Terminar un proyecto a tiempo es un acto de malabarismo. Ejecutar tareas, gestionar presupuestos y cumplir plazos son las partes móviles más importantes entre muchas otras.
Como gestor de proyectos, he perdido la cuenta del número de veces que un cliente me ha pedido «solo una pequeña adición» o «un cambio» que, por desgracia, no se había tenido en cuenta en el plan del proyecto.
Es probable que se acumulen y, antes de que te des cuenta, el cronograma y el presupuesto del proyecto estarán en peligro.
Eso es el alcance excesivo. Incluso los proyectos mejor planificados caen presa de él, lo que impide completar su proyecto de manera satisfactoria.
He probado varios programas de gestión de proyectos (PM) para ayudarte a lidiar con estas interrupciones. Te ayudarán a establecer barreras de protección para evitar que pierdas tu margen por trabajos inesperados.
Las 3 mejores herramientas de gestión de proyectos para controlar el alcance del cliente de un vistazo
He probado suficientes herramientas de gestión de proyectos como para saber que no todas gestionan el alcance de la misma manera. Estas son las que merecen tu atención:
| Herramienta | Ideal para | Funciones principales | Ventajas e inconvenientes | Precios |
| ClickUp | Gestión de proyectos basada en IA para equipos de todos los tamaños. | ClickUp Brain (IA contextual y resúmenes generados por IA), plantilla de alcance del trabajo, tareas, automatizaciones, agentes predefinidos. | Ventajas:🌟 Entorno de trabajo con IA convergente para todo tu trabajo🌟 Centraliza toda la comunicación del proyecto🌟 Facilita la gestión de la capacidad🌟 Permite la colaboración en equipoInconvenientes:🧐 Curva de aprendizaje pronunciada para los nuevos usuarios debido a su amplio conjunto de funciones | Gratis para siempre; personalizaciones disponibles para corporaciones. |
| Trabajo en equipo | Gestión de proyectos con control de tiempo y facturación integrados para agencias. | Gestión de recursos, Teamwork IA, reglas de automatización, paneles de control de rentabilidad. | Ventajas:🌟 Simplifica el control de tiempo y la gestión de la carga de trabajo🌟 Automatiza las tareas tediosas🌟 Permite una gestión más fluida de los clientesInconvenientes:🧐 El panel de control tiene controles limitados, lo que afecta al proceso de visualización | Plan Free disponible; planes de pago desde 13,99 $/usuario/mes. |
| Asana | Gestión optimizada de tareas y flujos de trabajo para equipos pequeños y de tamaño mediano. | Flujos de trabajo automatizados y desencadenantes basados en reglas, paneles de control de la carga de trabajo y el progreso, más de 270 integraciones, AI Studio. | Ventajas:🌟 Facilita el seguimiento de los plazos🌟 Favorece la colaboración en equipo🌟 Realiza la automatización de las aprobaciones y actualizaciones rutinariasInconvenientes:🧐 Los informes son básicos🧐 Las notificaciones pueden resultar abrumadoras | Plan Free disponible; planes de pago desde 10,99 $/usuario/mes (facturación anual). |
👀 ¿Sabías que... El alcance excesivo, también conocido como «síndrome del fregadero de la cocina» o «alcance excesivo de los requisitos», afecta a más de la mitad de los proyectos. Y no hay indicios de que vaya a disminuir. El impacto del alcance excesivo ha aumentado del 43 % al 52 % en la última década en todos los proyectos.
¿Qué debe buscar en un software de gestión de proyectos que controle el alcance del cliente?
No todos los programas de gestión de proyectos están programados para hacer frente al trabajo adicional derivado de la desviación del alcance por parte del cliente. Puede parecer perfecto sobre el papel, pero es posible que los flujos de trabajo no sean tan intuitivos.
Esto es lo que busco cuando evalúo un software que me ayude a crear mejores calendarios y entregar el trabajo a los clientes más rápidamente:
- Defina el alcance y las bases del proyecto desde el principio: Es recomendable documentar los entregables, las exclusiones y las hipótesis antes de poner en marcha el proyecto. Elija una herramienta de gestión de proyectos con estructuras de desglose del trabajo (WBS) y seguimiento de las bases para poder comparar el alcance previsto con el real a medida que avanza el proyecto.
