Una investigación de McKinsey muestra que, aunque muchas empresas logran adaptarse al mercado, casi el 80 % tiene dificultades para crecer más allá del éxito inicial. ¿El motivo? Los sistemas internos, los procesos y las capacidades organizativas a menudo no logran seguir el ritmo del crecimiento.
¿Significa esto que el hipercrecimiento y la organización son mutuamente excluyentes?
En realidad, no. De hecho, es todo lo contrario.
El hipercrecimiento no castiga la organización, sino la falta de ella. La estructura es lo que convierte el impulso en algo sostenible.
Esta guía desglosa cómo 15 empresas de rápido crecimiento se mantienen organizadas durante su hipercrecimiento.
Verá ejemplos reales de equipos que han gestionado un rápido crecimiento mediante el diseño de soluciones escalables, la automatización de los flujos de trabajo y la coordinación del trabajo interfuncional en un entorno de trabajo centralizado. También compartiremos los sistemas, herramientas y estrategias específicos que utilizan, y que usted puede aplicar a su propia empresa.
¿Qué mantiene organizadas a las empresas de rápido crecimiento?
Cuando tu empresa es pequeña, la organización surge de forma natural. Puedes pedir información a gritos desde el otro lado de la sala, realizar el seguimiento de los proyectos en una Pizarra y guardar los archivos importantes en una carpeta con uso compartido.
Pero a medida que crece, esos sistemas informales se desmoronan. De repente, nadie sabe dónde encontrar la última presentación del equipo de ventas. Los ingenieros trabajan con especificaciones obsoletas y los nuevos empleados pasan su primer mes tratando de averiguar a quién preguntar qué.
Aquí es donde se cuelan el desorden laboral y el desorden contextual.
- La dispersión laboral se produce cuando las tareas, los documentos y las actualizaciones se distribuyen entre demasiadas herramientas.
- El contexto La dispersión se produce cuando el «porqué» del trabajo queda sepultado entre hilos de discusión, bandejas de entrada y reuniones.
Cuando el trabajo se fragmenta en sistemas desconectados que no se comunican entre sí, los equipos pierden tiempo cambiando de contexto entre aplicaciones para reunir la información que necesitan para realizar su trabajo. Es el asesino silencioso del crecimiento de la productividad en las nuevas empresas.
Las empresas de rápido crecimiento se mantienen organizadas luchando contra este caos con sistemas intencionados. Recurren a sistemas escalables, centralizando la información y eliminando la proliferación de herramientas antes de que les ralentice. Verás que crean una única fuente de verdad donde conviven todo el trabajo, el conocimiento y la comunicación.
Estas empresas han sabido aplicar desde el principio algunos principios básicos:
- Documentación centralizada: todo el conocimiento, desde las políticas de la empresa hasta los resúmenes de los proyectos, se encuentra en un único lugar en el que se pueden realizar búsquedas.
- Propiedad clara: cada tarea, proyecto y decisión tiene una persona claramente responsable de ello.
- Transferencias automatizadas: los flujos de trabajo pasan de una fase a la siguiente sin que nadie tenga que enviar un correo electrónico de recordatorio o un mensaje de Slack.
- Paneles de control en tiempo real: los directivos pueden ver el estado de los proyectos, la carga de trabajo del equipo y el progreso hacia las metas de un vistazo, sin tener que buscar actualizaciones.
- Procesos escalables: los sistemas que creas para un equipo de 50 personas no se rompen cuando contratas a tu empleado número 500.
Un entorno de trabajo centralizado que reúne tareas, documentos, comunicaciones e IA ayuda a los equipos a reducir los cambios de contexto y a mejorar la colaboración entre departamentos a medida que aumenta la complejidad.
📮ClickUp Insight: El 44 % de los participantes en nuestra encuesta se limita a entre 1 y 5 pestañas cuando navega, pero el 8 % vive en un «modo caótico» con más de 31 pestañas.
Aunque no siempre es intencionado, nos pasa a todos: un tablero de Miro para la lluvia de ideas, un documento de Google para los POE, una pestaña de gestión de proyectos y, luego, ChatGPT para obtener soporte adicional. 👀
Pero cada cambio entre aplicaciones o ventanas añade «impuesto de conmutación» , es decir, una carga mental oculta que merma tu capacidad mental y te deja con una sensación de dispersión. Con ClickUp, puedes centralizar todas tus herramientas: pizarras, documentos, tareas, búsquedas web, modelos de IA como ChatGPT, Gemini y Claude, y mucho más, en un único entorno de trabajo de IA convergente. ¡Es hora de prohibir los cambios de contexto y cerrar esas pestañas adicionales para siempre!
15 ejemplos reales de empresas de rápido crecimiento que se mantienen organizadas
Una cosa es hablar de sistemas y otra muy distinta es verlos en acción. Estas son historias reales de crecimiento de empresas exitosas que superaron los problemas iniciales de la expansión. Cada una ofrece una lección práctica que puede aplicar a su propio equipo. 🛠️
Aclaración: algunas de estas empresas son clientes de ClickUp y utilizaron ClickUp para reorganizar su trabajo de manera que el crecimiento se convirtiera en una ventaja, en lugar de un obstáculo.
1. Cartoon Network
- Quiénes son: Una importante marca mediática global que produce y publica contenidos multimedia.
- Su reto: el equipo de redes sociales tenía que hacer malabarismos con múltiples herramientas de gestión de proyectos para la planificación, la ejecución y la publicación, lo que suponía duplicar las actualizaciones y una visibilidad deficiente del trabajo.
