À quoi tient le fait que certaines entreprises s'alignent sur les priorités stratégiques et fonctionnent avec une efficacité maximale, alors que d'autres accumulent les projets infructueux ?
En bref, la durée de vie d'une stratégie opérationnelle dépend de sa mise en œuvre au quotidien.
Dans un sondage mondial réalisé par $$Up en 2023 auprès de centaines de chefs d'entreprise, 35% des personnes interrogées ont déclaré que l'efficacité opérationnelle est leur principale préoccupation pour la réussite de leur entreprise. Il s'agit là d'un appel à l'action pour les Outcome Champions - les professionnels de la gestion des opérations qui coordonnent les ressources, les processus et les personnes pour atteindre l'excellence opérationnelle. ✨
La question fondamentale à se poser avant d'entreprendre toute étape est double : Quelles sont les stratégies logistiques et culturelles pertinentes de votre organisation, et comment faites-vous pour maintenir un partenariat de premier ordre entre tous les niveaux de direction et les équipes pour assurer la réussite ?
L'élaboration de stratégies ne consiste pas seulement à résoudre des problèmes. Il s'agit plutôt d'exploiter les capacités de la technologie et de créer un lieu de travail qui élimine les opinions fondées sur la peur d'essayer de nouvelles idées. Ce type d'innovation alimente à la fois le travail stratégique et la production.
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Qu'est-ce qu'une stratégie opérationnelle ?
La stratégie d'exploitation est le forfait qui guide la manière dont une entreprise gère ses processus et ses ressources en fonction de ses objectifs organisationnels généraux.
Au-delà du jargon, il existe un concept qui façonne la culture, la productivité et les objectifs de l'entreprise. Toute entreprise, qu'elle soit petite, moyenne ou grande, le fait pour s'adapter à ce qu'elle fait, à l'endroit où elle le fait et à la manière dont elle veut se différencier des autres dans son champ d'activité.
Bien que cela puisse être perçu comme un chevauchement avec le le forfait stratégique il convient de faire la distinction entre la planification stratégique et la planification des ressources humaines, en explorant ce guide : La planification stratégique paramètre la vision et l'orientation générales de l'organisation, souvent fait annuellement ou semestriellement. Les principaux objectifs de l'opération décrivent les processus et les flux de travail qui seront utilisés pour achever le travail. ⚙️
Examinons des exemples de stratégies d'exploitation concernant des domaines fonctionnels spécifiques de l'organisation :
Types de stratégies opérationnelles pour l'amélioration, les gains d'efficacité et l'innovation
une décomposition des exemples de stratégies opérationnelles pour réaliser la stratégie globale de l'entreprise | Type de stratégie | Réalisations | | ------------------------------------------------ | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Les stratégies de leadership en matière de coûts visent à être le fournisseur le moins cher du secteur, en offrant des produits ou des services de qualité à des prix inférieurs à ceux de la productivité
| Stratégies axées sur le client | Intègre la technologie à des fins d'efficacité, d'agilité et d'expérience client en adoptant le cloud computing, l'analyse de données, l'automatisation et les outils de rapports numériques
| Différenciation/Compétitivité stratégies | Distingue un produit ou un service, en visant la qualité perçue, les fonctionnalités uniques et la fidélité des clients pour justifier une tarification supérieure
| Les stratégies de différenciation et de compétitivité sont des stratégies qui permettent de distinguer un produit ou un service en visant la qualité perçue, les caractéristiques uniques et la fidélisation de la clientèle, ce qui justifie une tarification élevée
| Stratégies d'engagement des employés* - Favoriser une main-d'œuvre motivée et validée en encourageant une culture positive, en favorisant la croissance et en impliquant les employés dans les décisions
| Stratégies d'exploitation des stocks Comprend les différents aspects de la gestion des stocks (approvisionnement, stockage, distribution et optimisation), afin que la bonne quantité de marchandises soit disponible au bon moment, au bon endroit et au bon coût