- Establece flujos de trabajo formales para las solicitudes de cambio: tu software de gestión de proyectos debe proporcionar un proceso de control de cambios que ayude a revisar y aprobar los nuevos requisitos. Con procesos de aprobación integrados para los cambios de alcance, sabrás cómo afectará cada cambio al coste, el tiempo y los recursos.
- Facilita la comunicación con el cliente: debe permitir que tu equipo y el cliente se comuniquen directamente dentro del entorno de trabajo, vinculando las conversaciones a tareas específicas, hilos de comentarios y entregables.
- Realice un seguimiento del tiempo, el coste y el esfuerzo por cada entrega: asegúrese de que su software vincula las tareas con los presupuestos y la asignación de recursos. Esto le permitirá ver al instante el coste del trabajo «extra» y mantener conversaciones con los clientes respaldadas por datos sobre la ampliación del alcance.
- Automatice las alertas y el seguimiento de desviaciones: seleccione un software de gestión de proyectos que le notifique cuando los plazos, los presupuestos, las cargas de trabajo o el alcance del proyecto se desvíen más allá de los umbrales establecidos. Las alertas y los paneles en tiempo real le ayudarán a detectar las desviaciones antes de que se conviertan en un problema importante.
- Control de tiempo para la rendición de cuentas: el software debe permitirte registrar el tiempo directamente en las tareas y vincular esas horas a entregables específicos. Debes poder generar informes que muestren el esfuerzo real frente al estimado para compartirlo con los clientes durante las reuniones de revisión.
- Desencadenantes basados en reglas: elige una plataforma de gestión de proyectos que detecte automáticamente los cambios en la carga de trabajo y proporcione indicaciones para acciones de seguimiento con la automatización del flujo de trabajo impulsada por la IA.
🧠 Dato curioso: La palabra «deadline» (fecha límite ) se utilizó por primera vez en las prisiones estadounidenses del siglo XIX para referirse a una frontera física que los reclusos cruzaban bajo riesgo de ser disparados. A mediados del siglo XX, el término evolucionó hasta adquirir el significado moderno que utilizamos hoy en día: un momento en el tiempo que no te atreves a cruzar.
⭐ Bonus: ¿Sigues creando cada tarea desde cero, escribiendo manualmente todos los resúmenes y detalles? Con la función Talk-to-Text de ClickUp Brain MAX, solo tienes que «hablar» sobre la tarea, decir lo que necesitas en el resumen y Brain MAX convertirá instantáneamente tu voz en texto.
¡Y no solo sirven para las tareas! Puedes dejar comentarios en documentos o chatear con tu equipo simplemente diciendo lo que piensas, y nuestra IA lo transcribirá automáticamente, notificará/etiquetará a las personas adecuadas, recordará tus palabras favoritas a lo largo del tiempo y luego editará el texto transcrito en consecuencia.
El mejor software de gestión de proyectos que controla el alcance del cliente
Ahora, analicemos los tres principales programas de gestión de proyectos para controlar la desviación del alcance en tus proyectos:
Cómo evaluamos el software en ClickUp
Nuestro equipo editorial sigue un proceso transparente, respaldado por investigaciones y neutral con respecto a los proveedores, por lo que puede confiar en que nuestras recomendaciones se basan en el valor real del producto.
Aquí tienes un resumen detallado de cómo evaluamos el software en ClickUp.
1. ClickUp (la mejor para la gestión de proyectos basada en IA)
ClickUp, la aplicación que lo tiene todo para el trabajo, combina la gestión de proyectos y la colaboración en equipo con la automatización impulsada por la IA. Planifica tus proyectos, asigna tareas, chatea con tu equipo, usa el uso compartido de los resultados con el cliente y supervisa el rendimiento del equipo directamente desde ClickUp. Esto evita el alcance excesivo y minimiza las posibilidades de que tu proyecto se desequilibre.
Pero lo más importante es que el software de gestión de proyectos de ClickUp está diseñado para adaptarse a cualquier necesidad. Los equipos pequeños pueden empezar a trabajar inmediatamente con el plan Free Forever de ClickUp, mientras que las organizaciones más grandes obtienen las vistas avanzadas, la elaboración de informes y el soporte basado en inteligencia artificial que necesitan para gestionar proyectos complejos.
