Allzu oft wählen Teams Projektmanagement-Software aufgrund von Hype, Empfehlungen oder den lautesten Stimmen auf LinkedIn aus.
So kommt es, dass Sie am Ende eine saftige Rechnung für ein tool bezahlen, das nur digitalen Staub sammelt.
Ein fünfköpfiges Start-up, das agil bleiben möchte, benötigt nicht das gleiche Setup wie ein Unternehmen, das fünfzehn funktionsübergreifende Teams koordiniert. Ein Designstudio, das Client-Revisionen verwaltet, hat ganz andere Anforderungen als ein Produktteam, das alle zwei Wochen neue Versionen herausbringt.
Dieser Blogbeitrag zeigt Ihnen, wie Sie eine Software für Projektmanagement auswählen, die zur Größe, den Workflows und den Zielen Ihres Teams passt.
P. S. Wir stellen Ihnen auch die besten Optionen vor (einschließlich ClickUp!), um Ihnen das Leben zu erleichtern. 💁
- Was ist Software für Projektmanagement?
- Warum die Wahl der richtigen Software für das Projektmanagement so wichtig ist
- Schlüssel-Faktoren, die bei der Auswahl einer PM-Software zu berücksichtigen sind
- Beliebte Optionen für Projektmanagement-Software
- PM-Software für unterschiedliche Team-Anforderungen
- Häufige Fehler, die Sie bei der Auswahl einer PM-Software vermeiden sollten
- Bonus-Tipps für die Auswahl der richtigen PM-Software
- Häufig gestellte Fragen (FAQs)
⭐ Vorgestellte Vorlage
Die ClickUp-Projektmanagement-Vorlage wurde entwickelt, um Teams ein fertiges Framework für die Durchführung von Projekten jeder Größe zur Verfügung zu stellen. Mit vorkonfigurierten Elementen wie (25!) Status, Tags und benutzerdefinierten Feldern legt sie den Grundstein für eine effiziente und anpassungsfähige Organisation von Projekten.
Was ist Software für Projektmanagement?
Eine Projektmanagement-Software (PM-Software) ist ein digitales Tool, das Teams dabei hilft, Projekte effizient zu planen, durchzuführen und zu überwachen. Sie zentralisiert Aufgaben, Projektzeitleisten, Ressourcen und Kommunikation, um sicherzustellen, dass Projekte termingerecht und im Rahmen des vorgegebenen Umfangs fertiggestellt werden.
Über die Planung hinaus optimieren diese Tools die Kommunikation, indem sie Aufgabenbesprechungen, Dokumentenaustausch und Feedback ermöglichen. Der Zugriff auf Echtzeitdaten und Analysen unterstützt eine bessere Entscheidungsfindung während des gesamten Lebenszyklus des Projekts.
📮 ClickUp Insight: 30 % der Arbeitnehmer glauben, dass sie durch Automatisierung 1–2 Stunden pro Woche einsparen könnten, während 19 % schätzen, dass sie dadurch 3–5 Stunden für konzentrierte Arbeit gewinnen könnten.
Selbst diese kleinen Zeitersparnisse summieren sich: Nur zwei Stunden pro Woche entsprechen über 100 Stunden pro Jahr – Zeit, die Sie für Kreativität, strategisches Denken oder persönliche Weiterentwicklung nutzen können. 💯
Mit den KI-Agenten und ClickUp Brainvon ClickUp können Sie Workflows automatisieren, Projekt-Updates generieren und Ihre Meeting-Notizen in umsetzbare nächste Schritte umwandeln – alles auf derselben Plattform. Sie benötigen keine zusätzlichen Tools oder Integrationen – ClickUp bietet Ihnen alles, was Sie zur Automatisierung und Optimierung Ihres Arbeitsalltags benötigen, an einem Ort.
💫 Echte Ergebnisse: RevPartners hat seine SaaS-Kosten um 50 % gesenkt, indem es drei tools in ClickUp konsolidiert hat – und so eine einheitliche Plattform mit mehr Features, engerer Zusammenarbeit und einer einzigen Quelle der Wahrheit erhalten hat, die einfacher zu verwalten und zu skalieren ist.
Warum die Wahl der richtigen Software für Projektmanagement so wichtig ist
Wenn Teams nach Lösungen für das Projektmanagement suchen, kann es leicht passieren, dass sie sich beim Vergleich von Features und Benutzeroberflächen festfahren.
Die eigentliche Frage lautet jedoch: Wird das Tool tatsächlich alle spezifischen Anforderungen meines Projektmanagement-Workflows erfüllen?
Hier erfahren Sie, warum es wichtig ist, die richtige Wahl für Ihre spezifischen Workflows zu treffen. 👇
Zentralisiert Aufgaben und Projekte für mehr Sichtbarkeit
Eine gute PM-Software vereint alle Ihre Projekte, Dateien und Unterhaltungen an einem Ort. Ihr Team weiß immer, wo die Arbeit steht, beispielsweise Marketing-Feedback verknüpft mit kreativen Assets oder Entwickler, die sich über Code-Reviews abstimmen.
Mit Dashboards können Sie sich auf die Aufgaben des Tages konzentrieren oder den Blick erweitern, um projektübergreifende Risiken zu überwachen. Dank dieser Sichtbarkeit erkennen Sie Verzögerungen, bevor sie sich zu einem Problem entwickeln, und reduzieren die Anzahl der Meetings zur Synchronisierung, in denen gefragt wird: „Wo steht das?“
🔍 Wussten Sie schon? Der 1979 von den Psychologen Daniel Kahneman und Amos Tversky eingeführte Begriff „Planungsirrtum” bezieht sich auf die Tendenz, den Zeitaufwand, die Kosten und die Risiken zukünftiger Handlungen zu unterschätzen. Dies geschieht, weil sich Einzelpersonen auf das beste Szenario für ein Projekt konzentrieren und Daten aus der Vergangenheit ignorieren.