- La solución: consolidaron toda la planificación, la gestión de tareas, los adjuntos y la elaboración de informes en un único entorno de trabajo (con ClickUp), lo que proporcionó a todos una única fuente de información veraz.
- Resultado/conclusión: el tiempo necesario para crear y publicar contenido se redujo en aproximadamente un 50 %, y el equipo duplicó el número de canales sociales que gestiona con el mismo número de empleados. La centralización del trabajo y la estandarización de las vistas del flujo de trabajo eliminan el esfuerzo innecesario y aceleran la producción.
2. Pigmento
- Quiénes son: Una empresa de software de planificación empresarial en rápido crecimiento cuyo tamaño del equipo se amplió rápidamente tras una ronda de financiación de serie B.
- Su reto: el rápido crecimiento de la plantilla dificultaba la incorporación de nuevos empleados, la comunicación entre equipos y el ritmo operativo.
- La solución: adoptaron una plataforma de trabajo unificada (ClickUp) para alinear a los equipos, estandarizar la planificación entre equipos y establecer la conexión entre la documentación y la ejecución.
- Resultado/conclusión: la eficiencia de la incorporación aumentó un 88 %, la duración del ciclo de corrección de incidencias se redujo en un 83 % y la eficiencia de la comunicación del equipo mejoró en un 20 %. La creación de procesos escalables y la visibilidad operativa compartida evitan los cuellos de botella en la incorporación y la alineación durante el hipercrecimiento.
3. Spotify
- Quiénes son: Una de las plataformas de streaming musical más grandes del mundo, con millones de usuarios en todo el mundo.
- Su reto: A medida que Spotify crecía, necesitaban mantener un ritmo rápido de innovación sin que los equipos se vieran atrapados en cuellos de botella de aprobación o en la reconstrucción de jerarquías rígidas.
- La solución: organizaron los equipos de ingeniería y de producto en «escuadrones». Los escuadrones son grupos pequeños, autónomos y multifuncionales que se encargan de una función o misión específica. Agruparon los escuadrones en tribus para mantener el contexto y la coordinación. Esta estructura proporcionó a los equipos libertad y un lenguaje común para el trabajo, lo que ayudó a evitar los silos que suelen aparecer con el crecimiento.
- Conclusión/lección aprendida: la autonomía puede impulsar la velocidad y la innovación, pero sin transparencia y prácticas de uso compartido de la documentación, los equipos independientes corren el riesgo de trabajar de forma aislada. El enfoque de Spotify demuestra que dar propiedad a los equipos funciona cuando la información y el contexto fluyen libremente entre ellos.
👀 ¿Sabías que... Los equipos de Spotify pueden elegir su propia forma de trabajar, ya sea Scrum, Kanban o cualquier otra. Esto significa que dos equipos pueden seguir procesos completamente diferentes incluso dentro de la misma empresa.
4. GitLab
- Quiénes son: pioneros tecnológicos en el teletrabajo, con miles de empleados en docenas de países.
- Su reto: con todo el mundo trabajando a distancia, era difícil mantener a la gente alineada sin depender de reuniones o conversaciones sincrónicas.
- La solución: GitLab creó una cultura basada en un «manual» en la que casi todas las políticas, procesos y decisiones están documentados y son de acceso público. En lugar de comunicaciones verbales o aisladas, el manual es la referencia de cabecera para la incorporación de nuevos empleados, las normas y las prácticas de la empresa.
- El resultado/conclusión: la documentación pública y consultable se convierte en la única fuente de información veraz en las empresas remotas y de distribución, lo que reduce los cambios de contexto y permite a las personas encontrar respuestas sin interrumpir a sus compañeros de trabajo.
5. Netflix
- Quiénes son: un servicio de entretenimiento global que transmite a cientos de millones de suscriptores.
- Su reto: la rápida innovación y la expansión global exigían tanto libertad para que los equipos actuaran con rapidez como una forma de permitir el uso compartido del contexto para que las decisiones se mantuvieran alineadas con la estrategia.
- La solución: Netflix creó una cultura de «libertad y responsabilidad», en la que los empleados tienen autonomía, pero se espera que estén bien informados sobre las prioridades de la empresa y sean responsables de los resultados. Los líderes hacen hincapié en el uso compartido del contexto por encima de la aplicación rígida de los procesos.
- Conclusión/lección aprendida: cuando los equipos conocen la estrategia y el contexto, y no solo las tareas, toman mejores decisiones de forma independiente. Esto da un giro radical a la burocracia y mantiene la claridad organizativa incluso a medida que los equipos crecen.
6. Tapas
- Quiénes son: Una marca minorista en rápida expansión conocida por su modelo de franquicia y el crecimiento de sus tiendas.
- Su reto: los equipos carecían de un seguimiento coherente de los proyectos y se veían desbordados por las reuniones y los seguimientos para coordinar las iniciativas de las tiendas.
- La solución: al crear flujos de trabajo estandarizados y centralizar el trabajo en ClickUp, sustituyeron las caóticas actualizaciones de estado por tableros de tareas y paneles estructurados.
- Resultado/conclusión: las reuniones semanales se hicieron un 66 % más eficientes y los equipos ahorraron colectivamente más de 100 horas cada semana. La estandarización de los entregables de los clientes y los protocolos de comunicación aumenta la claridad operativa en las organizaciones distribuidas.
