Si vous interrogez un professionnel des marchés publics sur sa vie professionnelle, il vous affichera son univers chaotique. Responsables des achats doivent toujours concilier plusieurs priorités à la fois.
D'une part, ils sont soumis à la pression de diverses parties prenantes internes pour l'achat de matériel et l'intégration de fournisseurs afin de garantir des fournitures et des services de qualité dans les délais impartis.
D'autre part, ils doivent veiller à ce que tous les achats soient effectués dans le respect de budgets rigoureux. La fonction d'approvisionnement est également confrontée à des défis liés à la chaîne d'approvisionnement, notamment l'obtention de tarifs raisonnables, de fournitures de qualité et le paiement des fournisseurs dans les délais impartis.
Pourquoi les professionnels de l'approvisionnement sont-ils confrontés à des défis ? Quels sont les défis les plus courants en matière d'achats ? Comment la technologie peut-elle aider à résoudre les problèmes liés aux achats ?
Nous examinons ces questions en détail dans cet article de blog, ainsi que des solutions pour rationaliser la gestion de la chaîne d'approvisionnement et le processus d'achat processus d'approvisionnement .
Comprendre les défis de la passation de marchés
Avant d'aborder les défis clés auxquels sont confrontées les équipes chargées des achats, analysons les raisons pour lesquelles la fonction achats est confrontée à des difficultés.
Le service d'approvisionnement était considéré comme une fonction administrative de l'entreprise, garantissant la disponibilité de matériaux de qualité au bon moment. Cependant, depuis les années 2000, le rôle de l'approvisionnement s'est encore élargi, incluant les préoccupations stratégiques de l'organisation.
Aujourd'hui, les professionnels de l'approvisionnement sont chargés d'élaborer des stratégies qui ont un impact positif sur les résultats de l'entreprise. Ils doivent également optimiser leurs opérations quotidiennes, telles que la gestion des commandes et des fournisseurs et les contrôles de conformité.
La gestion des fournisseurs et des vendeurs, la chaîne d'approvisionnement, l'optimisation des coûts et l'atténuation des risques sont les responsabilités supplémentaires du responsable des achats moderne.
Cependant, les risques du marché, les pénuries critiques de matières premières, les problèmes volatils du commerce mondial et l'approche complaisante des nouvelles technologies par les chefs d'entreprise poussent le service des achats au bord de la rupture.
8 Common Challenges in Procurement (8 défis courants en matière d'approvisionnement)
La nature expansive du processus d'approvisionnement l'expose à divers risques et défis. Les défis les plus courants en matière d'achats sont les suivants :
La hausse de l'inflation
L'augmentation du coût des matières premières donne des nuits blanches aux professionnels de l'approvisionnement. Des facteurs tels que les perturbations de la chaîne d'approvisionnement, les risques de livraison, l'étroitesse des marchés du travail et les politiques économiques défavorables ont fait augmenter les coûts.
COVID-19 et la poursuite des guerres sont les deux principaux facteurs de l'augmentation du coût des matières premières. Les fermetures intermittentes ont maintenu la production à un faible niveau, creusant l'écart entre l'offre et la demande, ce qui a finalement entraîné une hausse des prix.
La Russie et l'Ukraine sont des exportateurs d'énergie clés, mais en raison du conflit, la production est faible, ce qui accroît la pression sur les équipes chargées des achats pour qu'elles s'occupent des ressources essentielles à un prix élevé. Après l'invasion, les prix de l'énergie ont augmenté de 20% pendant cinq mois .
Les responsables des achats ont besoin d'aide pour maintenir des stratégies d'approvisionnement rentables en raison de la hausse rapide des prix. Cela fait de la hausse de l'inflation l'un des principaux défis en matière d'approvisionnement en 2024 que les chefs d'entreprise doivent surmonter.
Pénuries de talents
Un défi important auquel les entreprises sont confrontées est le besoin de professionnels plus qualifiés dans la fonction d'approvisionnement et l'industrie de la chaîne d'approvisionnement. La grande démission qui avait principalement touché le marché américain, et les vents contraires de type récession qui l'ont suivie ont mis le marché du travail dans tous ses états.
Les entreprises poussent leurs employés à faire plus avec moins pour combler le vide. Le personnel en place est donc surchargé de travail et s'épuise constamment. La productivité n'a jamais été aussi faible et l'absentéisme augmente, ce qui complique encore la stratégie d'approvisionnement.