Establece expectativas claras con la plantilla de alcance del trabajo (SOW) de ClickUp.
Una de las principales causas de la desviación del alcance del proyecto es la discrepancia entre el proyecto y la visión y las expectativas del cliente.
La plantilla Scope of Work (SOW) de ClickUp resuelve este problema al proporcionarte un marco ya preparado para definir qué entra dentro del alcance del proyecto y, lo que es igual de importante, qué queda fuera.
Puede utilizar esta plantilla para:
- Define los objetivos del proyecto desde el principio para garantizar que todas las partes interesadas estén alineadas.
- Enumera los entregables, los resultados, los cronogramas y los hitos clave para proporcionar una hoja de ruta clara de los entregables al cliente y a los miembros de tu equipo.
- Controle la propiedad de los documentos y asigne responsabilidades para cada entrega.
- Añade campos personalizados, estados de tareas personalizados y vistas personalizadas para una gestión flexible de los proyectos.
Divida el alcance del proyecto en tareas y subtareas claras para una mejor gestión de proyectos.
La mejor manera de mantener bajo control la desviación del alcance del proyecto es dividirlo en pasos pequeños y fáciles de seguir. Con las tareas de ClickUp, puedes:
- Crea una tarea principal para cada entrega y añade subtareas debajo de ella. Por ejemplo, si el alcance incluye «Desarrollar un sitio web», la tarea principal es «Desarrollo del sitio web» y las subtareas podrían incluir «Diseñar la página de inicio», «Desarrollar el formulario de contacto», «Configurar el alojamiento», etc.
- Añade instrucciones detalladas, requisitos del proyecto, criterios de aceptación o listas de control a cada tarea.
- Asigna responsables a las tareas y añade fechas límite para eliminar la confusión sobre los cronogramas y las responsabilidades.
- Establece dependencias entre tareas para que el trabajo se realice en el orden correcto y solo después de que se cumplan todos los requisitos previos del plan del proyecto.
Una función de ClickUp Tasks que me parece muy útil es ClickUp Task Priorities. Al ajustar el nivel de prioridad (urgente, alto, normal, bajo), el equipo sabe exactamente qué tareas requieren atención inmediata y cuáles pueden abordarse más tarde.
Manténgase al tanto de todos los cambios con la IA sensible al contexto.
ClickUp Brain es un potente asistente de IA que puede ayudar a tu equipo a vigilar de cerca el alcance del proyecto. Utiliza Brain para aclarar los límites del proyecto, resumir las solicitudes de los clientes para las partes interesadas clave, realizar análisis de impacto o identificar tareas que puedan no ajustarse al plan original del proyecto.
Brain también es sensible al contexto. Cuando llega una nueva solicitud de un cliente, Brain evalúa si está dentro o fuera del alcance y la marca, e incluso sugiere crear una tarea de solicitud de cambio para su aprobación.
Detecta posibles desviaciones del alcance en la fase de comentarios, no después de haber perdido horas en el nuevo trabajo.
Automatiza las aprobaciones y notificaciones con reglas personalizadas.
Esta herramienta de gestión del alcance tiene una función destacada: ClickUp Automations, el generador sin código cuyas reglas «si esto, entonces aquello» te permiten crear flujos de trabajo automatizados personalizados en cuestión de minutos. Establece las reglas una vez y el sistema se encarga automáticamente de las notificaciones, el enrutamiento de tareas y la visibilidad de las partes interesadas.
Por ejemplo, puedes crear una automatización para:
- Envía una solicitud de aprobación al responsable del proyecto cuando el estado de una tarea cambie a «En espera de aprobación».
- Notifica al cliente o al gestor de cuentas cuando se envíe una nueva solicitud de cambio.
- Asigna revisores automáticamente cuando un entregable pasa a la lista «Revisión del cliente».
- Actualiza un campo personalizado a «Aprobado» una vez que el cliente proporcione la confirmación en el hilo de chat.
Mantén a todos informados con las herramientas de colaboración integradas.
El software de gestión de proyectos ClickUp centraliza todas las comunicaciones del proyecto, lo que facilita mantener a todos alineados y gestionar el alcance del proyecto.
- Permita a los miembros del equipo aclarar los requisitos y proporcionar comentarios con ClickUp Assigned Comments.