| Les stratégies d'excellence opérationnelle* optimisent les processus en termes d'efficacité, de rentabilité et de qualité, en s'appuyant sur des méthodes d'amélioration continue telles que Lean Six Sigma
| Stratégies d'externalisation : confier des tâches à des fournisseurs externes, ce qui permet de réduire les coûts, d'accéder à l'expertise et de permettre aux équipes internes de se concentrer sur les activités essentielles de l'entreprise
| Stratégies en matière de produits ou de services L'Assistance se concentre sur la création de produits ou de services qui dépassent les attentes en optimisant l'ensemble du cycle de vie, depuis la conception jusqu'à l'assistance après le lancement
| Les stratégies de gestion des risques* protègent l'entreprise en identifiant, en évaluant et en atténuant les risques potentiels grâce à des mesures de contrôle et à des forfaits d'urgence
Ces stratégies opérationnelles ne s'excluent pas mutuellement. Et c'est une bonne nouvelle ! Personne ne veut être enfermé dans une seule stratégie d'entreprise. Une approche intégrée permet aux organisations d'optimiser leurs opérations pour différents produits/services, segments de clientèle et marchés. 🎯
Lorsqu'une organisation investit dans la stratégie et la mise en œuvre des opérations, elle investit dans la productivité de ses employés. En ayant une vue directe sur le pourquoi et le comment de leurs tâches, ils ne sont pas obligés de naviguer dans des niveaux élevés d'ambiguïté.
Au contraire, ils reçoivent des instructions claires pour achever les tâches adéquates.
Si vous êtes impatient de vous lancer dans l'exploration des processus et de définir les grandes lignes de votre stratégie d'entreprise, nous vous recommandons d'utiliser cette méthode objectifs opérationnels dès maintenant, téléchargez le Modèle de plan opérationnel par ClickUp . Il est temps de désencombrer votre garage mental pour faire de l'espace à des projets passionnants et orientés vers la croissance.
Prolongez les invitations à vos collaborateurs les plus proches et organisez un atelier d'architecture des systèmes, en temps réel ou de manière asynchrone ! 📧
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Organiser, exécuter et contrôler les éléments du forfait de stratégie opérationnelle sur une liste ClickUp
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Jusqu'à présent, nous avons appris les rouages d'une stratégie opérationnelle. Voyons cela en pratique.
Comment intégrer les éléments d'une stratégie opérationnelle dans les forfaits de projet
Ce guide compact a été conçu pour permettre à un gestionnaire des opérations de mettre en œuvre les meilleurs processus d'entreprise et flux de travail dans les plans de projet.
Pourquoi ce guide est-il compact ? Clause de non-responsabilité : nous jouons tous dans la même sitcom, mais nous lisons des scripts différents. Bien qu'il existe des modèles d'entreprise et des secteurs d'activité dans lesquels nous pouvons nous classer, chaque entreprise possède un ensemble différent de valeurs fondamentales qui reflètent sa raison d'être et ses principes directeurs.
C'est pourquoi les systèmes que vous lirez ci-dessous sont les facteurs clés de réussite dont toutes les stratégies opérationnelles ont besoin. Les équipes peuvent atteindre leur niveau de performance maximal en mettant en œuvre une seule de ces idées !
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Étape 1 : Définir l'impact ou la transformation de la stratégie opérationnelle
Penser à la perspective à court terme (priorités concurrentielles) et à la vision à long terme (compromis).
Le forfait à court terme permet de répondre aux besoins immédiats des clients, d'allouer les ressources au bon endroit et au bon moment, et de fournir des repères pour l'évaluation des performances de l'équipe.
La planification à long terme permet aux organisations d'investir dans des solutions technologiques modernes, d'orienter les possibilités d'expansion du marché et de repenser la logistique.
Votre forfait opérationnel doit avoir un champ d'application plus restreint et s'intéresser aux activités et actions quotidiennes nécessaires à la mise en œuvre de la le forfait stratégique . La clé pour obtenir l'approbation et l'assistance de la direction est d'articuler la valeur, la faisabilité et l'alignement de votre forfait.