«Todos nuestros proveedores colaboran en ClickUp. Cada uno tiene un rastreador y, cuando tengo un nuevo proyecto de tienda para el que quiero que los contratistas presenten ofertas, lo incluyo en su rastreador. Es como una solicitud de oferta mediante encuesta. Ellos introducen su presupuesto en ClickUp y yo lo recojo desde allí».
«Todos nuestros proveedores colaboran en ClickUp. Cada uno tiene un rastreador y, cuando tengo un nuevo proyecto de tienda para el que quiero que los contratistas presenten ofertas, lo incluyo en su rastreador. Es como una solicitud de oferta mediante encuesta. Ellos introducen su presupuesto en ClickUp y yo lo recojo desde allí».
7. Shopify
- Quiénes son: Una plataforma de comercio electrónico líder que da servicio a millones de tiendas digitales en todo el mundo.
- Su reto: a medida que el número de comerciantes crecía rápidamente, la incorporación manual y la configuración de cuentas se convirtieron en obstáculos tanto para el éxito de los comerciantes como para las operaciones internas.
- La solución: Shopify hace hincapié en flujos de trabajo de incorporación estructurados y buenas prácticas, incluyendo orientación paso a paso, instrucciones claras y opciones de automatización. Esto ayudó a los nuevos comerciantes a completar la configuración de forma rápida y correcta.
- Conclusión: el crecimiento de la base de usuarios exige una incorporación predecible y automatizada. Sin ella, la expansión se estanca debido a las repetidas tareas manuales que agotan a los equipos internos. En el contexto de las corporaciones, los formularios automatizados y los flujos de incorporación evitan las idas y venidas manuales y aceleran el tiempo de retorno de la inversión.
8. Stripe
- Quiénes son: Una empresa de infraestructura de pagos cuyas API impulsan las transacciones de empresas globales.
- Su reto: Mantener la documentación sincronizada con el rápido desarrollo de la ingeniería es una lucha constante para equipos tecnológicos y de producto como el de Stripe.
- La solución: Stripe da prioridad a los artefactos de documentación a largo plazo que se actualizan como parte del flujo de trabajo y se empaquetan con referencias de código o API. Este enfoque disciplinado garantiza que el conocimiento se mantenga actualizado y sea fácil de encontrar, en lugar de quedar enterrado en chats efímeros.
- Conclusión: la documentación debe tratarse como el código: versionada, mantenida e integrada en el propio flujo de trabajo, o se volverá obsoleta e inútil.
🧠 Dato curioso: Stripe se toma la escritura tan en serio que tiene su propia editorial, Stripe Press, e incluso ha lanzado Increment, una revista de ingeniería de formato largo. Para Stripe, el pensamiento claro no se limita a los documentos, sino que se refleja en libros, ensayos y análisis en profundidad bellamente editados.
9. Health Tech Pro
- Quiénes son: una plataforma digital de salud y telemedicina que presta servicio a más de 450 000 pacientes y más de 2000 proveedores de atención médica.
- Su reto: los sistemas hospitalarios y las grandes corporaciones no firmaban porque la plataforma no cumplía con las normativas HIPAA, SOC 2 y GDPR, lo que bloqueaba unos ingresos potenciales de aproximadamente 18 millones de dólares.
- La solución: implementaron una estrategia de cumplimiento unificada y obtuvieron las tres certificaciones en solo ocho semanas, identificando los controles de auditoría superpuestos y realizando la automatización del seguimiento del cumplimiento.
- Resultado/conclusión: el cumplimiento normativo, cuando se integra desde el principio en los flujos de trabajo y la infraestructura, se convierte en un motor de crecimiento. Para la startup, esto le permitió cerrar acuerdos con corporaciones y acelerar el crecimiento de los ingresos anuales recurrentes (ARR) en un 82 % en 12 meses.
10. Shipt
- Quiénes son: Una red de reparto que gestiona operaciones de distribución de gran volumen en más de 5000 ciudades de Estados Unidos.
- Su reto: El equipo de la plataforma de datos era el hub interno para las solicitudes de datos de toda la organización, desde consultas analíticas hasta información operativa. A medida que aumentaban las solicitudes, el seguimiento y la priorización del trabajo se volvieron caóticos, se perdió información crítica y resultó difícil ponerse de acuerdo sobre el estado o la urgencia de los proyectos.
- La solución: Centralizaron la gestión de solicitudes y utilizaron formularios estructurados y automatizaciones dentro de ClickUp para optimizar las asignaciones y los bucles de retroalimentación.
- Resultado/conclusión: con ClickUp como único sistema de registro, el equipo mejoró la eficiencia operativa, aclaró las prioridades y tomó decisiones estratégicas basadas en la elaboración de informes en tiempo real. La coordinación manual se redujo drásticamente y la satisfacción del equipo aumentó porque el flujo de trabajo era más claro y menos estresante.
11. Chick-fil-A
- Quiénes son: Una de las cadenas de restaurantes de comida rápida más grandes de EE. UU., con más de 3000 ubicaciones.
- Su reto: los gerentes tenían que hacer malabarismos con hojas de cálculo, cuadernos y sistemas dispares para realizar el seguimiento de las incorporaciones, la formación, la programación y las solicitudes de RR. HH. Esa dispersión dificultaba medir el tiempo dedicado a las tareas administrativas o comprender cómo se utilizaba realmente la mano de obra, lo que mermaba la productividad y limitaba la atención a las actividades generadoras de ingresos.
