La asignación de recursos evalúa los recursos disponibles en un momento dado, así que podríamos decir que presenta un plan a corto plazo con efectos a largo plazo. Se trata de una herramienta imprescindible para planificar la capacidad y gestionar las expectativas de los clientes. Si la asignación de recursos es eficaz, tu proyecto tendrá todos los recursos y el capital humano que necesita para concluir con éxito en un plazo realista.
Define el alcance del proyecto
Ningún chef empieza a cocinar sin antes saber qué plato quiere preparar, ¿no?
Lo mismo sucede con la gestión de proyectos: el primer paso es definir el alcance del proyecto. Si no tienes esta información, es imposible tomar decisiones relativas a la asignación de recursos.
El documento de alcance del proyecto debe especificar los siguientes detalles:
- El ámbito del trabajo, es decir, qué tareas son necesarias y cuáles no corresponden al alcance del proyecto.
- Las limitaciones del proyecto, como pueden ser el presupuesto y los plazos.
- El calendario del proyecto y el cronograma, con los distintos hitos.
- Los entregables del proyecto.
Consulta tu carga de trabajo y las tareas pendientes en la ruta crítica con un simple clic en ClickUp.
El documento de alcance del proyecto te ofrece una visión general de un proyecto nuevo para poder planificarlo y entenderlo. Usa esta información con los siguientes fines:
- Planificar cuántos recursos necesitas para terminar el proyecto en el plazo previsto.
- Dividir el proyecto en tareas más pequeñas.
- Decidir la distribución de esas tareas entre los miembros del equipo.
Evalúa tus recursos
Antes de escoger los ingredientes de una pizza, debes preguntar cuáles se ofrecen y qué le gusta a cada persona. Esto se aplica también a los proyectos: tienes que saber en qué se especializa cada miembro del equipo y qué tarea prefiere hacer para poder elegir los recursos adecuados.
La planificación de un proyecto requiere que conozcas tanto la capacidad de tu equipo como la calidad de los recursos disponibles. Solo así podrás asignar esos recursos de la manera más efectiva.
¿Cuáles son sus fortalezas y áreas de especialidad? Correlaciona los requisitos del proyecto con los recursos adecuados para cubrir esas necesidades.
Ejemplo de planificación de recursos en una agencia
Supongamos que tienes que ejecutar una campaña publicitaria de pago por clic para un cliente B2B SaaS que opera en el sector de la inteligencia empresarial. En tu agencia hay dos gestores de PPC: Jaime, que ha trabajado anteriormente con clientes B2B del sector tecnológico, y Sara, que ha trabajado sobre todo con clientes B2C de venta directa.
Sara dice que no sabe mucho sobre software B2B y menos aún en un sector tan técnico como la inteligencia empresarial, por lo que no se sentiría cómoda gestionando la campaña de PPC de este cliente. Por su parte, Jaime cree que es la persona adecuada para el trabajo dada su experiencia previa en B2B.
Sin duda, te interesa contar con Jaime en este proyecto.
¿Qué disponibilidad y capacidad tienen tus recursos? El equipo no suele trabajar en una sola cosa a la vez y, además, su disponibilidad está limitada por un número de horas a la semana o al día. Asegúrate de que el equipo tiene suficientes horas disponibles para dedicar a este proyecto específico.
Usa la vista Carga de trabajo de ClickUp para ver quién va con adelanto o con retraso y reasignar tareas fácilmente con la función de arrastrar y soltar.
Recuerda que las ausencias —planificadas o no— afectan a la disponibilidad, por lo que debes tener en cuenta posibles periodos de contingencia cuando asignes empleados a las diferentes tareas. Los empleados podrían cogerse días libres o una baja por enfermedad, y no estarán disponibles durante esos días.
Por otra parte, el equipo tiene que asistir a reuniones durante su jornada laboral y cualquiera necesita al menos 15 minutos para pasear al perro o tomarse un café.
Nunca asignes más recursos de los necesarios. Un exceso de recursos puede derivar en desgaste profesional y una baja productividad. La felicidad y utilidad de tu equipo valen más que el éxito de un proyecto.
Consulta los calendarios y agendas para decidir cómo asignas los recursos y ajusta los plazos en función de la disponibilidad del equipo. Optimiza el uso de recursos de modo que tus proyectos tengan siempre justo lo que necesitas.
