A los tres meses de iniciar un proyecto crítico de precios y embalaje, me encontré ahogado en documentos de Google, hilos de correo electrónico y conversaciones de Slack repartidos por diferentes canales. ¿Te suena familiar?
Como gestor de programas, he vivido el caos de las herramientas tradicionales de gestión de proyectos, que ralentizan la ejecución de los proyectos y frenan el impulso del equipo, donde las «actualizaciones del proyecto» significaban buscar en las bandejas de entrada del correo electrónico, perseguir a las partes interesadas en diferentes zonas horarias y dedicar más tiempo a gestionar el proceso que a impulsar los resultados.
Hoy quiero compartir cómo la IA ha transformado radicalmente no solo mi forma de gestionar proyectos, sino también la rapidez con la que podemos ejecutar iniciativas estratégicas que repercuten directamente en nuestra empresa.
La realidad de la gestión de proyectos moderna
En mi rol en la Oficina del Director de Operaciones, soy responsable de ejecutar proyectos interfuncionales que abarcan literalmente todos los equipos de ClickUp: producto, marketing, ciclo de vida, sistemas, TI, habilitación, equipos de atención al cliente y, a veces, incluso seguridad y asuntos legales cuando tratamos con funciones de IA.
No se trata de iniciativas sencillas de un solo equipo. Para tener éxito, requieren una asignación estricta de los recursos, una comunicación interfuncional y cronogramas de proyectos precisos. Cuando lanzamos nuevos precios y paquetes para funciones o complementos, el intento correcto depende de una coordinación perfecta entre departamentos, diferentes zonas horarias y prioridades contrapuestas.
*hay mucho en juego: soy responsable de las métricas relacionadas con el crecimiento de la retención neta en dólares, la adopción de funciones, el compromiso y las tasas de conversión. Cuando los proyectos se estancan o fracasan, no se trata solo de incumplir plazos, sino de perder oportunidades de ingresos y posicionamiento en el mercado.
El impuesto oculto de la gestión de proyectos tradicional
Antes de adoptar la ejecución de proyectos impulsada por IA, mi flujo de trabajo era dolorosamente familiar para la mayoría de los gestores de proyectos:
La espiral de la documentación: Crear un plan de proyecto en Documentos de Google, enviarlo por correo electrónico a las partes interesadas, esperar los comentarios que llegan con información contextual que falta de reuniones en las que no participé y, a continuación, intentar reconstruir lo que realmente ocurrió en esas conversaciones.
El juego de la persecución: Pasarse días enteros haciendo seguimiento: «¿En qué punto estás con ese entrega?», «¿Has visto mi correo electrónico de la semana pasada?», «¿Puedes ponerme al día sobre el estado?». En lugar de impulsar el impulso, estaba constantemente tratando de ponerme al día.
La pesadilla de las zonas horarias: En una empresa global, esperar respuestas por correo electrónico a simples preguntas sobre el estado de los proyectos significaba que estos avanzaban a paso de tortuga. Para cuando recibía las respuestas del equipo de EE. UU., el equipo europeo ya había terminado su jornada laboral.
La carga mental: recordar quién necesitaba qué y para cuándo, buscar información dispersa y cambiar constantemente de contexto entre herramientas. Los gastos administrativos, como las actualizaciones manuales y la comunicación duplicada, consumen tiempo que podría haberse dedicado a la planificación estratégica y al intento correcto de los proyectos.
Cómo la IA transforma la ejecución de proyectos
El cambio a la gestión de proyectos impulsada por IA no se trata solo de eficiencia, sino de cambiar fundamentalmente lo que es posible cuando los equipos pueden centrarse en los resultados en lugar de en los procesos.
Inteligencia automatizada, no solo automatización
Así es mi flujo de trabajo actual:
Resúmenes de proyectos en segundos: Después de una reunión de descubrimiento, utilizo la IA de ClickUp para rellenar automáticamente los resúmenes de los proyectos a partir de las notas de la reunión. Lo que antes me llevaba entre 30 y 45 minutos de copiar, pegar y dar formato, ahora se hace en segundos. Sigo comprobando todo, pero el trabajo pesado ya está hecho.