- La solución: El equipo de operaciones centralizó la gestión de los empleados en el espacio de trabajo unificado de ClickUp. Estructuraron los materiales de incorporación y formación en carpetas y paneles organizados, estandarizaron los flujos de trabajo con procesos fiables y utilizaron formularios y automatización para gestionar solicitudes como vacaciones y promociones, de modo que la información llegara al lugar adecuado en el momento adecuado.
- Resultado/conclusión: con estos sistemas implantados, los gerentes recuperaron más de 10 horas semanales que antes perdían en trabajo administrativo. Los gastos generales se redujeron en torno a un 33 % y una incorporación más coherente ayudó a la franquicia a situarse entre el 10 % de las mejores en retención de talento en todas sus ubicaciones.
12. Made in Cookware
- Quiénes son: Una marca de menaje de cocina de alta gama que ofrece utensilios y accesorios de cocina de calidad profesional tanto para cocineros aficionados como para chefs profesionales.
- Su reto: el seguimiento manual de tickets y las herramientas inconexas ralentizaban los tiempos de respuesta y hacían imposible la coherencia.
- La solución: las colas de tareas centralizadas, el enrutamiento automatizado de tickets y los flujos de trabajo estructurados dentro de ClickUp sustituyeron al seguimiento ad hoc.
- Resultado/conclusión: ahorraron entre 3 y 5 minutos por ticket, lograron una adopción de aproximadamente el 80 % en menos de cuatro meses y la migración de datos fue completada antes de lo previsto. La automatización de los traspasos repetitivos y la centralización del trabajo eliminan los obstáculos en los equipos operativos de alta velocidad.
Estábamos en Airtable, Monday, Trello, Notion... era un desastre. Nada funcionaba. Después de terminar la evaluación de ClickUp, realmente no queríamos seguir buscando. Nos dimos cuenta de que era genial y que no necesitábamos mirar nada más. *
Estábamos en Airtable, Monday, Trello, Notion... era un desastre. Nada funcionaba. Después de terminar la evaluación de ClickUp, realmente no queríamos seguir buscando. Nos dimos cuenta de que era genial y que no necesitábamos mirar nada más. *
13. Lulu
- Quiénes son: Una empresa líder en autoedición e impresión bajo demanda.
- Su reto: a medida que los equipos se ampliaban, el conocimiento y la responsabilidad comenzaron a fragmentarse en documentos, chats y unidades compartidas.
- La solución: pasaron a utilizar una única plataforma en la que se integraban la planificación, la documentación, la asignación de tareas y el seguimiento del estado (¡sí, se trata de ClickUp!).
- Resultado/conclusión: la adopción de la plataforma en toda la empresa alcanzó el 100 % y la eficiencia en el trabajo mejoró un 12 %, con una mayor transparencia entre los distintos departamentos.
14. Universidad de Miami
- Quiénes son: Una de las instituciones de educación superior públicas más prestigiosas de Estados Unidos.
- Su reto: El Centro de Orientación Profesional de la Universidad de Miami organiza más de 200 eventos para estudiantes al año, entre los que se incluyen ferias de empleo, seminarios, mesas redondas con antiguos alumnos y programas híbridos. Antes de adoptar herramientas estructuradas, el trabajo se dispersaba entre el correo electrónico, Documentos de Google, Formstack y las reuniones. La transferencia de conocimientos era inconsistente, por lo que, cuando los miembros del equipo se marchaban, los pasos para planificar los eventos a menudo se iban con ellos.
- La solución: con ClickUp, el equipo adoptó un entorno de trabajo centralizado para unificar la planificación de eventos y la colaboración. Crearon un repositorio de conocimientos sobre eventos, estandarizaron los flujos de trabajo con plantillas y comenzaron a realizar el seguimiento del trabajo de forma transparente.
- Resultado/conclusión: El Centro de Orientación Profesional gestiona ahora carteras de eventos híbridos complejos con claridad y coherencia. El equipo ha aumentado su alcance, prestando servicio a más de 19 000 estudiantes con un proceso más transparente y repetible. Cuando el trabajo y el conocimiento conviven, resulta más fácil ampliar la planificación, realizar el uso compartido del conocimiento institucional y mantener la coherencia en carteras complejas.
15. RevPartners
- Quiénes son: Una empresa de servicios profesionales en crecimiento que crea y amplía operaciones de ingresos para clientes en ventas, marketing y operaciones.
- Su reto: con una plantilla remota y una cartera de clientes en crecimiento, RevPartners tenía dificultades para ampliar sus operaciones: la planificación de proyectos era lenta, los flujos de trabajo estaban dispersos en múltiples plataformas y era difícil mantener la coherencia entre los distintos grupos de clientes.
- La solución: La empresa consolidó su conjunto de herramientas en un único entorno de trabajo con ClickUp. Al estandarizar las plantillas de procesos y centralizar la planificación, la transparencia y la automatización, el equipo alineó los grupos remotos de forma más eficaz y eliminó la necesidad de saltar entre herramientas desconectadas.
- Resultado/conclusión: RevPartners ahora entrega los proyectos de sus clientes un 64 % más rápido, ha reducido el tiempo de planificación de proyectos en un 83 % y ha logrado un ahorro de costes del 50 % gracias a la optimización del trabajo y al uso de plantillas.
Cuando se analiza el conjunto de ejemplos (startups, scale-ups y empresas globales), los patrones son sorprendentemente consistentes. Las empresas de rápido crecimiento no triunfan añadiendo más herramientas o más reuniones. Triunfan implementando unos pocos sistemas inteligentes desde el principio y dejando que esos sistemas hagan el trabajo pesado.
