En tant que manager et dirigeant, l'amélioration des compétences de vos collaborateurs ne vous est pas étrangère. Mais qu'en est-il de vos propres compétences ?
S'il est grand temps d'aller au-delà des fonctions de base de votre description de poste, ne cherchez pas plus loin que les quatre fonctions du management. Ce cadre utile fournit aux prestataires des domaines clés pour améliorer la qualité du travail, atteindre des objectifs à long terme et créer un environnement de travail prospère. 🤝
Si vous n'avez jamais entendu parler des quatre fonctions du management, nous avons ce qu'il vous faut. Dans ce guide, nous expliquons le travail de chaque fonction, partageons des exemples utiles et vous apprenons à appliquer les quatre fonctions, quel que soit votre secteur d'activité.
Qu'est-ce que les quatre fonctions du management ? ?
Henri Fayol, ingénieur et cadre du XIXe siècle, a été le premier à définir les quatre fonctions du management : le forfait, l'organisation, la direction et le contrôle. Si le concept n'est pas nouveau, le travail d'un manager consiste à toucher à ces quatre fonctions dans son travail quotidien.
Planification
La phase la plus importante de la gestion de projet est le forfait. Pour la fonction de planification, un responsable de réussite fera différents types de planification, notamment :
- La définition d'objectifs (à court terme et à long terme)
- Établir des feuilles de route pour atteindre les objets de l'organisation
- La créationdes forfaits stratégiques Le forfait stratégique nécessite beaucoup de contexte et de connaissances institutionnelles. En tant que manager, vous êtes chargé d'évaluer la situation actuelle, de fixer des objectifs et d'élaborer un forfait détaillé pour aller du point A au point B.
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La planification exige de prévoir et de prédire les tendances futures, d'où la nécessité d'une solide expérience en matière de données ou dans votre secteur d'activité. Un œil pour les données vous servira bien dans la planification tactique, mais vous avez aussi besoin de créativité.
Une réflexion hors des sentiers battus s'avère utile lors du forfait des feuilles de route et des jalons du projet, alors n'ayez pas peur d'adopter de nouvelles façons de faire les choses. 💡
Organisation
Une fois que vous avez mis en place un forfait, il est temps de mettre tous vos canards en ligne. L'étape de l'organisation de la gestion nécessite :
- La constitution d'une équipe
- Le forfait opérationnel
- Distribuer les ressources
- Définir les relations entre les tâches
- Assignation des tâches
Au lieu de tout gérer par e-mail ou par notes, la plupart des gestionnaires insèrent leurs forfaits de projet dans des un logiciel de gestion de projet tel que ClickUp . Ce logiciel clarifie automatiquement qui est responsable de quoi, rationalise les flux de travail et recueille des données sur l'utilisation des ressources. 📌
/%img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/ClickUp-2.gif 4 fonctions de gestion : Les vues Tableau, Liste, Gantt et Tableau de ClickUp /$$img/
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Tandis que les Logiciel PM fera une grande partie du travail à votre place, mais c'est toujours à vous, en tant que manager, qu'il incombe de mettre en place un flux de travail efficace et d'avoir une vue d'ensemble. Vous décidez de la cadence des livrables, des dates d'échéance, des tâches, etc. pour que l'équipe reste sur la même page.
Vous êtes également chargé de clarifier les rôles et les responsabilités, ce qui est essentiel pour éviter les retouches, les erreurs de communication et les retards.
Leading
La fonction d'encadrement, parfois appelée fonction de direction, consiste à guider et à motiver le personnel pour qu'il travaille à la réalisation des objectifs du projet. Cela implique de nombreuses tâches, notamment :
- La communication
- La constitution d'une équipe
- L'ajustement de votrestyle de leadership en fonction de l'équipe ou de la situation
- Motiver son équipe
- Résoudre les conflits
Tout rôle de management requiert de solides compétences non techniques. Les managers doivent avoir suffisamment d'expérience et de capital social pour inspirer et influencer les personnes dans les différents services.
Un style de leadership efficace nécessite d'investir dans des relations chaleureuses avec son équipe, d'accepter les idées novatrices des employés et de récompenser tout le monde pour un travail bien terminé. 🏆
Contrôle
La dernière fonction, le contrôle, peut ressembler à de la microgestion, mais il s'agit en fait de s'assurer que tout se passe comme prévu. Cette fonction implique :
- La mise en place de paramètres de performance
- Gérer les performances de l'équipe
- Prendre des mesures correctives si nécessaire
En effet, il est absurde de se fixer des paramètres et de les abandonner par la suite. La fonction de contrôle de gestion permet de garantir la qualité et d'adapter les forfaits de votre projet en cas de changement.
Bien sûr, la gestion des performances des employés fait partie de la fonction de contrôle du management. Mais les dirigeants solides savent qu'il s'agit davantage de redirection et d'assistance que de microgestion. 🙌
Comment appliquer les quatre fonctions du management au travail
Comment appliquer ces fonctions sur le lieu de travail ? Voici comment les leaders efficaces mettent en œuvre les fonctions de management au quotidien.