Inteligencia de estado en tiempo real: En lugar de buscar actualizaciones, utilizo campos personalizados con IA que me muestran automáticamente el estado de cada tarea dentro de un proyecto, mostrando al instante las tendencias, los riesgos y los retrasos del proyecto. La IA señala los riesgos, resalta las tareas que no se han movido e identifica los cuellos de botella, todo ello sin que yo tenga que hacer clic en cada tarea individual.
Resúmenes ejecutivos bajo demanda: Para obtener actualizaciones semanales para el equipo directivo, simplemente le pido a IA que revise toda la lista de proyectos y me proporcione un resumen de los resultados y el progreso de los proyectos. En lugar de pasar una hora tabulando el progreso de múltiples tareas, obtengo un resumen ejecutivo completo en cuestión de segundos.
El poder de la colaboración centralizada
El mayor cambio ha sido la eliminación de la necesidad de cambiar de herramienta y la centralización de la colaboración en equipo en un entorno de trabajo unificado:
Comunicación contextual: El uso de la función de chat de ClickUp directamente dentro de los proyectos significa que cuando alguien dice: «¿Puedes añadir esto al alcance?», puedo crear una tarea con todo el contexto con un solo clic. Se acabó saltar entre Slack y las herramientas del proyecto, perdiendo hilos de conversaciones y contexto.
Visibilidad interfuncional: He creado plantillas en las que los interesados de diferentes equipos pueden trabajar en sus vistas preferidas mientras yo realizo el seguimiento de todo en mi formato de gestión de proyectos. El equipo de desarrollo no tiene que cambiar su forma de trabajar, pero yo puedo ver su progreso en tiempo real.
Responsabilidad automatizada: los agentes de IA pueden realizar un seguimiento automático cuando se acercan las fechas límite sin entregas, enviar recordatorios contextuales y escalar el problema solo cuando realmente se necesita la intervención humana.
El impacto práctico: tres funciones que lo cambiaron todo
Tras implementar la ejecución de proyectos impulsada por IA, tres funciones específicas han tenido el mayor impacto en mi trabajo diario:
1. Chat integrado con creación de tareas mediante IA
Antes: Las conversaciones sobre los cambios en los proyectos se realizaban en Slack, luego creaba manualmente las tareas en nuestra herramienta de proyectos y, a continuación, volvía a Slack para confirmar. Múltiples herramientas, pérdida de contexto, pérdida de tiempo.
Ahora: Las conversaciones se producen directamente en el contexto del proyecto. La IA puede crear tareas a partir de mensajes de chat con todo el contexto automáticamente, o yo puedo hacerlo con un solo clic. Cuando trabajamos con varias zonas horarias, esta transferencia fluida es crucial.
2. Tareas en varias listas
Esta podría ser la función más subestimada de la gestión de proyectos. Los diferentes equipos necesitan trabajar de forma diferente: el equipo de marketing tiene sus flujos de trabajo, el de desarrollo tiene los suyos y el de habilitación tiene los suyos. Pero yo necesito hacer un seguimiento de todo en una vista de proyecto unificada.
Con las tareas apareciendo en múltiples listas, cada equipo puede mantener su flujo de trabajo preferido mientras yo obtengo visibilidad completa del proyecto. Nadie tiene que cambiar su forma de trabajar, pero yo puedo seguir gestionando las dependencias y los cronogramas de todos los equipos.
3. Informes (resumen) StandUp por IA
Lo utilizo para mis actualizaciones semanales a la Oficina del Director de Operaciones. Lo que antes me llevaba 30 minutos recopilar información de diferentes fuentes, ahora lo hago en 5 minutos. La IA genera mi resumen a partir de mi trabajo real, yo lo reviso y lo copio y pego en mi resumen semanal. Así de sencillo.
Generar impulso en lugar de gestionar el caos
El cambio más significativo no es solo la eficiencia, sino el paso de una gestión reactiva a una ejecución proactiva.
Antes de la IA: Pasaba la mayor parte del tiempo buscando información, gestionando los gastos generales de los procesos e intentando mantener la visibilidad en sistemas dispersos.
Con IA: Puedo centrarme en desbloquear equipos, identificar riesgos antes de que se conviertan en problemas y garantizar que estamos ejecutando en función de los resultados estratégicos, en lugar de simplemente completar tareas.