📮ClickUp Insight: Los equipos con bajo rendimiento son cuatro veces más propensos a utilizar más de 15 herramientas, mientras que los equipos con alto rendimiento mantienen su eficiencia limitando su conjunto de herramientas a nueve plataformas o menos. Pero, ¿qué tal si utilizas una sola plataforma?
Como aplicación integral para el trabajo, ClickUp reúne tus tareas, proyectos, documentos, wikis, chats y llamadas en una única plataforma, con flujos de trabajo basados en IA. ¿Listo para trabajar de forma más inteligente? ClickUp funciona para todos los equipos, hace que el trabajo sea visible y te permite centrarte en lo que importa, mientras que la IA se encarga del resto.
Estrategias organizativas clave de empresas de rápido crecimiento.
Basándonos en los ejemplos reales anteriores, estas son las estrategias organizativas que se repiten una y otra vez, y cómo puedes ponerlas en práctica. ✨
Documenta todo y realiza la automatización del acceso.
La forma más rápida de frenar el crecimiento de una empresa es dejar que el conocimiento permanezca en la cabeza de las personas o, lo que es peor, disperso en documentos, chats y bandejas de entrada. El conocimiento institucional se convierte en conocimiento tribal. Cuando un empleado clave se marcha, su experiencia se va con él y, de repente, para obtener cualquier respuesta hay que preguntarle a alguien.
Evítelo creando una base de conocimientos centralizada. Haga que su base de conocimientos sea fácil de actualizar y siempre relevante.
Cree una biblioteca viva con ClickUp Docs, donde puede crear wikis, POE y resúmenes de proyectos. Con ClickUp Docs, puede coeditar contenido en tiempo real y dejar comentarios directamente en el contexto con comentarios en línea. Los documentos no quedan al margen, sino que están conectados a tareas, proyectos y flujos de trabajo. Eso es lo que los mantiene actualizados.
Cuando necesites respuestas, ClickUp Brain te permite formular preguntas en lenguaje sencillo y extrae información de tareas, documentos, comentarios y proyectos, para que no tengas que buscar en cinco herramientas diferentes ni interrumpir a tus compañeros de equipo. El conocimiento permanece centralizado, se puede buscar y es utilizable.
Crea plantillas antes de que las necesites.
Reinventar la rueda para cada nuevo proyecto o cliente supone una enorme pérdida de tiempo y una receta para la inconsistencia. La mayoría de los equipos esperan demasiado para estandarizar. Cuando las cosas se vuelven caóticas, los procesos ya son difíciles de desenredar.
Las empresas de rápido crecimiento hacen lo contrario. Convierten el trabajo repetitivo en plantillas mientras el proceso aún está fresco.
En ClickUp, puedes elegir entre más de 1000 plantillas prediseñadas o crear las tuyas propias para proyectos, tareas, documentos, flujos de incorporación y mucho más. Las plantillas de tareas de ClickUp te permiten guardar toda la estructura, incluidas las tareas y subtareas de ClickUp, las personas asignadas, las fechas límite y las listas de control de ClickUp, para que puedas iniciar un nuevo trabajo con un solo clic.
Las plantillas se convierten en guías operativas que se adaptan a tu crecimiento.
Centralice la comunicación en contexto.
Cuando las conversaciones tienen lugar en una herramienta (como Slack) y el trabajo se realiza en otra (como tu gestor de proyectos de gestión de proyectos), se pierde el contexto y las decisiones quedan sepultadas.
La solución es sencilla pero eficaz: mantén la comunicación centralizada y adjunta al trabajo en sí:
- Con ClickUp Comments, puedes debatir las tareas exactamente donde se realiza el trabajo.
- También puede utilizar un canal de chat dedicado de ClickUp para debates más amplios sobre proyectos enlazados a su carpeta o lista de ClickUp.
- Y cuando necesites hacer una «llamada rápida», SyncUps en ClickUp te permite llamar a tus compañeros sin cambiar de pestaña.
Descubra cómo ClickUp Chat reúne sus conversaciones y tareas en un solo lugar.
Cree paneles antes de que lo solicite la dirección.
«¿Me puedes enviar una actualización del estado?» es una pregunta que denota falta de visibilidad. En lugar de apresurarte a elaborar informes para la dirección, crea paneles de control proactivos. Mantente al tanto del progreso de tu equipo sin necesidad de la elaboración de informes manuales.
Crea informes visuales de alto nivel con los paneles de control en vivo de ClickUp, que se actualizan automáticamente, para que siempre tengas a tu alcance las últimas novedades sobre el progreso, los riesgos, las cargas de trabajo y las metas.
💡 Consejo profesional: añade tarjetas de IA a los paneles de ClickUp para ayudarte a comprender lo que está sucediendo en tu trabajo, sin tener que buscar manualmente entre tareas, listas o informes.
En lugar de mostrar métricas estáticas, las tarjetas de IA analizan datos del entorno de trabajo en tiempo real (como tareas, propietarios, prioridades y fechas límite) y generan información en lenguaje sencillo. Pueden resaltar riesgos, resumir el progreso, detectar obstáculos o señalar problemas de carga de trabajo, de modo que los equipos obtengan contexto y orientación, y no solo números en una pantalla.
Automatice las tareas aburridas.