En 2024, les responsables des achats doivent identifier les processus inefficaces qui drainent le temps et l'énergie de la main-d'œuvre et trouver des moyens de les automatiser.
Gestion des contrats
La gestion des contrats est la base de référence pour la maintenance des relations avec les fournisseurs. Si le contrat est un document juridique qui signifie le début d'une nouvelle relation avec un fournisseur, ses objets sont bien plus larges que cela.
Il s'agit de permettre à l'entreprise de livrer des produits à un prix compétitif. Le contrat garantit la stabilité et la qualité des livraisons de matériaux et la rentabilité globale de l'accord.
Cependant, la plupart des équipes chargées des achats ne parviennent pas à exploiter pleinement leur potentiel en raison de délais d'exécution trop longs, de processus manuels, de problèmes liés aux fournisseurs, d'un manque de communication et de coordination, et de contrats perdus.
Il en résulte des opportunités manquées de réduction des coûts, des risques de non-conformité réglementaire, des relations tendues avec les fournisseurs et une mauvaise prise de décision. Les entreprises ont besoin d'un système d'approvisionnement efficace pour automatiser et centraliser le processus de gestion de la chaîne d'approvisionnement.
Données inexactes
Dans la plupart des entreprises, les équipes chargées de l'approvisionnement gèrent l'entrée des données manuellement. Ils saisissent les données sur des feuilles de calcul et des systèmes hérités dont les capacités d'automatisation et d'analyse sont limitées. Comme les données sont traitées manuellement, elles sont principalement incohérentes et sujettes à l'erreur humaine.
La conséquence d'une base de données de mauvaise qualité se traduit par une prise de décision médiocre et lente. Les entreprises perdent des opportunités cruciales et s'exposent à des risques indésirables, comme la commande de stocks excédentaires en raison de divergences dans les données relatives au niveau des stocks.
En revanche, des données précises et fiables permettent aux responsables des achats de prendre des décisions judicieuses et d'avoir une visibilité sur les processus d'achat.
Ils obtiennent des informations en temps réel et des données précises sur les tendances de la demande, les risques du marché, les demandes de livraison et les indicateurs clés de performance spécifiques aux fournisseurs, tels que le délai d'exécution et le retour sur investissement.
Le service des achats des entreprises à forte croissance devrait envisager d'utiliser une solution de données centralisée pour automatiser la collecte et l'analyse des données afin de faciliter leur travail et les audits financiers.
Absence de communication interne
Une mauvaise communication interne est l'un des défis les plus surprenants en matière d'achats, car elle contredit ouvertement les attentes des cadres supérieurs vis-à-vis de l'équipe chargée des achats, qui assume le rôle de leaders stratégiques.
L'équipe chargée des achats travaille de manière indépendante ; elle dépend donc principalement des ressources des autres équipes, telles que les informations financières et la collaboration interfonctionnelle.
Toutefois, ces informations peuvent leur parvenir lorsqu'il existe un solide réseau de communication interne.
L'un des principaux défis auxquels est confrontée l'équipe chargée des achats est qu'elle travaille en vase clos ; elle ne connaît pas la stratégie de l'ensemble de l'organisation et n'a qu'une compréhension limitée des demandes futures.
Le manque de technologie ralentit les processus clés, car l'entrée des données est manuelle et désorganisée. Cela réduit également la capacité à résoudre les problèmes actuels et rend l'entreprise plus vulnérable aux risques. Un système technique est nécessaire pour que l'entreprise puisse s'adapter aux conditions changeantes de l'activité et relever les défis de l'approvisionnement.
Gestion des risques
Les équipes chargées des achats obtiennent les meilleurs résultats lorsque la gestion des risques repose sur des bases solides. L'approvisionnement est un processus de longue haleine, et plusieurs facteurs internes et externes l'influencent.
Ces facteurs entraînent également des risques internes, comme le comportement des employés, et des risques externes, plus difficiles à contrôler, comme les évènements mondiaux.
Toutefois, les risques suivants figurent en tête de la liste des risques liés à la gestion de la chaîne d'approvisionnement que doit gérer un responsable des achats :
Instabilité des prix
Actuellement, le marché de la chaîne d'approvisionnement est volatile. Les changements continus de prix augmentent le coût de l'approvisionnement. Les fournisseurs exigeant plus d'argent, il est essentiel de disposer d'un budget flexible pour éviter les ruptures de stock.
