse avancées, l'équipe d'approvisionnement peut analyser le big data afin d'identifier les tendances en matière de dépenses et les possibilités de réduction des coûts, et ainsi évaluer les performances des fournisseurs.
Les outils d'IA permettront de l'améliorer encore davantage par la prévision de la demande, l'identification des tendances du marché et l'optimisation de la stratégie d'approvisionnement. Ces informations permettront aux dirigeants d'être mieux préparés à faire face aux perturbations de la chaîne d'approvisionnement et d'adopter une stratégie de gestion des stocks adaptée.
Amélioration de la collaboration
La centralisation des données provenant de différents outils permet de rassembler toutes les équipes. La collaboration en temps réel entre plusieurs services n'est plus un rêve lointain, car les équipes peuvent accéder à toutes sortes de données grâce à un logiciel de gestion des achats.
Le logiciel permet à tous les acteurs concernés de se tenir informés de la progression du projet et affiche aux parties prenantes une vue d'ensemble de l'ensemble du projet.
C'est une excellente occasion pour le service des achats de maintenir la transparence avec les fournisseurs en centralisant les informations contractuelles et en évaluant les risques à l'aide d' un logiciel de gestion des fournisseurs.
Plus d'innovation
Les responsables des achats seront enfin présents à la table des parties prenantes pour contribuer à la stratégie de l'entreprise en effectuant du travail sur des idées d'innovation produit.
Elles peuvent collaborer avec le département R&D pour réfléchir à des plans visant à rendre le processus d'approvisionnement plus durable et mettre l'accent sur la collaboration avec des fournisseurs, prestataires qui proposent des matériaux respectueux de l'environnement.
Conseils généraux pour surmonter les défis liés aux achats avec ClickUp
L'approvisionnement est un processus long, et la technologie est la solution pour relever les défis les plus urgents. Cependant, les entreprises doivent effectuer avec soin la sélection des logiciels qui leur permettront de rationaliser leurs opérations.
ClickUp est un logiciel d'approvisionnement avancé qui comble les lacunes en automatisant les processus d'approvisionnement. Les fonctionnalités d'automatisation sont parfaitement adaptées aux besoins des équipes d'approvisionnement.
Il existe des flux de travail d'automatisation des processus prédéfinis que vous pouvez sélectionner et personnaliser en fonction de vos besoins. Suivez les demandes d'approvisionnement attribuées aux membres de votre équipe et les mises à jour de statut.
ClickUp s'intègre à vos outils existants tels que Slack et Google Sheets, vous permettant ainsi de collaborer avec votre équipe sans changer de fenêtre et d'accéder aux données dans les discussions d'équipe. Lancez des discussions avec les parties prenantes internes, obtenez des approbations et partagez des devis dans les canaux appropriés.
Le modèle d'approvisionnement de ClickUp vous permet de rationaliser votre processus de gestion de la chaîne d'approvisionnement. Suivez, gérez et surveillez facilement toutes les activités, telles que les demandes des parties prenantes, acceptez les propositions de prix des fournisseurs et restez au fait des négociations contractuelles et des flux de travail d'approbation.
La base de données sans code vous aide à visualiser la progression réalisée en un seul endroit. Optimisez la communication et la collaboration avec les fournisseurs et les membres de l'équipe, en garantissant l'équité et la transparence.
La réussite de la gestion de la chaîne d'approvisionnement repose sur deux aspects : la création d'un plan d'action en matière d'approvisionnement et d'une stratégie d'optimisation de la chaîne d'approvisionnement.
Le plan d'action vous garantit de disposer de toutes les fournitures et de tous les services à temps et dans les limites du budget.
Cette stratégie vous aide à rester organisé, à améliorer la communication et à garder une longueur d'avance dans les négociations.
Le modèle de plan d'action pour les achats de ClickUp vous aide à atteindre cet objectif en :
- Définir chaque tâche, les attribuer aux membres de l'équipe et ajouter des échéanciers
- Hiérarchiser les objectifs pour une exécution efficace
- Partager rapidement et facilement la progression réalisée avec la direction
Le plus intéressant, c'est que ClickUp combine les achats, les documents, les objectifs, les diagrammes et bien plus encore, ce qui vous évite de perdre du temps à passer d'une plateforme à l'autre pour achever une seule tâche.
Par exemple, la vue Liste de ClickUp est idéale pour les processus d'approvisionnement et la gestion des budgets grâce à ses champs personnalisés, ses étiquettes et ses fonctionnalités de tri. Obtenez une vue d'ensemble de vos tâches et triez-les ou filtrez-les rapidement.
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Enfin, stockez toute votre documentation interne et externe dans l'environnement de travail ClickUp et utilisez ClickUp comme source unique de vérité pour tous vos besoins en matière d'approvisionnement.
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