Nuestra investigación muestra que el 21 % de las personas afirma que más del 80 % de su jornada laboral la dedica a tareas repetitivas, como cambiar el estado de una tarea, enviar un recordatorio a alguien sobre una fecha límite o pasar el trabajo a la siguiente persona. Se trata de un trabajo de bajo valor que es ideal para la automatización.
¿Quiere ahorrar tiempo y asegurarse de que sus procesos funcionen siempre a la perfección? Configure reglas sencillas del tipo «si... entonces» con ClickUp Automatizaciones, como la asignación automática de tareas cuando cambia su estado.
Diseña para el tamaño que tendrá tu equipo, no para el que tiene ahora.
Un sistema que funciona para 20 personas casi siempre dejará de hacerlo cuando lleguen a 50. Las empresas de rápido crecimiento anticipan este cambio y diseñan con margen.
ClickUp te ofrece compatibilidad para conseguirlo permitiéndote aumentar la complejidad gradualmente (más campos personalizados, más automatización, elaboración de informes más detallados) sin obligarte a cambiar de plataforma. La estructura evoluciona al mismo ritmo que tu organización, que es exactamente lo que exige el crecimiento.
Cómo ClickUp apoya las estrategias de organización de las empresas de rápido crecimiento: De un vistazo
| Estrategia | Sin un sistema centralizado | Con ClickUp |
|---|---|---|
| Acceso al conocimiento | Busca en más de 5 herramientas, pregunta a tus compañeros. | Pregunte a ClickUp Brain y obtenga respuestas instantáneas. |
| Actualizaciones de estado | Registros manuales, reuniones | Paneles en tiempo real, actualizaciones automáticas. |
| Traspasos de procesos | Cadenas de correos electrónicos, errores cometidos | Las automatizaciones son desencadenantes de los siguientes pasos. |
| Incorporación de nuevos empleados | Documentos dispersos, conocimiento tribal | Documentos conectados y plantillas de tareas |
Ahora veremos los errores que cometen los equipos cuando se saltan este paso y cómo evitarlos antes de que te frenen.
Errores organizativos comunes que cometen las empresas de rápido crecimiento
El crecimiento rápido puede magnificar pequeñas grietas en sus cimientos y convertirlas en abismos. Muchas empresas nuevas cometen los mismos errores previsibles que convierten una fase de crecimiento emocionante en un período de caos. Veamos cuáles son y cómo salir de ellos:
Añadir herramientas en lugar de consolidar
Surge un nuevo reto, así que añades una nueva herramienta. El equipo de marketing obtiene un programador de redes sociales, el equipo de ventas obtiene un CRM independiente y el equipo de productos obtiene su propio software de planificación. Enhorabuena, ahora sufres de proliferación de herramientas.
La información está fragmentada en una docena de aplicaciones que no se comunican entre sí, lo que obliga a su equipo a perder tiempo cambiando de contexto y transfiriendo datos manualmente.
✅ ¿La solución? Consolida las herramientas en un entorno de trabajo de IA convergente, como ClickUp. Por diseño, tus tareas, documentos, comunicaciones, paneles y IA se encuentran en un solo lugar, lo que reduce la deuda organizativa en lugar de aumentarla.
ClickUp ofrece una flexibilidad sin igual con vistas personalizables (lista, tablero, Gantt, Calendario), potentes automatizaciones y documentos, metas y seguimiento del tiempo integrados, todo en un único entorno de trabajo. Centraliza la colaboración del equipo y la gestión de proyectos, lo que nos permite sustituir múltiples herramientas como Trello, Asana y Notion por un único sistema cohesionado.
ClickUp ofrece una flexibilidad sin igual con vistas personalizables (lista, Tablero, Gantt, Calendario), potentes automatizaciones y documentos, metas y seguimiento del tiempo integrados, todo en un único entorno de trabajo. Centraliza la colaboración del equipo y la gestión de proyectos, lo que nos permite sustituir múltiples herramientas como Trello, Asana y Notion por un único sistema cohesionado.
Esperar hasta que el caos obligue a sistematizar
Cuando se trata de un equipo pequeño, se puede arreglar con procesos informales. Uno se dice a sí mismo que se organizará «cuando las cosas se calmen».
Alerta de spoiler: las cosas nunca se ralentizan. Acabas intentando crear sistemas en medio de una crisis, lo que es como intentar construir un barco después de haber empezado a hundirte.
✅ Los equipos en rápido crecimiento evitan esto creando una estructura durante los periodos más tranquilos, cuando los procesos aún son fáciles de definir y documentar. Y antes de que el crecimiento haga que todo sea más difícil de cambiar.
Depender excesivamente de las reuniones para la coordinación
Si tu respuesta a la falta de alineación es «añadamos otra forma de sincronizar», no eres el único. Es una de las reacciones más comunes durante el crecimiento.
¿Cuál es el problema? Las reuniones no son escalables. A medida que los equipos crecen, se produce una sobrecarga de reuniones, las decisiones se ralentizan y se pierde el contexto para cualquiera que no esté presente en la sala. Se trata de un sistema que va en contra de la productividad.
Según nuestra encuesta sobre la eficacia de las reuniones, el 12 % de los encuestados considera que las reuniones están masificadas, el 17 % afirma que duran demasiado y el 10 % cree que, en su mayoría, son innecesarias.
✅ Pero la buena noticia es que puede sustituir las reuniones de actualización de estado por métodos asíncronos, como paneles de control en tiempo real, clips audiovisuales grabados y actualizaciones escritas.