Perturbation de la chaîne d'approvisionnement
Les chaînes d'approvisionnement peuvent être perturbées de manière inattendue par des facteurs tels que la guerre, les problèmes politiques et les catastrophes naturelles. Le plus grand défi consiste alors à se procurer les matériaux auprès d'un autre fournisseur à la dernière minute. La clé consiste à mettre en place un système de réponse pour gérer plus efficacement de telles instances en travaillant avec un expert en approvisionnement.
Fraude
Le processus de passation de marchés est sujet à des fraudes provenant de différentes sources : employés, fournisseurs ou sous-traitants. La fraude à la facture se produit généralement lorsque les fournisseurs gonflent les coûts et que l'équipe chargée des achats les approuve sans les vérifier. La fixation des prix est une autre fraude fréquemment observée lorsque des entrepreneurs s'associent pour augmenter les coûts ou renoncer à des réductions.
Problèmes avec les fournisseurs
La maintenance de relations solides et positives avec les fournisseurs constitue le fondement de la résolution des problèmes d'approvisionnement. De nombreux problèmes avec les fournisseurs sont dus à des facteurs internes tels que des spécifications et des exigences peu claires. Si les fournisseurs communiquent leurs attentes, il sera plus facile de gérer une livraison de haute qualité.
De même, ne pas faire preuve de diligence raisonnable dans l'évaluation des fournisseurs pour comprendre leurs capacités et ne pas se mettre d'accord sur les indicateurs de performance clés sont d'autres facteurs qui augmentent les tensions dans la gestion des relations avec les fournisseurs.
L'absence de technologie
L'absence de numérisation dans les processus d'approvisionnement est un problème pour les entreprises qui ont des forfaits robustes pour faire évoluer leurs opérations d'approvisionnement. Si les nouvelles technologies ne font pas partie intégrante des activités quotidiennes, elles ne verront jamais le plein potentiel de la stratégie d'approvisionnement.
Le manque de technologie maintient la lenteur des processus clés, car l'entrée des données est manuelle et désorganisée. Cela réduit également la capacité à résoudre les points douloureux actuels et rend l'entreprise plus vulnérable aux risques. Les Business ont besoin d'un système technique pour s'adapter aux conditions changeantes de l'entreprise.
Le rôle de la technologie pour relever les défis de l'approvisionnement
La technologie jouera un rôle clé pour relever les principaux défis en matière d'approvisionnement dans les entreprises. Voici quelques domaines qui connaîtront la transformation maximale en raison de la numérisation :
Les processus automatisés
La technologie apportera le changement le plus marquant en automatisant les tâches de faible valeur telles que les demandes d'achat, les commandes et le traitement des factures. Dans le même temps, avec l'automatisation, l'erreur humaine diminue.
Les responsables des achats verront ainsi leur emploi du temps libéré et pourront se concentrer sur des tâches stratégiques essentielles telles que le forfait de nouvelles initiatives stratégiques, le développement d'idées de négociation avec les fournisseurs et la gestion des fournisseurs.
Mise en place d'un système d'approvisionnement électronique
Les systèmes d'approvisionnement électronique sont des logiciels de gestion des marchés publics qui automatise l'ensemble du processus de passation des marchés, de l'achat à la vente Demande de devis (RFQ) au paiement. Ils jouent également un rôle important dans l'application des politiques et dans l'apport d'une plus grande transparence. Le logiciel centralise toutes les données et tous les outils internes relatifs aux achats, montrant clairement où un suivi est nécessaire.
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La base de données sans code vous aide à visualiser la progression en un seul endroit. Optimisez la communication et la collaboration avec les fournisseurs et les membres de l'équipe, en garantissant l'équité et la transparence.
La réussite de la gestion de la chaîne d'approvisionnement comporte deux aspects : la création d'un forfait d'approvisionnement et une stratégie d'optimisation de la chaîne d'approvisionnement.
Le forfait permet de s'assurer que vous disposez de toutes les fournitures et de tous les services dans les délais et dans le respect du budget.
La stratégie vous aide à rester organisé, à améliorer la communication et à garder une longueur d'avance sur les négociations.
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- Échéançant chaque tâche, en les assignant aux membres de l'équipe et en ajoutant des échéanciers
- En classant les objectifs par ordre de priorité pour une exécution efficace
- Partageant rapidement et facilement les mises à jour de la progression avec la suite C
Utilisez le modèle de plan d'action pour la passation de marchés de ClickUp pour gérer efficacement vos tâches et mettre en place une procédure de passation de marchés efficace
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