Asigna tareas directamente a miembros del equipo para una mayor visibilidad
El siguiente paso, una vez que conoces la capacidad de tu equipo, es delegar las tareas adecuadas a cada persona de acuerdo con sus habilidades y disponibilidad.
Impulsa a tu equipo hacia el éxito. Proporciona al equipo la máxima información posible para asegurarte de que todos saben lo que tienen que hacer. Aclara los detalles imprescindibles de cada tarea, como las responsabilidades, los resultados esperados y las fechas límite.
ClickUp te lo pone fácil para cortar la pizza de tu proyecto en porciones más pequeñas con tareas, subtareas y listas de control. Después, simplemente asigna cada elemento de acción a un miembro del equipo en apenas unos clics.
Así es como funciona:
- Tareas de ClickUp: divide tus proyectos en tareas y subtareas manejables, y asígnalas fácilmente a los diferentes miembros del equipo. De esta manera, tu equipo avanzará paso a paso en el proyecto.
- Listas de control de ClickUp: crea listas de tareas que el equipo pueda marcar como completadas a medida que termina cada cosa. Estas listas son útiles para definir pasos, realizar controles de calidad y hacer un seguimiento del estado del proyecto.
Convierte comentarios en tareas de ClickUp o asígnalos para crear elementos de acción al instante.
Algunas tareas requieren el trabajo de varias personas, sobre todo cuando los plazos son ajustados.
Por suerte, la función de varias personas asignadas de ClickUp permite asignar más recursos a una tarea. Así, la próxima vez que hagan falta más manos en una tarea, podrás asignar otra persona en un abrir y cerrar de ojos.
Asigna varias personas a la misma tarea en ClickUp.
Ten en cuenta las dependencias para evitar el abuso de los recursos limitados
El repartidor de pizza no llegará a tu puerta si no consigue aparcar. Si la entrada está bloqueada, no habrá pizza para nadie y eso no es una opción.
Lo mismo pasa con los proyectos: tienen dependencias inherentes, es decir, relaciones entre tareas y recursos que afectan a la disponibilidad de dichos recursos.
Veamos un ejemplo de dependencias de recursos en el que varias tareas requieren el mismo recurso limitado. Imagina que necesitas diez diseños gráficos nuevos para el viernes, pero solo tienes un diseñador en el equipo y esa persona está trabajando en otros proyectos hasta el miércoles.
En este caso, tendrías que ajustar el calendario del proyecto de acuerdo con la disponibilidad limitada de tu equipo. También podrías contratar a otro diseñador gráfico, ya sea a tiempo completo o independiente, para que te ayude a cumplir los plazos.
Reprograma las dependencias para mostrar el impacto que tiene cambiar las fechas límite de tareas en la vista Gantt de ClickUp.
También hay dependencias de tareas cuando el progreso de una tarea depende del desarrollo de otra. Por ejemplo, si no puedes finalizar la revisión de un proyecto hasta que el cliente te envíe sus comentarios. Siguiendo con nuestro ejemplo, hay que estirar bien la masa de la pizza antes de ponerle encima los ingredientes.
Escalona y programa las tareas en función de estas dependencias. Presta atención a los posibles cuellos de botella y asegúrate de que nadie tiene que esperar demasiado a que otras personas acaben la tarea anterior. Mantén una comunicación fluida en torno a las tareas y elementos de acción pendientes, y reajusta las expectativas cuando se produzcan demoras.
La adopción de una metodología de gestión de proyectos ágil o scrum elimina o permite sortear las dependencias.
Las dependencias de ClickUp te ayudan a planificar los enlaces entre tareas y recursos, para así llevar un control de todas las dependencias de tu proyecto antes de que puedan generar bloqueos.
Estas son otras formas en que las dependencias contribuyen a un equipo más concentrado:
- Todo el mundo sabe qué debe priorizar, por qué tiene que esperar y qué viene después. Hay menos malentendidos y se avanza más.
- ClickUp avisa a las personas asignadas cuando sus tareas se desbloquean, se añaden dependencias o se quitan las que había. De esta manera, se acaba eso de esperar y el equipo se centra exclusivamente en las tareas que puede hacer en cada momento.
- Recibes un aviso cuando vas a cerrar una tarea que está pendiente de otra tarea, para que no te la saltes o pases por alto requisitos clave.
Puedes añadir dependencias a tareas individuales de forma manual o visual, dibujando enlaces de una tarea a otra en un diagrama de Gantt.
Consulta relaciones entre tareas e hitos en la vista Gantt de ClickUp.