- Mantén las conversaciones contextualizadas con respuestas en hilos y incluye a las partes interesadas relevantes con menciones.
- Centralice todas las conversaciones con los clientes y las conversaciones internas dentro del espacio del proyecto, enlazadas directamente a tareas, entregables o documentos, con ClickUp Chat.
- Convierte cualquier mensaje de chat en una tarea: asígnala, añade plazos o adjúntala a una entrega del cliente.
- Unifique toda la documentación del proyecto, como el acta de constitución del proyecto, los documentos sobre el alcance del proyecto, las solicitudes de cambio, etc., con ClickUp Docs colaborativo.
Realiza un seguimiento del progreso en relación con las metas del proyecto en tiempo real.
Los paneles de ClickUp proporcionan información en tiempo real sobre lo que está completado, lo que está pendiente, los obstáculos, etc. Las tarjetas de IA te ofrecen resúmenes instantáneos, lo que te ayuda a ahorrar tiempo que, de otro modo, se perdería en el análisis de datos.
Las mejores funciones de ClickUp
- Con el control de tiempo de los proyectos de ClickUp, puede iniciar cronómetros desde cualquier dispositivo, añadir entradas manuales y generar informes detallados por persona asignada, proyecto o etiqueta. Registre las horas directamente en las tareas, compárelas con las estimaciones originales e identifique cuándo el trabajo del cliente comienza a exceder el esfuerzo previsto.
- Visualiza los proyectos a tu manera con más de 15 vistas de ClickUp, entre las que se incluyen Lista, Gantt, Tablero y Cronograma.
- Utiliza la vista Carga de trabajo de ClickUp para revisar la carga de trabajo del equipo y ver quién tiene exceso o falta de capacidad para optimizar los recursos y evitar el agotamiento.
- Adapta los flujos de trabajo a los requisitos de tu proyecto con Campos personalizados para el presupuesto, los datos del cliente, etc., y estados personalizados.
- Encuentre archivos, tareas y conversaciones en ClickUp y aplicaciones integradas como Google Drive o Slack utilizando la búsqueda conectada de ClickUp.
- Gestiona tareas, realiza el seguimiento del tiempo y mantén la coordinación sobre la marcha con las aplicaciones para iOS y Android de ClickUp, independientemente de si los miembros de tu equipo de proyecto están en las instalaciones, en el extranjero o trabajando de forma híbrida.
Limitaciones de ClickUp
- Los nuevos usuarios pueden sentirse abrumados por la amplia gama de funciones disponibles en el conjunto de aplicaciones de ClickUp.
- Algunos usuarios consideran que la versión de escritorio es más fluida y rápida que la aplicación móvil.
Precios de ClickUp
Valoraciones y reseñas de ClickUp
- G2: 4,7/5 (más de 10 500 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 4500 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre ClickUp?
La reseña de este gestor de proyectos lo dice todo:
ClickUp ofrece una impresionante gama de funciones que facilitan la personalización de los flujos de trabajo, la gestión de tareas y el seguimiento del progreso en un solo lugar. Me encanta poder crear vistas adaptadas a cada proyecto, configurar automatizaciones e integrarlo con otras herramientas que ya utilizo. Es muy versátil, tanto para el seguimiento de tareas personales como para operaciones empresariales complejas. Las plantillas y los paneles son especialmente útiles para mantener todo organizado y fácil de seguir.
ClickUp ofrece una impresionante gama de funciones que facilitan la personalización de los flujos de trabajo, la gestión de tareas y el seguimiento del progreso en un solo lugar. Me encanta poder crear vistas adaptadas a cada proyecto, configurar automatizaciones e integrarlo con otras herramientas que ya utilizo. Es muy versátil, tanto para el seguimiento de tareas personales como para operaciones empresariales complejas. Las plantillas y los paneles son especialmente útiles para mantener todo organizado y fácil de seguir.
📮 ClickUp Insight: Solo el 15 % de los gerentes comprueba la carga de trabajo antes de asignar nuevas tareas. Otro 24 % asigna tareas basándose únicamente en los plazos del proyecto.
¿El resultado? Los equipos acaban sobrecargados de trabajo o infrautilizados y, en la mayoría de los casos, agotados.