Ejemplo real: proyectos de fijación de precios y empaquetado
He creado una plantilla en ClickUp que guía los proyectos de fijación de precios y empaquetado desde su descubrimiento hasta su ejecución y cierre. Así es como la IA mejora cada fase:
Descubrimiento: Las notas de las reuniones se completan automáticamente en los resúmenes de los proyectos con los requisitos de las partes interesadas, los cronogramas y las métricas de intentos correctos.
Asignación de recursos: Listas predefinidas de partes interesadas con definiciones de roles, pero la IA ayuda a optimizar los cronogramas en función de la capacidad y las dependencias del equipo.
Ejecución: visibilidad en tiempo real del progreso de todos los equipos, con IA que señala automáticamente los riesgos y los cuellos de botella.
Elaboración de informes: Resúmenes ejecutivos automatizados que proporcionan a los directivos exactamente lo que necesitan sin que yo tenga que pasar horas recopilando información.
Cierre: La IA ayuda a recopilar información retrospectiva y datos de rendimiento para optimizar proyectos futuros.
La ventaja competitiva de la ejecución impulsada por IA
Esta es la realidad: mientras la competencia sigue gestionando los proyectos con hojas de cálculo y cadenas de correos electrónicos, nosotros ejecutamos más rápido, nos adaptamos con mayor agilidad y aprendemos de nuestros patrones en tiempo real.
Velocidad: Los proyectos que antes tardaban semanas en coordinarse ahora se ejecutan con mayor fluidez gracias a la información predictiva, los seguimientos automatizados y la gestión de riesgos optimizada
Calidad: Con la IA encargándose de las tareas rutinarias y proporcionando información inteligente, puedo centrarme en los retos estratégicos que realmente requieren el juicio humano
Escala: A medida que nuestra organización crece, la IA nos permite mantener la calidad de la ejecución sin aumentar proporcionalmente los gastos generales de gestión.
Qué significa esto para los gestores de proyectos
Si todavía gestiona proyectos con herramientas desconectadas, (elaboración de) informes manuales y seguimientos constantes, no solo es ineficiente, sino que está compitiendo con máquinas de escribir en un mundo informatizado.
Los gestores de proyectos que prosperarán en la próxima década serán aquellos que puedan aprovechar la IA para:
- Automatice los gastos generales administrativos
- Genere información inteligente a partir de los datos de los proyectos
- Céntrese en la ejecución estratégica en lugar de en la gestión de procesos
- Amplíe su impacto sin agotar a sus equipos
Vea la ejecución de proyectos con IA en acción
Si esto se ajusta a su experiencia como gestor de proyectos, le animo a que se una a nuestro próximo evento virtual: La ejecución de proyectos en la era de la IA, que tendrá lugar el 23 de julio a las 12:00 p. m. PST.
Verá exactamente cómo utilizamos la IA para centralizar, automatizar y acelerar la ejecución de proyectos en iniciativas complejas y multifuncionales. Haré una demostración de las plantillas y los flujos de trabajo reales que utilizamos en ClickUp, incluyendo:
- Generación de resúmenes de proyectos impulsada por IA
- Seguimiento automatizado del estado e identificación de riesgos
- Colaboración interfuncional sin cambiar de herramienta
- Elaboración de informes ejecutivos en cuestión de minutos en lugar de horas
Qué obtendrá:
- Demostraciones en directo de flujos de trabajo reales de gestión de proyectos
- Plantillas y procesos que puede implementar de inmediato
- Estrategias para escalar la ejecución de proyectos con IA
- Consulta gratuita sobre cómo optimizar sus procesos actuales
La diferencia entre los buenos gestores de proyectos y los excelentes no es solo la organización, sino la capacidad de impulsar el impulso hacia los resultados, al tiempo que se hace que el proceso resulte sencillo para todos los involucrados.
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No pierda otro trimestre luchando con sus herramientas en lugar de impulsar resultados. El futuro de la gestión de proyectos ya está aquí, y está impulsado por una automatización inteligente que amplía la capacidad humana en lugar de sustituirla.
Jacqui Tripoli es directora de programas en la Oficina del Director de Operaciones de ClickUp, donde dirige la ejecución interfuncional de iniciativas estratégicas, de precios y de paquetes. Está especializada en la creación de procesos escalables que aprovechan la IA para impulsar los resultados empresariales en equipos globales.