Haz un seguimiento del progreso y reasigna recursos
En un mundo perfecto, asignas recursos a un proyecto y todo marcha según lo planeado. Sin embargo, lo habitual es que haya retrasos o cambios que te obliguen a reasignar los recursos.
¡Pero no pasa nada! La reasignación forma parte de la gestión de recursos.
Lo primero es estar pendiente de la capacidad del equipo, pues es clave para el cumplimiento de los requisitos del proyecto. Plantea las siguientes preguntas cuando analices la capacidad actual:
- ¿Algún miembro del equipo tiene un exceso de trabajo?
- ¿Algún empleado ha dejado de estar disponible repentinamente debido a factores incontrolables, como cortes en la conexión a internet, renuncias o reasignación a otro proyecto?
- ¿Se corre el riesgo de dejar atrás algún hito clave?
- ¿El alcance de tu proyecto ha cambiado y requiere más trabajo inesperado?
Si es así, el siguiente paso sería informar de los cambios al cliente o a las partes interesadas del proyecto. Mantenlos al corriente del desarrollo del proyecto, así como de posibles retrasos o cambios en el alcance, con la mayor frecuencia y antelación posible.
Esto mejora la gestión de las expectativas y evita las sorpresas o decepciones, porque los cambios o contratiempos no cogerán desprevenidas a las partes interesadas.
El proceso de asignación de recursos puede implicar modificaciones en el alcance del proyecto y requerir la incorporación de más miembros al equipo para ayudar con el trabajo adicional. Algunas empresas crean planes de asignación de recursos de reserva, con empleados que tienen las habilidades adecuadas para unirse al proyecto si es necesario o una red de profesionales independientes que pueden echar una mano en cualquier momento.
A veces, es necesario ajustar los plazos y fechas límite de todas las tareas del proyecto para reflejar la capacidad del equipo y acomodar retrasos imprevistos.
La asignación de recursos, junto con la reasignación de tareas sobre la marcha, supone mucho trabajo, pero no tiene por qué ser difícil.
Recurre a herramientas de gestión de recursos que ofrezcan visibilidad en una ubicación central y mantengan al equipo encaminado. Olvídate de rebuscar información en múltiples hojas de cálculo, documentos y notas adhesivas, o de cambiar constantemente de un calendario a otro para ver la disponibilidad del equipo.
Quizás no seamos imparciales, pero creemos que ClickUp es una herramienta de asignación de recursos genial (¿nos atreveríamos a decir que es la mejor?). Reúne toda esa información en un mismo lugar para que puedas ver el progreso y la capacidad del equipo en tiempo real. Además, te permite crear paneles personalizables donde consultar el rendimiento del equipo y detectar posibles retrasos.
Esta es una de las formas en que Diggs usa ClickUp para controlar todos los aspectos de sus proyectos. ¿Cuál es el resultado? Una mayor transparencia en la gestión de la carga de trabajo, menos tiempo perdido intercambiando mensajes y un uso más productivo del tiempo de todos.
Eso es una victoria, ¿no?
Minimiza la corrupción del alcance
Puedes pedir las pizzas que te parecen suficientes para tus invitados, pero no siempre es posible prever cuánto comerán. ¿Y si de repente te quedas sin pizza?
Llora un poquito si quieres, pero ponte las pilas rápido para alimentar a todos tus invitados.
Este sería un ejemplo de corrupción del alcance, es decir, un proyecto que excede su ámbito original y requiere más recursos (tiempo, dinero o personas). La corrupción del alcance supone una amenaza para el éxito del proyecto porque añade trabajo sin ampliar el plazo disponible, lo cual aumenta la presión sobre el equipo, que se ve obligado a hacer más en menos tiempo.
Incluso cuando haces todo lo posible para evitarlo —por ejemplo, definiendo límites estrictos en el documento de alcance del proyecto—, a veces es inevitable que el alcance se vea alterado. En esos casos, una buena gestión de los cambios proporciona la estructura y los procesos adecuados para mitigar el impacto de la corrupción del alcance.
Acuerda con los responsables que te informen de los cambios en el alcance lo antes posible, y que te den el tiempo y el margen suficientes para reasignar o añadir recursos según sea necesario.
Si bien fluir con la corriente es importante, también lo es evitar un exceso de trabajo que sobrecargue al equipo.
Alex York | 14 minutos de lectura
Usa la plantilla de asignación de recursos para llevar un control del presupuesto o de las horas de tu equipo creativo.