Sin una visibilidad en tiempo real de las cargas de trabajo, equilibrarlas no solo es difícil, sino casi imposible.
Las funciones de asignación y priorización basadas en IA de ClickUp te ayudan a distribuir el trabajo de forma equitativa entre los miembros del equipo, asignándoles tareas en función de su capacidad, disponibilidad y habilidades en tiempo real. Prueba nuestras tarjetas de IA para obtener instantáneas contextuales de la carga de trabajo, los plazos y las prioridades.
💫 Resultados reales: Lulu Press ahorra 1 hora al día por empleado gracias al uso de ClickUp Automatizaciones, lo que se traduce en un aumento del 12 % en la eficiencia del trabajo.
🧠 Dato curioso: La Ópera de Sídney está considerada como uno de los peores fracasos de gestión de proyectos de nuestro tiempo. Se retrasó 10 años, se superó el presupuesto en 14 veces y el arquitecto nunca llegó a verla completada.
2. Teamwork (la mejor para gestionar proyectos y recursos con control de tiempo y facturación integrados)
Teamwork es un software de gestión de proyectos diseñado para agencias y equipos de atención al cliente que gestionan proyectos urgentes con un presupuesto ajustado, incluso cuando se enfrentan a retos como la desviación del alcance.
Este software de gestión de proyectos te ofrece tableros de proyectos para crear cronogramas, establecer hitos y correlacionar todos los entregables en un solo lugar. Esto garantiza que tanto el equipo como el cliente estén en sintonía.
Para la gestión de clientes, un hub de pruebas centralizado ayuda a ver el estado actual de cada prueba, con un registro histórico de todos los comentarios desde el principio hasta el final. Para evitar el alcance excesivo, la herramienta te permite supervisar y revisar los comentarios internos y externos, ya sean de los clientes o de tu equipo.
Una función de este software de gestión de proyectos que me ayuda a gestionar el alcance excesivo es la presupuestación y la rentabilidad.
Al realizar un seguimiento del tiempo y enlazarlo con el presupuesto de nuestro proyecto, Teamwork me proporciona informes en tiempo real sobre la rentabilidad del proyecto. Si una nueva solicitud amenaza con llevarnos a números rojos, dispongo de los datos necesarios para explicar la necesidad de un cambio en el pedido. Además, puedo establecer y realizar un seguimiento de los objetivos de margen de beneficio.
Dado que gestiono varios proyectos simultáneamente, crear hojas de cálculo para cada uno de ellos requiere mucho tiempo. Teamwork me ayuda a realizar ajustes rápidamente en los entregables, los precios, los cronogramas y los recursos.
Las mejores funciones para el trabajo en equipo
- Transforme los informes desordenados de los clientes en propuestas de proyectos completas, con cronogramas, tareas y sugerencias del equipo, utilizando Teamwork IA.
- Realiza la previsión de la capacidad del equipo para equilibrar las cargas de trabajo y evitar el agotamiento. Visualice los próximos proyectos, realice el seguimiento de la disponibilidad en tiempo real y reasigne los recursos antes de que los cuellos de botella afecten a la entrega.
- Establece desencadenantes basados en eventos o en el tiempo para automatizar tareas tediosas, como el seguimiento del progreso de las tareas. El hub de automatizaciones centralizado te permite crear, editar y revisar tus automatizaciones.
- Obtenga visibilidad en tiempo real del progreso del proyecto, detecte los riesgos relacionados con los recursos y su utilización, y compare los resultados planificados con los reales.
- Utilice cronómetros integrados, hojas de horas y paneles de rentabilidad en tiempo real para registrar el tiempo con precisión, enlazar los costes y las tarifas facturables, y recibir alertas automáticas cuando se superen los límites presupuestarios.
Limitaciones del trabajo en equipo
- El panel tiene controles con límite, lo que afecta al proceso de visualización.
- El acceso a funciones adicionales, como la IA y las integraciones, requiere que los usuarios paguen más, lo que aumenta considerablemente el coste del software de gestión de proyectos.
Precios de Teamwork
- Free
- Deliver: 13,99 $/usuario/mes
- Grow: 25,99 $/usuario/mes
- Escala: Precios personalizados
- Enterprise: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas sobre el trabajo en equipo
- G2: 4,4/5 (más de 1000 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 900 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre Teamwork?