Verbessert die Zusammenarbeit im Team und die Verantwortlichkeit
Das richtige System für Projektmanagement sorgt für klare Zuständigkeiten und nahtlose Zusammenarbeit. Rollenbasierte Ansichten und In-App-Messaging halten die Unterhaltungen direkt mit den Aufgaben verbunden.
Als Beispiel kann in einer Marketingagentur durch intelligentes Tagging die Sicherheit von Client-Daten gewährleistet werden, während überfällige Aufgaben automatisch an einen Manager eskaliert werden können. Auf diese Weise sieht jeder die Kette und die Verantwortlichkeiten sind klar definiert.
📖 Lesen Sie auch: Wie man Projektmanager im Bereich des Projektmanagements verwaltet
Steigert die Produktivität durch Automatisierung
Manuelle Aktualisierungen verlangsamen die Arbeit von Teams. Die besten Tools automatisieren Routineschritte, darunter wiederholende Aufgaben, Aktualisierungen von Abhängigkeiten und Benachrichtigungen.
Legen Sie einfache Regeln fest: Wenn eine Aufgabe als „Bereit für die Qualitätssicherung“ markiert ist, wird sie automatisch mit der richtigen Priorität an den QA-Leiter weitergeleitet. Erweiterte Setups nutzen sogar KI im Projektmanagement, um tägliche StandUp-Meetings zu generieren, blockierte Arbeiten zu kennzeichnen und nächste Schritte vorzuschlagen.
Unterstützt die Optimierung von Ressourcen und Zeitleisten
Selbst intelligente Pläne scheitern, wenn Teams überlastet sind oder Fristen unrealistisch sind. Das richtige PM-Tool zeigt, wer eine hohe Kapazität hat, prognostiziert, wie sich Verzögerungen auf Zeitleisten auswirken, und hilft dabei, Arbeit neu zuzuweisen oder Zeitleisten anzupassen.
Eine Agentur könnte beispielsweise feststellen, dass die Grafikdesigner ausgelastet sind, Aufgaben an einen Freiberufler übertragen und die Frist für das Projekt anpassen. Features wie KI-gestützte Automatisierung der Aufgabenzuweisungen und Priorisierung können hier enorme Zeitersparnisse bringen. Hier ein Beispiel:
🔍 Wussten Sie schon? Ihr Glaube an Ihre eigenen Fähigkeiten, den der Psychologe Albert Bandura als Selbstwirksamkeit bezeichnet, hat direkten Einfluss darauf, wie ehrgeizig Ihre Ziele sind und wie engagiert Sie daran arbeiten, diese zu erreichen. Je höher Ihre Selbstwirksamkeit ist, desto eher setzen Sie sich anspruchsvolle Ziele, halten trotz Rückschlägen durch und reagieren effektiv, wenn Dinge nicht wie geplant laufen.
Schlüssel-Faktoren, die bei der Auswahl einer PM-Software zu berücksichtigen sind
Die Auswahl des besten Tools für Ihr Team ist entscheidend für die Steigerung der Produktivität und den Erfolg Ihres Projekts. Um eine fundierte Entscheidung zu treffen, sollten Sie die folgenden Features von Projektmanagement-Software berücksichtigen:
- Benutzerfreundlichkeit und Benutzererfahrung: Bietet eine intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche, die die Einarbeitungszeit minimiert.
- Anpassbarkeit und Flexibilität: Ermöglicht es Ihnen, Workflows, Dashboards und Vorlagen an die spezifischen Anforderungen Ihres Projekts anzupassen.
- Integrationsmöglichkeiten: Lässt sich nahtlos in Ihre bestehenden Tools und Plattformen integrieren und gewährleistet einen reibungslosen Datenflow zwischen den Systemen.
- Skalierbarkeit: Wächst mit Ihrem Unternehmen mit und passt sich einer steigenden Anzahl von Benutzern und Projekten an, ohne die Leistung zu beeinträchtigen.
- Features für die Zusammenarbeit: Erleichtert die Kommunikation in Echtzeit, das Freigeben von Dateien und die Zusammenarbeit im Team.
- Berichterstellung und Analysen: Bietet leistungsstarke Funktionen für die Berichterstellung und Analysen zur Nachverfolgung des Projektfortschritts und der Metriken.
🔍 Wussten Sie schon? Im Projektmanagement betrachten Projektmanager jedes Projekt oft als einzigartig, was zu Übermut und Leistungsdefiziten führen kann. Das Erkennen dieser „Einzigartigkeitsverzerrung” und die Anwendung von Techniken wie Referenzklassenprognosen können die Projektergebnisse verbessern.
Beliebte Optionen für Projektmanagement-Software
Schauen wir uns einige der besten Projektmanagement-Tools auf dem Markt genauer an, damit Sie dasjenige finden können, das am besten zum Workflow und zu den Zielen Ihres Teams passt. 🏁
1. ClickUp (Am besten geeignet für die All-in-One-Planung und Durchführung von Projekten)
Die ClickUp-Projektmanagement-Software kombiniert Projektmanagement, Dokumente und Teamkommunikation auf einer einzigen Plattform – beschleunigt durch KI-Automatisierung und -Suche der nächsten Generation.
Das Ziel? Die Beseitigung von Arbeitsausbreitung, also unzusammenhängenden Workflows, die über mehrere Tools verstreut sind.
Die Projekthierarchie von ClickUp (Spaces → Ordner → Listen → Aufgaben → Unteraufgaben) stellt sicher, dass Teams von der Gesamtplanung bis zur detaillierten Ausführung skalieren können, wobei jede Ebene mit der nächsten verbunden ist, und das alles innerhalb eines einheitlichen Workspaces.
Teilen Sie große Projekte in kleinere Komponenten auf
Angenommen, es gibt ein Software-Produktteam mit acht Mitarbeitern. Sie liefern alle zwei Wochen, führen die Nachverfolgung von Fehlern durch, verwalten Feature-Anfragen und führen auch Design-Kritik-Zyklen durch. Für sie dreht sich das Aufgabenmanagement um Vorhersehbarkeit, Übergaben und Abhängigkeiten.