Conseils de planification
Le forfait est une compétence utile pour n'importe quel travail, mais elle est particulièrement essentielle pour les managers. Suivez ces conseils rapides pour une phase de planification plus efficace :
- Fixer des objectifs réalistes: Toujours suivre les règles de l'art de la planificationCadre de définition des objectifs SMART. Cela permet de définir des Objectifs clairs et réalisables qui s'alignent sur les objectifs plus larges de votre organisation, sans pour autant submerger votre équipe
- Effectuez une analyse SWOT:Une analyse SWOT analyse les forces et les faiblesses internes ainsi que les opportunités et les menaces externes. Cet exercice est idéal pour identifier les tendances du marché, la concurrence et les opportunitésl'affectation des ressources les problèmes qui pourraient avoir un impact important sur votre projet ou votre équipe
- Intégrez des sécurités dans votre forfait: Un forfait parfait n'existe pas. Il se peut que votre client demande des modifications, que vous perdiez des fonds ou que les exigences de l'utilisateur final changent. Cela arrive. Au lieu de paniquer, créez un plan d'action qui s'adapte au fur et à mesure. Essayez de regarder quelques étapes en avant à tout moment pour voir si le forfait doit être modifié 👀
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Conseils d'organisation
L'organisation de votre liste de tâches, de vos ressources et des membres de votre équipe est essentielle à la réussite de votre projet. Mais même les projets les mieux organisés peuvent dérailler si vous n'y prenez pas garde. Suivez ces conseils d'organisation pour garder vos projets sur la bonne voie :
- Créer une hiérarchie: Les hiérarchies sont le moyen le plus intelligent de déléguer et de gérer efficacement. Créez une structure claire qui délimite les rôles individuels et les équipes. Veillez à la consigner par écrit et à la partager avec tous les membres de l'organisation. Une hiérarchie écrite permet à chacun de savoir plus facilement avec qui il doit communiquer en cas de problème, ce qui vous permet d'adopter une approche moins interventionniste
- Équilibrer la charge de travail: Gardez un œil sur la distribution du travail. Vous ne voulez pas que votre équipe soit sous-utilisée ou surchargée. Une charge de travail équilibrée prévient l'épuisement professionnel et améliore la qualité du travailutilisez la vue Charge de travail de ClickUp pour ne pas perdre de vue la file d'attente des tâches de votre équipe
- **Créez des procédures opératoires normalisées (SOP) pour les tâches suivantesles tâches du projet ou les produits à livrer. La documentation lève toute ambiguïté et fournit à votre équipe des ressources en cas de questions. C'est le moyen idéal d'éviter les e-mails inutiles et les reprises de travail
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Conseils de pointe
En tant que leader, c'est vous qui dirigez le navire. Dans le cadre de la fonction de direction, il vous incombe de veiller à la productivité, à la collaboration et à la satisfaction de tous. Suivez ces conseils pour renforcer vos compétences en matière de leadership :
- Fournir un retour d'information constructif: Donnez régulièrement à votre équipe un retour d'information positif et une critique constructive. Essayez de fournir un retour d'information immédiat afin qu'il soit pertinent et exploitable par les employés. Ne tournez pas autour du pot si vous devez faire un retour critique. Soyez clair, direct et aimable 🌻
- Favoriser un environnement de travail positif: Votre équipe peut avoir une ambiance ou un environnement existant, mais vous avez beaucoup d'influence sur la culture en tant que manager. Reconnaissez et appréciez le bon travail, encouragez un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée et montrez-vous accessible
- Résoudre les conflits: Il est difficile d'aborder les conflits de front, mais vous ne pouvez pas laisser les sentiments négatifs s'envenimer au fil du temps. Qu'il s'agisse d'un conflit entre équipes ou d'un désaccord avec le client, vous devez intervenir dès que possible et jouer le rôle de médiateur
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Conseils de contrôle
La gestion exige un équilibre délicat entre la délégation et l'offre d'une aide concrète. Utilisez ces conseils sur la fonction de contrôle pour trouver un meilleur équilibre :
- Établir des normes claires: Les employés veulent des objectifs et des attentes spécifiques. Donnez à chacun des indicateurs de performance clairs pour ses tâches et ses objets
- Créez des systèmes de suivi des objectifs: Il peut s'agir de programmer des évaluations régulières des performances, de produire des rapports de progression ou d'utiliser des outils de suivi des objectifslogiciel de suivi des employés *Équilibrer le contrôle et la responsabilisation: Bien qu'il soit important de garder un œil sur les choses, votre équipe doit avoir la liberté de prendre ses propres décisions. Tant que tout le monde atteint ses objectifs et ses KPI, donnez-leur de l'autonomie pour qu'ils se sentent responsabilisés au travail 💪
Enregistrez le temps au fur et à mesure ou saisissez-le manuellement grâce au suivi du temps dans ClickUp
Développez vos compétences avec des outils de gestion de projet utiles
Le forfait, l'organisation, la direction et le contrôle nécessitent des compétences non techniques qui se renforcent au fur et à mesure que l'on acquiert de l'expérience en matière de leadership. Les outils de gestion sont un autre excellent moyen de stimuler une variété de compétences de gestion. 🤹
ClickUp aide des milliers de responsables à gérer des tâches, des tableaux, des communications, des documents, etc. Si vous essayez de maîtriser les quatre fonctions de gestion, les principales fonctionnalités de gestion de ClickUp sont indispensables.