Esto es lo que dice un usuario de G2 sobre el uso de Teamwork para gestionar múltiples proyectos:
Contamos con un equipo de cuatro responsables, cada uno con entre 5 y 15 proyectos en marcha al mismo tiempo y en distintas fases de finalización. Se trata de proyectos de un año de duración con tantos elementos variables que, sin nuestro gestor de proyectos y Teamwork, no podríamos hacer todo lo que hacemos. No solo conseguimos hacerlo todo, sino que lo hacemos a tiempo y dentro del presupuesto.
Contamos con un equipo de cuatro responsables, cada uno con entre 5 y 15 proyectos en marcha al mismo tiempo y en distintas fases de finalización. Se trata de proyectos de un año de duración con tantos elementos variables que, sin nuestro gestor de proyectos y Teamwork, no podríamos hacer todo lo que hacemos. No solo conseguimos hacerlo todo, sino que lo hacemos a tiempo y dentro del presupuesto.
🧠 Dato curioso: El diagrama de Gantt, uno de los favoritos de los gestores de proyectos, tiene más de 100 años (¡se inventó en 1910!). Es más antiguo que Internet, la televisión e incluso el pan de molde.
3. Asana (la mejor para la gestión optimizada de tareas y flujos de trabajo)
Asana simplifica la gestión de tareas y flujos de trabajo para equipos de todos los tamaños, especialmente aquellos que se coordinan de forma remota. Como herramienta de gestión de proyectos, Asana facilita la conexión del trabajo diario con las metas empresariales más amplias, lo que reduce la desviación del alcance y aporta más claridad a tus proyectos.
Organiza tus proyectos en Asana utilizando plantillas predefinidas, asigna tareas con propietarios y plazos, visualiza el progreso y realiza el seguimiento de todo en un solo lugar para evitar cambios de última hora en tus cronogramas.
Con Asana, puedes integrar fácilmente herramientas como software de gestión de tareas, herramientas de desarrollo, herramientas de elaboración de informes y herramientas de colaboración, entre muchas otras, en tu conjunto de tecnologías.
Una función que he empezado a utilizar recientemente es AI Teammates para la ejecución de proyectos impulsada por IA. Utiliza el modelo de datos Work Graph de Asana para proporcionar contexto empresarial en todas las interacciones. Por ejemplo, AI Teammates puede analizar el historial del proyecto y recomendar ajustes realistas en los cronogramas basándose en lanzamientos anteriores o entregables similares.
Asana AI Studio incluye un generador de flujos de trabajo sin código que te ayuda en cada fase. La IA puede capturar, clasificar y asignar solicitudes de admisión, que luego puedes verificar. La IA también puede redactar la versión inicial de un resumen del proyecto y resumir los comentarios de las partes interesadas.
Las mejores funciones de Asana
- Organiza proyectos complejos en flujos de trabajo estructurados utilizando plantillas predefinidas que asignan propietarios, establecen plazos y alinean cada tarea con las metas generales de la empresa.
- Automatiza las aprobaciones y actualizaciones rutinarias con reglas personalizables que actúan como desencadenantes de notificaciones, traspasos de tareas o ajustes en las fechas límite.
- Obtenga visibilidad en tiempo real del progreso con vistas del cronograma, la carga de trabajo y el panel para supervisar las dependencias, realizar el seguimiento del rendimiento y evitar cambios de última hora en el cronograma.
- Conecta el trabajo diario con las metas empresariales más amplias mediante Goals and Portfolios y revisa el progreso a través de paneles de control en tiempo real.
- Utiliza el cronómetro integrado para medir cuánto tiempo lleva el trabajo y encontrar tareas que excedan el alcance original del trabajo.
Limitaciones de Asana
- Los usuarios no pueden incrustar contenido externo en Asana ni añadir varias personas asignadas, por lo que conviene explorar alternativas a Asana.
- Es posible que las reglas y los filtros disponibles no sean adecuados para flujos de trabajo complejos o las necesidades específicas de diferentes equipos.
Precios de Asana
- Personal: Gratis
- Starter: 13,49 $/usuario/mes
- Avanzado: 30,49 $/usuario/mes
- Corporación: Precios personalizados
- Enterprise+: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Asana
- G2: 4,4/5 (más de 12 000 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 13 000 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre Asana?