📮ClickUp Insight: Los resultados de nuestra encuesta sobre la eficacia de las reuniones indican que el 42 % de los equipos utilizan clips grabados (21 %) o herramientas de gestión de proyectos (21 %) para el trabajo asíncrono. Sin embargo, estas herramientas suelen requerir herramientas adicionales, suscripciones independientes, inicios de sesión y curvas de aprendizaje.
Como aplicación integral para el trabajo, ClickUp facilita la comunicación asincrónica. Acceda a videoclips, mensajes de voz, flujos de trabajo de proyectos, documentos colaborativos y un bloc de notas con IA integrado, todo ello en un único entorno de trabajo. ¿Por qué gestionar múltiples suscripciones e información dispersa cuando una única solución puede optimizar todo su flujo de trabajo?
💫 Resultados reales: Los equipos que utilizan las funciones de gestión de reuniones de ClickUp informan de una reducción del 50 % en las conversaciones y reuniones innecesarias.
Dejar que la documentación se pudra
Cuando el trabajo cambia y los documentos no, tu documentación se convierte en un museo de información obsoleta en la que nadie confía.
✅ Empresas como GitLab y Stripe resuelven este problema tratando la documentación como un sistema vivo, no como un archivo.
En una herramienta como ClickUp, los documentos están conectados directamente a las tareas y los flujos de trabajo, por lo que las actualizaciones se producen al mismo tiempo que el trabajo en sí. Esa conexión ayuda a evitar el deterioro de la documentación y mantiene actualizados los conocimientos institucionales.
Ignorar la expansión de la IA
La adopción de la IA suele reflejar la adopción inicial del SaaS: un equipo utiliza una herramienta, otro equipo utiliza otra y, en poco tiempo, el conocimiento queda aislado en múltiples sistemas de IA.
👀 ¿Sabías que... el 78 % de los usuarios de IA ya llevan sus propias herramientas de IA al trabajo?
¿El resultado? La expansión de la IA.
La proliferación descontrolada de la IA es la expansión no planificada de herramientas, modelos y plataformas de IA, sin supervisión, estrategia ni idea de quién utiliza qué.
✅ Las empresas de rápido crecimiento evitan esto centralizando las capacidades de IA donde ya se realiza el trabajo.
Con ClickUp, la IA se integra directamente en tu entorno de trabajo. ClickUp Brain es tu asistente de IA sensible al contexto que puede acceder a tus tareas, documentos, comentarios y proyectos, proporcionando a los equipos inteligencia compartida en lugar de resultados aislados.
Además, con su aplicación de IA para escritorio, ClickUp BrainGPT, también tendrá acceso a múltiples modelos de IA, incluidos Claude, Gemini y ChatGPT, así como a la función de escritura por voz Talk to Text, que le permitirá multiplicar por cuatro su productividad.
Ahora que ya sabe qué errores debe evitar, ¡le mostraremos las herramientas que pueden ayudarle a conseguirlo!
Con ClickUp, la IA se integra directamente en tu entorno de trabajo. ClickUp Brain es tu asistente de IA sensible al contexto que puede acceder a tus tareas, documentos, comentarios y proyectos, proporcionando a los equipos inteligencia compartida en lugar de resultados aislados.
Además, con su aplicación de IA para escritorio, ClickUp BrainGPT, también tendrá acceso a múltiples modelos de IA, incluidos Claude, Gemini y ChatGPT, así como a la función de escritura por voz Talk to Text, que le permitirá multiplicar por cuatro su productividad.
Ahora que ya sabe qué errores debe evitar, ¡le mostraremos las herramientas que pueden ayudarle a conseguirlo!
Herramientas que utilizan las empresas de rápido crecimiento para mantenerse organizadas
Sabes que necesitas organizarte, pero el número de herramientas disponibles es abrumador. El mayor error es pensar que necesitas una herramienta «de primera clase» independiente para cada función. Así es como acabas con una pila tecnológica inflada, cara y desconectada que crea más problemas de los que resuelve.
Las empresas inteligentes y de rápido crecimiento están abandonando este enfoque de soluciones puntuales y se están orientando hacia entornos de trabajo convergentes. Están optando por consolidar las funciones básicas que todo equipo necesita.
Así es como se refleja ese cambio en las diferentes categorías de herramientas:
- Gestión de proyectos: esta es la base para realizar el seguimiento del trabajo. Debe ser capaz de crear tareas, establecer plazos y ver cómo se relaciona todo. En ClickUp, puede ver su trabajo desde todos los ángulos sin duplicar datos. Las vistas de ClickUp le permiten ver las mismas tareas en una lista, un tablero de ClickUp, un calendario de ClickUp o un diagrama de Gantt de ClickUp, todo en un solo lugar.
- Documentación: la documentación deja de ser útil cuando se encuentra separada de la ejecución. Los equipos se olvidan de actualizarla o dejan de confiar en ella por completo. Con ClickUp Docs, puedes crear y conectar la documentación junto con tus proyectos, para que tus documentos de proceso nunca queden obsoletos.
- Comunicación: Las conversaciones sobre el trabajo deben tener lugar durante el trabajo. En ClickUp, puedes dejar comentarios sobre tareas específicas o iniciar un canal de chat para todo tu proyecto. Los equipos pueden colaborar de forma asíncrona, mantener las decisiones visibles y evitar la sobrecarga de reuniones.