C'est là que la co-création des indicateurs de performance clés facilement mesurables avec les équipes et tous les niveaux de direction est essentiel pour donner à chaque membre de l'équipe un sentiment de propriété à l'égard de ses tâches. 🔑
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Étape 3 : Co-créer un forfait d'action pour sécuriser le flux de matériel, d'informations et de ressources
Il faudra plusieurs cycles pour achever ce plan d'action, mais il ne sera pas achevé pour autant, car les priorités peuvent évoluer en fonction des circonstances. La meilleure garantie de transparence en cas de changement de stratégie consiste à disposer d'une source unique de vérité pour réexaminer le plan et procéder à des micro-ajustements. ⚖️
Le contenu de votre forfait Business variera en fonction du modèle d'entreprise et des processus opérationnels de votre société. Au minimum, le contenu de votre plan d'action doit comprendre :
Une décomposition des sections nécessaires pour un document de plan de stratégie opérationnelle_ | Section | Contenu | | -------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Titre : Commencez par un nom mémorable qui reflète l'impact ou l'objectif de la stratégie opérationnelle | Introduction : donnez un bref aperçu de la stratégie opérationnelle, de ses objets et de sa pertinence par rapport aux objectifs de la stratégie d'entreprise | Échéancier : Résumer les points clés du plan d'action, y compris les objectifs prioritaires, les propriétaires/collaborateurs des tâches, les échéanciers et les résultats escomptés | Tâches et initiatives de haut niveau Décomposer l'échelle et la portée des tâches ou des initiatives nécessaires à la mise en œuvre du plan d'action | Équipes responsables | Désignez les chefs de service/collaborateurs individuels qui seront responsables des mises à jour, des révisions et des approbations de la communication relative au projet | Échéanciers et Jalons - Définir des échéanciers spécifiques pour les activités clés, les produits livrables et les points de contrôle de la qualité qui témoignent de la progression réelle du projet | Les tâches qui doivent être achevées avant que d'autres puissent commencer et la façon dont les dépendances seront gérées pour éviter les retards sont mises en évidence | Affectation des ressources Détaillez l'affectation des ressources, y compris le budget, le personnel, la technologie et les matériaux. Listez les éventuelles contraintes en matière de ressources ! | | Évaluation et atténuation des risques* - Identifiez les risques potentiels et les défis à relever à l'aide de forfaits d'urgence | Communication et engagement des parties prenantes | Décrivez le forfait de communication pour tenir toutes les parties prenantes informées et le niveau d'engagement des parties prenantes | Pièce jointe* - Inclure tous les documents d'assistance, les recherches et les projets pertinents Rapports et suivi | Précisez les indicateurs et les KPI qui seront utilisés pour mesurer la progression et la réussite du projet | Budget et planification financière | Ajoutez les ressources financières allouées à chaque tâche ou initiative
Si vous avez l'impression que l'univers s'ennuie et commence à faire bouger les choses tout seul parce qu'il vous faut plus d'une semaine pour rédiger un forfait, essayez de le faire ClickUp AI . Nous vous avons couvert avec 100+ outils qui utilisent des invites, instructions basées sur la recherche et adaptées à des rôles spécifiques ! 🤖
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/06/ClickUp-AI-Product-Requirements-Document-Example.gif Exemple de document sur les exigences du produit ClickUp AI /$$img/
Utilisez des invites, des instructions avec ClickUp AI pour élaborer rapidement des documents
Étape 4 : Tirer parti de la technologie et être le moteur de la mise en œuvre de la stratégie
Les équipes se sentent-elles à l'aise pour partager leurs idées, leurs préoccupations et leurs commentaires ? Y a-t-il une augmentation des projets retardés en raison d'un manque de compte rendu ? Les membres de l'équipe se demandent-ils : "Que dois-je faire aujourd'hui ?"