In solchen Teams wird ClickUp Aufgabe zu einer Basis, auf der jede Idee, jedes Ergebnis und jede Maßnahme zu etwas Nachverfolgbarem wird. Aufgaben können alles Mögliche darstellen, von einer Designanfrage über ein Sprint-Backlog-Element bis hin zu einem Client-Ergebnis. Jede Aufgabe kann Beschreibungen, Unteraufgaben, Checklisten, Fälligkeitstermine, Mitarbeiter, Kommentare, Dateien und sogar Beziehungen zu anderen Aufgaben enthalten.
So helfen sie Ihnen, den Überblick über schnelllebige Projekte zu behalten:
- ClickUp benutzerdefinierte Status-Statusse spiegeln Ihren Workflow wider, z. B. „Design Review” oder „Blocked by Backend”.
- ClickUp-Benutzerdefinierte Felder zum Erfassen wichtiger Daten und Filtern von Aufgaben wie „Aufwand-Abschätzung” und „Story Points”
- ClickUp-Aufgabenabhängigkeiten zur Visualisierung der Beziehungen zwischen Aufgaben, damit niemand mit der Arbeit beginnt, bevor eine Voraussetzung abgeschlossen ist
- ClickUp Aufgabe-Prioritäten , damit jeder weiß, worauf er sich konzentrieren muss, und loslegen kann.
Erhalten Sie KI-gestützte Unterstützung wie nie zuvor.
ClickUp Brain integriert die Leistungsfähigkeit von KI direkt in Ihren täglichen Workflow. Sie müssen nur fragen, automatisieren und handeln.
Es stellt Verbindungen zwischen Aufgaben, Dokumenten, Chats und Personen innerhalb Ihres Workspaces her, um sofortige, kontextreiche Antworten zu geben und wiederholende Arbeiten automatisch zu erledigen.
Dieses kontextbezogene KI-Tool automatisiert routinemäßige PM-Aufgaben wie das Erstellen von Fortschrittsberichten, das Erstellen von Stand-up-Zusammenfassungen oder sogar das Erstellen neuer Aufgaben aus einfachen Sprachbefehlen. Sie können sagen: „Erstelle Unteraufgaben für die Sprint-Planung“, und das KI-Projektmanagement-Tool erledigt dies sofort mit Mitarbeitern, Fristen und Abhängigkeiten.
Es dient auch als kontextbezogener Schreibassistent für die Arbeit. Sie können es bitten, Aufgabenbeschreibungen zu erstellen, Notizen zu Meetings zusammenzufassen und daraus Aufgaben zu generieren oder detaillierte Dokumentationen zu verfassen.
Automatisieren Sie Workflows, um Zeit zu sparen
Wer hat sich noch nie dabei ertappt, jede Aufgabe bis ins kleinste Detail zu kontrollieren und damit Zeit zu verschwenden?
Mit ClickUp Automatisierungen können Sie sich auf die wichtigen Dinge konzentrieren, während die Software sich um repetitive Arbeiten kümmert.
Automatisierungen basieren auf einer einfachen „Wenn-dann“-Logik. Das bedeutet, dass Sie Auslöser festlegen können, um Aufgaben zwischen Listen zu verschieben, Arbeiten neu zuzuweisen, wenn sich Prioritäten ändern, oder Erinnerungen einzublenden, wenn wichtige Phasen erreicht werden.
🚀 Vorteil von ClickUp: Wenn die Arbeit mehr als feste Regeln erfordert, kommen die ClickUp AI Autopilot Agents zum Einsatz. Verwenden Sie diese vorgefertigten Agenten:
- Daily Report Agent oder Weekly Report Agent zum automatischen Posten täglicher oder wöchentlicher Updates, in denen wichtige Aktivitäten und Fortschritte zusammengefasst werden.
- Team StandUp Agent für KI-generierte Zusammenfassungen zu Fortschritten, Hindernissen und wichtigen Team-Updates
- Auto-Answers Agent überwacht Teamkanäle und beantwortet kontextbezogene Fragen.
Erstellen Sie Ihre eigenen benutzerdefinierten Autopilot-Agenten, um Auslöser, Bedingungen, Aktionen und Wissensquellen zu definieren.
Die besten Features von ClickUp
- Pflegen Sie lebendige Dokumentation: Bearbeiten Sie ClickUp Docs gemeinsam für Projektpläne, hinterlassen Sie Inline-Kommentare zu Aufgaben und taggen Sie Teamkollegen direkt in Updates.
- Visuelles Brainstorming: Erstellen Sie ClickUp-Whiteboards, um Abhängigkeiten abzubilden, Ideen für Features zu sammeln oder Kampagnen zu planen.
- Zeit und Kosten verfolgen: Protokollieren Sie Arbeitsstunden, legen Sie Schätzungen auf Aufgabenebene fest und kennzeichnen Sie abrechnungsfähige Arbeiten nach Kunde oder Abteilung mit ClickUp Zeiterfassung.
- Verfolgen Sie den Fortschritt bei langfristigen Zielen: Verfolgen Sie Unternehmens-, Team- oder individuelle Ziele, indem Sie sie in kleinere, messbare Ziele innerhalb von ClickUp-Aufgaben unterteilen.
Einschränkungen von ClickUp
- Die umfangreichen Features des Projektmanagements von ClickUp machen es leistungsstark, erfordern jedoch eine steilere Lernkurve für neue Benutzer.
Preise für ClickUp
Bewertungen und Rezensionen zu ClickUp
- G2: 4,7/5 (über 10.400 Bewertungen)
- Capterra: 4,6/5 (über 4.400 Bewertungen)
Das sagt Andrea Park, Business Operations Coordinator bei Spekit, über ClickUp:
ClickUp war für uns die beste Lösung, da es mehrere Tools für das Projektmanagement in einem vereint. Von Mindmaps über Dokumente bis hin zu Sprints ist ClickUp ein dynamisches Tool, mit dem sich die Aufgabenverwaltung jeder Abteilung organisieren lässt und das für Sichtbarkeit im gesamten Unternehmen sorgt.