- Elaboración de informes: no se puede gestionar lo que no se puede medir. Obtenga informes personalizables en tiempo real sobre el progreso de los proyectos y el rendimiento del equipo sin necesidad de herramientas adicionales. Los paneles de ClickUp extraen datos en tiempo real de su entorno de trabajo, para que siempre disponga de la información más actualizada.
- Automatización: el trabajo manual repetitivo es un lastre para la productividad. Automatice los traspasos, las actualizaciones de estado y las notificaciones para ahorrar tiempo y reducir el trabajo manual. ClickUp Automations le permite configurar estos flujos de trabajo sin necesidad de herramientas de terceros.
🧠 Dato curioso: 4 de cada 10 clientes de ClickUp ya han utilizado ClickUp para sustituir más de 3 herramientas y ahorrar dinero.
Cómo es la consolidación de herramientas en la práctica.
| Enfoque tradicional | Herramientas necesarias | Enfoque convergente (ClickUp) |
|---|---|---|
| Gestión de proyectos + Documentos + Chat + Elaboración de informes | Más de 4 herramientas independientes. | Un entorno de trabajo |
| Búsqueda de información | Comprueba cada herramienta por separado. | Pregunte a ClickUp Brain una vez o utilice Enterprise AI Search. |
| Automatización de flujos de trabajo | Cree integraciones entre herramientas. | Automatizaciones nativas |
Cuando aún necesitas otras herramientas
Ninguna plataforma lo sustituye todo. Pero cuando necesites herramientas externas, las integraciones nativas de ClickUp te permiten conectarlas a tus flujos de trabajo de forma limpia, sin romper el contexto ni crear procesos desconectados.
Cómo crear sistemas organizativos que se adapten al crecimiento de su equipo
¿Está listo para crear una base organizativa capaz de gestionar un crecimiento acelerado? Siga este marco paso a paso. 🤩
- Audite su panorama actual de herramientas: El primer paso es comprender el problema. Haga una lista de todas las aplicaciones que utiliza su equipo para realizar su trabajo, desde la gestión de proyectos y el chat hasta el almacenamiento de archivos y las wikis. Identifique dónde se solapan las herramientas y dónde se pierde información.
- Identifica tu única fuente de información veraz: basándote en tu auditoría, elige una plataforma que sirva como hub para todo el trabajo. Esta es la decisión más importante que tomarás. Guarda todo tu trabajo, documentos y comunicaciones en un solo lugar para facilitar el acceso y la coordinación. Un entorno de trabajo de IA convergente como ClickUp sirve como tu única fuente de información veraz.
- Planifica tus flujos de trabajo principales: antes de realizar cualquier automatización, debes comprender cómo se realiza el trabajo actualmente. Planifica tus flujos de trabajo rápidamente y mantenlos organizados con ClickUp Docs.
- Cree plantillas para trabajos comunes: ahora, convierta esos flujos de trabajo documentados en plantillas prácticas. Estandarice sus procesos y ahorre tiempo creando plantillas de tareas y plantillas de documentos ClickUp para cualquier flujo de trabajo en ClickUp.
- Configure paneles para mejorar la visibilidad: Deje de depender de las actualizaciones manuales de estado. Ofrezca a todas las partes interesadas una vista en tiempo real de las métricas que importan. Configure los paneles de ClickUp para que los jefes de equipo y los ejecutivos siempre dispongan de la información más reciente.
- Automatice los traspasos y las notificaciones: vuelva a sus mapas de flujo de trabajo e identifique cada traspaso manual. Elimine los traspasos manuales y mantenga el trabajo fluyendo sin problemas. Configure ClickUp Automatizaciones para asignar tareas y enviar notificaciones automáticamente cuando el trabajo esté listo para su revisión.
- Forma a tu equipo en el uso del sistema: un sistema potente no sirve de nada si nadie sabe cómo utilizarlo. Invierte tiempo en formar a tu equipo no solo en el «cómo», sino también en el «por qué». Explícales cómo el nuevo sistema les facilitará la vida y ayudará a la empresa a alcanzar sus metas.
- Revisa y repite cada trimestre: El crecimiento cambia las prioridades, la estructura y la complejidad. Establece una tarea periódica para revisar tus flujos de trabajo, plantillas y paneles cada trimestre. Obtén comentarios del equipo, identifica nuevos cuellos de botella y mejora continuamente el sistema.
El sistema que construyas ahora determinará si el crecimiento genera impulso o caos. ¡Trátalo con responsabilidad!
Por qué las mejores empresas consideran la organización como una estrategia
Las empresas de rápido crecimiento se mantienen organizadas por una sencilla razón: para ellas, la organización no es una tarea burocrática, sino un arma estratégica. Crean sistemas que aportan claridad, responsabilidad e impulso. Entienden que los métodos informales que funcionan para una pequeña empresa emergente acabarán inevitablemente colapsando bajo el peso de la escala, lo que provocará caos, agotamiento y oportunidades perdidas.
Las empresas de mayor éxito centralizan su trabajo en una única fuente de información, realizan la automatización de las tareas repetitivas para liberar a su equipo y dedicarse a trabajos de mayor valor, y crean procesos diseñados para la empresa que quieren ser, no solo para la empresa que son hoy. Saben que la excelencia operativa se acumula. Cuanto antes invierten, más sostenible es el crecimiento.
¿Está listo para crear sistemas organizativos que se adapten al crecimiento de su equipo? Pruebe ClickUp de forma gratuita y descubra cómo un entorno de trabajo con IA convergente elimina la proliferación de herramientas que ralentiza el crecimiento de las empresas.