Vos compétences en matière de leadership, de communication et de résolution de problèmes sont essentielles à la réussite de la stratégie opérationnelle. Comme vous travaillez avec différentes équipes, vous devrez organiser des informations variées qui vous parviennent par différents canaux. 👨💻
Vous aurez besoin des bonnes gestion des tâches afin d'assurer la réussite de chacun et de communiquer les attentes en matière d'exécution des projets. Si vous pensez que le forfait que vous avez rédigé à l'étape 3 sera "suffisant", considérez ceci :
La gestion des tâches à l'aide d'un plan d'action statique peut submerger des équipes plus importantes ou des projets complexes. Il y a trop de bruit et de désordre à faire défiler quotidiennement. Des tâches dédiées et logiciel de gestion de projet paramètre l'étape de la productivité individuelle et d'équipe à l'échelle
Les modèles manuels ne peuvent pas répondre aux exigences d'une main-d'œuvre agile, et être agile est un élément non négociable sur le marché d'aujourd'hui en tant que.. des cas d'utilisation de l'IA adaptés à l'industrie continuent de croître. Votre temps et votre attention doivent être consacrés à des tâches et activités à forte valeur ajoutée qui rapprochent les équipes de leurs objectifs.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/09/ClickUp-Daily-Action-Plan-Template-1400x685.png Modèle de plan d'action quotidien ClickUp /$$img/
Créer des systèmes efficaces pour suivre toutes les tâches et activités dans ClickUp
Faites une petite pause, puis téléchargez le modèle de plan d'action quotidien de ClickUp Modèle de plan d'action quotidien par ClickUp . Ce modèle contient tous les ingrédients pour organiser l'attribution des tâches, les jalons, les échéances et les collaborateurs.
En tant qu'utilisateurs de ClickUp, vos équipes et les parties prenantes ont toutes les tâches et la documentation à portée de main pour suivre de près la progression tout au long de la phase de mise en œuvre !
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Avertissement : Les coûts cachés des raccourcis
Il est facile de sous-estimer l'impact des petites tâches apparemment banales qui s'accumulent au fil du temps. Cependant, ces tâches "à garder pour plus tard" peuvent rapidement faire boule de neige et devenir un problème important pour l'équipe.
Examinons de plus près les coûts cachés des raccourcis :
- La dette culturelle du lieu de travail : La dette culturelle du lieu de travail fait référence aux conséquences négatives de la négligence de la culture et des valeurs fondamentales de l'entreprise, comme la baisse du moral des employés, le taux de rotation élevé et la diminution de la productivité, ce qui peut nuire à leur réussite à long terme
- Dette technique : La dette technique survient lorsque des logiciels ou des solutions technologiques sont développés rapidement ou avec des pratiques de codage sous-optimales pour répondre à des besoins immédiats
- Dette de processus : La dette de processus fait référence à l'accumulation d'inefficacités et de lacunes dans les flux de travail et les procédures d'une organisation au fil du temps
- Dette de connaissances : la dette de connaissances survient lorsque les organisations n'investissent pas dans la formation continuel'apprentissage et le développement continus pour leurs employés
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S'attaquer à la dette technique est un effort d'équipe. Voici quelques méthodes rapides à sortir de votre boîte à outils de productivité et à s'attaquer à de petites tâches pour un impact minimal sur vos initiatives de production :
- Prioriser les tâches : Hiérarchisez les tâches en utilisant la matrice d'Eisenhower (les tâches urgentes et importantes viennent en premier, suivies des tâches importantes mais non urgentes)
- Blocage des sessions en équipe : Planifierun temps ciblé blocs pour de petites tâches, éviter le multitâche pour minimiser les distractions
- La mise en lots des tâches : Regrouper les tâches similaires et les traiter par lots pour réduire les changements de contexte
- Déléguez quand c'est nécessaire : Déléguer des éléments d'action et des tâches que d'autres membres de l'équipe peuvent prendre en charge
Maintenant, revenons à notre programme habituel ! 🎬
Étape 5 : Établir des checklists et des règles de décision pour l'amélioration continue
À considérer que d'autres tâches de routine et des projets spéciaux se déroulent simultanément dans votre charge de travail, comment faites-vous pour maintenir la dynamique de groupe dans le plan des opérations ?
Commencez par poser des questions pour aider l'équipe de gestion des opérations à recueillir et à analyser systématiquement les données sur un tableau de bord centralisé. Cela réduira la charge cognitive et permettra aux membres de l'équipe de prendre des décisions en toute confiance.