Fonctionnalités de gestion de projet et de tâche qui font gagner du temps
ClickUp est un spécialiste de la planification et de l'organisation, qui aide les managers à créer des forfaits solides qui donnent des résultats. En tant qu'outil tout-en-un solution de gestion de projet clickUp est doté d'un grand nombre d'automatisations, de modèles, d'une gestion des connaissances et d'une gestion des tâches. 🛠️
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Si vous souhaitez planifier un projet complexe avant de le valider, organisez une séance de brainstorming dans un Carte mentale ClickUp . Cet outil en temps réel, par glisser-déposer, se transforme rapidement en projets ou en tâches d'un simple clic sur un bouton, rationalisant ainsi les fonctions de planification et d'organisation.
Outils de leadership basés sur des données
Les données sont tout, surtout si vous gérez une équipe à distance. Visitez votre Objectifs ClickUp pour créer une source unique de vérité pour vos objets, y compris les délais, la progression et les indicateurs clés de performance. Affichez les détails des indicateurs d'un projet ou affichez tout à un niveau élevé. Vous êtes à la place du conducteur. 🚘
Paramétrer des flux de travail personnalisés et des trackers agiles pour vos équipes de projet
ClickUp se spécialise également dans la gestion de projet Agile, vous donnant la liberté de suivre les points de sprint en fonction des sous-tâches et des assignés. Vous pouvez même gérer les actifs le temps et les autres ressources avec des formulaires numériques . C'est le moyen le plus simple de combiner la définition d'objectifs, le compte rendu et l'équilibrage de la charge de travail sans changer de plateforme.
Rapports automatisés et personnalisables
ClickUp possède certains des rapports de projet les plus robustes. Grâce aux fonctions de contrôle, il est facile de générer des rapports sur les statuts des tâches, le suivi du temps, les indicateurs des employés, les jalons et bien plus encore. 🎯
Paramétrez les rapports dont vous avez besoin, en un seul endroit, sur ClickUp
Utilisez le la fonctionnalité de suivi du temps pour contrôler les contributions des employés ou générer des devis pour les clients. Rapports ClickUp est également parfait pour voir quel travail votre équipe a achevé, ce qui est à venir et qui est en retard.
Quatre fonctions de management Exemples
Les quatre fonctions du management sont essentielles à un leadership solide, quel que soit le secteur d'activité. Il est utile de voir quelques exemples de ces fonctions dans la pratique. 🔎
Processus de planification exemple
Un responsable marketing est chargé d'élaborer une stratégie pour le lancement d'un nouveau produit. Avant de constituer une équipe, il fait une étude de marché, fixe des cibles pour les ventes et la sensibilisation des clients, choisit les canaux publicitaires et établit un budget et un échéancier pour le lancement.
Fonction d'organisation exemple
Les directeurs de la construction sont un excellent exemple de la fonction d'organisation. Ces gestionnaires de projet très occupés allouent des ressources pour la main-d'œuvre, l'équipement et les matériaux. Ils sont également chargés d'établir les échéanciers et de coordonner le travail entre les employés, les sous-traitants et les fournisseurs.
Fonction dirigeante exemple
Le capital d'une école secondaire motive et guide les enseignants et le personnel. Il influence considérablement la culture de l'école et supervise les normes éducatives. Les directeurs gèrent les conflits entre les parents et les enseignants et favorisent une culture positive et inclusive qui assiste la sécurité et l'apprentissage des élèves.
Fonction de contrôle exemple*
Les directeurs de restaurant doivent trouver un équilibre entre la gestion efficace de leur personnel et celle des finances de l'établissement. Ils surveillent les indicateurs tels que les équipes commerciales et les dépenses quotidiennes, veillent à la sécurité alimentaire, examinent les commentaires des clients et adaptent le personnel ou les éléments du menu pour maintenir la rentabilité ou la qualité.
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Que vous supervisiez une équipe logicielle, que vous soyez le fer de lance d'une campagne de marketing ou que vous meniez des projets créatifs, ces fonctions sont une boussole utile pour naviguer dans les complexités de la gestion. 🧭
Les nouveaux dirigeants et les dirigeants chevronnés utilisent les quatre fonctions de gestion pour fixer des objectifs et mener leurs équipes à la réussite.
Les compétences non techniques sont importantes, mais les bons outils le sont tout autant. ClickUp est une plateforme intuitive et efficace qui consolide les quatre fonctions en un seul endroit. C'est la meilleure façon de créer des forfaits exploitables, d'organiser votre travail, de diriger votre équipe et de collaborer avec elle, et de suivre les résultats. 🤩
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