ClickUp war für uns die beste Lösung, da es mehrere Tools für das Projektmanagement in einem vereint. Von Mindmaps über Dokumente bis hin zu Sprints ist ClickUp ein dynamisches Tool, mit dem sich die Aufgabenverwaltung jeder Abteilung organisieren lässt und das für Sichtbarkeit im gesamten Unternehmen sorgt.
Nutzen Sie KI für das Projektmanagement. 👇🏼
2. Asana (am besten geeignet für strukturiertes Projektmanagement und Nachverfolgung von Aufgaben)
Asana ist ein Projektmanagement-Tool, das für das Software-Projektmanagement bekannt ist. Es ist übersichtlich gestaltet und in intuitive Bereiche unterteilt, wie z. B. Seitenleiste, Kopfzeile, obere Leiste, Hauptfenster und Aufgabendetailsfenster, sodass Sie ohne Schulung sofort loslegen können. Es wird besonders von kleineren, agilen Teams bevorzugt, die schnell arbeiten und dennoch organisiert bleiben müssen.
Sie können die Arbeit in einem Hub mit Ansichten wie Liste, Zeitleiste oder Kalender verfolgen. Manager erhalten eine Sichtbarkeit darüber, wer für was verantwortlich ist, während die Teammitglieder immer wissen, was fällig ist und wie der Stand der Dinge ist. Und ja, die fliegenden Einhörner und Narwale, die erscheinen, wenn Sie eine Aufgabe abgeschlossen haben, sind ein lustiger Bonus, der die Arbeit leichter macht.
Die besten Features von Asana
- Halten Sie Ihre Team-Mitglieder mit einer gemeinsamen Wissensregisterkarte für FAQs, Projektbegriffe und Anleitungen auf dem Laufenden.
- Verwalten Sie Ressourcen mit Portfolios und Dashboards, die die Workloads in allen Abteilungen anzeigen.
- Automatisieren Sie Workflows mit Formularen, Regeln, Paketen und Vorlagen.
- Nutzen Sie Asana Intelligence für KI-gestützte Zusammenfassungen, intelligente Felder, automatisierte Statusmeldungen und sofortige Antworten.
Einschränkungen von Asana
- Aufgaben können nur einem einzigen Mitarbeiter zugewiesen werden, was die Zusammenarbeit verlangsamt, wenn mehrere Mitglieder des Teams gemeinsam für eine Aufgabe verantwortlich sein müssen.
- Das Einrichten und Pflegen einer Wissensdatenbank ist nicht intuitiv, was die Zentralisierung der Projektdokumentation erschwert.
- Asana Intelligence (KI-Features) ist in der kostenlosen Version nicht enthalten.
Preise für Asana
- Free
- Starter: 13,49 $/Monat pro Benutzer
- Erweitert: 30,49 $/Monat pro Benutzer
- Unternehmen: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
- Enterprise+: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen und Rezensionen zu Asana
- G2: 4,4/5 (über 12.300 Bewertungen)
- Capterra: 4,5/5 (über 13.500 Bewertungen)
📖 Lesen Sie auch: Die besten Alternativen und Konkurrenten zu Asana
3. Trello (am besten geeignet für visuelles Aufgabenmanagement und einfache Workflows)
Trello basiert auf dem klassischen Kanban-Board und ermöglicht es Ihnen, Karten über Phasen wie Backlog, In Bearbeitung oder Erledigt zu ziehen, sodass Engpässe nie im Verborgenen bleiben.
Idealerweise als KI-Agent für Produktivität eingesetzt, eignet es sich hervorragend für schnelle Listen mit Aufgaben, kann aber mit Power-Ups für strukturiertere Workflows erweitert werden. Trello bietet ebenfalls eine nützliche KI-Ebene. Anstatt Sie mit schwerfälliger Automatisierung zu überhäufen, extrahiert Butler still und leise To-do-Listen aus Diskussionen, bereinigt Notizen und entwirft klare Beschreibungen der zu erledigenden Aufgaben.
Die besten Features von Trello
- Spiegeln Sie Karten über Boards hinweg, um auf dem Laufenden zu bleiben und bei der Synchronisierung von Aktualisierungen mitzuhelfen.
- Automatisieren Sie wiederholende Arbeiten mit Butler, indem Sie Regeln, Auslöser und Aktionen für Fälligkeitsdaten festlegen, um routinemäßige Aufgabenaktualisierungen zu verarbeiten.
- Ziehen Sie Aktionspunkte aus Slack, E-Mails oder Meeting-Notizen und fügen Sie sie direkt in Checklisten ein.
- Leiten Sie E-Mails weiter und lassen Sie sie von Trello-Posteingang automatisch in umsetzbare Aufgaben umwandeln, komplett mit Mitarbeitern und Fristen.
- Erweitern Sie die Funktionalität mit Power-Ups und erstellen Sie eine Verbindung zwischen Tools wie Zoho Projects und Microsoft Projects, um Dateien und Kommunikation zu integrieren.
Limitierungen von Trello
- Enthält kein integriertes Feature für die Zeiterfassung für Projekte.
- Es fehlen Echtzeit-Chat und intelligente Benachrichtigungen für schnellere Updates.
- Basiert auf einem einfachen System mit Karten, das möglicherweise nicht für Projekte skalierbar ist.
Preise für Trello
- Free
- Standard: 6 $/Monat pro Benutzer
- Premium: 12,5 $/Monat pro Benutzer
- Unternehmen: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Trello-Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4,5/5 (über 13.700 Bewertungen)
- Capterra: 4,5/5 (über 23.600 Bewertungen)
🔍 Wussten Sie schon? Der Golem-Effekt ist ein psychologisches Phänomen, das auftritt, wenn geringere Erwartungen an Einzelpersonen gestellt werden, was zu einer schlechteren Leistung führt. Es handelt sich um eine Form der sich selbst erfüllenden Prophezeiung, die den Einfluss von Erwartungen auf die Ergebnisse eines Teams verdeutlicht.