Esto es lo que un gestor involucrado en la estrategia tiene que decir sobre Asana en G2:
Lo que más valoro es la eficiencia que aporta la IA. Las sugerencias inteligentes y las funciones de automatización de tareas me ahorran horas cada semana, lo que me hace sentir como si tuviera un copiloto digital que anticipa mi próximo movimiento.
Lo que más valoro es la eficiencia que aporta la IA. Las sugerencias inteligentes y las funciones de automatización de tareas me ahorran horas cada semana, lo que me hace sentir como si tuviera un copiloto digital que anticipa mi próximo movimiento.
Otras menciones destacadas
Aquí tienes otras herramientas de gestión de proyectos que también te ayudarán con la gestión del alcance.
- Jira : Realiza un seguimiento explícito de los cambios en el alcance mediante informes en Jira Align, para capturar el trabajo añadido durante un sprint o una iteración. Rovo AI muestra tareas y elementos de trabajo relacionados, vincula problemas similares y realiza la automatización de los flujos de trabajo de solicitud de cambios para que sea más fácil detectar el trabajo inesperado. Dado que la herramienta ofrece visibilidad sobre lo que está dentro del alcance y lo que es nuevo, ayuda a establecer límites, revisar las solicitudes de cambio y comunicar claramente lo que no forma parte del plan original.
- Basecamp : Basecamp utiliza la metodología «Shape Up», que hace hincapié en los plazos fijos y los alcances de trabajo definidos («apetito»), de modo que los equipos deben decidir qué incluir y qué dejar fuera, lo que reduce el riesgo de desviación del alcance. Los gráficos Hill y los mapas de alcance hacen que el trabajo sea visible, resaltando cuándo una parte del alcance está creciendo o es ambigua.
- OpenProject : como plataforma de código abierto para la gestión de proyectos clásicos, ágiles o híbridos, proporciona visibilidad de los planes de proyecto, diagramas de Gantt, desgloses de tareas y seguimiento de cambios. Puede autohospedarse, personalizar flujos de trabajo, realizar un seguimiento de los hitos y aplicar el control de cambios. Le permite controlar los límites y las desviaciones del alcance.
- Monday. com: Empieza por definir un documento claro con el alcance del proyecto y, a continuación, utiliza tableros, vistas y flujos de trabajo para realizar el seguimiento del cumplimiento de esa línea de base. Gracias a su supervisión visual, sus automatizaciones personalizadas y sus paneles, podrás detectar cuándo el trabajo se está desviando del alcance e intervenir antes de que la desviación sea demasiado grande.
⚠️ El concepto de «gold plating»: El uso de herramientas de gestión de proyectos te ayudará a establecer procesos. Pero hay un concepto que, según Simon Heaton, director de marketing de crecimiento de Shopify, te deja en una posición vulnerable: el «gold plating».
Significa añadir funciones adicionales, mejoras o trabajo que no formaba parte del alcance original del proyecto o de los requisitos del cliente. Es un intento de complacer al cliente o de ofrecer algo mejor de lo que se ha solicitado. El gold plating aumenta los costes internos sin aportar beneficios adicionales.
📚 Más información: Asana vs. ClickUp: ¿qué herramienta de gestión de equipos es mejor?
👀 ¿Sabías que... El agotamiento laboral aumenta el riesgo de hipertensión, trastornos depresivos y diabetes en los empleados? El 7 % de los empleados sufre agotamiento por exceso de trabajo. Por otro lado, el 20 % se desmotiva y se desvincula del trabajo cuando no se le aprovecha lo suficiente. Es imprescindible que los empleadores garanticen una distribución equitativa del trabajo entre los empleados para evitar el agotamiento.
Cómo gestionar eficazmente la desviación del alcance del cliente (consejos y buenas prácticas)
El software de gestión de proyectos puede aliviar gran parte del estrés que conlleva la desviación del alcance mediante una organización meticulosa. Pero eso por sí solo no es suficiente. También es necesario emplear el enfoque adecuado para gestionar múltiples prioridades a medida que evolucionan las demandas de los clientes:
Discute con el cliente y clasifica las prioridades en función de su impacto.
Cuando todo parece urgente, nada se hace realmente. Cuando los recursos son escasos, es esencial comunicarse de manera eficaz con el cliente para determinar en qué entregables hay que trabajar de inmediato y cuáles pueden posponerse.