Ces checklists et règles peuvent être aussi détaillées que vous le souhaitez pour un usage interne. Si cela permet d'évaluer leur véritable utilité, soumettez-les à un test auprès des bénéficiaires. Remettez-les à des chefs de projet, des parties prenantes et des cadres supérieurs pour confirmer s'ils se concentrent ou non sur les bonnes questions pour évaluer la mise en œuvre au jour le jour. 📊
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Accéder aux tâches et activités liées au projet à partir d'un tableau de bord ClickUp
Comment les responsables des opérations peuvent-ils appliquer des checklists et des règles de décision à un niveau tactique lorsqu'ils sont confrontés à des échéanciers serrés ?
Donnez à votre équipe une expérience cohérente grâce à une routine programmée
Voici une répartition des tâches de stratégie opérationnelle par intervalles. Avez-vous remarqué quelque chose qui pourrait être ajouté à votre emploi du temps personnel ou à celui de votre équipe ? 🗓️
Une répartition des tâches quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles qu'un professionnel de la gestion des opérations doit programmer dans sa charge de travail
Fréquence des tâches
Éléments d'action
Tâches quotidiennes
Tenir une réunion d'information réunions quotidiennes ou réunions quotidiennes avec les chefs de projet pour discuter de la progression, des défis et des objectifs de la journée ou de la semaine
Traiter les problèmes ou les obstacles avec diligence afin d'éviter qu'ils ne se transforment en problèmes plus importants
Examiner la progression quotidienne et vérifier s'il y a des problèmes critiques ou des goulets d'étranglement
Contrôler en permanence les statuts des indicateurs clés de performance (ICP)
Tâches hebdomadaires
Projet rapports de statut hebdomadaires aux parties prenantes, soulignant les réalisations du projet, les défis et les prochains jalons
Examiner l'affectation des ressources et la distribution de la charge de travail afin que les équipes soient équilibrées et que personne ne soit surchargé
Évaluer les nouveaux risques apparus au cours de la semaine et les mettre à jour les forfaits d'atténuation des risquesRecueillir les réactions des membres de l'équipe sur la progression des tâches et leurs expériencesAnalyser les progrès par rapport aux échéanciers, aux budgets et aux objets du projet
Tâches mensuelles
Prendre des notes pour élaborer un forfait d'amélioration continue qui décrit des actions spécifiques pour.. améliorer la gestion de projet processus
Organiser des examens post-projet ou rétrospectives documenter les leçons tirées de projets achevés pour référence ultérieure
Envisager la planification des ressources à long terme et les besoins de développement de la main-d'œuvre en fonction de l'évolution de l'environnement portfolio du projet Vérifier que les projets en cours et à venir s'alignent sur les objectifs et les priorités stratégiques globales de l'organisation
Recueillir et analyser les commentaires des clients et des parties prenantes sur les résultats et les performances des projets
Déterminer si les projets sont sur la bonne voie pour atteindre leurs objets et procéder aux ajustements nécessaires afin d'atteindre les objectifs fixés les forfaits des projets Examiner les budgets et les performances financières des projets
Que se passe-t-il ensuite ?
Une fois que vous aurez acquis votre nouveau cadre de stratégie opérationnelle, appliquez-le dans le contexte des opérations et des processus de votre entreprise. De la gestion de la chaîne d'approvisionnement aux logiciels et à tout ce qui se trouve entre les deux, vous aurez les outils nécessaires pour coordonner même les stratégies d'opérations les plus difficiles. 💪
En cours, si vous avez déjà connu une progression fugace dans vos responsabilités, c'est peut-être parce que vous ne vous concentrez pas sur les bonnes choses au bon moment. Il est normal - non, il est autorisé de demander à vos pairs de remettre en question vos observations lorsque vous êtes bloqué.
Comptez sur l'équipe de ClickUp comme l'un de vos pairs, et n'hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin d'aide pour sortir de l'engrenage d'une mise en œuvre infructueuse. Bon forfait ! ✍️
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