4. monday. com (Am besten geeignet für flexible, codefreie Workflow-Benutzerdefinierung)
monday.com ist ein flexibles Projektmanagement-Tool, mit dem Sie Workflows ganz nach den Arbeitsabläufen Ihres Teams gestalten können. Sie können mit vorgefertigten Projektvorlagen beginnen und dann alles von Aufgabenspalten bis hin zu Dashboard-Widgets benutzerdefiniert anpassen.
Müssen Sie Abhängigkeiten nachverfolgen, Auftragnehmer verwalten oder Marketingkampagnen visualisieren? Mit Monday.com können Sie ganz einfach ein System entwerfen, das mit Ihrer Workload mitwächst. Noch besser: Sie können Regeln ohne Programmieraufwand erstellen, um sich wiederholende Arbeiten zu erledigen, die Kommunikation innerhalb von Aufgabenaktualisierungen zu zentralisieren und mithilfe der visuellen Boards alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten.
Monday.com – die besten Features
- Visualisieren Sie Abhängigkeiten und Fortschritte mit Gantt-Diagrammen, Kanban-Boards und Zeitleiste-Ansichten.
- Passen Sie Workflows mit über 30 Spaltentypen und erweiterter bedingter Logik benutzerdefiniert an.
- Erstellen Sie interaktive Dashboards mit Widgets für intelligentere Prozesse der Berichterstellung und Analysen.
- Arbeiten Sie innerhalb von Aufgaben effektiv zusammen – mit Whiteboards und eingebetteten Dokumenten.
- Nutzen Sie KI-gestützte Projektdurchführung, um Inhalte zu generieren, Prozesse zu automatisieren und Vorschläge für die nächsten Schritte zu erhalten.
Einschränkungen von Monday.com
- Boards mit mehr als 10.000 Elementen können eine langsamere Leistung aufweisen.
- Nur Enterprise-Pläne unterstützen bis zu 100.000 Elemente pro Board.
- Benutzer können nicht alle mit einer Aufgabe verbundenen Notizen anzeigen, ohne jede einzelne zu öffnen.
Preise für Monday.com
- Free
- Basis: 12 $/Monat pro Benutzer
- Standard: 14 $/Monat pro Benutzer
- Pro: 24 $/Monat pro Benutzer
- Unternehmen: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen und Rezensionen zu Monday.com
- G2: 4,7/5 (über 14.000 Bewertungen)
- Capterra: 4,6/5 (über 5.500 Bewertungen)
📖 Lesen Sie auch: Die besten Alternativen und Konkurrenten zu Monday.com
5. Smartsheet (am besten geeignet für Projektmanagement im Tabellenkalkulationsstil und komplexe Workflows)
Wenn Ihr Team die Vertrautheit von Excel schätzt, aber Schwierigkeiten hat, Aufgaben zu skalieren, Ergebnisse zu verfolgen und Workflows zu koordinieren, ist Smartsheet genau das Richtige für Sie. Es behält die gewohnte gridbasierte Oberfläche bei und bietet gleichzeitig Dashboards, Automatisierungen von Workflows und Nachverfolgung von Aufgaben.
Benutzerdefinierte Ansichten, Filter und Formeln verschaffen Ihrem Team Klarheit über Fortschritt und Leistung, sodass Sie leichter Prioritäten setzen und Engpässe vermeiden können. In Kombination mit Funktionen wie Bridge für Low-Code-Automatisierungen und Ressourcenmanagement können Remote-Teams komplexe Projekte skalieren und gleichzeitig die Kontrolle über Genehmigungen und Ausführung behalten.
Die besten Features von Smartsheet
- Verwalten Sie mehrere Projekte mithilfe von Portfolio-Ansichten, um einen klaren Überblick über den Fortschritt aller Initiativen zu erhalten.
- Passen Sie Tabellen mit vertrauten Formeln, bedingter Formatierung und benutzerdefinierten Vorlagen an, um das Setup zu beschleunigen.
- Freigeben Sie Tabellen mit detaillierten Berechtigungen, um zu steuern, wer Daten ansehen oder bearbeiten kann.
- Arbeiten Sie gemeinsam an Anhängen, Prüfung, Unterhaltungen und Benachrichtigungen.
Einschränkungen von Smartsheet
- Die Tabellen sind auf 500.000 Zellen, 20.000 Zeilen und 400 Spalten begrenzt, was die Verwaltung großer Datenmengen einschränken kann.
- Benutzer empfinden die benutzerdefinierten Anpassungsmöglichkeiten von Smartsheet oft als eingeschränkt, insbesondere wenn eine Integration mit anderen Softwaresystemen erforderlich ist.
- Bietet einige Funktionen der Automatisierung, verfügt jedoch nicht über die umfangreichen Funktionen, die für große oder komplexe Projekte erforderlich sind.
Preise für Smartsheet
- Pro: 12 $/Monat pro Benutzer
- Geschäft: 24 $/Monat pro Benutzer
- Enterprise: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
- Fortschrittliche Arbeitsmanagement-Software: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen und Rezensionen zu Smartsheet
- G2: 4,5/5 (über 22.700 Bewertungen)
- Capterra: 4,5/5 (über 3.400 Bewertungen)
📖 Lesen Sie auch: Smartsheet vs. ClickUp: Welches Projektmanagement-Tool ist das beste?
🚀 Vorteil von ClickUp: Wird KI das Projektmanagement ersetzen? Nein, sie ergänzt Ihre Arbeit. Mit Brain MAX können Sie beispielsweise:
- Suchen und rufen Sie Daten aus anderen Tools für Projektmanagement ab, darunter Google Drive, Figma, GitHub, SharePoint und mehr, und durchbrechen Sie so Silos.