🌟 Ejemplo: En lugar de limitarte a aceptar todas las solicitudes de los clientes, puedes explicarles cómo las nuevas prioridades afectarán al calendario del proyecto actual y preguntarles si les parece bien.
Algo como: «Si añadimos esta nueva función, ¿qué tarea existente deberíamos posponer?». Esto no solo protege los cronogramas, sino que también mantiene a los clientes involucrados en la toma de decisiones.
⚡ Archivo de plantillas: Plantillas gratuitas para priorizar proyectos
Divida los proyectos grandes en hitos manejables.
Al dividir los objetivos grandes y vagos en tareas más pequeñas, no solo podrás medir el progreso, sino también evitar que los clientes añadan cosas de forma casual.
Cuando cada tarea tiene visibilidad en tu tablero de proyectos, resulta más fácil gestionarlas todas y entregarlas a tiempo.
🌟 Ejemplo: Piensa en el lanzamiento de una campaña. En lugar de tratar la «creación de recursos para la campaña» como una única tarea, puedes dividirla en «diseñar la tira principal», «redactar el texto de la página de destino» y «crear gráficos para las redes sociales».
Realiza un seguimiento periódico de la carga de trabajo y la capacidad de los recursos.
¿Un error común al gestionar varios proyectos? Asignar trabajo sin comprobar si tu equipo realmente tiene la capacidad necesaria.
La planificación de la capacidad garantiza que el trabajo se distribuya de forma justa y realista. También permite mantener conversaciones con los clientes basadas en hechos, como por ejemplo: «Podemos incluirlo en el próximo sprint, pero añadirlo ahora retrasará el hito X».
🌟 Ejemplo: si tu diseñador ya tiene 30 horas de trabajo comprometidas esta semana, evita asignarle otra tarea «urgente» sin quitar primero otra de su lista de tareas pendientes.
⭐Bonificación: los agentes de IA de ClickUp pueden ayudarte.
Los agentes predefinidos se encargan de todas las tareas rutinarias: enviar recordatorios al equipo sobre los plazos, compartir actualizaciones diarias con los clientes o responder a preguntas rápidas sobre el proyecto.
Crea un agente personalizado para automatizar acciones complejas, como asignar tareas en función de la carga de trabajo o compartir resúmenes de proyectos con las partes interesadas. De esta manera, tus proyectos se ejecutarán sin problemas en segundo plano, sin necesidad de supervisión constante.
Configurar un agente de IA en ClickUp es muy sencillo. Vea este vídeo para aprender cómo hacerlo:
⚡ Archivo de plantillas: Plantillas gratuitas para el seguimiento de múltiples proyectos
Mantén bajo control la desviación del alcance del cliente con ClickUp.
El alcance excesivo y las prioridades contrapuestas son parte inalienable de la vida de un profesional de la gestión de proyectos. Pero no dejes que arruinen tu proyecto.
Con el software de gestión de proyectos adecuado, se convierte en una oportunidad para aumentar sus beneficios y programar sus entregas de forma más eficiente.
Teamwork es ideal para agencias que facturan a sus clientes por horas o que necesitan una visibilidad detallada de la rentabilidad y el uso de los recursos.
Asana funciona mejor para equipos que prosperan con la estructura, ya que les ayuda a correlacionar flujos de trabajo repetibles, automatizar aprobaciones y mantenerse alineados con las metas empresariales generales.
Pero ClickUp está diseñado para la gestión del alcance de equipos de todos los tamaños, dentro de un entorno de trabajo unificado y todo en uno.
Si quieres una plataforma de gestión de proyectos que conecte todo, desde el alcance del proyecto y la comunicación con el cliente hasta los resúmenes basados en IA y la automatización del flujo de trabajo, ClickUp está hecha para ti.
Con ClickUp Brain, obtienes información contextualizada, y con Automatizaciones y IA Autopilot Agents, puedes dejar que las aprobaciones, actualizaciones y seguimientos rutinarios se ejecuten en segundo plano mientras te centras en la estrategia del cliente.
Si el alcance excesivo está mermando tu capacidad para entregar proyectos, te recomiendo que te registres en ClickUp de forma gratuita y lo pruebes.