- Verwenden Sie Talk-to-Text , um Notizen oder Diskussionen während eines Meetings in durchsuchbare, umsetzbare Inhalte umzuwandeln.
- Nutzen Sie fortschrittliche KI-Modelle wie ChatGPT, Claude und Gemini, um Projektinformationen zusammenzufassen, zu analysieren und Verbindungen herzustellen.
- Speichern und verwenden Sie Vorlagen für wiederkehrende Workflows im Unternehmen, um Konsistenz und Geschwindigkeit zu gewährleisten.
PM-Software für unterschiedliche Team-Anforderungen
Jedes Team verwaltet Projekte anders.
Ein Start-up legt möglicherweise mehr Wert auf Geschwindigkeit und Einfachheit als auf erweiterte Funktionen für die Berichterstellung, während ein Unternehmen skalierbare KI-gestützte Funktionen benötigt. Die richtige Software für das Projektmanagement passt sich den Anforderungen Ihres Teams an, anstatt ein einheitliches System vorzuschreiben.
Lassen Sie uns das genauer betrachten. 🚀
Startups und kleine Teams
Für Startups und kleine Teams muss Projektmanagement-Software unkompliziert, budgetfreundlich und einfach zu implementieren sein.
Diesen Teams fehlt oft die Kapazität, komplexe Systeme zu warten, und sie benötigen ein tool, das ein schnelles Setup, minimalen Schulungsaufwand und sofortigen Wert ermöglicht.
Was sie brauchen:
- Reibungsloses Setup, sodass das Team das Tool noch am selben Tag nutzen kann.
- Übersichtliche, einfache Nachverfolgung von Aufgaben ohne Konfigurationsaufwand
- Erschwingliche Preise, die mit dem Wachstum in der Anfangsphase mitwachsen
- Übersichtliche Ansichten (Listen, Boards), die neue Benutzer nicht überfordern
- Vorlagen zur sofortigen Standardisierung wiederholbarer Workflows
- Minimale Schulungsanforderungen, sodass jedes Teammitglied selbstständig einsteigen kann.
- Schnelle Sichtbarkeit über Prioritäten, damit kleine Teams schnell und ohne Verwirrung vorankommen
Tools wie die ClickUp-Listenansicht bieten genau das und ermöglichen Ihnen eine einfache Möglichkeit für die Nachverfolgung von Aufgaben, Prioritäten und Fristen. Sie können Text umbrechen, um automatisch die gesamte erste Zeile der Aufgabennamen anzuzeigen, sodass detaillierte Aufgaben auf einen Blick leichter zu erkennen sind.
Projektmanagement-Vorlagen wie die ClickUp-Vorlage für Start-up-Projektpläne bieten dieses Format.
Teilen Sie große Ziele in überschaubare Aufgaben auf, weisen Sie Verantwortlichkeiten zu und überwachen Sie den Fortschritt in Echtzeit. Sie können:
- Verfolgen Sie jede Phase Ihres Workflows mit Statusangaben wie „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“ und „Fertiggestellt“.
- Planen Sie Ihre Strategie in der Dokumentansicht und unterteilen Sie sie dann in umsetzbare Aufgaben in der Listenansicht.
- Visualisieren Sie Workloads und Engpässe mit der ClickUp-Board-Ansicht für die Aufgabenverwaltung im Kanban-Stil.
Wachsende KMUs
Mit dem Wachstum eines Geschäfts wachsen auch die beweglichen Teile. Bei mehreren Beteiligten, strengen Vorgaben und unterschiedlichen Mitgliedern der Teams können sich wiederholende Prozesse wertvolle Zeit kosten.
Ein Marketingteam, das von fünf auf zwanzig Mitarbeiter wächst, muss beispielsweise mehrere Kampagnen, Client-Leistungen und interne Projekte gleichzeitig verfolgen.
Ihre Projektmanagement-Software für kleine Unternehmen muss Aufgaben, Fristen und Verantwortlichkeiten ohne komplexe Konfigurationen zentralisieren. Solche Teams benötigen außerdem leistungsstarke Automatisierungsfunktionen, um den Arbeitsaufwand deutlich zu reduzieren.
Was sie brauchen:
- Wiederholbare Workflows mit Automatisierungen, die Konsistenz gewährleisten
- Projektübergreifende Sichtbarkeit, um Kampagnen, Ergebnisse und Vorgänge an einem Ort zu sehen
- Ressourcenplanungstools zur Verwaltung der Teamkapazität und zur Vermeidung von Überlastung
- Dashboards für die Berichterstellung zur Überwachung der Leistung und frühzeitigen Erkennung von Engpässen
- Integrationen, die Marketing-, Vertriebs-, Finanz- und Kreativtools miteinander verbinden
- Bessere Verantwortlichkeit durch Eigentümerschaft, Fristen und standardisierte Übergaben
- Skalierbare Struktur, die mit neuen Mitarbeitern und expandierenden Geschäftsbereichen mitwächst
Hier sehen Sie einen idealen Workflow in Aktion. 👇🏼
Unternehmen
Unternehmen arbeiten in großem Maßstab und benötigen ausgefeilte PM-Funktionen, die die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, Sicherheit und erweiterte Berichterstellung unterstützen.
Bei Tausenden von Aufgaben, Projekten und Dokumenten, die gleichzeitig bearbeitet werden, sind Unternehmen auf KI-Agenten für das Projektmanagement angewiesen, die Silos aufbrechen, wichtige Informationen zentralisieren und die Entscheidungsfindung durch intelligente Erkenntnisse verbessern.
Was sie brauchen:
- Robuste Berechtigungen und Zugriffskontrollen zur Aufrechterhaltung von Governance und Sicherheit
- Sichtbarkeit auf Portfolioebene, um die Leistung über Programme und Teams hinweg zu verstehen
- KI-gestützte Einblicke, um Risiken, Muster und Bedrohungen auf der Zeitleiste automatisch zu erkennen
- Abteilungsübergreifende Abstimmung durch gemeinsame Dokumente, Daten und zentralisierte Kommunikation
- Standardisierte Berichterstellung für Führungskräfte, Compliance und Audits
- Fortschrittliche Automatisierung zur Reduzierung manueller Arbeit in großem Umfang
- Support für komplexe Workflows in den Bereichen Produktentwicklung, Technik, Marketing und Betrieb
Hier ist ein Beispiel dafür, wie strategische Initiativen mit KI-Projektmanagement umgesetzt werden können:
Agenturen und Berater
Agenturen und Berater leben von Transparenz. Kunden erwarten klare Sichtbarkeiten in Projektplänen, Fortschritten, Zeitleisten und Ergebnissen, während jedes Projekt oft seinen eigenen einzigartigen Workflow erfordert.
Eine PR-Agentur kann ihren Clients ein markenspezifisches Projekt-Dashboard zur Verfügung stellen, über das sie den Fortschritt ihrer Pitches nachverfolgen können (erreichte Medienkontakte, bestätigte Platzierungen, Berichterstattungsdaten), während die internen Bearbeitungen und Terminplanungen intern verborgen bleiben.
Was sie brauchen:
- Kundenorientierte Dashboards, die den Fortschritt kommunizieren, ohne interne Workflows preiszugeben.
- Anpassbare Projektstrukturen für die individuellen Prozesse jedes Clients
- Klare Genehmigungswege zur Optimierung von Bearbeitungen, Feedback und Freigaben
- Zeiterfassung und Budgetierung direkt mit Aufgaben und Ergebnissen verknüpft
- Gemeinsame Sichtbarkeit ohne Überteilung durch detaillierte Berechtigungen
- Automatisierte Zusammenfassungen für Client-Updates, Berichte und Kampagnenrückblicke
- Schnelle Einarbeitung für neue Clients und Mitarbeiter, die mitten im Projekt dazukommen
Mit Tools wie ClickUp Dashboards können Sie über maßgeschneiderte Dashboards mit Karten für Zeitleisten, Budgets, Fortschritte bei Aufgaben oder kundenspezifische Metriken Sichtbarkeit in Ihre Workflows bringen.
AI Cards erweitert die Funktion zusätzlich, indem es automatisch Echtzeit-Zusammenfassungen, Einblicke und Berichte aus Ihren Workspace-Daten generiert. Sie können beispielsweise eine AI Card hinzufügen, um:
- Fassen Sie den Status des Projekts oder die Kampagnenergebnisse zusammen, um die Nachverfolgung der Leistung durchzuführen und dem Client die Ergebnisse freizugeben.
- Heben Sie überfällige Aufgaben, bevorstehende Termine oder wichtige Hindernisse hervor, ohne manuelle Aktualisierungen vornehmen zu müssen.
- Erkennen Sie Trends oder Anomalien bei Client-Lieferungen, Budgets oder Zeitleisten.
Häufige Fehler, die Sie bei der Auswahl einer PM-Software vermeiden sollten
Hier sind einige Punkte, auf die Sie bei der Auswahl einer PM-Software achten sollten:
- Die Meinung des Teams außer Acht lassen: Die Auswahl eines Tools ohne Rücksprache mit Ihrem Team kann zu einer geringen Akzeptanz und schlechter Nutzung führen.
- Ignorieren von Integrationsanforderungen: Die Auswahl einer Software, die sich nicht in Ihre vorhandenen tools integrieren lässt, kann zu Datensilos führen und Workflows stören.
- Unterschätzung des Schulungsbedarfs: Die Einführung eines neuen tools ohne angemessene Schulung führt zu Verwirrung und sinkender Produktivität.
- Vernachlässigung der Skalierbarkeit: Wenn Sie sich für eine Software entscheiden, die nicht mit Ihrem Geschäft mitwachsen kann, müssen Sie möglicherweise später zu einem anderen tool wechseln.
- Ausschließlicher Fokus auf Features: Wenn Sie erweiterte Features gegenüber Benutzerfreundlichkeit und Team-Anforderungen priorisieren, kann dies zu einem komplexen System führen.
💡 Profi-Tipp: Projektmanager mit hoher emotionaler Intelligenz sind besser in der Lage, mit Stress umzugehen, Konflikte zu lösen und starke Beziehungen innerhalb des Teams aufzubauen, was für den Erfolg des Projekts entscheidend ist.
Als Anbieter von EI-orientierten Schulungen wie Workshops oder Online-Kurse bieten Sie an, dass sich diese speziell mit Selbstbewusstsein, Empathie, aktivem Zuhören, Konfliktlösung und Stressbewältigung befassen. Das EI-Framework von Daniel Goleman oder akkreditierte Kurse zur Führungskräfteentwicklung können dabei sehr hilfreich sein.
Bonus-Tipps für die Auswahl der richtigen PM-Software
So maximieren Sie die Effizienz und nutzen Ihr PM-Tool optimal:
Priorisieren Sie die Workflows, die Sie tatsächlich verwenden
Anstatt alle Features eines Tools zu übernehmen, konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Kern-Workflows. Erstellen Sie eine Übersicht über Ihre kritischen Prozesse, wie z. B. Aufgabenverteilung, Genehmigungsketten oder wiederkehrende Projektvorlagen, und stellen Sie sicher, dass die Software diese sauber unterstützt.
🤝 Freundliche Erinnerung: Führen Sie die Nachverfolgung durch, wie lange gängige Aufgaben mit dem neuen Tool im Vergleich zu den alten Methoden dauern. So können Sie Workflows erkennen, die vor der vollständigen Einführung angepasst werden müssen.
Testen Sie reale Szenarien, bevor Sie sie committen.
Verlassen Sie sich nicht nur auf Demos oder Marketingversprechen. Führen Sie einen Pilotversuch mit echten Projekten und Terminen durch und sehen Sie, wie das Tool mit kritischen Aufgaben, Abhängigkeiten, Benachrichtigungen und Anforderungen an die Berichterstellung umgeht. So erhalten Sie eine praktische Ansicht davon, wie gut es zu Ihrem Team passt.
✅ Probieren Sie Folgendes aus: Simulieren Sie einen „Katastrophenszenario“-Test, indem Sie ein Scheinprojekt erstellen, bei dem wichtige Teammitglieder nicht verfügbar sind oder ein Meilenstein verzögert wird. Verwenden Sie Ihre PM-Software, um Aufgaben neu zuzuweisen, Abhängigkeiten umzuleiten und zu sehen, wie automatisierte Warnmeldungen und Funktionen für die Berichterstellung mit Störungen umgehen. Dadurch werden Schwachstellen in Workflows aufgedeckt, die Sie in normalen Projekten möglicherweise nicht bemerken würden.
Bewerten Sie die Funktionen der Berichterstellung und Analyse
Eine leistungsstarke Berichterstellung ist entscheidend, um Engpässe zu identifizieren und fundierte Entscheidungen zu treffen. Achten Sie auf Dashboards, Nachverfolgung von Meilensteinen und anpassbare Berichte. Führen Sie eine Bewertung der Software für das Projektmanagement durch, um zu überprüfen, ob die Plattform die von Ihrem Team wirklich benötigten Metriken ohne manuellen Aufwand bereitstellen kann.
✅ Probieren Sie Folgendes aus: Verwenden Sie die „Was-wäre-wenn“-Berichterstellung, um Ressourcen und Budget effektiv zuzuweisen. Erstellen Sie ein Projekt, in dem die Ressourcenstunden künstlich erhöht, die Fristen verkürzt oder die Kosten verdoppelt werden. Generieren Sie Berichte, um zu sehen, ob die Software Konflikte, Risiken oder Mehrausgaben aufzeigt, bevor diese tatsächlich auftreten.
Berücksichtigen Sie die langfristige Nutzung
Die Implementierung einer Software für Projektmanagement ist eine langfristige Investition. Berücksichtigen Sie dabei die Benutzererfahrung, Lernkurven, Ressourcen für den Support und Updates. Eine Plattform, die etwas weniger auffällig, aber einfacher zu warten ist, liefert im Laufe der Zeit oft einen besseren ROI.
Stellen Sie außerdem sicher, dass die Software mobilen Zugriff für iOS- und Android-Geräte bietet. Testen Sie die App auf Smartphones und Tablets, um sicherzustellen, dass wichtige Funktionen intuitiv und schnell zu bedienen sind.
🤝 Freundliche Erinnerung: Denken Sie neben den Lizenzgebühren auch an die finanziellen Investitionen, die mit Add-Ons, Integrationen oder zusätzlichen Plätzen verbunden sind, wenn Ihr Team wächst.
ClickUp ist die perfekte Lösung für Ihr Team
Die Suche nach der idealen Software für das Projektmanagement ist ein Prozess. Sie müssen ein tool finden, das sich nahtlos in den natürlichen Rhythmus Ihres Teams einfügt und Ihnen hilft, Ihr volles Potenzial für die Zusammenarbeit auszuschöpfen.
Wie Sie gesehen haben, versprechen viele tools viel, aber nur wenige bieten die Flexibilität und benutzerdefinierten Anpassungsmöglichkeiten, die moderne Teams benötigen, um in verschiedenen Branchen und Größenordnungen erfolgreich zu sein.
ClickUp, die Allround-App für die Arbeit, zeichnet sich dadurch aus, dass sie genau dafür entwickelt wurde – für jedes Team, vom Start-up bis zum Unternehmen. Mit wichtigen Features wie ClickUp Brain für eine intelligentere Organisation und ClickUp Automatisierungen, die wiederholende Aufgaben optimieren, erhalten Sie einen Workflow, der im Hintergrund weiterläuft.
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Häufig gestellte Fragen (FAQs)
Ja, moderne Plattformen für Projektmanagement, darunter auch ClickUp, unterstützen weitgehend die Integration mit CRMs, Kommunikations-Apps, Dateispeichern und mehr. Diese Integrationen schaffen eine Verbindung zwischen Vertriebs-, Marketing- und Projektdaten für eine bessere Zusammenarbeit im Team.
Kleine Teams profitieren am meisten von Kernfunktionen wie Aufgabenmanagement, Nachverfolgung von Terminen, Ressourcenzuweisung, Features für die Zusammenarbeit (Kommentare, Dateifreigabe), einfacher Berichterstellung und benutzerfreundlichen Oberflächen. Die benutzerdefinierte Anpassung von Workflows und erschwingliche Preispläne sind ebenfalls wichtig für Wachstum und Skalierbarkeit.
Ja, ClickUp eignet sich hervorragend für den Einsatz in Unternehmen. Es ist eine der besten Lösungen für Projektmanagement, die skalierbare Features für die Überwachung mehrerer Projekte bietet, darunter über 15 anpassbare Ansichten, Tools für die Zusammenarbeit in Echtzeit, umfangreiche Automatisierungen, Nachverfolgung der Finanzen und die Integration mit über 1.000 Apps.
Die Kosten hängen von der Teamgröße und den benötigten Features ab. Free-Pläne bieten in der Regel grundlegende Aufgabenverwaltung, die für kleine Teams geeignet ist. Kostenpflichtige Pläne kosten zwischen 5 und 50 US-Dollar pro Monat und Benutzer und bieten erweiterte Funktionen für Zusammenarbeit, Berichterstellung und benutzerdefinierte Anpassungen. Enterprise-Pläne mit erweiterter Sicherheit und Support kosten in der Regel zwischen 60 und 100 US-Dollar pro Benutzer und Monat.
ClickUp ist aufgrund seiner intuitiven, visuellen Benutzeroberfläche und minimalen Einarbeitungszeit die einfachste Software für Projektmanagement für Einsteiger. Mit Drag-and-Drop-Aufgabentafeln und einfachen Setups ist sie ideal für Anfänger geeignet.